SharePoint: Introduction to SharePoint Online tools Replay

In this video, you will learn about SharePoint, one of the collaboration and storage tools available in Microsoft 365. SharePoint allows teams to work together, store and share files, and collaborate on documents in real-time.
You can access SharePoint sites through the Office 365 subscription and use features like document libraries, version history, and co-authoring.
SharePoint is a powerful tool for enhancing collaboration and productivity within organizations.
This tutorial will provide you with a comprehensive introduction to SharePoint Online tools, helping you make the most of this valuable resource.

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Available in Microsoft365

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These sessions are related to getting started off this application

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and this particular one is entitled Introduction to SharePoint Online.

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My name is Stephen Ryan and I'll be your trainer for this short session.

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Just a few things, instruction-wise, housekeeping-wise before we get going.

00:00:35

Please don't try to take any other calls if possible.

00:00:37

Obviously, if you need to and it's urgent then, by all means, do so.

00:00:40

But if you can avoid it, then that would be useful.

00:00:43

Put your phone in mute then unmute if you want to ask a question any time

00:00:46

during the session.

00:00:48

And lastly, stay active on the PC just to stop against standby mode.

00:00:54

OK, so in this short session, we'll introduce some fundamentals

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of the SharePoint Online environment in Office 365.

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I'll start by looking at document libraries and how to drop files in the library

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and upload files into folders in the library.

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We will then discuss how to share files stored in SharePoint Online

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and how to edit files using the online version of the Office suite of applications.

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Lastly, we will look at how to synchronise online data with your local computer

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so you can continue working even when you're offline.

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It isn't really a training session as such, it's a way to get started Office 365

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and our objectives are to discover and understand

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how to navigate around SharePoint Online

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and try and use some of its key features and tools here nice and quickly.

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So first of all, we'll look at Document libraries.

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So Document libraries in SharePoint Online are sites generally in SharePoint Online

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allow you to work in collaborative teams by storing

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and sharing files and co-editing documents simultaneously.

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They contain document libraries and lists

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and enable users to work collaboratively online.

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So those document libraries provide a secure place for storing your files

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where you and your co-workers can easily find them,

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work on them together, access them from any device anytime.

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So for example, you could use Document library on a site in SharePoint Online

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to store real files related to a specific project or specific client, for example.

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The default site you get in SharePoint Online includes document library already

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and one is created automatically for you when you create a new site.

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You can add additional document libraries to a site as

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and when you need them and this is useful for example

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if you want to restrict access to a set of files.

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Each document library displays a list of those files and folders

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and key information about each item such as who created it,

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when it was last modified and that sort of thing.

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And you can use that information to organise your files

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and make it easier to find them.

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There are several things you can do in a Document library.

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You can add, edit, delete and download documents.

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You can also collaborate and co-author on documents.

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You can control who's got access to a library or folder in a library

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or individual files that are in a library.

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You can track the activity on a file such as when it was last modified

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and also receive notifications when something gets changed.

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You can create custom views for document library as well to add in

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further columns or different views to the library.

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You can share files or folders and others as you'll see in a moment.

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You can add links to a document library to something stored outside,

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so you can add links to the navigation menus.

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Those could be to files located in a different library or possibly

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a link to an external web page for example as well.

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You can also highlight links and files and folders in the document library

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so others can get to them more quickly

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by making them a highlighted item in the list.

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So you can see on this screen a document library with a few files inside it.

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You can see a menu up here that says New, Upload, Quick edit and Sync.

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We'll go through some of these things in a moment.

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So SharePoint does offer you the ability to store your documents

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for your teams with custom views.

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What we're looking on the first screenshot is the kind of old view

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and the second which is the sort of a modern document library view

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in the second screenshot you can see that's just popped up

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is called a Classic SharePoint view and I'll show you what the difference is

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between those as we get through as well.

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Essentially, you can see the tools available on this library tab over here

00:04:16

that lets you do things like Modify your current view.

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And we'll see a little bit of that in the demo in a moment.

00:04:23

So the kind of things you can do to Document library when you right click on it are:

00:04:26

you can open it, you can share with someone,

00:04:30

you can collaborate on the document real time, you can look at permissions on the document,

00:04:34

download it and also you can just look at the version history of documents over time,

00:04:39

see how many versions of it has been,

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what modifications are made and then potentially open an older item,

00:04:46

or restore it or delete it if you need to.

00:04:49

So we're going to the live environment now

00:04:50

and have a quick look at some of those items.

00:04:58

I'll just minimise this for a moment and you can see here we are in Office 365.

00:05:06

I'll just maximise that.

00:05:07

I am on the landing page.

00:05:08

So if you want to open up our SharePoint sites,

00:05:10

you can click on the app launcher up in the top left-hand corner here

00:05:13

or you can click on the SharePoint tile on the homepage.

00:05:17

We'll do it from here.

00:05:18

We will right click on it, make sure opens in a new tab.

00:05:27

So you can see some recent activity going to the SharePoint training site.

00:05:39

So I can click on that link for example or I can click on the link over here

00:05:42

in the navigation menu, or I can click up here in the frequent section as well

00:05:46

to open up that site.

00:05:51

So here you can see we are in SharePoint training.

00:05:53

You can see some recent activity as well and here a document library

00:05:56

called MOOC Training, for example.

00:05:59

We can also create our own document library here.

00:06:02

So from Site contents for example, if you can go to Site contents here

00:06:10

and then choose New up at the top

00:06:13

and then on the drop-down list, choose Document Library

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so I'll just create one here called Steve's Files or something.

00:06:25

If you want to show in the site navigation either do them to appear

00:06:28

in the menus in the left, yes, we do so I'll just choose Create.

00:06:31

Now I'll create, start our document library and we can then go into the document library

00:06:35

and actually add some files, to not let some files to it and so on.

00:06:43

So here's the empty document library, you can see there called Steve's Files.

00:06:51

I'm going to upload some files to it, so you can see up at the menu here

00:06:54

we have an upload option.

00:06:56

It says here also we can drag files here to upload,

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so I will just show you sort of both approaches, so you click on Upload,

00:07:01

we can choose files or folders, some browsers allow you to do folders

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and some don't.

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So here we can choose.

00:07:10

Let's choose an Excel file, for example.

00:07:18

The document's getting uploaded now to the library

00:07:20

and then we can see there it's appeared.

00:07:24

So let's upload another one.

00:07:35

It's on there.

00:07:37

Let me do that way.

00:07:39

So if I just minimise this page a moment and drag that over across.

00:07:51

OK, I will now just show how we could do the drag and drop,

00:07:53

just making that a bit smaller.

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We could also drag, let's say an item over here,

00:08:07

so if I drag that from that file over here.

00:08:18

Let's drag this across

00:08:27

and then when I release the button, you'll see it's uploading other items,

00:08:30

so we can also drag those so you can either choose Upload and browse

00:08:33

or you can use drag and drop techniques too.

00:08:36

Drop it there too.

00:08:54

Now we've got three files in that SharePoint training Steve's Files document library.

00:09:15

Just having some issues with the shared screen option up there.

00:09:18

OK.

00:09:21

So question, you've used Library and uploaded some files to it,

00:09:24

we can then change the views so at the moment,

00:09:25

we're looking in this list view.

00:09:27

So if we go over here on this drop-down listing

00:09:29

and see we can go to the top tiles view as well.

00:09:31

And now see the items as tiles rather than as a list.

00:09:35

I'll switch back to list view again.

00:09:40

We can also then modify that view somewhat, so if I click on the Plus sign here,

00:09:44

I can add some further columns to our view.

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So you can create new ones using this option here where I can just show

00:09:50

and hide existing columns by selecting them from this list here,

00:09:53

so if I wanted a file size option to be added or created by for example,

00:09:58

I can do that and then click Apply and it adds those extra columns to my list

00:10:03

so I can modify the view that way.

00:10:10

In terms of documents and files, kind of things we can do to them.

00:10:14

So I select a file from here in the list,

00:10:19

you'll see the menu changes across the top here.

00:10:21

So when it's selected, you get, unselected,

00:10:23

you get that menu when you select an individual file

00:10:25

or more you get that sort of menu up here.

00:10:26

That's exactly the same menu you see if you click on the ellipsis button,

00:10:30

the three dots to the right of the file name.

00:10:31

If I click on that, I'll get the same colour menu options

00:10:34

as I do across the top.

00:10:35

And similarly, if I right click on the document as well over here,

00:10:38

I get the same menu as well.

00:10:40

So you can see some of the things you can do here, so I can Open the file.

00:10:43

So I could open that file in PowerPoint or if I've got the full version

00:10:46

I can open it.

00:10:46

So I'm going to open in PowerPoint Online and the online version of PowerPoint

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or I could open in the full version if I have the full app installed locally,

00:10:53

so the desktop version.

00:10:54

The other thing I can do to this file here is, so you can see I can Share it,

00:10:58

Download it, Delete it, Pin it to the top of the list,

00:11:01

Move it somewhere else, Copy it somewhere else, Rename it.

00:11:04

We can also look at things like Version history as well,

00:11:06

so I click on Version history, that will show me

00:11:08

if there's been multiple versions of that file and any edits and changes to it along the way

00:11:12

and if any comments have been added, I'd see it in that column over there.

00:11:15

And when you've got multiple files in this list, you could then use

00:11:18

the sort of drop-down list over here to see multiple versions

00:11:22

and I could then restore or view that older version for example,

00:11:24

if I had more than one in this list.

00:11:26

Obviously, in this case I've only got the one.

00:11:30

So we can do that.

00:11:33

In terms of the view itself, you can see that we're currently in this

00:11:35

what's called the sort of new mode.

00:11:38

There's also the option here to return to classic SharePoint.

00:11:41

When you turn that option on, you go back to the classic SharePoint mode

00:11:44

that you saw in the previous, the earlier slide.

00:11:47

You can revert back to it, back to the modern version,

00:11:49

the modern view again.

00:11:50

But it can take some 20 minutes, half an hour or a couple of logout logins

00:11:54

to actually get that refreshed.

00:11:55

I worked it for the moment, but that's just a way of viewing it

00:11:57

in the old sort of classic SharePoint view,

00:12:00

which gives you slightly different menus across the top and so on.

00:12:06

OK,

00:12:16

let's go work on a file.

00:12:20

So we've got some files uploaded to say, we could then open them.

00:12:26

So if I click on that one over here, for example and choose Open in PowerPoint Online.

00:12:34

You'll see they'll actually launch the PowerPoint Online,

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the online version of the application, you can see and then get that slide deck

00:12:41

which is the one that we're actually working on here at the moment,

00:12:43

for example.

00:12:44

I could then browse through that, make changes obviously and so on.

00:12:46

So at the moment, I'm working in the online version of the product.

00:12:51

If I wanted to switch to the full version again, I got the option

00:12:54

to do that via a button in here, just Edit in PowerPoint so I click on that,

00:12:58

then I can open in the full version rather than this online version.

00:13:05

Let's close it, I don’t want to make any changes for the moment to that.

00:13:12

So other things you can do here, as said in terms of managing the file,

00:13:17

so we've just seen there we can open it, we can download that from the local copy for example,

00:13:23

if you want to do some management stuff we can delete,

00:13:25

move, rename and so on.

00:13:28

We can also do sharing.

00:13:29

So let's switch back to our slide for a moment.

00:13:38

So that's, remember we mentioned about the older-style view,

00:13:42

the classic view of SharePoint that's more like what that SharePoint view looks like.

00:13:49

You get different menu items and tabs across it rather than the sort of buttons

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and drop downs that you see in the newer view.

00:14:00

So I can upload files using Upload document option.

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Again, you see the old view in the top left corner there.

00:14:06

We saw the upload option that I used a moment ago in the new version

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and as you can see, you can also drag and drop them in either view,

00:14:13

you can drag and drop across to those folders, document libraries

00:14:16

to upload files that way.

00:14:18

We can also share our files with an external user,

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so it gives you the ability to - in a team sort of site document library,

00:14:28

for example, you could share documents or folders of people

00:14:30

who don't otherwise have access to the site or the files.

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When you do share documents and folders, you can decide

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whether people edit them or just view them as you'll see in a moment.

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And there's essentially two ways of sharing.

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You can either share via inviting specific people, which is the Invite people button

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that you can see highlighted on the site at the moment

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and with that, you then invite people by typing in the names,

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email addresses for example in your contacts list in the directory

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that you can find and then decide to share the document with them.

00:14:59

I'll show you this slide in a moment.

00:15:01

The other option is to choose the Get a link option just below that

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to provide a link that can be then pasted into another form of media

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like a chat box or an email or instant message, Skype message

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something like that to someone.

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It's just a link you can paste into another place, another location.

00:15:24

That it's an easy way of sharing documents to everyone in your organisation

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or with people that you need to share with externally

00:15:29

who wouldn't be if you weren't able to invite by name for example

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and I will show you how to do that in a second.

00:15:37

Just click back out there and then go back to View.

00:15:44

OK, so we are in the library,

00:15:47

the Steve's Files library.

00:15:48

We want to share a document with someone.

00:15:53

So I can again select the buttons here and to share, I can choose Share

00:15:58

from the menu up here that gets just the same place.

00:16:01

So you see the screen here and then we can see the two options;

00:16:04

to Invite people and Get a link.

00:16:05

To invite people here, I need to provide the names of persons

00:16:09

so I could start to type in the name of the contact that I have.

00:16:15

So Pierre Skoll the guy, just him or let's try someone else,

00:16:18

I've got a couple of dummy accounts I can use.

00:16:20

John Doe, sort of dummy login account, so there's my user

00:16:25

and I can then allow them to either edit or view that so if I choose Edit,

00:16:29

I can also provide an extra bit of text to the invitation that says,

00:16:33

"here you are, John, here's that file you wanted".

00:16:38

It doesn't really matter what you're typing in there

00:16:40

but just an optional message essentially you can type to your colleague,

00:16:50

it's a bit lazy of me so I'll put in a bit of grammar to it.

00:16:53

So "Here's that file you wanted"

00:16:54

and then the option here of Send an email invitation or not.

00:16:56

So if I deselect that option, they won't get the invitation pop in mail,

00:17:00

I'll choose the sending the invitation

00:17:03

and they will see that so I can choose that option to Share.

00:17:06

It will come up in a moment saying Updating item

00:17:08

and then it will say One item shared.

00:17:12

You should also see a pop up appearing in my notifications telling me

00:17:15

that has been shared with another person and I'll get an email message.

00:17:20

I've just had a ding come through just now that's told me

00:17:22

that it should be in my mailbox, I'm going to check that in a moment.

00:17:25

We'll see the other options for sharing in there,

00:17:27

let's go by this menu this time.

00:17:29

So I've already shared that document as you remember

00:17:31

with the Edit options for John Doe.

00:17:34

I can also choose this one here but the thing with Invite people

00:17:37

is you're inviting specific people by name that are in your list,

00:17:40

in your directory listing and I provide their name

00:17:44

and it's recognised in the directory.

00:17:46

We get a link, you're just creating a link which can either be kind of like

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an anonymous restricted type link or it can be a corporate links account

00:17:56

required for this particular domain, for example

00:17:58

and again that can either be a view or an edit link so you click on that,

00:18:01

choose Create or Create a link and you can then paste that in,

00:18:05

so let's say that somebody wants a View links, for example,

00:18:08

which creates and it will create that link here and I can then just copy

00:18:11

and paste that into let's say, I've got my Skype for business.

00:18:15

So if I was having a chat with John Doe in Skype for Business,

00:18:22

for example, I could then just paste that into there

00:18:23

and say "here's that link for that document" and just send that link to him.

00:18:27

He'd get it that way or I could paste into the email just the same sort of thing.

00:18:30

So that's essentially a link that has a sort of guest access token

00:18:33

as part of the links so it gives them the link to the document

00:18:36

and also the guest access privileges depending on

00:18:38

whether I chose the Choose a view or Edit link.

00:18:41

I'm not going to bother sending that now but that was a view link.

00:18:44

We could also choose…

00:18:47

I just remove that link and create a new one.

00:18:50

We could also create an edit link

00:18:56

and again it's just another type of link, right click, copy.

00:19:01

Again I could paste that into a chat box or onto an email

00:19:05

and again it looks pretty similar, just aside from token

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with different privileges assigned to that token.

00:19:10

So when that user clicks on that link

00:19:12

then they'll get privileges assigned from that token,

00:19:14

in this case it appeared in the link.

00:19:17

We also see here, we've got the option for Shared with,

00:19:20

so Shared with shows you a list of who you're currently shared with.

00:19:24

You can do Stop sharing from here so you can stop showing a document

00:19:27

with everyone you shared it with.

00:19:29

You can click on Advance,

00:19:30

it then takes us to the more granular level of it…

00:19:32

of permission assignment on a page so now it's opening up

00:19:35

a separate tab without permissions on here.

00:19:37

We'll see a list of admissions that has been assigned

00:19:39

to that particular file then who's got access and there's our John Doe account

00:19:44

that we just added as a user type and the commission level

00:19:47

that's provided when you choose the edit option there,

00:19:50

it actually contributes so that's the actual commission level

00:19:53

that's assigned to that user.

00:19:55

If I just go back to here and choose Stop sharing, to stop sharing,

00:20:00

it says Disables any guest links or remove all users

00:20:02

from the file-sharing options which is closed.

00:20:04

So the only thing I see now is myself.

00:20:05

This is my login account here, as the owner,

00:20:08

it's the only person now left in the list so click on Close.

00:20:12

Just go back to Share again,

00:20:15

Shared with so you can see there again there's no one on the list.

00:20:17

Click on Advance to get that permission list again.

00:20:21

I now see that the only person in there is the SharePoint training owners

00:20:23

who have full control for that particular item

00:20:25

because it's moved all the other shared permissions.

00:20:28

OK so two ways of showing, essentially sharing it

00:20:32

by specifically specifying a person or a group by name

00:20:36

or by providing a link and then copying that,

00:20:40

pasting that link into some other form of media like an email

00:20:42

or a chat window or something to someone.

00:20:51

Slides right.

00:20:55

OK so viewing and editing a file with the benefit of Office online

00:20:57

so what we're talking about here is the fact that,

00:20:59

as you saw already, you can open a file, we've got the options of editing

00:21:04

on the online version or the full version here, we can see a Word document,

00:21:08

for example you can choose to edit it in the Word

00:21:11

which is the full version of Microsoft Word

00:21:12

or you can edit in the browser using Word Online.

00:21:15

And that's not just from a share.

00:21:19

If I just switch back to the environment for a moment,

00:21:25

I just get rid of Skype for business for a second so that also includes

00:21:29

as I say just opening a document here, not just from when someone shared it with me

00:21:32

but I can just stay as an Excel file for example,

00:21:34

I can choose to open an Excel Online or I can open Excel

00:21:39

and again just like we saw the PowerPoint one that can open up the online version of Excel

00:21:42

and I can then start to modify and work with that document.

00:21:47

The use of the option, Edit in Excel to open up

00:21:50

in the full version of an open Excel 2016 or whatever version of Office

00:21:53

it is you have and then open it in a full version of the online version.

00:21:57

When you're working with…

00:21:58

I just cancel that, I don't need to do that for now.

00:22:02

When you're working with online applications such as these

00:22:06

then your changes are made immediately.

00:22:09

So if I choose access, deselect that and choose New,

00:22:15

and so I can create a new Word document here for example,

00:22:17

I'll just create a dummy document with not much text in it.

00:22:21

So notice here, I'm creating a new Word document that opens up

00:22:24

Word Online automatically.

00:22:25

There is this document saved that hasn't really got a name yet,

00:22:29

I'll just put in a load of blump, and if you notice as I start typing in the letters

00:22:34

it says Saving across the black screen up here,

00:22:36

and then a few seconds later it'll say Saved,

00:22:38

so it's automatically saving your text as you type

00:22:41

because you are working the online version of the application.

00:22:44

Give it a few seconds it will come back and say Saved in a moment,

00:22:47

there you go, and that's the difference in working in the online version of the apps

00:22:50

and working in Word, so you'll see that on the file menu

00:22:54

in Word Online for example there's no save option,

00:22:56

there's a Save as so I can save it as something else

00:22:58

but there's no save option because I don't need to because it is saved automatically.

00:23:02

If I open the file in Word and work with it in the full version of Word 2016.

00:23:15

I'm just opening up another page in another screen,

00:24:38

it's lagging unfortunately today,

00:24:40

if it doesn't open up I'll just deal with a different file.

00:24:43

There we go.

00:26:02

Someone else is working on that document,

00:26:03

I'll do a different document.

00:26:08

Save as.

00:26:26

Back into Steve's files again.

00:26:42

I'll do it in the excel file this time.

00:26:48

Access to that document Excel online that we saw earlier.

00:26:52

Let's wait for that to load completely.

00:26:55

Then you see the menu at the top.

00:26:59

So I choose Edit in Excel and open Excel 2016.

00:27:24

OK.

00:27:25

So now we've got to put it in the Excel 2016 version

00:27:27

and we can then work on that with all the full capabilities up here,

00:27:31

I have to choose Edit mode again, just put it into edit mode,

00:27:34

but that just shows you how you can work in the two different versions,

00:27:36

so obviously in this version you've got a save menu and a save as

00:27:40

and so on for the menu item because that can be worked on

00:27:42

and saved obviously locally, and because you're working not in the online version

00:27:47

if you need to make changes, you need to save them manually yourself.

00:27:51

That's obviously the big difference between doing that and working

00:27:54

in the online version where those changes are updated automatically for you,

00:27:57

on the fly, as you're working.

00:28:00

OK, I'll just close that down.

00:28:02

Don't need that open anymore.

00:28:05

Ok.

00:28:08

Just to confirm, when you're editing online in Office 365,

00:28:13

your files are saved automatically and if you edit a file while you're working offline with it

00:28:18

you'll need to upload it back into the library.

00:28:20

If open a document with more than one app choice,

00:28:23

so for example if you've got the same app on your computer, your local version,

00:28:28

you will need to choose between the two as you saw there with the option

00:28:31

of opening the online version or the full version of Excel, for example.

00:28:35

Obviously, if you don't have that application,

00:28:37

you won't be able to open in full version.

00:28:43

So we could be working as we said on different files,

00:28:46

let's just switch back to the slides for a moment, working in the browser-based version,

00:28:49

working the full version.

00:28:50

But at some point, we're going to have to perhaps select those files out of sync,

00:28:56

if you have worked on the file locally and worked on it offline.

00:29:00

So we need to have some form of synchronisation.

00:29:02

So we have that sync option as we'll see in the menu item in a moment

00:29:05

that allows us to synchronise those files to our local folder on our computer,

00:29:09

and you can then work directly on it in File explorer

00:29:12

and access your files even when you're offline.

00:29:15

So this can be very useful obviously if you're going to be disconnected

00:29:17

from a network, you want to work in a hotel or work from home on them

00:29:20

and you're not connected to network, you can synchronise files,

00:29:24

work on them offline and then when you come back online again

00:29:26

you can re-sync and those changes you made while you worked at them at home

00:29:29

could be re-synced back to the files based in the cloud and vice versa.

00:29:34

So when you're online, any changes you make or others make

00:29:37

in the document library will sync between your document library

00:29:40

in your computer locally.

00:29:41

So we can see we've got a sync option up here,

00:29:43

in fact the items have changed slightly in their look and feel,

00:29:47

they don't quite look like this now but the same options are available

00:29:50

and the same menu items, they just look slightly different, they have just changed slightly,

00:29:55

as I'll show you in a moment, but you can see you get the sync button up here,

00:29:58

when you click on Sync you'll get a pop-up dialog box,

00:30:02

that looks a little bit like this that says Sync this library to your device,

00:30:05

and then a Sync now button, you'll also see a link

00:30:07

to get the latest version of them both, one Drive business app

00:30:10

in case you've got an older version or not, you haven't got any version installed at all,

00:30:14

for example, you'll see that link on that pop up

00:30:16

that comes up on your page.

00:30:20

When you're working on those documents, you'll see you've got your local version here,

00:30:24

so this is an example of a file in our local document storage location,

00:30:29

and we can see the files in the SharePoint library online

00:30:34

and we'll see that perhaps the files are currently synchronised

00:30:37

or not synchronise, you'll see slightly different icons as you'll see,

00:30:39

I'll show you the live environment in a moment to show you the difference.

00:30:42

When you see a little green tick, or a little white tick on a green circle

00:30:46

I should say, that's showing you that it's currently synchronised.

00:30:49

If you see these little blue arrows, it's showing it's in the process

00:30:52

of being synchronised, and if you see the sort of red type X

00:30:55

then it hasn't yet been synchronised for some reason,

00:30:57

so it gives you a visual representation of the current synchronisation status,

00:31:02

you know whether they've been updated or not yet.

00:31:05

Let's have a look at that in the live environment.

00:31:09

I'll just switch back out here.

00:31:14

So you see the sync option up here, so if I deselect the files

00:31:17

you'll see with that sync option up here, slightly different as I said

00:31:19

than the view on slide that's changed slightly, click on that to sync this library

00:31:23

to your computer, then say Sync this library to your device for easy access,

00:31:28

there's the link to get the just OneDrive app,

00:31:30

and there's the Sync now button that let's you synchronise,

00:31:33

you should then see a button that pops up and says "we're working on it",

00:31:38

something that says Sync the library Steve's files from SharePoint training,

00:31:43

it shows you the url link to it, you'll find your documents in file explorer

00:31:46

and it shows you where it's going to be saved and you click on Sync now,

00:31:49

it will say "we're getting those things ready to be synced",

00:31:53

and then you can go and view those files in that synchronised folder,

00:31:56

so your files are syncing as we speak,

00:31:58

go and take a look and watch them come in, and you can click on Show my files

00:32:01

which then opens up that folder and shows you those files.

00:32:06

I'll just drag it across in a separate window, you go up here

00:32:10

and you'll see a pop up saying about you can always check on OneDrive Business

00:32:13

to see the sync on your files, and there we can see those documents

00:32:17

and what's been changed on them.

00:32:21

See that's a green tick down there showing you which files were synchronised

00:32:24

and so on.

00:32:26

If I make a change to something and then re synchronise,

00:32:32

those changes will be updated on the document.

00:32:35

Let's go back to Steve's files.

00:32:49

You also get in the bottom right-hand side here

00:32:57

your syncing files option, I can see that OneDrive Business tool,

00:33:01

it says it is currently syncing files, One item remaining, you can then click on that

00:33:06

which will give you the option to open that folder again

00:33:09

if you hadn't already got it open.

00:33:09

You can also right click on that to see the menu item in there,

00:33:13

so things like you can Pause, Syncing, Sync now, Stop syncing a folder,

00:33:17

Repair if it's gone out of sync or something,

00:33:19

Sync a new library or just Open your folder.

00:33:26

We've already chosen Sync now, so it's in the process of syncing anyway

00:33:29

so you can see that going on at the moment.

00:33:32

So that's a way of synchronising your files, keeping up to date,

00:33:35

work on them offline, come back online again re-sync

00:33:38

and get those files back in sync again, and as I said

00:33:40

if you've got the green tick showing here, you know your files are in sync with each other

00:33:44

and that's all working successfully.

00:33:47

You'll find that if I just go back out a bit out of here,

00:33:51

if I've had any previous…

00:33:54

you see at the moment, that's Steve's files again,

00:33:56

it's got the little blue arrows on there, I think very small

00:33:59

but you just about see it that shows it's currently in syncing mode at the moment,

00:34:02

it is in the process of syncing, whereas these other folders up here

00:34:04

from other things I've synced before in different folders

00:34:07

have already been done and they're up to date, for example.

00:34:12

There's one there, there's another one in there,

00:34:16

and that's the ones for Steve's files that are syncing at the moment.

00:34:24

Those are the buttons in there, and then once you've got that syncing successfully

00:34:29

as we saw a moment ago you should see a sort of similar list of files

00:34:33

obviously in your local directories, you can see on here,

00:34:36

so we've got four files here that are synced,

00:34:38

and then we can see the list of files from the document library,

00:34:41

there's a screenshot or a snap of that screen over there on the right side

00:34:43

just to show you when they're fully synced, roughly what it would look like,

00:34:47

two sets of files looking the same.

00:34:54

So as I mentioned at the beginning of the session,

00:34:56

this isn't really a training session, it's just a way to get started with Office applications,

00:34:59

in this case the SharePoint Online part of the Office 365 suite.

00:35:03

So the feature we briefly looked at this session help you to share

00:35:08

and collaborate with your co-workers on documents online and offline.

00:35:11

Sharepoint Online provides a cloud base storage location for your organisation's files

00:35:15

so you can then easily be shared with your co-workers,

00:35:17

you can use SharePoint Online sites to create team sites,

00:35:20

upload and share documents to the colleagues, you can open documents

00:35:24

in the full Office version if you have it, or in the online version

00:35:26

if you don't have access to the full one.

00:35:28

So for example, if you are in the hotel or a remote location with a laptop

00:35:32

that doesn't have those locally installed, it doesn't matter,

00:35:34

as long as you've got access to the Internet, even if you don't have your laptop with you,

00:35:38

if the hotel or remote office has got a PC that you could use

00:35:41

and get connected to the Internet then you can log into Office 365,

00:35:44

open up documents from SharePoint

00:35:47

or from OneDrive if you are using OneDrive, and access your documents

00:35:51

and work with them using the online application suite, Excel,

00:35:55

Word, PowerPoint, OneNote, etc.

00:35:58

So you can open them in the full version or the online version

00:36:01

and edit and view them, you can also use real time co-authoring capabilities

00:36:05

as well if you want to collaborate with colleagues simultaneously

00:36:07

on online documents, and even when you're working with those people

00:36:11

in co-authoring mode, real time co-authoring,

00:36:14

you'll see a pop up flag that shows you who's working on the doc

00:36:18

at the same time as you and whereabouts in the doc they are working

00:36:20

so you don't have a conflict of interest in the same section of the document for example,

00:36:25

it warns you about that and lets you know where they're working

00:36:27

and what they're up to.

00:36:28

Then obviously the synchronisation feature we looked at last lets you work

00:36:32

with files even when you're working offline then re synchronise it back again

00:36:35

when you're back online again.

00:36:39

OK.

00:36:44

So this is where we normally have a quick Q&A session,

00:36:46

and then we'll finish off here,

00:36:47

that concludes the short session.

00:36:50

Thank you for your attention and I hope that it can make the best use

00:36:52

of these resources and the session going forward.

00:36:55

Thank you once again.

00:00:12

Hallo und herzlich willkommen zu dieser kurzen Trainingseinheit über Office MOOC Training.

00:00:16

Diese Sitzungen stehen im Zusammenhang mit dem Einstieg in diese Anwendung

00:00:20

Und diese ist auch die Einführung in SharePoint Online.

00:00:24

Mein Name ist Stephen Ryan und ich werde Ihr Trainer für diese kurze Sitzung sein.

00:00:30

Nur ein paar Dinge, lehrweise, Hauswirtschaftslehre, bevor wir loslegen.

00:00:35

Bitte versuchen Sie nicht, andere Anrufe zu nehmen, wenn möglich.

00:00:37

Natürlich, wenn Sie es müssen und es ist dringend, dann mit allen Mitteln, tun Sie dies.

00:00:40

Aber wenn man es vermeiden kann, dann wäre das sinnvoll.

00:00:43

Setzen Sie Ihr Telefon in stumm dann unstumm, wenn Sie eine Frage jederzeit stellen wollen

00:00:46

Während der Sitzung.

00:00:48

Und schließlich, bleiben Sie aktiv auf dem PC, nur um gegen Standby-Modus zu stoppen.

00:00:54

OK, in dieser kurzen Sitzung werden wir einige Grundlagen vorstellen

00:00:57

Der SharePoint Online-Umgebung in Office 365.

00:00:59

Ich beginne mit dem Blick auf die Dokumentenbibliotheken und wie man Dateien in der Bibliothek ablegen kann

00:01:04

Und Dateien in Ordner in der Bibliothek hochladen.

00:01:05

Wir werden dann diskutieren, wie wir Dateien teilen, die in SharePoint Online gespeichert sind

00:01:09

Und wie man Dateien mit der Online-Version der Office-Suite bearbeitet.

00:01:15

Schließlich werden wir prüfen, wie Sie Online-Daten mit Ihrem lokalen Computer synchronisieren

00:01:18

Damit Sie auch dann weiterarbeiten können, wenn Sie offline sind.

00:01:22

Es ist nicht wirklich eine Trainingseinheit als solche, es ist eine Möglichkeit, Office 365 zu starten

00:01:26

Und unsere Ziele sind zu entdecken und zu verstehen

00:01:28

Wie man um SharePoint Online navigiert

00:01:31

Und versuchen Sie, einige seiner wichtigsten Funktionen und Werkzeuge hier schön und schnell zu nutzen.

00:01:38

Also schauen wir uns zunächst die Dokumentenbibliotheken an.

00:01:41

So sind Dokumentenbibliotheken in SharePoint Online in der Regel Seiten in SharePoint Online

00:01:46

Lassen Sie in Kooperationsteams arbeiten, indem Sie

00:01:49

Und das Teilen von Dateien und das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten.

00:01:52

Sie enthalten Dokumentenbibliotheken und Listen

00:01:55

Und den Nutzern die Möglichkeit geben, online zusammenzuarbeiten.

00:01:58

So bieten diese Dokumentenbibliotheken einen sicheren Ort für die Speicherung Ihrer Dateien

00:02:01

Wo Sie und Ihre Mitarbeiter sie leicht finden können,

00:02:03

Arbeiten Sie gemeinsam, greifen Sie jederzeit von jedem Gerät auf sie zu.

00:02:07

So können Sie zum Beispiel Dokumentenbibliothek auf einer Website in SharePoint Online verwenden

00:02:09

Zum Beispiel, um reale Dateien zu speichern, die sich auf ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Client beziehen.

00:02:15

Die Standard-Site, die Sie in SharePoint Online erhalten, enthält bereits eine Dokumentenbibliothek.

00:02:19

Und eine wird automatisch für Sie erstellt, wenn Sie eine neue Website erstellen.

00:02:22

Sie können zusätzliche Dokumentenbibliotheken zu einer Website hinzufügen, wie

00:02:24

Und wenn Sie sie brauchen und das ist zum Beispiel nützlich

00:02:27

Wenn Sie den Zugriff auf eine Reihe von Dateien einschränken wollen.

00:02:30

Jede Dokumentenbibliothek zeigt eine Liste dieser Dateien und Ordner an.

00:02:33

Und wichtige Informationen zu jedem Artikel, wie zum Beispiel, wer es erstellt hat,

00:02:36

Als es zuletzt geändert wurde und so etwas.

00:02:38

Und Sie können diese Informationen nutzen, um Ihre Dateien zu organisieren

00:02:40

Und erleichtern, sie zu finden.

00:02:42

Es gibt mehrere Dinge, die Sie in einer Dokumentenbibliothek tun können.

00:02:44

Sie können Dokumente hinzufügen, bearbeiten, löschen und herunterladen.

00:02:48

Sie können auch bei Dokumenten mitarbeiten und mitverfasst werden.

00:02:51

Sie können kontrollieren, wer Zugriff auf eine Bibliothek oder einen Ordner in einer Bibliothek hat

00:02:54

Oder einzelne Dateien, die sich in einer Bibliothek befinden.

00:02:56

Sie können die Aktivität auf einer Datei verfolgen, wie zum Beispiel, wenn sie zuletzt geändert wurde.

00:03:00

Und erhalten auch Benachrichtigungen, wenn sich etwas ändert.

00:03:03

Sie können individuelle Ansichten für die Dokumentenbibliothek erstellen, um sie einzufügen

00:03:06

Weitere Spalten oder verschiedene Ansichten zur Bibliothek.

00:03:09

Sie können Dateien oder Ordner und andere teilen, wie Sie in einem Moment sehen werden.

00:03:12

Sie können Links zu einer Dokumentenbibliothek zu etwas hinzufügen, das außerhalb gespeichert ist,

00:03:16

So können Sie Links zu den Navigationsmenüs hinzufügen.

00:03:19

Diese könnten zu Dateien in einer anderen Bibliothek oder möglicherweise

00:03:22

Ein Link zu einer externen Webseite zum Beispiel.

00:03:27

Sie können auch Links und Dateien und Ordner in der Dokumentenbibliothek hervorheben

00:03:29

So können andere schneller zu ihnen kommen

00:03:31

Indem man sie zu einem hervorgehobenen Punkt in der Liste macht.

00:03:36

So können Sie auf diesem Bildschirm eine Dokumentenbibliothek mit ein paar Dateien darin sehen.

00:03:39

Hier unten sehen Sie ein Menü, in dem es um Neues, Upload, Schnellbearbeitung und Sync geht.

00:03:42

Einige dieser Dinge werden wir gleich durchgehen.

00:03:46

SharePoint bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Dokumente zu speichern

00:03:49

Für Ihre Teams mit individuellen Ansichten.

00:03:53

Was wir auf dem ersten Screenshot sehen, ist die Art von alter Ansicht

00:04:02

Und die zweite, die die Art einer modernen Dokumentenbibliothek ist

00:04:05

Im zweiten Screenshot sieht man, dass das gerade aufgetaucht ist

00:04:07

Wird eine klassische SharePoint-Ansicht genannt und ich werde Ihnen zeigen, was der Unterschied ist

00:04:10

Zwischen denen, die wir durchbringen.

00:04:13

Im Wesentlichen können Sie hier die Werkzeuge sehen, die auf dieser Bibliothek verfügbar sind.

00:04:16

Damit können Sie Dinge wie Modifizieren Ihrer aktuellen Ansicht tun.

00:04:19

Und davon werden wir gleich ein bisschen in der Demo sehen.

00:04:23

Die Art von Dingen, die Sie in der Dokumentenbibliothek tun können, wenn Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken, sind:

00:04:26

Sie können es öffnen, können Sie mit jemandem teilen,

00:04:30

Sie können in Echtzeit an dem Dokument mitarbeiten, Sie können sich die Berechtigungen auf dem Dokument ansehen,

00:04:34

Laden Sie es herunter und Sie können sich auch nur die Versionsgeschichte der Dokumente im Laufe der Zeit ansehen,

00:04:39

Sehen Sie, wie viele Versionen davon waren,

00:04:41

Welche Änderungen vorgenommen werden und dann möglicherweise ein älteres Objekt öffnen,

00:04:46

Oder restaurieren Sie es oder löschen Sie es, wenn Sie es benötigen.

00:04:49

Also gehen wir jetzt in die Live-Umgebung

00:04:50

Und schauen Sie sich einige dieser Artikel an.

00:04:58

Ich werde das nur für einen Moment minimieren und Sie können sehen, hier sind wir im Office 365.

00:05:06

Ich werde das nur maximieren.

00:05:07

Ich bin auf der Zielseite.

00:05:08

Wenn Sie also unsere SharePoint-Seiten öffnen wollen,

00:05:10

Hier können Sie auf die App Startgerät in der linken oberen Ecke klicken

00:05:13

Oder Sie können auf der Homepage auf die SharePoint-Fliese klicken.

00:05:17

Wir machen es von hier aus.

00:05:18

Wir werden mit der rechten Maustaste darauf klicken, stellen Sie sicher, dass sich in einem neuen Tab öffnet.

00:05:27

So können Sie sehen, einige aktuelle Aktivitäten gehen auf der SharePoint-Trainingsgelände.

00:05:39

So kann ich zum Beispiel auf diesen Link klicken oder hier auf den Link klicken

00:05:42

Im Navigationsmenü, oder ich kann hier auch im häufigen Abschnitt klicken

00:05:46

Die Anlage zu öffnen.

00:05:51

Hier können Sie also sehen, dass wir im SharePoint-Training sind.

00:05:53

Sie können auch einige aktuelle Aktivitäten sehen und hier eine Dokumentenbibliothek

00:05:56

Zum Beispiel MOOC-Training.

00:05:59

Wir können hier auch eine eigene Dokumentenbibliothek erstellen.

00:06:02

Also von den Inhalten der Website zum Beispiel, wenn Sie hier zu den Inhalten der Website gehen können

00:06:10

Und wählen Sie dann oben Neu

00:06:13

Und dann auf der Drop-Down-Liste, wählen Sie Dokumentbibliothek

00:06:15

Also werde ich nur eine hier mit dem Namen Steve es Files oder so etwas.

00:06:25

Wenn Sie in der Website-Navigation zeigen wollen, entweder tun sie, um zu erscheinen

00:06:28

In den Menüs in der linken, ja, wir tun, so dass ich nur zu erstellen wählen.

00:06:31

Jetzt werde ich erstellen, starten Sie unsere Dokumentenbibliothek und wir können dann in die Dokumentenbibliothek gehen

00:06:35

Und fügen Sie tatsächlich einige Dateien hinzu, um nicht ein paar Dateien zu lassen und so weiter.

00:06:43

Hier ist also die leere Dokumentenbibliothek, Sie können dort Steves Dateien genannt sehen.

00:06:51

Ich werde einige Dateien hochladen, so dass Sie hier im Menü sehen können

00:06:54

Wir haben eine Upload-Option.

00:06:56

Es heißt, auch hier können wir Dateien ziehen, um hochzuladen,

00:06:58

So werde ich Ihnen nur eine Art von beiden Ansätzen zeigen, so dass Sie auf Upload klicken,

00:07:01

Wir können Dateien oder Ordner auswählen, einige Browser erlauben Ihnen, Ordner zu tun

00:07:04

Und manche nicht.

00:07:09

Hier können wir also wählen.

00:07:10

Wählen wir zum Beispiel eine Excel-Datei.

00:07:18

Das Dokument wird jetzt in die Bibliothek hochgeladen

00:07:20

Und dann können wir sehen, dass es erschienen ist.

00:07:24

Also laden wir noch eine andere hoch.

00:07:35

Es geht weiter.

00:07:37

Lassen Sie mich das tun.

00:07:39

Also, wenn ich nur diese Seite einen Moment minimere und das überzuziehen.

00:07:51

OK, ich werde jetzt nur zeigen, wie wir den Drag and Drop machen könnten,

00:07:53

Das macht man nur ein bisschen kleiner.

00:08:05

Wir könnten auch, sagen wir mal, einen Punkt hier hinwegziehen,

00:08:07

Wenn ich das also hier aus dieser Datei ziehe.

00:08:18

Lassen Sie uns das hinüber ziehen

00:08:27

Und dann, wenn ich den Knopf loslasse, wirst du sehen, dass es andere Gegenstände hochlädt,

00:08:30

So können wir auch ziehen Sie diese, so dass Sie entweder Upload wählen und durchsuchen können

00:08:33

Oder Sie können auch Drag and Drop-Techniken verwenden.

00:08:36

Drop it auch dort.

00:08:54

Jetzt haben wir drei Dateien in diesem SharePoint-Training Steve es Files Dokumentenbibliothek.

00:09:15

Nur mit ein paar Problemen mit der geteilten Bildschirmoption da oben.

00:09:18

Okay.

00:09:21

Also Frage, Sie haben die Bibliothek benutzt und einige Dateien hochgeladen,

00:09:24

Wir können dann die Ansichten so im Moment ändern,

00:09:25

Wir suchen in dieser Listenansicht.

00:09:27

Wenn wir also hier auf dieser Drop-Down-Liste vorbeigehen

00:09:29

Und sehen, wir können auch auf die Top-Fliesen-Ansicht gehen.

00:09:31

Und sehen Sie die Artikel nun eher als Fliesen als als Liste.

00:09:35

Ich schalte wieder auf die Listenansicht um.

00:09:40

Wir können diese Ansicht dann auch etwas ändern, also, wenn ich hier auf das Plus-Zeichen klicke,

00:09:44

Ich kann noch ein paar weitere Spalten zu unserer Ansicht hinzufügen.

00:09:47

So können Sie neue mit dieser Option hier, wo ich nur zeigen kann

00:09:50

Und bestehende Spalten ausblenden, indem Sie sie hier aus dieser Liste auswählen,

00:09:53

Wenn ich also wollte, dass eine Dateigrößenoption hinzugefügt oder erstellt wird, zum Beispiel,

00:09:58

Ich kann das tun und dann auf Apply klicken und es fügt diese zusätzlichen Spalten zu meiner Liste hinzu.

00:10:03

So kann ich die Ansicht so ändern.

00:10:10

In Bezug auf Dokumente und Akten, Arten von Dingen, die wir mit ihnen tun können.

00:10:14

So wähle ich eine Datei von hier aus in der Liste,

00:10:19

Hier sehen Sie die Menüänderungen.

00:10:21

Wenn es also ausgewählt ist, werden Sie nicht ausgewählt,

00:10:23

Sie erhalten dieses Menü, wenn Sie eine einzelne Datei auswählen

00:10:25

Oder mehr Sie bekommen diese Art von Menü hier oben.

00:10:26

Das ist genau das gleiche Menü, das Sie sehen, wenn Sie auf die Ellipsis klicken,

00:10:30

Die drei Punkte rechts vom Dateinamen.

00:10:31

Wenn ich darauf klicke, bekomme ich die gleichen Farbmenü-Optionen

00:10:34

So wie ich es über die Spitze mache.

00:10:35

Und genauso, wenn ich hier mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicke,

00:10:38

Ich bekomme auch das gleiche Menü.

00:10:40

So können Sie einige der Dinge sehen, die Sie hier tun können, so kann ich die Datei öffnen.

00:10:43

So könnte ich diese Datei in PowerPoint öffnen oder wenn ich die Vollversion habe

00:10:46

Ich kann es öffnen.

00:10:46

Also werde ich in PowerPoint Online und die Online-Version von PowerPoint öffnen

00:10:49

Oder ich könnte in der Vollversion öffnen, wenn ich die komplette App lokal installiert habe,

00:10:53

So die Desktop-Version.

00:10:54

Das andere, was ich mit dieser Datei hier tun kann, ist, so können Sie sehen, ich kann es teilen,

00:10:58

Laden Sie es herunter, löschen Sie es, setzen Sie es an die Spitze der Liste,

00:11:01

Bewegen Sie es woanders, kopieren Sie es woanders, benennen Sie es um.

00:11:04

Wir können uns auch Dinge wie Versionsgeschichte anschauen,

00:11:06

So klicke ich auf die Versionsgeschichte, die mir zeigen wird

00:11:08

Wenn es mehrere Versionen dieser Datei und irgendwelche Edits und Änderungen an ihr auf dem Weg

00:11:12

Und wenn irgendwelche Kommentare hinzugefügt wurden, würde ich es in dieser Spalte dort sehen.

00:11:15

Und wenn Sie mehrere Dateien in dieser Liste haben, können Sie dann

00:11:18

Die Art der Drop-Down-Liste hier, um mehrere Versionen zu sehen

00:11:22

Und ich könnte dann zum Beispiel diese ältere Version wiederherstellen oder sehen,

00:11:24

Wenn ich mehr als einen in dieser Liste hätte.

00:11:26

Offensichtlich habe ich in diesem Fall nur den.

00:11:30

Das können wir also.

00:11:33

In Bezug auf die Ansicht selbst, können Sie sehen, dass wir derzeit in diesem

00:11:35

Was nennt man die Art von neuem Modus.

00:11:38

Hier gibt es auch die Möglichkeit, zum klassischen SharePoint zurückzukehren.

00:11:41

Wenn Sie diese Option einschalten, gehen Sie zurück zum klassischen SharePoint-Modus

00:11:44

Dass man in der vorherigen, früheren Folie gesehen hat.

00:11:47

Sie können zurück zu ihm, zurück zu der modernen Version,

00:11:49

Die moderne Aussicht wieder.

00:11:50

Aber es kann etwa 20 Minuten dauern, eine halbe Stunde oder ein paar Login

00:11:54

Um das tatsächlich zu erhalten, erfrischt.

00:11:55

Ich habe es für den Moment gearbeitet, aber das ist nur eine Art, es zu sehen

00:11:57

In der alten Art der klassischen SharePoint-Blick,

00:12:00

Das gibt Ihnen etwas unterschiedliche Menüs über die Oberseite und so weiter.

00:12:06

Okay

00:12:16

Lassen Sie uns an einer Datei arbeiten.

00:12:20

Also haben wir ein paar Dateien hochgeladen, um zu sagen, wir könnten sie dann öffnen.

00:12:26

Also, wenn ich auf diese hier klicken, zum Beispiel und wählen Sie Öffnen in PowerPoint Online.

00:12:34

Sie werden sehen, dass sie tatsächlich die PowerPoint Online starten,

00:12:37

Die Online-Version der Anwendung, können Sie sehen und dann bekommen, dass Dia-Deck

00:12:41

Daran arbeiten wir hier im Moment,

00:12:43

Zum Beispiel.

00:12:44

Ich könnte dann durchstöbern, Änderungen natürlich vornehmen und so weiter.

00:12:46

Im Moment arbeite ich also in der Online-Version des Produkts.

00:12:51

Wenn ich wieder auf die Vollversion umsteigen wollte, bekam ich die Option

00:12:54

Dazu, dass über einen Knopf hier zu tun, einfach bearbeiten in PowerPoint, so dass ich auf das,

00:12:58

Dann kann ich in der Vollversion statt dieser Online-Version öffnen.

00:13:05

Schließen wir es, ich möchte im Moment keine Änderungen daran vornehmen.

00:13:12

Also andere Dinge, die Sie hier tun können, wie in Bezug auf die Verwaltung der Datei gesagt,

00:13:17

So haben wir gerade dort gesehen, können wir es öffnen, können wir herunterladen, dass von der lokalen Kopie zum Beispiel,

00:13:23

Wenn Sie ein paar Management-Zeug machen wollen, können wir löschen,

00:13:25

Umzug, Umbenennung und so weiter.

00:13:28

Wir können auch teilen.

00:13:29

Also wechseln wir für einen Moment zurück zu unserem Dia.

00:13:38

Das ist also, denken Sie daran, dass wir über die alte Ansicht erwähnt haben,

00:13:42

Die klassische Ansicht von SharePoint, die eher wie die SharePoint-Blick aussieht.

00:13:49

Sie erhalten andere Menüpunkte und Tabs über sie und nicht die Art von Buttons

00:13:54

Und Drop-downs, die man in der neueren Ansicht sieht.

00:14:00

So kann ich Dateien mit Upload-Dokumenten-Option hochladen.

00:14:02

Wieder sieht man dort den alten Blick in der linken oberen Ecke.

00:14:06

Wir haben die Upload-Option gesehen, die ich soeben in der neuen Version verwendet habe

00:14:09

Und wie Sie sehen können, können Sie sie auch in beiden Ansichten ziehen und fallen lassen,

00:14:13

Sie können zu diesen Ordnern, Dokumentenbibliotheken hinüberziehen und hinübergehen

00:14:16

Dateien auf diese Weise hochzuladen.

00:14:18

Wir können unsere Dateien auch mit einem externen Benutzer teilen,

00:14:21

So gibt es Ihnen die Möglichkeit,-in einem Team Art von Website Art der Website Dokumentenbibliothek,

00:14:28

Sie können zum Beispiel Dokumente oder Ordner von Personen teilen

00:14:30

Die sonst keinen Zugriff auf die Website oder die Dateien haben.

00:14:33

Wenn Sie Dokumente und Ordner teilen, können Sie entscheiden

00:14:36

Ob die Leute sie bearbeiten oder sie einfach so sehen, wie Sie es in einem Moment sehen.

00:14:39

Und es gibt im Wesentlichen zwei Arten des Teilens.

00:14:41

Sie können entweder über die Einladung von bestimmten Personen teilen, das ist der Knopf "Einladen-Leute"

00:14:47

Dass Sie im Moment auf der Website hervorgehoben sehen können

00:14:49

Und damit laden Sie die Leute ein, indem Sie die Namen eingeben,

00:14:53

E-Mail-Adressen zum Beispiel in Ihrer Kontaktliste im Verzeichnis

00:14:56

Dass Sie das Dokument finden und dann entscheiden, das Dokument mit ihnen zu teilen.

00:14:59

Ich zeige dir diese Folie gleich.

00:15:01

Die andere Möglichkeit ist, die Option "Get a link" direkt unter dem

00:15:04

Eine Verbindung zu bieten, die dann in eine andere Form von Medien eingefügt werden kann

00:15:11

Wie eine Chatbox oder eine E-Mail oder Sofortnachricht, Skype-Nachricht

00:15:17

So etwas zu jemandem.

00:15:19

Es ist nur ein Link, den Sie an einen anderen Ort, an einen anderen Ort einfügen können.

00:15:24

Dass es eine einfache Möglichkeit ist, Dokumente an alle in Ihrem Unternehmen zu teilen

00:15:26

Oder mit Menschen, die Sie nach außen teilen müssen

00:15:29

Wer wäre nicht, wenn man nicht in der Lage wäre, zum Beispiel beim Namen einzuladen

00:15:32

Und ich werde Ihnen zeigen, wie das in einer Sekunde geht.

00:15:37

Klicken Sie einfach wieder raus und gehen Sie dann zurück zum View.

00:15:44

OK, also sind wir in der Bibliothek,

00:15:47

The Steve es Files Library.

00:15:48

Wir wollen ein Dokument mit jemandem teilen.

00:15:53

So kann ich wieder wählen, die Tasten hier und zu teilen, kann ich teilen

00:15:58

Aus dem Menü hier oben, das genau den gleichen Platz bekommt.

00:16:01

So sehen Sie den Bildschirm hier und dann können wir die beiden Optionen sehen;

00:16:04

Leute einladen und einen Link bekommen.

00:16:05

Um die Leute hierher einzuladen, muss ich die Namen der Personen angeben

00:16:09

So könnte ich anfangen, den Namen des Kontakts einzugeben, den ich habe.

00:16:15

Also Pierre Skoll, der Kerl, nur er oder lassen Sie uns jemand anderen ausprobieren,

00:16:18

Ich habe ein paar Dummy-Konten, die ich verwenden kann.

00:16:20

John Doe, eine Art Dummy-Login-Konto, so gibt es meinen Benutzer

00:16:25

Und ich kann ihnen dann erlauben, das zu bearbeiten oder zu sehen, wenn ich mich für Bearbeiten entscheide,

00:16:29

Ich kann der Einladung auch einen Extra-Bext geben, der sagt:

00:16:33

"Hier bist du, John, hier ist die Datei, die du willst".

00:16:38

Es spielt keine Rolle, was man dort eintippt

00:16:40

Aber nur eine optionale Nachricht im Wesentlichen können Sie an Ihren Kollegen tippen,

00:16:50

Es ist ein bisschen faul von mir, also werde ich ein bisschen Grammatik drauf setzen.

00:16:53

Also "Hier ist die Datei, die du willst"

00:16:54

Und dann die Möglichkeit, hier eine E-Mail-Einladung zu senden oder nicht.

00:16:56

Wenn ich also diese Option abwähle, werden sie die Einladung nicht in der Post erhalten,

00:17:00

Ich wähle die Sendung

00:17:03

Und sie werden sehen, dass so kann ich diese Option zu teilen wählen.

00:17:06

Es wird in Kürze erscheinen, um Aktualisierungsartikel zu sagen

00:17:08

Und dann wird es sagen, ein Artikel geteilt.

00:17:12

Du solltest auch einen Pop-up in meinen Benachrichtigungen sehen, der mir sagt

00:17:15

Das wurde mit einer anderen Person geteilt und ich bekomme eine E-Mail.

00:17:20

Ich habe gerade ein ding durchkommen lassen, das mir gerade gesagt wird

00:17:22

Dass es in meinem Briefkasten sein soll, werde ich gleich überprüfen.

00:17:25

Wir werden die anderen Möglichkeiten sehen, sich dort zu beteiligen,

00:17:27

Lassen Sie uns dieses Mal durch dieses Menü gehen.

00:17:29

Also habe ich dieses Dokument bereits geteilt, wie Sie sich erinnern

00:17:31

Mit den Edit-Optionen für John Doe.

00:17:34

Ich kann auch wählen, diese hier, aber die Sache mit Einladungsmenschen

00:17:37

Wenn Sie bestimmte Personen mit Namen, die in Ihrer Liste sind, einladen,

00:17:40

In Ihrem Verzeichnis auflisten und ich gebe ihren Namen

00:17:44

Und es ist im Verzeichnis anerkannt.

00:17:46

Wir bekommen einen Link, Sie erstellen nur einen Link, der entweder so ähnlich sein kann.

00:17:49

Ein anonymer eingeschränkter Typenlink oder es kann sich um ein Firmenlinks handeln

00:17:56

Für diese spezielle Domäne erforderlich, zum Beispiel

00:17:58

Und das kann entweder eine Ansicht oder ein Bearbeitungs-Link sein, so dass Sie darauf klicken,

00:18:01

Wählen Sie einen Link erstellen oder erstellen und Sie können dann das einfügen,

00:18:05

Also sagen wir mal, dass jemand zum Beispiel einen View-Link haben will,

00:18:08

Die erstellt und es wird diesen Link hier erstellen und ich kann dann nur kopieren

00:18:11

Und fügen Sie das in, sagen wir, ich habe mein Skype für Unternehmen.

00:18:15

Wenn ich also mit John Doe in Skype for Business plauerte,

00:18:22

Zum Beispiel könnte ich dann einfach das hineinfügen

00:18:23

Und sagen Sie "hier ist dieser Link für dieses Dokument" und senden Sie einfach diesen Link zu ihm.

00:18:27

Er würde es auf diese Weise bekommen, oder ich könnte in die E-Mail einfügen, genau die gleiche Sache.

00:18:30

Das ist also im Wesentlichen ein Link, der eine Art Gastzugangsmarke hat

00:18:33

Als Teil der Links, so gibt es ihnen den Link zum Dokument

00:18:36

Und auch die Gästeingriffsrechte je nach

00:18:38

Egal, ob ich den Link "Wählen" oder "Bearbeiten" gewählt habe.

00:18:41

Ich werde mir nicht die Mühe machen, das jetzt zu senden, aber das war ein View-Link.

00:18:44

Wir könnten auch wählen ...

00:18:47

Ich entferne diesen Link und erstelle einen neuen.

00:18:50

Wir könnten auch einen Bearbeitungs-Link erstellen

00:18:56

Und wieder ist es nur eine andere Art von Link, Rechtsklick, Kopie.

00:19:01

Wieder könnte ich das in eine Chatbox oder auf eine E-Mail einfügen

00:19:05

Und wieder sieht es ziemlich ähnlich aus, nur abgesehen von Token

00:19:07

Mit verschiedenen Privilegien, die diesem Token zugeordnet sind.

00:19:10

Wenn der Benutzer auf diesen Link klickt

00:19:12

Dann bekommen sie Privilegien zugeordnet, die diesem Zeichen zugeordnet werden,

00:19:14

In diesem Fall erschien es im Link.

00:19:17

Wir sehen auch hier, wir haben die Möglichkeit, mit uns zu teilen,

00:19:20

So Shared mit zeigt Ihnen eine Liste, mit wem Sie gerade geteilt werden.

00:19:24

Sie können Stopp-Sharing von hier aus tun, so dass Sie aufhören, ein Dokument zu zeigen

00:19:27

Mit allen, mit denen Sie es geteilt haben.

00:19:29

Sie können auf Advance klicken,

00:19:30

Es führt uns dann auf die grandioser Ebene davon ...

00:19:32

Der Zuweisung der Genehmigung auf einer Seite, so dass sie jetzt geöffnet wird

00:19:35

Ein separater Reiter ohne Berechtigungen hier.

00:19:37

Wir sehen eine Liste der Einsendungen, die vergeben wurden

00:19:39

In diese Datei, wer Zugriff hat und es gibt unser John Doe Konto

00:19:44

Dass wir gerade als Nutzertyp und Provisionsebene

00:19:47

Das wird zur Verfügung gestellt, wenn Sie die Bearbeitungsoption dort wählen,

00:19:50

Es trägt tatsächlich dazu bei, so dass die tatsächliche Provisionsstufe ist

00:19:53

Das ist diesem Benutzer zugeordnet.

00:19:55

Wenn ich einfach wieder nach hier gehe und mich für das Teilen entscheide, um das Teilen zu beenden,

00:20:00

Es heißt, alle Gastlinks deaktivieren oder alle Benutzer entfernen

00:20:02

Aus den Optionen für die Dateiverteilung, die geschlossen ist.

00:20:04

Das Einzige, was ich jetzt sehe, ist also ich selbst.

00:20:05

Dies ist mein Login-Konto hier, als Eigentümer,

00:20:08

Es ist die einzige Person, die jetzt in der Liste übrig bleibt, also klicken Sie auf Schließen.

00:20:12

Gehen Sie einfach wieder auf Share zurück,

00:20:15

Gemeinsam damit können Sie wieder sehen, dass es niemanden auf der Liste gibt.

00:20:17

Klicken Sie auf Advance, um diese Berechtigungsliste erneut zu erhalten.

00:20:21

Ich sehe jetzt, dass die einzige Person in dort ist die SharePoint Ausbildung Eigentümer

00:20:23

Die die volle Kontrolle für diesen speziellen Gegenstand haben

00:20:25

Weil es alle anderen gemeinsam genutzten Berechtigungen verschoben hat.

00:20:28

OK, so zwei Möglichkeiten zu zeigen, im Wesentlichen teilen

00:20:32

indem Sie eine Person oder eine Gruppe mit Namen angeben

00:20:36

Oder indem man einen Link bereitstellt und dann das Kopieren,

00:20:40

Das Einfügen dieses Links in eine andere Form von Medien wie eine E-Mail

00:20:42

Oder ein Chat-Fenster oder so etwas, um jemanden.

00:20:51

Dias rechts.

00:20:55

OK, so eine Datei mit dem Vorteil von Office online anzeigen und bearbeiten

00:20:57

Es geht also um die Tatsache, dass,

00:20:59

Wie Sie bereits gesehen haben, können Sie eine Datei öffnen, haben wir die Möglichkeiten der Bearbeitung

00:21:04

Auf der Online-Version oder der Vollversion hier sehen wir ein Word-Dokument,

00:21:08

Sie können zum Beispiel wählen, ob Sie es im Wort bearbeiten möchten.

00:21:11

Das ist die Vollversion von Microsoft Word

00:21:12

Oder Sie können im Browser mit Word Online bearbeiten.

00:21:15

Und das nicht nur von einer Aktie.

00:21:19

Wenn ich nur für einen Moment zurück in die Umgebung wechsele,

00:21:25

Ich werde nur von Skype für Unternehmen für eine Sekunde loszuwerden, so dass auch die

00:21:29

Wie ich sage, nur ein Dokument hier zu öffnen, nicht nur von, wenn jemand es mit mir geteilt

00:21:32

Aber ich kann zum Beispiel nur als Excel-Datei bleiben,

00:21:34

Ich kann wählen, ob ich ein Excel Online öffnen möchte, oder ich kann Excel öffnen

00:21:39

Und wieder so, wie wir den PowerPoint gesehen haben, der die Online-Version von Excel öffnen kann

00:21:42

Und ich kann dann anfangen, dieses Dokument zu ändern und mit ihm zu arbeiten.

00:21:47

Die Verwendung der Option, Bearbeiten in Excel zu öffnen

00:21:50

In der Vollversion eines offenen Excel 2016 oder welcher Version von Office

00:21:53

Es ist, dass Sie es haben und dann öffnen Sie es in einer Vollversion der Online-Version.

00:21:57

Wenn Sie mit ...

00:21:58

Das sage ich einfach, das brauche ich vorerst nicht zu machen.

00:22:02

Wenn Sie mit Online-Anwendungen wie diesen arbeiten

00:22:06

Dann werden Ihre Änderungen sofort vorgenommen.

00:22:09

Wenn ich also den Zugang wähle, deque deque de la access and wahl New,

00:22:15

Und so kann ich hier zum Beispiel ein neues Word-Dokument erstellen,

00:22:17

Ich werde nur ein Dummy-Dokument erstellen, in dem nicht viel Text enthalten ist.

00:22:21

Also beachten Sie hier, ich schaffe ein neues Word-Dokument, das sich öffnet

00:22:24

Word Online automatisch.

00:22:25

Es gibt dieses Dokument gespeichert, das noch nicht wirklich einen Namen hat,

00:22:29

Ich werde nur eine Ladung Blumpen, und wenn Sie bemerken, wie ich anfange, die Buchstaben einzutippen

00:22:34

Es heißt, das Speichern über den schwarzen Bildschirm hier oben,

00:22:36

Und dann ein paar Sekunden später heißt es Saved,

00:22:38

So speichert es automatisch Ihren Text, während Sie tippen

00:22:41

Weil Sie die Online-Version der Anwendung bearbeiten.

00:22:44

Geben Sie es ein paar Sekunden, wird es wiederkommen und sagen, Saved in einem Moment,

00:22:47

Da geht man hin, und das ist der Unterschied in der Online-Version der Apps

00:22:50

Und in Word arbeiten, so dass Sie das im Dateimenü sehen

00:22:54

In Word Online gibt es zum Beispiel keine Speichermöglichkeit,

00:22:56

Es gibt eine Speisere, so dass ich es als etwas anderes speichern kann

00:22:58

Aber es gibt keine Speicheroption, weil ich es nicht brauche, weil es automatisch gespeichert wird.

00:23:02

Wenn ich die Datei in Word öffne und mit ihr in der Vollversion von Word 2016 arbeite.

00:23:15

Ich öffne gerade eine andere Seite in einem anderen Bildschirm,

00:24:38

Heute hinkt es leider hinterher,

00:24:40

Wenn es sich nicht öffnet, werde ich mich nur mit einer anderen Datei beschäftigen.

00:24:43

Na bitte.

00:26:02

Jemand anderes arbeitet an diesem Dokument,

00:26:03

Ich werde ein anderes Dokument machen.

00:26:08

Save as.

00:26:26

Zurück in Steve es Dateien wieder.

00:26:42

Ich werde es diesmal in der Exzellenzdatei tun.

00:26:48

Zugriff auf das Dokument Excel online, das wir früher gesehen haben.

00:26:52

Warten wir mal ab, bis das vollständig geladen wird.

00:26:55

Dann sehen Sie oben das Menü.

00:26:59

Also wähle ich Edit in Excel und öffne Excel 2016.

00:27:24

Okay.

00:27:25

So müssen wir es jetzt in die Excel 2016 Version einfügen

00:27:27

Und daran können wir dann mit allen Kräften hier oben arbeiten,

00:27:31

Ich muss den Bearbeitungs-Modus wieder wählen, ihn einfach in den Bearbeitungs-Modus einfügen,

00:27:34

Aber das zeigt Ihnen nur, wie Sie in den beiden verschiedenen Versionen arbeiten können,

00:27:36

So offensichtlich in dieser Version haben Sie ein Speichern Menü und eine Speichern als

00:27:40

Und so weiter für den Menüpunkt, weil das bearbeitet werden kann

00:27:42

Und offensichtlich lokal gespeichert, und weil Sie nicht in der Online-Version arbeiten

00:27:47

Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, müssen Sie diese manuell selbst speichern.

00:27:51

Das ist offensichtlich der große Unterschied zwischen dem Tun und Arbeiten

00:27:54

In der Online-Version, in der diese Änderungen automatisch für Sie aktualisiert werden,

00:27:57

Auf der Flucht, wie Sie arbeiten.

00:28:00

OK, ich schließe das einfach.

00:28:02

Brauchen Sie das nicht mehr offen.

00:28:05

Okay.

00:28:08

Nur um zu bestätigen, wenn Sie online in Office 365 bearbeiten,

00:28:13

Ihre Dateien werden automatisch gespeichert und wenn Sie eine Datei bearbeiten, während Sie offline damit arbeiten

00:28:18

Sie müssen es wieder in die Bibliothek hochladen.

00:28:20

Wenn Sie ein Dokument mit mehr als einer App-Wahl öffnen,

00:28:23

So zum Beispiel, wenn Sie die gleiche App auf Ihrem Computer, Ihre lokale Version,

00:28:28

Sie müssen zwischen den beiden wählen, wie Sie dort mit der Option gesehen haben

00:28:31

Zum Beispiel das Öffnen der Online-Version oder der Vollversion von Excel.

00:28:35

Wenn Sie diese Anwendung nicht haben, dann ist es offensichtlich, dass Sie diese Anwendung nicht haben,

00:28:37

Sie werden nicht in der Lage sein, in Vollversion zu öffnen.

00:28:43

Wir könnten also, wie wir es sagten, an verschiedenen Akten arbeiten,

00:28:46

Wechseln wir einfach für einen Moment zurück zu den Folien, die in der Browser-basierten Version arbeiten,

00:28:49

Arbeiten der Vollversion.

00:28:50

Aber irgendwann müssen wir vielleicht diese Dateien aus der Synchronisation auswählen,

00:28:56

Wenn Sie die Datei lokal bearbeitet haben und offline bearbeitet haben.

00:29:00

Wir brauchen also eine Art Synchronisation.

00:29:02

So haben wir diese Sync-Option, wie wir im Menüpunkt in einem Moment sehen werden

00:29:05

Damit können wir diese Dateien in unseren lokalen Ordner auf unserem Computer synchronisieren,

00:29:09

Und Sie können dann direkt daran im File Explorer arbeiten

00:29:12

Und greifen Sie auf Ihre Dateien zu, auch wenn Sie offline sind.

00:29:15

Dies kann also natürlich sehr nützlich sein, wenn Sie getrennt werden

00:29:17

Aus einem Netzwerk wollen Sie in einem Hotel arbeiten oder von zu Hause aus an ihnen arbeiten

00:29:20

Und Sie sind nicht mit dem Netzwerk verbunden, können Dateien synchronisieren,

00:29:24

Arbeiten Sie offline und dann, wenn Sie wieder online kommen

00:29:26

Sie können die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, während Sie zu Hause gearbeitet haben, neu synchronisieren.

00:29:29

könnte wieder zu den Dateien synchronisiert werden, die in der Cloud und umgekehrt sind.

00:29:34

Wenn Sie also online sind, alle Änderungen, die Sie vornehmen oder andere

00:29:37

In der Dokumentenbibliothek synchronisiert sie zwischen Ihrer Dokumentenbibliothek

00:29:40

In Ihrem Computer lokal.

00:29:41

So können wir sehen, dass wir hier oben eine Sync-Option haben,

00:29:43

In der Tat haben sich die Gegenstände in ihrem Aussehen und Gefühl leicht verändert,

00:29:47

Sie sehen jetzt nicht ganz so aus, aber die gleichen Optionen sind verfügbar

00:29:50

Und die gleichen Menüpunkte, sie sehen einfach etwas anders aus, sie haben sich nur leicht verändert,

00:29:55

Wie ich Ihnen gleich zeigen werde, aber Sie können sehen, dass Sie den Sync-Knopf hier oben bekommen,

00:29:58

Wenn Sie auf Sync klicken, erhalten Sie ein Pop-up-Dialogfeld,

00:30:02

Das sieht ein bisschen so aus, dass diese Bibliothek auf Ihr Gerät synchronisieren soll,

00:30:05

Und dann ein Sync jetzt Knopf, werden Sie auch einen Link sehen

00:30:07

Um die neueste Version von beiden zu bekommen, eine Drive Business App

00:30:10

Falls Sie eine ältere Version haben oder nicht, haben Sie noch keine Version installiert,

00:30:14

Zum Beispiel sehen Sie diesen Link auf diesem Pop-up

00:30:16

Das kommt auf Ihrer Seite auf.

00:30:20

Wenn Sie an diesen Dokumenten arbeiten, werden Sie sehen, dass Sie Ihre lokale Version hier haben,

00:30:24

Dies ist also ein Beispiel für eine Datei in unserem lokalen Dokumentspeicherort,

00:30:29

Und wir können die Dateien in der SharePoint-Bibliothek online sehen

00:30:34

Und wir werden sehen, dass die Dateien vielleicht gerade synchronisiert sind

00:30:37

Oder nicht synchron, werden Sie leicht andere Symbole sehen, wie Sie sehen,

00:30:39

Ich werde Ihnen die Live-Umgebung in einem Moment zeigen, um Ihnen den Unterschied zu zeigen.

00:30:42

Wenn Sie eine kleine grüne Zecke sehen, oder eine kleine weiße Zecke auf einem grünen Kreis

00:30:46

Ich sollte Ihnen sagen, das zeigt Ihnen, dass es derzeit synchronisiert ist.

00:30:49

Wenn Sie diese kleinen blauen Pfeile sehen, zeigt es, dass es im Prozess ist

00:30:52

Synchronisiert, und wenn Sie die Art des roten Typs X sehen

00:30:55

Dann ist es aus irgendeinem Grund noch nicht synchronisiert,

00:30:57

So gibt es eine visuelle Darstellung des aktuellen Synchronisationsstatus,

00:31:02

Sie wissen, ob sie aktualisiert wurden oder noch nicht.

00:31:05

Schauen wir uns das im Live-Umfeld an.

00:31:09

Ich schalte hier einfach wieder aus.

00:31:14

So sehen Sie hier oben die Sync-Option, also wenn ich die Dateien deaktivieren möchte

00:31:17

Sie werden sehen, mit dieser Sync-Option hier oben, etwas anders, wie ich sagte

00:31:19

Mehr als die Ansicht auf dem Dia, die sich leicht geändert hat, klicken Sie auf diese, um diese Bibliothek zu synchronisieren.

00:31:23

Mit dem Computer, dann sagen Sie, synchronisieren Sie diese Bibliothek zu Ihrem Gerät für einen einfachen Zugriff,

00:31:28

Es gibt den Link, um die gerade OneDrive-App zu bekommen,

00:31:30

Und es gibt jetzt den Sync, mit dem Sie synchronisieren können,

00:31:33

Sie sollten dann einen Knopf sehen, der auftaucht und sagt: "Wir arbeiten daran",

00:31:38

Etwas, das Sync der Bibliothek Steve es Dateien aus SharePoint-Training,

00:31:43

Es zeigt Ihnen den UR-Link dazu, finden Sie Ihre Dokumente im Datei-Explorer

00:31:46

Und es zeigt Ihnen, wo es gespeichert wird, und Sie klicken jetzt auf Synchronisieren,

00:31:49

Es wird sagen: "Wir machen die Dinge bereit, synchron zu werden",

00:31:53

Und dann können Sie diese Dateien in diesem synchronisierten Ordner anzeigen,

00:31:56

So synchronisieren Ihre Dateien, während wir sprechen,

00:31:58

Schauen Sie sich um und sehen Sie sie kommen, und Sie können auf Meine Dateien anzeigen klicken

00:32:01

Die dann diesen Ordner öffnet und Ihnen diese Dateien zeigt.

00:32:06

Ich ziehe es einfach in einem separaten Fenster durch, du gehst hier nach oben

00:32:10

Und Sie werden sehen, wie ein Pop-up sagt, dass Sie immer auf OneDrive Business überprüfen können

00:32:13

Den Sync auf Ihren Dateien zu sehen, und dort können wir diese Dokumente sehen

00:32:17

Und was an ihnen geändert wurde.

00:32:21

Sehen Sie, dass es sich um einen grünen Häkchen handelt, der Ihnen zeigt, welche Dateien synchronisiert wurden

00:32:24

Und so weiter.

00:32:26

Wenn ich etwas wechsle und dann wieder synchronisiere,

00:32:32

Diese Änderungen werden auf dem Dokument aktualisiert.

00:32:35

Gehen wir zurück zu Steve es Dateien.

00:32:49

Sie bekommen hier auch unten rechts

00:32:57

Ihre Synchronisationsdateien Option, kann ich sehen, dass OneDrive Business Tool,

00:33:01

Es sagt, es ist gerade die Synchronisation von Dateien, Ein Eintrag bleibt, können Sie dann auf das klicken

00:33:06

Die Ihnen die Möglichkeit geben, diesen Ordner wieder zu öffnen

00:33:09

Wenn Sie es noch nicht geöffnet haben.

00:33:09

Sie können auch mit der rechten Maustaste darauf klicken, um den Menüpunkt dort zu sehen,

00:33:13

So können Dinge wie Sie Pause, Syncing, Sync jetzt, Stoppen Synchronisieren eines Ordners,

00:33:17

Reparieren, wenn es nicht synchron oder etwas,

00:33:19

Synchronisieren Sie eine neue Bibliothek oder öffnen Sie einfach Ihren Ordner.

00:33:26

Wir haben uns bereits für Sync entschieden, also ist es sowieso im Prozess des Synchronisierens

00:33:29

So können Sie das im Moment sehen.

00:33:32

Das ist also eine Möglichkeit, Ihre Dateien zu synchronisieren und auf dem Laufenden zu halten,

00:33:35

Arbeiten Sie offline, kommen Sie wieder online resync

00:33:38

Und diese Dateien wieder synchronisieren, und wie gesagt

00:33:40

Wenn Sie die grüne Zecke hier angezeigt haben, wissen Sie, dass Ihre Dateien synchron miteinander sind.

00:33:44

Und das funktioniert alles erfolgreich.

00:33:47

Du wirst das finden, wenn ich hier nur ein bisschen rauskomme,

00:33:51

Wenn ich schon mal ...

00:33:54

Du siehst im Moment, das sind Steve es Dateien wieder,

00:33:56

Es hat die kleinen blauen Pfeile drauf, ich denke, sehr klein

00:33:59

Aber Sie sehen es gerade so, dass es derzeit im Synchronisationsmodus ist,

00:34:02

Es ist im Prozess der Synchronisation, während diese anderen Ordner hier oben

00:34:04

Von anderen Dingen, die ich zuvor in verschiedenen Ordnern synchronisiert habe

00:34:07

Sie sind bereits fertig und sie sind zum Beispiel auf dem neuesten Stand.

00:34:12

Da ist einer, da ist ein anderer drin,

00:34:16

Und das sind die für Steve es Dateien, die im Moment synchronisieren.

00:34:24

Das sind die Knöpfe, und dann, wenn Sie diese Synchronisation erfolgreich haben

00:34:29

Wie wir gerade gesehen haben, sollten Sie eine Art ähnliche Liste von Dateien sehen

00:34:33

Natürlich in Ihren lokalen Verzeichnissen, die Sie hier sehen können,

00:34:36

So haben wir vier Dateien hier, die synchron sind,

00:34:38

Und dann können wir die Liste der Dateien aus der Dokumentbibliothek sehen,

00:34:41

Es gibt einen Screenshot oder einen Schnappschuss von diesem Bildschirm dort drüben auf der rechten Seite

00:34:43

Nur um Ihnen zu zeigen, wenn sie vollständig synchronisiert sind, ungefähr, wie es aussehen würde,

00:34:47

Zwei Datensätze, die gleich aussehen.

00:34:54

So, wie ich zu Beginn der Sitzung erwähnte,

00:34:56

Das ist keine richtige Trainingseinheit, es ist nur eine Möglichkeit, mit Office-Anwendungen zu beginnen,

00:34:59

In diesem Fall der SharePoint Online-Teil der Office 365 Suite.

00:35:03

So hilft Ihnen das Feature, das wir kurz mit dieser Sitzung angeschaut haben, zu teilen

00:35:08

Und arbeite mit Ihren Mitarbeitern online und offline an Dokumenten.

00:35:11

Sharepoint Online stellt einen Cloud-Base-Speicherort für die Dateien Ihres Unternehmens zur Verfügung.

00:35:15

So können Sie dann einfach mit Ihren Mitarbeitern geteilt werden,

00:35:17

Sie können SharePoint Online-Websites nutzen, um Teamseiten zu erstellen,

00:35:20

Laden und teilen Sie Dokumente an die Kollegen, können Sie Dokumente öffnen

00:35:24

In der vollständigen Office-Version, wenn Sie es haben, oder in der Online-Version

00:35:26

Wenn man keinen Zugriff auf den vollen hat.

00:35:28

Also zum Beispiel, wenn Sie im Hotel oder in einer abgelegenen Lage mit einem Laptop sind

00:35:32

Das hat die lokal nicht installiert, es ist egal,

00:35:34

Solange Sie Zugang zum Internet haben, auch wenn Sie Ihren Laptop nicht dabei haben,

00:35:38

Wenn das Hotel oder das abgelegene Büro einen PC hat, den Sie nutzen könnten

00:35:41

Und mit dem Internet verbunden, dann können Sie sich in Office 365 einloggen,

00:35:44

Dokumente von SharePoint öffnen

00:35:47

Oder von OneDrive, wenn Sie OneDrive benutzen und auf Ihre Dokumente zugreifen

00:35:51

Mit ihnen arbeiten und mit ihnen mit der Online-Bewerbungssuite Excel,

00:35:55

Word, PowerPoint, OneNote, etc.

00:35:58

So können Sie sie in der Vollversion oder der Online-Version öffnen

00:36:01

Und bearbeiten und ansehen, können Sie auch in Echtzeit Co-Authoring-Funktionen nutzen

00:36:05

Auch wenn Sie gleichzeitig mit Kollegen zusammenarbeiten wollen

00:36:07

Auf Online-Dokumenten, und auch wenn Sie mit diesen Leuten arbeiten

00:36:11

Im Co-Authoring-Modus, Echtzeit-Co-Authoring,

00:36:14

Du wirst eine Pop-Up-Fahne sehen, die dir zeigt, wer an dem Doc arbeitet

00:36:18

Zur gleichen Zeit wie Sie und der Verbleib im Doktor arbeiten sie

00:36:20

So haben Sie zum Beispiel keinen Interessenkonflikt im gleichen Abschnitt des Dokuments,

00:36:25

Es warnt Sie davor und lässt Sie wissen, wo sie arbeiten

00:36:27

Und was sie drauf haben.

00:36:28

Dann können Sie natürlich mit der Synchronisationsfunktion, die wir uns zuletzt angeschaut haben, arbeiten

00:36:32

Mit Dateien auch wenn Sie offline arbeiten, dann synchronisieren Sie sie wieder zurück

00:36:35

Wenn Sie wieder online sind.

00:36:39

Okay.

00:36:44

Hier haben wir normalerweise eine schnelle Q & A-Session,

00:36:46

Und dann geht es los,

00:36:47

Damit ist die kurze Sitzung beendet.

00:36:50

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und ich hoffe, dass es den besten Nutzen bringen kann

00:36:52

Diese Mittel und die weitere Sitzung.

00:36:55

Vielen Dank.

00:00:12

Hola y Bienvenidos a esta breve sesión de entrenamiento en Office MOOC Training.

00:00:16

Estas sesiones están relacionadas con la introducción de esta aplicación

00:00:20

y esta en particular se titula Introducción a SharePoint Online.

00:00:24

Mi nombre es Stephen Ryan y seré su entrenador para esta corta sesión.

00:00:30

Sólo unas cuantas cosas, de instrucción, de limpieza-sabio antes de que nos vamos.

00:00:35

Por favor, no intente tomar otras llamadas si es posible.

00:00:37

Obviamente, si lo necesita y es urgente entonces, por supuesto, hágalo.

00:00:40

Pero si puedes evitarlo, eso sería útil.

00:00:43

Ponga el teléfono en silencio y luego activar si desea hacer una pregunta en cualquier momento

00:00:46

durante la sesión.

00:00:48

Y por último, Manténgase activo en el PC sólo para detenerse contra el modo de espera.

00:00:54

OK, así que en esta corta sesión, presentaremos algunos fundamentos

00:00:57

del entorno de SharePoint Online en Office 365.

00:00:59

Empezaré por ver las bibliotecas de documentos y cómo soltar archivos en la biblioteca

00:01:04

y cargar archivos en carpetas de la biblioteca.

00:01:05

A continuación, analizaremos cómo compartir archivos almacenados en SharePoint Online

00:01:09

y cómo editar archivos utilizando la versión en línea del conjunto de aplicaciones de Office.

00:01:15

Por último, vamos a ver cómo sincronizar los datos en línea con el equipo local

00:01:18

para que puedas seguir trabajando incluso cuando estés desconectado.

00:01:22

No es realmente una sesión de entrenamiento como tal, es una manera de comenzar Office 365

00:01:26

y nuestros objetivos son descubrir y entender

00:01:28

Cómo navegar por SharePoint Online

00:01:31

y tratar de utilizar algunas de sus características y herramientas clave aquí agradable y rápidamente.

00:01:38

Así que en primer lugar, vamos a ver las bibliotecas de documentos.

00:01:41

Por lo tanto, las bibliotecas de documentos en SharePoint Online son sitios generalmente en SharePoint Online

00:01:46

permitirle trabajar en equipos colaborativos almacenando

00:01:49

y compartir archivos y coeditar documentos simultáneamente.

00:01:52

Contienen bibliotecas de documentos y listas

00:01:55

y permiten a los usuarios trabajar en línea en colaboración.

00:01:58

Por lo tanto, estas bibliotecas de documentos proporcionan un lugar seguro para almacenar los archivos

00:02:01

donde usted y sus compañeros de trabajo pueden encontrarlos fácilmente,

00:02:03

trabajar en ellos juntos, acceder a ellos desde cualquier dispositivo en cualquier momento.

00:02:07

Por ejemplo, podría usar la biblioteca de documentos en un sitio en SharePoint Online

00:02:09

para almacenar archivos reales relacionados con un proyecto específico o un cliente específico, por ejemplo.

00:02:15

El sitio predeterminado que obtiene en SharePoint Online incluye la biblioteca de documentos ya

00:02:19

y uno se crea automáticamente cuando se crea un nuevo sitio.

00:02:22

Puede agregar bibliotecas de documentos adicionales a un sitio como

00:02:24

y cuando los necesite y esto es útil, por ejemplo

00:02:27

Si desea restringir el acceso a un conjunto de archivos.

00:02:30

Cada biblioteca de documentos muestra una lista de esos archivos y carpetas

00:02:33

y la información clave sobre cada elemento, como quién lo creó,

00:02:36

cuando fue modificada por última vez y ese tipo de cosas.

00:02:38

Y puedes usar esa información para organizar tus archivos

00:02:40

y que sea más fácil encontrarlos.

00:02:42

Hay varias cosas que puede hacer en una biblioteca de documentos.

00:02:44

Puede Agregar, editar, eliminar y descargar documentos.

00:02:48

También puede colaborar y cocrear documentos.

00:02:51

Puede controlar quién tiene acceso a una biblioteca o carpeta en una biblioteca

00:02:54

o archivos individuales que se encuentran en una biblioteca.

00:02:56

Puede realizar un seguimiento de la actividad en un archivo como, por ejemplo, Cuándo se modificó por última vez

00:03:00

y también recibir notificaciones cuando algo se cambia.

00:03:03

También puede crear vistas personalizadas para la biblioteca de documentos para agregar en

00:03:06

otras columnas o vistas diferentes a la biblioteca.

00:03:09

Puede compartir archivos o carpetas y otros como verá en un momento.

00:03:12

Puede Agregar vínculos a una biblioteca de documentos a algo almacenado fuera,

00:03:16

para que pueda agregar vínculos a los menús de navegación.

00:03:19

Esos podrían ser los archivos ubicados en una biblioteca diferente o posiblemente

00:03:22

un enlace a una página web externa, por ejemplo también.

00:03:27

También puede resaltar vínculos y archivos y carpetas en la biblioteca de documentos

00:03:29

para que otros puedan llegar a ellos más rápidamente

00:03:31

convirtiéndolos en un elemento resaltado en la lista.

00:03:36

Así que se puede ver en esta pantalla una biblioteca de documentos con unos pocos archivos dentro de ella.

00:03:39

Puede ver un menú aquí arriba que dice nuevo, subir, edición rápida y sincronización.

00:03:42

Vamos a pasar por algunas de estas cosas en un momento.

00:03:46

Por lo tanto, SharePoint le ofrece la posibilidad de almacenar sus documentos

00:03:49

para sus equipos con vistas personalizadas.

00:03:53

Lo que estamos buscando en la primera captura de pantalla es el tipo de vista antigua

00:04:02

y la segunda que es el tipo de una vista de biblioteca de documentos moderna

00:04:05

en la segunda captura de pantalla se puede ver que acaba de estallar

00:04:07

se llama una vista clásica de SharePoint y te mostraré cuál es la diferencia

00:04:10

entre aquellos a medida que atravesamos también.

00:04:13

Esencialmente, puede ver las herramientas disponibles en esta pestaña de la biblioteca por aquí

00:04:16

que le permite hacer cosas como modificar la vista actual.

00:04:19

Y veremos un poco de eso en la demo en un momento.

00:04:23

Así que el tipo de cosas que puede hacer a la biblioteca de documentos cuando hace clic derecho sobre ella son:

00:04:26

se puede abrir, se puede compartir con alguien,

00:04:30

puede colaborar en el documento en tiempo real, puede ver los permisos en el documento,

00:04:34

descargarlo y también se puede simplemente mirar el historial de la versión de los documentos a lo largo del tiempo,

00:04:39

ver cuántas versiones de la misma ha sido,

00:04:41

Qué modificaciones se realizan y, a continuación, potencialmente abrir un elemento más antiguo,

00:04:46

o restaurarlo o eliminarlo si es necesario.

00:04:49

Así que vamos al ambiente en vivo ahora

00:04:50

y echar un vistazo rápido a algunos de esos elementos.

00:04:58

Voy a minimizar esto por un momento y se puede ver aquí estamos en la oficina 365.

00:05:06

Sólo maximizará eso.

00:05:07

Estoy en la página de aterrizaje.

00:05:08

Por lo tanto, si desea abrir nuestros sitios de SharePoint,

00:05:10

puede hacer clic en el lanzador de aplicaciones arriba en la esquina superior izquierda aquí

00:05:13

o puede hacer clic en el mosaico de SharePoint en la Página principal.

00:05:17

Lo haremos desde aquí.

00:05:18

Haremos clic derecho sobre él, asegúrese de que se abre en una nueva pestaña.

00:05:27

Por lo que puede ver alguna actividad reciente que va al sitio de aprendizaje de SharePoint.

00:05:39

Así que puedo hacer clic en ese enlace, por ejemplo, o puedo hacer clic en el enlace de aquí

00:05:42

en el menú de navegación, o puedo hacer clic aquí arriba en la sección frecuente, así

00:05:46

para abrir ese sitio.

00:05:51

Así que aquí se puede ver que estamos en el entrenamiento de SharePoint.

00:05:53

También puede ver alguna actividad reciente y aquí una biblioteca de documentos

00:05:56

llamado MOOC Training, por ejemplo.

00:05:59

También podemos crear nuestra propia biblioteca de documentos aquí.

00:06:02

Así que desde el contenido del sitio, por ejemplo, si puede ir al contenido del sitio aquí

00:06:10

y luego elige nuevo arriba en la parte superior

00:06:13

y, a continuación, en la lista desplegable, elija Biblioteca de documentos

00:06:15

así que voy a crear uno aquí llamado Steve archivos o algo.

00:06:25

Si desea mostrar en la navegación del sitio, o bien hacer que aparezcan

00:06:28

en los menús de la izquierda, sí, lo hacemos, simplemente voy a elegir Create.

00:06:31

Ahora voy a crear, iniciar nuestra biblioteca de documentos y luego podemos ir a la biblioteca de documentos

00:06:35

y en realidad añadir algunos archivos, para no dejar que algunos archivos a ella y así sucesivamente.

00:06:43

Así que aquí está la biblioteca de documentos vacía, se puede ver que se llama los archivos de Steve.

00:06:51

Voy a subir algunos archivos a él, para que pueda ver en el menú aquí

00:06:54

tenemos una opción de subida.

00:06:56

Aquí dice que también podemos arrastrar archivos aquí para subirlos,

00:06:58

así que sólo voy a mostrar una especie de ambos enfoques, por lo que haga clic en subir,

00:07:01

podemos elegir archivos o carpetas, algunos navegadores le permiten hacer carpetas

00:07:04

y otros no.

00:07:09

Así que aquí podemos elegir.

00:07:10

Vamos a elegir un archivo de Excel, por ejemplo.

00:07:18

El documento se está cargando ahora a la biblioteca

00:07:20

y entonces podemos ver que ha aparecido.

00:07:24

Así que vamos a subir otra.

00:07:35

Está ahí.

00:07:37

Déjame hacerlo.

00:07:39

Así que si acabo de minimizar esta página un momento y arrastrarlo a través.

00:07:51

OK, ahora voy a mostrar cómo podemos hacer el arrastrar y soltar,

00:07:53

haciendo eso un poco más pequeño.

00:08:05

También podríamos arrastrar, digamos un elemento por aquí,

00:08:07

así que si arrastro eso de ese archivo de aquí.

00:08:18

Vamos a arrastrar esto a través

00:08:27

y cuando suelte el botón, verá que está cargando otros elementos,

00:08:30

por lo que también podemos arrastrarlos para que pueda elegir subir y navegar

00:08:33

o también puedes usar las técnicas de arrastrar y soltar.

00:08:36

Suéltelo ahí también.

00:08:54

Ahora tenemos tres archivos en la biblioteca de documentos de Steve de formación de SharePoint.

00:09:15

Sólo tener algunos problemas con la opción de pantalla compartida hasta allí.

00:09:18

Vale.

00:09:21

Así que pregunta, has utilizado Library y subido algunos archivos a ella,

00:09:24

entonces podemos cambiar las vistas por el momento,

00:09:25

Estamos buscando en esta vista de lista.

00:09:27

Así que si vamos por aquí en esta lista desplegable

00:09:29

y ver que podemos ir a la vista de azulejos superior, así.

00:09:31

Y ahora ver los elementos como mosaicos en lugar de como una lista.

00:09:35

Volveré a volver a la vista de lista.

00:09:40

También podemos modificar esa vista un poco, así que si hago clic en el signo más aquí,

00:09:44

Puedo añadir algunas columnas a nuestra vista.

00:09:47

Así que puedes crear otros nuevos usando esta opción aquí donde puedo simplemente Mostrar

00:09:50

y ocultar las columnas existentes seleccionándolas de esta lista aquí,

00:09:53

así que si quería una opción de tamaño de archivo para agregarse o crearse por ejemplo,

00:09:58

Puedo hacer eso y luego hacer clic aplicar y agrega esas columnas adicionales a mi lista

00:10:03

para que pueda modificar la vista de esa manera.

00:10:10

En términos de documentos y archivos, cosas que podemos hacer a ellos.

00:10:14

Así que selecciono un archivo de aquí en la lista,

00:10:19

verá que el menú cambia en la parte superior aquí.

00:10:21

Así que cuando se selecciona, se obtiene, sin seleccionar,

00:10:23

se obtiene ese menú cuando se selecciona un archivo individual

00:10:25

o más obtienes ese tipo de menú aquí.

00:10:26

Ese es exactamente el mismo menú que ves si haces clic en el botón de puntos suspensivos,

00:10:30

los tres puntos a la derecha del nombre de archivo.

00:10:31

Si hago clic en eso, conseguiré las mismas opciones de menú de color

00:10:34

como lo hago a través de la parte superior.

00:10:35

Y de manera similar, si hago clic derecho en el documento también aquí,

00:10:38

También consigo el mismo menú.

00:10:40

Así que puedes ver algunas de las cosas que puedes hacer aquí, así que puedo abrir el archivo.

00:10:43

Así que podría abrir ese archivo en PowerPoint o si tengo la versión completa

00:10:46

Puedo abrirla.

00:10:46

Así que voy a abrir en PowerPoint online y la versión en línea de PowerPoint

00:10:49

o podría abrir en la versión completa si tengo la aplicación completa instalada localmente,

00:10:53

por lo que la versión de escritorio.

00:10:54

La otra cosa que puedo hacer a este archivo aquí es, para que pueda ver que puedo compartirlo,

00:10:58

Descargarlo, eliminarlo, PIN a la parte superior de la lista,

00:11:01

Muévase a otro lugar, cópielo en otro lugar, cámbiele el nombre.

00:11:04

También podemos ver cosas como la historia de la versión, así,

00:11:06

así que hago clic en el historial de versiones, que me mostrará

00:11:08

Si ha habido varias versiones de ese archivo y cualquier edición y cambios en él a lo largo del camino

00:11:12

y si se han añadido comentarios, lo vería en esa columna de allí.

00:11:15

Y cuando tengas varios archivos en esta lista, podrías usar

00:11:18

el tipo de lista desplegable de aquí para ver varias versiones

00:11:22

y luego podría restaurar o ver esa versión anterior, por ejemplo,

00:11:24

Si tuviera más de uno en esta lista.

00:11:26

Obviamente, en este caso sólo tengo el uno.

00:11:30

Así que podemos hacer eso.

00:11:33

En términos de la propia vista, se puede ver que estamos actualmente en este

00:11:35

lo que se llama el tipo de modo nuevo.

00:11:38

También existe la opción de volver a SharePoint clásico.

00:11:41

Al activar esa opción, vuelve al modo de SharePoint clásico

00:11:44

que vio en la anterior, la diapositiva anterior.

00:11:47

Puede volver a ella, de vuelta a la versión moderna,

00:11:49

la vista moderna de nuevo.

00:11:50

Pero puede tomar unos 20 minutos, media hora o un par de inicios de sesión de logout

00:11:54

para que realmente se refresque.

00:11:55

Lo trabajé por el momento, pero es sólo una forma de verlo

00:11:57

en el antiguo tipo de vista clásica de SharePoint,

00:12:00

que le da menús ligeramente diferentes en la parte superior y así sucesivamente.

00:12:06

Vale

00:12:16

vamos a trabajar en un archivo.

00:12:20

Así que tenemos algunos archivos cargados para decir, podríamos entonces abrirlos.

00:12:26

Así que si hago clic en ese de aquí, por ejemplo y elijo abrir en PowerPoint online.

00:12:34

Verás que en realidad lanzará PowerPoint online,

00:12:37

la versión en línea de la aplicación, se puede ver y luego conseguir que la cubierta deslizante

00:12:41

en el que estamos trabajando en este momento,

00:12:43

por ejemplo.

00:12:44

Entonces podría navegar a través de eso, hacer cambios obviamente y así sucesivamente.

00:12:46

Así que por el momento, estoy trabajando en la versión en línea del producto.

00:12:51

Si quería cambiar a la versión completa de nuevo, tengo la opción

00:12:54

hacer eso a través de un botón aquí, sólo tiene que editar en PowerPoint, así que hago clic en eso,

00:12:58

entonces puedo abrir en la versión completa en lugar de esta versión en línea.

00:13:05

Vamos a cerrarlo, no quiero hacer ningún cambio por el momento a eso.

00:13:12

Así que otras cosas que puede hacer aquí, como se dijo en términos de gestión del archivo,

00:13:17

así que acabamos de ver que podemos abrirlo, podemos descargarlo desde la copia local, por ejemplo,

00:13:23

Si quieres hacer algunas cosas de la gerencia podemos eliminar,

00:13:25

mover, cambiar el nombre y así sucesivamente.

00:13:28

También podemos compartir.

00:13:29

Así que vamos a cambiar de nuevo a nuestra diapositiva por un momento.

00:13:38

Así que eso es, recuerda que mencionamos sobre la vista de estilo antiguo,

00:13:42

la vista clásica de SharePoint que se parece más a la vista de SharePoint.

00:13:49

Usted obtiene diferentes elementos de menú y pestañas a través de él en lugar de la clase de botones

00:13:54

y los menús desplegables que se ven en la vista más reciente.

00:14:00

Así que puedo subir archivos usando la opción Cargar documento.

00:14:02

Una vez más, se ve la vista antigua en la esquina superior izquierda allí.

00:14:06

Vimos la opción de subida que usé hace un momento en la nueva versión

00:14:09

y como puede ver, también puede arrastrarlos y soltarlos en cualquiera de las vistas,

00:14:13

puede arrastrar y colocar en esas carpetas, bibliotecas de documentos

00:14:16

para subir archivos de esa manera.

00:14:18

También podemos compartir nuestros archivos con un usuario externo,

00:14:21

por lo que le da la capacidad de-en un tipo de equipo de biblioteca de documentos del sitio,

00:14:28

por ejemplo, podría compartir documentos o carpetas de personas

00:14:30

que de otro modo no tienen acceso al sitio o a los archivos.

00:14:33

Cuando comparte documentos y carpetas, puede decidir

00:14:36

Si la gente los edita o simplemente los ve como verá en un momento.

00:14:39

Y hay esencialmente dos formas de compartir.

00:14:41

Puede compartir a través de invitar a personas específicas, que es el botón invitar personas

00:14:47

que se puede ver resaltado en el sitio en el momento

00:14:49

y con eso, entonces invitas a gente escribiendo los nombres,

00:14:53

direcciones de correo electrónico, por ejemplo, en su lista de contactos en el directorio

00:14:56

que puede encontrar y luego decidir compartir el documento con ellos.

00:14:59

Te mostraré esta diapositiva en un momento.

00:15:01

La otra opción es elegir la opción obtener un vínculo justo debajo de esa

00:15:04

para proporcionar un vínculo que se puede pegar en otra forma de medios

00:15:11

como una caja de chat o un correo electrónico o un mensaje instantáneo, mensaje de Skype

00:15:17

algo así a alguien.

00:15:19

Es sólo un enlace que puedes pegar en otro lugar, en otra ubicación.

00:15:24

Que es una manera fácil de compartir documentos con todos en su organización

00:15:26

o con personas que necesitas compartir externamente

00:15:29

que no sería si no fueras capaz de invitar por nombre, por ejemplo

00:15:32

y le mostraré cómo hacerlo en un segundo.

00:15:37

Simplemente haga clic atrás y luego regrese a ver.

00:15:44

OK, así que estamos en la biblioteca,

00:15:47

la biblioteca de archivos de Steve.

00:15:48

Queremos compartir un documento con alguien.

00:15:53

Así que puedo seleccionar de nuevo los botones aquí y compartir, puedo elegir share

00:15:58

desde el menú hasta aquí que se pone justo en el mismo lugar.

00:16:01

Así que ves la pantalla aquí y luego podemos ver las dos opciones;

00:16:04

para invitar a personas y obtener un enlace.

00:16:05

Para invitar a la gente aquí, tengo que proporcionar los nombres de las personas

00:16:09

así que podría empezar a escribir el nombre del contacto que tengo.

00:16:15

Así que Pierre Skoll el tipo, sólo él o vamos a tratar a alguien más,

00:16:18

Tengo un par de cuentas ficticias que puedo usar.

00:16:20

John Doe, una especie de cuenta de inicio de sesión ficticia, así que ahí está mi usuario

00:16:25

y luego puedo permitirles editar o ver que si elijo editar,

00:16:29

También puedo proporcionar un poco de texto adicional a la invitación que dice,

00:16:33

"aquí estás, John, aquí está el archivo que querías".

00:16:38

Realmente no importa lo que escribes ahí

00:16:40

pero sólo un mensaje opcional esencialmente se puede escribir a su colega,

00:16:50

es un poco perezoso de mí, así que voy a poner en un poco de gramática a ella.

00:16:53

Así que "este es el archivo que querías"

00:16:54

y luego la opción de enviar una invitación por correo electrónico o no.

00:16:56

Así que si deselecciono esa opción, no van a conseguir la invitación pop en el correo,

00:17:00

Elegiría el envío de la invitación

00:17:03

y lo verán así puedo elegir esa opción para compartir.

00:17:06

Aparecerá en un momento diciendo actualizar elemento

00:17:08

y luego dirá un elemento compartido.

00:17:12

También debería ver un pop-up apareciendo en mis notificaciones diciéndome

00:17:15

que se ha compartido con otra persona y voy a recibir un mensaje de correo electrónico.

00:17:20

Acabo de tener un Ding acaba de llegar a través de ahora que me ha dicho

00:17:22

que debería estar en mi buzón, voy a comprobarlo en un momento.

00:17:25

Veremos las otras opciones para compartir allí,

00:17:27

vamos a este menú esta vez.

00:17:29

Así que ya he compartido ese documento cuando recuerdes

00:17:31

con las opciones de edición para John Doe.

00:17:34

También puedo elegir este aquí, pero la cosa con invitar a la gente

00:17:37

es que está invitando a personas específicas por su nombre que están en su lista,

00:17:40

en la lista de directorios y le proporciono su nombre

00:17:44

y se reconoce en el directorio.

00:17:46

Tenemos un enlace, sólo estás creando un enlace que puede ser algo así como

00:17:49

un enlace de tipo restringido anónimo o puede ser una cuenta de vínculos corporativos

00:17:56

necesarios para este dominio en particular, por ejemplo

00:17:58

y otra vez que puede ser una vista o un enlace de edición para que haga clic en eso,

00:18:01

Elija crear o crear un vínculo y luego puede pegarlo,

00:18:05

así que digamos que alguien quiere un View enlaces, por ejemplo,

00:18:08

que crea y creará ese enlace aquí y entonces sólo puedo copiar

00:18:11

y péguelo en digamos, tengo mi Skype para el negocio.

00:18:15

Así que si yo estaba teniendo una charla con John Doe en Skype para la empresa,

00:18:22

por ejemplo, podría simplemente pegar eso en

00:18:23

y decir "aquí está el enlace para ese documento" y acaba de enviar ese enlace a él.

00:18:27

Lo conseguirías de esa manera o podría pegar en el correo electrónico sólo el mismo tipo de cosas.

00:18:30

Así que eso es esencialmente un enlace que tiene una especie de token de acceso de invitado

00:18:33

como parte de los enlaces, por lo que les da el enlace al documento

00:18:36

y también los privilegios de acceso de invitado según

00:18:38

Si elegí el vínculo elegir una vista o editar.

00:18:41

No voy a molestarme en enviar eso ahora pero eso era un enlace de vista.

00:18:44

También podríamos elegir...

00:18:47

Acabo de eliminar ese enlace y crear uno nuevo.

00:18:50

También podríamos crear un enlace de edición

00:18:56

y de nuevo es sólo otro tipo de enlace, clic derecho, copiar.

00:19:01

Una vez más podría pegar eso en una caja de chat o en un correo electrónico

00:19:05

y de nuevo se ve bastante similar, sólo aparte de token

00:19:07

con diferentes privilegios asignados a ese token.

00:19:10

Así que cuando ese usuario hace clic en ese link

00:19:12

a continuación, obtendrá los privilegios asignados a partir de ese token,

00:19:14

en este caso apareció en el enlace.

00:19:17

También vemos aquí, tenemos la opción de compartido con,

00:19:20

así que compartido con te muestra una lista de con quién estás actualmente compartido.

00:19:24

Puede hacer dejar de compartir desde aquí para que pueda dejar de mostrar un documento

00:19:27

con todos los que lo compartían.

00:19:29

Puede hacer clic en Advance,

00:19:30

a continuación, nos lleva al nivel más granular de la misma...

00:19:32

de asignación de permisos en una página, así que ahora se está abriendo

00:19:35

una pestaña independiente sin permisos aquí.

00:19:37

Veremos una lista de Admisiones que se han asignado

00:19:39

a ese archivo en particular, entonces quién tiene acceso y allí está nuestra cuenta de John Doe

00:19:44

que acabamos de agregar como tipo de usuario y el nivel de Comisión

00:19:47

que se proporciona cuando usted elige la opción de edición allí,

00:19:50

realmente contribuye así que es el nivel de Comisión real

00:19:53

que se asigna a ese usuario.

00:19:55

Si simplemente vuelvo a aquí y elijo dejar de compartir, dejar de compartir,

00:20:00

dice deshabilita cualquier enlace de invitado o eliminar todos los usuarios

00:20:02

de las opciones de intercambio de archivos que está cerrado.

00:20:04

Así que lo único que veo ahora es yo mismo.

00:20:05

Esta es mi cuenta de inicio de sesión aquí, como propietario,

00:20:08

es la única persona que queda en la lista, así que haga clic en cerrar.

00:20:12

Sólo vuelve a compartir de nuevo,

00:20:15

Compartido con para que pueda ver de nuevo que no hay nadie en la lista.

00:20:17

Haga clic en Advance para volver a obtener esa lista de permisos.

00:20:21

Ahora veo que la única persona allí es los propietarios de formación de SharePoint

00:20:23

que tienen control total para ese elemento en particular

00:20:25

porque ha movido todos los demás permisos compartidos.

00:20:28

OK, así que dos formas de mostrar, esencialmente compartirlo

00:20:32

especificando específicamente una persona o un grupo por nombre

00:20:36

o proporcionando un enlace y luego copiando eso,

00:20:40

pegar ese vínculo en otra forma de medios como un correo electrónico

00:20:42

o una ventana de chat o algo para alguien.

00:20:51

Se desliza a la derecha.

00:20:55

OK, así que ver y editar un archivo con la ventaja de Office Online

00:20:57

así que de lo que estamos hablando aquí es el hecho de que,

00:20:59

como ya has visto, puedes abrir un archivo, tenemos las opciones de edición

00:21:04

en la versión en línea o la versión completa aquí, podemos ver un documento de Word,

00:21:08

por ejemplo, puede elegir editarlo en Word

00:21:11

que es la versión completa de Microsoft Word

00:21:12

o puede editar en el navegador mediante Word online.

00:21:15

Y eso no es sólo de una parte.

00:21:19

Si sólo vuelvo al ambiente por un momento,

00:21:25

Acabo de deshacerse de Skype para el negocio por un segundo, así que también incluye

00:21:29

como digo, simplemente abriendo un documento aquí, no sólo de cuando alguien lo compartió conmigo

00:21:32

pero sólo puedo quedarme como un archivo de Excel, por ejemplo,

00:21:34

Puedo elegir abrir un Excel online o puedo abrir Excel

00:21:39

y de nuevo al igual que vimos el PowerPoint uno que puede abrir la versión en línea de Excel

00:21:42

y entonces puedo empezar a modificar y trabajar con ese documento.

00:21:47

El uso de la opción, editar en Excel para abrir

00:21:50

en la versión completa de un Excel 2016 abierto o cualquier versión de Office

00:21:53

es que tiene y luego abrirlo en una versión completa de la versión en línea.

00:21:57

Cuando estás trabajando con...

00:21:58

Sólo cancelo eso, no necesito hacer eso por ahora.

00:22:02

Cuando está trabajando con aplicaciones en línea como estas

00:22:06

a continuación, los cambios se realizan inmediatamente.

00:22:09

Así que si elijo el acceso, deseleccione eso y elija nuevo,

00:22:15

y así puedo crear un nuevo documento de Word aquí, por ejemplo,

00:22:17

Sólo voy a crear un documento ficticio con no mucho texto en él.

00:22:21

Así que aviso aquí, estoy creando un nuevo documento de Word que se abre

00:22:24

Word online automáticamente.

00:22:25

Hay este documento guardado que no tiene realmente un nombre todavía,

00:22:29

Voy a poner en un montón de Blump, y si usted nota a medida que empiezo a escribir en las letras

00:22:34

dice guardar a través de la pantalla negra aquí arriba,

00:22:36

y luego unos segundos más tarde dirá Saved,

00:22:38

por lo que se guarda automáticamente el texto a medida que escribe

00:22:41

porque está trabajando en la versión en línea de la aplicación.

00:22:44

Dale unos segundos se volverá y dirá salvado en un momento,

00:22:47

allí vas, y esa es la diferencia en el trabajo en la versión en línea de las aplicaciones

00:22:50

y trabajar en Word, por lo que verá que en el menú Archivo

00:22:54

en Word online, por ejemplo, no hay opción de guardar,

00:22:56

hay un Save como para que pueda guardarlo como algo más

00:22:58

pero no hay opción de guardar porque no es necesario porque se guarda automáticamente.

00:23:02

Si abro el archivo en Word y trabajo con él en la versión completa de Word 2016.

00:23:15

Sólo estoy abriendo otra página en otra pantalla,

00:24:38

está rezagado desafortunadamente hoy,

00:24:40

Si no se abre, sólo me encargaré de un archivo diferente.

00:24:43

Aquí vamos.

00:26:02

Alguien más está trabajando en ese documento,

00:26:03

Haré un documento diferente.

00:26:08

Guardar como.

00:26:26

De nuevo en los archivos de Steve.

00:26:42

Esta vez lo haré en el archivo de Excel.

00:26:48

Acceso a ese documento Excel en línea que vimos anteriormente.

00:26:52

Esperemos a que se cargue por completo.

00:26:55

Entonces verá el menú en la parte superior.

00:26:59

Así que elijo editar en Excel y abrir Excel 2016.

00:27:24

Vale.

00:27:25

Ahora tenemos que ponerlo en la versión Excel 2016

00:27:27

y entonces podemos trabajar en eso con todas las capacidades completas aquí,

00:27:31

Tengo que elegir el modo de edición de nuevo, sólo ponerlo en modo de edición,

00:27:34

pero que sólo muestra cómo se puede trabajar en las dos versiones diferentes,

00:27:36

así que obviamente en esta versión tienes un menú de guardar y guardar como

00:27:40

y así sucesivamente para el elemento de menú, ya que se puede trabajar en

00:27:42

y se guardan obviamente localmente, y porque usted está trabajando no en la versión en línea

00:27:47

Si necesita realizar cambios, debe guardarlos manualmente.

00:27:51

Esa es obviamente la gran diferencia entre hacer eso y trabajar

00:27:54

en la versión en línea en la que esos cambios se actualizan automáticamente,

00:27:57

sobre la marcha, ya que estás trabajando.

00:28:00

Bien, lo cerraré.

00:28:02

Ya no necesito eso abierto.

00:28:05

Vale.

00:28:08

Sólo para confirmar, cuando está editando en línea en Office 365,

00:28:13

sus archivos se guardan automáticamente y Si edita un archivo mientras está trabajando sin conexión con él

00:28:18

deberás cargarlo de nuevo en la biblioteca.

00:28:20

Si abre un documento con más de una opción de aplicación,

00:28:23

así que, por ejemplo, si tienes la misma aplicación en tu ordenador, tu versión local,

00:28:28

usted tendrá que elegir entre los dos como lo vio allí con la opción

00:28:31

de abrir la versión en línea o la versión completa de Excel, por ejemplo.

00:28:35

Obviamente, si no tienes esa aplicación,

00:28:37

no podrás abrir la versión completa.

00:28:43

Así que podríamos estar trabajando como dijimos en diferentes archivos,

00:28:46

vamos a cambiar de nuevo a las diapositivas por un momento, trabajando en la versión basada en el navegador,

00:28:49

trabajando la versión completa.

00:28:50

Pero en algún momento, vamos a tener que quizás seleccionar esos archivos fuera de sincronía,

00:28:56

Si ha trabajado en el archivo localmente y ha trabajado en él sin conexión.

00:29:00

Así que tenemos que tener algún tipo de sincronización.

00:29:02

Así que tenemos esa opción de sincronización como veremos en el elemento de menú en un momento

00:29:05

que nos permite sincronizar esos archivos a nuestra carpeta local en nuestro ordenador,

00:29:09

y, a continuación, puede trabajar directamente en él en el explorador de archivos

00:29:12

y acceder a tus archivos incluso cuando estás desconectado.

00:29:15

Así que esto puede ser muy útil, obviamente, si vas a ser desconectado

00:29:17

de una red, quieres trabajar en un hotel o trabajar desde casa en ellos

00:29:20

y no está conectado a la red, puede sincronizar archivos,

00:29:24

trabajar en ellos sin conexión y luego cuando vuelvas a estar en línea de nuevo

00:29:26

Puedes volver a sincronizar y los cambios que hiciste mientras trabajabas en ellos en casa

00:29:29

podría volver a sincronizarse con los archivos basados en la nube y viceversa.

00:29:34

Así que cuando estás en línea, cualquier cambio que hagas u otros hacen

00:29:37

en la biblioteca de documentos se sincronizarán entre la biblioteca de documentos

00:29:40

en el equipo localmente.

00:29:41

Así que podemos ver que tenemos una opción de sincronización aquí arriba,

00:29:43

de hecho, los artículos han cambiado ligeramente en su aspecto y sensación,

00:29:47

no se ven así ahora, pero las mismas opciones están disponibles

00:29:50

y los mismos elementos del menú, que sólo se ven ligeramente diferentes, que acaban de cambiar ligeramente,

00:29:55

como te mostraré en un momento, pero puedes ver que obtienes el botón de sincronización aquí arriba,

00:29:58

al hacer clic en sincronizar obtendrá un cuadro de diálogo emergente,

00:30:02

que se ve un poco como esto que dice sincronizar esta biblioteca a su dispositivo,

00:30:05

y luego un botón sincronizar ahora, también verá un enlace

00:30:07

para obtener la última versión de ambos, una aplicación de negocio de Drive

00:30:10

en caso de que tengas una versión anterior o no, no tienes ninguna versión instalada en absoluto,

00:30:14

por ejemplo, verá ese enlace en ese pop-up

00:30:16

que aparece en tu página.

00:30:20

Cuando esté trabajando en esos documentos, verá que tiene su versión local aquí,

00:30:24

así que este es un ejemplo de un archivo en nuestra ubicación de almacenamiento de documentos locales,

00:30:29

y podemos ver los archivos en la biblioteca de SharePoint en línea

00:30:34

y veremos que tal vez los archivos están sincronizados actualmente

00:30:37

o no sincronizar, verás iconos ligeramente diferentes como verás,

00:30:39

Te mostraré el ambiente en vivo en un momento para mostrarte la diferencia.

00:30:42

Cuando veas una pequeña garrapata verde o una pequeña garrapata blanca en un círculo verde

00:30:46

Debería decir, que te está mostrando que está sincronizado actualmente.

00:30:49

Si ves estas pequeñas flechas azules, está mostrando que está en el proceso

00:30:52

de sincronizarse, y si ves el tipo de rojo X

00:30:55

entonces aún no se ha sincronizado por alguna razón,

00:30:57

por lo que le da una representación visual del estado actual de sincronización,

00:31:02

Sabes si han sido actualizadas o aún no.

00:31:05

Echemos un vistazo a eso en el entorno en vivo.

00:31:09

Voy a cambiar de nuevo.

00:31:14

Así que ves la opción de sincronización aquí arriba, así que si deselecciono los archivos

00:31:17

verás con esa opción de sincronización aquí arriba, ligeramente diferente como dije

00:31:19

que la vista en la diapositiva que ha cambiado ligeramente, haga clic en ella para sincronizar esta biblioteca

00:31:23

a su computadora, entonces diga sincronizar esta biblioteca a su dispositivo para un fácil acceso,

00:31:28

existe el vínculo para obtener la aplicación de OneDrive,

00:31:30

y está el botón sincronizar ahora que te permite sincronizarlo,

00:31:33

entonces debería ver un botón que aparece y dice "Estamos trabajando en ello",

00:31:38

algo que diga sincronizar los archivos de Steve de la biblioteca de entrenamiento de SharePoint,

00:31:43

le muestra el enlace URL, encontrará sus documentos en el explorador de archivos

00:31:46

y te muestra dónde se va a guardar y haces clic en sincronizar ahora,

00:31:49

dirá "estamos preparando esas cosas para sincronizarse",

00:31:53

y luego puedes ir y ver esos archivos en esa carpeta sincronizada,

00:31:56

por lo que sus archivos se sincronizan a medida que hablamos,

00:31:58

ir y echar un vistazo y verlos entrar, y usted puede hacer clic en mostrar mis archivos

00:32:01

que, a continuación, abre esa carpeta y muestra los archivos.

00:32:06

Lo arrastraré a través de una ventana separada, tú Sube aquí

00:32:10

y verás una ventana emergente que dice que siempre puedes comprobar en OneDrive Business

00:32:13

para ver la sincronización en sus archivos, y allí podemos ver esos documentos

00:32:17

y lo que se ha cambiado en ellos.

00:32:21

Vea que es una garrapata verde que le muestra qué archivos se sincronizaron

00:32:24

y así sucesivamente.

00:32:26

Si hago un cambio a algo y luego re sincronice,

00:32:32

dichos cambios se actualizarán en el documento.

00:32:35

Volvamos a los archivos de Steve.

00:32:49

También se obtiene en la parte inferior derecha aquí

00:32:57

la opción de sincronizar archivos, puedo ver que la herramienta OneDrive para el negocio,

00:33:01

dice que actualmente está sincronizando archivos, un elemento restante, puede hacer clic en ese

00:33:06

que le dará la opción de abrir esa carpeta de nuevo

00:33:09

Si no lo hubieras abierto ya.

00:33:09

También puede hacer clic derecho sobre eso para ver el elemento de menú allí,

00:33:13

así que cosas como usted puede pausar, sincronizar, sincronizar ahora, dejar de sincronizar una carpeta,

00:33:17

Reparar si se ha ido fuera de sincronía o algo,

00:33:19

Sincroniza una nueva biblioteca o simplemente abre tu carpeta.

00:33:26

Ya hemos elegido Sync ahora, por lo que está en proceso de sincronización de todos modos

00:33:29

para que pueda ver que está sucediendo en el momento.

00:33:32

Así que esa es una manera de sincronizar sus archivos, mantenerse al día,

00:33:35

trabajar en ellos sin conexión, volver a estar en línea volver a sincronizar

00:33:38

y volver a sincronizar esos archivos, y como dije

00:33:40

Si tienes la marca verde que se muestra aquí, sabes que tus archivos están sincronizados entre sí

00:33:44

y eso está funcionando con éxito.

00:33:47

Encontrarás que si vuelvo a salir un poco de aquí,

00:33:51

Si he tenido alguna anterior...

00:33:54

que ves por el momento, esos son los archivos de Stevée otra vez,

00:33:56

tiene las pequeñas flechas azules, creo que es muy pequeña

00:33:59

pero usted apenas lo ve que muestra que está actualmente en el modo de sincronización en el momento,

00:34:02

está en proceso de sincronización, mientras que estas otras carpetas aquí arriba

00:34:04

de otras cosas que he sincronizado antes en diferentes carpetas

00:34:07

ya se han hecho y están actualizados, por ejemplo.

00:34:12

Hay uno allí, hay otro ahí dentro,

00:34:16

y eso es para los archivos de Steve que se sincronizan en este momento.

00:34:24

Esos son los botones de ahí, y luego una vez que tienes esa sincronización exitosa

00:34:29

como vimos hace un momento deberías ver una especie de lista similar de archivos

00:34:33

obviamente en sus directorios locales, puede ver aquí,

00:34:36

así que tenemos cuatro archivos aquí que están sincronizados,

00:34:38

y luego podemos ver la lista de archivos de la biblioteca de documentos,

00:34:41

hay una captura de pantalla o un chasquido de esa imagen en el lado derecho

00:34:43

sólo para mostrarte cuando están completamente sincronizados, aproximadamente como se vería,

00:34:47

dos conjuntos de archivos con el mismo aspecto.

00:34:54

Como mencioné al comienzo de la sesión,

00:34:56

Esto no es realmente una sesión de entrenamiento, es sólo una manera de empezar con las aplicaciones de Office,

00:34:59

en este caso la parte de SharePoint Online de la suite de Office 365.

00:35:03

Así que la característica que vimos brevemente en esta sesión le ayudará a compartir

00:35:08

y colabore con sus compañeros de trabajo en documentos en línea y sin conexión.

00:35:11

SharePoint Online proporciona una ubicación de almacenamiento base en la nube para los archivos de su organización

00:35:15

para que pueda compartirse fácilmente con sus compañeros de trabajo,

00:35:17

puede usar sitios de SharePoint Online para crear sitios de grupo,

00:35:20

cargar y compartir documentos con los compañeros, puede abrir documentos

00:35:24

en la versión completa de Office si la tiene, o en la versión en línea

00:35:26

Si no tienes acceso a la completa.

00:35:28

Así, por ejemplo, si se encuentra en el Hotel o en una ubicación remota con un ordenador portátil

00:35:32

que no tiene instalados localmente, no importa,

00:35:34

siempre y cuando tengas acceso a Internet, incluso si no tienes tu laptop contigo,

00:35:38

Si el Hotel o la oficina remota tiene un PC que usted podría utilizar

00:35:41

y conectarse a Internet, a continuación, puede iniciar sesión en Office 365,

00:35:44

abrir documentos desde SharePoint

00:35:47

o desde OneDrive si usa OneDrive y accede a los documentos

00:35:51

y trabajar con ellos utilizando el conjunto de aplicaciones en línea, Excel,

00:35:55

Word, PowerPoint, OneNote, etc.

00:35:58

Así que puedes abrirlos en la versión completa o en la versión online

00:36:01

y editarlos y verlos, también puede utilizar las capacidades de co-autoría en tiempo real

00:36:05

también si desea colaborar con colegas simultáneamente

00:36:07

en los documentos en línea, e incluso cuando usted está trabajando con esas personas

00:36:11

en modo de co-autoría, co-autoría en tiempo real,

00:36:14

verás una bandera emergente que te mostrará quién está trabajando en el documento

00:36:18

al mismo tiempo que usted y el paradero en el documento que están trabajando

00:36:20

por lo que no tiene un conflicto de intereses en la misma sección del documento, por ejemplo,

00:36:25

te advierte sobre eso y te permite saber dónde están trabajando

00:36:27

y lo que están haciendo.

00:36:28

Entonces, obviamente, la función de sincronización que vimos por última vez le permite trabajar

00:36:32

con archivos incluso cuando está trabajando sin conexión, vuelva a sincronizar de nuevo

00:36:35

Cuando vuelvas a estar en línea.

00:36:39

Vale.

00:36:44

Así que aquí es donde normalmente tenemos una sesión rápida de q & a,

00:36:46

y luego terminaremos aquí,

00:36:47

que concluye el breve período de sesiones.

00:36:50

Gracias por su atención y espero que pueda hacer el mejor uso

00:36:52

de estos recursos y a la sesión en el futuro.

00:36:55

Gracias una vez más.

00:00:12

Hallo en welkom op deze korte training op Office MOOC training.

00:00:16

Deze sessies zijn gerelateerd aan het starten van deze toepassing

00:00:20

en deze bijzondere is getiteld Inleiding tot SharePoint Online.

00:00:24

Mijn naam is Stephen Ryan en ik zal uw trainer voor deze korte sessie.

00:00:30

Gewoon een paar dingen, instructie-Wise, huishouding-Wise voordat we gaan.

00:00:35

Gelieve niet proberen om eventuele andere gesprekken te nemen indien mogelijk.

00:00:37

Uiteraard, als je nodig hebt en het is dringend dan, met alle middelen, doen.

00:00:40

Maar als je het vermijden, dan zou dat nuttig zijn.

00:00:43

Zet je telefoon in Mute dan dempen als je een vraag te stellen op elk gewenst moment

00:00:46

tijdens de sessie.

00:00:48

En ten slotte, blijf actief op de PC gewoon om te stoppen tegen standby-modus.

00:00:54

OK, dus in deze korte sessie, zullen we introduceren een aantal fundamenten

00:00:57

van de SharePoint Online-omgeving in Office 365.

00:00:59

Ik zal beginnen door te kijken naar documentbibliotheken en hoe om bestanden te laten vallen in de bibliotheek

00:01:04

en bestanden uploaden naar mappen in de bibliotheek.

00:01:05

We zullen dan bespreken hoe om bestanden te delen die zijn opgeslagen in SharePoint Online

00:01:09

en hoe om bestanden te bewerken met behulp van de online versie van de Office-suite van toepassingen.

00:01:15

Tot slot zullen we bekijken hoe u online gegevens synchroniseren met uw lokale computer

00:01:18

dus je blijven werken, zelfs als je offline bent.

00:01:22

Het is niet echt een trainingssessie als zodanig, het is een manier om te beginnen Office 365

00:01:26

en onze doelstellingen zijn te ontdekken en te begrijpen

00:01:28

navigeren in SharePoint Online

00:01:31

en probeer en gebruik een aantal van de belangrijkste functies en tools hier mooi en snel.

00:01:38

Dus in de eerste plaats zullen we kijken naar document bibliotheken.

00:01:41

Dus document bibliotheken in SharePoint Online zijn sites over het algemeen in SharePoint Online

00:01:46

u in samenwerkings teams werken door

00:01:49

en het delen van bestanden en co-Editing documenten tegelijk.

00:01:52

Ze bevatten documentbibliotheken en lijsten

00:01:55

en gebruikers in staat stellen om gezamenlijk online te werken.

00:01:58

Dus die documentbibliotheken bieden een veilige plaats voor het opslaan van uw bestanden

00:02:01

waar u en uw medewerkers ze gemakkelijk kunnen vinden,

00:02:03

werk aan hen samen, toegang tot hen van elk apparaat op elk gewenst moment.

00:02:07

U bijvoorbeeld document bibliotheek gebruiken op een site in SharePoint Online

00:02:09

voor het opslaan van echte bestanden met betrekking tot een specifiek project of specifieke client, bijvoorbeeld.

00:02:15

De standaardsite die u in SharePoint Online krijgt, bevat documentbibliotheek die al

00:02:19

en een wordt automatisch gemaakt voor u wanneer u een nieuwe site.

00:02:22

U extra documentbibliotheken aan een site toevoegen als

00:02:24

en als je ze nodig hebt en dit is handig voor bijvoorbeeld

00:02:27

Als u de toegang tot een set bestanden wilt beperken.

00:02:30

In elke documentbibliotheek wordt een lijst met bestanden en mappen weergegeven

00:02:33

en belangrijke informatie over elk item, zoals wie het heeft gemaakt,

00:02:36

toen het voor het laatst is gewijzigd en dat soort dingen.

00:02:38

En u deze informatie gebruiken om uw bestanden te ordenen

00:02:40

en het gemakkelijker maken om ze te vinden.

00:02:42

Er zijn verschillende dingen die u doen in een document bibliotheek.

00:02:44

U documenten toevoegen, bewerken, verwijderen en downloaden.

00:02:48

U ook samenwerken en co-auteur op documenten.

00:02:51

U bepalen wie toegang heeft tot een bibliotheek of map in een bibliotheek

00:02:54

of afzonderlijke bestanden in een bibliotheek.

00:02:56

U de activiteit op een bestand bijhouden, bijvoorbeeld wanneer het voor het laatst is gewijzigd

00:03:00

en ook meldingen ontvangen wanneer er iets wordt veranderd.

00:03:03

U ook aangepaste weergaven voor documentbibliotheek maken om toe te voegen in

00:03:06

verdere kolommen of verschillende meningen aan de bibliotheek.

00:03:09

U bestanden of mappen en anderen delen zoals u zult zien in een moment.

00:03:12

U koppelingen naar een documentbibliotheek toevoegen aan iets dat buiten is opgeslagen,

00:03:16

Zo u links toevoegen aan de navigatie menu's.

00:03:19

Die kunnen worden naar bestanden die zich in een andere bibliotheek of eventueel

00:03:22

een link naar een externe webpagina bijvoorbeeld ook.

00:03:27

U ook koppelingen en bestanden en mappen in de documentbibliotheek markeren

00:03:29

dus anderen kunnen krijgen om ze sneller

00:03:31

door ze een gemarkeerd item in de lijst te maken.

00:03:36

Dus je zien op dit scherm een documentbibliotheek met een paar bestanden erin.

00:03:39

U een menu omhoog hier zien die nieuw, uploadt, snel uitgeven en Sync zegt.

00:03:42

We gaan door een aantal van deze dingen in een moment.

00:03:46

Dus SharePoint biedt u de mogelijkheid om uw documenten op te slaan

00:03:49

voor uw teams met aangepaste weergaven.

00:03:53

Wat we op zoek zijn op de eerste screenshot is het soort oude mening

00:04:02

en de tweede die is het soort van een moderne document library bekijken

00:04:05

in de tweede screenshot kun je zien dat is gewoon dook

00:04:07

heet een klassieke SharePoint-weergave en ik zal je laten zien wat het verschil is

00:04:10

tussen die als we krijgen door ook.

00:04:13

Hoofdzakelijk, u de hulpmiddelen beschikbaar op dit lusje van de bibliotheek over hier zien

00:04:16

Hiermee u dingen doen zoals het wijzigen van uw huidige weergave.

00:04:19

En we zien een beetje van dat in de demo in een moment.

00:04:23

Dus het soort dingen die je doen om document library wanneer u met de rechtermuisknop op te klikken zijn:

00:04:26

u het openen, u delen met iemand,

00:04:30

u samenwerken aan het document real-time, u kijken naar machtigingen voor het document,

00:04:34

Download het en ook kun je gewoon kijken naar de versiegeschiedenis van documenten in de tijd,

00:04:39

zien hoeveel versies van het is,

00:04:41

welke wijzigingen worden aangebracht en vervolgens mogelijk een ouder item openen,

00:04:46

of het te herstellen of te verwijderen als dat nodig is.

00:04:49

Dus we gaan naar de live-omgeving nu

00:04:50

en hebben een snelle blik op een aantal van deze items.

00:04:58

Ik zal dit voor een ogenblik slechts minimaliseren en u hier zien wij in Bureau 365 zijn.

00:05:06

Ik zal gewoon maximaliseren dat.

00:05:07

Ik ben op de landing page.

00:05:08

Dus als u wilt openen van onze SharePoint-sites,

00:05:10

u klikken op de App Launcher in de linkerbovenhoek hier

00:05:13

of u klikken op de SharePoint-tegel op de homepage.

00:05:17

We doen het vanaf hier.

00:05:18

We zullen klik met de rechtermuisknop op, zorg ervoor dat opent in een nieuw tabblad.

00:05:27

Dus je zien wat recente activiteit naar de SharePoint training site.

00:05:39

Dus ik kan klikken op die link bijvoorbeeld of ik kan klikken op de link hier

00:05:42

in het navigatie menu, of ik kan hier klikken in de frequente sectie en

00:05:46

te openen die site.

00:05:51

Zo hier u zien wij in SharePoint opleiding zijn.

00:05:53

U een aantal recente activiteit als goed en hier een document library

00:05:56

bijvoorbeeld MOOC training genoemd.

00:05:59

We kunnen hier ook onze eigen documentbibliotheek aanmaken.

00:06:02

Dus van de inhoud van de site bijvoorbeeld, als je gaan naar de inhoud van de site hier

00:06:10

en kies vervolgens nieuwe up aan de top

00:06:13

en kies vervolgens in de vervolgkeuzelijst document bibliotheek

00:06:15

dus ik zal gewoon een hier te maken genaamd Steve's bestanden of zoiets.

00:06:25

Als u wilt laten zien in de site navigatie ofwel doen ze te verschijnen

00:06:28

in de menu's in de linker, ja, we doen dus ik zal gewoon kiezen maken.

00:06:31

Nu zal ik maken, start onze documentbibliotheek en we kunnen dan gaan in de document library

00:06:35

en eigenlijk een aantal bestanden toe te voegen, om niet te laten sommige bestanden en zo verder.

00:06:43

Dus hier is de lege documentbibliotheek, u daar zien genaamd Steve's bestanden.

00:06:51

Ik ga naar een aantal bestanden te uploaden, zodat u zien op het menu hier

00:06:54

We hebben een Upload optie.

00:06:56

Het zegt hier ook kunnen we hier bestanden slepen om te uploaden,

00:06:58

dus ik zal gewoon laten zien dat u een soort van beide benaderingen, zodat u klikt op uploaden,

00:07:01

We kunnen kiezen uit bestanden of mappen, sommige browsers u mappen doen

00:07:04

en sommige niet.

00:07:09

Dus hier kunnen we kiezen.

00:07:10

Laten we bijvoorbeeld een Excel-bestand kiezen.

00:07:18

Het document krijgt nu geüpload naar de bibliotheek

00:07:20

en dan kunnen we zien dat het verscheen.

00:07:24

Dus laten we uploaden een ander.

00:07:35

Het is op daar.

00:07:37

Laat me doen op die manier.

00:07:39

Dus als ik gewoon minimaliseren deze pagina een moment en sleep dat over de hele.

00:07:51

OK, ik zal nu gewoon laten zien hoe we konden de drag and drop doen,

00:07:53

gewoon om dat een beetje kleiner.

00:08:05

We kunnen ook slepen, laten we zeggen een item hier,

00:08:07

Dus als ik Sleep dat van dat bestand hier.

00:08:18

Laten we dit slepen over

00:08:27

en toen ik de knop loslaat, zie je het uploaden van andere items,

00:08:30

dus we kunnen ook slepen, zodat u kiezen uploaden en bladeren

00:08:33

of u gebruik maken van slepen en neerzetten technieken ook.

00:08:36

Drop het daar ook.

00:08:54

Nu hebben we drie bestanden in dat SharePoint opleiding Steve's bestanden document library.

00:09:15

Gewoon met een aantal problemen met het gedeelde scherm optie daar.

00:09:18

OK.

00:09:21

Dus vraag, je hebt gebruikt bibliotheek en een aantal bestanden geüpload naar het,

00:09:24

We kunnen dan veranderen de standpunten op dit moment,

00:09:25

We zijn op zoek in deze lijst te bekijken.

00:09:27

Dus als we gaan hier op deze drop-down lijst

00:09:29

en zien kunnen we naar de top tegels te bekijken ook.

00:09:31

En nu zie de items als tegels in plaats van als een lijst.

00:09:35

Ik ga terug te schakelen naar de lijst weer te geven.

00:09:40

We kunnen dan ook wijzigen die mening enigszins, dus als ik klik op het plus teken hier,

00:09:44

Ik kan nog enkele kolommen toevoegen aan onze mening.

00:09:47

Dus je het creëren van nieuwe met behulp van deze optie hier waar ik kan gewoon laten zien

00:09:50

en Verberg bestaande kolommen door ze te selecteren uit deze lijst hier,

00:09:53

Dus als ik wilde een bestandsgrootte optie te worden toegevoegd of gemaakt door bijvoorbeeld

00:09:58

Mij annuleerteken verrichten welk en vervolgens tikken toepassen en op adds zulks extra zuil voor mijn tochtband

00:10:03

dus ik kan wijzigen van de mening op die manier.

00:10:10

In termen van documenten en bestanden, soort dingen die we kunnen doen om hen.

00:10:14

Dus selecteer ik een bestand van hier in de lijst,

00:10:19

u ziet het menu verandert over de top hier.

00:10:21

Dus als het is geselecteerd, krijg je, niet geselecteerd,

00:10:23

u krijgt dat menu wanneer u een individueel dossier selecteert

00:10:25

of meer krijg je dat soort menu hier.

00:10:26

Dat is precies hetzelfde menu zie je als je klikt op de ellipsknop,

00:10:30

de drie puntjes rechts van de bestandsnaam.

00:10:31

Als ik klik op dat, krijg ik dezelfde kleur menu-opties

00:10:34

Als ik over de top.

00:10:35

En evenzo, als ik klik met de rechtermuisknop op het document en hier,

00:10:38

Ik krijg hetzelfde menu ook.

00:10:40

Dus je zien dat sommige van de dingen die je hier doen, dus ik kan het bestand te openen.

00:10:43

Dus ik kon openen dat bestand in PowerPoint of als ik heb de volledige versie

00:10:46

Ik kan openen.

00:10:46

Dus ik ga openen in PowerPoint online en de online versie van PowerPoint

00:10:49

of ik kon openen in de volledige versie als ik de volledige app lokaal geïnstalleerd,

00:10:53

dus de Desktopversie.

00:10:54

Het andere wat ik kan doen om dit bestand is hier, dus je zien dat ik kan delen,

00:10:58

Downloaden, verwijderen, PIN naar de top van de lijst,

00:11:01

Verplaats het ergens anders, kopieer het ergens anders, hernoem het.

00:11:04

We kunnen ook kijken naar dingen als versiegeschiedenis als goed,

00:11:06

dus ik klik op versiegeschiedenis, dat zal me laten zien

00:11:08

Als er meerdere versies van dat bestand en eventuele bewerkingen en wijzigingen in het langs de weg

00:11:12

en als er opmerkingen zijn toegevoegd, zou ik het zien in die kolom daar.

00:11:15

En als je meerdere bestanden in deze lijst hebt, kun je dan gebruik maken van

00:11:18

het soort drop-down lijst hier om meerdere versies te zien

00:11:22

en ik kon dan herstellen of te bekijken die oudere versie bijvoorbeeld,

00:11:24

Als ik had meer dan een in deze lijst.

00:11:26

Uiteraard, in dit geval heb ik alleen maar de een.

00:11:30

Dus we kunnen dat doen.

00:11:33

In termen van de mening zelf, u zien dat wij momenteel in dit zijn

00:11:35

wat heet het soort van nieuwe modus.

00:11:38

Er is ook de optie hier om terug te keren naar de klassieke SharePoint.

00:11:41

Wanneer u die optie aanzet, gaat u terug naar de klassieke SharePoint-modus

00:11:44

die u in de vorige, de eerdere dia hebt gezien.

00:11:47

U terugkeren terug naar het, terug naar de moderne versie,

00:11:49

de moderne mening opnieuw.

00:11:50

Maar het kan ongeveer 20 minuten duren, een half uur of een paar logout logins

00:11:54

om daadwerkelijk te krijgen dat vernieuwd.

00:11:55

Ik werkte het voor het moment, maar dat is gewoon een manier om het te bekijken

00:11:57

in de oude soort van klassieke SharePoint-weergave,

00:12:00

dat geeft je iets verschillende menu's over de top en zo verder.

00:12:06

00:12:16

laten we gaan werken aan een bestand.

00:12:20

Dus we hebben een aantal bestanden geüpload om te zeggen, kunnen we dan openen.

00:12:26

Dus als ik klik op die ene hier, bijvoorbeeld en kies Open in PowerPoint online.

00:12:34

Je zult zien dat ze daadwerkelijk start de PowerPoint online,

00:12:37

de online versie van de toepassing, u zien en dan krijgen die dia dek

00:12:41

dat is degene die we eigenlijk bezig zijn hier op het moment,

00:12:43

bijvoorbeeld.

00:12:44

Ik kon dan bladeren door dat, maken veranderingen duidelijk en ga zo maar door.

00:12:46

Dus op het moment, ik ben bezig met de online versie van het product.

00:12:51

Als ik wilde overschakelen naar de volledige versie weer, kreeg ik de optie

00:12:54

om dat te doen via een knop in hier, gewoon bewerken in PowerPoint, zodat ik klik op dat,

00:12:58

dan kan ik open in de volledige versie in plaats van deze online versie.

00:13:05

Laten we het sluiten, ik wil niet om eventuele wijzigingen te maken voor het moment dat.

00:13:12

Dus andere dingen die je hier doen, zoals gezegd in termen van het beheer van het bestand,

00:13:17

dus we hebben er net gezien we kunnen openen, kunnen we dat downloaden van de lokale kopie bijvoorbeeld,

00:13:23

Als u wilt doen wat management dingen die we kunnen verwijderen,

00:13:25

verplaatsen, hernoemen en ga zo maar door.

00:13:28

We kunnen ook delen.

00:13:29

Dus laten we terug te schakelen naar onze dia voor een moment.

00:13:38

Dus dat is, onthoud we vermeld over de oudere stijl te bekijken,

00:13:42

de klassieke weergave van SharePoint dat is meer als wat die SharePoint-weergave eruit ziet.

00:13:49

Je krijgt verschillende menu-items en tabbladen in plaats van het soort knoppen

00:13:54

en dropdowns die je ziet in de nieuwere weergave.

00:14:00

Dus ik kan bestanden uploaden met behulp van upload document optie.

00:14:02

Nogmaals, zie je de oude weergave in de linkerbovenhoek daar.

00:14:06

We zagen de Upload optie die ik gebruikte een moment geleden in de nieuwe versie

00:14:09

en zoals je zien, u ook slepen en neerzetten ze in beide weergave,

00:14:13

u slepen en neerzetten over naar die mappen, documentbibliotheken

00:14:16

om bestanden te uploaden op die manier.

00:14:18

We kunnen onze bestanden ook delen met een externe gebruiker,

00:14:21

dus het geeft je de mogelijkheid om-in een team soort site document Library,

00:14:28

u bijvoorbeeld documenten of mappen delen van personen

00:14:30

die anders geen toegang hebben tot de site of de bestanden.

00:14:33

Wanneer u documenten en mappen deelt, u kiezen

00:14:36

of mensen ze bewerken of gewoon bekijken zoals je zult zien in een moment.

00:14:39

En er is in wezen twee manieren van delen.

00:14:41

U delen via uitnodigende specifieke mensen, dat is de mensen uitnodigen knop

00:14:47

dat u zien gemarkeerd op de site op het moment

00:14:49

en met dat, je dan mensen uit te nodigen door te typen in de namen,

00:14:53

e-mailadressen bijvoorbeeld in uw lijst met contacten in de map

00:14:56

die u vinden en vervolgens besluiten om het document met hen te delen.

00:14:59

Ik zal u deze dia in een ogenblik tonen.

00:15:01

De andere optie is om te kiezen voor de Get a link optie net onder dat

00:15:04

om een link die vervolgens kan worden geplakt in een andere vorm van media te bieden

00:15:11

net als een chat box of een e-mail of chatbericht, Skype-bericht

00:15:17

iets dergelijks aan iemand.

00:15:19

Het is gewoon een link die je plakken in een andere plaats, een andere locatie.

00:15:24

Dat het een makkelijke manier is om documenten te delen aan iedereen in uw organisatie

00:15:26

of met mensen die je nodig hebt om te delen met extern

00:15:29

Wie zou niet als je niet in staat om uit te nodigen op naam bijvoorbeeld

00:15:32

en ik zal je laten zien hoe dat te doen in een seconde.

00:15:37

Klik enkel achter daar en ga dan terug naar mening.

00:15:44

OK, dus we zijn in de bibliotheek,

00:15:47

de Steve's bestanden bibliotheek.

00:15:48

We willen een document met iemand delen.

00:15:53

Dus ik kan weer selecteren de knoppen hier en om te delen, kan ik kiezen voordelen

00:15:58

van het menu omhoog hier dat krijgt net dezelfde plaats.

00:16:01

Dus je ziet het scherm hier en dan kunnen we de twee opties te zien;

00:16:04

om mensen uit te nodigen en een link te krijgen.

00:16:05

Om mensen hier uit te nodigen, ik moet de namen van personen te verstrekken

00:16:09

dus ik kon beginnen met het type in de naam van het contact dat ik heb.

00:16:15

Dus Pierre Skoll de man, alleen hem of laten we proberen iemand anders,

00:16:18

Ik heb een paar dummy accounts die ik kan gebruiken.

00:16:20

John Doe, soort van dummy login-account, dus er is mijn gebruiker

00:16:25

en ik kan dan hen in staat stellen om ofwel bewerken of te bekijken dat, dus als ik kies bewerken,

00:16:29

Ik kan ook een extra beetje tekst aan de uitnodiging die zegt,

00:16:33

"hier ben je, John, hier is dat bestand dat u wilde".

00:16:38

Het maakt niet echt uit wat je typt daar

00:16:40

maar enkel een facultatief bericht hoofdzakelijk u aan uw collega typen,

00:16:50

het is een beetje lui van mij dus ik zal in een beetje van de grammatica aan.

00:16:53

Dus "hier is dat bestand dat u wilde"

00:16:54

en dan de optie hier van Stuur een e-mail uitnodiging of niet.

00:16:56

Dus als ik deselecteren die optie, zullen ze niet krijgen de uitnodiging pop in mail,

00:17:00

Ik zal kiezen voor het verzenden van de uitnodiging

00:17:03

en zij zullen zien dat, zodat ik kan kiezen die optie om te delen.

00:17:06

Het zal komen in een moment te zeggen bijwerken item

00:17:08

en dan zal het zeggen een item gedeeld.

00:17:12

Je moet ook een pop-up verschijnen in mijn meldingen me te vertellen

00:17:15

dat is gedeeld met een andere persoon en ik krijg een e-mail bericht.

00:17:20

Ik heb zojuist een ding komen door net nu dat me vertelde

00:17:22

dat het moet worden in mijn mailbox, ik ga om dat te controleren in een moment.

00:17:25

We zullen zien dat de andere opties voor het delen in daar,

00:17:27

laten we gaan door dit menu deze keer.

00:17:29

Dus ik heb al gedeeld dat document als u zich herinnert

00:17:31

met de Edit opties voor John Doe.

00:17:34

Ik kan ook kiezen voor dit een hier, maar het ding met mensen uitnodigen

00:17:37

bent u het uitnodigen van specifieke mensen op naam die in uw lijst,

00:17:40

in uw directory listing en ik geef hun naam

00:17:44

en het is erkend in de Directory.

00:17:46

We krijgen een link, je bent gewoon het creëren van een link die ofwel kan worden soort van als

00:17:49

een anonieme beperking type link of het kan een corporate links account

00:17:56

vereist voor dit specifieke domein, bijvoorbeeld

00:17:58

en nogmaals, dat kan ofwel een weergave of een link bewerken, zodat u klikt op dat,

00:18:01

Kies Maak of maak een link en je dan plakken dat in,

00:18:05

Dus laten we zeggen dat iemand wil een weergave links, bijvoorbeeld,

00:18:08

welke creëert en het zal die link hier te creëren en ik kan dan gewoon kopiëren

00:18:11

en plak dat in laten we zeggen, ik heb mijn Skype voor het bedrijfsleven.

00:18:15

Dus als ik had een praatje met John Doe in Skype voor het bedrijfsleven,

00:18:22

bijvoorbeeld, kon ik dan gewoon plakken dat er in

00:18:23

en zeg "hier is die link voor dat document" en stuur die link naar hem.

00:18:27

Hij zou krijgen op die manier of ik kon plakken in de e-mail net hetzelfde soort dingen.

00:18:30

Dus dat is in wezen een link die een soort van gast toegang token heeft

00:18:33

Als onderdeel van de links dus het geeft hen de link naar het document

00:18:36

en ook de gast toegang privileges, afhankelijk van

00:18:38

of ik koos voor de Kies een weergave of bewerken link.

00:18:41

Ik ben niet van plan om de moeite te sturen dat nu, maar dat was een view link.

00:18:44

We kunnen ook kiezen voor...

00:18:47

Ik heb net die link te verwijderen en een nieuwe te maken.

00:18:50

We kunnen ook een link bewerken

00:18:56

en nogmaals het is gewoon een ander type link, klik met de rechtermuisknop, kopiëren.

00:19:01

Nogmaals, ik kon plakken dat in een chat box of op een e-mail

00:19:05

en nogmaals het ziet er redelijk vergelijkbaar, net afgezien van token

00:19:07

met verschillende privileges toegewezen aan dat token.

00:19:10

Dus als die gebruiker klikt op die link

00:19:12

dan krijgen ze privileges toegewezen van dat token,

00:19:14

in dit geval verscheen in de link.

00:19:17

We zien hier ook, we hebben de optie voor gedeeld met,

00:19:20

zo gedeeld met toont u een lijst van wie je momenteel gedeeld met.

00:19:24

U stoppen met het delen van hier, zodat u stoppen met het tonen van een document

00:19:27

met iedereen die je gedeeld met.

00:19:29

U op voorschot klikken,

00:19:30

het neemt ons dan naar de meer granulaire niveau van het...

00:19:32

van toestemming opdracht op een pagina dus nu is het openstellen

00:19:35

een apart tabblad zonder permissies op hier.

00:19:37

We zien een lijst van de toelatingen die zijn toegewezen

00:19:39

om dat specifieke bestand dan wie heeft toegang en er is onze John Doe-account

00:19:44

dat we net als een gebruikers type en het Commissieniveau hebben toegevoegd

00:19:47

dat is voorzien wanneer u kiest voor de optie daar bewerken,

00:19:50

het draagt eigenlijk dus dat is de feitelijke commissieniveau

00:19:53

die aan die gebruiker is toegewezen.

00:19:55

Als ik ga gewoon terug naar hier en kies Stop Sharing, om te stoppen met delen,

00:20:00

het zegt schakelt alle gasten links of verwijder alle gebruikers

00:20:02

van de file-sharing opties die is gesloten.

00:20:04

Dus het enige wat ik zie is nu zelf.

00:20:05

Dit is mijn login-account hier, als de eigenaar,

00:20:08

het is de enige persoon nu links in de lijst, zodat klik op sluiten.

00:20:12

Ga gewoon terug om opnieuw te delen,

00:20:15

Gedeeld met dus je er weer zien is er niemand op de lijst.

00:20:17

Klik op Advance om die permissie lijst opnieuw te krijgen.

00:20:21

Ik zie nu dat de enige persoon in is er de SharePoint opleiding eigenaren

00:20:23

die volledig beheer hebben voor dat specifieke item

00:20:25

omdat het alle andere gedeelde machtigingen heeft verplaatst.

00:20:28

OK dus twee manieren om te laten zien, in wezen delen

00:20:32

door specifiek een persoon of een groep op naam te specificeren

00:20:36

of door het verstrekken van een link en dan kopiëren dat,

00:20:40

plakken die link in een andere vorm van media zoals een e-mail

00:20:42

of een chatvenster of iets aan iemand.

00:20:51

Dia's rechts.

00:20:55

OK dus het bekijken en bewerken van een bestand met het voordeel van Office Online

00:20:57

Dus wat we hier over praten is het feit dat,

00:20:59

zoals je al zag, u een bestand te openen, hebben we de opties van het bewerken van

00:21:04

op de online versie of de volledige versie hier, kunnen we zien een Word-document,

00:21:08

u bijvoorbeeld kiezen om het te bewerken in het woord

00:21:11

dat is de volledige versie van Microsoft Word

00:21:12

of u bewerken in de browser met behulp van Word online.

00:21:15

En dat is niet alleen van een aandeel.

00:21:19

Als ik gewoon terug te schakelen naar het milieu voor een moment,

00:21:25

Ik heb net te ontdoen van Skype voor het bedrijfsleven voor een tweede, zodat ook

00:21:29

zoals ik al zei gewoon het openen van een document hier, niet alleen uit wanneer iemand gedeeld met mij

00:21:32

maar ik kan gewoon blijven als een Excel-bestand bijvoorbeeld,

00:21:34

Ik kan kiezen om een Excel online te openen of ik kan openen Excel

00:21:39

en weer net als we zagen de PowerPoint een die kan openstellen van de online versie van Excel

00:21:42

en ik kan dan beginnen te wijzigen en te werken met dat document.

00:21:47

Het gebruik van de optie, bewerken in Excel te openen

00:21:50

in de volledige versie van een open Excel 2016 of welke versie van Office

00:21:53

het is je hebt en open het dan in een volledige versie van de online versie.

00:21:57

Wanneer u werkt met...

00:21:58

Ik heb net annuleren, dat ik niet nodig om dat te doen voor nu.

00:22:02

Wanneer u werkt met online toepassingen zoals deze

00:22:06

dan worden uw wijzigingen onmiddellijk aangebracht.

00:22:09

Dus als ik kies toegang, Deselecteer dat en kies Nieuw,

00:22:15

en dus kan ik een nieuw Word-document hier te maken bijvoorbeeld,

00:22:17

Ik maak gewoon een dummy-document met niet veel tekst in.

00:22:21

Dus let hier, ik ben het creëren van een nieuw Word-document dat opent

00:22:24

Word automatisch online.

00:22:25

Er is dit document opgeslagen dat niet echt nog een naam kreeg,

00:22:29

Ik zal gewoon in een belasting van blump, en als je merkt als ik begin te typen in de brieven

00:22:34

het zegt het opslaan over het zwarte scherm hier,

00:22:36

en dan een paar seconden later zal het zeggen gered,

00:22:38

dus het is automatisch opslaan van uw tekst terwijl u typt

00:22:41

omdat u de online versie van de toepassing werkt.

00:22:44

Geef het een paar seconden zal het terug komen en zeggen opgeslagen in een moment,

00:22:47

daar ga je, en dat is het verschil in het werken in de online versie van de apps

00:22:50

en werken in Word, dus je zult zien dat in het menu bestand

00:22:54

in Word online bijvoorbeeld is er geen Save optie,

00:22:56

Er is een opslaan als dus ik kan het opslaan als iets anders

00:22:58

maar er is geen optie op te slaan, omdat ik niet nodig om omdat het automatisch wordt opgeslagen.

00:23:02

Als ik open het bestand in Word en werken met het in de volledige versie van Word 2016.

00:23:15

Ik ben gewoon de openstelling van een andere pagina in een ander scherm,

00:24:38

het is helaas achterblijvende vandaag,

00:24:40

Als het niet open te stellen zal ik gewoon omgaan met een ander bestand.

00:24:43

Daar gaan we.

00:26:02

Iemand anders werkt aan dat document,

00:26:03

Ik doe een ander document.

00:26:08

Opslaan als.

00:26:26

Terug in de dossiers van Steve opnieuw.

00:26:42

Ik doe het in het Excel-bestand deze tijd.

00:26:48

Toegang tot dat document Excel online dat we eerder zagen.

00:26:52

Laten we wachten tot dat volledig te laden.

00:26:55

Dan zie je het menu aan de bovenkant.

00:26:59

Dus ik kies Bewerken in Excel en open Excel 2016.

00:27:24

OK.

00:27:25

Dus nu hebben we om het te zetten in de Excel 2016 versie

00:27:27

en we kunnen dan werken aan dat met alle volledige mogelijkheden hier,

00:27:31

Ik moet opnieuw kiezen Edit mode, zet het gewoon in edit mode,

00:27:34

maar dat laat je gewoon zien hoe je werken in de twee verschillende versies,

00:27:36

dus uiteraard in deze versie heb je een Save menu en een save as

00:27:40

en zo verder voor het menu-item, want dat kan worden gewerkt aan

00:27:42

en natuurlijk lokaal opgeslagen, en omdat je werkt niet in de online versie

00:27:47

Als u wijzigingen moet aanbrengen, moet u deze handmatig opslaan.

00:27:51

Dat is natuurlijk het grote verschil tussen dat te doen en werken

00:27:54

in de online versie waar deze wijzigingen automatisch voor u worden bijgewerkt,

00:27:57

op de vlieg, als je werkt.

00:28:00

OK, ik zal gewoon dicht dat naar beneden.

00:28:02

Niet meer nodig dat open.

00:28:05

OK.

00:28:08

Gewoon om te bevestigen, wanneer u online bewerken in Office 365,

00:28:13

uw bestanden worden automatisch opgeslagen en als u een bestand bewerkt terwijl u offline werkt

00:28:18

je moet het terug te uploaden naar de bibliotheek.

00:28:20

Als u een document met meer dan één app-keuze opent,

00:28:23

zo bijvoorbeeld als u zelfde app op uw computer, uw lokale versie hebt,

00:28:28

u zult tussen twee moeten kiezen aangezien u daar met de optie zag

00:28:31

van het openen van de online versie of de volledige versie van Excel, bijvoorbeeld.

00:28:35

Uiteraard, als u niet beschikt over die toepassing,

00:28:37

u zult niet in volledige versie kunnen openen.

00:28:43

Dus we zouden kunnen werken zoals we zeiden op verschillende bestanden,

00:28:46

laten we gewoon terug te schakelen naar de dia's voor een moment, werken in de browser-based versie,

00:28:49

werken de volledige versie.

00:28:50

Maar op een bepaald punt, we gaan te hebben om misschien die bestanden te selecteren uit sync,

00:28:56

Als u hebt gewerkt aan het bestand lokaal en werkte aan het offline.

00:29:00

We moeten dus een vorm van synchronisatie hebben.

00:29:02

Dus we hebben die sync-optie zoals we zullen zien in het menu-item in een moment

00:29:05

dat stelt ons in staat om deze bestanden te synchroniseren met onze lokale map op onze computer,

00:29:09

en je dan direct werken op het in File Explorer

00:29:12

en toegang tot uw bestanden, zelfs als je offline bent.

00:29:15

Dus dit kan zeer nuttig zijn natuurlijk als je gaat worden losgekoppeld

00:29:17

vanuit een netwerk, u wilt werken in een hotel of werken vanuit huis op hen

00:29:20

en je bent niet aangesloten op het netwerk, u bestanden synchroniseren,

00:29:24

werk op hen offline en dan wanneer je weer online terug te komen

00:29:26

u opnieuw synchroniseren en de wijzigingen die u hebt gemaakt terwijl u bij hen thuis werkte

00:29:29

kan opnieuw worden gesynchroniseerd naar de bestanden die zijn gebaseerd in de Cloud en vice versa.

00:29:34

Dus als je online bent, alle wijzigingen die u maakt of anderen te maken

00:29:37

in de documentbibliotheek wordt gesynchroniseerd tussen de documentbibliotheek

00:29:40

lokaal in uw computer.

00:29:41

Dus we kunnen zien dat we een sync-optie heeft hier,

00:29:43

in feite zijn de items zijn iets veranderd in hun uiterlijk en gevoel,

00:29:47

ze hebben niet helemaal zo uitzien nu, maar dezelfde opties zijn beschikbaar

00:29:50

en dezelfde menu-items, ze zien er net iets anders, ze hebben net iets veranderd,

00:29:55

zoals ik zal je laten zien in een moment, maar je zien krijg je de Sync-knop hier,

00:29:58

Wanneer u op Sync klikt zult u een pop-up dialoogdoos krijgen,

00:30:02

dat ziet er een beetje als dit dat zegt Sync deze bibliotheek op uw apparaat,

00:30:05

en dan een Sync Now knop, zie je ook een link

00:30:07

om de nieuwste versie van hen beide, een Drive Business app

00:30:10

in het geval je hebt een oudere versie of niet, heb je geen enkele versie geïnstalleerd op alle,

00:30:14

bijvoorbeeld, zie je die link op die pop-up

00:30:16

dat komt op uw pagina.

00:30:20

Wanneer u aan die documenten werkt, zult u zien u uw lokale versie hier hebt,

00:30:24

dus dit is een voorbeeld van een bestand in onze lokale documentopslag locatie,

00:30:29

en we kunnen zien dat de bestanden in de SharePoint-bibliotheek online

00:30:34

en we zullen zien dat misschien de bestanden zijn op dit moment gesynchroniseerd

00:30:37

of niet synchroniseren, zie je iets anders iconen zoals je zult zien,

00:30:39

Ik zal u tonen de live-omgeving in een moment om aan te tonen u het verschil.

00:30:42

Als je een kleine groene teek, of een kleine witte teek op een groene cirkel te zien

00:30:46

Ik moet zeggen, dat is je laten zien dat het momenteel gesynchroniseerd.

00:30:49

Als je deze kleine blauwe pijlen, is het laten zien dat het in het proces

00:30:52

gesynchroniseerd, en als je het soort rode type X ziet

00:30:55

dan is het nog niet gesynchroniseerd om wat voor reden,

00:30:57

Zo geeft u een visuele weergave van de huidige synchronisatiestatus,

00:31:02

je weet of ze zijn bijgewerkt of nog niet.

00:31:05

Laten we eens kijken naar dat in de live-omgeving.

00:31:09

Ik zal gewoon terug te schakelen hier.

00:31:14

Dus zie je de sync-optie hier, dus als ik de bestanden deselecteren

00:31:17

je zult zien met die synchronisatie-optie hier, iets anders zoals ik al zei

00:31:19

dan de weergave op dia die enigszins is gewijzigd, klikt u op dat om deze bibliotheek te synchroniseren

00:31:23

op uw computer, dan zeggen Sync deze bibliotheek op uw apparaat voor gemakkelijke toegang,

00:31:28

ziedaar ' naar de verbinding te halen naar de uitsluitend OneDrive app,

00:31:30

en er is de Sync Now knop die laat je synchroniseren,

00:31:33

je moet dan zien een knop die verschijnt en zegt: "We werken aan het",

00:31:38

iets dat zegt Sync de bibliotheek Steve's bestanden van SharePoint opleiding,

00:31:43

het toont u de URL-link naar het, vindt u uw documenten in File Explorer

00:31:46

en het toont u waar het gaat worden gered en u klikt nu op Sync,

00:31:49

het zal zeggen: "We krijgen die dingen klaar om te worden gesynchroniseerd",

00:31:53

en dan kun je gaan en bekijken die bestanden in die gesynchroniseerde map,

00:31:56

dus uw bestanden synchroniseren als we spreken,

00:31:58

Ga en neem een kijkje en bekijk ze komen, en u klikken op Toon mijn bestanden

00:32:01

die vervolgens opent die map en toont u deze bestanden.

00:32:06

Ik zal gewoon over te slepen in een apart venster, ga je hier

00:32:10

en je ziet een pop-up te zeggen over u altijd controleren op OneDrive Business

00:32:13

om de Sync op uw dossiers te zien, en daar kunnen wij die documenten zien

00:32:17

en wat er is veranderd op hen.

00:32:21

Zie dat is een groene teek daar laten zien welke bestanden zijn gesynchroniseerd

00:32:24

en zo verder.

00:32:26

Als ik een verandering in iets en dan opnieuw synchroniseren,

00:32:32

deze wijzigingen zullen worden bijgewerkt op het document.

00:32:35

Laten we terug gaan naar Steve's bestanden.

00:32:49

Je krijgt ook in de onderste rechterkant hier

00:32:57

uw synchronisatie-bestanden optie, kan ik zien dat OneDrive business tool,

00:33:01

het zegt dat het op dit moment is het synchroniseren van bestanden, een item resterende, u vervolgens op die

00:33:06

die geeft je de mogelijkheid om die map weer te openen

00:33:09

Als je nog niet had het open.

00:33:09

U ook met de rechtermuisknop op dat om het menu-item te zien in daar,

00:33:13

Dus dingen zoals je pauzeren, synchroniseren, synchroniseren nu, stoppen met het synchroniseren van een map,

00:33:17

Reparatie als het uit sync of iets is gegaan,

00:33:19

Synchroniseer een nieuwe bibliotheek of open gewoon uw map.

00:33:26

We hebben al gekozen Sync nu, dus het is in het proces van synchronisatie toch

00:33:29

dus je zien dat er op het moment.

00:33:32

Dus dat is een manier van synchroniseren van uw bestanden, up to date te houden,

00:33:35

werk aan hen offline, kom terug online opnieuw re-sync

00:33:38

en weer terug te krijgen die bestanden in sync, en zoals ik al zei

00:33:40

Als je hebt de groene teek laten zien hier, je weet dat je bestanden in sync met elkaar

00:33:44

en dat werkt allemaal met succes.

00:33:47

U zult merken dat als ik gewoon terug gaan een beetje uit hier,

00:33:51

Als ik had een vorige...

00:33:54

u ziet op het moment, dat is Steve's bestanden weer,

00:33:56

het heeft de kleine blauwe pijlen op daar, ik denk dat heel klein

00:33:59

maar je zo ongeveer zien dat laat zien dat het momenteel in syncing mode op het moment,

00:34:02

het is in het proces van synchroniseren, terwijl deze andere mappen hier

00:34:04

van andere dingen die ik heb gesynchroniseerd voordat in verschillende mappen

00:34:07

zijn al gedaan en ze zijn up-to-date, bijvoorbeeld.

00:34:12

Er is er een, er is nog een in daar,

00:34:16

en dat is degenen voor Steve's bestanden die synchroniseren op het moment.

00:34:24

Dat zijn de knoppen daar, en dan als je eenmaal hebt dat synchroniseren met succes

00:34:29

zoals we zagen een moment geleden moet je een soort van soortgelijke lijst van bestanden te zien

00:34:33

uiteraard in uw lokale directories, u zien op hier,

00:34:36

dus we hebben vier bestanden hier die zijn gesynchroniseerd,

00:34:38

en dan kunnen we zien de lijst van bestanden uit de document Library,

00:34:41

Er is een screenshot of een Snap van dat scherm daar aan de rechterkant

00:34:43

gewoon om te laten zien wanneer ze volledig zijn gesynchroniseerd, ongeveer wat het eruit zou zien,

00:34:47

twee sets van bestanden op zoek naar hetzelfde.

00:34:54

Dus zoals ik al zei aan het begin van de sessie,

00:34:56

Dit is niet echt een trainingssessie, het is gewoon een manier om te beginnen met Office-toepassingen,

00:34:59

in dit geval de SharePoint Online deel van de Office 365 Suite.

00:35:03

Dus de functie die we kort bekeken deze sessie u helpen om te delen

00:35:08

en samenwerken met uw medewerkers op documenten online en offline.

00:35:11

SharePoint Online biedt een opslaglocatie voor Cloud bases voor de bestanden van uw organisatie

00:35:15

Zo u dan gemakkelijk met uw medewerkers worden gedeeld,

00:35:17

u SharePoint Online-sites gebruiken om team sites te maken,

00:35:20

documenten uploaden en delen aan de collega's, u documenten openen

00:35:24

in de volledige Office-versie als je het hebt, of in de online versie

00:35:26

Als u geen toegang tot de volledige een.

00:35:28

Dus bijvoorbeeld, als je in het hotel of een externe locatie met een laptop

00:35:32

dat niet hebben die lokaal geïnstalleerd, het maakt niet uit,

00:35:34

zolang je toegang hebt tot het Internet, zelfs als u niet beschikt over uw laptop met u,

00:35:38

Als het hotel of Remote Office heeft een PC die u zou kunnen gebruiken

00:35:41

en maak verbinding met het internet dan u inloggen op Office 365,

00:35:44

documenten openen vanuit SharePoint

00:35:47

of van OneDrive als u OneDrive gebruikt, en toegang tot uw documenten

00:35:51

en werken met hen met behulp van de online Application Suite, Excel,

00:35:55

Word, PowerPoint, OneNote, enz.

00:35:58

Dus je ze openen in de volledige versie of de online versie

00:36:01

en bewerken en bekijken, u ook gebruik maken van real-time co-authoring mogelijkheden

00:36:05

ook als u gelijktijdig met collega's wilt samenwerken

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op online documenten, en zelfs wanneer u met die mensen werkt

00:36:11

in co-authoring-modus, real-time co-authoring,

00:36:14

u ziet een pop-up vlag die laat zien wie er werkt aan de doc

00:36:18

op hetzelfde moment als u en verblijfplaats in de doc ze werken

00:36:20

u hebt dus geen belangenverstrengeling in dezelfde sectie van het document, bijvoorbeeld

00:36:25

het waarschuwt u over dat en laat je weten waar ze werken

00:36:27

en waar ze aan toe zijn.

00:36:28

Dan natuurlijk de synchronisatie-functie hebben we gekeken naar het laatst u werken

00:36:32

met bestanden, zelfs als je offline werkt, dan opnieuw te synchroniseren weer terug

00:36:35

Als je weer online bent.

00:36:39

OK.

00:36:44

Dus dit is waar we normaalgesproken een snelle Q&A sessie hebben,

00:36:46

en dan zullen we hier af,

00:36:47

dat concludeert de korte zitting.

00:36:50

Dank u voor uw aandacht en ik hoop dat het kan het beste gebruik te maken

00:36:52

van deze middelen en de sessie gaat vooruit.

00:36:55

Dank u nogmaals.

00:00:12

Olá e bem-vindo a esta sessão de treinamento curto sobre o treinamento do Office MOOC.

00:00:16

Estas sessões estão relacionadas com a introdução deste aplicativo

00:00:20

e este particular é intitulado introdução ao SharePoint Online.

00:00:24

Meu nome é Stephen Ryan e serei seu treinador para esta curta sessão.

00:00:30

Apenas algumas coisas, instrução-sábio, limpeza-sábio antes de ir.

00:00:35

Por favor, não tente tomar quaisquer outras chamadas, se possível.

00:00:37

Obviamente, se você precisa e é urgente, então, por todos os meios, fazê-lo.

00:00:40

Mas se você pode evitá-lo, então isso seria útil.

00:00:43

Coloque seu telefone em mudo, em seguida, ativar se você quiser fazer uma pergunta a qualquer momento

00:00:46

durante a sessão.

00:00:48

E, por último, mantenha-se activo no PC apenas para parar contra o modo de espera.

00:00:54

OK, então nesta sessão curta, vamos apresentar alguns fundamentos

00:00:57

do ambiente do SharePoint Online no Office 365.

00:00:59

Vou começar por olhar para bibliotecas de documentos e como soltar arquivos na biblioteca

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e carregar arquivos em pastas na biblioteca.

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Discutiremos então como compartilhar arquivos armazenados no SharePoint Online

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e como editar arquivos usando a versão on-line do conjunto de aplicativos do Office.

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Por último, vamos ver como sincronizar dados on-line com o seu computador local

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para que você possa continuar trabalhando mesmo quando estiver offline.

00:01:22

Não é realmente uma sessão de treinamento como tal, é uma maneira de começar o Office 365

00:01:26

e nossos objetivos são descobrir e entender

00:01:28

como navegar em torno do SharePoint Online

00:01:31

e tentar usar algumas de suas principais características e ferramentas aqui agradável e rapidamente.

00:01:38

Então, em primeiro lugar, vamos examinar as bibliotecas de documentos.

00:01:41

Portanto, as bibliotecas de documentos no SharePoint Online são sites geralmente no SharePoint Online

00:01:46

que você trabalhe em equipes colaborativas armazenando

00:01:49

e compartilhamento de arquivos e coedição de documentos simultaneamente.

00:01:52

Eles contêm bibliotecas de documentos e listas

00:01:55

e permitir que os usuários trabalhem colaborativamente online.

00:01:58

Assim, essas bibliotecas de documentos fornecem um local seguro para armazenar seus arquivos

00:02:01

Onde você e seus colegas de trabalho podem facilmente encontrá-los,

00:02:03

trabalhar neles em conjunto, acessá-los de qualquer dispositivo a qualquer momento.

00:02:07

Assim, por exemplo, você pode usar a biblioteca de documentos em um site no SharePoint Online

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para armazenar arquivos reais relacionados a um projeto específico ou cliente específico, por exemplo.

00:02:15

O site padrão que você obtém no SharePoint Online inclui a biblioteca de documentos já

00:02:19

e um é criado automaticamente para você quando você cria um novo site.

00:02:22

Você pode adicionar bibliotecas de documentos adicionais a um site como

00:02:24

e quando você precisar deles e isso é útil, por exemplo,

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Se você deseja restringir o acesso a um conjunto de arquivos.

00:02:30

Cada biblioteca de documentos exibe uma lista desses arquivos e pastas

00:02:33

e informações importantes sobre cada item, como quem o criou,

00:02:36

Quando foi modificada pela última vez e esse tipo de coisa.

00:02:38

E você pode usar essas informações para organizar seus arquivos

00:02:40

e torná-lo mais fácil de encontrá-los.

00:02:42

Há várias coisas que você pode fazer em uma biblioteca de documentos.

00:02:44

Você pode adicionar, editar, excluir e baixar documentos.

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Você também pode colaborar e co-autor em documentos.

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Você pode controlar quem tem acesso a uma biblioteca ou pasta em uma biblioteca

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ou arquivos individuais que estão em uma biblioteca.

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Você pode rastrear a atividade em um arquivo, como quando ele foi modificado pela última vez

00:03:00

e também receber notificações quando algo é alterado.

00:03:03

Você pode criar exibições personalizadas para a biblioteca de documentos, bem como para adicionar em

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outras colunas ou exibições diferentes para a biblioteca.

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Você pode compartilhar arquivos ou pastas e outros como você verá em um momento.

00:03:12

Você pode adicionar links para uma biblioteca de documentos para algo armazenado fora,

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para que você possa adicionar links para os menus de navegação.

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Esses podem ser arquivos localizados em uma biblioteca diferente ou possivelmente

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um link para uma página da Web externa, por exemplo, também.

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Você também pode destacar links e arquivos e pastas na biblioteca de documentos

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para que outros possam chegar a eles mais rapidamente

00:03:31

tornando-os um item destacado na lista.

00:03:36

Assim, você pode ver nesta tela uma biblioteca de documentos com alguns arquivos dentro dele.

00:03:39

Você pode ver um menu aqui em cima que diz novo, upload, edição rápida e Sync.

00:03:42

Vamos passar por algumas dessas coisas em um momento.

00:03:46

Portanto, o SharePoint oferece a você a capacidade de armazenar seus documentos

00:03:49

para suas equipes com exibições personalizadas.

00:03:53

O que estamos procurando na primeira captura de tela é o tipo de visão antiga

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e o segundo que é o tipo de uma exibição de biblioteca de documentos moderna

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na segunda captura de tela você pode ver que é apenas apareceu

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é chamado de uma vista clássica do SharePoint e eu vou te mostrar qual é a diferença

00:04:10

entre aqueles como nós passamos também.

00:04:13

Essencialmente, você pode ver as ferramentas disponíveis nesta guia Biblioteca aqui

00:04:16

que permite que você faça coisas como modificar sua exibição atual.

00:04:19

E vamos ver um pouco disso na demo em um momento.

00:04:23

Assim, o tipo de coisas que você pode fazer a biblioteca de documentos quando você clique direito sobre ele são:

00:04:26

Você pode abri-lo, você pode compartilhar com alguém,

00:04:30

Você pode colaborar no documento em tempo real, você pode olhar para as permissões no documento,

00:04:34

baixá-lo e também você pode apenas olhar para o histórico de versão dos documentos ao longo do tempo,

00:04:39

ver quantas versões tem sido,

00:04:41

quais modificações são feitas e, em seguida, potencialmente abrir um item mais antigo,

00:04:46

ou restaurá-lo ou excluí-lo se você precisar.

00:04:49

Então nós estamos indo para o ambiente ao vivo agora

00:04:50

e ter uma rápida olhada em alguns desses itens.

00:04:58

Eu só vou minimizar isso por um momento e você pode ver aqui estamos no Office 365.

00:05:06

Eu só vou maximizar isso.

00:05:07

Estou na página de destino.

00:05:08

Então, se você quiser abrir nossos sites do SharePoint,

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Você pode clicar no lançador de aplicativos no canto superior esquerdo aqui

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ou você pode clicar no mosaico do SharePoint na página inicial.

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Faremos daqui.

00:05:18

Vamos clique direito sobre ele, certifique-se abre em uma nova guia.

00:05:27

Assim, você pode ver alguma atividade recente indo para o site de treinamento do SharePoint.

00:05:39

Então eu posso clicar no link, por exemplo, ou eu posso clicar no link aqui

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no menu de navegação, ou eu posso clicar aqui na seção freqüente, bem

00:05:46

para abrir esse site.

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Então aqui você pode ver que estamos no treinamento do SharePoint.

00:05:53

Você pode ver algumas atividades recentes, bem e aqui uma biblioteca de documentos

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chamado MOOC Training, por exemplo.

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Também podemos criar nossa própria biblioteca de documentos aqui.

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Assim, a partir do conteúdo do site, por exemplo, se você pode ir para o conteúdo do site aqui

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e, em seguida, escolha novo no topo

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e, em seguida, na lista suspensa, escolha biblioteca de documentos

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Então eu vou apenas criar um aqui chamado Steve ' s Files ou algo assim.

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Se você quiser mostrar na navegação do site ou fazê-los aparecer

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nos menus à esquerda, sim, nós fazemos isso eu vou apenas escolher criar.

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Agora eu vou criar, iniciar a nossa biblioteca de documentos e, em seguida, podemos ir para a biblioteca de documentos