00:00:11
Hallo und herzlich willkommen zu dieser Office 365-Schulung.
00:00:15
Diese Sitzung ist Teil eines großen Themas, das "Kurse nach Produkt" genannt wird.
00:00:26
Sie bezieht sich auf Office 365.
00:00:30
In dieser Sitzung geht es um Kommunikationstools in Office 365.
00:00:42
Willkommen zu dieser Sitzung.
00:00:43
Mein Name ist Charles Bonachera und wir werden die nächsten 30 bis maximal 45 Minuten zusammen verbringen.
00:00:51
Worüber werden wir in dieser Zeit diskutieren?
00:00:58
Hier ist der Plan.
00:00:59
Wir stellen die wichtigsten Kommunikationstools von Office 365 vor:
00:01:04
Outlook, der Messagingdienst, den Sie wahrscheinlich schon lange kennen
00:01:09
von Microsoft und hier in seiner Version 2016.
00:01:17
Dann werden wir einen genaueren Blick auf Skype for Business werfen.
00:01:22
In der Tat, nicht Skype für Desktop, sondern Skype für Unternehmen.
00:01:27
Wir werden entdecken, was in diesem Anwendungs- und Kommunikationstool verfügbar ist.
00:01:33
Am Ende werden wir sehen, wie beide Werkzeuge/Anwendungen
00:01:42
die Integration zwischen Outlook und Skype, die enge Beziehung zwischen beiden.
00:01:48
Das werden wir in wenigen Minuten sehen.
00:01:51
Das Ziel dieser Sitzung ist es, die Tools zu entdecken, die ich beschrieben habe,
00:01:58
Tools, die Ihre Kommunikation verbessern und erleichtern.
00:02:05
Zusammen mit diesem, diese Tools werden auch Reaktivität zu Ihrer Kommunikationswege hinzufügen,
00:02:10
auf subtile Weise,
00:02:22
Gehen wir zum Haupttool dieser Sitzung, d. h. Outlook.
00:02:29
Sie kennen Outlook wahrscheinlich.
00:02:32
Entdecken wir schnell die Schnittstelle.
00:02:36
Im oberen Teil des Bildschirms finden Sie die Registerkarten.
00:02:40
Jede Registerkarte ist mit einer Gruppe von Aktionen verknüpft.
00:02:45
Senden/Empfangen,
00:02:47
alles, was mit Ordnern zu tun hat,
00:02:49
alles, was mit der Ansicht/dem Layout zusammenhängt.
00:02:51
Jedes Mal, wenn Sie eine Registerkarte auswählen,
00:02:54
das Band, das sich darunter befindet,
00:02:59
passt sich an die eigentlich benötigten Aktionen und Befehle an
00:03:06
und Sie sehen, dass sich das Band kontextuell an das anpasst, was Sie benötigen sollen.
00:03:21
Der folgende Teil auf der linken Seite ist der Ordnerbereich
00:03:28
mit allen Ordnern:
00:03:31
Posteingang, gesendete Elemente, gelöschte Elemente usw.
00:03:35
Die Liste der e-Mails ankommen, werde ich Ihnen zeigen, wie sie ankommen.
00:03:40
Die Reihenfolge ist die neueste hier und die älteste unten.
00:03:46
Rechts der Lesebereich
00:03:48
die sich standardmäßig auf dem rechten Teil des Bildschirms befindet.
00:03:57
E-Mails kommen hier an,
00:04:00
viele Möglichkeiten und Möglichkeiten stehen in Outlook zur Verfügung
00:04:05
vor allem, um Ihre E-Mails zu bestellen und zu organisieren.
00:04:10
Zuerst können Sie sehen, dass sie alle nach Datum geordnet sind
00:04:16
und neueste. Sie können auf "Neueste" klicken
00:04:19
und sehen, dass die Ältesten jetzt zuerst kommen.
00:04:23
Sie können klicken, um zur vorherigen Bestellung zurückzukehren.
00:04:30
Es ist nach Datum sortiert, aber Sie können auswählen, ob es nach Absender bestellt werden soll
00:04:35
oder nach allem, was Sie bevorzugen;
00:04:38
nach Kategorie, wenn Sie Kategorien verwenden...
00:04:42
wenn Sie aus oder aus welcher anderen Bestellung auswählen.
00:04:48
Unten haben Sie die Möglichkeit, in Gruppen zu zeigen.
00:04:54
Diesmal werden alle E-Mails nach Absender gruppiert.
00:04:58
Wenn Sie mit der rechten Maustaste klicken, z. B. auf die Kopfzeile einer Gruppe
00:05:04
und wählen Sie "Alle Gruppen reduzieren", Sie haben die Liste aller Absender
00:05:09
und Sie sehen, dass einige von ihnen in Fett und mit einer Figur sind
00:05:13
Bedeutet, dass es in dieser Gruppe einige ungelesene E-Mails gibt
00:05:18
und die Abbildung gibt die Anzahl der E-Mails an, die in dieser Gruppe nicht gelesen werden.
00:05:27
Wenn ich öffne, kann ich mit diesem vertikalen Balken sehen
00:05:33
dass diese 2 E-Mails noch ungelesen sind.
00:05:37
Das ist das gleiche in dieser Gruppe: 7 E-Mails sind ungelesen.
00:05:44
Das ist die erste Möglichkeit, nach Datum zu bestellen.
00:05:48
Wenn Sie diese Option "In Gruppen anzeigen" aktivieren
00:05:54
Sie sehen, dass es alle Gruppen zusammenbricht und alles wieder gruppiert ist.
00:05:59
Jede E-Mail wird normal empfangen.
00:06:01
Heute sind keine E-Mails eingegangen, gestern, Dienstag, Montag, etc.
00:06:07
Es ist sehr interessant, die Reihenfolge für die E-Mails zu wählen und sie in Gruppen zu zeigen, nicht.
00:06:15
Es liegt an Ihnen.
00:06:17
Denken Sie daran, mit der rechten Maustaste zu klicken und alle Gruppen zu reduzieren, damit alle Gruppen zusammenbrechen
00:06:23
das ist eine sauberere Sicht, denke ich.
00:06:26
Das ist eine Chance.
00:06:29
Hier haben Sie "Unread"
00:06:32
wo Sie alle ungelesenen E-Mails sehen.
00:06:36
Dies ist eine weitere Option zum Organisieren und Bestellen Ihres Postfachs.
00:06:43
Sie können hier noch neue Ordner erstellen.
00:06:48
Sobald der Ordner erstellt wurde,
00:06:52
, um eine E-Mail an diesen Ordner zu senden,
00:06:59
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Verschieben", und wählen Sie in der Liste den Ordner aus, in dem diese E-Mail gesendet werden soll.
00:07:09
Oder noch einfacher: Sie ziehen und legen Sie direkt in den Ordner.
00:07:18
Jetzt finden Sie es hier.
00:07:24
Natürlich können Sie es an den Posteingang zurücksenden.
00:07:28
Das ist also Outlook.
00:07:31
Organisatorisch sind die
00:07:35
, um Ihnen mitzuteilen, dass Sie mit der rechten Maustaste klicken können, um mehrere Aktionen zu erhalten.
00:07:42
Unter ihnen haben Sie die Möglichkeit, Ihre E-Mails zu kategorisieren
00:07:47
mit Standardkategorien
00:07:50
dass Sie schnell ändern, umbenennen, neue erstellen können.
00:07:57
Dann können Sie z. B. dieser E-Mail eine Kategorie geben.
00:08:03
In diesem Fall wird dieses neue Symbol in der Liste der E-Mails angezeigt.
00:08:08
Wenn Sie die E-Mail im Lesebereich öffnen
00:08:11
Hier gibt es eine blaue Leiste, um Ihnen zu zeigen, mit welcher Kategorie diese E-Mail verwandt ist.
00:08:23
Es ist ein paar Dinge zu verstehen, wenn Sie viele E-Mails bereits organisiert und klassifiziert haben
00:08:34
oder kategorisiert, kann es interessant sein, eine sehr leistungsfähige Suchfunktion zu haben
00:08:43
wo Sie auswählen können, wo die Suche durchgeführt wird:
00:08:48
den aktuellen Ordner, Unterordner, das aktuelle Postfach.
00:08:53
Es ist sehr mächtig, weil Sie nicht brauchen, um vollständige Wörter eingeben,
00:09:01
nur eine Zeichenfolge.
00:09:03
Wenn ich z. B. "teach" schreibe
00:09:07
Sie sehen, dass das System z. B. Teachoip abrufen kann.
00:09:16
Wenn ich wähle, wird alles mit "teachoip" angezeigt.
00:09:29
Die Suche kann an beliebiger Stelle durchgeführt werden:
00:09:35
im Absendernamen, Empfängernamen, im Textkörper der E-Mail usw.
00:09:53
Wenn die Suche durchgeführt wird, sehen Sie, dass die Zeichenfolge überall hervorgehoben ist.
00:10:03
Es kann der Absender sein, der Text der E-Mail.
00:10:13
Es ist eine sehr leistungsfähige Suche und Sie können das Feld über der Liste der E-Mails verwenden.
00:10:21
Achten Sie darauf, auszuwählen, wo die Suche durchgeführt werden soll
00:10:24
denn wenn Sie, wie ich, mehrere Konten haben,
00:10:28
Die Suche in mehreren Posteingängen kann einige Minuten dauern.
00:10:38
Hier sind einige Möglichkeiten für Sie, Ihr Postfach zu bestellen, zu klassifizieren und zu organisieren.
00:10:50
Das war Outlook.
00:10:52
Das andere in Office 365 verfügbare Kommunikationstool ist Skype.
00:10:58
Skype ist hier verfügbar.
00:11:05
Skype ist ein Kommunikationstool
00:11:12
die in Office 365 enthalten ist
00:11:16
wo Sie Ihren Namen finden können,
00:11:20
verschiedene Möglichkeiten mit Skype.
00:11:25
Das Interesse von Skype ist, dass innerhalb Ihrer Organisation
00:11:30
Jeder kann Ihren Verfügbarkeitsstatus sehen.
00:11:35
Hier soll ich zum Beispiel verfügbar sein,
00:11:37
aber ich kann sagen"nicht stören", etc.
00:11:42
Sie können Ihren Standort einstellen, wenn Sie möchten,
00:11:45
zeigen Sie Ihren Standort anderen Personen,
00:11:49
in diesem Fall können Sie "Home Office" sagen.
00:11:58
Dasselbe hier: Was machst du heute?
00:12:03
Arbeiten von zu Hause aus, Standort: Home Office.
00:12:07
"Andere meinen Standort anzeigen": Wenn Sie dies deaktivieren, wird Ihr Standort verschwinden.
00:12:12
Das Interessante ist, dass alle Ihre Kontakte in Skype verfügbar sind.
00:12:23
die Gruppen sind Delegierte, andere Kontakte, Trainer.
00:12:29
Nach Status: Sie haben alle Personen, die online sind,
00:12:38
alle, die weg sind,
00:12:40
wenn das System weiß, wie ihr Status ist
00:12:43
und diese, die nicht verfügbar sind.
00:12:48
Dann haben Sie Gespräche,
00:12:57
alles, was Sie erhalten haben:
00:13:00
Telefonanrufe, Instant Messaging, verpasste Anrufe und alle Anrufe per Telefonanruf.
00:13:09
Wenn Sie Besprechungen haben, werden sie hier angezeigt.
00:13:13
Was ist interessant mit Skype in Bezug auf neue Wege der Kommunikation, die ich Ihnen am Anfang gesagt habe
00:13:20
ist, dass, wenn Sie über einen Kontakt schweben,
00:13:28
einige Aktionen erscheinen sofort durch Symbole.
00:13:33
Sie können z. B. eine Sofortnachricht an diesen Kontakt senden.
00:13:41
Es ist sehr interessant: Sofort wissen Sie, ob die Person verfügbar ist oder nicht
00:13:45
da Skype klassifiziert und berücksichtigt, was sich im Statusfeld befindet.
00:13:59
Ich weiß, dass Amaury in meinen Favoriten sein wird
00:14:05
aber wenn ich in den Status gehe, sehe ich, dass Amaury im Moment nicht verfügbar ist.
00:14:11
Ich kann ihm eine Sofortnachricht senden und er wird eine Benachrichtigung von 1 verpassten Sofortnachricht erhalten,
00:14:20
aber in diesem Moment wird er nicht in der Lage sein, zu antworten.
00:14:25
Was ist durch diese Symbole verfügbar, die eine Art Fernbedienung ist?
00:14:29
Sie können eine Sofortnachricht senden, Sie können einen Anruf über Skype,
00:14:37
eine Videokonferenz,
00:14:40
siehe Kontaktkarte
00:14:43
und mit den 3 Punkten können Sie sogar mehr Befehle haben.
00:14:54
Planen Sie z. B. eine Besprechung, setzen Sie eine Unterhaltung fort usw.
00:14:58
aus der Kontaktliste entfernen.
00:15:00
Das Interessante ist, dass unabhängig von der Klassifizierung für Ihre Kontakte
00:15:07
Sie wissen sofort, in Bezug auf die Kommunikation, welche Kommunikationsart Sie wählen können.
00:15:14
Als ich Ihnen von Reaktivität erzählte
00:15:17
Das ist der Punkt: Sofort können Sie die verfügbaren Personen sehen und wissen, ob sie derzeit für eine Diskussion zur Verfügung stehen oder nicht.
00:15:29
Sie können Personen zu Ihrer Liste hinzufügen.
00:15:40
Wenn Sie mit der rechten Maustaste klicken, können Sie der Kontaktliste
00:15:44
Erstellen einer neuen Gruppe
00:15:45
oder andere Kontakte zu einer bereits bestehenden Gruppe wie diesem "Trainer".
00:15:52
Amarra ist eine Kollegin, die trainerist,
00:15:54
Ich habe sie der Trainergruppe hinzugefügt.
00:15:59
Es ist sehr einfach und Sie müssen nicht einen ganzen Namen eingeben.
00:16:09
Durch Eingabe einer Zeichenfolge
00:16:13
Das System passt sich sofort an und kann Personen abrufen, deren Namen diese Zeichenfolge enthalten:
00:16:25
Amarra, Amaury, etc.
00:16:29
Es ist auch sehr interessant
00:16:32
Denn wenn Sie eine Videokonferenz starten möchten
00:16:46
Sie werden sofort wissen, ob die Person verfügbar ist oder nicht.
00:16:50
"Offline" bedeutet, dass dies nicht möglich ist.
00:16:53
Viele Möglichkeiten stehen Ihnen tatsächlich zur Verfügung
00:16:58
in Bezug auf Telefonanrufe und Instant Messaging.
00:17:02
Das Interessante zwischen allen Kommunikationstools in Office 365
00:17:07
ist, dass die wichtigsten wie Outlook und Skype, die ich gerade beschrieben habe
00:17:15
sehr eng miteinander verbunden sind.
00:17:20
Es gibt eine Integration zwischen beiden.
00:17:23
Sie erinnern sich an das Schweben über dem Kontakt, der Befehle durch Symbole anzeigt.
00:17:31
Wenn wir zu Outlook gehen,
00:17:35
Dasselbe wird in einer E-Mail angezeigt, z. B. wenn Sie mit der Maus auf einen Absender oder Empfänger zeigen.
00:17:45
Sie sehen, dass ich es bin, aber das wäre für alle anderen dasselbe:
00:17:51
Ich bin verfügbar und Video-fähig.
00:17:53
Hier habe ich die Möglichkeit, eine Sofortige Nachricht an diese Person zu senden,
00:18:01
rufen Sie ihn/sie telefonisch über Skype an,
00:18:09
Wenn ich jemand anderen wie Amaury auswähle,
00:18:16
das gleiche wird für alle erscheinen, die dies ist.
00:18:36
Jedes Mal, wenn jemand da ist,
00:18:43
Ich weiß, dass er offline ist
00:18:48
es gibt also keine Möglichkeit, ihm eine Sofortnachricht zu senden
00:18:54
aber nur Offline-Nachrichten.
00:18:57
Ich kann seine komplette Karte bekommen.
00:19:01
In Bezug auf die Integration mit Outlook
00:19:04
noch engere Integration und vielleicht noch interessanter:
00:19:09
Wenn Sie zum Kalender gehen
00:19:10
im Kalender können wir Termine, Besprechungen
00:19:17
in Ihrem Kalender.
00:19:18
Es gibt eine Spezifität im Zusammenhang mit Skype:
00:19:20
Wenn Sie z. B. eine neue Besprechungsanfrage erstellen,
00:19:42
sobald es aktiviert ist,
00:19:46
eine Schaltfläche namens "Neues Skype-Meeting".
00:19:49
Wenn Sie dies auswählen, eine enge Beziehung zwischen Skype und Outlook,
00:19:59
in der Einladungs-E-Mail, wie es üblich ist, um eine Besprechung zu planen,
00:20:06
In der Einladungs-E-Mail sendet Outlook automatisch einen Link
00:20:12
und jede Person, die diese E-Mail erhält,
00:20:17
intern oder sogar extern,
00:20:21
jemand aus einem anderen Unternehmen, z. B.
00:20:26
einen Kreditor, einen Subunternehmer, einen Kunden, einen Kunden,
00:20:32
Jede Person, die diese E-Mail erhält, wird sofort an der Konferenz teilnehmen
00:20:41
, indem Sie auf den Link klicken.
00:20:46
wo ich dieses Gespräch nutzen kann.
00:20:53
Ich habe selbst einen Link erstellt und durch Klicken auf den Link, den ich in die Besprechung eintrete.
00:21:01
Personen, die diese Einladungsmail erhalten, können durch Anklicken des Links an einer Besprechung mit mir teilnehmen.
00:21:14
und dies unabhängig von dem verwendeten Gerät
00:21:22
Da dieser Link es der Person ermöglicht, an der Besprechung teilzunehmen
00:21:29
mit PC, Laptop und auch mit Tablet oder Smartphone
00:21:37
auch wenn es nicht die benutzerfreundlichste Möglichkeit ist, an einer Besprechung teilzunehmen.
00:21:45
Aber unabhängig vom Gerät, weil auch wenn Skype nicht auf diesem Gerät installiert ist
00:21:52
Es gibt eine Möglichkeit, eine Verbindung mit einer Anwendung herzustellen, die im Browser auf einem PC, Laptop, Tablet oder Smartphone installiert wird.
00:22:06
Der Empfänger der Einladung ist nicht erforderlich.
00:22:12
, um Skype installiert zu haben.
00:22:15
Das ist der schnellste Weg, um mit jedem auf der Erde in ein Treffen einzutreten.
00:22:23
Klicken Sie in Outlook auf die Schaltfläche Skype-Besprechung, um einen Link zu erstellen, um die Einladung an eine beliebige Person an einer beliebigen Stelle auf der Welt zu senden, die eine Verbindung mit der Besprechung herstellen kann.
00:22:42
In Office 365 sind zwei Beispiele für Kommunikationstools enthalten, die die Kommunikation beschleunigen und erleichtern.
00:22:56
Es wird eine reaktivere sein, weil, wenn Sie schnell jemanden kontaktieren müssen
00:23:05
innerhalb Ihrer Organisation,
00:23:06
Sie werden sofort ihre Verfügbarkeit kennen, entweder über Skype oder Outlook,
00:23:11
denn wenn Sie jemanden in der Liste Ihrer Kontakte haben
00:23:16
Sie haben diese 4 Elemente, um die Verfügbarkeit der Person anzuzeigen, um sie zu kontaktieren.
00:23:29
Diese Möglichkeiten haben Sie hier immer.
00:23:33
es ist eine neue Art der Kommunikation, reaktiver und flexibler,
00:23:40
weil Sie nicht von einer Richtung abhängig sind,
00:23:45
Sie können Ihren Weg wählen und selbst mit externen Personen können Sie sofort in ein Treffen mit diesen Personen außerhalb Ihrer Organisation sein.
00:23:57
Dies waren die beiden Möglichkeiten: Outlook und Skype,
00:24:01
die Beziehung und Integration zwischen beiden Systemen.
00:24:13
Das war eine schnelle, aber interessante Möglichkeit, diese beiden Kommunikationstools zu entdecken.
00:24:22
Vielen Dank für Ihre Teilnahme an dieser Sitzung.
00:24:24
Ich hoffe, Sie können es optimal nutzen.
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