SharePoint - Rédiger un document en dernière minute Cas d'usage
Vous devez rédiger un document en dernière minute ? Découvrez comment optimiser votre travail avec "Rédiger un document en dernière minute" ! Utilisez SharePoint pour collaborer en temps réel, créez et modifiez le document pendant que votre directeur est en déplacement. Ne manquez pas ces astuces essentielles pour un travail d'équipe efficace ! #découverte #assistant(e) #officeonline
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment un assistant ou une assistante peut efficacement gérer la rédaction de documents importants en utilisant des outils collaboratifs tels que SharePoint, Word, et Teams, même en l'absence de leur directeur.
Chapitres :
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Introduction
En tant qu'assistant ou assistante, vous êtes souvent sollicité(e) pour rédiger des documents importants. Dans cette vidéo, nous allons explorer comment préparer un document à transmettre rapidement, même lorsque des informations cruciales manquent. -
Préparation du Document
Votre directeur vous a demandé de préparer un document à transmettre avant la fin de l'après-midi. Malheureusement, il vous manque quelques précisions, et votre directeur est en déplacement jusqu'à demain matin. Voici comment procéder : -
Accès à SharePoint
Accédez à votre bibliothèque de documents SharePoint et créez un nouveau document Word. Cela vous permet de collaborer en temps réel avec votre directeur, car chaque modification est instantanément synchronisée. -
Communication avec le Directeur
Informez votre directeur que vous avez pris en compte sa demande et envoyez-lui le lien du document SharePoint. Même en déplacement, votre directeur peut accéder à Teams sur son mobile et répondre rapidement si le document nécessite des détails supplémentaires. -
Consultation des Plannings
Pour compléter le document, consultez les plannings des techniciens dans Outlook. Superposez plusieurs calendriers pour organiser rapidement un temps de travail collectif. -
Finalisation du Document
Une fois le document complété, avertissez votre directeur via Teams. Grâce aux applications Microsoft 365 Mobile, votre directeur peut modifier les parties nécessaires pendant que vous finalisez la mise en forme sur Word. -
Co-édition en Temps Réel
La co-édition en temps réel vous permet de voir instantanément les modifications apportées par votre directeur. Cela favorise un travail collaboratif efficace, même à distance. -
Utilisation de Teams et Outlook
Utilisez Teams pour éviter la surcharge d'emails et garantir une interaction fluide. Organisez vos rendez-vous et d'équipe facilement avec Outlook, et créez et partagez des documents sur SharePoint pour un travail collaboratif efficace. -
Conclusion
En utilisant ces outils collaboratifs, vous pouvez gérer efficacement la rédaction de documents importants, même en l'absence de votre directeur. Cela améliore la communication et la productivité au sein de l'équipe.
FAQ :
Comment puis-je créer un document sur SharePoint?
Pour créer un document sur SharePoint, accédez à votre bibliothèque de documents, cliquez sur 'Nouveau' et sélectionnez 'Document Word'. Vous pourrez ensuite le modifier et le partager.
Qu'est-ce que la coédition et comment cela fonctionne-t-il?
La coédition permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même document en même temps. Les modifications sont synchronisées instantanément, ce qui facilite la collaboration.
Comment informer mon directeur des modifications apportées à un document?
Vous pouvez informer votre directeur via Tims en lui envoyant un message ou en partageant le lien du document sur SharePoint.
Comment organiser des rendez-vous avec Outlook?
Pour organiser des rendez-vous avec Outlook, ouvrez le calendrier, sélectionnez 'Nouveau rendez-vous', remplissez les détails et envoyez l'invitation aux participants.
Quels outils Microsoft peuvent m'aider à travailler à distance?
Les outils comme Tims, SharePoint et Microsoft 365 Mobile vous permettent de collaborer efficacement à distance, en facilitant la communication et le partage de documents.
Quelques cas d'usages :
Rédaction de documents collaboratifs
Lorsqu'un assistant doit rédiger un document important, il peut utiliser SharePoint pour créer un document Word. Cela permet au directeur, même en déplacement, d'accéder au document et d'apporter des modifications en temps réel via Tims.
Planification d'interventions
Un assistant peut consulter les plannings des techniciens dans Outlook pour organiser des interventions. En superposant plusieurs calendriers, il peut facilement trouver un créneau pour une réunion d'équipe.
Gestion des communications
Pour éviter la surcharge d'emails, un assistant peut utiliser Tims pour communiquer avec son directeur et son équipe, garantissant ainsi une interaction fluide et rapide.
Finalisation de documents
Après avoir collaboré sur un document, l'assistant peut finaliser la mise en forme sur Word pendant que le directeur modifie les parties nécessaires, grâce à la coédition en temps réel.
Glossaire :
Assistant(e)
Un(e) assistant(e) est une personne qui aide un supérieur dans ses tâches administratives et organisationnelles.
Document Word
Un document créé avec Microsoft Word, un logiciel de traitement de texte utilisé pour rédiger, modifier et formater des documents.
SharePoint
Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.
Tims
Une application de communication et de collaboration de Microsoft, souvent utilisée pour les discussions en temps réel et le partage de fichiers.
Outlook
Un logiciel de gestion des courriels et des calendriers développé par Microsoft, utilisé pour organiser des rendez-vous et gérer des communications.
Coédition
La possibilité de travailler simultanément sur un même document par plusieurs utilisateurs, permettant des modifications en temps réel.
Microsoft 365 Mobile
Une suite d'applications Microsoft optimisées pour les appareils mobiles, permettant d'accéder et de modifier des documents en déplacement.
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