Outlook 2016 - share and collaborate quickly Replay

In this video, you will learn about Outlook 2016 and how to share and collaborate quickly.
The video covers the features and tools in Outlook 2016 that allow you to easily share and collaborate on emails, calendars, and documents.
You will also learn how to use the sharing options to invite others to view or edit your files.
This will help you streamline your communication and collaboration processes using Outlook 2016.

21:13
1448 views

Recommended for You

Available in Microsoft365

00:00:16

During this training, we will discover and discuss how to share and collaborate quickly with Outlook.

00:00:25

Welcome to this training.

00:00:27

My name is Charles Bonachera

00:00:28

and we are going to spend the next 45 minutes together.

00:00:35

The plan of this session:

00:00:37

We will discover how to view and use several calendars from Outlook,

00:00:44

your calendar and several others if you decide to see and use them.

00:00:50

We will also see and discover how to share your own calendar

00:00:57

easily, internally or externally.

00:01:00

By internally, I mean inside the organization.

00:01:02

By externally, I mean with anybody.

00:01:05

Of course, there are big differences between both kinds of sharing.

00:01:12

Then we'll see how you can delegate your calendar to someone.

00:01:20

For that, we will see how you can manage the access permissions to your calendar.

00:01:26

That's the objective: discover mainly these features which are in Outlook and in the calendar part of Outlook.

00:01:37

Let's start from the beginning.

00:01:39

For that, let's go to Outlook.

00:01:45

From your web mail, you all know how to access your web mail,

00:01:53

Here, I have access to Outlook and to go to the calendar

00:01:59

and to share and delegate your calendar,

00:02:03

you can easily go to the calendar.

00:02:06

At the left-bottom part of your screen,

00:02:10

there are several icons

00:02:14

that you can select

00:02:17

to go in the functions of Outlook.

00:02:22

Here for example, to the calendar.

00:02:24

In the Folder pane of the calendar,

00:02:28

you will find your calendar or calendars.

00:02:34

Here, as I have, you have different accounts configured in Outlook

00:02:40

because each time you configure a new Webmail, a new account in Outlook,

00:02:46

the corresponding calendar will appear in this list.

00:02:49

I have 4 accounts.

00:02:58

It means that normally, in the list, all the calendars appear

00:03:03

and I just have to check one box regarding my account

00:03:09

to see the calendar of this account,

00:03:13

to display the account

00:03:14

and check if I don't need this account.

00:03:18

In the View pane,

00:03:28

I can deselect or close a calendar.

00:03:34

In my calendars, we will first see how you can easily add new calendars.

00:03:40

For that, in the Folder pane,

00:03:43

select "My Calendars" in this group of calendars

00:03:48

"My Calendars".

00:03:49

If you right-click,

00:03:51

you get a function, an option to add calendars

00:03:55

and you will be able, very easily, to add from your calendar.

00:04:01

Be careful in case you have several accounts,

00:04:06

several mailboxes configured in Outlook,

00:04:09

to select the one that is relevant in terms of person,

00:04:19

to select the address list of the organization where the person that you are looking for is,

00:04:27

the right organization.

00:04:31

In the field, you just need to enter the name of the person

00:04:40

that you are looking for.

00:04:42

I found it.

00:04:45

I click on the calendar to add it to my list.

00:04:49

I can see that in my list of calendars, Philippe Houyau has been added

00:04:55

and on the right part of my reading pane

00:05:04

I have now the calendar of my colleague.

00:05:09

By default, I can see his availability

00:05:13

in a few words:

00:05:18

Free, Tentative and Busy.

00:05:23

In case the time period is busy, it means that he is not available.

00:05:31

So it's very easy.

00:05:32

Each time you right-click on My Calendars, you can add a new calendar from any address book

00:05:39

and if you have many accounts,

00:05:43

you just have to select the correct one

00:05:47

and the system will give you access to the person

00:05:56

whose calendar will be added to your list.

00:06:02

In terms of view of these calendars,

00:06:07

we can see that my calendar on the left is in one color.

00:06:13

The other one is in another color

00:06:16

and they are side by side.

00:06:18

There is an option to overlay

00:06:22

if you right-click on any calendar and select "Overlay",

00:06:27

they will be overlaid.

00:06:33

Here I have the calendars together.

00:06:39

The different colors will show me the availability of both my colleagues and I

00:06:48

so that I can, for example, select the proper time for a meeting.

00:06:54

here for example, on Thursday from 1 o'clock to 2 o'clock, I could have a meeting with my colleague

00:07:03

or from 3 o'clock to 4 o'clock.

00:07:09

Also I could schedule a meeting with my colleague.

00:07:17

When you are finished, there is an arrow in the tab of my colleague

00:07:24

where you can decide to view side-by-side

00:07:28

to go back to the side-by-side view of the calendar.

00:07:34

So you can easily add a calendar from any person of your organization

00:07:39

or at least from the global address list of the different organizations

00:07:45

on the different accounts that you may have in Outlook.

00:07:48

So that's the way to easily add new calendars.

00:07:53

You have a large list of calendars

00:08:01

and by checking them you can easily add new calendars.

00:08:08

You can overlay them to have them together

00:08:14

and, with the colors, see which time is available for a meeting.

00:08:23

The new option is to add calendars from your colleagues in your own calendar.

00:08:37

That's a way to add calendars from people in your organization.

00:08:44

Now we will discuss and see the way to share your calendar with someone inside or outside your organization.

00:08:54

For that, select your calendar, right-click,

00:08:58

and at the bottom of the menu, you find "Share".

00:09:01

Don't forget the right-click which gives you access to a lot of actions wherever you are in Office 365.

00:09:09

It's very helpful.

00:09:12

In Share, you have 2 possibilities.

00:09:17

We will first discover the first one, which is "Share Calendar"

00:09:22

the normal sharing, I would say,

00:09:24

which is a real sharing which in fact is an email

00:09:28

that you can send to someone inside your organization.

00:09:35

Be careful to select the right one.

00:09:39

Here, for example.

00:09:49

In this email with a predefined subject,

00:09:55

"Sharing invitation Trainer",

00:09:57

you will send the possibility to the recipient here,

00:10:02

one of my colleagues,

00:10:04

to see the details of your calendar.

00:10:09

Here for example, by default my colleague will only see my availability:

00:10:15

available, tentative or busy.

00:10:22

if I select "Limited details",

00:10:24

my colleague will be able to see some more details added to the information, the availability.

00:10:34

And "Full details" will display all the information displayed in my calendar

00:10:42

in terms of availability, place

00:10:47

in terms of content of the meeting or appointment, etc.

00:10:52

In the same email,

00:10:54

you may request the recipient to also share his or her calendar with you.

00:11:05

Check "Request permission to view recipient's calendar"

00:11:10

for that and in this case, they will give you permission to see also their calendar.

00:11:18

There is also a mail, so you may leave a message to your colleague.

00:11:31

And if you send the email,

00:11:35

you will give full details access to your calendar to your colleague in this case.

00:11:43

This way, they will be able to see all the complete details of your whole calendar.

00:11:54

That's the way to share your calendar internally, inside your own organization.

00:12:03

I don't save

00:12:07

and I will show you how to do the same with someone external to your organization.

00:12:16

A person which is external to your organization, by definition, will not get access to your mailbox nor to your calendar

00:12:30

because there is no relationship between another person and your organization if the permissions are not given and by default they are not.

00:12:41

So what you can do to share your calendar

00:12:46

is a kind of sharing which is not the same category.

00:12:50

If you right-click and select Share,

00:12:53

you get "E-mail Calendar"

00:12:58

and in this case there is another pop-up like what happened before.

00:13:04

Now there is a pop-up where you will decide which calendar among the one(s) in your own calendar

00:13:18

which one(s) you want to share.

00:13:22

You will select a date range:

00:13:27

will you share today only?

00:13:30

just tomorrow?

00:13:32

the next 7 days?

00:13:33

the next 30 days?

00:13:35

the whole calendar?

00:13:36

(meaning from now until the end of your of time)

00:13:41

Or specified dates, for example from the 23rd, today, to the 23rd of February.

00:13:52

Then, you also need to decide which kind of details you are going to share with this external person:

00:14:01

Availability only (free, busy or tentative,

00:14:07

working elsewhere or out of office).

00:14:10

That's related to your calendar.

00:14:13

Limited details (availability and subjects of calendar items only).

00:14:19

Or Full details (availability and full details of calendar items),

00:14:25

everything which is in your calendar will be also showed and seen by the external person

00:14:36

that will receive this email because it's an email.

00:14:41

If you select Advanced, you can also include in your calendar private marked items.

00:14:53

In this case the recipients will be able to see the full details of your calendar.

00:15:07

You decide when you want to share: daily schedule or a list of events.

00:15:14

Let's have "Daily schedule"

00:15:17

because it's visually more interesting.

00:15:20

I click on OK.

00:15:22

Instead of giving access your calendar, which is not possible because the recipient is external to your organization,

00:15:37

in this email, the content of your email appears

00:15:46

which is directly copied in the body of the email itself,

00:15:53

so it's kind of a screenshot of your calendar,

00:15:58

that you can now send to anybody outside your organization.

00:16:03

It's not a way to share your calendar since it's not possible with someone external

00:16:10

but a way to nevertheless send your calendar

00:16:18

for example, to decide with this recipient together for a time range for a meeting or an appointment.

00:16:32

Send the email

00:16:33

and the recipient will get an exact view of when you are available or not.

00:16:43

That is the way to share your calendar with someone externally

00:16:48

which is quite helpful in certain cases to decide on a time range for a meeting.

00:17:00

Here we have seen and discussed the way to share calendars.

00:17:05

Now we will see how you can delegate you calendar to someone.

00:17:13

We will start inside your organization.

00:17:16

For this, you have to be in the calendar part of Outlook

00:17:21

and from your calendar, in the ribbon,

00:17:27

in the Home tab,

00:17:30

you have Calendar Permissions.

00:17:33

By clicking on the Calendar Permissions,

00:17:35

you will get access to the full details of the permissions regarding the calendar.

00:17:43

You can see that, by default, the selection is put on "Permission Level: Free/Busy time"

00:17:51

meaning that anybody in your organization can see that you are free or busy.

00:18:15

That's by default.

00:18:16

Anybody in your organization can see if you are free or busy

00:18:21

but you can change this permission for all users in your organization,

00:18:32

which is not recommended.

00:18:36

You can give free/busy time.

00:18:39

What you can do, it's a possibility which may be very helpful for a group of people

00:18:51

or if you want someone to be able to take your own mailbox and manage it

00:19:01

you can find an email address and add someone

00:19:18

and give more permissions than the default ones.

00:19:26

Here for example, your colleague will see the free/busy times, but also the subject and the location of your meetings.

00:19:37

That's in terms of reading.

00:19:39

If you want your colleague to be able to write something in your calendar,

00:19:45

you may decide what they will be able to write.

00:19:50

For example, to create items,

00:19:54

to create subfolders,

00:19:56

to edit own

00:19:58

and edit all.

00:19:59

Edit own to edit their own added items.

00:20:05

Edit all so they will be able to edit anything that is in your calendar.

00:20:12

So be very careful with that.

00:20:15

If you select "Full details" in "Read",

00:20:17

they will see full details.

00:20:19

Write: they will be able in this case, for example, to create subfolders but not items.

00:20:28

In this subfolder, it is the same for the delete section: by default there is no possibility to delete an item,

00:20:35

but you can decide to give them the possibility to delete their own items

00:20:45

or all items if you prefer.

00:20:48

By clicking on OK, it gives this person the possibility to manage your own calendar with different permissions

00:21:01

with other permissions than those which are by default given by the system.

00:21:08

which is to see only the free/busy time.

00:00:11

Willkommen zu dieser Office 365 MOOC-Schulung.

00:00:16

Während dieser Schulung werden wir herausfinden und besprechen, wie Sie Outlook schnell teilen und mit Outlook zusammenarbeiten können.

00:00:25

Willkommen zu diesem Training.

00:00:27

Ich heiße Charles Bonachera

00:00:28

und wir werden die nächsten 45 Minuten zusammen verbringen.

00:00:35

Der Plan dieser Sitzung:

00:00:37

Wir werden entdecken, wie Sie mehrere Kalender aus Outlook,

00:00:44

Ihren Kalender und einige andere, wenn Sie sich entscheiden, sie zu sehen und zu verwenden.

00:00:50

Wir werden auch sehen und entdecken, wie Sie Ihren eigenen Kalender teilen

00:00:57

leicht, intern oder extern.

00:01:00

Intern meine ich innerhalb der Organisation.

00:01:02

Äußerlich meine ich mit jedem.

00:01:05

Natürlich gibt es große Unterschiede zwischen beiden Arten des Teilens.

00:01:12

Dann sehen wir, wie Sie Ihren Kalender an jemanden delegieren können.

00:01:20

Dazu erfahren Sie, wie Sie die Zugriffsberechtigungen für Ihren Kalender verwalten können.

00:01:26

Das ist das Ziel: Entdecken Sie vor allem diese Funktionen, die in Outlook und im Kalenderteil von Outlook sind.

00:01:37

Beginnen wir von Anfang an.

00:01:39

Gehen wir dazu zu Outlook.

00:01:45

Von Ihrer Web-Mail wissen Sie alle, wie Sie auf Ihre Web-Mail zugreifen können,

00:01:53

Hier habe ich Zugriff auf Outlook und zum Kalender

00:01:59

und um Ihren Kalender zu teilen und zu delegieren,

00:02:03

Sie können ganz einfach zum Kalender gehen.

00:02:06

Im linken unteren Teil des Bildschirms

00:02:10

Es gibt mehrere Symbole

00:02:14

die Sie auswählen können

00:02:17

, um in die Funktionen von Outlook zu gehen.

00:02:22

Hier zum Beispiel zum Kalender.

00:02:24

Im Ordnerbereich des Kalenders

00:02:28

Finden Sie Ihren Kalender oder Ihre Kalender.

00:02:34

Hier haben Sie, wie ich, verschiedene Konten in Outlook konfiguriert

00:02:40

da Sie jedes Mal, wenn Sie ein neues Webmail, ein neues Konto in Outlook konfigurieren,

00:02:46

der entsprechende Kalender wird in dieser Liste angezeigt.

00:02:49

Ich habe 4 Konten.

00:02:58

Das bedeutet, dass normalerweise in der Liste alle Kalender

00:03:03

und ich muss nur ein Kästchen in Bezug auf mein Konto anklicken

00:03:09

um den Kalender dieses Kontos anzuzeigen,

00:03:13

, um das Konto anzuzeigen

00:03:14

und überprüfen Sie, ob ich dieses Konto nicht benötige.

00:03:18

Im Ansichtsbereich

00:03:28

Ich kann die Auswahl oder das Schließen eines Kalenders aufheben oder schließen.

00:03:34

In meinen Kalendern werden wir zuerst sehen, wie Sie einfach neue Kalender hinzufügen können.

00:03:40

Dazu wird im Bereich Ordner

00:03:43

Wählen Sie "Meine Kalender" in dieser Kalendergruppe

00:03:48

"Meine Kalender".

00:03:49

Wenn Sie mit der rechten Maustaste

00:03:51

Sie erhalten eine Funktion, eine Option zum Hinzufügen von Kalendern

00:03:55

und Sie werden in der Lage sein, sehr einfach, aus Ihrem Kalender hinzuzufügen.

00:04:01

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie mehrere Konten haben,

00:04:06

mehrere in Outlook konfigurierte Postfächer,

00:04:09

die Person relevante auszuwählen,

00:04:19

, um die Adressliste der Organisation auszuwählen, in der sich die gesuchte Person befindet,

00:04:27

die richtige Organisation.

00:04:31

Im Feld müssen Sie nur den Namen der Person eingeben

00:04:40

die Sie suchen.

00:04:42

Ich fand es.

00:04:45

Ich klicke auf den Kalender, um ihn zu meiner Liste hinzuzufügen.

00:04:49

Ich kann sehen, dass Philippe Houyau in meiner Kalenderliste hinzugefügt wurde

00:04:55

und auf dem rechten Teil meines Lesebereichs

00:05:04

Ich habe jetzt den Kalender meines Kollegen.

00:05:09

Standardmäßig kann ich seine Verfügbarkeit sehen

00:05:13

in wenigen Worten:

00:05:18

Frei, vorläufig und beschäftigt.

00:05:23

Falls der Zeitraum ausgelastet ist, bedeutet dies, dass er nicht verfügbar ist.

00:05:31

Es ist also sehr einfach.

00:05:32

Jedes Mal, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf Eigene Kalender klicken, können Sie einen neuen Kalender aus einem beliebigen Adressbuch hinzufügen.

00:05:39

und wenn Sie viele Konten haben,

00:05:43

Sie müssen nur die richtige auswählen

00:05:47

und das System gibt Ihnen Zugang zu der Person

00:05:56

deren Kalender Ihrer Liste hinzugefügt wird.

00:06:02

In Bezug auf diese Kalender

00:06:07

wir können sehen, dass mein Kalender auf der linken Seite in einer Farbe ist.

00:06:13

Die andere ist in einer anderen Farbe

00:06:16

und sie sind nebeneinander.

00:06:18

Es gibt eine Option zum Überlagern

00:06:22

wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Kalender klicken und "Überlagerung" auswählen,

00:06:27

sie werden überlagert.

00:06:33

Hier habe ich die Kalender zusammen.

00:06:39

Die verschiedenen Farben zeigen mir die Verfügbarkeit meiner beiden Kollegen und

00:06:48

damit ich z. B. die richtige Zeit für eine Besprechung auswählen kann.

00:06:54

hier zum Beispiel, am Donnerstag von 1 Uhr bis 2 Uhr, könnte ich ein Treffen mit meinem Kollegen haben

00:07:03

oder von 3 Uhr bis 4 Uhr.

00:07:09

Außerdem konnte ich ein Treffen mit meinem Kollegen planen.

00:07:17

Wenn Sie fertig sind, gibt es einen Pfeil in der Registerkarte meines Kollegen

00:07:24

wo Sie sich entscheiden können, seite an Seite

00:07:28

, um zur Seite-an-Seite-Ansicht des Kalenders zurückzukehren.

00:07:34

So können Sie ganz einfach einen Kalender von jeder Person Ihrer Organisation hinzufügen

00:07:39

oder zumindest aus der globalen Adressliste der verschiedenen Organisationen

00:07:45

auf den verschiedenen Konten, die Sie möglicherweise in Outlook haben.

00:07:48

So können Sie ganz einfach neue Kalender hinzufügen.

00:07:53

Sie haben eine große Liste von Kalendern

00:08:01

und indem Sie sie überprüfen, können Sie ganz einfach neue Kalender hinzufügen.

00:08:08

Sie können sie überlagern, um sie zusammen zu haben

00:08:14

und sehen Sie mit den Farben, welche Zeit für eine Besprechung verfügbar ist.

00:08:23

Die neue Option besteht darin, Kalender von Kollegen in Ihrem eigenen Kalender hinzuzufügen.

00:08:37

Auf diese Weise können Kalender von Personen in Ihrer Organisation hinzugefügt werden.

00:08:44

Jetzt werden wir besprechen und sehen, wie Sie Ihren Kalender für jemanden innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation freigeben können.

00:08:54

Wählen Sie dazu Ihren Kalender mit der rechten Maustaste,

00:08:58

und am unteren Rand des Menüs finden Sie "Teilen".

00:09:01

Vergessen Sie nicht den Rechtsklick, mit dem Sie überall in Office 365 auf viele Aktionen zugreifen können.

00:09:09

Es ist sehr hilfreich.

00:09:12

In Share haben Sie 2 Möglichkeiten.

00:09:17

Wir werden zuerst den ersten entdecken, den "Share Calendar"

00:09:22

das normale Teilen, würde ich sagen,

00:09:24

das ist eine echte Freigabe, die in der Tat eine E-Mail ist

00:09:28

die Sie an eine Person in Ihrer Organisation senden können.

00:09:35

Achten Sie darauf, die richtige auszuwählen.

00:09:39

Hier zum Beispiel.

00:09:49

In dieser E-Mail mit einem vordefinierten Betreff

00:09:55

"Einladungstrainer teilen",

00:09:57

Sie werden die Möglichkeit an den Empfänger hier senden,

00:10:02

einer meiner Kollegen,

00:10:04

, um die Details Ihres Kalenders anzuzeigen.

00:10:09

Hier zum Beispiel wird mein Kollege standardmäßig nur meine Verfügbarkeit sehen:

00:10:15

verfügbar, vorläufig oder ausgelastet.

00:10:22

wenn ich "Begrenzte Details" wähle,

00:10:24

Mein Kollege wird in der Lage sein, einige weitere Details zu sehen, die den Informationen, der Verfügbarkeit, hinzugefügt wurden.

00:10:34

Und "Vollständige Details" zeigt alle Informationen in meinem Kalender angezeigt

00:10:42

in Bezug auf Verfügbarkeit, Ort

00:10:47

in Bezug auf den Inhalt der Sitzung oder des Termins usw.

00:10:52

In derselben E-Mail

00:10:54

Sie können den Empfänger auffordern, auch seinen Kalender mit Ihnen zu teilen.

00:11:05

Aktivieren Sie "Berechtigung zum Anzeigen des Empfängerkalenders anfordern"

00:11:10

dafür und in diesem Fall geben sie Ihnen die Erlaubnis, auch ihren Kalender zu sehen.

00:11:18

Es gibt auch eine E-Mail, so dass Sie eine Nachricht an Ihren Kollegen hinterlassen können.

00:11:31

Und wenn Sie die E-Mail senden,

00:11:35

Sie geben Ihrem Kollegen in diesem Fall vollständige Angaben zu Ihrem Kalender.

00:11:43

Auf diese Weise werden sie in der Lage sein, alle details Ihres gesamten Kalenders zu sehen.

00:11:54

So können Sie Ihren Kalender intern und innerhalb Ihrer eigenen Organisation freigeben.

00:12:03

Ich spare nicht

00:12:07

und ich werde Ihnen zeigen, wie Sie dasselbe mit jemandem außerhalb Ihrer Organisation tun können.

00:12:16

Eine Person, die sich außerhalb Ihrer Organisation befindet, erhält per Definition keinen Zugriff auf Ihr Postfach oder Ihren Kalender.

00:12:30

da keine Beziehung zwischen einer anderen Person und Ihrer Organisation besteht, wenn die Berechtigungen nicht erteilt werden und sie standardmäßig nicht vorhanden sind.

00:12:41

Was Sie also tun können, um Ihren Kalender freizugeben

00:12:46

ist eine Art des Teilens, die nicht die gleiche Kategorie ist.

00:12:50

Wenn Sie mit der rechten Maustaste klicken und Teilen,

00:12:53

Sie erhalten "E-Mail-Kalender"

00:12:58

und in diesem Fall gibt es ein weiteres Pop-up wie das, was vorher passiert ist.

00:13:04

Jetzt gibt es ein Pop-up, wo Sie entscheiden, welcher Kalender unter den(n) in Ihrem eigenen Kalender

00:13:18

welche(n) Sie teilen möchten.

00:13:22

Sie wählen einen Datumsbereich aus:

00:13:27

werden Sie heute nur teilen?

00:13:30

erst morgen?

00:13:32

die nächsten 7 Tage?

00:13:33

die nächsten 30 Tage?

00:13:35

den ganzen Kalender?

00:13:36

(bedeutet von jetzt bis zum Ende ihrer Zeit)

00:13:41

Oder angegebene Daten, z.B. vom 23., heute, bis zum 23. Februar.

00:13:52

Dann müssen Sie auch entscheiden, welche Art von Details Sie mit dieser externen Person teilen möchten:

00:14:01

Nur Verfügbarkeit (frei, ausgelastet oder vorläufig,

00:14:07

arbeiten an anderer Stelle oder aerna.

00:14:10

Das hängt mit Ihrem Kalender zusammen.

00:14:13

Begrenzte Details (nur Verfügbarkeit und Themen von Kalenderelementen).

00:14:19

Oder Vollständige Details (Verfügbarkeit und vollständige Details der Kalenderelemente),

00:14:25

alles, was in Ihrem Kalender ist, wird auch von der externen Person angezeigt und gesehen

00:14:36

die diese E-Mail erhalten, weil es sich um eine E-Mail handelt.

00:14:41

Wenn Sie Erweitert auswählen, können Sie auch private markierte Elemente in Ihren Kalender aufnehmen.

00:14:53

In diesem Fall können die Empfänger die vollständigen Details Ihres Kalenders sehen.

00:15:07

Sie entscheiden, wann Sie freigeben möchten: Tagesablauf oder eine Liste von Ereignissen.

00:15:14

Lassen Sie uns "Tagesplan" haben

00:15:17

weil es optisch interessanter ist.

00:15:20

Ich klicke auf OK.

00:15:22

Anstatt Zugriff auf Ihren Kalender zu gewähren, was nicht möglich ist, da sich der Empfänger außerhalb Ihrer Organisation befindet,

00:15:37

In dieser E-Mail wird der Inhalt Ihrer E-Mail angezeigt

00:15:46

die direkt in den Text der E-Mail selbst kopiert wird,

00:15:53

so ist es eine Art Screenshot Ihres Kalenders,

00:15:58

die Sie jetzt an alle Außerhalb Ihrer Organisation senden können.

00:16:03

Es ist keine Möglichkeit, Ihren Kalender zu teilen, da es nicht mit jemandem von außen möglich ist

00:16:10

aber eine Möglichkeit, Ihren Kalender trotzdem zu senden

00:16:18

z. B. gemeinsam mit diesem Empfänger für einen Zeitbereich für eine Besprechung oder einen Termin zu entscheiden.

00:16:32

Senden Sie die E-Mail

00:16:33

und der Empfänger erhält eine genaue Ansicht, wann Sie verfügbar sind oder nicht.

00:16:43

So können Sie Ihren Kalender extern mit einer Person teilen.

00:16:48

was in bestimmten Fällen sehr hilfreich ist, um über einen Zeitbereich für ein Meeting zu entscheiden.

00:17:00

Hier haben wir gesehen und diskutiert, wie man Kalender teilt.

00:17:05

Jetzt werden wir sehen, wie Sie Ihren Kalender an jemanden delegieren können.

00:17:13

Wir beginnen in Ihrer Organisation.

00:17:16

Dazu müssen Sie sich im Kalenderteil von Outlook

00:17:21

und aus Ihrem Kalender, im Menüband,

00:17:27

in der Registerkarte Startseite,

00:17:30

Sie über Kalenderberechtigungen verfügen.

00:17:33

Durch Anklicken der Kalenderberechtigungen

00:17:35

Sie erhalten Zugriff auf die vollständigen Details der Berechtigungen in Bezug auf den Kalender.

00:17:43

Sie können sehen, dass die Auswahl standardmäßig auf "Berechtigungsstufe: Frei/Gebucht-Zeit" gesetzt wird.

00:17:51

bedeutet, dass jeder in Ihrer Organisation sehen kann, dass Sie frei oder beschäftigt sind.

00:18:15

Das ist standardmäßig.

00:18:16

Jeder in Ihrer Organisation kann sehen, ob Sie frei oder beschäftigt sind

00:18:21

Sie können diese Berechtigung jedoch für alle Benutzer in Ihrer Organisation ändern,

00:18:32

was nicht empfohlen wird.

00:18:36

Sie können Frei/Gebucht-Zeit geben.

00:18:39

Was Sie tun können, ist eine Möglichkeit, die für eine Gruppe von Menschen sehr hilfreich sein kann

00:18:51

oder wenn Sie möchten, dass jemand Ihr eigenes Postfach nimmt und verwaltet

00:19:01

Sie können eine E-Mail-Adresse finden und jemanden hinzufügen

00:19:18

und erteilen Sie mehr Berechtigungen als die Standardberechtigungen.

00:19:26

Hier wird ihr Kollege zum Beispiel die Frei/Gebucht-Zeiten sehen, aber auch das Thema und den Ort Ihrer Meetings.

00:19:37

Das ist in Bezug auf die Lektüre.

00:19:39

Wenn Sie möchten, dass Ihr Kollege etwas in Ihren Kalender schreiben kann,

00:19:45

Sie können entscheiden, was sie schreiben können.

00:19:50

Um z. B. Artikel zu erstellen,

00:19:54

um Unterordner zu erstellen,

00:19:56

um eigene zu bearbeiten

00:19:58

und bearbeiten Sie alle.

00:19:59

Bearbeiten Sie eigene Elemente, um ihre eigenen hinzugefügten Elemente zu bearbeiten.

00:20:05

Bearbeiten Sie alle, damit sie alles bearbeiten können, was sich in Ihrem Kalender befindet.

00:20:12

Seien Sie also sehr vorsichtig damit.

00:20:15

Wenn Sie "Vollständige Details" in "Lesen"

00:20:17

sie werden alle Details sehen.

00:20:19

Schreiben: Sie können in diesem Fall z. B. Unterordner erstellen, aber keine Elemente.

00:20:28

In diesem Unterordner ist es für den Löschabschnitt gleich: Standardmäßig gibt es keine Möglichkeit, ein Element zu löschen,

00:20:35

aber Sie können entscheiden, ihnen die Möglichkeit zu geben, ihre eigenen Elemente zu löschen

00:20:45

oder alle Elemente, wenn Sie es vorziehen.

00:20:48

Durch Klicken auf OK gibt es dieser Person die Möglichkeit, Ihren eigenen Kalender mit verschiedenen Berechtigungen zu verwalten

00:21:01

mit anderen Berechtigungen als denen, die standardmäßig vom System erteilt werden.

00:21:08

die nur die Frei/Gebucht-Zeit zu sehen ist.

00:00:11

Bienvenido a esta capacitación de Office 365 MOOC.

00:00:16

Durante este entrenamiento, descubriremos y discutiremos cómo compartir y colaborar rápidamente con Outlook.

00:00:25

Bienvenidos a este entrenamiento.

00:00:27

Mi nombre es Charles Bonachera

00:00:28

y vamos a pasar los próximos 45 minutos juntos.

00:00:35

El plan de esta sesión:

00:00:37

Descubriremos cómo ver y usar varios calendarios de Outlook,

00:00:44

su calendario y varios otros si decide verlos y usarlos.

00:00:50

También veremos y descubriremos cómo compartir tu propio calendario

00:00:57

fácil, interna o externamente.

00:01:00

Por internamente, quiero decir dentro de la organización.

00:01:02

Externamente, quiero decir con cualquiera.

00:01:05

Por supuesto, hay grandes diferencias entre ambos tipos de compartir.

00:01:12

A continuación, veremos cómo puede delegar su calendario a alguien.

00:01:20

Para ello, veremos cómo puede administrar los permisos de acceso a su calendario.

00:01:26

Ese es el objetivo: descubrir principalmente estas características que están en Outlook y en la parte del calendario de Outlook.

00:01:37

Empecemos desde el principio.

00:01:39

Para eso, vamos a Outlook.

00:01:45

Desde su correo web, todos ustedes saben cómo acceder a su correo web,

00:01:53

Aquí, tengo acceso a Outlook y para ir al calendario

00:01:59

y compartir y delegar su calendario,

00:02:03

puedes ir fácilmente al calendario.

00:02:06

En la parte inferior izquierda de la pantalla,

00:02:10

hay varios iconos

00:02:14

que puede seleccionar

00:02:17

para ir en las funciones de Outlook.

00:02:22

Aquí, por ejemplo, al calendario.

00:02:24

En el panel Carpeta del calendario,

00:02:28

encontrarás tu calendario o calendarios.

00:02:34

Aquí, como yo, tiene diferentes cuentas configuradas en Outlook

00:02:40

porque cada vez que configura un nuevo Webmail, una nueva cuenta en Outlook,

00:02:46

el calendario correspondiente aparecerá en esta lista.

00:02:49

Tengo 4 cuentas.

00:02:58

Significa que normalmente, en la lista, todos los calendarios aparecen

00:03:03

y sólo tengo que marcar una casilla con respecto a mi cuenta

00:03:09

para ver el calendario de esta cuenta,

00:03:13

para mostrar la cuenta

00:03:14

y comprobar si no necesito esta cuenta.

00:03:18

En el panel Ver,

00:03:28

Puedo anular la selección o cerrar un calendario.

00:03:34

En mis calendarios, primero veremos cómo puede agregar fácilmente nuevos calendarios.

00:03:40

Para ello, en el panel Carpeta,

00:03:43

seleccionar "Mis calendarios" en este grupo de calendarios

00:03:48

"Mis calendarios".

00:03:49

Si hace clic con el botón derecho,

00:03:51

se obtiene una función, una opción para agregar calendarios

00:03:55

y usted será capaz, muy fácilmente, de añadir desde su calendario.

00:04:01

Tenga cuidado en caso de que tenga varias cuentas,

00:04:06

varios buzones configurados en Outlook,

00:04:09

para seleccionar el que sea relevante en términos de persona,

00:04:19

para seleccionar la lista de direcciones de la organización donde está la persona que está buscando,

00:04:27

la organización adecuada.

00:04:31

En el campo, sólo tiene que introducir el nombre de la persona

00:04:40

que usted está buscando.

00:04:42

Lo encontré.

00:04:45

Hago clic en el calendario para agregarlo a mi lista.

00:04:49

Puedo ver que en mi lista de calendarios, Philippe Houyau se ha añadido

00:04:55

y en la parte derecha de mi panel de lectura

00:05:04

Ahora tengo el calendario de mi colega.

00:05:09

Por defecto, puedo ver su disponibilidad

00:05:13

en pocas palabras:

00:05:18

Libre, tentativo y ocupado.

00:05:23

En caso de que el período de tiempo esté ocupado, significa que no está disponible.

00:05:31

Así que es muy fácil.

00:05:32

Cada vez que haga clic con el botón derecho en Mis calendarios, puede agregar un nuevo calendario desde cualquier libreta de direcciones

00:05:39

y si tienes muchas cuentas,

00:05:43

sólo tienes que seleccionar el correcto

00:05:47

y el sistema le dará acceso a la persona

00:05:56

cuyo calendario se agregará a su lista.

00:06:02

En términos de visión de estos calendarios,

00:06:07

podemos ver que mi calendario a la izquierda está en un color.

00:06:13

El otro está en otro color

00:06:16

y están uno al lado del otro.

00:06:18

Hay una opción para superponer

00:06:22

si hace clic con el botón derecho en cualquier calendario y selecciona "Superponer",

00:06:27

serán superpuestos.

00:06:33

Aquí tengo los calendarios juntos.

00:06:39

Los diferentes colores me mostrarán la disponibilidad de mis colegas y yo

00:06:48

para que pueda, por ejemplo, seleccionar la hora adecuada para una reunión.

00:06:54

aquí, por ejemplo, el jueves de 1 en punto a las 2 en punto, podría tener una reunión con mi colega

00:07:03

o de 3 en punto a 4 en punto.

00:07:09

También podría programar una reunión con mi colega.

00:07:17

Cuando termines, hay una flecha en la pestaña de mi colega

00:07:24

donde puede decidir ver lado a lado

00:07:28

para volver a la vista en paralelo del calendario.

00:07:34

Por lo que puede agregar fácilmente un calendario de cualquier persona de su organización

00:07:39

o al menos de la lista global de direcciones de las diferentes organizaciones

00:07:45

en las diferentes cuentas que puede tener en Outlook.

00:07:48

Así que esa es la manera de agregar fácilmente nuevos calendarios.

00:07:53

Tienes una gran lista de calendarios

00:08:01

y comprobándolos puedes añadir fácilmente nuevos calendarios.

00:08:08

Puede superponerlos para tenerlos juntos

00:08:14

y, con los colores, ver qué hora está disponible para una reunión.

00:08:23

La nueva opción es agregar calendarios de sus colegas en su propio calendario.

00:08:37

Es una forma de agregar calendarios de personas de su organización.

00:08:44

Ahora discutiremos y veremos la forma de compartir su calendario con alguien dentro o fuera de su organización.

00:08:54

Para eso, seleccione su calendario, haga clic con el botón derecho,

00:08:58

y en la parte inferior del menú, se encuentra "Compartir".

00:09:01

No olvide sin olvidar el clic derecho que le da acceso a una gran cantidad de acciones dondequiera que se encuentre en Office 365.

00:09:09

Es muy útil.

00:09:12

En Compartir, tienes 2 posibilidades.

00:09:17

Primero descubriremos el primero, que es "Compartir Calendario"

00:09:22

el uso compartido normal, yo diría,

00:09:24

que es un intercambio real que, de hecho, es un correo electrónico

00:09:28

que puede enviar a alguien dentro de su organización.

00:09:35

Tenga cuidado de seleccionar el correcto.

00:09:39

Aquí, por ejemplo.

00:09:49

En este correo electrónico con un asunto predefinido,

00:09:55

"Compartir invitación Entrenador",

00:09:57

enviará la posibilidad al destinatario aquí,

00:10:02

uno de mis colegas,

00:10:04

para ver los detalles de su calendario.

00:10:09

Aquí, por ejemplo, de forma predeterminada, mi colega solo verá mi disponibilidad:

00:10:15

disponible, tentativa u ocupada.

00:10:22

si selecciono "Detalles limitados",

00:10:24

mi colega podrá ver algunos detalles más añadidos a la información, la disponibilidad.

00:10:34

Y "Detalles completos" mostrará toda la información que se muestra en mi calendario

00:10:42

en términos de disponibilidad, lugar

00:10:47

en términos de contenido de la reunión o cita, etc.

00:10:52

En el mismo correo electrónico,

00:10:54

puede solicitar al destinatario que también comparta su calendario con usted.

00:11:05

Marque "Solicitar permiso para ver el calendario del destinatario"

00:11:10

para eso y en este caso, te darán permiso para ver también su calendario.

00:11:18

También hay un correo, por lo que puede dejar un mensaje a su colega.

00:11:31

Y si envías el correo electrónico,

00:11:35

usted dará todos los detalles de acceso a su calendario a su colega en este caso.

00:11:43

De esta forma, podrán ver todos los detalles completos de todo tu calendario.

00:11:54

Esa es la manera de compartir su calendario internamente, dentro de su propia organización.

00:12:03

Yo no salvo

00:12:07

y te mostraré cómo hacer lo mismo con alguien externo a tu organización.

00:12:16

Una persona externa a su organización, por definición, no tendrá acceso a su buzón de correo ni a su calendario

00:12:30

porque no hay ninguna relación entre otra persona y su organización si los permisos no se dan y de forma predeterminada no lo son.

00:12:41

Así que lo que puedes hacer para compartir tu calendario

00:12:46

es un tipo de intercambio que no es la misma categoría.

00:12:50

Si hace clic con el botón derecho y selecciona Compartir,

00:12:53

se obtiene "Calendario de correo electrónico"

00:12:58

y en este caso hay otra ventana emergente como lo que pasó antes.

00:13:04

Ahora hay una ventana emergente donde usted decidirá qué calendario entre los de su propio calendario

00:13:18

cuál(s) desea compartir.

00:13:22

Seleccionará un intervalo de fechas:

00:13:27

¿Compartirás sólo hoy?

00:13:30

sólo mañana?

00:13:32

los próximos 7 días?

00:13:33

los próximos 30 días?

00:13:35

todo el calendario?

00:13:36

(es decir, desde ahora hasta el final de tu tiempo)

00:13:41

O fechas especificadas, por ejemplo del 23, hoy, hasta el 23 de febrero.

00:13:52

A continuación, también debe decidir qué tipo de detalles va a compartir con esta persona externa:

00:14:01

Disponibilidad solamente (gratis, ocupado o provisional,

00:14:07

trabajar en otro lugar o fuera de la oficina).

00:14:10

Eso está relacionado con tu calendario.

00:14:13

Detalles limitados (disponibilidad y sujetos de elementos del calendario solamente).

00:14:19

O Detalles completos (disponibilidad y detalles completos de los elementos del calendario),

00:14:25

todo lo que está en su calendario también será mostrado y visto por la persona externa

00:14:36

que recibirá este correo electrónico porque es un correo electrónico.

00:14:41

Si selecciona Avanzado, también puede incluir en su calendario elementos marcados como privados.

00:14:53

En este caso, los destinatarios podrán ver todos los detalles de tu calendario.

00:15:07

Usted decide cuándo desea compartir: horario diario o una lista de eventos.

00:15:14

Vamos a tener "Programación diaria"

00:15:17

porque es visualmente más interesante.

00:15:20

Hago clic en Aceptar.

00:15:22

En lugar de dar acceso a su calendario, lo que no es posible porque el destinatario es externo a su organización,

00:15:37

en este correo electrónico, el contenido de su correo electrónico aparece

00:15:46

que se copia directamente en el cuerpo del propio correo electrónico,

00:15:53

así que es una especie de captura de pantalla de tu calendario,

00:15:58

que ahora puede enviar a cualquier persona fuera de su organización.

00:16:03

No es una forma de compartir tu calendario ya que no es posible con alguien externo

00:16:10

pero una manera de enviar sin embargo su calendario

00:16:18

por ejemplo, para decidir con este destinatario juntos para un intervalo de tiempo para una reunión o una cita.

00:16:32

Enviar el correo electrónico

00:16:33

y el destinatario obtendrá una vista exacta de cuándo está disponible o no.

00:16:43

Esa es la manera de compartir tu calendario con alguien externamente

00:16:48

que es bastante útil en ciertos casos para decidir sobre un intervalo de tiempo para una reunión.

00:17:00

Aquí hemos visto y discutido la manera de compartir calendarios.

00:17:05

Ahora veremos cómo puede delegar su calendario a alguien.

00:17:13

Comenzaremos dentro de su organización.

00:17:16

Para esto, usted tiene que estar en la parte del calendario de Outlook

00:17:21

y de tu calendario, en la cinta,

00:17:27

en la pestaña Inicio,

00:17:30

tiene permisos de calendario.

00:17:33

Al hacer clic en los permisos de calendario,

00:17:35

tendrá acceso a todos los detalles de los permisos relacionados con el calendario.

00:17:43

Usted puede ver que, por abandono, la selección se pone en "Nivel de permiso: Tiempo libre/ocupado"

00:17:51

lo que significa que cualquier persona de su organización puede ver que está libre u ocupado.

00:18:15

Eso es por defecto.

00:18:16

Cualquier persona en su organización puede ver si usted está libre u ocupado

00:18:21

pero puede cambiar este permiso para todos los usuarios de su organización,

00:18:32

que no se recomienda.

00:18:36

Usted puede dar tiempo libre / ocupado.

00:18:39

Lo que puedes hacer, es una posibilidad que puede ser muy útil para un grupo de personas

00:18:51

o si quieres que alguien pueda tomar tu propio buzón y administrarlo

00:19:01

puede encontrar una dirección de correo electrónico y agregar a alguien

00:19:18

y dar más permisos que los predeterminados.

00:19:26

Aquí, por ejemplo, su colega verá los tiempos de libre/ocupado, pero también el tema y la ubicación de sus reuniones.

00:19:37

Eso es en términos de lectura.

00:19:39

Si quieres que tu colega pueda escribir algo en tu calendario,

00:19:45

usted puede decidir lo que serán capaces de escribir.

00:19:50

Por ejemplo, para crear elementos,

00:19:54

para crear subcarpetas,

00:19:56

para editar

00:19:58

y editar todo.

00:19:59

Edite sus propios elementos para editar sus propios elementos añadidos.

00:20:05

Edita todo para que puedan editar cualquier cosa que esté en tu calendario.

00:20:12

Así que ten mucho cuidado con eso.

00:20:15

Si selecciona "Detalles completos" en "Leer",

00:20:17

verán todos los detalles.

00:20:19

Escribir: en este caso, por ejemplo, podrán crear subcarpetas pero no elementos.

00:20:28

En esta subcarpeta, es lo mismo para la sección de eliminación: por defecto no hay posibilidad de eliminar un elemento,

00:20:35

pero usted puede decidir darles la posibilidad de eliminar sus propios elementos

00:20:45

o todos los artículos si lo prefiere.

00:20:48

Al hacer clic en OK, le da a esta persona la posibilidad de gestionar su propio calendario con diferentes permisos

00:21:01

con otros permisos distintos de los que son de forma predeterminada dados por el sistema.

00:21:08

que es ver sólo el tiempo de disponibilidad.

00:00:11

Bem-vindo a este treinamento do Office 365 MOOC.

00:00:16

Durante este treinamento, descobriremos e discutiremos como compartilhar e colaborar rapidamente com o Outlook.

00:00:25

Bem-vindos a este treinamento.

00:00:27

Meu nome é Charles Bonachera

00:00:28

e nós vamos passar os próximos 45 minutos juntos.

00:00:35

O plano desta sessão:

00:00:37

Descobriremos como Visualizar e usar vários calendários do Outlook,

00:00:44

seu calendário e vários outros se você decidir vê-los e utilizá-los.

00:00:50

Também veremos e descobriremos como compartilhar seu próprio calendário

00:00:57

com facilidade, internamente ou externamente.

00:01:00

Internamente, quero dizer dentro da organização.

00:01:02

Por externamente, quero dizer com qualquer um.

00:01:05

Claro, há grandes diferenças entre os dois tipos de compartilhamento.

00:01:12

Então veremos como você pode delegar seu calendário a alguém.

00:01:20

Para isso, veremos como você pode gerenciar as permissões de acesso ao seu calendário.

00:01:26

Esse é o objetivo: Descubra principalmente esses recursos que estão no Outlook e na parte do calendário do Outlook.

00:01:37

Vamos começar do princípio.

00:01:39

Para isso, vamos para o Outlook.

00:01:45

A partir do seu correio Web, todos sabem como aceder ao seu correio Web,

00:01:53

Aqui, eu tenho acesso ao Outlook e para ir para o calendário

00:01:59

e para compartilhar e delegar seu calendário,

00:02:03

Você pode facilmente ir para o calendário.

00:02:06

Na parte inferior esquerda da tela,

00:02:10

Existem vários ícones

00:02:14

que você pode selecionar

00:02:17

para ir nas funções do Outlook.

00:02:22

Aqui, por exemplo, para o calendário.

00:02:24

No painel pasta do calendário,

00:02:28

Você encontrará seu calendário ou calendários.

00:02:34

Aqui, como eu tenho, você tem contas diferentes configuradas no Outlook

00:02:40

Porque cada vez que você configura um novo webmail, uma nova conta no Outlook,

00:02:46

o calendário correspondente aparecerá nesta lista.

00:02:49

Tenho 4 contas.

00:02:58

Isso significa que, normalmente, na lista, todos os calendários aparecem

00:03:03

e eu só tenho que verificar uma caixa sobre a minha conta

00:03:09

para ver o calendário desta conta,

00:03:13

para exibir a conta

00:03:14

e verifique se não preciso desta conta.

00:03:18

No painel exibir,

00:03:28

Posso desmarcar ou fechar um calendário.

00:03:34

Em meus calendários, vamos primeiro ver como você pode facilmente adicionar novos calendários.

00:03:40

Para isso, no painel pasta,

00:03:43

Selecione "meus calendários" neste grupo de calendários

00:03:48

"Meus calendários".

00:03:49

Se você clicar com o botão direito do mouse,

00:03:51

Você recebe uma função, uma opção para adicionar calendários

00:03:55

e você será capaz, muito facilmente, para adicionar a partir do seu calendário.

00:04:01

Tenha cuidado no caso de ter várias contas,

00:04:06

várias caixas de correio configuradas no Outlook,

00:04:09

para selecionar aquele que é relevante em termos de pessoa,

00:04:19

para selecionar a lista de endereços da organização onde a pessoa que você está procurando é,

00:04:27

a organização certa.

00:04:31

No campo, você só precisa digitar o nome da pessoa

00:04:40

que você está procurando.

00:04:42

Eu encontrei-o.

00:04:45

Eu clicar no calendário para adicioná-lo à minha lista.

00:04:49

Eu posso ver que na minha lista de calendários, Philippe Houyau foi adicionado

00:04:55

e na parte direita do meu painel de leitura

00:05:04

Tenho agora o calendário do meu colega.

00:05:09

Por padrão, posso ver sua disponibilidade

00:05:13

em poucas palavras:

00:05:18

Livre, tentative e ocupado.

00:05:23

No caso de o período de tempo está ocupado, isso significa que ele não está disponível.

00:05:31

Então é muito fácil.

00:05:32

Cada vez que você clicar com o botão direito do mouse em meus calendários, você pode adicionar um novo calendário de qualquer livro de endereços

00:05:39

e se você tiver muitas contas,

00:05:43

Você só tem que selecionar o correto

00:05:47

e o sistema lhe dará acesso à pessoa

00:05:56

cujo calendário será adicionado à sua lista.

00:06:02

Em termos de visão desses calendários,

00:06:07

Podemos ver que o meu calendário à esquerda está em uma cor.

00:06:13

O outro está em outra cor

00:06:16

e eles estão lado a lado.

00:06:18

Há uma opção para sobrepor

00:06:22

Se você clicar com o botão direito do mouse em qualquer calendário e selecionar "sobreposição",

00:06:27

Eles serão sobrepostos.

00:06:33

Aqui eu tenho os calendários juntos.

00:06:39

As cores diferentes vão me mostrar a disponibilidade de ambos os meus colegas e eu

00:06:48

para que eu possa, por exemplo, selecionar o tempo adequado para uma reunião.

00:06:54

aqui, por exemplo, na quinta-feira das 1 horas às 2 horas, eu poderia ter uma reunião com o meu colega

00:07:03

ou das 3 horas às 4 horas.

00:07:09

Também posso agendar uma reunião com o meu colega.

00:07:17

Quando tiver terminado, há uma seta na guia do meu colega

00:07:24

Onde você pode decidir ver lado a lado

00:07:28

para voltar à vista lado a lado do calendário.

00:07:34

Assim, você pode facilmente adicionar um calendário de qualquer pessoa da sua organização

00:07:39

ou pelo menos da lista de endereços global das diferentes organizações

00:07:45

nas contas diferentes que você pode ter no Outlook.

00:07:48

Então essa é a maneira de adicionar facilmente novos calendários.

00:07:53

Você tem uma grande lista de calendários

00:08:01

e verificando-os você pode facilmente adicionar novos calendários.

00:08:08

Você pode sobrepor-los para tê-los juntos

00:08:14

e, com as cores, veja que horas estão disponíveis para uma reunião.

00:08:23

A nova opção é adicionar calendários de seus colegas em seu próprio calendário.

00:08:37

Essa é uma maneira de adicionar calendários de pessoas em sua organização.

00:08:44

Agora discutiremos e veremos a maneira de compartilhar seu calendário com alguém dentro ou fora da sua organização.

00:08:54

Para isso, selecione seu calendário, clique com o botão direito do mouse,

00:08:58

e na parte inferior do menu, você encontra "share".

00:09:01

Não se esqueça do botão direito do mouse que lhe dá acesso a uma série de ações onde quer que esteja no Office 365.

00:09:09

É muito útil.

00:09:12

Em share, você tem 2 possibilidades.

00:09:17

Primeiro vamos descobrir o primeiro, que é "share Calendar"

00:09:22

a partilha normal, eu diria,

00:09:24

que é uma partilha real que na verdade é um e-mail

00:09:28

que você pode enviar para alguém dentro de sua organização.

00:09:35

Tenha cuidado para selecionar o direito.

00:09:39

Aqui, por exemplo.

00:09:49

Neste e-mail com um assunto predefinido,

00:09:55

"Instrutor de convite de partilha",

00:09:57

você enviará a possibilidade ao receptor aqui,

00:10:02

um dos meus colegas,

00:10:04

para ver os detalhes do seu calendário.

00:10:09

Aqui, por exemplo, por padrão, meu colega só verá minha disponibilidade:

00:10:15

disponíveis, provisório ou ocupado.

00:10:22

Se eu selecionar "detalhes limitados",

00:10:24

meu colega será capaz de ver mais alguns detalhes adicionados à informação, a disponibilidade.

00:10:34

E "detalhes completos" exibirá todas as informações exibidas no meu calendário

00:10:42

em termos de disponibilidade, local

00:10:47

em termos de conteúdo da reunião ou nomeação, etc.

00:10:52

No mesmo e-mail,

00:10:54

Você pode solicitar que o destinatário também Compartilhe seu calendário com você.

00:11:05

Marque "solicitar permissão para exibir o calendário do destinatário"

00:11:10

para isso e, neste caso, eles lhe darão permissão para ver também seu calendário.

00:11:18

Há também um e-mail, então você pode deixar uma mensagem para o seu colega.

00:11:31

E se você enviar o e-mail,

00:11:35

Você dará detalhes completos de acesso ao seu calendário para o seu colega neste caso.

00:11:43

Desta forma, eles serão capazes de ver todos os detalhes completos de todo o seu calendário.

00:11:54

Essa é a maneira de compartilhar seu calendário internamente, dentro de sua própria organização.

00:12:03

Eu não salvo

00:12:07

e mostrarei como fazer o mesmo com alguém externo à sua organização.

00:12:16

Uma pessoa que é externa à sua organização, por definição, não terá acesso à sua caixa de correio nem ao seu calendário

00:12:30

Porque não há nenhuma relação entre outra pessoa e sua organização se as permissões não são dadas e por padrão eles não são.

00:12:41

Então, o que você pode fazer para compartilhar seu calendário

00:12:46

é uma espécie de partilha que não é a mesma categoria.

00:12:50

Se você clicar com o botão direito do mouse e selecionar compartilhar,

00:12:53

Você começa "calendário de E-mail"

00:12:58

e, neste caso, há outro pop-up como o que aconteceu antes.

00:13:04

Agora há um pop-up onde você vai decidir qual calendário entre os um (s) em seu próprio calendário

00:13:18

que um (s) que você deseja compartilhar.

00:13:22

Você selecionará um intervalo de datas:

00:13:27

Você vai compartilhar hoje apenas?

00:13:30

Só amanhã?

00:13:32

os próximos 7 dias?

00:13:33

nos próximos 30 dias?

00:13:35

todo o calendário?

00:13:36

(que significa a partir de agora até o final do seu tempo)

00:13:41

Ou datas especificadas, por exemplo, a partir do dia 23, hoje, a 23 de fevereiro.

00:13:52

Então, você também precisa decidir que tipo de detalhes você vai compartilhar com esta pessoa externa:

00:14:01

Disponibilidade somente (livre, ocupado ou provisório,

00:14:07

trabalhar noutro local ou fora do escritório).

00:14:10

Isso é relacionado ao seu calendário.

00:14:13

Detalhes limitados (disponibilidade e assuntos de itens de calendário apenas).

00:14:19

Ou detalhes completos (disponibilidade e detalhes completos de itens de calendário),

00:14:25

Tudo o que está em seu calendário será também mostrado e visto pela pessoa externa

00:14:36

que receberá este e-mail porque é um e-mail.

00:14:41

Se você selecionar avançado, também poderá incluir no seu calendário itens marcados como particulares.

00:14:53

Neste caso, os destinatários poderão ver os detalhes completos do seu calendário.

00:15:07

Você decide quando deseja compartilhar: agenda diária ou uma lista de eventos.

00:15:14

Vamos ter "agenda diária"

00:15:17

Porque é visualmente mais interessante.

00:15:20

Eu clicar em OK.

00:15:22

Em vez de dar acesso ao seu calendário, o que não é possível porque o destinatário é externo à sua organização,

00:15:37

neste e-mail, o conteúdo do seu e-mail aparece

00:15:46

que é copiado diretamente no corpo do próprio e-mail,

00:15:53

por isso é uma espécie de screenshot do seu calendário,

00:15:58

que agora você pode enviar para qualquer pessoa fora de sua organização.

00:16:03

Não é uma maneira de compartilhar seu calendário, uma vez que não é possível com alguém externo

00:16:10

Mas uma maneira de, no entanto, enviar o seu calendário

00:16:18

por exemplo, para decidir com esse destinatário juntos para um intervalo de tempo para uma reunião ou um compromisso.

00:16:32

Enviar o e-mail

00:16:33

e o destinatário terá uma visão exata de quando você está disponível ou não.

00:16:43

Essa é a maneira de compartilhar seu calendário com alguém externamente

00:16:48

que é bastante útil em certos casos para decidir sobre um intervalo de tempo para uma reunião.

00:17:00

Aqui nós vimos e discutimos a maneira de compartilhar calendários.

00:17:05

Agora vamos ver como você pode delegar calendário para alguém.

00:17:13

Começaremos dentro da sua organização.

00:17:16

Para isso, você tem que estar na parte do calendário do Outlook

00:17:21

e do seu calendário, na faixa de opções,

00:17:27

na guia início,

00:17:30

Você tem permissões de calendário.

00:17:33

Ao clicar nas permissões do calendário,

00:17:35

Você terá acesso aos detalhes completos das permissões em relação ao calendário.

00:17:43

Você pode ver que, por padrão, a seleção é colocada em "nível de permissão: tempo livre/ocupado"

00:17:51

o que significa que qualquer pessoa na sua organização pode ver que você está livre ou ocupado.

00:18:15

Isso é por padrão.

00:18:16

Qualquer pessoa na sua organização pode ver se você está livre ou ocupado

00:18:21

Mas você pode alterar essa permissão para todos os usuários em sua organização,

00:18:32

que não é recomendado.

00:18:36

Você pode dar tempo livre/ocupado.

00:18:39

O que você pode fazer, é uma possibilidade que pode ser muito útil para um grupo de pessoas

00:18:51

ou se você quer alguém para ser capaz de tomar sua própria caixa de correio e gerenciá-lo

00:19:01

Você pode encontrar um endereço de e-mail e adicionar alguém

00:19:18

e dar mais permissões do que as padrão.

00:19:26

Aqui, por exemplo, o seu colega verá os tempos de disponibilidade, mas também o assunto e a localização das suas reuniões.

00:19:37

Isso é em termos de leitura.

00:19:39

Se você quiser que seu colega seja capaz de escrever algo em seu calendário,

00:19:45

Você pode decidir o que eles serão capazes de escrever.

00:19:50

Por exemplo, para criar itens,

00:19:54

para criar subpastas,

00:19:56

para editar o próprio

00:19:58

e editar tudo.

00:19:59

Edite próprios para editar seus próprios itens adicionados.

00:20:05

Edite tudo para que eles serão capazes de editar qualquer coisa que está em seu calendário.

00:20:12

Portanto, tenha muito cuidado com isso.

00:20:15

Se você selecionar "detalhes completos" em "ler",

00:20:17

Eles vão ver os detalhes completos.

00:20:19

Write: eles serão capazes, neste caso, por exemplo, para criar subpastas, mas não itens.

00:20:28

Nesta subpasta, é o mesmo para a seção de exclusão: por padrão, não há possibilidade de excluir um item,

00:20:35

Mas você pode decidir dar-lhes a possibilidade de excluir seus próprios itens

00:20:45

ou todos os itens, se preferir.

00:20:48

Ao clicar em OK, dá a esta pessoa a possibilidade de gerir o seu próprio calendário com diferentes permissões

00:21:01

com outras permissões do que aquelas que são por padrão dadas pelo sistema.

00:21:08

que é ver apenas o tempo livre/ocupado.

00:00:11

Welkom bij deze Office 365 MOOC training.

00:00:16

Tijdens deze training zullen we ontdekken en bespreken hoe we snel kunnen delen en samenwerken met Outlook.

00:00:25

Welkom bij deze training.

00:00:27

Mijn naam is Charles Bonachera

00:00:28

en we gaan de volgende 45 minuten samen doorbrengen.

00:00:35

Het plan van deze sessie:

00:00:37

We zullen ontdekken hoe u verschillende agenda's vanuit Outlook weergeven en gebruiken,

00:00:44

uw agenda en een aantal anderen als u besluit ze te zien en te gebruiken.

00:00:50

We zullen ook zien en ontdekken hoe je je eigen agenda deelt

00:00:57

gemakkelijk, intern of extern.

00:01:00

Intern bedoel ik binnen de organisatie.

00:01:02

Door extern bedoel ik met iedereen.

00:01:05

Natuurlijk zijn er grote verschillen tussen beide soorten delen.

00:01:12

Vervolgens zien we hoe je je agenda aan iemand delegeren.

00:01:20

Hiervoor zullen we zien hoe u de toegangsrechten voor uw agenda beheren.

00:01:26

Dat is het doel: Ontdek vooral deze functies die in Outlook en in de kalender deel van Outlook.

00:01:37

Laten we beginnen vanaf het begin.

00:01:39

Voor dat, laten we gaan naar Outlook.

00:01:45

Vanuit uw webmail weet u allemaal hoe u toegang hebt tot uw webmail,

00:01:53

Hier heb ik toegang tot Outlook en ga naar de kalender

00:01:59

en om uw agenda te delen en te delegeren,

00:02:03

u gemakkelijk naar de kalender gaan.

00:02:06

Aan de linker onderkant van uw scherm,

00:02:10

Er zijn verschillende iconen

00:02:14

die u selecteren

00:02:17

om in de functies van Outlook te gaan.

00:02:22

Hier bijvoorbeeld naar de kalender.

00:02:24

In het mappenvenster van de agenda

00:02:28

je vindt je agenda of agenda's.

00:02:34

Hier, zoals ik heb, heb je verschillende accounts geconfigureerd in Outlook

00:02:40

omdat elke keer dat u een nieuwe webmail configureert, een nieuwe account in Outlook,

00:02:46

de bijbehorende kalender wordt in deze lijst weergegeven.

00:02:49

Ik heb 4 accounts.

00:02:58

Dit betekent dat alle kalenders in de lijst normaalgesproken worden weergegeven

00:03:03

en ik moet gewoon een doos met betrekking tot mijn account controleren

00:03:09

Als u de agenda van dit account wilt bekijken,

00:03:13

om de account weer te geven

00:03:14

en controleer of ik dit account niet nodig heb.

00:03:18

In het deelvenster weergave,

00:03:28

Ik kan een agenda uitschakelen of sluiten.

00:03:34

In mijn agenda's zullen we eerst zien hoe je eenvoudig nieuwe agenda's toevoegen.

00:03:40

Voor dat, in het mappenvenster,

00:03:43

Selecteer ' mijn Agenda's ' in deze groep agenda's

00:03:48

"Mijn Agenda's".

00:03:49

Als u met de rechtermuisknop klikt,

00:03:51

u krijgt een functie, een optie om kalenders toe te voegen

00:03:55

en je zult in staat zijn om heel gemakkelijk toe te voegen uit je agenda.

00:04:01

Wees voorzichtig in het geval u meerdere accounts hebt,

00:04:06

verschillende postbussen geconfigureerd in Outlook,

00:04:09

om degene te selecteren die relevant is in termen van persoon,

00:04:19

om de adreslijst te selecteren van de organisatie waar de persoon die u zoekt,

00:04:27

de juiste organisatie.

00:04:31

In het veld hoeft u alleen de naam van de persoon in te voeren

00:04:40

die u zoekt.

00:04:42

Ik vond het.

00:04:45

Ik klik op de kalender om deze toe te voegen aan mijn lijst.

00:04:49

Ik zie dat in mijn lijst van kalenders, Philippe Houyau is toegevoegd

00:04:55

en aan de rechterkant van mijn leesvenster

00:05:04

Ik heb nu de kalender van mijn collega.

00:05:09

Standaard kan ik zijn beschikbaarheid zien

00:05:13

in een paar woorden:

00:05:18

Gratis, voorlopig en druk.

00:05:23

In het geval dat de tijdsperiode bezet is, betekent dit dat hij niet beschikbaar is.

00:05:31

Dus het is heel gemakkelijk.

00:05:32

Telkens wanneer u met de rechtermuisknop op mijn Agenda's klikt, u een nieuwe agenda toevoegen vanuit elk adresboek

00:05:39

en als je veel accounts hebt,

00:05:43

je hoeft alleen maar de juiste te selecteren

00:05:47

en het systeem geeft u toegang tot de persoon

00:05:56

waarvan de agenda wordt toegevoegd aan uw lijst.

00:06:02

In termen van de weergave van deze kalenders,

00:06:07

We kunnen zien dat mijn kalender links in één kleur staat.

00:06:13

De andere is in een andere kleur

00:06:16

en ze zijn naast elkaar.

00:06:18

Er is een optie voor overlay

00:06:22

Als u met de rechtermuisknop op een kalender klikt en "overlay" selecteert,

00:06:27

ze zullen worden overgelegd.

00:06:33

Hier heb ik de agenda's samen.

00:06:39

De verschillende kleuren tonen me de beschikbaarheid van zowel mijn collega's als ik

00:06:48

zodat ik bijvoorbeeld de juiste tijd voor een vergadering kan selecteren.

00:06:54

hier bijvoorbeeld, op donderdag van 1 uur tot 2 uur, kon ik een ontmoeting hebben met mijn collega

00:07:03

of van 3 uur tot 4 uur.

00:07:09

Ik zou ook een ontmoeting met mijn collega kunnen inplannen.

00:07:17

Als je klaar bent, is er een pijl in het tabblad van mijn collega

00:07:24

waar u kiezen om naast elkaar te bekijken

00:07:28

om terug te gaan naar de weergave naast elkaar van de agenda.

00:07:34

Zo u eenvoudig een agenda toevoegen van een persoon van uw organisatie

00:07:39

of ten minste uit de algemene adreslijst van de verschillende organisaties

00:07:45

op de verschillende accounts die u mogelijk in Outlook hebt.

00:07:48

Dus dat is de manier om eenvoudig nieuwe agenda's toe te voegen.

00:07:53

U hebt een grote lijst met kalenders

00:08:01

en door ze te controleren u eenvoudig nieuwe agenda's toevoegen.

00:08:08

U ze bedekken om ze samen te laten

00:08:14

en, met de kleuren, zie welke tijd beschikbaar is voor een vergadering.

00:08:23

De nieuwe optie is om agenda's toe te voegen van uw collega's in uw eigen agenda.

00:08:37

Dat is een manier om agenda's toe te voegen van mensen in uw organisatie.

00:08:44

Nu zullen we bespreken en de manier zien om uw agenda te delen met iemand binnen of buiten uw organisatie.

00:08:54

Selecteer hiervoor uw agenda, klik met de rechtermuisknop,

00:08:58

en onderaan het menu vind je "delen".

00:09:01

Vergeet niet de rechtermuisknop die u toegang geeft tot veel acties, waar u ook bent in Office 365.

00:09:09

Het is zeer behulpzaam.

00:09:12

In share heb je 2 mogelijkheden.

00:09:17

We zullen eerst de eerste ontdekken, die "agenda delen"

00:09:22

het normaal delen, zou ik zeggen,

00:09:24

dat is een echte delen die in feite een e-mail is

00:09:28

die u naar iemand binnen uw organisatie verzenden.

00:09:35

Wees voorzichtig met het selecteren van de juiste.

00:09:39

Hier, bijvoorbeeld.

00:09:49

In deze e-mail met een vooraf gedefinieerd onderwerp,

00:09:55

"Sharing uitnodiging trainer",

00:09:57

u zult hier de mogelijkheid naar de ontvanger sturen,

00:10:02

een van mijn collega's,

00:10:04

om de details van uw agenda te bekijken.

00:10:09

Hier ziet bijvoorbeeld standaard mijn collega mijn beschikbaarheid:

00:10:15

beschikbaar, voorlopig of bezet.

00:10:22

Als ik "beperkte Details" Selecteer,

00:10:24

mijn collega zal in staat zijn om meer details toegevoegd aan de informatie, de beschikbaarheid te zien.

00:10:34

En "volledige details" zal alle informatie weergegeven in mijn agenda

00:10:42

in termen van beschikbaarheid, plaats

00:10:47

in termen van inhoud van de vergadering of afspraak, enz.

00:10:52

In dezelfde e-mail,

00:10:54

u de ontvanger vragen om ook zijn of haar agenda met u te delen.

00:11:05

Vink "toestemming aanvragen om de agenda van de ontvanger te bekijken"

00:11:10

voor dat en in dit geval, ze zullen u toestemming geven om ook hun agenda te zien.

00:11:18

Er is ook een mail, dus u een bericht achterlaten aan uw collega.

00:11:31

En als u de e-mail verstuurt,

00:11:35

u geeft in dit geval volledige gegevenstoegang tot uw agenda aan uw collega.

00:11:43

Op deze manier kunnen ze alle volledige details van je hele agenda zien.

00:11:54

Zo kun je je agenda intern delen binnen je eigen organisatie.

00:12:03

Ik niet opslaan

00:12:07

en ik zal u laten zien hoe u hetzelfde te doen met iemand buiten uw organisatie.

00:12:16

Een persoon die per definitie buiten uw organisatie is, krijgt geen toegang tot uw mailbox of uw agenda

00:12:30

omdat er geen relatie is tussen een andere persoon en uw organisatie als de machtigingen niet zijn opgegeven en standaard niet.

00:12:41

Dus wat u doen om uw agenda te delen

00:12:46

is een soort delen die niet dezelfde categorie is.

00:12:50

Als u met de rechtermuisknop klikt en delen selecteert,

00:12:53

u krijgt "E-mail agenda"

00:12:58

en in dit geval is er een andere pop-up zoals wat er eerder gebeurde.

00:13:04

Nu is er een pop-up waar u zult beslissen welke kalender onder de één (s) in uw eigen agenda

00:13:18

welke (n) u wilt delen.

00:13:22

U selecteert een datumbereik:

00:13:27

gaat u alleen vandaag delen?

00:13:30

net morgen?

00:13:32

de komende 7 dagen?

00:13:33

de komende 30 dagen?

00:13:35

de hele kalender?

00:13:36

(betekenis van nu tot het einde van uw tijd)

00:13:41

Of gespecificeerde Data, bijvoorbeeld van de 23e, vandaag, tot 23 februari.

00:13:52

Vervolgens moet u ook beslissen welk soort gegevens u gaat delen met deze externe persoon:

00:14:01

Alleen beschikbaarheid (gratis, bezet of voorlopig,

00:14:07

elders of buiten kantoor).

00:14:10

Dat is gerelateerd aan je agenda.

00:14:13

Beperkte Details (alleen beschikbaarheid en onderwerpen van agenda-items).

00:14:19

Of volledige details (beschikbaarheid en volledige details van agenda-items),

00:14:25

alles wat in uw agenda staat, wordt ook getoond en gezien door de externe persoon

00:14:36

dat zal deze e-mail ontvangen omdat het een e-mail is.

00:14:41

Als u Geavanceerd selecteert, u ook in uw agenda persoonlijke gemarkeerde items opnemen.

00:14:53

In dit geval zullen de ontvangers de volledige details van uw agenda kunnen zien.

00:15:07

U beslist wanneer u wilt delen: dagschema of een lijst met gebeurtenissen.

00:15:14

Laten we hebben "dagelijks schema"

00:15:17

omdat het visueel interessanter is.

00:15:20

Ik klik op OK.

00:15:22

In plaats van toegang te geven tot uw agenda, wat niet mogelijk is omdat de ontvanger extern is voor uw organisatie,

00:15:37

in deze e-mail wordt de inhoud van uw e-mail weergegeven

00:15:46

die rechtstreeks wordt gekopieerd in de hoofdtekst van de e-mail zelf,

00:15:53

het is dus een soort screenshot van je agenda,

00:15:58

die u nu verzenden naar iemand buiten uw organisatie.

00:16:03

Het is geen manier om je agenda te delen omdat het niet mogelijk is met iemand extern

00:16:10

maar een manier om toch uw agenda te verzenden

00:16:18

bijvoorbeeld, om te beslissen met deze geadresseerde samen voor een tijdsbereik voor een vergadering of een afspraak.

00:16:32

Stuur het e-mail

00:16:33

en de ontvanger krijgt een exacte weergave van wanneer u beschikbaar bent of niet.

00:16:43

Dat is de manier om uw agenda met iemand extern te delen

00:16:48

wat in bepaalde gevallen heel nuttig is om te beslissen over een tijdsbereik voor een vergadering.

00:17:00

Hier hebben we de manier gezien en besproken om agenda's te delen.

00:17:05

Nu zullen we zien hoe je je agenda delegeren aan iemand.

00:17:13

We beginnen binnen uw organisatie.

00:17:16

Hiervoor moet u in het kalender gedeelte van Outlook zijn

00:17:21

en vanuit uw agenda, in het lint,

00:17:27

op de Home Tab,

00:17:30

u hebt Agendamachtigingen.

00:17:33

Door op de kalender machtigingen te klikken,

00:17:35

u krijgt toegang tot de volledige details van de toestemmingen met betrekking tot de kalender.

00:17:43

U zien dat standaard de selectie wordt geplaatst op machtigingsniveau: vrije/bezette tijd

00:17:51

Dit betekent dat iedereen in uw organisatie kan zien dat u vrij of bezet bent.

00:18:15

Dat is standaard.

00:18:16

Iedereen in uw organisatie kan zien of u vrij of bezet bent

00:18:21

maar u deze machtiging wijzigen voor alle gebruikers in uw organisatie,

00:18:32

die niet wordt aanbevolen.

00:18:36

U vrije/bezette tijden geven.

00:18:39

Wat je doen, het is een mogelijkheid die zeer nuttig kan zijn voor een groep mensen

00:18:51

of als u wilt dat iemand uw eigen mailbox kan meenemen en beheren

00:19:01

u een e-mailadres vinden en iemand toevoegen

00:19:18

en geef meer machtigingen dan de standaardwaarden.

00:19:26

Hier ziet bijvoorbeeld uw collega de vrije/bezette tijden, maar ook het onderwerp en de locatie van uw vergaderingen.

00:19:37

Dat is in termen van lezen.

00:19:39

Als je wilt dat je collega iets kan schrijven in je agenda,

00:19:45

u beslissen wat ze kunnen schrijven.

00:19:50

Als u bijvoorbeeld artikelen wilt maken,

00:19:54

Als u submappen wilt maken,

00:19:56

om eigen te bewerken

00:19:58

en alles bewerken.

00:19:59

Bewerk zelf om hun eigen toegevoegde items te bewerken.

00:20:05

Alles bewerken zodat ze alles in je agenda kunnen bewerken.

00:20:12

Dus wees heel voorzichtig met dat.

00:20:15

Als u "volledige details" in "lezen" selecteert,

00:20:17

ze zullen de volledige details zien.

00:20:19

Schrijven: in dat geval kunnen ze bijvoorbeeld submappen maken, maar geen items.

00:20:28

In deze submap is hetzelfde voor de sectie verwijderen: standaard is er geen mogelijkheid om een item te verwijderen,

00:20:35

maar u beslissen om hen de mogelijkheid te geven om hun eigen items te verwijderen

00:20:45

of alle items als u wilt.

00:20:48

Door op OK te klikken, geeft deze persoon de mogelijkheid om je eigen agenda te beheren met verschillende toestemmingen

00:21:01

met andere machtigingen dan die welke standaard door het systeem worden gegeven.

00:21:08

dat is om alleen de vrije/bezette tijd te zien.

00:00:11

Benvenuti in questa formazione su MOOC di Office 365.

00:00:16

Durante questa formazione, scopriremo e discuteremo come condividere e collaborare rapidamente con Outlook.

00:00:25

Benvenuti a questa formazione.

00:00:27

Mi chiamo Charles Bonachera

00:00:28

e passeremo i prossimi 45 minuti insieme.

00:00:35

Il piano di questa sessione:

00:00:37

Scopriremo come visualizzare e utilizzare diversi calendari da Outlook,

00:00:44

il calendario e molti altri se si decide di visualizzarli e utilizzarli.

00:00:50

Vedremo e scopriremo anche come condividere il proprio calendario

00:00:57

facilmente, internamente o esternamente.

00:01:00

Per interno, intendo all'interno dell'organizzazione.

00:01:02

Per esternamente, intendo con chiunque.

00:01:05

Naturalmente, ci sono grandi differenze tra entrambi i tipi di condivisione.

00:01:12

Poi vedremo come è possibile delegare il calendario a qualcuno.

00:01:20

Per questo, vedremo come è possibile gestire le autorizzazioni di accesso al calendario.

00:01:26

Questo è l'obiettivo: scoprire principalmente queste caratteristiche che sono in Outlook e nella parte del calendario di Outlook.

00:01:37

Cominciamo dall'inizio.

00:01:39

Per questo, andiamo a Outlook.

00:01:45

Dalla tua mail web, tutti voi sapete come accedere alla vostra posta web,

00:01:53

Qui, ho accesso a Outlook e per andare al calendario

00:01:59

e per condividere e delegare il calendario,

00:02:03

si può facilmente andare al calendario.

00:02:06

Nella parte inferiore sinistra dello schermo,

00:02:10

ci sono diverse icone

00:02:14

che è possibile selezionare

00:02:17

per andare nelle funzioni di Outlook.

00:02:22

Qui per esempio, al calendario.

00:02:24

Nel riquadro Delle cartelle del calendario,

00:02:28

troverai il tuo calendario o i tuoi calendari.

00:02:34

Qui, come ho fatto io, hai diversi account configurati in Outlook

00:02:40

perché ogni volta che si configura un nuovo Webmail, un nuovo account in Outlook,

00:02:46

il calendario corrispondente verrà visualizzato in questo elenco.

00:02:49

Ho 4 conti.

00:02:58

Significa che normalmente, nell'elenco, tutti i calendari appaiono

00:03:03

e devo solo selezionare una casella per quanto riguarda il mio account

00:03:09

per vedere il calendario di questo account,

00:03:13

per visualizzare l'account

00:03:14

e controllare se non ho bisogno di questo account.

00:03:18

Nel riquadro Visualizza,

00:03:28

Posso deselezionare o chiudere un calendario.

00:03:34

Nei miei calendari, vedremo come puoi facilmente aggiungere nuovi calendari.

00:03:40

Per questo, nel riquadro delle cartelle,

00:03:43

seleziona "I miei calendari" in questo gruppo di calendari

00:03:48

"I miei calendari".

00:03:49

Se si fa clic con il pulsante destro del mouse,

00:03:51

si ottiene una funzione, un'opzione per aggiungere calendari

00:03:55

e sarai in grado, molto facilmente, di aggiungere dal tuo calendario.

00:04:01

Fate attenzione nel caso in cui si dispone di diversi account,

00:04:06

diverse cassette postali configurate in Outlook,

00:04:09

per selezionare quello che è rilevante in termini di persona,

00:04:19

per selezionare l'elenco di indirizzi dell'organizzazione in cui si trova la persona che si sta cercando,

00:04:27

l'organizzazione giusta.

00:04:31

Nel campo, devi solo inserire il nome della persona

00:04:40

che stai cercando.

00:04:42

L'ho trovato.

00:04:45

Clicco sul calendario per aggiungerlo alla mia lista.

00:04:49

Posso vedere che nella mia lista di calendari, Philippe Houyau è stato aggiunto

00:04:55

e sulla parte destra del mio riquadro di lettura

00:05:04

Ora ho il calendario del mio collega.

00:05:09

Per impostazione predefinita, posso vedere la sua disponibilità

00:05:13

in poche parole:

00:05:18

Libero, provvisorio e occupato.

00:05:23

Nel caso in cui il periodo di tempo è occupato, significa che non è disponibile.

00:05:31

Quindi è molto facile.

00:05:32

Ogni volta che si fa clic con il pulsante destro del mouse su I miei calendari, è possibile aggiungere un nuovo calendario da qualsiasi rubrica

00:05:39

e se si dispone di molti account,

00:05:43

devi solo selezionare quello corretto

00:05:47

e il sistema vi darà accesso alla persona

00:05:56

il cui calendario verrà aggiunto all'elenco.

00:06:02

In termini di vista di questi calendari,

00:06:07

possiamo vedere che il mio calendario a sinistra è in un colore.

00:06:13

L'altro è in un altro colore

00:06:16

e sono fianco a fianco.

00:06:18

C'è un'opzione per sovrapporre

00:06:22

se si fa clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi calendario e si seleziona "Sovrapponi",

00:06:27

saranno sovrapposti.

00:06:33

Qui ho i calendari insieme.

00:06:39

I diversi colori mi mostreranno la disponibilità sia dei miei colleghi che di me

00:06:48

in modo da poter, ad esempio, selezionare l'orario corretto per una riunione.

00:06:54

qui per esempio, il Giovedi dalle 13 alle 2, potrei avere un incontro con il mio collega

00:07:03

o dalle 3 alle 4.

00:07:09

Inoltre ho potuto pianificare un incontro con il mio collega.

00:07:17

Quando hai finito, c'è una freccia nella scheda del mio collega

00:07:24

dove si può decidere di visualizzare side-by-side

00:07:28

per tornare alla visualizzazione affiancata del calendario.

00:07:34

Così si può facilmente aggiungere un calendario da qualsiasi persona della tua organizzazione

00:07:39

o almeno dall'elenco indirizzi globale delle diverse organizzazioni

00:07:45

sui diversi account che si possono avere in Outlook.

00:07:48

Ecco, questo è il modo per aggiungere facilmente nuovi calendari.

00:07:53

Si dispone di un elenco di calendari di grandi dimensioni

00:08:01

e controllandoli puoi facilmente aggiungere nuovi calendari.

00:08:08

Puoi sovrapporli per averli insieme

00:08:14

e, con i colori, vedere quale ora è disponibile per una riunione.

00:08:23

La nuova opzione consiste nell'aggiungere calendari dai colleghi nel proprio calendario.

00:08:37

Questo è un modo per aggiungere calendari da persone nella tua organizzazione.

00:08:44

Ora discuteremo e vedremo il modo di condividere il tuo calendario con qualcuno all'interno o all'esterno della tua organizzazione.

00:08:54

A tale riguardo, selezionare il calendario, fare clic con il pulsante destro del mouse,

00:08:58

e nella parte inferiore del menu, si trova "Condividi".

00:09:01

Non dimenticare il clic con il pulsante destro del mouse che consente di accedere a molte azioni ovunque ci si trovi in Office 365.

00:09:09

È molto utile.

00:09:12

In Share, hai 2 possibilità.

00:09:17

Scopriremo prima il primo, che è "Condividi Calendario"

00:09:22

la condivisione normale, direi,

00:09:24

che è una vera e propria condivisione che in realtà è una e-mail

00:09:28

che è possibile inviare a qualcuno all'interno dell'organizzazione.

00:09:35

Fare attenzione a selezionare quello giusto.

00:09:39

Qui, per esempio.

00:09:49

In questa e-mail con un oggetto predefinito,

00:09:55

"Condivisione invito Trainer",

00:09:57

si invierà la possibilità al destinatario qui,

00:10:02

uno dei miei colleghi,

00:10:04

per visualizzare i dettagli del calendario.

00:10:09

Qui per esempio, per impostazione predefinita il mio collega vedrà solo la mia disponibilità:

00:10:15

disponibili, provvisori o occupati.

00:10:22

se sese lese "Dettagli limitati",

00:10:24

il mio collega sarà in grado di vedere alcuni dettagli aggiuntivi aggiunti alle informazioni, la disponibilità.

00:10:34

E "Dettagli completi" visualizzerà tutte le informazioni visualizzate nel mio calendario

00:10:42

in termini di disponibilità,

00:10:47

in termini di contenuto della riunione o dell'appuntamento, ecc.

00:10:52

Nella stessa e-mail,

00:10:54

puoi chiedere al destinatario di condividere anche il suo calendario con te.

00:11:05

Seleziona "Richiedi l'autorizzazione per visualizzare il calendario del destinatario"

00:11:10

per questo e in questo caso, ti daranno il permesso di vedere anche il loro calendario.

00:11:18

C'è anche una mail, quindi puoi lasciare un messaggio al tuo collega.

00:11:31

E se si invia l'e-mail,

00:11:35

in questo caso darai l'accesso completo ai dettagli al tuo calendario al tuo collega.

00:11:43

In questo modo, saranno in grado di vedere tutti i dettagli completi dell'intero calendario.

00:11:54

Questo è il modo per condividere il calendario internamente, all'interno della propria organizzazione.

00:12:03

Io non salvo

00:12:07

e vi mostrerò come fare lo stesso con qualcuno esterno alla vostra organizzazione.

00:12:16

Una persona esterna all'organizzazione, per definizione, non avrà accesso alla cassetta postale né al calendario

00:12:30

perché non esiste alcuna relazione tra un'altra persona e l'organizzazione se le autorizzazioni non vengono concesse e per impostazione predefinita non lo sono.

00:12:41

Quindi, cosa puoi fare per condividere il tuo calendario

00:12:46

è una sorta di condivisione che non è la stessa categoria.

00:12:50

Se si fa clic con il pulsante destro del mouse e si seleziona Condividi,

00:12:53

viene visualizzato "Calendario e-mail"

00:12:58

e in questo caso c'è un altro pop-up come quello che è successo prima.

00:13:04

Ora c'è un pop-up in cui si deciderà quale calendario tra uno(s) nel proprio calendario

00:13:18

quale/dei si desidera condividere.

00:13:22

Selezionare un intervallo di date:

00:13:27

condividerete solo oggi?

00:13:30

proprio domani?

00:13:32

i prossimi 7 giorni?

00:13:33

i prossimi 30 giorni?

00:13:35

l'intero calendario?

00:13:36

(che significa da ora fino alla fine del vostro tempo)

00:13:41

O date specificate, per esempio dal 23, oggi, al 23 febbraio.

00:13:52

Quindi, è anche necessario decidere quale tipo di dettagli si sta per condividere con questa persona esterna:

00:14:01

Solo disponibilità (gratuita,

00:14:07

lavoro altrove o fuori sede).

00:14:10

Questo è legato al tuo calendario.

00:14:13

Dettagli limitati (solo disponibilità e soggetti di elementi del calendario).

00:14:19

Oppure Dettagli completi (disponibilità e dettagli completi degli articoli del calendario),

00:14:25

tutto ciò che è nel vostro calendario sarà anche mostrato e visto dalla persona esterna

00:14:36

che riceverà questa e-mail perché è un'e-mail.

00:14:41

Se si seleziona Avanzate, è anche possibile includere nel calendario gli elementi contrassegnati privati.

00:14:53

In questo caso i destinatari saranno in grado di visualizzare tutti i dettagli del calendario.

00:15:07

Sei tu a decidere quando vuoi condividere: pianificazione giornaliera o un elenco di eventi.

00:15:14

Facciamo "Programma giornaliero"

00:15:17

perché è visivamente più interessante.

00:15:20

Clicci su OK.

00:15:22

Invece di dare accesso al calendario, il che non è possibile perché il destinatario è esterno all'organizzazione,

00:15:37

in questa e-mail, il contenuto della tua email appare

00:15:46

che viene copiato direttamente nel corpo dell'e-mail stessa,

00:15:53

quindi è una specie di screenshot del tuo calendario,

00:15:58

che ora puoi inviare a chiunque al di fuori della tua organizzazione.

00:16:03

Non è un modo per condividere il calendario poiché non è possibile con qualcuno esterno

00:16:10

ma un modo per inviare comunque il calendario

00:16:18

ad esempio, per decidere con questo destinatario insieme per un intervallo di tempo per una riunione o un appuntamento.

00:16:32

Inviare l'e-mail

00:16:33

e il destinatario avrà una visione esatta di quando si è disponibili o meno.

00:16:43

Questo è il modo per condividere il calendario con qualcuno esternamente

00:16:48

che è molto utile in alcuni casi per decidere su un intervallo di tempo per una riunione.

00:17:00

Qui abbiamo visto e discusso il modo di condividere i calendari.

00:17:05

Ora vedremo come puoi delegarti il calendario a qualcuno.

00:17:13

Inizieremo all'interno della tua organizzazione.

00:17:16

Per questo, devi essere nella parte del calendario di Outlook

00:17:21

e dal calendario, sulla barra multifunzione,

00:17:27

nella scheda Home,

00:17:30

si dispone delle autorizzazioni di calendario.

00:17:33

Facendo clic su Calendar Permissions (Autorizzazioni calendario),

00:17:35

si otterrà l'accesso ai dettagli completi delle autorizzazioni per quanto riguarda il calendario.

00:17:43

Si può vedere che, per impostazione predefinita, la selezione viene attivata su "Livello di autorizzazione: tempo di disponibilità"

00:17:51

il che significa che chiunque nella tua organizzazione può vedere che sei libero o occupato.

00:18:15

Questo è per impostazione predefinita.

00:18:16

Chiunque nella tua organizzazione può vedere se sei libero o occupato

00:18:21

ma è possibile modificare questa autorizzazione per tutti gli utenti dell'organizzazione,

00:18:32

che non è raccomandato.

00:18:36

È possibile assegnare tempo di disponibilità.

00:18:39

Quello che puoi fare, è una possibilità che può essere molto utile per un gruppo di persone

00:18:51

o se vuoi che qualcuno sia in grado di prendere la tua casella di posta e gestirla

00:19:01

è possibile trovare un indirizzo e-mail e aggiungere qualcuno

00:19:18

e assegnare più autorizzazioni rispetto a quelle predefinite.

00:19:26

In questo caso, ad esempio, il collega vedrà gli orari di disponibilità, ma anche l'oggetto e il luogo delle riunioni.

00:19:37

Questo è in termini di lettura.

00:19:39

Se vuoi che il tuo collega sia in grado di scrivere qualcosa nel tuo calendario,

00:19:45

si può decidere che cosa saranno in grado di scrivere.

00:19:50

Ad esempio, per creare elementi,

00:19:54

per creare sottocartelle,

00:19:56

per modificare il proprio

00:19:58

e modificare tutto.

00:19:59

Modificare i propri per modificare i propri elementi aggiunti.

00:20:05

Modifica tutto in modo che possano modificare tutto ciò che è nel tuo calendario.

00:20:12

Quindi state molto attenti con questo.

00:20:15

Se si seleziona "Dettagli completi" in "Lettura",

00:20:17

vedranno tutti i dettagli.

00:20:19

Scrivere: saranno in grado in questo caso, ad esempio, di creare sottocartelle ma non elementi.

00:20:28

In questa sottocartella, è lo stesso per la sezione delete: per impostazione predefinita non c'è possibilità di eliminare un elemento,

00:20:35

ma si può decidere di dare loro la possibilità di eliminare i propri elementi

00:20:45

o tutti gli elementi, se si preferisce.

00:20:48

Cliccando su OK, dà a questa persona la possibilità di gestire il proprio calendario con diverse autorizzazioni

00:21:01

con autorizzazioni diverse da quelle fornite per impostazione predefinita dal sistema.

00:21:08

che è quello di vedere solo il tempo di disponibilità.

00:00:11

歡迎參加此 Office 365 MOOC 培訓。

00:00:16

在本培訓中，我們將發現並討論如何快速與 Outlook 共用和協作。

00:00:25

歡迎參加此培訓。

00:00:27

我叫查理斯·博納切拉

00:00:28

我們將一起度過接下來的45分鐘

00:00:35

本屆會議的計畫：

00:00:37

我們將瞭解如何查看和使用 Outlook 中的多個日曆，

00:00:44

您的日曆和其他一些，如果你決定看到和使用他們。

00:00:50

我們還將看到並瞭解如何共用您自己的日曆

00:00:57

容易，內部或外部。

00:01:00

在內部，我的意思是在組織內部。

00:01:02

從外部來說，我是說和任何人在一起。

00:01:05

當然，這兩種共用之間有很大的差異。

00:01:12

然後，我們將瞭解如何將日曆委派給某人。

00:01:20

為此，我們將瞭解如何管理日曆的存取權限。

00:01:26

這就是目標：主要發現 Outlook 和 Outlook 日曆部分中的這些功能。

00:01:37

讓我們從開始。

00:01:39

為此，讓我們轉到 Outlook。

00:01:45

從您的網路郵件中，您都知道如何訪問您的網路郵件，

00:01:53

在這裡，我可以訪問 Outlook 並轉到日曆

00:01:59

共用和委派您的日曆，

00:02:03

您可以輕鬆地轉到日曆。

00:02:06

在螢幕的左下角，

00:02:10

有幾個圖示

00:02:14

您可以選擇

00:02:17

進入 Outlook 的功能。

00:02:22

例如，在這裡，日曆。

00:02:24

在日曆的"資料夾"窗格中，

00:02:28

你會發現你的日曆或日曆。

00:02:34

在這裡，正如我有，你有不同的帳戶配置在Outlook

00:02:40

因為每次配置新的 Web 郵件、Outlook 中的新帳戶時，

00:02:46

相應的日曆將顯示在此清單中。

00:02:49

我有4個帳戶

00:02:58

這意味著，通常，在清單中，所有日曆都出現

00:03:03

我只需要勾選一個有關我的帳戶的核取方塊

00:03:09

查看此帳戶的日曆，

00:03:13

顯示帳戶

00:03:14

並檢查我是否需要此帳戶。

00:03:18

在"視圖"窗格中，

00:03:28

我可以取消選擇或關閉日曆。

00:03:34

在我的日曆中，我們將首先瞭解如何輕鬆添加新日曆。

00:03:40

為此，在"資料夾"窗格中，

00:03:43

在此日曆組中選擇"我的日曆"

00:03:48

"我的日曆"。

00:03:49

如果按右鍵，

00:03:51

你得到一個函數，一個添加日曆的選項

00:03:55

你將能夠，很容易，從你的日曆添加。

00:04:01

小心，以防你有幾個帳戶，

00:04:06

在 Outlook 中配置的幾個郵箱，

00:04:09

選擇與人相關的人，

00:04:19

以選擇您要查找的人員所在的組織的地址清單，

00:04:27

正確的組織。

00:04:31

在現場，您只需輸入人員的姓名

00:04:40

您正在尋找。

00:04:42

我找到了。

00:04:45

我按一下日曆將其添加到我的清單中。

00:04:49

我可以看到，在我的日曆清單中，菲力浦·豪約已被添加

00:04:55

在我的讀取窗格的右側

00:05:04

我現在有同事的日曆了。

00:05:09

預設情況下，我可以看到他的可用性

00:05:13

用幾句話：

00:05:18

免費、暫定和忙碌。

00:05:23

如果時間段繁忙，則表示他不可用。

00:05:31

所以這很容易。

00:05:32

每次按右鍵"我的日曆"時，都可以從任何通訊錄中添加新日曆

00:05:39

如果你有很多帳戶，

00:05:43

你只需要選擇正確的

00:05:47

系統將允許您訪問此人

00:05:56

其日曆將添加到您的清單中。

00:06:02

就這些日曆而言，

00:06:07

我們可以看到，我的日曆在左邊是一種顏色。

00:06:13

另一種顏色是另一種顏色

00:06:16

他們並排。

00:06:18

有一個選項可以疊加

00:06:22

如果您按右鍵任何日曆並選擇"疊加"，

00:06:27

他們將被覆蓋。

00:06:33

在這裡，我有日曆在一起。

00:06:39

不同的顏色將告訴我我的同事和我的可用性

00:06:48

例如，這樣我就可以為會議選擇適當的時間。

00:06:54

例如，週四從1點到2點，我可以和同事開會

00:07:03

或從3點到4點。

00:07:09

我還可以安排一次與同事的會面。

00:07:17

完成後，我的同事的選項卡上有一個箭頭

00:07:24

您可以決定並排查看

00:07:28

返回日曆的並排視圖。

00:07:34

因此，您可以輕鬆地從組織的任何人員添加日曆

00:07:39

或至少從不同組織的全域通訊清單中

00:07:45

在 Outlook 中可能具有的不同帳戶。

00:07:48

因此，這是輕鬆添加新日曆的方法。

00:07:53

您有一個大日曆清單

00:08:01

通過檢查它們，您可以輕鬆地添加新日曆。

00:08:08

您可以覆蓋它們，使它們在一起

00:08:14

並且，使用顏色，查看會議可用的時間。

00:08:23

新的選項是在您自己的日曆中添加來自同事的日曆。

00:08:37

這是從組織中的人添加日曆的一種方式。

00:08:44

現在，我們將討論並瞭解與組織內外的人員共用日曆的方式。

00:08:54

為此，選擇您的日曆，按右鍵，

00:08:58

在功能表的底部，你會發現"共用"。

00:09:01

不要忘記按右鍵，無論您在 Office 365 中處於何處，都可以訪問許多操作。

00:09:09

這是非常有説明的。

00:09:12

在"共用"中，您有 2 種可能性。

00:09:17

我們將首先發現第一個，即"共用日曆"

00:09:22

正常分享，我會說，

00:09:24

這是一個真正的分享，這實際上是一個電子郵件

00:09:28

可以發送給組織內部的人員。

00:09:35

小心選擇正確的。

00:09:39

例如，這裡。

00:09:49

在這封帶有預定義主題的電子郵件中，

00:09:55

"共用邀請培訓師"，

00:09:57

您將在此處將可能性發送給收件者，

00:10:02

我的一位同事

00:10:04

以查看日曆的詳細資訊。

00:10:09

例如，預設情況下，我的同事將只看到我的可用性：

00:10:15

可用、暫定或忙碌。

00:10:22

如果我選擇"有限的詳細資訊"，

00:10:24

我的同事將能夠看到一些更多的細節添加到資訊，可用性。

00:10:34

"完整詳細資訊"將顯示日曆中顯示的所有資訊

00:10:42

在可用性方面，地點

00:10:47

會議或任命的內容等。

00:10:52

在同一封電子郵件中，

00:10:54

您可以要求收件者與您共用其日曆。

00:11:05

選中"請求查看收件者日曆的許可權"

00:11:10

在這種情況下，他們會給你查看他們的日曆的許可權。

00:11:18

還有一封郵件，因此您可以給同事留言。

00:11:31

如果你發送電子郵件

00:11:35

在這種情況下，您將向同事提供您的日曆的完整詳細資訊存取權限。

00:11:43

這樣，他們將能夠看到您的整個日曆的所有完整細節。

00:11:54

這是在您自己的組織內在內部共用日曆的方式。

00:12:03

我不保存

00:12:07

我將向您展示如何對組織外部的人員執行相同的操作。

00:12:16

根據定義，組織外部的人員將無法訪問您的郵箱或日曆

00:12:30

因為如果沒有授予許可權，則其他人與您的組織之間沒有關系，而預設情況下，它們沒有。

00:12:41

因此，您可以如何共用日曆

00:12:46

是一種共用，不是同一類別。

00:12:50

如果按右鍵並選擇"共用"，

00:12:53

你得到"電子郵件日曆"

00:12:58

在這種情況下，還有另一個快顯視窗，就像以前發生的事情一樣。

00:13:04

現在有一個快顯視窗，您將在您自己的日曆中決定哪個日曆

00:13:18

你想分享哪一個。

00:13:22

您將選擇日期範圍：

00:13:27

你今天只分享嗎？

00:13:30

只是明天？

00:13:32

接下來的7天？

00:13:33

接下來的30天？

00:13:35

整個日曆？

00:13:36

（意思是從現在到你的時間結束）

00:13:41

或指定日期，例如從 23 日、今天到 2 月 23 日。

00:13:52

然後，您還需要決定要與此人共用哪些詳細資訊：

00:14:01

僅限可用性（免費、忙碌或暫定、

00:14:07

在其他地方工作或外出工作）。

00:14:10

這與日曆有關。

00:14:13

有限的詳細資訊（僅日曆項的可用性和主題）。

00:14:19

或完整詳細資訊（日曆專案的可用性和完整詳細資訊），

00:14:25

您的日曆中的所有內容也將由外部人員顯示和查看

00:14:36

將收到此電子郵件，因為它是電子郵件。

00:14:41

如果選擇"高級"，還可以在日曆中包含私人標記的專案。

00:14:53

在這種情況下，收件者將能夠看到日曆的完整詳細資訊。

00:15:07

您決定何時共用：每日計畫或事件清單。

00:15:14

讓我們有"每日時程表"

00:15:17

因為它在視覺上更有趣。

00:15:20

我點擊確定。

00:15:22

而不是授予您的日曆存取權限，這是不可能的，因為收件者是組織外部的，

00:15:37

在此電子郵件中，將顯示您的電子郵件內容

00:15:46

直接複製到電子郵件本身的正文中，

00:15:53

所以這是你的日曆的截圖，

00:15:58

您現在可以發送給組織以外的任何人。

00:16:03

這不是共用日曆的方法，因為它不可能與外部人共用

00:16:10

但一種方式，但發送你的日曆

00:16:18

例如，與此收件者一起決定會議或約會的時間範圍。

00:16:32

發送電子郵件

00:16:33

收件者將準確瞭解您何時可用。

00:16:43

這是與外部的人共用日曆的方式

00:16:48

在某些情況下，對決定會議的時間範圍很有説明。

00:17:00

在這裡，我們已經看到並討論了共用日曆的方式。

00:17:05

現在，我們將瞭解如何將日曆委派給某人。

00:17:13

我們將從您的組織內部開始。

00:17:16

為此，您必須在 Outlook 的日曆部分

00:17:21

從你的日曆，在絲帶，

00:17:27

在"主頁"選項卡中，

00:17:30

您具有日曆許可權。

00:17:33

通過按一下日曆許可權，

00:17:35

您將可以訪問有關日曆的許可權的完整詳細資訊。

00:17:43

您可以看到，預設情況下，所選內容放在"權限等級：忙/閒時間"

00:17:51

意味著您組織中的任何人都可以看到您是空閒或忙碌的。

00:18:15

這是預設情況下。

00:18:16

組織中的任何人都可以查看您是否空閒或忙碌

00:18:21

但您可以更改組織中所有使用者的此許可權，

00:18:32

不建議這樣做。

00:18:36

你可以給忙/忙的時間。

00:18:39

你能做什麼，這是一個可能對一群人很有説明的可能性

00:18:51

或者，如果你想有人能夠採取自己的郵箱和管理它

00:19:01

您可以找到電子郵件地址並添加某人

00:19:18

並授予比預設許可權更多的許可權。

00:19:26

例如，在這裡，您的同事將看到忙/閒時間，但也可以看到會議的主題和位置。

00:19:37

這是閱讀方面。

00:19:39

如果您希望同事能夠在日曆中寫東西，

00:19:45

你可以決定他們能寫什麼。

00:19:50

例如，要創建項，

00:19:54

創建子資料夾，

00:19:56

編輯自己的

00:19:58

並編輯所有。

00:19:59

編輯自己的專案以編輯自己的添加專案。

00:20:05

編輯所有內容，以便他們可以編輯日曆中的任何內容。

00:20:12

所以，要小心。

00:20:15

如果您在"閱讀"中選擇"完整詳細資訊"，

00:20:17

他們將看到完整的細節。

00:20:19

寫入：在這種情況下，它們可以創建子資料夾，但不能創建專案。

00:20:28

在此子資料夾中，刪除部分也是如此：預設情況下，無法刪除專案，

00:20:35

但你可以決定給他們的可能性，刪除自己的專案

00:20:45

或所有專案，如果你喜歡。

00:20:48

通過按一下"確定"，此人可以使用不同的版權管理您自己的日曆

00:21:01

具有系統預設授予的許可權以外的其他許可權。

00:21:08

即只看到忙/閒時間。

00:00:11

この Office 365 MOOC トレーニングへようこそ。

00:00:16

このトレーニングでは、Outlook とすばやく共有および共同作業を行う方法を発見し、話し合います。

00:00:25

このトレーニングへようこそ。

00:00:27

私の名前はチャールズ・ボナチェラ

00:00:28

次の45分を一緒に過ごします。

00:00:35

このセッションの計画:

00:00:37

Outlook からいくつかの予定表を表示して使用する方法を見つけ、

00:00:44

あなたがそれらを表示し、使用することを決定した場合は、あなたのカレンダーといくつかの他の人。

00:00:50

また、あなた自身のカレンダーを共有する方法を見て、発見します

00:00:57

簡単に、内部的または外部的に。

00:01:00

内部的には、私は組織内を意味します。

00:01:02

外部的には、私は誰とでも意味します。

00:01:05

もちろん、両方の種類の共有には大きな違いがあります。

00:01:12

次に、予定表を他のユーザーに委任する方法について説明します。

00:01:20

そのために、予定表へのアクセス許可を管理する方法について説明します。

00:01:26

これは目的です: 主に Outlook および Outlook の予定表の部分にあるこれらの機能を見つけています。

00:01:37

最初から始めましょう

00:01:39

そのために、Outlook に移動してみましょう。

00:01:45

ウェブメールから、皆さんはウェブメールにアクセスする方法を知っています。

00:01:53

ここでは、Outlook にアクセスして予定表に移動します。

00:01:59

カレンダーを共有および委任するには、

00:02:03

あなたは簡単にカレンダーに行くことができます。

00:02:06

画面の左下

00:02:10

いくつかのアイコンがあります

00:02:14

選択できる

00:02:17

Outlook の機能に移動します。

00:02:22

ここでは、例えば、カレンダーに。

00:02:24

カレンダーのフォルダペインで、

00:02:28

カレンダーやカレンダーが見つかります。

00:02:34

ここでは、私が持っているように、あなたはOutlookで構成された別のアカウントを持っています

00:02:40

新しい Web メールを構成するたびに、Outlook の新しいアカウントが表示されるため、

00:02:46

対応するカレンダーがこの一覧に表示されます。

00:02:49

私は4つのアカウントを持っています。

00:02:58

これは、通常、リスト内のすべてのカレンダーが表示されることを意味します。

00:03:03

そして、私はちょうど私のアカウントに関する1つのボックスをチェックする必要があります

00:03:09

このアカウントのカレンダーを表示するには、

00:03:13

アカウントを表示するには

00:03:14

このアカウントが必要ないかどうかを確認します。

00:03:18

ビューペインでは、

00:03:28

カレンダーの選択を解除または閉じることができます。

00:03:34

予定表では、まず新しい予定表を簡単に追加する方法について説明します。

00:03:40

そのために、フォルダペインで、

00:03:43

このカレンダーグループで[マイカレンダー]を選択します。

00:03:48

"マイカレンダー"。

00:03:49

右クリックすると、

00:03:51

あなたは、関数、カレンダーを追加するためのオプションを取得します

00:03:55

そして、あなたは、非常に簡単に、あなたのカレンダーから追加することができるようになります。

00:04:01

複数のアカウントがある場合は注意してください。

00:04:06

Outlook で構成された複数のメールボックス、

00:04:09

人の観点から関連するものを選択するには、

00:04:19

探している組織のアドレス一覧を選択するには、

00:04:27

適切な組織。

00:04:31

フィールドには、ユーザーの名前を入力するだけです。

00:04:40

あなたが探している。

00:04:42

それを見つけました。

00:04:45

カレンダーをクリックしてリストに追加します。

00:04:49

私はカレンダーの私のリストで、フィリップ・ホウヤウが追加されたことがわかります

00:04:55

そして私の読書ウィンドウの右側に

00:05:04

私は今、同僚のカレンダーを持っています。

00:05:09

デフォルトでは、私は彼の可用性を見ることができます

00:05:13

いくつかの言葉で:

00:05:18

無料、暫定的、忙しい。

00:05:23

期間が忙しい場合は、彼が利用できないことを意味します。

00:05:31

だから、それは非常に簡単です。

00:05:32

[マイカレンダー] を右クリックするたびに、任意のアドレス帳から新しいカレンダーを追加できます。

00:05:39

多くのアカウントをお持ちの場合は、

00:05:43

正しいものを選択するだけです

00:05:47

そして、システムはあなたに人へのアクセスを与えます

00:05:56

カレンダーがリストに追加されます。

00:06:02

これらのカレンダーの観点から、

00:06:07

左側のカレンダーが 1 色であることがわかります。

00:06:13

もう一つは別の色です

00:06:16

そして、彼らは並んでいる。

00:06:18

オーバーレイするオプションがあります

00:06:22

カレンダーを右クリックして「オーバーレイ」を選択すると、

00:06:27

これらはオーバーレイされます。

00:06:33

ここでは、カレンダーを一緒に持っています。

00:06:39

異なる色は私の同僚と私の両方の可用性を示します

00:06:48

たとえば、会議の適切な時間を選択できるようにします。

00:06:54

例えば、木曜日の1時から2時まで、同僚と会議を開くことができました。

00:07:03

または3時から4時まで。

00:07:09

また、私は私の同僚との会議をスケジュールすることができました。

00:07:17

あなたが終わったら、私の同僚のタブに矢印があります

00:07:24

並べて表示できる場所

00:07:28

を使用して、カレンダーの横並びビューに戻ります。

00:07:34

したがって、組織の任意のユーザーから簡単にカレンダーを追加できます。

00:07:39

または少なくとも異なる組織のグローバルアドレス一覧から

00:07:45

Outlook に含まれるさまざまなアカウントに対して。

00:07:48

これは、簡単に新しいカレンダーを追加する方法です。

00:07:53

カレンダーの大きなリストがあります

00:08:01

そして、それらをチェックすることで、簡単に新しいカレンダーを追加することができます。

00:08:08

それらをオーバーレイして一緒に持つことができます

00:08:14

そして、色で、会議に使用できる時間を参照してください。

00:08:23

新しいオプションは、自分のカレンダーに同僚のカレンダーを追加することです。

00:08:37

これは、組織内のユーザーから予定表を追加する方法です。

00:08:44

次に、組織内外のユーザーと予定表を共有する方法について説明します。

00:08:54

そのために、カレンダーを選択し、右クリックし、

00:08:58

メニューの下部に「共有」があります。

00:09:01

Office 365 のどこにいても、多くのアクションにアクセスできる右クリックを忘れないでください。

00:09:09

それは非常に便利です。

00:09:12

シェアでは、2つの可能性があります。

00:09:17

最初に「共有カレンダー」を発見します。

00:09:22

通常の共有は、私は言うだろう、

00:09:24

これは実際には電子メールである本当の共有です

00:09:28

組織内のユーザーに送信できます。

00:09:35

正しいものを選択するように注意してください。

00:09:39

ここでは、例えば。

00:09:49

定義済みの件名を含むこの電子メールでは、

00:09:55

「招待トレーナーの共有」

00:09:57

あなたはここで受信者に可能性を送信します,

00:10:02

同僚の一人

00:10:04

を使用して、カレンダーの詳細を表示します。

00:10:09

たとえば、既定では、同僚には自分の空き時間のみが表示されます。

00:10:15

利用可能な、仮またはビジーです。

00:10:22

「限られた詳細」を選択した場合、

00:10:24

私の同僚は、情報、可用性に追加されたいくつかの詳細を見ることができるでしょう。

00:10:34

そして「完全な詳細」は、私のカレンダーに表示されるすべての情報が表示されます

00:10:42

可用性の面で、

00:10:47

会議の内容や予定などに関して

00:10:52

同じメールで

00:10:54

受信者に対して、自分の予定表を自分と共有するように要求することもできます。

00:11:05

[受信者の予定表を表示するためのアクセス許可を要求する] をオンにします。

00:11:10

この場合、カレンダーも表示する権限が与えられます。

00:11:18

メールもあるので、同僚にメッセージを残すことができます。

00:11:31

メールを送ったら

00:11:35

この場合、予定表への完全な詳細アクセス権を同僚に提供します。

00:11:43

これにより、カレンダー全体のすべての完全な詳細を表示できるようになります。

00:11:54

これは、自分の組織内でカレンダーを内部で共有する方法です。

00:12:03

私は保存しません

00:12:07

組織の外部のユーザーと同じことを行う方法を紹介します。

00:12:16

組織外のユーザーは、定義上、メールボックスや予定表にアクセスできません。

00:12:30

アクセス許可が与えられていない場合、他のユーザーと組織の間には関係がないため、既定では関係がありません。

00:12:41

だから、あなたのカレンダーを共有するために何ができるか

00:12:46

は、同じカテゴリではない共有の一種です。

00:12:50

右クリックして [共有] を選択すると、

00:12:53

「電子メールカレンダー」を受け取る

00:12:58

そして、この場合には、前に起こったことのような別のポップアップがあります.

00:13:04

今、あなた自身のカレンダーの中でどのカレンダーを決定するポップアップがあります

00:13:18

共有する 1 つを共有します。

00:13:22

日付範囲を選択します。

00:13:27

今日だけシェアしますか。

00:13:30

明日だけ?

00:13:32

次の7日間?

00:13:33

次の30日?

00:13:35

カレンダー全体?

00:13:36

(今からあなたの時間の終わりまでの意味)

00:13:41

または、今日の 23 日から 2 月 23 日まで、指定された日付。

00:13:52

次に、この外部ユーザーと共有する詳細の種類を決定する必要があります。

00:14:01

可用性のみ(無料、ビジー、または仮の場合、

00:14:07

他の場所で働くか、またはオフィス外で働く)。

00:14:10

それはあなたのカレンダーに関連しています。

00:14:13

限られた詳細(カレンダーアイテムのみの可用性と件名)。

00:14:19

または完全な詳細(利用可能なカレンダーアイテムの完全な詳細)、

00:14:25

あなたのカレンダーにあるすべてのものはまた、外部の人によって表示され、見られます

00:14:36

それは電子メールであるため、この電子メールを受信します。

00:14:41

[詳細] を選択した場合は、予定表にプライベートマーク付きアイテムを含めることができます。

00:14:53

この場合、受信者はカレンダーの詳細を表示できます。

00:15:07

共有するタイミングを決定します: 毎日のスケジュールまたはイベントのリスト。

00:15:14

「毎日のスケジュール」をしましょう

00:15:17

それは視覚的に面白いので。

00:15:20

私はOKをクリックします。

00:15:22

受信者が組織の外部にあるため、予定表へのアクセス権を与える代わりに、

00:15:37

このメールには、メールの内容が表示されます。

00:15:46

電子メール自体の本文に直接コピーされ、

00:15:53

カレンダーのスクリーンショットのようなものだ

00:15:58

組織外の誰にでも送信できるようになりました。

00:16:03

外部のユーザーと予定表を共有することはできないため、カレンダーを共有する方法ではありません。

00:16:10

しかし、それでもあなたのカレンダーを送信する方法

00:16:18

たとえば、会議や予定の時間範囲について、この受信者と一緒に決定します。

00:16:32

電子メールを送信する

00:16:33

受信者は、利用可能な場合の正確なビューを取得します。

00:16:43

これは、外部の誰かとカレンダーを共有する方法です

00:16:48

これは、会議の時間範囲を決定する特定のケースで非常に役立ちます。

00:17:00

ここでは、カレンダーを共有する方法を見て議論しました。

00:17:05

これで、カレンダーを他のユーザーに委任する方法が表示されます。

00:17:13

私たちはあなたの組織の中で開始します。

00:17:16

このためには、Outlook の予定表の一部である必要があります。

00:17:21

カレンダーからリボンで

00:17:27

[ホーム] タブで、

00:17:30

カレンダーのアクセス許可があります。

00:17:33

カレンダーの権限をクリックすると、

00:17:35

カレンダーに関するアクセス許可の完全な詳細にアクセスできます。

00:17:43

デフォルトでは、選択範囲が "アクセス許可レベル: 空き時間/ ビジー時間" に設定されていることがわかります。

00:17:51

つまり、組織内の誰でも、空いているか忙しいことがわかります。

00:18:15

デフォルトではそれが必要です。

00:18:16

空いているか忙しいかを確認できる組織内の誰でも

00:18:21

ただし、組織内のすべてのユーザーに対してこのアクセス許可を変更できます。

00:18:32

これはお勧めしません。

00:18:36

あなたは空き時間/忙しい時間を与えることができます。

00:18:39

あなたが何ができるか、それは人々のグループのために非常に役立つ可能性があります

00:18:51

または、誰かが自分のメールボックスを取り、それを管理できるようにしたい場合

00:19:01

あなたは、電子メールアドレスを見つけて、誰かを追加することができます

00:19:18

既定のアクセス許可よりも多くのアクセス許可を与えます。

00:19:26

たとえば、同僚には空き時間や時間だけでなく、会議の件名や場所も表示されます。

00:19:37

それは読書の面でです。

00:19:39

同僚が予定表に何かを書き込みたい場合は、

00:19:45

彼らが何を書くことができるか決めてもよい。

00:19:50

たとえば、アイテムを作成するには、

00:19:54

サブフォルダを作成するには、

00:19:56

自分で編集するには

00:19:58

すべてを編集します。

00:19:59

独自に編集して、追加したアイテムを編集します。

00:20:05

すべての編集を行い、予定表にあるすべての編集ができるようにします。

00:20:12

だから、それに非常に注意してください。

00:20:15

「読み取り」で「詳細情報」を選択すると、

00:20:17

詳細が表示されます。

00:20:19

書き込み: この場合、サブフォルダを作成できますが、アイテムは作成できません。

00:20:28

このサブフォルダでは、削除セクションでも同じです: デフォルトでは、アイテムを削除する可能性はありません。

00:20:35

しかし、あなたは彼らに自分のアイテムを削除する可能性を与えることを決定することができます

00:20:45

またはあなたが好む場合は、すべての項目。

00:20:48

[OK] をクリックすると、このユーザーは別のアクセス許可を使用して自分のカレンダーを管理できます。

00:21:01

システムによってデフォルトで与えられたアクセス許可以外のアクセス許可を使用します。

00:21:08

これは、空き時間/忙しい時間のみを表示する場合です。

00:00:11

Chào mừng bạn đến với văn phòng này 365 MOOC đào tạo.

00:00:16

Trong quá trình đào tạo này, chúng tôi sẽ khám phá và thảo luận cách chia sẻ và cộng tác nhanh chóng với Outlook.

00:00:25

Chào mừng bạn đến đào tạo này.

00:00:27

Tên tôi là Charles Bonachera

00:00:28

và chúng tôi sẽ chi tiêu trong 45 phút tiếp theo với nhau.

00:00:35

Kế hoạch của phiên họp này:

00:00:37

Chúng tôi sẽ khám phá cách xem và sử dụng một số lịch từ Outlook,

00:00:44

lịch của bạn và nhiều người khác nếu bạn quyết định xem và sử dụng chúng.

00:00:50

Chúng tôi cũng sẽ xem và khám phá cách chia sẻ lịch của riêng bạn

00:00:57

dễ dàng, nội bộ hoặc bên ngoài.

00:01:00

Bởi nội bộ, tôi có nghĩa là bên trong tổ chức.

00:01:02

Bởi bên ngoài, tôi có ý nghĩa với bất cứ ai.

00:01:05

Tất nhiên, có sự khác biệt lớn giữa cả hai loại chia sẻ.

00:01:12

Sau đó, chúng tôi sẽ xem cách bạn có thể ủy thác lịch của mình cho ai đó.

00:01:20

Đối với điều đó, chúng tôi sẽ xem cách bạn có thể quản lý quyền truy cập vào lịch của mình.

00:01:26

Đó là mục tiêu: khám phá chủ yếu các tính năng trong Outlook và trong phần lịch của Outlook.

00:01:37

Hãy bắt đầu từ đầu.

00:01:39

Cho rằng, chúng ta hãy đi đến Outlook.

00:01:45

Từ thư web của bạn, tất cả các bạn biết làm thế nào để truy cập vào thư web của bạn,

00:01:53

Ở đây, tôi có quyền truy cập vào Outlook và đi đến lịch

00:01:59

và để chia sẻ và ủy thác lịch của bạn,

00:02:03

bạn có thể dễ dàng đi đến lịch.

00:02:06

Ở phần dưới cùng bên trái của màn hình,

00:02:10

có một số biểu tượng

00:02:14

bạn có thể chọn

00:02:17

để đi trong các chức năng của Outlook.

00:02:22

Ở đây ví dụ, để lịch.

00:02:24

Trong ngăn thư mục của lịch,

00:02:28

bạn sẽ tìm thấy lịch hoặc lịch của bạn.

00:02:34

Ở đây, như tôi có, bạn có các tài khoản khác nhau được cấu hình trong Outlook

00:02:40

bởi vì mỗi lần bạn cấu hình một webmail mới, một tài khoản mới trong Outlook,

00:02:46

lịch tương ứng sẽ xuất hiện trong danh sách này.

00:02:49

Tôi có 4 tài khoản.

00:02:58

Nó có nghĩa là bình thường, trong danh sách, tất cả các lịch xuất hiện

00:03:03

và tôi chỉ cần kiểm tra một hộp liên quan đến tài khoản của tôi

00:03:09

để xem lịch của tài khoản này,

00:03:13

để hiển thị tài khoản

00:03:14

và kiểm tra xem tôi không cần tài khoản này.

00:03:18

Trong cửa sổ xem,

00:03:28

Tôi có thể bỏ chọn hoặc đóng lịch.

00:03:34

Trong lịch của tôi, trước tiên, chúng tôi sẽ xem cách bạn có thể dễ dàng thêm lịch mới.

00:03:40

Cho rằng, trong cửa sổ Folder,

00:03:43

chọn "lịch của tôi" trong nhóm lịch này

00:03:48

"Lịch của tôi".

00:03:49

Nếu bạn nhấp chuột phải,

00:03:51

bạn nhận được một chức năng, một tùy chọn để thêm lịch

00:03:55

và bạn sẽ có thể, rất dễ dàng, để thêm từ lịch của bạn.

00:04:01

Hãy cẩn thận trong trường hợp bạn có nhiều tài khoản,

00:04:06

một số hộp thư được cấu hình trong Outlook,

00:04:09

để chọn một trong đó có liên quan trong điều khoản của người,

00:04:19

để chọn danh sách địa chỉ của tổ chức mà người mà bạn đang tìm kiếm,

00:04:27

tổ chức đúng.

00:04:31

Trong lĩnh vực này, bạn chỉ cần nhập tên của người

00:04:40

mà bạn đang tìm kiếm.

00:04:42

Tôi tìm thấy nó.

00:04:45

Tôi nhấp vào lịch để thêm nó vào danh sách của tôi.

00:04:49

Tôi có thể thấy rằng trong danh sách lịch của tôi, Philippe Houyau đã được thêm

00:04:55

và ở phần bên phải của ngăn đọc của tôi

00:05:04

Bây giờ tôi có lịch của đồng nghiệp của tôi.

00:05:09

Theo mặc định, tôi có thể thấy tính sẵn sàng của mình

00:05:13

trong một vài từ:

00:05:18

Miễn phí, dự kiến và bận rộn.

00:05:23

Trong trường hợp thời gian là bận rộn, nó có nghĩa là ông không có sẵn.

00:05:31

Vì vậy, nó rất dễ dàng.

00:05:32

Mỗi lần bạn nhấp chuột phải vào lịch của tôi, bạn có thể thêm lịch mới từ bất kỳ sổ địa chỉ nào

00:05:39

và nếu bạn có nhiều tài khoản,

00:05:43

bạn chỉ cần chọn đúng một trong những

00:05:47

và hệ thống sẽ cho bạn quyền truy cập vào người

00:05:56

có lịch sẽ được thêm vào danh sách của bạn.

00:06:02

Trong điều kiện xem các lịch này,

00:06:07

chúng ta có thể thấy rằng lịch của tôi ở bên trái là một màu.

00:06:13

Một trong những khác là màu khác

00:06:16

và họ đang cạnh nhau.

00:06:18

Có một tùy chọn để che phủ

00:06:22

Nếu bạn nhấp chuột phải vào bất kỳ lịch nào và chọn "lớp phủ",

00:06:27

họ sẽ được che.

00:06:33

Ở đây tôi có các lịch với nhau.

00:06:39

Các màu sắc khác nhau sẽ cho tôi thấy sự sẵn có của cả hai đồng nghiệp của tôi và tôi

00:06:48

Vì vậy mà tôi có thể, ví dụ, chọn thời gian thích hợp cho một cuộc họp.

00:06:54

ở đây ví dụ, vào ngày thứ năm từ 1 giờ đến 2 giờ, tôi có thể có một cuộc họp với đồng nghiệp của tôi

00:07:03

hoặc từ 3 giờ đến 4 giờ.

00:07:09

Ngoài ra tôi có thể lên lịch một cuộc họp với đồng nghiệp của tôi.

00:07:17

Khi bạn đã hoàn tất, có một mũi tên trong tab của đồng nghiệp của tôi

00:07:24

nơi bạn có thể quyết định xem cạnh nhau

00:07:28

để quay trở lại xem cạnh nhau của lịch này.

00:07:34

Vì vậy, bạn có thể dễ dàng thêm lịch từ bất kỳ người nào trong tổ chức của bạn

00:07:39

hoặc ít nhất là từ danh sách địa chỉ toàn cầu của các tổ chức khác nhau

00:07:45

trên các tài khoản khác nhau mà bạn có thể có trong Outlook.

00:07:48

Vì vậy, đó là cách để dễ dàng thêm lịch mới.

00:07:53

Bạn có một danh sách lớn các lịch

00:08:01

và bằng cách kiểm tra chúng, bạn có thể dễ dàng thêm lịch mới.

00:08:08

Bạn có thể phủ chúng lại với nhau

00:08:14

và, với màu sắc, xem thời gian nào có sẵn cho một cuộc họp.

00:08:23

Tùy chọn mới là thêm lịch từ đồng nghiệp của bạn vào lịch của riêng bạn.

00:08:37

Đó là một cách để thêm lịch từ những người trong tổ chức của bạn.

00:08:44

Bây giờ chúng ta sẽ thảo luận và xem cách chia sẻ lịch của bạn với ai đó bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của bạn.

00:08:54

Cho rằng, chọn lịch của bạn, nhấp chuột phải,

00:08:58

và ở cuối menu, bạn tìm thấy "chia sẻ".

00:09:01

Đừng quên các nhấp chuột phải cho phép bạn truy cập vào rất nhiều hành động bất cứ nơi nào bạn đang ở trong văn phòng 365.

00:09:09

Nó rất hữu ích.

00:09:12

Trong chia sẻ, bạn có 2 khả năng.

00:09:17

Chúng tôi đầu tiên sẽ khám phá ra một trong những đầu tiên, đó là "chia sẻ lịch"

00:09:22

chia sẻ bình thường, tôi muốn nói,

00:09:24

đó là một chia sẻ thực sự mà trên thực tế là một email

00:09:28

mà bạn có thể gửi cho ai đó trong tổ chức của bạn.

00:09:35

Hãy cẩn thận để chọn một trong những quyền.

00:09:39

Ở đây, ví dụ.

00:09:49

Trong email này với một chủ đề định sẵn,

00:09:55

"Chia sẻ lời mời Trainer",

00:09:57

bạn sẽ gửi khả năng cho người nhận ở đây,

00:10:02

một trong những đồng nghiệp của tôi,

00:10:04

để xem chi tiết lịch của bạn.

00:10:09

Ở đây ví dụ, theo mặc định, đồng nghiệp của tôi sẽ chỉ nhìn thấy tính khả dụng của tôi:

00:10:15

có sẵn, dự kiến hoặc bận rộn.

00:10:22

Nếu tôi chọn "chi tiết giới hạn",

00:10:24

đồng nghiệp của tôi sẽ có thể xem một số chi tiết thêm vào các thông tin, sự sẵn có.

00:10:34

Và "chi tiết đầy đủ" sẽ hiển thị tất cả các thông tin hiển thị trong lịch của tôi

00:10:42

trong điều kiện sẵn có, nơi

00:10:47

về nội dung của cuộc họp hoặc cuộc hẹn, v.v.

00:10:52

Trong cùng một email,

00:10:54

bạn có thể yêu cầu người nhận cũng chia sẻ lịch của mình với bạn.

00:11:05

Kiểm tra "yêu cầu quyền xem lịch của người nhận"

00:11:10

cho điều đó và trong trường hợp này, họ sẽ cho phép bạn xem cũng lịch của họ.

00:11:18

Ngoài ra còn có một thư, vì vậy bạn có thể để lại một tin nhắn cho đồng nghiệp của bạn.

00:11:31

Và nếu bạn gửi email,

00:11:35

bạn sẽ cung cấp đầy đủ thông tin truy cập vào lịch của bạn để đồng nghiệp của bạn trong trường hợp này.

00:11:43

Bằng cách này, họ sẽ có thể xem tất cả các chi tiết đầy đủ của toàn bộ lịch của bạn.

00:11:54

Đó là cách để chia sẻ lịch của bạn trong nội bộ, bên trong tổ chức của riêng bạn.

00:12:03

Tôi không lưu

00:12:07

và tôi sẽ cho bạn thấy làm thế nào để làm tương tự với một người nào đó bên ngoài tổ chức của bạn.

00:12:16

Một người bên ngoài tổ chức của bạn, theo định nghĩa, sẽ không nhận được quyền truy cập vào hộp thư của bạn hoặc vào lịch của bạn

00:12:30

vì không có mối quan hệ giữa người khác và tổ chức của bạn nếu các quyền không được cung cấp và theo mặc định họ không.

00:12:41

Vì vậy, những gì bạn có thể làm để chia sẻ lịch của bạn

00:12:46

là một loại chia sẻ mà không phải là cùng một thể loại.

00:12:50

Nếu bạn bấm chuột phải và chọn chia sẻ,

00:12:53

bạn nhận được "E-mail lịch"

00:12:58

và trong trường hợp này có một cửa sổ pop-up như những gì đã xảy ra trước đó.

00:13:04

Bây giờ có một cửa sổ pop-up, nơi bạn sẽ quyết định lịch nào trong một (s) trong lịch của riêng bạn

00:13:18

mà một (các) bạn muốn chia sẻ.

00:13:22

Bạn sẽ chọn một phạm vi ngày:

00:13:27

bạn sẽ chia sẻ ngày hôm nay chỉ?

00:13:30

chỉ ngày mai?

00:13:32

trong 7 ngày tiếp theo?

00:13:33

trong 30 ngày tới?

00:13:35

toàn bộ lịch?

00:13:36

(nghĩa là từ bây giờ cho đến khi kết thúc của thời gian của bạn)

00:13:41

Hoặc ngày được chỉ định, ví dụ từ ngày 23, hôm nay, đến ngày 23 tháng 2.

00:13:52

Sau đó, bạn cũng cần phải quyết định loại chi tiết nào bạn sẽ chia sẻ với người bên ngoài này:

00:14:01

Chỉ có sẵn (miễn phí, bận rộn hoặc dự kiến,

00:14:07

làm việc ở nơi khác hoặc ngoài văn phòng).

00:14:10

Điều đó liên quan đến lịch của bạn.

00:14:13

Chi tiết hạn chế (tính sẵn có và đối tượng chỉ các mục lịch).

00:14:19

Hoặc đầy đủ chi tiết (tính khả dụng và đầy đủ chi tiết của các mục lịch),

00:14:25

Tất cả mọi thứ trong lịch của bạn cũng sẽ được cho thấy và nhìn thấy bởi người bên ngoài

00:14:36

sẽ nhận được email này bởi vì đó là một email.

00:14:41

Nếu bạn chọn nâng cao, bạn cũng có thể đưa vào các mục được đánh dấu riêng của lịch.

00:14:53

Trong trường hợp này, người nhận sẽ có thể xem toàn bộ chi tiết lịch của bạn.

00:15:07

Bạn quyết định khi nào bạn muốn chia sẻ: lịch trình hàng ngày hoặc danh sách các sự kiện.

00:15:14

Hãy có "lịch trình hàng ngày"

00:15:17

bởi vì nó trực quan thú vị hơn.

00:15:20

Tôi bấm vào OK.

00:15:22

Thay vì cho truy cập vào lịch của bạn, mà không thể do người nhận bên ngoài tổ chức của bạn,

00:15:37

trong email này, nội dung email của bạn xuất hiện

00:15:46

được sao chép trực tiếp trong cơ thể của chính email,

00:15:53

Vì vậy, nó là loại ảnh chụp màn hình của lịch của bạn,

00:15:58

mà bây giờ bạn có thể gửi cho bất kỳ ai bên ngoài tổ chức của bạn.

00:16:03

Nó không phải là một cách để chia sẻ lịch của bạn vì nó không thể với một ai đó bên ngoài

00:16:10

nhưng một cách để vẫn gửi lịch của bạn

00:16:18

Ví dụ, để quyết định với người nhận này với nhau trong một khoảng thời gian cho một cuộc họp hoặc một cuộc hẹn.

00:16:32

Gửi email

00:16:33

và người nhận sẽ nhận được một xem chính xác của khi bạn có sẵn hay không.

00:16:43

Đó là cách để chia sẻ lịch của bạn với một người nào đó bên ngoài

00:16:48

đó là khá hữu ích trong một số trường hợp để quyết định một phạm vi thời gian cho một cuộc họp.

00:17:00

Ở đây chúng tôi đã thấy và thảo luận về cách để chia sẻ lịch.

00:17:05

Bây giờ chúng ta sẽ thấy làm thế nào bạn có thể ủy thác bạn lịch cho ai đó.

00:17:13

Chúng tôi sẽ bắt đầu trong tổ chức của bạn.

00:17:16

Đối với điều này, bạn phải ở trong phần lịch của Outlook

00:17:21

và từ lịch của bạn, trong ribbon,

00:17:27

trong tab Trang chủ,

00:17:30

bạn có quyền lịch.

00:17:33

Bằng cách bấm vào quyền lịch,

00:17:35

bạn sẽ nhận được quyền truy cập vào các chi tiết đầy đủ các quyền liên quan đến lịch.

00:17:43

Bạn có thể thấy rằng, theo mặc định, lựa chọn được đặt trên "cấp phép: thời gian rảnh/bận"

00:17:51

có nghĩa là bất cứ ai trong tổ chức của bạn có thể thấy rằng bạn là miễn phí hoặc bận rộn.

00:18:15

Đó là theo mặc định.

00:18:16

Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn đều có thể xem bạn có rảnh hay bận

00:18:21

nhưng bạn có thể thay đổi quyền này cho tất cả người dùng trong tổ chức của bạn,

00:18:32

không được khuyến cáo.

00:18:36

Bạn có thể cho thời gian rảnh/bận.

00:18:39

Những gì bạn có thể làm, đó là một khả năng mà có thể rất hữu ích cho một nhóm người

00:18:51

hoặc nếu bạn muốn ai đó có thể lấy hộp thư của riêng bạn và quản lý nó

00:19:01

bạn có thể tìm thấy địa chỉ email và thêm ai đó

00:19:18

và cho phép nhiều hơn so với những người mặc định.

00:19:26

Ở đây ví dụ, đồng nghiệp của bạn sẽ thấy thời gian rảnh/bận, nhưng cũng là chủ đề và vị trí của các cuộc họp của bạn.

00:19:37

Đó là trong điều khoản của đọc.

00:19:39

Nếu bạn muốn đồng nghiệp của bạn có thể viết một cái gì đó trong lịch của bạn,

00:19:45

bạn có thể quyết định những gì họ sẽ có thể viết.

00:19:50

Ví dụ: để tạo các mục,

00:19:54

để tạo các thư mục con,

00:19:56

để chỉnh sửa

00:19:58

và chỉnh sửa tất cả.

00:19:59

Chỉnh sửa riêng để chỉnh sửa các mục được thêm của riêng họ.

00:20:05

Chỉnh sửa tất cả để họ có thể chỉnh sửa bất cứ thứ gì trong lịch của bạn.

00:20:12

Vì vậy, phải rất cẩn thận với điều đó.

00:20:15

Nếu bạn chọn "chi tiết đầy đủ" trong "đọc",

00:20:17

họ sẽ xem chi tiết đầy đủ.

00:20:19

Viết: họ sẽ có thể trong trường hợp này, ví dụ, để tạo ra các thư mục con nhưng không phải các mặt hàng.

00:20:28

Trong thư mục con này, nó là như nhau cho phần xóa: theo mặc định, không có khả năng xóa một mục,

00:20:35

nhưng bạn có thể quyết định để cung cấp cho họ khả năng để xóa các mục riêng của họ

00:20:45

hoặc tất cả các mục nếu bạn thích.

00:20:48

Bằng cách nhấp vào OK, nó cung cấp cho người này khả năng để quản lý lịch của riêng bạn với các quyền khác nhau

00:21:01

với các quyền khác so với những người mà là theo mặc định được đưa ra bởi hệ thống.

00:21:08

mà là để xem chỉ có thời gian rảnh/bận.

00:00:11

Selamat datang di kantor ini 365 pelatihan MOOC.

00:00:16

Selama pelatihan ini, kami akan menemukan dan mendiskusikan cara berbagi dan berkolaborasi dengan cepat dengan Outlook.

00:00:25

Selamat datang di pelatihan ini.

00:00:27

Nama saya Charles Bonachera

00:00:28

dan kita akan menghabiskan 45 menit berikutnya bersama-sama.

00:00:35

Rencana sesi ini:

00:00:37

Kita akan menemukan cara melihat dan menggunakan beberapa kalender dari Outlook,

00:00:44

kalender Anda dan beberapa orang lain jika Anda memutuskan untuk melihat dan menggunakannya.

00:00:50

Kami juga akan melihat dan menemukan cara berbagi kalender Anda sendiri

00:00:57

dengan mudah, internal atau eksternal.

00:01:00

Secara internal, maksudku di dalam organisasi.

00:01:02

Dengan eksternal, maksudku dengan siapa pun.

00:01:05

Tentu saja, ada perbedaan besar antara kedua jenis berbagi.

00:01:12

Kemudian kita akan melihat bagaimana Anda dapat mendelegasikan kalender Anda kepada seseorang.

00:01:20

Untuk itu, kita akan melihat bagaimana Anda dapat mengatur izin akses ke kalender Anda.

00:01:26

Itulah tujuannya: Temukan terutama fitur ini yang ada di Outlook dan di bagian kalender Outlook.

00:01:37

Mari kita mulai dari awal.

00:01:39

Untuk itu, mari kita pergi ke Outlook.

00:01:45

Dari web mail, Anda semua tahu cara mengakses web mail,

00:01:53

Di sini, saya memiliki akses ke Outlook dan pergi ke kalender

00:01:59

dan untuk berbagi dan mendelegasikan kalender Anda,

00:02:03

Anda dapat dengan mudah masuk ke kalender.

00:02:06

Di bagian kiri bawah layar,

00:02:10

ada beberapa ikon

00:02:14

yang dapat Anda pilih

00:02:17

untuk masuk ke fungsi Outlook.

00:02:22

Di sini misalnya, ke kalender.

00:02:24

Di panel folder kalender,

00:02:28

Anda akan menemukan kalender atau kalender.

00:02:34

Di sini, seperti yang saya miliki, Anda memiliki akun yang berbeda yang dikonfigurasi di Outlook

00:02:40

karena setiap kali Anda mengonfigurasi webmail baru, akun baru di Outlook,

00:02:46

kalender yang sesuai akan muncul dalam daftar ini.

00:02:49

Saya memiliki akun 4.

00:02:58

Ini berarti bahwa biasanya, dalam daftar, Semua kalender muncul

00:03:03

dan aku hanya harus memeriksa satu kotak mengenai account saya

00:03:09

untuk melihat kalender akun ini,

00:03:13

untuk menampilkan akun

00:03:14

dan periksa apakah saya tidak memerlukan akun ini.

00:03:18

Di panel tampilan,

00:03:28

Saya dapat membatalkan atau menutup kalender.

00:03:34

Di kalender saya, pertama-tama kita akan melihat bagaimana Anda dapat dengan mudah menambahkan kalender baru.

00:03:40

Untuk itu, di panel folder,

00:03:43

Pilih "kalender saya" di grup kalender ini

00:03:48

"Kalender saya".

00:03:49

Jika Anda klik kanan,

00:03:51

Anda mendapatkan fungsi, pilihan untuk menambahkan kalender

00:03:55

dan Anda akan dapat, sangat mudah, untuk menambahkan dari kalender Anda.

00:04:01

Berhati-hatilah jika Anda memiliki beberapa akun,

00:04:06

beberapa kotak pesan yang dikonfigurasi di Outlook,

00:04:09

untuk memilih salah satu yang relevan dalam hal orang,

00:04:19

untuk memilih daftar alamat organisasi tempat orang yang Anda cari adalah,

00:04:27

organisasi yang tepat.

00:04:31

Di lapangan, Anda hanya perlu memasukkan nama orang

00:04:40

yang Anda cari.

00:04:42

Saya menemukannya.

00:04:45

Saya klik pada kalender untuk menambahkannya ke daftar saya.

00:04:49

Aku bisa melihat bahwa dalam daftar kalender, Philippe Houyau telah ditambahkan

00:04:55

dan di bagian kanan panel baca saya

00:05:04

Saya sekarang kalender kolega saya.

00:05:09

Secara default, saya dapat melihat ketersediaannya

00:05:13

dalam beberapa kata:

00:05:18

Gratis, tentatif dan sibuk.

00:05:23

Dalam hal periode waktu sibuk, itu berarti bahwa ia tidak tersedia.

00:05:31

Jadi sangat mudah.

00:05:32

Setiap kali Anda mengklik kanan pada kalender saya, Anda dapat menambahkan kalender baru dari buku alamat manapun

00:05:39

dan jika Anda memiliki banyak account,

00:05:43

Anda hanya perlu memilih salah satu yang benar

00:05:47

dan sistem akan memberikan Anda akses ke orang

00:05:56

kalender yang akan ditambahkan ke daftar Anda.

00:06:02

Dalam hal pandangan kalender ini,

00:06:07

kita dapat melihat bahwa kalender saya di sebelah kiri adalah dalam satu warna.

00:06:13

Yang lainnya dalam warna lain

00:06:16

dan mereka berdampingan.

00:06:18

Ada pilihan untuk overlay

00:06:22

Jika Anda klik kanan pada setiap kalender dan pilih "overlay",

00:06:27

mereka akan disalut.

00:06:33

Di sini saya memiliki kalender bersama-sama.

00:06:39

Warna yang berbeda akan menunjukkan ketersediaan kedua kolega saya dan saya

00:06:48

sehingga saya dapat, misalnya, memilih waktu yang tepat untuk rapat.

00:06:54

di sini misalnya, pada hari Kamis dari jam 1 sampai jam 2 pagi, saya bisa bertemu dengan kolega saya

00:07:03

atau dari pukul 3 sampai jam 4 pagi.

00:07:09

Saya juga bisa menjadwalkan pertemuan dengan kolega saya.

00:07:17

Ketika Anda selesai, ada panah di tab kolega saya

00:07:24

di mana Anda dapat memutuskan untuk melihat sisi-by-Side

00:07:28

untuk kembali ke tampilan sisi-by-side kalender.

00:07:34

Sehingga Anda dapat dengan mudah menambahkan kalender dari setiap orang dari organisasi Anda

00:07:39

atau setidaknya dari daftar alamat global organisasi yang berbeda

00:07:45

pada akun yang berbeda yang mungkin Anda miliki di Outlook.

00:07:48

Jadi itulah cara untuk dengan mudah menambahkan kalender baru.

00:07:53

Anda memiliki daftar besar kalender

00:08:01

dan dengan memeriksa mereka Anda dapat dengan mudah menambahkan kalender baru.

00:08:08

Anda dapat overlay mereka untuk memilikinya bersama-sama

00:08:14

dan, dengan warna, lihat waktu yang tersedia untuk rapat.

00:08:23

Pilihan baru adalah menambahkan kalender dari kolega Anda di kalender Anda sendiri.

00:08:37

Itu adalah cara untuk menambahkan kalender dari orang di organisasi Anda.

00:08:44

Sekarang kita akan membahas dan melihat cara untuk berbagi kalender dengan seseorang di dalam atau di luar organisasi Anda.

00:08:54

Untuk itu, pilih kalender, klik kanan,

00:08:58

dan di bagian bawah menu, Anda menemukan "Share".

00:09:01

Jangan lupa klik kanan yang memberi Anda akses ke banyak tindakan di manapun Anda berada di Office 365.

00:09:09

Ini sangat membantu.

00:09:12

Di share, Anda memiliki 2 kemungkinan.

00:09:17

Pertama kita akan menemukan yang pertama, yaitu "Share Calendar"

00:09:22

berbagi normal, saya akan berkata,

00:09:24

yang merupakan berbagi nyata yang sebenarnya adalah email

00:09:28

yang dapat Anda kirim ke seseorang di dalam organisasi Anda.

00:09:35

Berhati-hatilah untuk memilih yang benar.

00:09:39

Di sini, misalnya.

00:09:49

Dalam email ini dengan subjek yang telah ditetapkan,

00:09:55

"Berbagi undangan Trainer",

00:09:57

Anda akan mengirim kemungkinan kepada penerima di sini,

00:10:02

salah satu kolega saya,

00:10:04

untuk melihat rincian kalender Anda.

00:10:09

Di sini misalnya, secara default kolega saya hanya akan melihat ketersediaan saya:

00:10:15

tersedia, tentatif atau sibuk.

00:10:22

Jika saya memilih "rincian terbatas",

00:10:24

rekan saya akan dapat melihat beberapa rincian lebih lanjut ditambahkan ke informasi, ketersediaan.

00:10:34

Dan "rincian lengkap" akan menampilkan semua informasi yang ditampilkan dalam kalender saya

00:10:42

dalam hal ketersediaan, tempatkan

00:10:47

dalam hal isi pertemuan atau penunjukan, dll.

00:10:52

Dalam email yang sama,

00:10:54

Anda dapat meminta penerima untuk juga berbagi kalender nya dengan Anda.

00:11:05

Centang "minta izin untuk melihat kalender Penerima"

00:11:10

untuk itu dan dalam kasus ini, mereka akan memberi Anda izin untuk melihat juga kalender mereka.

00:11:18

Ada juga mail, sehingga Anda dapat meninggalkan pesan ke kolega Anda.

00:11:31

Dan jika Anda mengirim email,

00:11:35

Anda akan memberikan rincian penuh akses ke kalender Anda untuk kolega Anda dalam hal ini.

00:11:43

Dengan cara ini, mereka akan dapat melihat semua detail lengkap dari keseluruhan kalender Anda.

00:11:54

Itulah cara untuk berbagi kalender secara internal, di dalam organisasi Anda sendiri.

00:12:03

Saya tidak menyimpan

00:12:07

dan saya akan menunjukkan cara untuk melakukan hal yang sama dengan seseorang eksternal untuk organisasi Anda.

00:12:16

Seseorang yang eksternal untuk organisasi Anda, menurut definisi, tidak akan mendapatkan akses ke kotak surat Anda atau kalender Anda

00:12:30

karena tidak ada hubungan antara orang lain dan organisasi Anda jika izin tidak diberikan dan secara default mereka tidak.

00:12:41

Jadi apa yang dapat Anda lakukan untuk berbagi kalender

00:12:46

adalah semacam berbagi yang tidak kategori yang sama.

00:12:50

Jika Anda klik kanan dan pilih bagikan,

00:12:53

Anda mendapatkan "E-mail Calendar"

00:12:58

dan dalam hal ini ada pop-up lain seperti apa yang terjadi sebelumnya.

00:13:04

Sekarang ada pop-up di mana Anda akan memutuskan mana kalender di antara satu (s) di kalender Anda sendiri

00:13:18

yang satu (s) Anda ingin berbagi.

00:13:22

Anda akan memilih rentang tanggal:

00:13:27

Anda hanya akan berbagi hari ini?

00:13:30

hanya besok?

00:13:32

7 hari ke depan?

00:13:33

30 hari ke depan?

00:13:35

seluruh kalender?

00:13:36

(artinya dari sekarang sampai akhir dari waktu Anda)

00:13:41

Atau tanggal tertentu, misalnya dari 23, hari ini, untuk 23 Februari.

00:13:52

Kemudian, Anda juga perlu memutuskan jenis rincian yang akan Anda bagikan dengan orang eksternal ini:

00:14:01

Ketersediaan hanya (gratis, sibuk atau tentatif,

00:14:07

bekerja di tempat lain atau di luar kantor).

00:14:10

Yang terkait dengan kalender Anda.

00:14:13

Detail terbatas (hanya ketersediaan dan subjek item kalender).

00:14:19

Atau rincian lengkap (ketersediaan dan rincian lengkap dari item kalender),

00:14:25

segala sesuatu yang ada di kalender Anda akan juga ditunjukkan dan dilihat oleh orang eksternal

00:14:36

yang akan menerima email ini karena itu email.

00:14:41

Jika Anda memilih lanjutan, Anda juga dapat memasukkan dalam kalender Anda item yang ditandai pribadi.

00:14:53

Dalam hal ini, penerima akan dapat melihat detail lengkap kalender Anda.

00:15:07

Anda memutuskan Kapan Anda ingin berbagi: jadwal harian atau daftar acara.

00:15:14

Mari kita memiliki "jadwal harian"

00:15:17

karena itu secara visual lebih menarik.

00:15:20

Saya klik pada OK.

00:15:22

Daripada memberikan akses kalender Anda, yang tidak mungkin karena penerima eksternal untuk organisasi Anda,

00:15:37

dalam email ini, isi email Anda muncul

00:15:46

yang langsung disalin di badan email itu sendiri,

00:15:53

Jadi itu semacam screenshot kalender Anda,

00:15:58

yang kini dapat Anda kirim ke siapa pun di luar organisasi.

00:16:03

Ini bukan cara untuk berbagi kalender karena tidak mungkin dengan seseorang eksternal

00:16:10

Tapi cara untuk tetap mengirim kalender Anda

00:16:18

Misalnya, untuk memutuskan dengan penerima ini bersama-sama untuk rentang waktu untuk pertemuan atau janji temu.

00:16:32

Kirim email

00:16:33

dan Penerima akan mendapatkan pandangan yang tepat ketika Anda tersedia atau tidak.

00:16:43

Itu adalah cara untuk berbagi kalender dengan seseorang eksternal

00:16:48

yang cukup membantu dalam kasus tertentu untuk memutuskan rentang waktu untuk pertemuan.

00:17:00

Di sini kita telah melihat dan membahas cara untuk berbagi kalender.

00:17:05

Sekarang kita akan melihat bagaimana Anda dapat mendelegasikan kalender Anda kepada seseorang.

00:17:13

Kami akan mulai di dalam organisasi Anda.

00:17:16

Untuk ini, Anda harus berada di bagian kalender Outlook

00:17:21

dan dari kalender Anda, di pita,

00:17:27

di tab Beranda,

00:17:30

Anda memiliki izin kalender.

00:17:33

Dengan mengklik pada izin kalender,

00:17:35

Anda akan mendapatkan akses ke rincian lengkap izin mengenai kalender.

00:17:43

Anda dapat melihat bahwa, secara default, seleksi diletakkan pada "tingkat izin: waktu bebas/sibuk"

00:17:51

berarti bahwa siapa pun di organisasi Anda dapat melihat bahwa Anda bebas atau sibuk.

00:18:15

Itu secara default.

00:18:16

Siapa saja di organisasi Anda dapat melihat apakah Anda bebas atau sibuk

00:18:21

Namun Anda dapat mengubah izin ini untuk semua pengguna di organisasi Anda,

00:18:32

yang tidak dianjurkan.

00:18:36

Anda dapat memberikan waktu bebas/sibuk.

00:18:39

Apa yang dapat Anda lakukan, itu kemungkinan yang mungkin sangat membantu bagi sekelompok orang

00:18:51

atau jika Anda ingin seseorang untuk dapat mengambil kotak surat Anda sendiri dan mengelolanya

00:19:01

Anda dapat menemukan alamat email dan menambahkan seseorang

00:19:18

dan memberikan lebih banyak izin daripada yang default.

00:19:26

Di sini misalnya, kolega Anda akan melihat waktu bebas/sibuk, tetapi juga subjek dan lokasi pertemuan Anda.

00:19:37

Itu dalam hal membaca.

00:19:39

Jika Anda ingin kolega Anda dapat menulis sesuatu di kalender Anda,

00:19:45

Anda dapat memutuskan apa yang mereka akan dapat menulis.

00:19:50

Misalnya, untuk membuat item,

00:19:54

untuk membuat subfolder,

00:19:56

untuk mengedit sendiri

00:19:58

dan mengedit semua.

00:19:59

Edit sendiri untuk mengedit item yang ditambahkan.

00:20:05

Edit semua sehingga mereka akan dapat mengedit apa pun yang ada di kalender Anda.

00:20:12

Jadi berhati-hatilah dengan itu.

00:20:15

Pilih "detail lengkap" di "Baca",

00:20:17

mereka akan melihat rincian lengkap.

00:20:19

Menulis: mereka akan dapat dalam kasus ini, misalnya, untuk membuat subfolder tetapi tidak item.

00:20:28

Dalam subfolder ini, itu adalah sama untuk menghapus bagian: secara default tidak ada kemungkinan untuk menghapus item,

00:20:35

tetapi Anda dapat memutuskan untuk memberi mereka kemungkinan untuk menghapus item mereka sendiri

00:20:45

atau semua item jika Anda lebih suka.

00:20:48

Dengan mengklik OK, itu memberi orang ini kemungkinan untuk mengelola kalender Anda sendiri dengan izin yang berbeda

00:21:01

dengan izin lain daripada yang secara default diberikan oleh sistem.

00:21:08

yang hanya melihat waktu bebas/sibuk.

00:00:11

Добро пожаловать на обучение в Управление 365 MOOC.

00:00:16

Во время этого тренинга мы узнаем и обсудим, как быстро обмениваться информацией и сотрудничать с Outlook.

00:00:25

Добро пожаловать на это обучение.

00:00:27

Меня зовут Чарльз Бонахера

00:00:28

и мы проведем следующие 45 минут вместе.

00:00:35

План этой сессии:

00:00:37

Мы узнаем, как просматривать и использовать несколько календарей из Outlook,

00:00:44

календарь и несколько других, если вы решите увидеть и использовать их.

00:00:50

Мы также увидим и узнаем, как поделиться своим собственным календарем

00:00:57

легко, внутренне или внешне.

00:01:00

Внутренне, я имею в виду внутри организации.

00:01:02

Внешне я имею в виду кого угодно.

00:01:05

Конечно, существуют большие различия между обоими видами обмена.

00:01:12

Тогда мы увидим, как вы можете делегировать свой календарь кому-то.

00:01:20

Для этого мы увидим, как вы можете управлять разрешениями доступа к вашему календарю.

00:01:26

Это цель: обнаружить в основном эти функции, которые находятся в Outlook и в календарной части Outlook.

00:01:37

Начнем с самого начала.

00:01:39

Для этого, давайте перейдите на Outlook.

00:01:45

Из вашей веб-почты, вы все знаете, как получить доступ к вашей веб-почты,

00:01:53

Здесь у меня есть доступ к Outlook и перейти к календарю

00:01:59

и поделиться и делегировать свой календарь,

00:02:03

вы можете легко перейти к календарю.

00:02:06

В левой нижней части экрана,

00:02:10

Есть несколько иконок

00:02:14

что вы можете выбрать

00:02:17

выполнять функции Outlook.

00:02:22

Вот, например, календарь.

00:02:24

В стекле календаря

00:02:28

вы найдете свой календарь или календари.

00:02:34

Здесь, как и у меня, у вас есть различные учетные записи, настроенные в Outlook

00:02:40

потому что каждый раз, когда вы настраиваете новую веб-почту, новую учетную запись в Outlook,

00:02:46

соответствующий календарь появится в этом списке.

00:02:49

У меня 4 счета.

00:02:58

Это означает, что обычно в списке появляются все календари

00:03:03

и я просто должен проверить одну коробку относительно моего счета

00:03:09

чтобы увидеть календарь этой учетной записи,

00:03:13

для отображения учетной записи

00:03:14

и проверить, если мне не нужна эта учетная запись.

00:03:18

В панели View

00:03:28

Я могу неизбирать или закрывать календарь.

00:03:34

В моих календарях, мы сначала увидим, как вы можете легко добавить новые календари.

00:03:40

Для этого, в стекле Folder,

00:03:43

выбрать "Мои календари" в этой группе календарей

00:03:48

"Мои календари".

00:03:49

Если вы нажмете правой кнопкой мыши,

00:03:51

вы получаете функцию, возможность добавления календарей

00:03:55

и вы сможете, очень легко, чтобы добавить из вашего календаря.

00:04:01

Будьте осторожны в случае, если у вас есть несколько учетных записей,

00:04:06

несколько почтовых ящиков, настроенных в Outlook,

00:04:09

выбрать тот, который имеет отношение с точки зрения человека,

00:04:19

выбрать адресный список организации, в которой находится лицо, которое вы ищете,

00:04:27

правильной организации.

00:04:31

В поле, вам просто нужно ввести имя человека

00:04:40

что вы ищете.

00:04:42

Я нашёл.

00:04:45

Я нажимаю на календарь, чтобы добавить его в свой список.

00:04:49

Я вижу, что в моем списке календарей, Филипп Houyau был добавлен

00:04:55

и на правой части моего чтения панели

00:05:04

Теперь у меня есть календарь моего коллеги.

00:05:09

По умолчанию я вижу его доступность

00:05:13

в нескольких словах:

00:05:18

Бесплатно, ориентировочно и занят.

00:05:23

В случае, если период времени занят, это означает, что он недоступен.

00:05:31

Так что это очень просто.

00:05:32

Каждый раз, когда вы нажмете на мои календари, вы можете добавить новый календарь из любой адресной книги

00:05:39

и если у вас есть много счетов,

00:05:43

Вы просто должны выбрать правильный

00:05:47

и система даст вам доступ к человеку

00:05:56

чей календарь будет добавлен в ваш список.

00:06:02

С точки зрения представления этих календарей,

00:06:07

мы видим, что мой календарь слева в одном цвете.

00:06:13

Другой в другом цвете

00:06:16

и они бок о бок.

00:06:18

Существует возможность наложения

00:06:22

если вы нажмете правой кнопкой мыши на любой календарь и выберите "О наложение",

00:06:27

они будут наложены.

00:06:33

Здесь у меня есть календари вместе.

00:06:39

Различные цвета покажут мне наличие как моих коллег, так и меня

00:06:48

так что я могу, например, выбрать правильное время для встречи.

00:06:54

здесь, например, в четверг с 1 часа до 2 часов, я мог бы проведать встречу с моим коллегой

00:07:03

или с 3 часов до 4 часов.

00:07:09

Кроме того, я мог бы запланировать встречу с моим коллегой.

00:07:17

Когда вы закончите, есть стрелка во вкладке моего коллеги

00:07:24

где вы можете посмотреть бок о бок

00:07:28

чтобы вернуться к представлению календаря бок о бок.

00:07:34

Таким образом, вы можете легко добавить календарь от любого лица вашей организации

00:07:39

или, по крайней мере, из глобального адресного списка различных организаций

00:07:45

на различных учетных записях, которые могут быть в Outlook.

00:07:48

Так что это способ легко добавить новые календари.

00:07:53

У вас есть большой список календарей

00:08:01

и, проверяя их, вы можете легко добавить новые календари.

00:08:08

Вы можете наложить их, чтобы они вместе

00:08:14

и, с цветами, посмотреть, какое время доступно для встречи.

00:08:23

Новая опция заключается в том, чтобы добавить календари от коллег в свой собственный календарь.

00:08:37

Это способ добавления календарей от людей в вашей организации.

00:08:44

Теперь мы обсудим и посмотрим, как поделиться своим календарем с кем-то внутри или за пределами вашей организации.

00:08:54

Для этого выберите календарь, нажмите правой кнопкой мыши,

00:08:58

и в нижней части меню, вы найдете "Поделиться".

00:09:01

Не забывайте о правом нажатии, которое дает вам доступ к многим действиям, где бы вы ни находились в Office 365.

00:09:09

Это очень полезно.

00:09:12

В Share у вас есть 2 возможности.

00:09:17

Сначала мы обнаружим первый, который является "Поделиться Календарь"

00:09:22

нормальный обмен, я бы сказал,

00:09:24

который является реальным обмен, который на самом деле является электронной почтой

00:09:28

которые вы можете отправить кому-то внутри вашей организации.

00:09:35

Будьте осторожны, чтобы выбрать правильный.

00:09:39

Вот, например.

00:09:49

В этом письме с предопределенным предметом,

00:09:55

"Обмен приглашением Тренер",

00:09:57

Вы отправите возможность получателю здесь,

00:10:02

один из моих коллег,

00:10:04

чтобы увидеть детали календаря.

00:10:09

Вот, например, по умолчанию мой коллега увидит только мою доступность:

00:10:15

доступны, предварительные или заняты.

00:10:22

если я выберу "Ограниченные детали",

00:10:24

мой коллега сможет увидеть некоторые более подробную информацию, добавленную к информации, наличие.

00:10:34

И "Полная информация" будет отображать всю информацию, отображаемую в моем календаре

00:10:42

с точки зрения доступности, место

00:10:47

с точки зрения содержания собрания или назначения и т.д.

00:10:52

В том же письме,

00:10:54

вы можете запросить получателя также поделиться своим календарем с вами.

00:11:05

Проверка "Запрос разрешения на просмотр календаря получателя"

00:11:10

для этого и в этом случае, они дадут вам разрешение, чтобы увидеть также их календарь.

00:11:18

Существует также почта, так что вы можете оставить сообщение своему коллеге.

00:11:31

И если вы отправите письмо,

00:11:35

в этом случае вы предоставите коллеге полный доступ к календарю.

00:11:43

Таким образом, они смогут увидеть все полные детали всего календаря.

00:11:54

Это способ поделиться своим календарем внутри вашей собственной организации.

00:12:03

Я не экономю

00:12:07

и я покажу вам, как сделать то же самое с кем-то внешним для вашей организации.

00:12:16

Лицо, внешнее для вашей организации, по определению, не получит доступ ни к вашему почтовому ящику, ни к календарю

00:12:30

потому что нет никакой связи между другим человеком и вашей организацией, если разрешения не даны, и по умолчанию они не являются.

00:12:41

Так что вы можете сделать, чтобы поделиться своим календарем

00:12:46

это своего рода обмен, который не является той же категории.

00:12:50

Если вы нажмете правой кнопкой мыши и выберите Share,

00:12:53

Вы получаете "Календарь электронной почты"

00:12:58

и в этом случае есть еще один всплывающее окно, как то, что произошло раньше.

00:13:04

Теперь есть всплывающее окно, где вы будете решать, какой календарь среди одного (ы) в вашем собственном календаре

00:13:18

какой из них (ы) вы хотите поделиться.

00:13:22

Вы выберете диапазон дат:

00:13:27

Вы будете делиться только сегодня?

00:13:30

только завтра?

00:13:32

следующие 7 дней?

00:13:33

следующие 30 дней?

00:13:35

весь календарь?

00:13:36

(имеется в виду отныне и до конца вашего времени)

00:13:41

Или указанные даты, например, с 23-го, сегодня, до 23 февраля.

00:13:52

Затем вам также нужно решить, какими деталями вы собираетесь поделиться с этим внешним человеком:

00:14:01

Доступность только (бесплатная, занятая или предварительная,

00:14:07

работа в другом месте или вне офиса).

00:14:10

Это связано с твоим календарем.

00:14:13

Ограниченные детали (наличие и тематика только элементов календаря).

00:14:19

Или полная информация (наличие и полная информация о пунктах календаря),

00:14:25

все, что есть в вашем календаре, также будет поменьше поменьше по внешнему лицу

00:14:36

, которые будут получать это письмо, потому что это по электронной почте.

00:14:41

Если вы выберете Advanced, вы также можете включить в календарь личные отмеченные элементы.

00:14:53

В этом случае получатели смогут увидеть полную информацию о вашем календаре.

00:15:07

Вы сами решаете, когда хотите поделиться: ежедневным расписанием или списком событий.

00:15:14

Давайте "Ежедневное расписание"

00:15:17

потому что это визуально интереснее.

00:15:20

Я нажимаю на OK.

00:15:22

Вместо того, чтобы давать доступ к календарю, что невозможно, потому что получатель является внешним для вашей организации,

00:15:37

в этом письме отображается содержимое вашей электронной почты

00:15:46

который непосредственно скопирован в теле самой электронной почты,

00:15:53

так что это своего рода скриншот вашего календаря,

00:15:58

что теперь вы можете отправить кому-либо за пределами вашей организации.

00:16:03

Это не способ поделиться своим календарем, так как это невозможно с кем-то внешним

00:16:10

но способ, тем не менее, отправить свой календарь

00:16:18

например, вместе с этим получателем определиться с течением времени для собрания или встречи.

00:16:32

Отправить письмо

00:16:33

и получатель получит точное представление о том, когда вы доступны или нет.

00:16:43

Это способ поделиться своим календарем с кем-то извне

00:16:48

что весьма полезно в некоторых случаях принять решение о диапазоне времени для встречи.

00:17:00

Здесь мы видели и обсуждали способ обмена календарями.

00:17:05

Теперь мы увидим, как вы можете делегировать календарь кому-то.

00:17:13

Мы начнем внутри вашей организации.

00:17:16

Для этого вы должны быть в календарной части Outlook

00:17:21

и из вашего календаря, в ленте,

00:17:27

во вкладке «Домой»,

00:17:30

у вас есть разрешения на календарь.

00:17:33

Нажав на разрешения календаря,

00:17:35

вы получите доступ к полной информации о разрешениях, касающихся календаря.

00:17:43

Вы можете видеть, что, по умолчанию, выбор ставится на "Уровень разрешения: Бесплатно / Занят время"

00:17:51

это означает, что любой человек в вашей организации может видеть, что вы свободны или заняты.

00:18:15

Это по умолчанию.

00:18:16

Любой человек в вашей организации может увидеть, если вы свободны или заняты

00:18:21

но вы можете изменить это разрешение для всех пользователей в вашей организации,

00:18:32

который не рекомендуется.

00:18:36

Вы можете дать свободное/ занятое время.

00:18:39

Что вы можете сделать, это возможность, которая может быть очень полезна для группы людей

00:18:51

или если вы хотите, чтобы кто-то мог взять свой собственный почтовый ящик и управлять им

00:19:01

Вы можете найти адрес электронной почты и добавить кого-то

00:19:18

и дать больше разрешений, чем по умолчанию.

00:19:26

Вот, например, ваш коллега будет видеть свободное / занят раз, но и тема и место ваших встреч.

00:19:37

Это с точки зрения чтения.

00:19:39

Если вы хотите, чтобы ваш коллега мог написать что-то в вашем календаре,

00:19:45

вы можете решить, что они смогут написать.

00:19:50

Например, для создания элементов

00:19:54

для создания субфолдеров,

00:19:56

редактировать собственные

00:19:58

и редактировать все.

00:19:59

Редактировать собственные редактировать свои собственные добавленные элементы.

00:20:05

Редактировать все, чтобы они могли редактировать все, что в вашем календаре.

00:20:12

Так что будьте очень осторожны с этим.

00:20:15

Если вы выберете "Полные детали" в "Читать",

00:20:17

они увидят полную информацию.

00:20:19

Напишите: они смогут в этом случае, например, создавать субфолдеры, но не элементы.

00:20:28

В этом субфолдере то же самое для раздела удаления: по умолчанию нет возможности удалить элемент,

00:20:35

но вы можете решить дать им возможность удалить свои собственные элементы

00:20:45

или все элементы, если вы предпочитаете.

00:20:48

Нажав на OK, он дает этому человеку возможность управлять своим собственным календарем с различными разрешениями

00:21:01

с другими разрешениями, чем те, которые по умолчанию даются системой.

00:21:08

который должен увидеть только свободное/занятое время.

00:00:11

Добре дошли в този Office 365 MOOC обучение.

00:00:16

По време на това обучение ще открием и обсъдим как да споделяме и да си сътрудничим бързо с Outlook.

00:00:25

Добре дошли на това обучение.

00:00:27

Казвам се Чарлз Бонасера.

00:00:28

и ще прекараме следващите 45 минути заедно.

00:00:35

Планът на тази сесия:

00:00:37

Ще открием как да прегледаме и използваме няколко календара от Outlook,

00:00:44

календара си и няколко други, ако решите да ги видите и използвате.

00:00:50

Ще видим и ще разберем как да споделим собствения си кал

Outlook 2016 - share and collaborate quickly Replay

View & Use Several Calendars

Share Your Calendar

Manage Access Permissions