SharePoint (Modern Sites) - SharePoint #1 - Getting Started with SharePoint Modern Experience Replay
In this video, you will learn about Microsoft SharePoint and how to get started with the modern experience.
The video covers the architecture of a SharePoint with a Hub Site, the difference between a team site and a communication site, and the various tools and features of SharePoint for collaboration and document management.
This will help you understand how SharePoint can fulfill your needs and improve your team's communication and collaboration.
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Word - Discover DTP with word
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Discover the visual tool for decision support
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How to search: find what you need
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Sway - Create an interactive panel
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Planner - Follow the tasks of his team on a daily basis
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Uses by job role: Assistant(s)
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résultat(s)
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Today I'm going to try to give you an
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overview like some kind of an introduction.
00:00:15
Are you going to be the one in charge of
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migrating to SharePoint? OK OK Oh no.
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OK user as a user
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just for for you for yourself.
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OK, you're not gonna have to talk
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to people to help them or whatever.
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No, I don't think so.
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Perfect. So it's literally just for you.
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Perfect. Yeah. So far,
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what do you know about SharePoint?
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If you had to tell me,
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you know a few things,
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what is it for you?
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Uh, it would be like things to
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share all our files and everything.
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So to work in teams basically
00:00:54
OK so mostly a tool that you would use
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to store your files and work on them.
00:01:01
Yeah yeah, OK OK Well let's see what
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I can bring to that you're right,
00:01:06
by the way, you're right,
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but it's not just that you know. Thank you.
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So my my plan today is basically I'm,
00:01:14
I'm gonna talk about the architecture
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of SharePoint and I'm going to briefly
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mention what is called a hub site.
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It's something that it's it's gonna be good
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if you know the term and what it stands for,
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but it's not the most important.
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We're gonna do a an overview of what is this?
00:01:32
What, what it is. You know,
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what can you actually do with SharePoint?
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Why would you use it?
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We're going to talk about
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document management.
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We're going to talk about using
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it on the computer.
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And using it on the computer is gonna be
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like what you used to do with SharePoint.
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You know, using them via the File Explorer.
00:01:54
OK, but on the old SharePoint you use.
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They were already available on
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the File Explorer.
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I'm going to show you why it was available.
00:02:03
What's the process behind it?
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Simple as that. OK, OK,
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so SharePoint is an extremely huge tool,
00:02:14
basically that.
00:02:15
We are going to find in.
00:02:21
3 double w.office.com.
00:02:22
Have you ever been on that website?
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Office you mean, yeah, office.com?
00:02:28
Yeah yeah, sure sure perfect so
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you're familiar you know top left
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and you can find your SharePoint.
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SharePoint is a tool that will allow
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me to create websites pretty much OK,
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OK, it's going to allow me to
00:02:43
create websites for my services.
00:02:46
The companies, the branches.
00:02:49
The teams, projects etc.
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On SharePoint this is the home page.
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And what's interesting is
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that you can create a website,
00:03:01
a literal website you know, like this
00:03:03
one is the one we're going to use later.
00:03:06
It's the one for a sales team.
00:03:08
It's an actual website with a URL,
00:03:12
because sometimes people ask
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me where is the site saved.
00:03:16
Is it a file?
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No, it's not a file,
00:03:20
it's an actual website,
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but the the good news is you're not going
00:03:25
to need to know any coding whatsoever.
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There you go.
00:03:31
On the home page here,
00:03:32
what am I going to find?
00:03:33
So I'm going to find the site that I follow,
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so the sites with which
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I work most regularly.
00:03:40
The ones on which I worked recently
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and pretty much you know every site
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that I have frequented recently also.
00:03:50
Something to look for is
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this button right here?
00:03:53
Create site if you do not have it.
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On your side,
00:03:59
when SharePoint is available for you guys,
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it's just that your company decided
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not to allow users to create websites.
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OK, because sometimes it can happen.
00:04:11
Companies basically have
00:04:12
two ways of handling it.
00:04:15
They can either let the button show and.
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Everyone can do it,
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but sometimes what happens that
00:04:22
people create too many websites.
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Hmm obviously.
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But sometimes what they do is that they.
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They disabled the button and they
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set up some kind of a process.
00:04:34
You know,
00:04:34
uh,
00:04:35
contact the IT team if you want
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to create a website or whatever.
00:04:40
And on SharePoint on this website as well.
00:04:44
Why would I create one?
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Basically I have two different
00:04:50
options I can create what is called
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A-Team site or a communication site.
00:04:57
The team site is going to be to collaborate.
00:05:00
Basically it's a side.
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Do you work with a team or by yourself,
00:05:05
Sophie.
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Uh, move I. I worked with several teams
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and, uh, I am myself a department so
00:05:12
OK. Well, imagine you
00:05:14
have your team number one.
00:05:18
You can create a site on for your team
00:05:21
number one, on which we'll put every
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document that you guys are going to need.
00:05:26
You can also create and I will
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approach this notion in this session.
00:05:31
Today you can create content.
00:05:34
Every site has a home page.
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You know, like when you go on Wikipedia,
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there is the home page and this home page.
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Can be customized. OK, which would allow me.
00:05:46
Let's say I'm part of the number one team.
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When I go on the website on the home page,
00:05:52
well, you just put a link saying ohh guys,
00:05:55
well done for this.
00:05:56
This is the new link for the new file.
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The.
00:05:59
Recent news that I should
00:06:01
know as a member of Team #1?
00:06:06
The idea of a team site is
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everyone is at the same level.
00:06:10
What do I mean by that?
00:06:11
We do this to collaborate?
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OK, it's we have to work together.
00:06:18
Uh, it's not just you doing the
00:06:19
work and me reading stuff. Hey.
00:06:25
And then you have the communication site.
00:06:28
This one is a bit different.
00:06:30
The communication site.
00:06:31
This one is not going to collaborate.
00:06:35
It would for example be
00:06:37
used to promote an event.
00:06:39
Or the company you.
00:06:41
You could have a communication
00:06:43
site for your whole company.
00:06:45
So for I'm guessing you still work for
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the court or something else maybe?
00:06:49
Oh no, no, I mean something else. No.
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OK, well, you would have a
00:06:54
website for the whole company.
00:06:56
On which, well, a few few people you know,
00:07:00
if you look at this few content
00:07:03
office and many site visitors.
00:07:06
On the communication side,
00:07:07
this would be where,
00:07:09
let's say this CEO tells us,
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uh, from now on due to COVID-19
00:07:15
we will have to wear a mask.
00:07:18
OK, here is the new COVID chart.
00:07:22
Stuff like that.
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OK, so the team select everyone works
00:07:26
alongside together the communication side.
00:07:29
It's mostly a few people creating
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stuff and the others can read one.
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I insist on this look.
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Engage dozens of thousands of viewers.
00:07:42
OK, this is very important.
00:07:43
Imagine a company like like Microsoft
00:07:47
where you could have a communication
00:07:50
site for Microsoft friends.
00:07:52
On which every single employee of
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Microsoft in the country can access
00:07:56
information regarding the whole company.
00:07:59
OK, and is this possible
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for several countries?
00:08:04
Yes, yes. You can create look if I do
00:08:09
communication site. I'm gonna do this.
00:08:12
Yeah, what I mean is like I'm I'm
00:08:14
not obliged to create different
00:08:16
side for every uh country or
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every territory we are in right?
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That could be like for a good
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global even if we are not in
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the same entities like even if
00:08:24
we are in different branches.
00:08:27
So this yes this can be, but you're gonna
00:08:30
have to be careful with the language.
00:08:32
Yeah, are we gonna choose English or are we
00:08:35
going to choose something else and also?
00:08:37
And that is not something we're going
00:08:39
to be able to talk about today.
00:08:40
But on SharePoint basically you
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can you know on Microsoft Teams.
00:08:46
Have you been working with teams
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for a long time now? Yeah, OK.
00:08:49
So if you are part of a team you
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can see everything. If you're not,
00:08:54
you can't see anything correct? Well,
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on SharePoint it's not as binary as that.
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It's not black or white on SharePoint.
00:09:02
Let's say you have 3 colleagues.
00:09:05
You can. In one folder have three files.
00:09:11
And say that I can only see my file.
00:09:15
Daniel can only see his file.
00:09:17
Dinner can only see her file.
00:09:20
Hmm,
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like a location, right? So differently,
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exactly if you take the if you
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get this picture, it's on teams.
00:09:27
It's really black or white.
00:09:29
You either do or don't on SharePoint.
00:09:32
It's with a scalpel pretty much OK, OK?
00:09:37
I'm not going to create a slide
00:09:39
cause I've got so many already
00:09:40
and up there already furnished,
00:09:42
so that's perfect.
00:09:43
Let's go on this one.
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The. Wait, sorry, let's go with this one,
00:09:52
yeah? O the notion of.
00:09:57
Inside our communication site,
00:09:59
no matter which one you choose,
00:10:02
the things I'm going to show you from now
00:10:04
on are the same whether it's on a team
00:10:07
site or a communication site, all right.
00:10:11
OK. As you can see this one.
00:10:15
Sales team it has this logo on it
00:10:18
because it's actually a team site.
00:10:21
Did you know that when you create a
00:10:24
team on teams that that's a mouthful?
00:10:28
You actually create a SharePoint
00:10:30
site at the same time.
00:10:32
OK, well let me let me use this for you.
00:10:41
Because this is something
00:10:43
that you're gonna need to.
00:10:47
Up you know it didn't go. Yes,
00:10:52
I know. Fairpoint perfect so.
00:10:58
Basically what happens?
00:11:02
I'm gonna do this, sorry.
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There we go when you create a teams,
00:11:10
let's say uh team. Alpha.
00:11:16
Many people, as I always say,
00:11:17
Microsoft Office is like a spider web.
00:11:20
You rarely do one thing,
00:11:22
even if you don't know it, you know.
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Well, what if I told you that
00:11:27
when you create the team alpha?
00:11:30
You actually create one.
00:11:33
2. 3. Four other things.
00:11:38
Do you know which ones?
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When it's an entity in terms,
00:11:43
I mean the canal maybe and. Yeah, good,
00:11:48
good idea. But no, no, no, no.
00:11:51
Because the the channels,
00:11:52
you know on the teams,
00:11:54
they are things that you have to
00:11:57
create here the the four things
00:12:00
that will appear automatically.
00:12:03
Yeah, well so uh teams, uh,
00:12:06
team on the same team on
00:12:08
SharePoint and SharePoint is,
00:12:09
uh, I understood it was linked.
00:12:13
And an outlook as well I guess.
00:12:16
No, let me a good guess, but Nope.
00:12:21
So we would have this SharePoint
00:12:24
site team alpha you also get.
00:12:29
A OneNote. For your team,
00:12:32
you also get a planner.
00:12:34
Do you know this app?
00:12:36
No, it's to handle all your daily tasks of
00:12:40
you and your team. Write the weather by.
00:12:47
No, it's vice something else again, it's, uh.
00:12:53
This one planner.
00:12:55
OK yes yes. Yeah I got it. Yeah OK,
00:12:58
so that that's gonna be a
00:13:00
planner for your team alpha.
00:13:02
And also. A power BI workspace,
00:13:06
but this one it's another story.
00:13:07
But you know, just to just to
00:13:10
say you really do one thing.
00:13:12
So. What you have to know.
00:13:15
So when you create your
00:13:17
team alpha you create.
00:13:19
Your SharePoint site, but what if?
00:13:24
I go to SharePoint.
00:13:30
SharePoint, my apologies.
00:13:31
There we go. I create a site.
00:13:34
I create a team site.
00:13:37
Then I called him alpha.
00:13:40
Do you think that it's going
00:13:43
to create a teams team alpha?
00:13:48
No, in this way no.
00:13:52
And while you're right, it works only.
00:13:55
One way. Because sometimes people ask me.
00:13:58
So if I do it one way, it works.
00:14:00
If I do it the other way,
00:14:01
it's gonna work. No, no, it's not.
00:14:05
You can make it happen,
00:14:07
but it's a process that you have to start OK.
00:14:12
It's not automatic. OK. End.
00:14:16
As we said on. SharePoint.
00:14:20
We have team sites. And.
00:14:26
Communication sites.
00:14:29
And when you do this this process,
00:14:31
it's always going to be.
00:14:34
Eight team site. It is never going to
00:14:37
be a communication site. OK alright?
00:14:43
Yeah, so if I understand correctly
00:14:45
everything I will modify on
00:14:47
SharePoint, every document will
00:14:49
not be updated in the teams.
00:14:54
On this one, if I go on Team Alpha, yeah.
00:14:57
What, so if I'm on Team
00:15:00
Alpha that comes from this?
00:15:03
Hmm, well whether I use SharePoint or tips,
00:15:07
it's the same thing.
00:15:08
If you modify a document from Team Alpha
00:15:12
and I modify from SharePoint Team Alpha,
00:15:15
it's the same thing.
00:15:17
It's the same place,
00:15:18
it's it's another window.
00:15:20
To take a peek.
00:15:24
Dates, uh, any document. Anything
00:15:27
I publish any UM contents actually
00:15:30
yes, because and that that's
00:15:33
something else actually.
00:15:35
Because you told me you've
00:15:36
never used SharePoint well,
00:15:37
only in your other job, right?
00:15:39
Never online.
00:15:40
Well, what if I told you you
00:15:42
have been using SharePoint for
00:15:43
a long time without knowing it?
00:15:46
Good news, yeah,
00:15:47
that's the good news.
00:15:50
To work with teams right here.
00:15:53
Oh yeah, yeah, sometimes
00:15:54
I have it on my computer.
00:15:56
It's easier with that.
00:15:58
That's, uh, yeah yeah,
00:15:59
use it online sometimes.
00:16:00
Perfect. Well take a look at this so
00:16:03
you have the channels and you have
00:16:06
files correct yeah. This the files.
00:16:12
It's SharePoint actually. OK yeah,
00:16:17
look at this three dots open in SharePoint.
00:16:22
OK teams is basically.
00:16:25
A storage section of SharePoint.
00:16:30
Mm-hmm wrapped with chats.
00:16:35
Messages. Calendar.
00:16:37
Hmm, web conference etc.
00:16:40
But you have been and if in your
00:16:42
company you have people saying
00:16:44
Oh my God SharePoint is new,
00:16:46
I'm scared it's so complicated you
00:16:48
can tell them you've been using it.
00:16:50
Without knowing it, OK?
00:16:54
What's sorry, I haven't question
00:16:56
what is the legal duration of her
00:16:59
archiving and documents on SharePoint.
00:17:01
Is this something we can modify?
00:17:03
For example, if I put,
00:17:04
I want to to let it 10 years
00:17:06
or 15 years instead of five.
00:17:08
Is it possible
00:17:10
so it's not something that you?
00:17:12
Personally, we'll be able to modify,
00:17:14
but it's something that can
00:17:15
be changed by the company.
00:17:16
Yes, yeah, OK like.
00:17:20
On here look the team will expire.
00:17:24
Hmm, it's something that can be done.
00:17:28
Because I get tired of having too
00:17:29
many things. So I created, uh,
00:17:32
some experience expiration policies.
00:17:34
Yes, OK, really useful.
00:17:39
OK, so and and do you know by default how?
00:17:42
How long? Uh, archives, uh,
00:17:45
documents and things remain,
00:17:47
so I honestly I'm not sure,
00:17:49
but I'm pretty sure that if
00:17:50
you do not change anything,
00:17:52
it's just going to stay there.
00:17:54
OK, OK, full stop, OK,
00:17:56
but I could be wrong on this one.
00:17:58
OK, OK. Thanks.
00:18:02
Is all I know it's it's like a lot of,
00:18:05
uh, theory to start. No, no it's OK.
00:18:08
It's alright everything OK yeah perfect
00:18:11
perfect so let's go back to my sales team.
00:18:15
How could you realize if you are on a?
00:18:19
Team site or a communication site?
00:18:22
Well, first of all I have the teams logo.
00:18:26
I'm on a team site,
00:18:28
a communication site.
00:18:33
Is going to look.
00:18:40
Like this so you have no teams
00:18:43
logo and the tabs are horizontal.
00:18:48
OK, OK on the team side.
00:18:51
They are vertical. Hmm, OK the.
00:18:56
The principles behind all of that
00:18:57
are exactly the same on each website.
00:18:59
If you take a look, you have home.
00:19:01
We have home. It's a home page.
00:19:05
This home page can be personalized if
00:19:08
we take a look at my website Yosemite.
00:19:11
Look what I did here.
00:19:12
Logo, buttons, weather.
00:19:17
Timer. Pictures, videos, maps.
00:19:23
You can do a lot of things.
00:19:25
The idea behind this is basically.
00:19:28
So that people who are part of my
00:19:31
Yosemite projects when they log on
00:19:33
this website they have here all the
00:19:36
info they need. OK, you can have list.
00:19:39
Have you ever seen SharePoint lists? Uh, no.
00:19:44
It's to handle basically, uh, element.
00:19:46
It's a bit like accent,
00:19:47
you know, like this.
00:19:49
This is a.
00:19:51
There's some kind of a list where we
00:19:53
put every problem we've faced so far.
00:19:57
I I see it's in French, if you
00:19:59
prefer to do this in French iterator,
00:20:00
so for me and don't worry.
00:20:03
Oh, thank you very much.
00:20:04
Yes indeed. This one is in French.
00:20:05
Unfortunately not unfortunately,
00:20:06
because I don't mind,
00:20:08
but I have to do this one in English,
00:20:11
especially because I'm recording.
00:20:12
It's alright for you. OK,
00:20:14
no, no worries. I actually enjoy
00:20:16
speaking English, trust me.
00:20:19
We we really do have English session,
00:20:22
so it's a it's always a always
00:20:25
a pleasure. You see video?
00:20:28
Yes, Sir. No, Sir. Go ahead.
00:20:31
As this list you were speaking about,
00:20:33
then, uh, it's uh on SharePoint,
00:20:36
something that I can create.
00:20:37
For example, uh, distribute and
00:20:40
describe task problems and and like
00:20:43
do as yes kind of text task planner
00:20:46
Microsoft. Well, I I wouldn't
00:20:47
use it to plan the task because
00:20:49
you have something like planner
00:20:50
for that it was made for that.
00:20:52
Yeah but 100% basically.
00:20:57
I'm on my home page in here new list.
00:21:02
I also have.
00:21:05
Libraries. OK. With my folders,
00:21:11
my files. I can create new ones.
00:21:16
Have you? I'm guessing because you
00:21:18
already work on teams you've been
00:21:20
for a long time now that you are
00:21:22
used to working at the same time
00:21:24
on the same document with others.
00:21:27
Yeah, yeah, perfect.
00:21:30
Do you know how to use the
00:21:32
version history of files?
00:21:34
Uh, yeah, yeah.
00:21:38
Perfect. What is the same thing here?
00:21:39
Basically three dots.
00:21:42
Yeah, version history.
00:21:44
OK, OK or you can do.
00:21:47
They directly from the yeah,
00:21:50
yeah, fine info, version history.
00:21:55
You cannot. Like restore a document
00:22:00
to a previous version if someone else
00:22:04
is on the document. Yeah OK, OK.
00:22:11
In your libraries because.
00:22:13
By default you will have so
00:22:15
a home page and a library.
00:22:17
If I go on my sales team,
00:22:18
what do I have a home page and a library?
00:22:22
No problem on which you can
00:22:25
create folders to create some to
00:22:28
basically have things tidied up.
00:22:30
So that everyone can find their way out.
00:22:34
If you want to make life easier,
00:22:36
easier for your colleagues with us.
00:22:40
Pinned to the top. OK.
00:22:44
And then your file is at
00:22:46
the top for everyone to see.
00:22:48
But be careful because if
00:22:50
you start doing this.
00:22:52
The aim is not to have 50 documents here.
00:22:54
Yeah, of course, yeah.
00:22:56
So three dots edit bin and bin.
00:23:01
When you're done with it.
00:23:04
You can also filter the documents from here.
00:23:07
Should you need to.
00:23:10
Just so you know, again,
00:23:11
this is not something I believe you're
00:23:13
going to use to need to use at the
00:23:15
beginning of your SharePoint adventure,
00:23:17
but you have a library and look,
00:23:19
you can create other libraries.
00:23:24
SharePoint is a. Really deep. Deep too.
00:23:30
Basically, and the idea is that before.
00:23:35
I don't know if you'll be, uh,
00:23:36
if you're in touch with the people
00:23:39
who are going to open SharePoint,
00:23:41
but the idea is to create an
00:23:44
architecture for your company.
00:23:47
Like? I told you I was going to
00:23:50
mention what's called a hub site.
00:23:52
A hub site is this bar right here?
00:23:56
OK, this bar allows me.
00:23:59
Basically we have this one,
00:24:01
your semi colon.
00:24:02
Which would be the website of my company,
00:24:05
the general website?
00:24:08
And from this general website
00:24:10
I can access the topics,
00:24:12
the English version,
00:24:13
the Yosemite,
00:24:14
the thematic or the information.
00:24:18
To make it simple, I like to tell people
00:24:20
to think about the flower because.
00:24:25
Up we have right here.
00:24:32
The hub. OK so the hub would be.
00:24:38
Company site.
00:24:43
Most often. Communication site.
00:24:47
OK. I'm going to redo it.
00:24:52
There we go. Oh that's ugly.
00:24:53
Oops, hmm, I can do better.
00:24:56
I can do better than that.
00:24:57
So white flower, yes.
00:25:01
In my defense, I don't have a mouse.
00:25:02
Right now it's charging using the trackpad.
00:25:06
And the so the idea you know so far
00:25:08
is to allow people to come from me.
00:25:10
And from here you have the petals.
00:25:12
Yeah, up up, let's finish my
00:25:16
flower one here one here 1 here.
00:25:21
And you would have.
00:25:24
Marketing website. HR.
00:25:29
UH-222 what do we have, uh?
00:25:32
Now, indeed, etcetera.
00:25:37
A hub. Is the notion of telling
00:25:41
SharePoint that this website?
00:25:44
Is the central fault telling
00:25:46
SharePoint it's the central part?
00:25:49
Is going to have as an effect to put.
00:25:52
This site. 1st on the line.
00:25:56
OK. The notion something
00:25:58
I must insist on is you.
00:26:01
Do not look if I go on
00:26:04
SharePoint create site.
00:26:05
There is no hub right here.
00:26:07
Yeah, yeah, only the company can do it right
00:26:09
exactly. Only the company which
00:26:11
is really good news for you.
00:26:13
That's something less
00:26:14
to do for you, you know.
00:26:19
So that's important to know,
00:26:21
and the hub can be a team site.
00:26:23
It can be a communication site.
00:26:24
It does not matter.
00:26:27
OK, and let's say your company says OK,
00:26:31
this website is going to be the
00:26:33
hub and then they have to tell
00:26:36
SharePoint that marketing is a pattern
00:26:38
of the hub that HR is with it.
00:26:41
That R&D is with it.
00:26:43
That way you and your colleagues.
00:26:46
You have. One link.
00:26:52
Uh, yeah.
00:26:56
To your general.
00:26:59
Come on there we go sorry no problem.
00:27:03
To your general company website and from
00:27:06
this one you can enter the website.
00:27:09
For your team, which also means you know,
00:27:12
I told you that on SharePoint
00:27:14
it's basically a scape,
00:27:15
the the rights of access have to be.
00:27:18
Well thought out.
00:27:20
Yeah, because it means that
00:27:22
you have to make sure that.
00:27:24
If you are not part of the Yosemite project,
00:27:27
if you click here you can't
00:27:29
access the Yosemite project.
00:27:31
OK, OK, OK.
00:27:35
I don't SharePoint.
00:27:36
Not only do you have. On pages.
00:27:39
You can also create content like.
00:27:42
Let's say I'm going to
00:27:44
start the project B56.
00:27:45
Well take a look.
00:27:48
You can create. This.
00:27:51
A whole page dedicated to the topic.
00:27:59
It's really the idea of
00:28:01
creating content basically. OK,
00:28:03
OK, Umm I do have questions.
00:28:09
Since, uh, for example,
00:28:11
imagine that the next week I will have,
00:28:14
uh, a new assistant, uh, how can I,
00:28:18
uh, allocate rights and myself?
00:28:21
Or should I have to tell it to,
00:28:22
uh, the teams that will implement
00:28:26
SharePoint for us to the migration?
00:28:28
Or how? How can I do
00:28:30
well? You have two ways of doing that,
00:28:32
and it depends on your company.
00:28:34
It depends on what they
00:28:36
choose in some companies.
00:28:38
They're going to say, well, Sophie,
00:28:40
the Yosemite project. It's yours.
00:28:42
You are the owner of the website Mm-hmm.
00:28:45
OK if if so well you will
00:28:50
have to say Saa's up.
00:28:53
Let me welcome you to the Yosemite projects.
00:28:56
You will have to go.
00:28:59
Top right side permissions OK.
00:29:05
And add own.
00:29:07
OK but and we have a whole session
00:29:10
the this is #1 on SharePoint
00:29:12
the number 3 is about right,
00:29:14
by the way.
00:29:14
So yeah,
00:29:15
OK perfect yeah. So this will
00:29:16
be covered. That's a good
00:29:17
yeah. But just so you know sometimes
00:29:19
in companies because I've been
00:29:20
working with a lot of companies,
00:29:22
especially regarding SharePoint.
00:29:23
Sometimes what they say is OK.
00:29:25
Sophie, this is your.
00:29:27
Project you are the owner,
00:29:29
but in order to add or erase people you're
00:29:34
going to have to go through this team,
00:29:37
the IT or whatever.
00:29:39
OK, here is the process so
00:29:40
I can't tell you it's really
00:29:42
going to depend on your company.
00:29:44
OK, OK, and another question,
00:29:46
if I do it myself for example,
00:29:48
but imagine like in one year I
00:29:51
quit the company or something.
00:29:54
Just modify this after my departure.
00:29:57
I mean they have to connect my
00:30:00
account or would they be able to
00:30:03
do it by the team or something?
00:30:06
Well, the. I don't have every access I could,
00:30:10
so I can't guarantee that the IT team
00:30:12
could do that, but that that's a good.
00:30:16
Question because basically whether it's
00:30:18
SharePoint or teams and actually I I
00:30:21
would invite you when we're done to check
00:30:23
your teams and you know you can see if
00:30:25
you are the owner of a team on teams.
00:30:28
Always have two owners.
00:30:31
OK always yes 100%.
00:30:36
OK, because otherwise let's say Yosemite.
00:30:39
I'm not the owner.
00:30:40
What am I on this one with
00:30:43
Stephen Watson? Uh.
00:30:49
I think I put myself as a.
00:30:52
Because, you know, as as a trainer,
00:30:54
I use several profiles. Ohh yeah,
00:30:58
I put myself as an owner right here.
00:31:00
OK, OK. Big, because basically at
00:31:05
first I created Yosemite with him.
00:31:08
But if I wanted to truly show you what
00:31:10
you could do on SharePoint with Steven,
00:31:12
I have to, you know, put myself as not
00:31:16
OK. OK, so you can have several profile
00:31:19
and I saw that and I come back of what
00:31:22
you were saying earlier so that we can do.
00:31:26
Actually it's very library
00:31:28
meaning like for example.
00:31:31
For finance team, when we have to take
00:31:34
care of finance of several Philia,
00:31:37
uh, several branches?
00:31:39
Uh, for example, I can create a library for.
00:31:42
I don't know China and other library
00:31:43
for India and there's only a library.
00:31:45
I mean it will.
00:31:46
It's like it's on the same server or
00:31:49
it's like it's different servers kind
00:31:51
of so. You this is another excuse
00:31:55
for me to show my drawing skills.
00:32:00
No problem. Thank you.
00:32:04
I I love SharePoint because you know,
00:32:07
it's one of the sign.
00:32:08
This is a question that requires thinking.
00:32:10
You have two ways, two options.
00:32:13
So. Uh, I'm not going to do that.
00:32:17
Let's go here, yeah?
00:32:24
Option. 1.
00:32:30
Option 2. You could have.
00:32:35
1SP4 SharePoint OK. It's, besides,
00:32:39
uh, what branch would it be?
00:32:42
Would it be uh finance uh yeah
00:32:44
finance finance OK perfect finance.
00:32:50
And on this finance SharePoint have.
00:33:01
Three different libraries,
00:33:03
one for French, one English.
00:33:07
One Chinese OK Ohh you
00:33:11
could have. Finance, ESP.
00:33:16
Friends. Finance SharePoint English.
00:33:22
Finance SharePoint. Chinese.
00:33:26
Have three different entities.
00:33:29
OK, each containing the difference.
00:33:32
Where is it well?
00:33:34
It's a matter of how much you know the tool,
00:33:36
because doing. Option one.
00:33:41
Would mean because you have fewer
00:33:44
places where to put your documents
00:33:47
that you have to create more roles.
00:33:50
OK, with the access it's more complicated.
00:33:53
OK. Yeah, it's that means in
00:33:55
the first option. Uh, sorry,
00:33:58
uh, just to be sure that's, uh.
00:34:01
For example, France can see that
00:34:03
English exist and can see that
00:34:05
Chinese exist, and maybe you can.
00:34:07
Actually, this would mean that you have
00:34:09
to go on the site for finance and say,
00:34:13
OK, let me create a new group
00:34:16
for French people so that they,
00:34:18
if you are in the French people group,
00:34:20
you can only see French library.
00:34:22
Same for English and for Chinese.
00:34:25
Yeah, so I have to create different group
00:34:27
and inside group different rights exactly
00:34:30
yes. So you have fewer places to
00:34:33
manage but the rights are more
00:34:35
complicated whether for option two
00:34:38
it's you have three different places,
00:34:41
but all you have to do is put the
00:34:43
French people on the French side.
00:34:45
English, English, Chinese,
00:34:46
Chinese pretty much
00:34:48
and I can put people in my group in
00:34:50
option 2 having access to all of them.
00:34:54
Yes, you you you could.
00:34:56
OK or people having access to only some of
00:34:58
them or some parts inside some of them.
00:35:00
Yeah, we could say that, uh, you and I.
00:35:03
Basically we are, uh,
00:35:05
the managers and we can give ourselves
00:35:08
complete access to absolutely everything.
00:35:11
OK, yes, actually this would be
00:35:15
required because otherwise if.
00:35:17
Suddenly the Chinese market tells us, OK,
00:35:19
the library doesn't work where one of us.
00:35:22
Has to be able to go there and sort it out.
00:35:25
Hmm, OK, OK.
00:35:28
OK, that's good to know.
00:35:31
And the final thing Sophie.
00:35:34
Very easy because you've worked with
00:35:36
it so far in the library sometimes.
00:35:40
What you can do?
00:35:42
Let me go on, uh, budget.
00:35:46
You can sync synchronize.
00:35:49
The idea of synchronizing what is it?
00:35:52
It's basically you are going to put.
00:35:56
See, I have one drive. Well.
00:35:59
If I synchronize this. OK, open.
00:36:06
Oh no, I'm not. I'm not gonna.
00:36:08
I forgot the password.
00:36:09
You can synchronize with one. Yeah,
00:36:11
can you synchronize with anything else,
00:36:13
like for example with the hard
00:36:15
the server or or anything else?
00:36:17
No, all all it's going to do is right here.
00:36:20
It's going to create a new tab for
00:36:23
SharePoint and instead of having to go to.
00:36:27
Office.com SharePoint sales team budget.
00:36:31
You will have. Budget right here. OK OK.
00:36:38
Be careful because when you do that,
00:36:40
the idea is not to synchronize everything.
00:36:44
The idea is to synchronize the
00:36:47
folders the projects on which
00:36:49
you are currently working. OK.
00:36:52
And, uh, let's imagine that I still
00:36:55
have people working on the server,
00:36:58
like on on the the hard physical server.
00:37:03
This won't be saved
00:37:04
automatically in SharePoint.
00:37:07
No, absolutely not.
00:37:08
Indeed, if you have a team of five people,
00:37:11
four of you are working on SharePoint and
00:37:13
I'll show up telling you ohh yeah Sophie,
00:37:15
I finished everything.
00:37:15
I put it on the server well and
00:37:19
by myself on the server.
00:37:20
These are two different entities.
00:37:22
They are not synchronized.
00:37:24
OK OK, hence the importance of
00:37:28
really communicating in the company.
00:37:30
When you do such things and
00:37:33
say and tell people when you.
00:37:35
Get access to office SharePoint etcetera.
00:37:38
Start working with it right now.
00:37:42
Because if you keep working on the servers,
00:37:44
you're by yourself, yeah?
00:37:47
Mm-hmm. And this for me.
00:37:50
Sophie is introduction to SharePoint.
00:37:53
OK, thank you very much.
00:37:54
It was a very interesting session.
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résultat(s)
00:00:10
Hoje vou tentar dar-lhe um
00:00:12
visão geral como uma espécie de introdução.
00:00:15
Você vai ser o responsável por
00:00:18
migrando para o SharePoint? OK OK Oh não.
00:00:24
OK usuário como usuário
00:00:27
apenas para você por si mesmo.
00:00:28
OK, você não vai ter que falar
00:00:31
às pessoas para ajudá-las ou o que quer que seja.
00:00:34
Não, penso que não.
00:00:36
Perfeito. Então é literalmente só para você.
00:00:38
Perfeito. Sim. Até agora,
00:00:40
o que você sabe sobre o SharePoint?
00:00:42
Se você tivesse que me dizer,
00:00:43
você sabe algumas coisas,
00:00:44
O que é para si?
00:00:47
Uh, seria como as coisas para
00:00:49
Partilhe todos os nossos ficheiros e tudo.
00:00:51
Então, trabalhar em equipe basicamente
00:00:54
OK, então principalmente uma ferramenta que você usaria
00:00:57
para armazenar os seus ficheiros e trabalhar neles.
00:01:01
Sim sim, OK OK Bem, vamos ver o que
00:01:04
Eu posso trazer para isso que você está certo,
00:01:06
a propósito, você está certo,
00:01:07
Mas não é só isso que você sabe. Obrigado.
00:01:12
Então, meu plano hoje é basicamente eu,
00:01:14
Vou falar sobre a arquitetura
00:01:16
do SharePoint e vou falar brevemente
00:01:18
Mencione o que é chamado de site de hub.
00:01:20
É algo que vai ser bom
00:01:23
se conhece o termo e o que significa,
00:01:26
mas não é o mais importante.
00:01:28
Vamos fazer uma visão geral do que é isso?
00:01:32
O quê, o que é. Tu sabes
00:01:33
o que você pode realmente fazer com o SharePoint?
00:01:35
Por que você iria usá-lo?
00:01:37
Vamos falar sobre
00:01:39
gestão documental.
00:01:39
Vamos falar sobre o uso
00:01:41
no computador.
00:01:43
E usá-lo no computador vai ser
00:01:46
como o que você costumava fazer com o SharePoint.
00:01:50
Você sabe, usando-os através do Explorador de Arquivos.
00:01:54
OK, mas no SharePoint antigo que você usa.
00:01:59
Eles já estavam disponíveis em
00:02:00
o Explorador de Ficheiros.
00:02:01
Vou mostrar-lhe por que estava disponível.
00:02:03
Qual é o processo por trás disso?
00:02:05
Simples assim. OK, OK,
00:02:09
então o SharePoint é uma ferramenta extremamente enorme,
00:02:14
basicamente isso.
00:02:15
Nós vamos encontrar.
00:02:21
3 w.office.com duplos.
00:02:22
Você já esteve nesse site?
00:02:26
Escritório quer dizer, sim, office.com?
00:02:28
Sim sim, com certeza perfeito assim
00:02:30
você está familiarizado você sabe no canto superior esquerdo
00:02:32
e você pode encontrar seu SharePoint.
00:02:35
O SharePoint é uma ferramenta que permitirá
00:02:38
eu para criar sites praticamente OK,
00:02:41
OK, vai permitir-me
00:02:43
criar sites para os meus serviços.
00:02:46
As empresas, as filiais.
00:02:49
As equipas, os projetos, etc.
00:02:54
No SharePoint, esta é a home page.
00:02:58
E o que é interessante é
00:02:59
que você pode criar um site,
00:03:01
um site literal que você conhece, como este
00:03:03
um é o que vamos usar mais tarde.
00:03:06
É o de uma equipe de vendas.
00:03:08
É um site real com um URL,
00:03:12
porque às vezes as pessoas perguntam
00:03:13
me onde está o site salvo.
00:03:16
É um ficheiro?
00:03:18
Não, não é um ficheiro,
00:03:20
é um site real,
00:03:22
mas a boa notícia é que você não vai
00:03:25
a necessidade de saber qualquer tipo de codificação.
00:03:28
Aqui tens.
00:03:31
Na página inicial aqui,
00:03:32
o que vou encontrar?
00:03:33
Então eu vou encontrar o site que eu sigo,
00:03:37
Assim, os sites com os quais
00:03:39
Trabalho com mais regularidade.
00:03:40
Aquelas em que trabalhei recentemente
00:03:43
e praticamente você conhece todos os sites
00:03:47
que eu tenho frequentado recentemente também.
00:03:50
Algo a procurar é
00:03:51
este botão aqui?
00:03:53
Crie um site se não o tiver.
00:03:57
Do seu lado,
00:03:59
quando o SharePoint está disponível para vocês,
00:04:01
é só que a sua empresa decidiu
00:04:04
não permitir que os usuários criem sites.
00:04:07
OK, porque às vezes isso pode acontecer.
00:04:11
As empresas basicamente têm
00:04:12
duas formas de o manusear.
00:04:15
Eles podem deixar o botão mostrar e.
00:04:18
Todos podem fazê-lo,
00:04:20
mas às vezes o que acontece que
00:04:22
As pessoas criam muitos sites.
00:04:24
Hmm obviamente.
00:04:26
Mas às vezes o que eles fazem é que eles.
00:04:29
Eles desativaram o botão e eles
00:04:31
configurar algum tipo de processo.
00:04:34
Tu sabes
00:04:34
uh,
00:04:35
entre em contato com a equipe de TI se desejar
00:04:37
para criar um site ou o que quer que seja.
00:04:40
E no SharePoint neste site também.
00:04:44
Por que eu criaria um?
00:04:46
Basicamente, eu tenho dois diferentes
00:04:50
opções Eu posso criar o que é chamado
00:04:53
Um site de equipa ou um site de comunicação.
00:04:57
O site da equipa vai ser para colaborar.
00:05:00
Basicamente é um lado.
00:05:03
Trabalha em equipa ou sozinho,
00:05:05
Sofia.
00:05:06
Uh, mova-se eu. Trabalhei com várias equipas
00:05:09
e, uh, eu mesmo sou um departamento assim
00:05:12
OK. Bem, imagine você
00:05:14
tenha a sua equipa número um.
00:05:18
Você pode criar um site para sua equipe
00:05:21
número um, no qual colocaremos todos os
00:05:23
documento que vocês vão precisar.
00:05:26
Você também pode criar e eu vou
00:05:29
Aborde esta noção nesta sessão.
00:05:31
Hoje você pode criar conteúdo.
00:05:34
Cada site tem uma página inicial.
00:05:36
Você sabe, como quando você vai na Wikipédia,
00:05:38
Há a página inicial e esta página inicial.
00:05:42
Pode ser personalizado. OK, o que me permitiria.
00:05:46
Digamos que faço parte da equipa número um.
00:05:49
Quando eu entro no site na página inicial,
00:05:52
bem, você acabou de colocar um link dizendo oh pessoal,
00:05:55
Parabéns por isso.
00:05:56
Este é o novo link para o novo arquivo.
00:05:59
O.
00:05:59
Notícias recentes que eu deveria
00:06:01
Sabe como membro da Equipa #1?
00:06:06
A ideia de um site de equipa é
00:06:08
todos estão no mesmo nível.
00:06:10
O que quero dizer com isso?
00:06:11
Fazemos isso para colaborar?
00:06:15
OK, é que temos que trabalhar juntos.
00:06:18
Uh, não é só você fazendo o
00:06:19
trabalho e eu lendo coisas. Ei.
00:06:25
E então você tem o site de comunicação.
00:06:28
Este é um pouco diferente.
00:06:30
O site de comunicação.
00:06:31
Este não vai colaborar.
00:06:35
Seria, por exemplo,
00:06:37
utilizado para promover um evento.
00:06:39
Ou a empresa você.
00:06:41
Você pode ter uma comunicação
00:06:43
site para toda a sua empresa.
00:06:45
Então, para eu estou supondo que você ainda trabalha para
00:06:47
o tribunal ou outra coisa talvez?
00:06:49
Oh não, não, quero dizer outra coisa. Não.
00:06:52
OK, bem, você teria um
00:06:54
website para toda a empresa.
00:06:56
Sobre o qual, bem, algumas pessoas que você conhece,
00:07:00
se você olhar para este pequeno conteúdo
00:07:03
escritório e muitos visitantes do site.
00:07:06
Do lado da comunicação,
00:07:07
seria aqui que,
00:07:09
digamos que este CEO nos diga:
00:07:12
uh, a partir de agora devido à COVID-19
00:07:15
Teremos que usar máscara.
00:07:18
OK, aqui está o novo gráfico COVID.
00:07:22
Coisas assim.
00:07:23
OK, então a equipe seleciona todos os trabalhos
00:07:26
juntamente com o lado da comunicação.
00:07:29
São principalmente algumas pessoas criando
00:07:32
coisas e os outros podem ler um.
00:07:36
Insisto nesse olhar.
00:07:38
Envolva dezenas de milhares de espectadores.
00:07:42
OK, isso é muito importante.
00:07:43
Imagine uma empresa como a Microsoft
00:07:47
onde você pode ter uma comunicação
00:07:50
para amigos da Microsoft.
00:07:52
Em que cada funcionário de
00:07:54
Microsoft no país pode acessar
00:07:56
informações sobre toda a empresa.
00:07:59
OK, e isso é possível
00:08:01
para vários países?
00:08:04
Sim, sim. Você pode criar olhar se eu fizer
00:08:09
site de comunicação. Eu vou fazer isso.
00:08:12
Sim, o que quero dizer é como se eu fosse
00:08:14
não é obrigado a criar diferentes
00:08:16
lado para cada país ou
00:08:17
todos os territórios em que estamos, certo?
00:08:19
Isso pode ser para um bem
00:08:21
global, mesmo que não estejamos em
00:08:23
as mesmas entidades gostam mesmo que
00:08:24
Estamos em diferentes ramos.
00:08:27
Então isso sim pode ser, mas você vai
00:08:30
tem que ter cuidado com a linguagem.
00:08:32
Sim, vamos escolher o inglês ou vamos
00:08:35
vai escolher outra coisa e também?
00:08:37
E isso não é algo que estamos indo
00:08:39
para poder falar sobre o dia de hoje.
00:08:40
Mas no SharePoint basicamente você
00:08:43
você pode saber no Microsoft Teams.
00:08:46
Tem trabalhado com equipas
00:08:48
há muito tempo? Sim, OK.
00:08:49
Então, se você faz parte de uma equipe, você
00:08:52
pode ver tudo. Se não estiver,
00:08:54
você não consegue ver nada correto? Bem,
00:08:57
no SharePoint não é tão binário assim.
00:09:00
Não é preto ou branco no SharePoint.
00:09:02
Digamos que você tenha 3 colegas.
00:09:05
É possível. Em uma pasta tem três arquivos.
00:09:11
E dizer que eu só posso ver o meu arquivo.
00:09:15
Daniel só pode ver o seu arquivo.
00:09:17
O jantar só pode ver o arquivo dela.
00:09:20
Hmm,
00:09:21
como um local, certo? Tão diferente,
00:09:23
exatamente se tomar a seringa
00:09:26
Entenda essa imagem, é em equipes.
00:09:27
É realmente preto ou branco.
00:09:29
Você faz ou não no SharePoint.
00:09:32
É com um bisturi praticamente OK, OK?
00:09:37
Não vou criar um slide
00:09:39
porque eu já tenho tantos
00:09:40
e lá em cima já mobilado,
00:09:42
Então isso é perfeito.
00:09:43
Vamos a este.
00:09:47
O. Espere, desculpe, vamos com este,
00:09:52
Sim? O a noção de.
00:09:57
Dentro do nosso site de comunicação,
00:09:59
não importa qual você escolha,
00:10:02
as coisas que vou mostrar a partir de agora
00:10:04
em são os mesmos se é em uma equipe
00:10:07
site ou um site de comunicação, tudo bem.
00:10:11
OK. Como você pode ver este.
00:10:15
Equipe de vendas que tem este logotipo sobre ele
00:10:18
porque na verdade é um site de equipe.
00:10:21
Sabia que quando cria um
00:10:24
equipe em times que é um bocado?
00:10:28
Você realmente cria um SharePoint
00:10:30
ao mesmo tempo.
00:10:32
OK, bem, deixe-me usar isso para você.
00:10:41
Porque isso é alguma coisa
00:10:43
que você vai precisar.
00:10:47
Até você sabe que não foi. Sim
00:10:52
Eu sei. Fairpoint perfeito assim.
00:10:58
Basicamente o que acontece?
00:11:02
Vou fazer isso, desculpe.
00:11:06
Lá vamos nós quando você cria uma equipe,
00:11:10
digamos uh equipe. Alfa.
00:11:16
Muitas pessoas, como eu sempre digo,
00:11:17
O Microsoft Office é como uma teia de aranha.
00:11:20
Você raramente faz uma coisa,
00:11:22
Mesmo que você não saiba, você sabe.
00:11:25
Bem, e se eu lhe dissesse isso
00:11:27
Quando você cria o Team Alpha?
00:11:30
Você realmente cria um.
00:11:33
2. 3. Quatro outras coisas.
00:11:38
Sabe quais?
00:11:41
Quando é uma entidade em termos,
00:11:43
Refiro-me ao canal talvez e. Sim, bom,
00:11:48
Boa ideia. Mas não, não, não, não.
00:11:51
Porque os canais,
00:11:52
você sabe nas equipes,
00:11:54
são coisas que você tem que fazer
00:11:57
Crie aqui as quatro coisas
00:12:00
que aparecerá automaticamente.
00:12:03
Sim, bem assim uh equipes, uh,
00:12:06
equipa na mesma equipa em
00:12:08
SharePoint e SharePoint é,
00:12:09
uh, eu entendi que estava ligado.
00:12:13
E uma perspetiva também, eu acho.
00:12:16
Não, deixe-me um bom palpite, mas não.
00:12:21
Então teríamos este SharePoint
00:12:24
site team alpha você também recebe.
00:12:29
Um OneNote. Para a sua equipa,
00:12:32
Você também recebe um planejador.
00:12:34
Você conhece este aplicativo?
00:12:36
Não, é para lidar com todas as suas tarefas diárias de
00:12:40
você e sua equipe. Escreva o tempo por.
00:12:47
Não, é vice outra coisa, é, uh.
00:12:53
Este único planejador.
00:12:55
OK sim sim. Sim, eu entendi. Sim OK,
00:12:58
para que isso seja um
00:13:00
planejador para sua equipe alfa.
00:13:02
E também. Um espaço de trabalho do Power BI,
00:13:06
mas esta é outra história.
00:13:07
Mas você sabe, apenas para apenas para
00:13:10
dizer que você realmente faz uma coisa.
00:13:12
Então. O que você tem que saber.
00:13:15
Então, quando você cria o seu
00:13:17
equipe alfa que você cria.
00:13:19
Seu site do SharePoint, mas e se?
00:13:24
Eu vou para o SharePoint.
00:13:30
SharePoint, minhas desculpas.
00:13:31
Pronto. Eu crio um site.
00:13:34
Eu crio um site de equipe.
00:13:37
Então eu o chamei de alfa.
00:13:40
Você acha que está indo
00:13:43
para criar uma equipa de equipas alpha?
00:13:48
Não, desta forma não.
00:13:52
E embora você esteja certo, ele funciona apenas.
00:13:55
Só ida. Porque às vezes as pessoas me perguntam.
00:13:58
Então, se eu fizer de uma maneira, funciona.
00:14:00
Se eu fizer o contrário,
00:14:01
vai funcionar. Não, não, não é.
00:14:05
Você pode fazer acontecer,
00:14:07
mas é um processo que você tem que começar OK.
00:14:12
Não é automático. OK. Fim.
00:14:16
Como dissemos. SharePoint.
00:14:20
Temos sites de equipa. E. E.
00:14:26
Sites de comunicação.
00:14:29
E quando você faz esse processo,
00:14:31
sempre vai ser.
00:14:34
Site de oito equipes. Nunca vai
00:14:37
ser um site de comunicação. OK, tudo bem?
00:14:43
Sim, então se eu entendo corretamente
00:14:45
tudo o que vou modificar
00:14:47
SharePoint, cada documento irá
00:14:49
não ser atualizado nas equipas.
00:14:54
Neste, se eu for no Team Alpha, sim.
00:14:57
O quê, então se eu estiver na equipe
00:15:00
Alfa que vem daí?
00:15:03
Hmm, bem, se eu uso o SharePoint ou dicas,
00:15:07
é a mesma coisa.
00:15:08
Se você modificar um documento do Team Alpha
00:15:12
e eu modifico a partir do SharePoint Team Alpha,
00:15:15
é a mesma coisa.
00:15:17
É o mesmo lugar,
00:15:18
é outra janela.
00:15:20
Para dar uma olhada.
00:15:24
Datas, uh, qualquer documento. Qualquer coisa
00:15:27
Eu publico qualquer conteúdo da UM realmente
00:15:30
Sim, porque e isso é
00:15:33
outra coisa, na verdade.
00:15:35
Porque você me disse que
00:15:36
nunca usou bem o SharePoint,
00:15:37
só no seu outro trabalho, certo?
00:15:39
Nunca online.
00:15:40
Bem, e se eu lhe dissesse
00:15:42
têm estado a utilizar o SharePoint para
00:15:43
muito tempo sem saber?
00:15:46
Boas notícias, sim,
00:15:47
Essa é a boa notícia.
00:15:50
Para trabalhar com equipas aqui.
00:15:53
Ah, sim, sim, às vezes
00:15:54
Tenho-o no meu computador.
00:15:56
É mais fácil com isso.
00:15:58
Isso é, uh, sim sim,
00:15:59
usá-lo on-line às vezes.
00:16:00
Perfeito. Bem, dê uma olhada nisso, então
00:16:03
você tem os canais e você tem
00:16:06
arquivos corretos sim. Isso os arquivos.
00:16:12
Na verdade, é o SharePoint. OK sim,
00:16:17
veja estes três pontos abertos no SharePoint.
00:16:22
OK equipes é basicamente.
00:16:25
Uma seção de armazenamento do SharePoint.
00:16:30
Mm-hmm envolto em chats.
00:16:35
Mensagens. Calendário.
00:16:37
Hmm, webconferência etc.
00:16:40
Mas você tem sido e se em seu
00:16:42
empresa que você tem pessoas dizendo
00:16:44
Oh meu Deus SharePoint é novo,
00:16:46
Estou com medo que seja tão complicado você
00:16:48
pode dizer-lhes que você tem usado.
00:16:50
Sem saber, ok?
00:16:54
O que é desculpe, eu não questionei
00:16:56
qual é a duração legal da sua
00:16:59
arquivamento e documentos no SharePoint.
00:17:01
É algo que podemos modificar?
00:17:03
Por exemplo, se eu colocar,
00:17:04
Eu quero deixá-lo 10 anos
00:17:06
ou 15 anos em vez de cinco.
00:17:08
É possível?
00:17:10
então não é algo que você?
00:17:12
Pessoalmente, poderemos modificar,
00:17:14
mas é algo que pode
00:17:15
ser alterado pela empresa.
00:17:16
Sim, sim, OK como.
00:17:20
Aqui olha a equipe vai expirar.
00:17:24
Hmm, é algo que pode ser feito.
00:17:28
Porque eu canso de ter também
00:17:29
muitas coisas. Então eu criei, uh,
00:17:32
alguns experimentam políticas de expiração.
00:17:34
Sim, OK, realmente útil.
00:17:39
OK, então e você sabe por padrão como?
00:17:42
Quanto tempo? Uh, arquivos, uh,
00:17:45
documentos e coisas permanecem,
00:17:47
então eu sinceramente não tenho certeza,
00:17:49
mas tenho certeza de que se
00:17:50
você não muda nada,
00:17:52
só vai ficar lá.
00:17:54
OK, OK, ponto final, OK,
00:17:56
mas eu poderia estar errado sobre este.
00:17:58
OK, OK. Thanks.
00:18:02
É tudo o que eu sei é como um monte de,
00:18:05
uh, teoria para começar. Não, não, tudo bem.
00:18:08
Está tudo bem OK sim perfeito
00:18:11
Perfeito, então vamos voltar para minha equipe de vendas.
00:18:15
Como você poderia perceber se você está em um?
00:18:19
Site de equipa ou um site de comunicação?
00:18:22
Bem, em primeiro lugar tenho o logótipo das equipas.
00:18:26
Estou num site de equipa,
00:18:28
um sítio de comunicação.
00:18:33
Vai olhar.
00:18:40
Assim, para que não tenha equipas
00:18:43
e as abas são horizontais.
00:18:48
OK, OK do lado da equipa.
00:18:51
São verticais. Hmm, OK o.
00:18:56
Os princípios por trás de tudo isso
00:18:57
são exatamente os mesmos em cada site.
00:18:59
Se você der uma olhada, você tem casa.
00:19:01
Temos casa. É uma página inicial.
00:19:05
Esta página inicial pode ser personalizada se:
00:19:08
nós damos uma olhada no meu site Yosemite.
00:19:11
Olha o que eu fiz aqui.
00:19:12
Logótipo, botões, meteorologia.
00:19:17
Temporizador. Fotos, vídeos, mapas.
00:19:23
Você pode fazer muitas coisas.
00:19:25
A ideia por trás disso é basicamente.
00:19:28
Para que as pessoas que fazem parte da minha
00:19:31
Projetos Yosemite quando eles fazem logon
00:19:33
este site eles têm aqui todos os
00:19:36
informações de que necessitam. OK, você pode ter lista.
00:19:39
Você já viu listas do SharePoint? Uh, não.
00:19:44
É para lidar basicamente, uh, elemento.
00:19:46
É um pouco como o sotaque,
00:19:47
você sabe, assim.
00:19:49
Este é um.
00:19:51
Há algum tipo de lista onde
00:19:53
Coloque todos os problemas que enfrentamos até agora.
00:19:57
Eu vejo que é em francês, se você
00:19:59
prefira fazer isso em francês iterator,
00:20:00
Então, para mim e não se preocupe.
00:20:03
Oh, muito obrigado.
00:20:04
Sim, de facto. Este está em francês.
00:20:05
Infelizmente não, infelizmente,
00:20:06
porque eu não me importo,
00:20:08
mas eu tenho que fazer este em Inglês,
00:20:11
especialmente porque estou gravando.
00:20:12
Está tudo bem para você. OK
00:20:14
não, não se preocupe. Eu realmente gosto
00:20:16
falando inglês, confie em mim.
00:20:19
Nós realmente temos sessão em inglês,
00:20:22
então é um sempre é um sempre
00:20:25
um prazer. Está a ver vídeo?
00:20:28
Sim, senhor, não, senhor.
00:20:31
Como esta lista você estava falando,
00:20:33
então, uh, é uh no SharePoint,
00:20:36
algo que eu possa criar.
00:20:37
Por exemplo, uh, distribuir e
00:20:40
descrever problemas de tarefas e semelhantes
00:20:43
fazer como sim tipo de planejador de tarefas de texto
00:20:46
Microsoft. Bem, eu não faria
00:20:47
usá-lo para planejar a tarefa porque
00:20:49
você tem algo como planner
00:20:50
para isso foi feito para isso.
00:20:52
Sim, mas 100% basicamente.
00:20:57
Estou na minha página inicial aqui nova lista.
00:21:02
Eu também tenho.
00:21:05
Bibliotecas. OK. Com as minhas pastas,
00:21:11
os meus ficheiros. Eu posso criar novos.
00:21:16
E você? Eu estou adivinhando porque você
00:21:18
já trabalha em equipas que já esteve
00:21:20
há muito tempo que você está
00:21:22
habituados a trabalhar ao mesmo tempo
00:21:24
no mesmo documento com outros.
00:21:27
Sim, sim, perfeito.
00:21:30
Sabe como utilizar a seringa
00:21:32
Histórico de versões dos ficheiros?
00:21:34
Uh, sim, sim.
00:21:38
Perfeito. O que é a mesma coisa aqui?
00:21:39
Basicamente três pontos.
00:21:42
Sim, histórico de versões.
00:21:44
OK, OK ou você pode fazer.
00:21:47
Eles diretamente do sim,
00:21:50
Sim, informações finas, histórico de versões.
00:21:55
Não pode. Como restaurar um documento
00:22:00
para uma versão anterior, se outra pessoa
00:22:04
está no documento. Sim OK, OK.
00:22:11
Nas vossas bibliotecas porque.
00:22:13
Por padrão, você terá que
00:22:15
uma página inicial e uma biblioteca.
00:22:17
Se eu for na minha equipe de vendas,
00:22:18
o que eu tenho uma home page e uma biblioteca?
00:22:22
Não há problema em que você pode
00:22:25
criar pastas para criar algumas para
00:22:28
basicamente ter as coisas arrumadas.
00:22:30
Para que todos possam encontrar a sua saída.
00:22:34
Se você quer facilitar a vida,
00:22:36
mais fácil para os seus colegas connosco.
00:22:40
Fixado no topo. OK.
00:22:44
E então o seu ficheiro está em
00:22:46
o topo para todos verem.
00:22:48
Mas tenha cuidado porque se
00:22:50
você começa a fazer isso.
00:22:52
O objetivo não é ter aqui 50 documentos.
00:22:54
Sim, claro, sim.
00:22:56
Assim, três pontos editam lixeira e lixeira.
00:23:01
Quando terminar.
00:23:04
Também pode filtrar os documentos a partir daqui.
00:23:07
Se precisar.
00:23:10
Só para você saber, novamente,
00:23:11
isso não é algo que eu acredito que você seja
00:23:13
vai usar para precisar usar no
00:23:15
início da sua aventura no SharePoint,
00:23:17
mas você tem uma biblioteca e olhe,
00:23:19
Você pode criar outras bibliotecas.
00:23:24
O SharePoint é a. Realmente profundo. Profundo também.
00:23:30
Basicamente, e a ideia é que antes.
00:23:35
Eu não sei se você será, uh,
00:23:36
se você estiver em contato com as pessoas
00:23:39
que vão abrir o SharePoint,
00:23:41
mas a ideia é criar um
00:23:44
arquitetura para a sua empresa.
00:23:47
Gostou? Eu disse que ia
00:23:50
Mencione o que é chamado de site de hub.
00:23:52
Um site hub é este bar aqui?
00:23:56
OK, esta barra permite-me.
00:23:59
Basicamente, temos este,
00:24:01
ponto e vírgula.
00:24:02
Que seria o site da minha empresa,
00:24:05
o site geral?
00:24:08
E a partir deste site geral
00:24:10
Eu posso acessar os tópicos,
00:24:12
a versão inglesa,
00:24:13
o Yosemite,
00:24:14
a temática ou a informação.
00:24:18
Para simplificar, gosto de dizer às pessoas
00:24:20
pensar na flor porque.
00:24:25
Até aqui temos.
00:24:32
O hub. OK, então o hub seria.
00:24:38
Site da empresa.
00:24:43
Na maioria das vezes. Site de comunicação.
00:24:47
OK. Vou refazê-lo.
00:24:52
Pronto. Ah, isso é feio.
00:24:53
Ops, hmm, eu posso fazer melhor.
00:24:56
Posso fazer melhor do que isso.
00:24:57
Tão flor branca, sim.
00:25:01
Em minha defesa, não tenho rato.
00:25:02
Neste momento, está a carregar através do trackpad.
00:25:06
E a ideia que você conhece até agora
00:25:08
é permitir que as pessoas venham de mim.
00:25:10
E daqui você tem as pétalas.
00:25:12
Sim, para cima, vamos terminar o meu
00:25:16
flor um aqui um aqui 1 aqui.
00:25:21
E você teria.
00:25:24
Site de marketing. RH.
00:25:29
UH-222 o que temos, uh?
00:25:32
Agora, de fato, etcetera.
00:25:37
Um hub. É a noção de contar
00:25:41
SharePoint que este site?
00:25:44
A falha central é reveladora?
00:25:46
SharePoint é a parte central?
00:25:49
Vai ter como efeito colocar.
00:25:52
Este site. 1º na linha.
00:25:56
OK. A noção de algo
00:25:58
Devo insistir em você.
00:26:01
Não olhe se eu continuar
00:26:04
Site de criação do SharePoint.
00:26:05
Não há nenhum hub aqui.
00:26:07
Sim, sim, só a empresa pode fazer certo
00:26:09
Exatamente. Apenas a empresa que
00:26:11
é realmente uma boa notícia para você.
00:26:13
Isso é algo menos
00:26:14
para fazer por você, você sabe.
00:26:19
Então é importante saber,
00:26:21
e o hub pode ser um site de equipe.
00:26:23
Pode ser um site de comunicação.
00:26:24
Não importa.
00:26:27
OK, e digamos que sua empresa diga OK,
00:26:31
este site vai ser o
00:26:33
hub e então eles têm que dizer
00:26:36
SharePoint que o marketing é um padrão
00:26:38
do hub que o RH está com ele.
00:26:41
Que R& D está com ele.
00:26:43
Dessa forma, você e seus colegas.
00:26:46
Tu. Um link.
00:26:52
Oh, sim.
00:26:56
Ao seu general.
00:26:59
Vamos lá, desculpe, não há problema.
00:27:03
Para o site geral da sua empresa e de
00:27:06
este você pode entrar no site.
00:27:09
Para a sua equipa, o que também significa que sabe,
00:27:12
Eu disse isso no SharePoint
00:27:14
é basicamente uma expedição,
00:27:15
os direitos de acesso têm de o ser.
00:27:18
Bem pensado.
00:27:20
Sim, porque significa que
00:27:22
você tem que ter certeza disso.
00:27:24
Se você não faz parte do projeto Yosemite,
00:27:27
se clicar aqui não pode
00:27:29
acesse o projeto Yosemite.
00:27:31
OK, OK, OK.
00:27:35
Eu não faço SharePoint.
00:27:36
Não só você tem. Nas páginas.
00:27:39
Você também pode criar conteúdo como.
00:27:42
Digamos que eu vou
00:27:44
iniciar o projeto B56.
00:27:45
Bem, dê uma olhada.
00:27:48
Você pode criar. Isso.
00:27:51
Uma página inteira dedicada ao tema.
00:27:59
É realmente a ideia de
00:28:01
criação de conteúdo basicamente. OK
00:28:03
OK, eu tenho dúvidas.
00:28:09
Uma vez que, uh, por exemplo,
00:28:11
imagine que na próxima semana eu vou ter,
00:28:14
uh, um novo assistente, uh, como posso,
00:28:18
uh, atribuir direitos e eu?
00:28:21
Ou devo ter que dizer a ele,
00:28:22
uh, as equipas que vão implementar
00:28:26
SharePoint para nós para a migração?
00:28:28
Ou como? Como posso fazer
00:28:30
bem? Você tem duas maneiras de fazer isso,
00:28:32
E depende da sua empresa.
00:28:34
Depende do que eles
00:28:36
escolha em algumas empresas.
00:28:38
Eles vão dizer, bem, Sophie,
00:28:40
o projeto Yosemite. É seu.
00:28:42
Você é o proprietário do site Mm-hmm.
00:28:45
OK, se assim for, você vai
00:28:50
tem que dizer que Saa está para cima.
00:28:53
Deixe-me dar-lhe as boas-vindas aos projetos de Yosemite.
00:28:56
Você terá que ir.
00:28:59
Permissões do lado superior direito OK.
00:29:05
E adicionar próprio.
00:29:07
OK, mas e temos uma sessão inteira
00:29:10
o este é #1 no SharePoint
00:29:12
o número 3 é mais ou menos certo,
00:29:14
A propósito.
00:29:14
Então, sim,
00:29:15
OK perfeito sim. Por conseguinte,
00:29:16
ser abrangidos. Isso é bom
00:29:17
Sim. Mas só para você saber às vezes
00:29:19
nas empresas porque estive
00:29:20
trabalhando com muitas empresas,
00:29:22
especialmente em relação ao SharePoint.
00:29:23
Às vezes, o que eles dizem é OK.
00:29:25
Sophie, esta é a sua.
00:29:27
Projeto que você é o proprietário,
00:29:29
mas, para adicionar ou apagar pessoas, você está
00:29:34
vai ter que passar por essa equipe,
00:29:37
a TI ou o que quer que seja.
00:29:39
OK, aqui está o processo assim
00:29:40
Eu não posso dizer que é realmente
00:29:42
vai depender da sua empresa.
00:29:44
OK, OK, e outra pergunta,
00:29:46
se eu mesmo o fizer, por exemplo,
00:29:48
mas imagine como em um ano eu
00:29:51
sair da empresa ou algo assim.
00:29:54
Apenas modifique isso após a minha partida.
00:29:57
Quero dizer, eles têm que conectar o meu
00:30:00
ou seriam capazes de
00:30:03
fazê-lo pela equipa ou algo assim?
00:30:06
Bem, o. Eu não tenho todos os acessos que eu poderia,
00:30:10
por isso não posso garantir que a equipa de TI
00:30:12
poderia fazer isso, mas isso é bom.
00:30:16
Pergunta porque, basicamente, se é
00:30:18
SharePoint ou equipes e na verdade eu
00:30:21
gostaria de convidá-lo quando terminarmos de verificar
00:30:23
suas equipes e você sabe que pode ver se
00:30:25
Você é o dono de uma equipe em equipes.
00:30:28
Tenha sempre dois donos.
00:30:31
OK sempre sim 100%.
00:30:36
OK, porque senão digamos Yosemite.
00:30:39
Eu não sou o dono.
00:30:40
O que eu estou neste com
00:30:43
Stephen Watson? Uh.
00:30:49
Acho que me coloco como um.
00:30:52
Porque, você sabe, como treinador,
00:30:54
Eu uso vários perfis. Oh sim
00:30:58
Eu me coloco como proprietário aqui mesmo.
00:31:00
OK, OK. Grande, porque basicamente em
00:31:05
primeiro eu criei Yosemite com ele.
00:31:08
Mas se eu quisesse realmente mostrar-lhe o que
00:31:10
você poderia fazer no SharePoint com Steven,
00:31:12
Eu tenho que, você sabe, me colocar como não
00:31:16
OK. OK, então você pode ter vários perfis
00:31:19
e eu vi isso e eu volto do que
00:31:22
O senhor disse há pouco para que possamos fazê-lo.
00:31:26
Na verdade, é muito biblioteca
00:31:28
significando como, por exemplo.
00:31:31
Para a equipe financeira, quando temos que tomar
00:31:34
cuidar das finanças de vários Philia,
00:31:37
uh, vários ramos?
00:31:39
Uh, por exemplo, eu posso criar uma biblioteca para.
00:31:42
Eu não conheço a China e outras bibliotecas
00:31:43
para a Índia e há apenas uma biblioteca.
00:31:45
Quer dizer, sim.
00:31:46
É como se estivesse no mesmo servidor ou
00:31:49
é como se fosse um tipo de servidor diferente
00:31:51
de tal. Você esta é outra desculpa
00:31:55
para eu mostrar minhas habilidades de desenho.
00:32:00
Não há problema. Obrigado.
00:32:04
Eu amo SharePoint porque você sabe,
00:32:07
é um dos sinais.
00:32:08
Esta é uma questão que requer reflexão.
00:32:10
Você tem dois caminhos, duas opções.
00:32:13
Então, Uh, eu não vou fazer isso.
00:32:17
Vamos lá, sim?
00:32:24
Opção. 1.
00:32:30
Opção 2. Você poderia ter.
00:32:35
1SP4 SharePoint OK. É, além disso,
00:32:39
uh, que ramo seria?
00:32:42
Seria uh finanças uh sim
00:32:44
finanças financeiras OK finanças perfeitas.
00:32:50
E sobre este financiamento SharePoint tem.
00:33:01
Três bibliotecas diferentes,
00:33:03
um para francês, um para inglês.
00:33:07
Um chinês OK oh você
00:33:11
poderia ter. Finanças, ESP.
00:33:16
Amigos. Finanças SharePoint Inglês.
00:33:22
Finanças SharePoint. Chinês.
00:33:26
Ter três entidades diferentes.
00:33:29
OK, cada um contendo a diferença.
00:33:32
Onde está bem?
00:33:34
É uma questão de quanto você conhece a ferramenta,
00:33:36
porque fazer. Opção um.
00:33:41
Significaria porque você tem menos
00:33:44
Locais onde colocar os seus documentos
00:33:47
que você tem que criar mais funções.
00:33:50
OK, com o acesso é mais complicado.
00:33:53
Sim, é isso que significa em
00:33:55
a primeira opção. Uh, desculpe,
00:33:58
uh, só para ter certeza que é, uh.
00:34:01
Por exemplo, a França pode ver que
00:34:03
Inglês existe e pode ver que
00:34:05
Os chineses existem, e talvez você possa.
00:34:07
Na verdade, isso significaria que você tem
00:34:09
para ir no site de finanças e dizer,
00:34:13
OK, deixe-me criar um novo grupo
00:34:16
para os franceses, para que eles,
00:34:18
se pertencer ao grupo dos franceses,
00:34:20
você só pode ver a biblioteca francesa.
00:34:22
O mesmo para inglês e chinês.
00:34:25
Sim, então eu tenho que criar um grupo diferente
00:34:27
e dentro do grupo diferentes direitos exatamente
00:34:30
Sim. Assim, você tem menos lugares para
00:34:33
gerenciar, mas os direitos são mais
00:34:35
complicado se para a opção dois
00:34:38
é você ter três lugares diferentes,
00:34:41
mas tudo o que você precisa fazer é colocar o
00:34:43
Franceses do lado francês.
00:34:45
Inglês, Inglês, Chinês,
00:34:46
Chinês praticamente
00:34:48
e posso colocar pessoas no meu grupo
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opção 2 ter acesso a todos eles.
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Sim, você poderia.
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OK ou pessoas tendo acesso a apenas alguns dos
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eles ou algumas partes dentro de alguns deles.
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Sim, poderíamos dizer que, uh, você e eu.
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Basicamente nós somos, uh,
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os gestores e nós podemos doar-nos
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acesso completo a absolutamente tudo.
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OK, sim, na verdade isso seria
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necessário porque, caso contrário, se.
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De repente, o mercado chinês diz-nos: OK,
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a biblioteca não funciona onde um de nós.
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Tem que ser capaz de ir lá e resolver isso.
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Hmm, OK, OK.
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OK, é bom saber.
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E a última coisa Sophie.
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Muito fácil porque você trabalhou com
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até agora na biblioteca às vezes.
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O que pode fazer?
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Deixe-me continuar, uh, orçamento.
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Você pode sincronizar sincronizar.
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A ideia de sincronizar o que é?
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É basicamente você vai colocar.
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Veja, eu tenho uma unidade. Pois bem.
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Se eu sincronizar isso. OK, abrir.
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Oh não, eu não estou. Eu não vou.
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Esqueci-me da palavra-passe.
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Você pode sincronizar com um. Sim
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você pode sincronizar com qualquer outra coisa,
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como, por exemplo, com o duro
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o servidor ou qualquer outra coisa?
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Não, tudo o que vai fazer está aqui.
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Vai criar um novo separador para
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SharePoint e em vez de ter que ir para.
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Office.com orçamento da equipe de vendas do SharePoint.
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Vai ter. Orçamento aqui mesmo. OK OK.
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Tenha cuidado porque, quando você faz isso,
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A ideia não é sincronizar tudo.
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A ideia é sincronizar o
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pastas os projetos em que
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você está trabalhando no momento. OK.
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E, uh, vamos imaginar que eu ainda
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ter pessoas trabalhando no servidor,
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como no servidor físico rígido.
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Isso não será salvo
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automaticamente no SharePoint.
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Não, de forma alguma.
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De facto, se tiver uma equipa de cinco pessoas,
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quatro de vocês estão trabalhando no SharePoint e
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Eu vou aparecer dizendo oh sim Sophie,
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Terminei tudo.
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Eu coloquei no servidor bem e
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por mim mesmo no servidor.
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Trata-se de duas entidades diferentes.
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Eles não são sincronizados.
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OK OK, daí a importância de
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realmente se comunicando na empresa.
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Quando você faz essas coisas e
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diga e diga às pessoas quando você.
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Obtenha acesso ao Office SharePoint etcetera.
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Comece a trabalhar com ele agora mesmo.
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Porque se você continuar trabalhando nos servidores,
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você está sozinho, sim?
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Mm-hmm. E isso para mim.
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Sophie é introdução ao SharePoint.
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OK, muito obrigado.
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Foi uma sessão muito interessante.
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