What are the best practices in Teams ? Replay

In this video, you will learn about the best practices in Teams.
The video covers topics such as the purpose of Teams, understanding collaboration, and 10 collaboration best practices in Teams.
It also discusses how to spread and share best practices within your company.
By following these practices, you can improve communication, collaboration, and productivity in Teams.
This will help you optimize your use of Teams and achieve better results in your work.

  • 29:30
  • 1016 views
résultat(s)

00:00:40
Some instructions to begin: Turn off call waiting, if you take another phone call during this webinar, the music on hold will be heard by all participants.
00:00:51
Microphones are muted, and think of keeping your screen active at all times. If you do not touch your computer for a little while, it will go into sleep mode. If you go to sleep mode, you'll be automatically disconnected from this webinar and there's a time to reconnect to it, so you will lose information.
00:01:16
So today, we have 30 minutes to see different things. To begin with, the introduction: What is Teams used for? We're going to talk about Teams. but what is the use of Teams? What are we going to do with it?
00:01:32
Then, understanding your collaboration.
00:01:36
What can we do in terms of collaboration in Teams? We will understand all of this.
00:01:45
The 10 collaboration best practices in Teams. Today is a webinar about the best practice in Teams, so we're going to see them of course.
00:01:56
How to spread and share best practices. It's a thing to know about the best practices, but it's another thing to share and spread them in your company. Finally, we'll have the conclusion at the end.
00:02:12
The objectives today are to identify the best practices for using Teams and to encourage companies' collaboration in Teams. Also at the end of this training session,
00:02:26
if you have other good practices in Teams that we haven't shown today, you can write them in the chat. I'm going to send a message in the chat right now for you to see it.
00:02:40
We will be able to send your best practices in it for us to find them back.
00:02:50
To begin with, the introduction: What is Teams used for? As you can see on the screen, Microsoft has deployed a graphical representation of how to use their communication applications, because we have Teams, Yammer and Outlook. We have the inner loop, the outer loop and the open loop. The are all important to keep in mind when talking about Teams in comparison to Outlook.
00:03:22
To begin with, we have the outer loop on the right with Yammer.
00:03:31
The outer loop with Yammer and Outlook. It is called the open loop as well. Outlook is made for your open loop: You can send emails to anyone with an email address. But you should always be careful about what you write in your messages
00:03:53
in fear that someone important could receive it as a transfer. Emails are more formal, more concrete, less arbitrary. Outlook should be used to send official messages to your clients, suppliers, etc.
00:04:10
Then we have the internal loop.
00:04:17
We have Teams. Teams is really made for your inner loop (the internal loop). Think about the constant conversation that you have with those you work with, including people outside of your company.
00:04:34
And the files you review as well.
00:04:38
Teams is the right place to work. Conversations are informal, short and direct.
00:04:45
You work with very united teams, and that includes external people who are not a part of your network.
00:04:54
Teams is destined to become an essential entry point when you start your workday, just like Outlook. Everyday when you go on your computer at work, you open Outlook for your emails. But you should do the same with Teams: All of your inner collaboration conversations will be on Teams.
00:05:20
What does Teams allow? Flexible communication in real time, the content and history are available at anytime, including Teams cross-sessions visible to all team members.
00:05:33
It's integrated to SharePoint and OneNote. There is a strong integration with the Office suite.
00:05:42
And customizable workspace to include content and features that teams use every day.
00:05:53
Let's go on. We are going to talk about collaboration.

00:05:59
Understanding your collaboration: Nowadays, Outlook is the user's personal EDMS (Electronic Document Management System).
00:06:12
It's Well, you're going to find back a lot of documents but it is a bit strange to say that we are going to find all our documents into Outlook because when you send files via emails, the only way to retrieve those files is in the emails. But we're going to talk about this in a bit.
00:06:32
In Outlook, the information is stored and contained in the message: Tables, pictures, attachments.
00:06:42
The attachments and different or multiple versions of a document are stored in it.
00:06:50
But the message storage quota is insufficient. We do not have infinite space in Outlook and we're going to multiply those attachments, pictures, etc. So the storage is insufficient.
00:07:11
Meetings and meeting notes are stored. When you organize a meeting in Outlook, you're going to find all the notes about this meeting in here.
00:07:23
You spend time looking for information. You have thousands of emails and you have to search, filter to find them back.
00:07:34
Of course, managing emails is time-consuming and detrimental to productivity
00:07:41
because you lose hours because you need to filter, to organize etc. It takes a lot of time.
00:07:51
You store the same information as your colleagues in different files and ask them to transmit it when you cannot find it. When someone sends an email to 10 people with attachments in, those same people are going to have the attachment. But you can't find it back because of too much emails, so you are going to ask your coworkers to send it back.
00:08:14
You are going to have 2,000 or 3,000 of emails with the same attachments in it, because you cannot find them back in Outlook.
00:08:23
That is time-consuming and storage-consuming.
00:08:30
Losing messages would be a disaster for the company. Inside emails, you have a lot of important information, attachments, files, documents.
00:08:43
The problem here is that we have them in Outlook, so we are not going to download them because we have them in our mailbox.
00:08:52
But one day, a problem can occur and your emails will be lost along with important, emails, information and documents.
00:09:06
What are we going to do? We cannot do anything, we are going to lose our messages. It's going to be a disaster.
00:09:13
When employees leave, their messages may be transferred to another employee so you have. Let's say you have spent 10 year in a company.
00:09:25
Today, your coworker who also worked in your company is leaving.
00:09:31
So all his emails, 10 years worth of emails are going to be transferred to who? To you.
00:09:41
So you have in total 20 years of emails in your Outlook inbox.
00:09:49
We can say that is going to be very difficult to store that and to find anything in terms of information or attachments in it.
00:10:02
As we know, users are fond of emails. Some even use them too much.
00:10:08
In 2016, 250 billion emails have been exchanged every day worldwide.
00:10:20
In 2020, forecasts predict 258 billions.
00:10:26
Do you imagine every day? 285 billions, it's quite a lot.
00:10:36
We are going to see right now the best practices that we can have in Teams.
00:10:43
To forget about emails and those time-consuming habits that we have.

00:10:51
Our 10 collaboration best practices in Teams.
00:11:00
Best practice No.1: I am ready to adopt Teams with my team. What are the best practices to encourage my team to adopt it? The best practice in Teams:
00:11:13
You have first of all to specify the guidelines, how teams is used and why.
00:11:24
The key is to specify the guidelines that are defined and how it is used and for what purpose. Microsoft Teams is much more intuitive than sending a message to several people with various attachments when brainstorming or collaborating. Be strict about the application of this rule. It may take a few weeks for people to get used to working this way. But once it becomes a habit, is a much more effective way of working.
00:11:54
Avoid creating too many teams and channels. Just make sure you don't go crazy with the creation of tons of channels.
00:12:03
If it's time-consuming to find information in our list of emails, it will be time-consuming as well to find information in a list of 100 channels.
00:12:18
Set up a naming convention and classifications. Keep in mind that Microsoft Teams is intended for consistent collaboration: Chat, document, task within a collective group of people whether it's a department or project team.
00:12:34
Naming convention and classifications to avoid language slippage, generic channel naming to avoid multiplicity.
00:12:42
It will ease access to these documents, conversations and various information to new employees in the team.
00:12:55
Then, second best practice:
00:13:00
Dozens of messages are about the same topic.
00:13:05
What's the best practice in Teams?
00:13:07
To begin with, we have to centralize topics.
00:13:11
Enable the real time collaboration.
00:13:15
We have to create one channel for each project, we remove the unnecessary tabs.
00:13:23
And manage the display of your favorite teams.
00:13:29
Add important teams to favorites to find them back at the top of the teams.
00:13:37
Hidden channels and teams: We have a project that is over but for some reason we have to go back on these teams to find information. Let's hide them.
00:13:51
If we hide teams and channels, they are still here. They are not deleted, they are still in Teams but they will be hidden
00:14:01
at the bottom of our teams list. We can find them back, but at least it's way more organized.
00:14:12
We can also archive teams with completed projects.
00:14:16
When we are over with a team, everything is done, we do not need it anymore, we can archive it.
00:14:24
This team will be in the archives. We not need to go back on it, but we archived it.
00:14:34
Let's continue with the best practice No. 3:
00:14:39
I often exchange messages with the same group of people.
00:14:45
The best practice in Teams:
00:14:47
Use team conversations, so you don't lose history.
00:14:53
If you send emails or use Skype to send information, at a moment or another you are going to lose track of everything.
00:15:07
In Skype and Outlook if you need to search for minutes and minutes to find information, it is not worth it.
00:15:16
In Teams, you have a conversation feed, you just have to scroll up and scroll down to find information.
00:15:25
You can also create new topics so other people can respond to them.
00:15:31
You will save time to find the answer.
00:15:35
You can create different topics and in the comments of these topics you will find the information. You can answer the existing topics by enriching them with GIF, emojis or stickers.
00:15:51
It will enable quick exchange, showing notes or calendars and documents. With GIF, emojis and stickers, you can have more casual conversations, it will be more interesting to have some icons, etc.
00:16:13
Convert a text exchange into a face-to-face video meeting.
00:16:19
You have a lot of information to transmit to your coworker.
00:16:24
If you start to write the equivalent of a book in Teams, it will be difficult to find information or even to read all of it.
00:16:38
You can create a face-to-face video meeting.
00:16:41
You exchange information with your coworker, your partner and he is not on the side of this meeting so you can write important information and the less important one will only be in your mind.
00:16:59
Let's continue with the best practice No. 4:
00:17:05
I need to distinguish when I am copied in or when I am the main recipient of an action.
00:17:13
The best practice in Teams: We are going to use mentions. In Teams, you can mention people by usign the @. They will receive notifications and the names will be in purple.
00:17:29
This way people will know when they are the main recipient of an action.
00:17:35
If there are only copied in, they can read it if they want to.
00:17:41
To stay informed about new publications you can follow channels. It's possible in Teams to follow channels and to received notifications when there is a new publication.
00:17:54
You will always be ready to received this new information.
00:18:02
Mask those which do not concern you.
00:18:06
In Teams you can mask channels. You will not hide them for everyone, only for you.
00:18:17
In your current project in Teams there are tabs about the marketing but you don't work in marketing, it's not important for you. You can hide it and you will only find back the different channels that are interesting for you.
00:18:32
Stay informed with the activity alerts.
00:18:38
In the activity tabs in Teams, we will find all the alerts and notifications about things that concern you. When you follow a channel, when someone mentions you.
00:18:55
You just have to go in the alerts and you will find the different notifications.
00:19:03
Let's continue with the best practice No. 5:
00:19:08
I regularly forward messages to inform people. The best practice in Teams: Use the wiki tab as a team logbook.
00:19:18
If you have a lot of information or messages to forward to everyone every time, those people are on your Teams. Go on the Wiki tab.
00:19:31
In it, you can put important formation.
00:19:34
Instead of forwarding messages to the 10 same people everyday, go into Wiki.
00:19:40
Put the important message here and those 10 people will be able to read it with one click: Less emails and quicker way to find information.
00:19:54
You can also add a netbook to collect notes and knowledge. Create a team notebook and, like in Office 365 NoteBook or OneNote, you can add notes, knowledge, images, etc.
00:20:11
You can put a link in a conversation to highlight a document.
00:20:16
You have a document in your Teams library and you can take the link, put it in a conversation and everyone will access the document just by clicking on it.
00:20:30
It is a quicker way to exchange and collaborate on a document.
00:20:37
You can use tabs to access other services.
00:20:40
In Teams you can add services in the tabs. There are a lot of different possible applications and you can also use social networks such as LinkedIn, Trello, Jira, etc.
00:20:56
You can also put different documents in the tabs. You can ask contacts to send an email directly to the channel because it's possible in Teams to send an email to a specific email address and this email address is the Teams.
00:21:15
In the channel, the email will appear as a normal message, a normal conversation.
00:21:24
Let's continue with the best practice No. 6: I often send and receive emails to update documents and my storage quota is insufficient.
00:21:35
You have your document, your coworkers update it, they send a new one. Then you update it, you send it back, etc. Then you have 10 attachments which are the same emails but updated each time.
00:21:51
The best practice in Teams: Facilitate collaboration on documents. Document shared by Teams are stored in the document library of the associated SharePoint site. A SharePoint site is made to store documents, not like Outlook. A folder is created in the library for each channel. So in SharePoint you have a folder and this folder will be different for each channel.
00:22:21
Folder for channel 1, channel 2, etc.
00:22:24
Share files as links. You can use links to share documents.
00:22:32
You share documents in one place, SharePoint for example, and copy the sharing link to send it to someone.
00:22:40
This person will not have to store it anywhere, it is just a link.
00:22:47
You can work with several people on a document. You can co-edit documents open in Teams online or via the heavy client (the software on your computer). The version control is enabled by default for shared document. You can control different versions: In case there is any problem in a version, you can go back to the latest one.
00:23:12
You can discuss while modifying. You can discuss with meetings directly in Teams or via a chat conversation open when you are editing a document and so you can discuss with your coworkers.
00:23:29
Then, the best practice No. 7:
00:23:35
I often send the same attachments.
00:23:40
The best practice in teams: Customize your tabs to make it easier to access recurring files. You create a tab which is about a document and by clicking on it you will access it.
00:23:54
Copy the link to a document to put it in a conversation. You copy the link, you go in the conversation, to the comment and you put the link here. Everybody will be able to access it.
00:24:06
Add documents to the conversation instead of the Files tab if you want them to be seen. The Files tab is to store documents, but in the conversation, you send the document and everybody will see it directly.
00:24:23
There is no need to go in the files library, it will be in the conversation.
00:24:29
The best practice No. 8: I often look for information.
00:24:36
In Teams, you can save important messages. By saving them, you can find them back easily.
00:24:44
You can pin your conversations. You pin them and you will be able to find them back quicker.
00:24:51
Use filters in activity flows. By using filters, you can find specific information quicker.
00:24:59
Use the search engine and filters. If we know what we are looking for, by using the search engine and the filters we will take way less time than we do on Outlook for example.
00:25:14
Best practice No. 9: I often waste time in meetings, I would like to be more efficient.
00:25:22
The best practice in Teams: With Meet Now, you can easily and quickly switch from a conversation to an impromptu meeting.
00:25:30
You can promote audio and video conferencing and you can record meetings to make them available to other team members who are absent.
00:25:41
All of your meetings will be stored and you can send them to people who are not here.
00:25:48
Best practice No. 10: During meetings, I share information with other people.
00:26:00
Best practice in Teams: Share your screen, it's way easier to share information if people can see it.
00:26:07
Set up a share notepad to co-publish the note-taking during meetings. If we have 10 people in the meeting, then 10 notepads and 10 notes to put in the same notepad would be too long. If we have only one notepad for 10 people and everybody can co-publish it, it will be easier and quicker and you can exchange information via conversation during the meeting.
00:26:35
Then we have a bonus best practice: I often send attachment to people on the move.
00:26:41
Best practice: Install the mobile application. Teams in on smartphone so you can take your Teams with you. With the mobile app you can find teams, channels, documents, conversation, and tabs directly on your smartphone. It's perfect when you are on the move.

00:27:05
How to spread and share best practices?
00:27:10
You have to rely on a network of ambassadors. Explain the meaning of the transformation.
00:27:17
They will influence within teams, through informal conversation that will help knowledge to be disseminated and anchored more effectively. Learning through colleagues is one of the most effective and widely used methods.
00:27:33
Reassure them: They will be scared because it's new, you have to reassure them. Since they have tested the tools, they will capitalize and accumulate experience to transform it into knowledge. Share their feedback on it.
00:27:50
Then we have to raise awareness and train employees.
00:27:56
Use the collaborative digital platform, it will offer an adapted training using concrete cases. Propose short training resources: Tutorial videos,use case scenarios, etc.
00:28:08
Set up dedicated physical meetings. The purpose will be to enable continuous improvement in each entity to address cross-cutting issues such as local initiatives.
00:28:21
Do not neglect knowledge building as it enables new practices to be anchored in habits over the long term.
00:28:36
Coming soon: Courses about the best practices.

00:28:44
In conclusion, Microsoft Teams is ideal for daily communication and collaboration within a department, project team or group of people working closely together with a common goal or deliverable. Outlook is for formal things. Use Teams for daily tasks.
00:29:07
If you have any questions, you can ask them directly in the chat.
00:29:15
For those who do not have questions, I thank you for being here today. Make good use of what you learned and I wish you to have a nice day.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:10
Hallo an alle und Willkommen in diesem Webinar zum Thema "Was sind die besten Praktiken in Teams?". Wie Sie vielleicht bemerkt haben, sind Ihre Mikrofone ausgeschaltet, weil es eine Menge Teilnehmer an der heutigen Trainingseinheit gibt, so dass es sehr laut wäre, wenn jeder seine Mics auf. Mikrofone werden für diese Trainingseinheit abgeschaltet. Beginnen wir jetzt.
00:00:40
Einige Anweisungen zum Anfassen: Schalten Sie das Warten aus, wenn Sie während dieses Webinars einen weiteren Anruf entgegennehmen, wird die Musik auf Eis von allen Teilnehmern gehört.
00:00:51
Mikrofone sind gedämpft, und denken Sie daran, Ihren Bildschirm immer aktiv zu halten. Wenn Sie Ihren Computer nicht für eine kleine Weile berühren, geht es in den Schlafmodus. Wenn Sie in den Schlafmodus gehen, werden Sie automatisch von diesem Webinar getrennt und es gibt eine Zeit, um sich wieder mit ihm zu verbinden, so dass Sie Informationen verlieren.
00:01:16
Heute haben wir also 30 Minuten Zeit, um verschiedene Dinge zu sehen. Zunächst die Einführung: Wofür werden Teams eingesetzt? Wir werden über Teams sprechen. Aber was nützen Teams? Was werden wir damit machen?
00:01:32
Dann verstehen Sie Ihre Zusammenarbeit.
00:01:36
Was können wir in Sachen Zusammenarbeit in Teams tun? Wir werden das alles verstehen.
00:01:45
Die 10 Best Practices für die Zusammenarbeit in Teams. Heute ist ein Webinar über die besten Praktiken in Teams, so dass wir sie natürlich sehen werden.
00:01:56
Wie man sich ausbreitet und bewährte Praktiken austauschert. Es ist eine Sache, über die besten Praktiken zu wissen, aber es ist eine andere Sache, sie zu teilen und in Ihrem Unternehmen zu verbreiten. Am Ende haben wir das Fazit.
00:02:12
Die Ziele von heute sind es, die besten Praktiken für den Einsatz von Teams zu ermitteln und die Zusammenarbeit von Unternehmen in Teams zu fördern. Auch am Ende dieser Trainingseinheit,
00:02:26
Wenn Sie andere gute Übungen in Teams haben, die wir heute nicht gezeigt haben, können Sie sie im Chat schreiben. Ich werde jetzt eine Nachricht im Chat senden, damit ihr sie sehen könnt.
00:02:40
Wir werden in der Lage sein, Ihre besten Praktiken in sie zu schicken, damit wir sie wiederfinden können.
00:02:50
Zunächst die Einführung: Wofür werden Teams eingesetzt? Wie Sie auf dem Bildschirm sehen können, hat Microsoft eine grafische Darstellung der Verwendung ihrer Kommunikationsanwendungen verwendet, da wir Teams, Yammer und Outlook haben. Wir haben die innere Schleife, die äußere Schleife und die offene Schleife. Alle sind wichtig, wenn man über Teams im Vergleich zu Outlook spricht.
00:03:22
Zunächst haben wir mit Yammer die äußere Schleife rechts.
00:03:31
Die Außenschleife mit Yammer und Outlook. Es wird auch die offene Schleife genannt. Outlook ist für Ihre offene Schleife gemacht: Sie können E-Mails an jeden mit einer E-Mail-Adresse senden. Aber Sie sollten immer vorsichtig sein, was Sie in Ihren Nachrichten schreiben
00:03:53
In Angst, dass jemand Wichtiges ihn als Transfer erhalten könnte. E-Mails sind formaler, konkreter, weniger willkürlich. Outlook sollte verwendet werden, um offizielle Nachrichten an Ihre Kunden, Lieferanten, etc. zu senden.
00:04:10
Dann haben wir die interne Schleife.
00:04:17
Wir haben Mannschaften. Teams sind wirklich für Ihre innere Schleife (die interne Schleife) gemacht. Denken Sie an das ständige Gespräch, mit dem Sie arbeiten, auch an die Menschen außerhalb Ihres Unternehmens.
00:04:34
Und die Dateien, die Sie überprüfen.
00:04:38
Mannschaften sind der richtige Ort, um zu arbeiten. Gespräche sind informell, kurz und direkt.
00:04:45
Sie arbeiten mit sehr vereinten Teams zusammen, und dazu gehören auch externe Personen, die nicht Teil Ihres Netzwerks sind.
00:04:54
Teams werden zum wesentlichen Einstiegspunkt, wenn Sie Ihren Arbeitstag beginnen, genau wie Outlook. Jeden Tag, wenn Sie bei der Arbeit auf Ihren Computer gehen, öffnen Sie Outlook für Ihre E-Mails. Aber Sie sollten das Gleiche mit Teams tun: Alle Ihre internen Kollaborationsgespräche werden auf Teams.
00:05:20
Was erlauben Teams? Flexible Kommunikation in Echtzeit, Inhalt und Historie sind jederzeit verfügbar, auch für alle Teammitglieder sichtbar.
00:05:33
Es ist in SharePoint und OneNote integriert. Es gibt eine starke Integration mit der Office-Suite.
00:05:42
Und anpassbare Arbeitsfläche, um Inhalte und Funktionen, die Teams jeden Tag nutzen, enthalten.
00:05:53
Weiter so. Wir werden über Zusammenarbeit sprechen.
00:05:59
Ihre Zusammenarbeit zu verstehen: Outlook ist heute das persönliche EDMS (Electronic Document Management System) des Nutzers.
00:06:12
Es ist Nun, Sie werden wieder eine Menge von Dokumenten finden, aber es ist ein bisschen seltsam zu sagen, dass wir alle unsere Dokumente in Outlook finden werden, denn wenn Sie Dateien per E-Mail senden, ist der einzige Weg, diese Dateien zu erhalten, in den E-Mails. Aber darüber werden wir ein bisschen reden.
00:06:32
In Outlook werden die Informationen gespeichert und in der Nachricht enthalten: Tabellen, Bilder, Anhänge.
00:06:42
Die Anhänge und die verschiedenen oder mehrere Versionen eines Dokuments werden darin gespeichert.
00:06:50
Doch die Quote für die Nachrichtenspeicherung reicht nicht aus. Wir haben keinen unendlichen Platz in Outlook und wir werden diese Anhänge, Bilder, etc. vervielfältigen. Die Lagerung ist also unzureichend.
00:07:11
Versammlungen und Besprechungsnotizen werden gespeichert. Wenn Sie ein Treffen in Outlook organisieren, werden Sie hier alle Hinweise zu diesem Treffen finden.
00:07:23
Sie verbringen Zeit auf der Suche nach Informationen. Sie haben Tausende von E-Mails und Sie müssen suchen, filtern, um sie wieder zu finden.
00:07:34
Natürlich ist das Verwalten von E-Mails zeitaufwendig und schädlich für die Produktivität
00:07:41
Weil Sie Stunden verlieren, weil Sie filtern, organisieren etc. Das braucht viel Zeit.
00:07:51
Sie speichern die gleichen Informationen wie Ihre Kollegen in verschiedenen Dateien und bitten sie, sie zu übermitteln, wenn Sie sie nicht finden können. Wenn jemand eine E-Mail an 10 Personen mit Anhängen schickt, werden dieselben Leute die Bindung haben. Aber Sie können es nicht wiederfinden, weil es zu viele E-Mails gibt, also werden Sie Ihre Mitarbeiter bitten, es zurückzuschicken.
00:08:14
Sie werden 2.000 oder 3.000 E-Mails mit den gleichen Anhängen darin haben, weil Sie sie nicht wieder in Outlook finden können.
00:08:23
Das ist zeit-und lageraufwendig.
00:08:30
Botschaften zu verlieren, wäre eine Katastrophe für das Unternehmen. In E-Mails gibt es viele wichtige Informationen, Anhänge, Dateien, Dokumente.
00:08:43
Das Problem hier ist, dass wir sie in Outlook haben, so dass wir sie nicht herunterladen werden, weil wir sie in unserem Briefkasten haben.
00:08:52
Aber eines Tages kann ein Problem auftreten und Ihre E-Mails werden zusammen mit wichtigen, E-Mails, Informationen und Dokumenten verloren gehen.
00:09:06
Was machen wir jetzt? Wir können nichts tun, wir werden unsere Botschaften verlieren. Es wird eine Katastrophe.
00:09:13
Wenn Mitarbeiter abreisen, können ihre Nachrichten an einen anderen Mitarbeiter übertragen werden, so dass Sie haben. Nehmen wir an, Sie haben 10 Jahre in einem Unternehmen verbracht.
00:09:25
Heute verlässt Ihr Mitarbeiter, der auch in Ihrem Unternehmen gearbeitet hat.
00:09:31
Also werden alle seine E-Mails, 10 Jahre im Wert von E-Mails, an wen übertragen? an Sie.
00:09:41
Sie haben also insgesamt 20 Jahre E-Mails in Ihrem Outlook-Posteingang.
00:09:49
Wir können sagen, dass es sehr schwierig sein wird, das zu speichern und irgendetwas in Bezug auf Informationen oder Anhänge darin zu finden.
00:10:02
Nutzer lieben bekanntlich E-Mails. Manche nutzen sie sogar zu sehr.
00:10:08
2016 wurden weltweit täglich 250 Milliarden E-Mails ausgetauscht.
00:10:20
Im Jahr 2020 prognostizieren Prognosen 258 Milliarden.
00:10:26
Stellen Sie sich jeden Tag vor? 285 Milliarden, das ist eine ganze Menge.
00:10:36
Wir werden jetzt die besten Praktiken sehen, die wir in Teams haben können.
00:10:43
E-Mails und die zeitaufwendigen Gewohnheiten, die wir haben, zu vergessen.
00:10:51
Unsere 10 Best Practices für die Zusammenarbeit in Teams.
00:11:00
Best Practice No .1: Ich bin bereit, Teams mit meinem Team zu übernehmen. Was sind die besten Praktiken, um mein Team zu ermutigen, es anzunehmen? Die beste Praxis in Teams:
00:11:13
Sie müssen zunächst die Richtlinien angeben, wie Teams eingesetzt werden und warum.
00:11:24
Der Schlüssel liegt darin, die Richtlinien festzulegen, die definiert werden und wie sie verwendet werden und zu welchem Zweck. Microsoft Teams ist viel intuitiver, als eine Nachricht an mehrere Personen mit verschiedenen Anhängen zu senden, wenn Brainstorming oder Kollaboration. Seien Sie streng bei der Anwendung dieser Regel. Es kann ein paar Wochen dauern, bis sich die Leute daran gewöhnt haben, so zu arbeiten. Aber wenn es erst einmal zur Gewohnheit wird, ist eine viel effektivere Arbeitsweise.
00:11:54
Vermeiden Sie es, zu viele Teams und Kanäle zu schaffen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie nicht verrückt mit der Schaffung von Tonnen von Kanälen.
00:12:03
Wenn es zeitaufwendig ist, Informationen in unserer Liste von E-Mails zu finden, wird es auch zeitaufwendig sein, Informationen in einer Liste von 100 Kanälen zu finden.
00:12:18
Legen Sie eine Namenskonvention und Klassifizierungen fest. Denken Sie daran, dass Microsoft Teams für eine konsequente Zusammenarbeit gedacht ist: Chat, Dokument, Aufgabe innerhalb einer kollektiven Gruppe von Menschen, egal ob es sich um eine Abteilung oder ein Projektteam handelt.
00:12:34
Namenskonventionen und Klassifizierungen, um Sprachrutschen zu vermeiden, generische Kanalbenennung, um Multiplikation zu vermeiden.
00:12:42
Es wird den Zugang zu diesen Dokumenten, Gesprächen und verschiedenen Informationen für neue Mitarbeiter im Team erleichtern.
00:12:55
Dann, zweitbeste Praxis:
00:13:00
Dutzende von Nachrichten sind etwa das gleiche Thema.
00:13:05
Was ist die beste Praxis in Teams?
00:13:07
Zunächst müssen wir die Themen zentralisieren.
00:13:11
Aktivieren Sie die Echtzeit-Kollaboration.
00:13:15
Wir müssen für jedes Projekt einen Kanal erstellen, wir entfernen die unnötigen Tabs.
00:13:23
Und verwalten Sie die Anzeige Ihrer Lieblingsteams.
00:13:29
Fügen Sie wichtige Teams zu den Favoriten hinzu, um sie wieder an der Spitze der Teams zu finden.
00:13:37
Versteckte Kanäle und Teams: Wir haben ein Projekt, das vorbei ist, aber aus irgendeinem Grund müssen wir wieder auf diese Teams zurückgreifen, um Informationen zu finden. Verstecken wir sie.
00:13:51
Wenn wir Mannschaften und Kanäle verstecken, sind sie immer noch da. Sie werden nicht gelöscht, sie sind immer noch in Teams, aber sie werden versteckt
00:14:01
Unten in unserer Teamliste. Wir können sie wieder finden, aber zumindest ist es viel organisierter.
00:14:12
Wir können auch Teams mit abgeschlossenen Projekten archivieren.
00:14:16
Wenn wir mit einem Team vorbei sind, ist alles fertig, wir brauchen es nicht mehr, wir können es archivieren.
00:14:24
Dieses Team wird in den Archiven sein. Wir müssen nicht darauf zurückkommen, sondern archiviert.
00:14:34
Weiter geht es mit der besten Praxis Nr. 3:
00:14:39
Ich tausche oft Nachrichten mit der gleichen Gruppe von Menschen aus.
00:14:45
Die beste Praxis in Teams:
00:14:47
Nutzen Sie Teamgespräche, damit Sie nicht die Geschichte verlieren.
00:14:53
Wenn Sie E-Mails versenden oder Skype nutzen, um Informationen zu versenden, verlieren Sie in einem Moment den Überblick über alles.
00:15:07
In Skype und Outlook, wenn Sie nach Minuten und Minuten suchen müssen, um Informationen zu finden, lohnt es sich nicht.
00:15:16
In Teams hat man ein Konversationsfeed, man muss nur nach oben und nach unten scrollen, um Informationen zu finden.
00:15:25
Sie können auch neue Themen erstellen, damit andere Leute darauf reagieren können.
00:15:31
Sie sparen Zeit, um die Antwort zu finden.
00:15:35
Sie können verschiedene Themen erstellen und in den Kommentaren dieser Themen finden Sie die Informationen. Sie können die bestehenden Themen beantworten, indem Sie sie mit GIF, Emojis oder Aufklebern bereichern.
00:15:51
Es wird einen schnellen Austausch ermöglichen, indem Notizen oder Kalender und Dokumente angezeigt werden. Mit GIF, Emojis und Aufklebern können Sie mehr Gelegenheitsgespräche führen, es wird interessanter sein, ein paar Icons zu haben, etc.
00:16:13
Verwandeln Sie einen Textaustausch in ein Face-to-Face-Video-Treffen.
00:16:19
Sie haben viele Informationen, die Sie Ihrem Mitarbeiter übermitteln können.
00:16:24
Wenn man anfängt, das Äquivalent eines Buches in Teams zu schreiben, wird es schwierig sein, Informationen zu finden oder sogar alles zu lesen.
00:16:38
Sie können ein Face-to-Face-Video-Treffen erstellen.
00:16:41
Sie tauschen sich mit Ihrem Mitarbeiter, Ihrem Partner, aus, und er ist nicht auf der Seite dieses Treffens, so dass Sie wichtige Informationen schreiben können und die weniger wichtige nur in Ihrem Kopf sein wird.
00:16:59
Weiter geht es mit der besten Praxis Nr. 4:
00:17:05
Ich muss unterscheiden, wann ich in oder wenn ich der Hauptempfänger einer Aktion bin.
00:17:13
Die beste Praxis in Teams: Wir werden Nennungen verwenden. In Teams können Sie die Leute von usign das @ erwähnen. Sie erhalten Benachrichtigungen und die Namen werden in lila.
00:17:29
Auf diese Weise werden die Leute wissen, wann sie der Hauptempfänger einer Aktion sind.
00:17:35
Wenn es nur kopiert wird, können sie es lesen, wenn sie wollen.
00:17:41
Um über Neuerscheinungen auf dem Laufenden zu bleiben, können Sie den Kanälen folgen. Es ist in Teams möglich, Kanäle zu verfolgen und Benachrichtigungen zu erhalten, wenn es eine neue Veröffentlichung gibt.
00:17:54
Sie sind immer bereit, diese neuen Informationen zu erhalten.
00:18:02
Maske die, die dich nicht betreffen.
00:18:06
In Teams können Sie Kanäle maskieren. Du wirst sie nicht für alle verstecken, nur für dich.
00:18:17
In Ihrem aktuellen Projekt in Teams gibt es Registerkarten über das Marketing, aber Sie arbeiten nicht im Marketing, es ist nicht wichtig für Sie. Sie können es ausblenden und Sie werden nur die verschiedenen Kanäle wiederfinden, die für Sie interessant sind.
00:18:32
Bleiben Sie mit den Aktivitätswarnungen informiert.
00:18:38
In den Aktivitätstabellen in Teams finden wir alle Benachrichtigungen und Benachrichtigungen über Dinge, die Sie betreffen. Wenn du einem Kanal folgst, wenn dich jemand erwähnt.
00:18:55
Man muss nur in die Warnungen gehen und findet die verschiedenen Benachrichtigungen.
00:19:03
Weiter geht es mit der besten Praxis Nr. 5:
00:19:08
Ich gebe regelmäßig Nachrichten weiter, um die Menschen zu informieren. Die beste Praxis in Teams: Verwenden Sie den Wiki-Tab als Team-Logbuch.
00:19:18
Wenn Sie eine Menge Informationen oder Nachrichten haben, die jeder jedes Mal an jeden weiterleiten können, sind diese Leute auf Ihrem Team. Gehen Sie auf die Registerkarte Wiki.
00:19:31
Darin kann man wichtige Formation setzen.
00:19:34
Anstatt Nachrichten an die 10 gleichen Leute jeden Tag zu senden, gehen Sie in Wiki.
00:19:40
Stellen Sie die wichtige Nachricht hier, und diese 10 Personen werden in der Lage sein, sie mit einem Klick zu lesen: Weniger E-Mails und schnellere Art, Informationen zu finden.
00:19:54
Sie können auch ein Netbook hinzufügen, um Notizen und Wissen zu sammeln. Erstellen Sie ein Team-Notizbuch und, wie in Office 365 NoteBook oder OneNote, können Sie Notizen, Wissen, Bilder, etc. hinzufügen.
00:20:11
Sie können einen Link in ein Gespräch setzen, um ein Dokument hervorzuheben.
00:20:16
Sie haben ein Dokument in Ihrer Team-Bibliothek und Sie können den Link nehmen, es in ein Gespräch bringen und jeder wird auf das Dokument zugreifen, indem Sie es einfach anklicken.
00:20:30
Es ist eine schnellere Art, sich auszutauschen und an einem Dokument zusammenzuarbeiten.
00:20:37
Sie können Tabs verwenden, um auf andere Dienste zuzugreifen.
00:20:40
In Teams können Sie Dienste in den Registerkarten hinzufügen. Es gibt viele verschiedene Anwendungsmöglichkeiten und Sie können auch soziale Netzwerke wie LinkedIn, Trello, Jira, etc. nutzen.
00:20:56
Sie können auch verschiedene Dokumente in die Registerkarten einfügen. Sie können Kontakte anfordern, um eine E-Mail direkt an den Kanal zu senden, weil es in Teams möglich ist, eine E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden, und diese E-Mail-Adresse ist die Teams.
00:21:15
Im Kanal erscheint die E-Mail als normale Nachricht, als normales Gespräch.
00:21:24
Lassen Sie uns mit der besten Praxis Nr. 6 fortfahren: Ich versende und erhalte oft E-Mails, um Dokumente zu aktualisieren, und meine Speicherquote ist unzureichend.
00:21:35
Sie haben Ihr Dokument, Ihre Mitarbeiter aktualisieren es, sie schicken ein neues. Dann aktualisiert man es, man schickt es zurück, etc. Dann haben Sie 10 Anhänge, die die gleichen E-Mails sind, aber jedes Mal aktualisiert.
00:21:51
Die beste Praxis in Teams: Die Zusammenarbeit bei Dokumenten erleichtern. Die von Teams gemeinsam genutzten Dokumente werden in der Dokumentenbibliothek der zugehörigen SharePoint-Website gespeichert. Eine SharePoint-Website wird gemacht, um Dokumente zu speichern, nicht wie Outlook. In der Bibliothek wird für jeden Kanal ein Ordner erstellt. So haben Sie in SharePoint einen Ordner und dieser Ordner wird für jeden Kanal unterschiedlich sein.
00:22:21
Ordner für Kanal 1, Kanal 2, etc.
00:22:24
Dateien als Links teilen. Sie können Links verwenden, um Dokumente zu teilen.
00:22:32
Sie teilen Dokumente an einem Ort, zum Beispiel SharePoint, und kopieren den Sharing-Link, um es an jemanden zu senden.
00:22:40
Diese Person wird es nirgendwo speichern müssen, es ist nur ein Link.
00:22:47
Sie können mit mehreren Personen an einem Dokument arbeiten. Sie können Dokumente, die in Teams online oder über den schweren Client (die Software auf Ihrem Computer) geöffnet werden, mitbearbeiten. Die Versionskontrolle ist standardmäßig für das freigegebene Dokument aktiviert. Sie können verschiedene Versionen steuern: Falls es in einer Version ein Problem gibt, können Sie auf die neueste Version zurückgreifen.
00:23:12
Sie können während der Änderung diskutieren. Sie können mit Meetings direkt in Teams oder über ein Chat-Gespräch diskutieren, das offen ist, wenn Sie ein Dokument bearbeiten, und so können Sie mit Ihren Mitarbeitern diskutieren.
00:23:29
Dann die beste Praxis Nr. 7:
00:23:35
Oft schicke ich die gleichen Anhänge.
00:23:40
Die beste Übung in Teams: Passen Sie Ihre Tabs an, um den Zugriff auf wiederkehrende Dateien zu erleichtern. Sie erstellen eine Registerkarte, in der es um ein Dokument geht, und wenn Sie darauf klicken, werden Sie darauf zugreifen.
00:23:54
Kopieren Sie den Link zu einem Dokument, um es in ein Gespräch zu stellen. Sie kopieren den Link, Sie gehen ins Gespräch, zum Kommentar und Sie stellen den Link hier. Jeder wird darauf zugreifen können.
00:24:06
Fügen Sie Dokumente in die Konversation ein, anstatt die Registerkarte Dateien, wenn Sie möchten, dass sie gesehen werden. Die Registerkarte Dateien ist es, Dokumente zu speichern, aber im Gespräch senden Sie das Dokument und jeder wird es direkt sehen.
00:24:23
Es ist nicht nötig, in die Dateibibliothek zu gehen, es wird im Gespräch sein.
00:24:29
Die beste Praxis Nr. 8: Ich suche oft nach Informationen.
00:24:36
In Teams kann man wichtige Nachrichten speichern. Indem Sie sie speichern, können Sie sie leicht wiederfinden.
00:24:44
Sie können Ihre Gespräche festlegen. Sie stecken sie an und finden sie schneller wieder.
00:24:51
Verwenden Sie Filter in Aktivitätsströmen. Durch den Einsatz von Filtern können Sie bestimmte Informationen schneller finden.
00:24:59
Verwenden Sie die Suchmaschine und Filter. Wenn wir wissen, was wir suchen, nehmen wir mit der Suchmaschine und den Filtern viel weniger Zeit in Anspruch als zum Beispiel auf Outlook.
00:25:14
Best Practice Nr. 9: Ich verschwende oft Zeit in Meetings, ich möchte effizienter sein.
00:25:22
Die beste Übung in Teams: Mit Meet Now können Sie einfach und schnell von einem Gespräch zu einem improvisierten Treffen wechseln.
00:25:30
Sie können Audio-und Videokonferenzen fördern und Meetings aufnehmen, um sie anderen Teammitgliedern zur Verfügung zu stellen, die abwesend sind.
00:25:41
Alle Ihre Treffen werden gespeichert und Sie können sie an Menschen schicken, die nicht hier sind.
00:25:48
Best Practice Nr. 10: Bei Meetings teile ich Informationen mit anderen Personen.
00:26:00
Best Practice in Teams: Teilen Sie Ihren Bildschirm, ist es viel einfacher, Informationen zu teilen, wenn die Leute es sehen können.
00:26:07
Richten Sie ein Aktiennotenbuch ein, um die Notiz während der Sitzungen mitzupublizieren. Wenn wir 10 Personen in der Sitzung haben, dann wären 10 Notizblöcke und 10 Notizen, die wir einfügen sollten, zu lang. Wenn wir nur einen Notizblock für 10 Personen haben und jeder es mitveröffentlichen kann, wird es einfacher und schneller und Sie können sich während des Treffens über ein Gespräch austauschen.
00:26:35
Dann haben wir einen Bonus Best Practice: Ich schicke oft Verbundenheit zu Menschen unterwegs.
00:26:41
Best Practice: Installieren Sie die mobile Anwendung. Teams auf dem Smartphone, damit Sie Ihre Teams mitnehmen können. Mit der mobilen App finden Sie Teams, Kanäle, Dokumente, Konversation und Tabs direkt auf Ihrem Smartphone. Es ist perfekt, wenn man unterwegs ist.
00:27:05
Wie kann man bewährte Praktiken verbreiten und austauschen?
00:27:10
Man muss sich auf ein Netzwerk von Botschaftern verlassen. Erklären Sie die Bedeutung der Transformation.
00:27:17
Sie werden innerhalb der Teams Einfluss nehmen, durch informelles Gespräch, das dazu beitragen wird, Wissen effektiver zu verbreiten und zu verankern. Lernen über Kollegen ist eine der effektivsten und am weitesten verbreiteten Methoden.
00:27:33
Beruhigen Sie sie: Sie werden Angst haben, weil es neu ist, müssen Sie sie beruhigen. Da sie die Werkzeuge getestet haben, werden sie die Erfahrung nutzen und sammeln, um sie in Wissen zu verwandeln. Teilen Sie ihr Feedback darüber.
00:27:50
Dann müssen wir das Bewusstsein schärfen und Mitarbeiter ausbilden.
00:27:56
Nutzen Sie die gemeinsame digitale Plattform und bieten Sie eine angepasste Schulung in konkreten Fällen an. Schlagen Sie kurze Trainingsressourcen vor: Tutorial-Videos, Case-Szenarien, etc.
00:28:08
Stellen Sie spezielle physische Treffen ein. Ziel wird es sein, eine kontinuierliche Verbesserung in jedem Unternehmen zu ermöglichen, um Querschnittsthemen wie lokale Initiativen anzugehen.
00:28:21
Vergessen Sie den Wissensaustausch nicht, da dadurch neue Praktiken langfristig in Gewohnheiten verankert werden können.
00:28:36
Demnächst: Kurse über die besten Praktiken.
00:28:44
Abschließend möchte ich sagen, dass Microsoft Teams ideal für die tägliche Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb einer Abteilung, eines Projektteams oder einer Gruppe von Personen ist, die eng mit einem gemeinsamen Ziel zusammenarbeiten oder erreichbar sind. Outlook ist für formale Dinge. Nutzen Sie Teams für tägliche Aufgaben.
00:29:07
Wer Fragen hat, kann sie direkt im Chat stellen.
00:29:15
Für diejenigen, die keine Fragen haben, danke ich Ihnen, dass Sie heute hier sind. Nutzen Sie das Gelernte, und ich wünsche Ihnen einen schönen Tag.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:10
Hola a todos y Bienvenidos a este webinar sobre "¿Cuáles son las mejores prácticas en los equipos?". Como usted puede haber notado sus micrófonos están apagados porque hay un montón de participantes en la sesión de entrenamiento de hoy, por lo que sería muy ruidoso si todo el mundo tenía sus micrófonos en. Los micrófonos se apagarán para esta sesión de entrenamiento. Comencemos ahora mismo.
00:00:40
Algunas instrucciones para comenzar: Desactive la llamada en espera, si toma otra llamada telefónica durante este Webinar, todos los participantes escucharan la música en espera.
00:00:51
Los micrófonos se silencian y se piensa en mantener la pantalla activa en todo momento. Si usted no toca el ordenador durante un rato, se irá en modo de reposo. Si va al modo de suspensión, se le desconecta automáticamente de este seminario web y hay un tiempo para volver a conectarse a él, por lo que perderá información.
00:01:16
Así que hoy, tenemos 30 minutos para ver cosas diferentes. Para empezar, la introducción: ¿para qué se utilizan los equipos? Vamos a hablar de Teams. pero, ¿cuál es el uso de Teams? ¿Qué vamos a hacer con él?
00:01:32
Luego, entendiendo su colaboración.
00:01:36
¿Qué podemos hacer en términos de colaboración en Teams? Entenderemos todo esto.
00:01:45
Las 10 mejores prácticas de colaboración en Teams. Hoy es un webinar sobre la mejor práctica en Teams, así que vamos a verlos por supuesto.
00:01:56
Cómo difundir y compartir las mejores prácticas. Es una cosa para saber acerca de las mejores prácticas, pero es otra cosa para compartir y difundir en su empresa. Finalmente, tendremos la conclusión al final.
00:02:12
Los objetivos de hoy son identificar las mejores prácticas para el uso de los equipos y alentar la colaboración de las empresas en Teams. También al final de esta sesión de entrenamiento,
00:02:26
Si tienes otras buenas prácticas en teams que no hemos mostrado hoy, puedes escribirlas en el chat. Voy a enviar un mensaje en el chat ahora mismo para que lo veas.
00:02:40
Podremos enviarle sus mejores prácticas para que podamos encontrarlos de nuevo.
00:02:50
Para empezar, la introducción: ¿para qué se utilizan los equipos? Como se puede ver en la pantalla, Microsoft ha implementado una representación gráfica de cómo utilizar sus aplicaciones de comunicación, porque tenemos los equipos, Yammer y Outlook. Tenemos el lazo interior, el lazo exterior y el lazo abierto. Todos son importantes a tener en cuenta cuando se habla de los equipos en comparación con Outlook.
00:03:22
Para empezar, tenemos el bucle exterior a la derecha con Yammer.
00:03:31
El bucle externo con Yammer y Outlook. Se llama el bucle abierto también. Outlook está hecho para su bucle abierto: puede enviar correos electrónicos a cualquier persona con una dirección de correo electrónico. Pero siempre debes tener cuidado con lo que escribes en tus mensajes
00:03:53
en el temor de que alguien importante podría recibirlo como una transferencia. Los correos electrónicos son más formales, más concretos, menos arbitrarios. Outlook debe ser utilizado para enviar mensajes oficiales a sus clientes, proveedores, etc.
00:04:10
Entonces tenemos el lazo interno.
00:04:17
Tenemos equipos. Los equipos están realmente hechos para su bucle interno (el bucle interno). Piense en la conversación constante que tiene con aquellos con quienes trabaja, incluidas las personas ajenas a su empresa.
00:04:34
Y los archivos que revisa también.
00:04:38
Teams es el lugar adecuado para trabajar. Las conversaciones son informales, cortas y directas.
00:04:45
Usted trabaja con equipos muy Unidos, y eso incluye a personas externas que no forman parte de su red.
00:04:54
Los equipos están destinados a convertirse en un punto de entrada esencial cuando se inicia su jornada laboral, al igual que Outlook. Todos los días cuando vas en tu computadora en el trabajo, abres Outlook para tus correos electrónicos. Pero debes hacer lo mismo con Teams: todas tus conversaciones de colaboración internas estarán en Teams.
00:05:20
¿Qué permite Teams? Comunicación flexible en tiempo real, el contenido y la historia están disponibles en cualquier momento, incluyendo sesiones cruzadas de los equipos visibles para todos los miembros del equipo.
00:05:33
Está integrado en SharePoint y OneNote. Hay una fuerte integración con la suite de Office.
00:05:42
Y espacio de trabajo personalizable para incluir contenido y características que los equipos usan todos los días.
00:05:53
Vamos. Vamos a hablar de colaboración.
00:05:59
Comprender su colaboración: hoy en día, Outlook es el EDMS personal del usuario (sistema de gestión de documentos electrónicos).
00:06:12
Es bueno, vas a encontrar una gran cantidad de documentos, pero es un poco extraño decir que vamos a encontrar todos nuestros documentos en Outlook porque cuando envías archivos a través de correos electrónicos, la única manera de recuperar esos archivos es en los correos electrónicos. Pero vamos a hablar de esto en un rato.
00:06:32
En Outlook, la información se almacena y se incluye en el mensaje: tablas, imágenes, archivos adjuntos.
00:06:42
Los archivos adjuntos y las versiones diferentes o múltiples de un documento se almacenan en él.
00:06:50
Pero la cuota de almacenamiento de mensajes es insuficiente. No tenemos espacio infinito en Outlook y vamos a multiplicar esos archivos adjuntos, imágenes, etc. Así que el almacenamiento es insuficiente.
00:07:11
Se almacenan las reuniones y las notas de reunión. Cuando organice una reunión en Outlook, encontrará todas las notas sobre esta reunión aquí.
00:07:23
Pasas tiempo buscando información. Tienes miles de emails y tienes que buscar, filtrar para encontrarlos de vuelta.
00:07:34
Por supuesto, administrar correos electrónicos consume mucho tiempo y perjudica la productividad
00:07:41
porque pierdes horas porque necesitas filtrar, organizar, etc. Lleva mucho tiempo.
00:07:51
Usted almacena la misma información que sus colegas en diferentes archivos y les pide que la transmitan cuando no pueda encontrarla. Cuando alguien envía un correo electrónico a 10 personas con archivos adjuntos, esas mismas personas van a tener el archivo adjunto. Pero no se puede encontrar de nuevo debido a demasiados correos electrónicos, por lo que va a pedir a sus compañeros de trabajo que lo envíen de vuelta.
00:08:14
Usted va a tener 2.000 o 3.000 de correos electrónicos con los mismos archivos adjuntos en él, porque no se puede encontrar de nuevo en Outlook.
00:08:23
Eso consume mucho tiempo y consume mucho almacenamiento.
00:08:30
Perder mensajes sería un desastre para la compañía. Dentro de los correos electrónicos, usted tiene una gran cantidad de información importante, adjuntos, archivos, documentos.
00:08:43
El problema aquí es que los tenemos en Outlook, por lo que no vamos a descargarlos porque los tenemos en nuestro buzón.
00:08:52
Pero un día, un problema puede ocurrir y sus correos electrónicos se perderán junto con importantes, correos electrónicos, información y documentos.
00:09:06
¿Qué vamos a hacer? No podemos hacer nada, vamos a perder nuestros mensajes. Va a ser un desastre.
00:09:13
Cuando los empleados abandonan, sus mensajes pueden ser transferidos a otro empleado para que usted tenga. Digamos que has pasado 10 años en una empresa.
00:09:25
Hoy, su compañero de trabajo que también trabajó en su empresa se va.
00:09:31
Así que todos sus emails, 10 años de correos electrónicos van a ser transferidos a quién? Para ti.
00:09:41
Así que usted tiene en total 20 años de correos electrónicos en su bandeja de entrada de Outlook.
00:09:49
Podemos decir que va a ser muy difícil de almacenar eso y encontrar cualquier cosa en términos de información o archivos adjuntos en ella.
00:10:02
Como sabemos, los usuarios son aficionados a los correos electrónicos. Algunos incluso los usan demasiado.
00:10:08
En 2016, 250 mil millones correos electrónicos han sido intercambiados todos los días en todo el mundo.
00:10:20
En 2020, las previsiones predicen 258 billones.
00:10:26
¿Te imaginas todos los días? 285 billones, es bastante.
00:10:36
Vamos a ver en este momento las mejores prácticas que podemos tener en Teams.
00:10:43
Olvidarse de los correos electrónicos y los hábitos que consumen mucho tiempo.
00:10:51
Nuestras 10 mejores prácticas de colaboración en Teams.
00:11:00
Práctica recomendada no. 1: estoy listo para adoptar Teams con mi equipo. ¿Cuáles son las mejores prácticas para animar a mi equipo a adoptarla? La mejor práctica en Teams:
00:11:13
En primer lugar, tiene que especificar las pautas, cómo se utilizan los equipos y por qué.
00:11:24
La clave es especificar las pautas que se definen y cómo se utiliza y con qué propósito. Microsoft Teams es mucho más intuitivo que enviar un mensaje a varias personas con varios archivos adjuntos al hacer una lluvia de ideas o colaborar. Sea estricto sobre la aplicación de esta regla. Puede tomar algunas semanas para que la gente se acostumbre a trabajar de esta manera. Pero una vez que se convierte en un hábito, es una forma mucho más eficaz de trabajar.
00:11:54
Evite crear demasiados equipos y canales. Sólo asegúrese de que no se vuelve loco con la creación de toneladas de canales.
00:12:03
Si consume mucho tiempo encontrar información en nuestra lista de correos electrónicos, también llevará mucho tiempo encontrar información en una lista de 100 canales.
00:12:18
Configure una Convención de nomenclatura y clasificaciones. Tenga en cuenta que Microsoft Teams está diseñado para una colaboración coherente: chat, documento, tarea dentro de un grupo colectivo de personas, ya sea un departamento o un equipo de proyecto.
00:12:34
Convención de nomenclatura y clasificaciones para evitar el deslizamiento del lenguaje, denominación de canal genérico para evitar la multiplicidad.
00:12:42
Facilitará el acceso a estos documentos, conversaciones y diversa información a los nuevos empleados del equipo.
00:12:55
Entonces, segunda mejor práctica:
00:13:00
Decenas de mensajes son sobre el mismo tema.
00:13:05
¿Cuál es la mejor práctica en Teams?
00:13:07
Para empezar, tenemos que centralizar los temas.
00:13:11
Habilite la colaboración en tiempo real.
00:13:15
Tenemos que crear un canal para cada proyecto, eliminamos las pestañas innecesarias.
00:13:23
Y gestiona la visualización de tus equipos favoritos.
00:13:29
Añadir equipos importantes a los favoritos para encontrarlos de nuevo en la parte superior de los equipos.
00:13:37
Canales y equipos ocultos: tenemos un proyecto que ha terminado, pero por alguna razón tenemos que volver a estos equipos para encontrar información. Vamos a esconderlos.
00:13:51
Si ocultamos equipos y canales, todavía están aquí. No se eliminan, todavía están en los equipos, pero se ocultarán
00:14:01
en la parte inferior de nuestra lista de equipos. Podemos encontrarlos de vuelta, pero al menos es mucho más organizado.
00:14:12
También podemos archivar equipos con proyectos completados.
00:14:16
Cuando terminamos con un equipo, todo está hecho, ya no lo necesitamos, podemos archivarlo.
00:14:24
Este equipo estará en los archivos. No necesitamos volver a hacerlo, pero lo archivamos.
00:14:34
Continuemos con la mejor práctica no. 3:
00:14:39
A menudo intercambio mensajes con el mismo grupo de personas.
00:14:45
La mejor práctica en Teams:
00:14:47
Usa las conversaciones del equipo para que no pierdas la historia.
00:14:53
Si envías correos electrónicos o utilizas Skype para enviar información, en un momento u otro vas a perder la noción de todo.
00:15:07
En Skype y Outlook si necesita buscar minutos y minutos para encontrar información, no vale la pena.
00:15:16
En Teams, tienes una fuente de conversación, solo tienes que desplazarte hacia arriba y desplazarte hacia abajo para encontrar información.
00:15:25
También puede crear nuevos temas para que otras personas puedan responder a ellos.
00:15:31
Ahorrarás tiempo para encontrar la respuesta.
00:15:35
Puede crear diferentes temas y en los comentarios de estos temas se encuentra la información. Puede responder a los temas existentes enriqueciéndolos con GIF, emojis o pegatinas.
00:15:51
Permitirá el intercambio rápido, mostrando notas o calendarios y documentos. Con GIF, emojis y pegatinas, puedes tener conversaciones más casuales, será más interesante tener algunos iconos, etc.
00:16:13
Convierta un intercambio de texto en una reunión de vídeo cara a cara.
00:16:19
Usted tiene una gran cantidad de información para transmitir a su compañero de trabajo.
00:16:24
Si empiezas a escribir el equivalente de un libro en Teams, será difícil encontrar información o incluso leerlo todo.
00:16:38
Puede crear una reunión de vídeo cara a cara.
00:16:41
Usted intercambia información con su compañero de trabajo, su pareja y él no está en el lado de esta reunión para que pueda escribir información importante y la menos importante sólo estará en su mente.
00:16:59
Continuemos con la mejor práctica no. 4:
00:17:05
Necesito distinguir cuando estoy copiado en o cuando soy el receptor principal de una acción.
00:17:13
La mejor práctica en Teams: vamos a usar menciones. En Teams, puedes mencionar a las personas por usando @. Recibirán notificaciones y los nombres estarán en morado.
00:17:29
De esta manera la gente sabrá cuando son el principal receptor de una acción.
00:17:35
Si solo se copian, pueden leerlo si así lo desean.
00:17:41
Para mantenerse informado sobre las nuevas publicaciones, puede seguir los canales. Es posible en los equipos seguir los canales y recibir notificaciones cuando hay una nueva publicación.
00:17:54
Siempre estará listo para recibir esta nueva información.
00:18:02
Enmascarar aquellos que no le conciernen.
00:18:06
En Teams puede enmascarar canales. No los esconderá para todos, sólo para usted.
00:18:17
En tu proyecto actual en Teams hay pestañas sobre el marketing, pero no trabajas en marketing, no es importante para ti. Usted puede ocultarlo y sólo encontrará de nuevo los diferentes canales que son interesantes para usted.
00:18:32
Manténgase informado con las alertas de actividad.
00:18:38
En las pestañas de actividad de Teams, encontraremos todas las alertas y notificaciones sobre las cosas que te conciernen. Cuando sigues un canal, cuando alguien te menciona.
00:18:55
Sólo tienes que ir en las alertas y encontrarás las diferentes notificaciones.
00:19:03
Continuemos con la mejor práctica no. 5:
00:19:08
Regularmente reenvío mensajes para informar a las personas. La mejor práctica en Teams: Use la pestaña wiki como un cuaderno de bitúco de equipo.
00:19:18
Si tienes mucha información o mensajes que reenviar a todos cada vez, esas personas están en tus equipos. Ve a la pestaña wiki.
00:19:31
En ella, puedes poner una formación importante.
00:19:34
En lugar de reenviar mensajes a las 10 mismas personas todos los días, entra en wiki.
00:19:40
Ponga el mensaje importante aquí y esas 10 personas podrán leerlo con un solo clic: menos correos electrónicos y una manera más rápida de encontrar información.
00:19:54
También puede Agregar una netbook para recopilar notas y conocimientos. Cree un cuaderno de equipo y, al igual que en Office 365 NoteBook o OneNote, puede agregar notas, conocimientos, imágenes, etc.
00:20:11
Puede colocar un vínculo en una conversación para resaltar un documento.
00:20:16
Tiene un documento en la biblioteca de Teams y puede tomar el vínculo, ponerlo en una conversación y todo el mundo tendrá acceso al documento simplemente haciendo clic en él.
00:20:30
Es una forma más rápida de intercambiar y colaborar en un documento.
00:20:37
Puede utilizar las pestañas para acceder a otros servicios.
00:20:40
En Teams puede agregar servicios en las pestañas. Hay un montón de diferentes aplicaciones posibles y también se puede utilizar las redes sociales como LinkedIn, Trello, Jira, etc.
00:20:56
También puede colocar diferentes documentos en las pestañas. Puede pedir a los contactos que envíen un correo electrónico directamente al canal, ya que es posible que los equipos envíen un correo electrónico a una dirección de correo electrónico específica y esta dirección de correo electrónico sea los equipos.
00:21:15
En el canal, el correo electrónico aparecerá como un mensaje normal, una conversación normal.
00:21:24
Continuemos con la mejor práctica no. 6: a menudo envío y recibo correos electrónicos para actualizar documentos y mi cuota de almacenamiento es insuficiente.
00:21:35
Tiene su documento, sus compañeros de trabajo lo actualizan, envían uno nuevo. Luego lo actualizas, lo envías de vuelta, etc. Entonces usted tiene 10 archivos adjuntos que son los mismos correos electrónicos, pero actualizados cada vez.
00:21:51
La mejor práctica en Teams: facilitar la colaboración en los documentos. El documento compartido por los equipos se almacena en la biblioteca de documentos del sitio de SharePoint asociado. Se realiza un sitio de SharePoint para almacenar documentos, no como Outlook. Se crea una carpeta en la biblioteca para cada canal. Por lo tanto, en SharePoint tiene una carpeta y esta carpeta será diferente para cada canal.
00:22:21
Carpeta para el canal 1, canal 2, etc.
00:22:24
Comparta archivos como enlaces. Puede utilizar enlaces para compartir documentos.
00:22:32
Comparta documentos en un solo lugar, SharePoint por ejemplo, y copie el vínculo de uso compartido para enviarlo a alguien.
00:22:40
Esta persona no tendrá que almacenarla en cualquier lugar, es sólo un enlace.
00:22:47
Puede trabajar con varias personas en un documento. Puede Co-editar documentos abiertos en los equipos en línea o a través del cliente pesado (el software en su ordenador). El control de versiones está habilitado de forma predeterminada para el documento compartido. Puede controlar diferentes versiones: en caso de que haya algún problema en una versión, puede volver a la última.
00:23:12
Puede discutirlo mientras modifica. Puede discutir con las reuniones directamente en los equipos o a través de una conversación de chat abierta cuando está editando un documento y para que pueda discutir con sus compañeros de trabajo.
00:23:29
Entonces, la mejor práctica no. 7:
00:23:35
A menudo envío los mismos archivos adjuntos.
00:23:40
La mejor práctica en equipos: Personaliza tus pestañas para facilitar el acceso a los archivos recurrentes. Creas una pestaña que es sobre un documento y haciendo clic en ella accedes a ella.
00:23:54
Copie el vínculo a un documento para ponerlo en una conversación. Copia el enlace, vas en la conversación, al comentario y pones el enlace aquí. Todo el mundo podrá acceder a ella.
00:24:06
Agregue documentos a la conversación en lugar de la pestaña archivos si desea que se vean. La pestaña archivos es para almacenar documentos, pero en la conversación, envía el documento y todo el mundo lo verá directamente.
00:24:23
No hay necesidad de ir en la biblioteca de archivos, que estará en la conversación.
00:24:29
La mejor práctica no. 8: a menudo buscar información.
00:24:36
En Teams, puede guardar mensajes importantes. Al guardarlos, puedes encontrarlos de vuelta fácilmente.
00:24:44
Puedes anclar tus conversaciones. Usted los pin y usted será capaz de encontrarlos de nuevo más rápido.
00:24:51
Utilice filtros en los flujos de actividad. Mediante el uso de filtros, puede encontrar información específica más rápido.
00:24:59
Utilice el buscador y los filtros. Si sabemos lo que buscamos, usando el buscador y los filtros nos tomaremos mucho menos tiempo que en Outlook, por ejemplo.
00:25:14
Práctica recomendada no. 9: a menudo desperdicio tiempo en las reuniones, me gustaría ser más eficiente.
00:25:22
La mejor práctica en Teams: con Meet Now, puede cambiar fácil y rápidamente de una conversación a una reunión improvisada.
00:25:30
Puede promocionar las conferencias de audio y video y puede grabar reuniones para que estén disponibles para otros miembros del equipo que estén ausentes.
00:25:41
Todas tus reuniones serán almacenadas y podrás enviarlas a personas que no estén aquí.
00:25:48
Práctica recomendada no. 10: durante las reuniones, comparto información con otras personas.
00:26:00
Prácticas recomendadas en Teams: comparta su pantalla, es mucho más fácil compartir información si la gente puede verla.
00:26:07
Configure una libreta de acciones para publicar la toma de notas durante las reuniones. Si tenemos 10 personas en la reunión, entonces 10 libretas y 10 notas para poner en el mismo Bloc de notas sería demasiado largo. Si sólo tenemos un bloc de notas para 10 personas y todo el mundo puede Co-publicarlo, será más fácil y más rápido y se puede intercambiar información a través de la conversación durante la reunión.
00:26:35
Entonces tenemos una mejor práctica de bonificación: a menudo envío apego a las personas en movimiento.
00:26:41
Práctica recomendada: Instale la aplicación móvil. Equipos en el teléfono inteligente para que pueda llevar a sus equipos con usted. Con la aplicación móvil puede encontrar equipos, canales, documentos, conversación y pestañas directamente en su teléfono inteligente. Es perfecto cuando estás en movimiento.
00:27:05
¿Cómo difundir y compartir las mejores prácticas?
00:27:10
Tienes que depender de una red de embajadores. Explique el significado de la transformación.
00:27:17
Influirán dentro de los equipos, a través de una conversación informal que ayudará a que los conocimientos se difundan y anclen más eficazmente. Aprender a través de colegas es uno de los métodos más efectivos y ampliamente utilizados.
00:27:33
Asegúrelos: estarán asustados porque es nuevo, tienes que tranquilizarlos. Puesto que han probado las herramientas, capitalizarán y acumularán experiencia para transformarla en conocimiento. Comparta sus comentarios sobre él.
00:27:50
Entonces tenemos que concienciar y capacitar a los empleados.
00:27:56
Utilice la plataforma digital colaborativa, ofrecerá una formación adaptada utilizando casos concretos. Proponer recursos cortos de entrenamiento: videos tutoriales, escenarios de casos de uso, etc.
00:28:08
Establecer reuniones físicas dedicadas. El objetivo será permitir la mejora continua en cada entidad para abordar cuestiones transversales, como las iniciativas locales.
00:28:21
No descuidar el desarrollo del conocimiento, ya que permite que las nuevas prácticas se anclen en los hábitos a largo plazo.
00:28:36
Próximamente: cursos sobre las mejores prácticas.
00:28:44
En conclusión, Microsoft Teams es ideal para la comunicación diaria y la colaboración dentro de un departamento, equipo de proyecto o grupo de personas que trabajan estrechamente junto con un objetivo común o entregable. Outlook es para cosas formales. Usa Teams para las tareas diarias.
00:29:07
Si tienes alguna pregunta, puedes preguntarlas directamente en el chat.
00:29:15
Para aquellos que no tienen preguntas, les agradezco por estar aquí hoy. Haga buen uso de lo que aprendió y deseo que tenga un buen día.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:10
Olá a todos e bem-vindo a este Webinar sobre "quais são as melhores práticas em equipes?". Como você deve ter notado seus microfones são desativados porque há um monte de participantes na sessão de treinamento de hoje, por isso seria muito barulhento se todos tivessem seus microfones. Microfones serão fechados para esta sessão de treinamento. Vamos começar agora mesmo.
00:00:40
Algumas instruções para começar: Desligue a chamada em espera, se você tomar outro telefonema durante este webinar, a música em espera será ouvida por todos os participantes.
00:00:51
Microfones são silenciados, e pensar em manter sua tela ativa em todos os momentos. Se você não tocar seu computador por um pouco, ele entrará em modo de suspensão. Se você vai para o modo de suspensão, você será automaticamente desconectado deste webinar e há um tempo para se reconectar a ele, assim você perderá informações.
00:01:16
Então, hoje, temos 30 minutos para ver coisas diferentes. Para começar, a introdução: para que é utilizado o Teams? Vamos falar sobre equipes. Mas qual é o uso de equipes? O que vamos fazer com ele?
00:01:32
Então, entendendo sua colaboração.
00:01:36
O que podemos fazer em termos de colaboração em equipes? Nós vamos entender tudo isso.
00:01:45
As 10 melhores práticas de colaboração em equipes. Hoje é um Webinar sobre a melhor prática em equipes, por isso vamos vê-los, é claro.
00:01:56
Como espalhar e compartilhar as melhores práticas. É uma coisa a saber sobre as melhores práticas, mas é outra coisa para compartilhá-los e espalhá-los em sua empresa. Finalmente, teremos a conclusão no final.
00:02:12
Os objetivos hoje são identificar as melhores práticas para o uso de equipes e incentivar a colaboração das empresas em equipes. Também no final desta sessão de treinamento,
00:02:26
Se você tiver outras boas práticas em equipes que não mostramos hoje, você pode escrevê-las no bate-papo. Vou mandar uma mensagem no chat agora mesmo para você vê-la.
00:02:40
Nós seremos capazes de enviar suas melhores práticas nele para que possamos encontrá-los de volta.
00:02:50
Para começar, a introdução: para que é utilizado o Teams? Como você pode ver na tela, a Microsoft implantou uma representação gráfica de como usar seus aplicativos de comunicação, porque temos equipes, Yammer e Outlook. Nós temos o laço interno, o laço exterior e o laço aberto. Os são todos importantes para ter em mente ao falar sobre equipes em comparação com o Outlook.
00:03:22
Para começar, temos o loop externo à direita com o Yammer.
00:03:31
O loop externo com o Yammer e o Outlook. Ele é chamado de loop aberto também. O Outlook é feito para o seu ciclo aberto: você pode enviar e-mails para qualquer pessoa com um endereço de e-mail. Mas você deve sempre ter cuidado com o que você escreve em suas mensagens
00:03:53
com medo de que alguém importante poderia recebê-lo como uma transferência. Os emails são mais formais, mais concretos, menos arbitrários. O Outlook deve ser usado para enviar mensagens oficiais para seus clientes, fornecedores, etc.
00:04:10
Então temos o loop interno.
00:04:17
Temos equipas. As equipes são feitas realmente para seu laço interno (o laço interno). Pense na conversa constante que você tem com aqueles com quem trabalha, incluindo pessoas fora da sua empresa.
00:04:34
E os arquivos que você revê também.
00:04:38
As equipas são o lugar certo para trabalhar. As conversas são informais, curtas e diretas.
00:04:45
Você trabalha com equipes muito Unidas, e isso inclui pessoas externas que não fazem parte da sua rede.
00:04:54
As equipes estão destinadas a se tornar um ponto de entrada essencial quando você iniciar seu dia de trabalho, assim como o Outlook. Todos os dias quando você vai em seu computador no trabalho, você abre o Outlook para seus e-mails. Mas você deve fazer o mesmo com equipes: todas as suas conversas de colaboração interna serão em equipes.
00:05:20
O que as equipes permitem? Comunicação flexível em tempo real, o conteúdo e o histórico estão disponíveis a qualquer momento, incluindo sessões cruzadas de equipes visíveis para todos os membros da equipe.
00:05:33
Ele é integrado ao SharePoint e ao OneNote. Há uma forte integração com o pacote do Office.
00:05:42
E espaço de trabalho personalizável para incluir conteúdo e recursos que as equipes usam todos os dias.
00:05:53
Vamos continuar. Vamos falar de colaboração.
00:05:59
Entendendo sua colaboração: atualmente, o Outlook é o EDMS pessoal do usuário (sistema eletrônico de gerenciamento de documentos).
00:06:12
É bem, você vai encontrar de volta um monte de documentos, mas é um pouco estranho dizer que vamos encontrar todos os nossos documentos para o Outlook, porque quando você envia arquivos via e-mails, a única maneira de recuperar esses arquivos está nos e-mails. Mas nós vamos falar sobre isso em um pouco.
00:06:32
No Outlook, as informações são armazenadas e contidas na mensagem: tabelas, imagens, anexos.
00:06:42
Os anexos e diferentes ou várias versões de um documento são armazenadas nele.
00:06:50
Mas a cota de armazenamento de mensagens é insuficiente. Nós não temos espaço infinito no Outlook e nós vamos multiplicar esses anexos, fotos, etc. Assim, o armazenamento é insuficiente.
00:07:11
As reuniões e as notas de reunião são armazenadas. Quando você organiza uma reunião no Outlook, você vai encontrar todas as notas sobre esta reunião aqui.
00:07:23
Você gasta tempo procurando informações. Você tem milhares de e-mails e você tem que procurar, filtrar para encontrá-los de volta.
00:07:34
É claro que o gerenciamento de emails consome muito tempo e prejudica a produtividade
00:07:41
Porque você perde horas porque você precisa filtrar, para organizar etc. É preciso muito tempo.
00:07:51
Você armazena as mesmas informações que seus colegas em arquivos diferentes e pede-lhes para transmiti-lo quando você não pode encontrá-lo. Quando alguém envia um e-mail para 10 pessoas com anexos, essas mesmas pessoas vão ter o anexo. Mas você não pode encontrá-lo de volta por causa de muitos e-mails, então você vai pedir a seus colegas de trabalho para enviá-lo de volta.
00:08:14
Você vai ter 2.000 ou 3.000 de e-mails com os mesmos anexos, porque você não pode encontrá-los de volta no Outlook.
00:08:23
Isso consome muito tempo e consome armazenamento.
00:08:30
Perder mensagens seria um desastre para a empresa. Dentro de e-mails, você tem um monte de informações importantes, anexos, arquivos, documentos.
00:08:43
O problema aqui é que nós tê-los no Outlook, por isso não vamos baixá-los porque temos em nossa caixa de correio.
00:08:52
Mas um dia, um problema pode ocorrer e seus e-mails serão perdidos junto com importantes, e-mails, informações e documentos.
00:09:06
O que vamos fazer? Não podemos fazer nada, vamos perder as nossas mensagens. Vai ser um desastre.
00:09:13
Quando os funcionários saem, suas mensagens podem ser transferidas para outro funcionário para que você tenha. Digamos que você gastou 10 anos em uma empresa.
00:09:25
Hoje, seu colega de trabalho que também trabalhava em sua empresa está partindo.
00:09:31
Então, todos os seus e-mails, 10 anos de e-mails serão transferidos para quem? A você.
00:09:41
Então você tem no total 20 anos de e-mails em sua caixa de entrada do Outlook.
00:09:49
Podemos dizer que vai ser muito difícil de armazenar isso e encontrar qualquer coisa em termos de informações ou anexos nele.
00:10:02
Como sabemos, os usuários gostam de e-mails. Alguns até mesmo usá-los muito.
00:10:08
Em 2016, 250.000.000.000 e-mails foram trocados todos os dias em todo o mundo.
00:10:20
Em 2020, previsões prevêem 258 bilhões.
00:10:26
Você imagina todos os dias? 285 bilhões, é muito.
00:10:36
Vamos ver agora as melhores práticas que podemos ter em equipes.
00:10:43
Para esquecer os e-mails e os hábitos demorados que temos.
00:10:51
Nossas 10 melhores práticas de colaboração em equipes.
00:11:00
Melhor prática n º 1: Estou pronto para adotar equipes com a minha equipe. Quais são as melhores práticas para incentivar minha equipe a adotá-la? A melhor prática em equipes:
00:11:13
Você tem antes de tudo para especificar as diretrizes, como as equipes são usadas e por quê.
00:11:24
A chave é especificar as diretrizes que são definidas e como ele é usado e para que finalidade. O Microsoft Teams é muito mais intuitivo do que enviar uma mensagem para várias pessoas com vários anexos ao fazer brainstorming ou colaborar. Seja rigoroso sobre a aplicação desta regra. Pode demorar algumas semanas para as pessoas se acostumar a trabalhar desta forma. Mas uma vez que se torna um hábito, é uma maneira muito mais eficaz de trabalhar.
00:11:54
Evite criar muitas equipes e canais. Apenas certifique-se de não enlouquecer com a criação de toneladas de canais.
00:12:03
Se é demorado encontrar a informação em nossa lista de email, será demorado também para encontrar a informação em uma lista de 100 canaletas.
00:12:18
Configure uma Convenção de nomenclatura e classificações. Tenha em mente que o Microsoft Teams destina-se a colaboração consistente: bate-papo, documento, tarefa dentro de um grupo coletivo de pessoas se é um departamento ou equipe de projeto.
00:12:34
Convenção de nomenclatura e classificações para evitar Slippage de idioma, nomeação de canal genérico para evitar a multiplicidade.
00:12:42
Facilitará o acesso a esses documentos, conversas e várias informações a novos funcionários da equipe.
00:12:55
Em seguida, segunda melhor prática:
00:13:00
Dezenas de mensagens são sobre o mesmo tópico.
00:13:05
Qual é a melhor prática no Teams?
00:13:07
Para começar, temos que centralizar os tópicos.
00:13:11
Habilite a colaboração em tempo real.
00:13:15
Temos que criar um canal para cada projeto, removemos as abas desnecessárias.
00:13:23
E gerenciar a exibição de suas equipes favoritas.
00:13:29
Adicione equipes importantes aos favoritos para encontrá-los de volta no topo das equipes.
00:13:37
Canais e equipes ocultas: temos um projeto que acabou, mas por algum motivo, temos que voltar nessas equipes para encontrar informações. Vamos escondê-los.
00:13:51
Se escondermos equipes e canais, eles ainda estão aqui. Eles não são excluídos, eles ainda estão em equipes, mas eles serão escondidos
00:14:01
na parte inferior da nossa lista de equipas. Podemos encontrá-los de volta, mas pelo menos é muito mais organizado.
00:14:12
Também podemos arquivar equipes com projetos concluídos.
00:14:16
Quando terminamos com uma equipe, tudo é feito, não precisamos mais dele, podemos arquivá-lo.
00:14:24
Esta equipa estará nos arquivos. Não precisamos voltar atrás, mas nós o arquivamos.
00:14:34
Vamos continuar com a melhor prática n º 3:
00:14:39
Costumo trocar mensagens com o mesmo grupo de pessoas.
00:14:45
A melhor prática em equipes:
00:14:47
Use conversas de equipe, para que você não perca o histórico.
00:14:53
Se você enviar e-mails ou usar o Skype para enviar informações, em um momento ou outro você vai perder o controle de tudo.
00:15:07
No Skype e no Outlook, se você precisar pesquisar por minutos e minutos para encontrar informações, não vale a pena.
00:15:16
Em equipes, você tem um feed de conversação, basta rolar para cima e rolar para baixo para encontrar informações.
00:15:25
Você também pode criar novos tópicos para que outras pessoas possam responder a elas.
00:15:31
Você economizará tempo para encontrar a resposta.
00:15:35
Você pode criar diferentes tópicos e nos comentários desses tópicos você encontrará as informações. Você pode responder aos tópicos existentes enriquecedando-os com GIF, emojis ou adesivos.
00:15:51
Ele permitirá a troca rápida, mostrando notas ou calendários e documentos. Com GIF, emojis e adesivos, você pode ter conversas mais casuais, será mais interessante ter alguns ícones, etc.
00:16:13
Converta uma troca de texto em uma reunião de vídeo cara a cara.
00:16:19
Você tem muita informação para transmitir ao seu colega de trabalho.
00:16:24
Se você começar a escrever o equivalente de um livro em equipes, será difícil encontrar informações ou até mesmo para ler tudo isso.
00:16:38
Você pode criar uma reunião de vídeo cara a cara.
00:16:41
Você troca informações com seu colega de trabalho, seu parceiro e ele não está do lado desta reunião para que você possa escrever informações importantes e menos importante só será em sua mente.
00:16:59
Vamos continuar com a melhor prática n º 4:
00:17:05
Eu preciso distinguir quando eu sou copiado ou quando eu sou o principal destinatário de uma ação.
00:17:13
A melhor prática em equipas: vamos usar menções. Em equipes, você pode mencionar as pessoas por Usign o @. Eles receberão notificações e os nomes estarão em roxo.
00:17:29
Desta forma, as pessoas saberão quando são o principal destinatário de uma ação.
00:17:35
Se houver apenas copiado, eles podem lê-lo se quiserem.
00:17:41
Para se manter informado sobre novas publicações, você pode seguir canais. É possível em equipes seguir canais e receber notificações quando houver uma nova publicação.
00:17:54
Você estará sempre pronto para receber esta nova informação.
00:18:02
Mascarar aqueles que não lhe dizem respeito.
00:18:06
Em equipes você pode mascarar canais. Você não vai escondê-los para todos, só para você.
00:18:17
Em seu projeto atual em equipes há abas sobre o marketing, mas você não trabalha em marketing, não é importante para você. Você pode escondê-lo e você só vai encontrar de volta os diferentes canais que são interessantes para você.
00:18:32
Fique informado com os alertas de atividade.
00:18:38
Nas guias de atividade em equipes, vamos encontrar todos os alertas e notificações sobre coisas que lhe interessam. Quando você segue um canal, quando alguém menciona você.
00:18:55
Você só tem que ir nos alertas e você vai encontrar as diferentes notificações.
00:19:03
Vamos continuar com a melhor prática n º 5:
00:19:08
Eu regularmente encaminhar mensagens para informar as pessoas. A melhor prática em equipes: Use a guia wiki como um diário de equipe.
00:19:18
Se você tiver muitas informações ou mensagens para encaminhar a todos cada vez, essas pessoas estão em suas equipes. Vá na guia wiki.
00:19:31
Nele, você pode colocar formação importante.
00:19:34
Em vez de encaminhar mensagens para as 10 mesmas pessoas todos os dias, vá para wiki.
00:19:40
Coloque a mensagem importante aqui e essas 10 pessoas serão capazes de lê-lo com um clique: menos e-mails e maneira mais rápida de encontrar informações.
00:19:54
Você também pode adicionar um netbook para coletar notas e conhecimento. Criar um bloco de anotações da equipe e, como no Office 365 NoteBook ou OneNote, você pode adicionar notas, conhecimento, imagens, etc.
00:20:11
Você pode colocar um link em uma conversa para destacar um documento.
00:20:16
Você tem um documento em sua biblioteca de equipes e você pode tomar o link, colocá-lo em uma conversa e todos irão acessar o documento apenas clicando sobre ele.
00:20:30
É uma maneira mais rápida de trocar e colaborar em um documento.
00:20:37
Você pode usar guias para acessar outros serviços.
00:20:40
Em equipes, você pode adicionar serviços nas guias. Há um monte de diferentes aplicações possíveis e você também pode usar redes sociais como o LinkedIn, Trello, JIRA, etc.
00:20:56
Você também pode colocar documentos diferentes nas guias. Você pode pedir aos contatos para enviar um e-mail diretamente para o canal, porque é possível em equipes para enviar um e-mail para um endereço de e-mail específico e este endereço de e-mail é o Teams.
00:21:15
No canal, o e-mail aparecerá como uma mensagem normal, uma conversa normal.
00:21:24
Vamos continuar com a melhor prática n º 6: costumo enviar e receber e-mails para atualizar documentos e minha cota de armazenamento é insuficiente.
00:21:35
Você tem o seu documento, seus colegas de trabalho atualizá-lo, eles enviam um novo. Então você atualizá-lo, você enviá-lo de volta, etc. Então você tem 10 anexos que são os mesmos e-mails, mas atualizado a cada vez.
00:21:51
A melhor prática em equipes: facilitar a colaboração em documentos. Documento compartilhado por equipes são armazenados na biblioteca de documentos do site do SharePoint associado. Um site do SharePoint é feito para armazenar documentos, não como o Outlook. Uma pasta é criada na biblioteca para cada canal. Assim, no SharePoint você tem uma pasta e esta pasta será diferente para cada canal.
00:22:21
Pasta para o canal 1, canal 2, etc.
00:22:24
Compartilhe arquivos como links. Você pode usar links para compartilhar documentos.
00:22:32
Você compartilha documentos em um só lugar, o SharePoint, por exemplo, e copia o link de compartilhamento para enviá-lo a alguém.
00:22:40
Esta pessoa não terá que armazená-lo em qualquer lugar, é apenas um link.
00:22:47
Você pode trabalhar com várias pessoas em um documento. Você pode coeditar documentos abertos em equipes on-line ou através do cliente pesado (o software no seu computador). O controle de versão é habilitado por padrão para o documento compartilhado. Você pode controlar diferentes versões: no caso de haver qualquer problema em uma versão, você pode voltar para o mais recente.
00:23:12
Você pode discutir durante a modificação. Você pode discutir com reuniões diretamente no Teams ou por meio de uma conversa de bate-papo aberta quando você estiver editando um documento e assim você pode discutir com seus colegas de trabalho.
00:23:29
Então, a melhor prática n º 7:
00:23:35
Costumo enviar os mesmos anexos.
00:23:40
A melhor prática em equipes: Personalize suas guias para facilitar o acesso a arquivos recorrentes. Você cria uma guia que é sobre um documento e clicando nele você vai acessá-lo.
00:23:54
Copie o link para um documento para colocá-lo em uma conversa. Você copia o link, você vai na conversa, para o comentário e você colocar o link aqui. Todos poderão acessá-lo.
00:24:06
Adicione documentos à conversação em vez da guia arquivos se você quiser que eles sejam vistos. A guia arquivos é para armazenar documentos, mas na conversa, você envia o documento e todo mundo vai vê-lo diretamente.
00:24:23
Não há necessidade de ir na biblioteca de arquivos, ele vai estar na conversa.
00:24:29
A melhor prática n º 8: costumo procurar informações.
00:24:36
Em equipes, você pode salvar mensagens importantes. Ao salvá-los, você pode encontrá-los de volta facilmente.
00:24:44
Você pode fixar suas conversas. Você fixá-los e você será capaz de encontrá-los de volta mais rápido.
00:24:51
Use filtros em fluxos de atividade. Usando filtros, você pode encontrar informações específicas mais rapidamente.
00:24:59
Use o mecanismo de pesquisa e os filtros. Se sabemos o que estamos procurando, usando o motor de busca e os filtros que vai demorar muito menos tempo do que fazemos no Outlook, por exemplo.
00:25:14
Melhor prática n º 9: costumo perder tempo nas reuniões, gostaria de ser mais eficiente.
00:25:22
A melhor prática em equipes: com o Meet Now, você pode facilmente e rapidamente mudar de uma conversa para uma reunião improvisada.
00:25:30
Você pode promover a conferência de áudio e vídeo e pode gravar reuniões para disponibilizá-las a outros membros da equipe ausentes.
00:25:41
Todas as suas reuniões serão armazenadas e você pode enviá-las para pessoas que não estão aqui.
00:25:48
Melhor prática n º 10: durante as reuniões, compartilho informações com outras pessoas.
00:26:00
Melhores práticas em equipes: Compartilhe sua tela, é muito mais fácil compartilhar informações se as pessoas podem vê-lo.
00:26:07
Configure um bloco de notas de compartilhamento para copublicar as anotações durante as reuniões. Se tivermos 10 pessoas na reunião, então 10 blocos de anotações e 10 notas para colocar no mesmo bloco de notas seria muito longo. Se tivermos apenas um bloco de notas para 10 pessoas e todos podem copublicá-lo, será mais fácil e mais rápido e você pode trocar informações através de conversação durante a reunião.
00:26:35
Então, temos uma melhor prática de bônus: Eu costumo enviar apego às pessoas em movimento.
00:26:41
Melhor prática: Instale o aplicativo móvel. Equipes no smartphone para que você possa levar suas equipes com você. Com o aplicativo móvel, você pode encontrar equipes, canais, documentos, conversas e guias diretamente no seu smartphone. É perfeito quando você está em movimento.
00:27:05
Como espalhar e compartilhar as melhores práticas?
00:27:10
Você tem que confiar em uma rede de embaixadores. Explique o significado da transformação.
00:27:17
Eles influenciarão dentro das equipes, através de conversas informais que ajudarão o conhecimento a ser disseminado e ancorado de forma mais eficaz. Aprender através de colegas é um dos métodos mais eficazes e amplamente utilizados.
00:27:33
Tranquilizá-los: eles vão ter medo porque é novo, você tem que tranquilizá-los. Uma vez que eles testaram as ferramentas, eles vão capitalizar e acumular experiência para transformá-lo em conhecimento. Compartilhe seus comentários sobre ele.
00:27:50
Então temos que aumentar a conscientização e treinar os funcionários.
00:27:56
Use a plataforma digital colaborativa, que oferecerá um treinamento adaptado usando casos concretos. Propor recursos de treinamento curtos: vídeos tutoriais, cenários de casos de uso, etc.
00:28:08
Configurar reuniões físicas dedicadas. O objetivo será permitir a melhoria contínua em cada entidade para abordar questões transversais, tais como iniciativas locais.
00:28:21
Não negligenciar a construção do conhecimento, pois permite que novas práticas sejam ancoradas em hábitos a longo prazo.
00:28:36
Brevemente: cursos sobre as melhores práticas.
00:28:44
Concluindo, o Microsoft Teams é ideal para comunicação diária e colaboração dentro de um departamento, equipe de projeto ou grupo de pessoas que trabalham estreitamente em conjunto com um objetivo comum ou entregável. O Outlook é para as coisas formais. Use equipes para tarefas diárias.
00:29:07
Se você tiver alguma dúvida, você pode perguntar-lhes diretamente no bate-papo.
00:29:15
Para aqueles que não têm perguntas, agradeço-vos por estarem aqui hoje. Faça bom uso do que você aprendeu e eu desejo que você tenha um bom dia.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:10
Hallo iedereen en welkom op dit webinar over "wat zijn de beste praktijken in teams?". Zoals u wellicht hebt gemerkt uw microfoons zijn uitgeschakeld, want er zijn veel deelnemers in de opleiding van vandaag sessie, dus het zou heel luidruchtig zijn als iedereen had hun microfoons op. Microfoons worden uitgeschakeld voor deze trainingssessie. Laten we beginnen op dit moment.
00:00:40
Enkele instructies om te beginnen: Schakel gesprek te wachten, als je een ander telefoontje te nemen tijdens dit webinar, zal de muziek in de wacht worden gehoord door alle deelnemers.
00:00:51
Microfoons zijn gedempt, en denk aan het houden van uw scherm actief te allen tijde. Als u uw computer niet aanraakt voor een tijdje, zal het gaan in de slaapstand. Als je naar de slaapstand, wordt u automatisch losgekoppeld van dit webinar en er is een tijd om opnieuw verbinding te maken, dus je zal informatie verliezen.
00:01:16
Dus vandaag hebben we 30 minuten om verschillende dingen te zien. Om te beginnen, de inleiding: wat is teams gebruikt voor? We gaan praten over teams. maar wat is het gebruik van teams? Wat gaan we daarmee doen?
00:01:32
Dan, het begrijpen van uw samenwerking.
00:01:36
Wat kunnen we doen in termen van samenwerking in teams? We zullen begrijpen dit alles.
00:01:45
De 10 Collaboration best practices in teams. Vandaag is een webinar over de beste praktijken in teams, dus we gaan om ze te zien natuurlijk.
00:01:56
Hoe te verspreiden en te delen beste praktijken. Het is een ding om te weten over de beste praktijken, maar het is een ander ding om te delen en te verspreiden in uw bedrijf. Tot slot, we hebben de conclusie aan het eind.
00:02:12
De doelstellingen van vandaag zijn het identificeren van de beste praktijken voor het gebruik van teams en de samenwerking van bedrijven in teams aan te moedigen. Ook aan het einde van deze trainingssessie
00:02:26
Als u andere goede praktijken in teams hebt die wij niet vandaag hebben getoond, u hen in de praatje schrijven. Ik ga naar een bericht te sturen in de chat nu voor u om het te zien.
00:02:40
We zullen in staat zijn om uw beste praktijken te sturen in het voor ons om ze terug te vinden.
00:02:50
Om te beginnen, de inleiding: wat is teams gebruikt voor? Zoals u zien op het scherm, Microsoft heeft ingezet een grafische weergave van hoe hun communicatie-toepassingen te gebruiken, want we hebben teams, Yammer en Outlook. We hebben de binnenste lus, de buitenste lus en de open lus. Het zijn allemaal belangrijk om in gedachten te houden wanneer het over teams in vergelijking met Outlook.
00:03:22
Om te beginnen, hebben we de buitenste lus aan de rechterkant met Yammer.
00:03:31
De buitenste lus met Yammer en Outlook. Het heet de open lus ook. Outlook is gemaakt voor uw open lus: u e-mails sturen naar iedereen met een e-mail adres. Maar je moet altijd voorzichtig zijn over wat je schrijft in uw berichten
00:03:53
in angst dat iemand belangrijk zou kunnen ontvangen als een overdracht. E-mails zijn meer formeel, meer concreet, minder willekeurig. Outlook moet worden gebruikt om officiële berichten te sturen naar uw klanten, leveranciers, enz.
00:04:10
Dan hebben we de interne lus.
00:04:17
We hebben teams. Teams is echt gemaakt voor je innerlijke lus (de interne lus). Denk na over de constante gesprek dat je hebt met die je werkt, met inbegrip van mensen buiten uw bedrijf.
00:04:34
En de bestanden die u ook herzien.
00:04:38
Teams is de juiste plaats om te werken. Gesprekken zijn informeel, kort en direct.
00:04:45
U werkt met zeer Verenigde teams, en dat geldt ook voor externe mensen die geen deel uitmaken van uw netwerk.
00:04:54
Teams is voorbestemd om een essentieel punt van binnenkomst te worden wanneer u uw werkdag te starten, net als Outlook. Elke dag wanneer u op uw computer op het werk gaat, opent u vooruitzichten voor uw e-mail. Maar je moet hetzelfde doen met teams: al uw innerlijke samenwerking gesprekken zullen worden op teams.
00:05:20
Wat betekent teams toestaan? Flexibele communicatie in real time, de inhoud en de geschiedenis zijn beschikbaar op elk moment, met inbegrip van teams cross-sessies zichtbaar voor alle teamleden.
00:05:33
Het is geïntegreerd in SharePoint en OneNote. Er is een sterke integratie met de Office Suite.
00:05:42
En aanpasbare werkruimte om inhoud en functies die teams gebruiken elke dag op te nemen.
00:05:53
Laten we verder gaan. We gaan praten over samenwerking.
00:05:59
Inzicht in uw samenwerking: tegenwoordig is Outlook het persoonlijke EDMS (Electronic Document Management System) van de gebruiker.
00:06:12
Het is goed, je gaat terug te vinden veel documenten, maar het is een beetje vreemd om te zeggen dat we gaan al onze documenten te vinden in Outlook, want als je bestanden verzenden via e-mails, de enige manier om deze bestanden op te halen is in de e-mails. Maar we gaan praten over dit in een beetje.
00:06:32
In Outlook worden de gegevens opgeslagen en opgenomen in het bericht: tabellen, afbeeldingen, bijlagen.
00:06:42
De bijlagen en verschillende of meerdere versies van een document worden daarin opgeslagen.
00:06:50
Maar de opslagquota voor berichten is onvoldoende. We hebben geen oneindige ruimte in Outlook en we gaan die bijlagen, Foto's, etc. vermenigvuldigen Dus de opslag is onvoldoende.
00:07:11
Vergaderingen en vergadernotities worden opgeslagen. Wanneer u een vergadering in Outlook organiseert, gaat u hier alle notities over deze vergadering vinden.
00:07:23
U besteedt tijd aan het zoeken naar informatie. Je hebt duizenden e-mails en je moet zoeken, filteren om ze terug te vinden.
00:07:34
Natuurlijk, het beheren van e-mails is tijdrovend en schadelijk voor de productiviteit
00:07:41
omdat je verliest uren, omdat je nodig hebt om te filteren, te organiseren, enz. Het kost veel tijd.
00:07:51
U slaat dezelfde gegevens op als uw collega's in verschillende bestanden en vraagt deze om deze te verzenden wanneer u deze niet vinden. Wanneer iemand stuurt een e-mail naar 10 mensen met bijlagen in, diezelfde mensen gaan naar de bijlage hebben. Maar je het niet terug te vinden vanwege te veel e-mails, dus je gaat je collega's vragen om het terug te sturen.
00:08:14
U gaat naar 2.000 of 3.000 van e-mails met dezelfde bijlagen in, want je ze niet terug te vinden in Outlook.
00:08:23
Dat is tijdrovend en opslag-consumeren.
00:08:30
Het verliezen van berichten zou een ramp voor het bedrijf zijn. Inside e-mails, heb je een heleboel belangrijke informatie, bijlagen, bestanden, documenten.
00:08:43
Het probleem hier is dat we ze in Outlook, dus we zijn niet van plan om ze te downloaden omdat we ze in onze mailbox.
00:08:52
Maar op een dag, een probleem kan optreden en uw e-mails zullen worden verloren, samen met belangrijke, e-mails, informatie en documenten.
00:09:06
Wat gaan we doen? We kunnen niets doen, we gaan onze boodschappen verliezen. Het gaat om een ramp.
00:09:13
Wanneer werknemers vertrekken, kunnen hun berichten worden overgedragen aan een andere werknemer, zodat je hebt. Laten we zeggen dat je 10 jaar doorgebracht in een bedrijf.
00:09:25
Vandaag, uw medewerker die ook werkte in uw bedrijf is verlaten.
00:09:31
Dus al zijn e-mails, 10 jaar ter waarde van e-mails zullen worden overgedragen aan wie? Voor jou.
00:09:41
Dus je hebt in totaal 20 jaar van e-mails in uw Outlook-inbox.
00:09:49
We kunnen zeggen dat zal heel moeilijk zijn om dat op te slaan en om iets te vinden in termen van informatie of bijlagen in.
00:10:02
Zoals we weten, gebruikers zijn dol op e-mails. Sommige zelfs gebruiken ze te veel.
00:10:08
In 2016, 250.000.000.000 e-mails zijn uitgewisseld elke dag wereldwijd.
00:10:20
In 2020, prognoses voorspellen 258 miljard.
00:10:26
Veronderstelt u elke dag? 285 miljarden, het is heel veel.
00:10:36
We gaan op dit moment zien de beste praktijken die we kunnen hebben in teams.
00:10:43
Om te vergeten e-mails en die tijdrovende gewoonten die we hebben.
00:10:51
Onze 10 Collaboration best practices in teams.
00:11:00
Beste praktijk nr. 1: Ik ben bereid om teams met mijn team goed te keuren. Wat zijn de beste praktijken om mijn team aan te moedigen aan te nemen? De beste praktijken in teams:
00:11:13
Je hebt in de eerste plaats om de richtlijnen te specificeren, hoe teams wordt gebruikt en waarom.
00:11:24
De sleutel is het specificeren van de richtlijnen die zijn gedefinieerd en hoe het wordt gebruikt en voor welk doel. Microsoft-teams zijn veel meer intuïtief dan het verzenden van een bericht naar meerdere mensen met verschillende bijlagen bij het brainstormen of samenwerken. Wees streng over de toepassing van deze regel. Het kan een paar weken duren voor mensen om te wennen aan het werken op deze manier. Maar zodra het een gewoonte wordt, is een veel effectievere manier van werken.
00:11:54
Vermijd het maken van te veel teams en kanalen. Zorg ervoor dat je niet gek met het creëren van tonnen kanalen.
00:12:03
Als het tijdrovend is om informatie in onze lijst van e-mail te vinden, zal het tijdrovende eveneens zijn om informatie in een lijst van 100 kanalen te vinden.
00:12:18
Een naamgevingsconventie en classificaties instellen. Houd er rekening mee dat Microsoft-teams bedoeld zijn voor een consistente samenwerking: chat, document, taak binnen een collectieve groep mensen, of het nu een afdeling of projectteam is.
00:12:34
Naamgeving conventie en classificaties om te voorkomen dat taal ontsporing, generieke kanaal naamgeving om multipliciteit te voorkomen.
00:12:42
Het zal de toegang tot deze documenten, gesprekken en diverse informatie aan nieuwe medewerkers in het team verlichten.
00:12:55
Dan, tweede beste praktijk:
00:13:00
Tientallen berichten zijn ongeveer hetzelfde onderwerp.
00:13:05
Wat is de beste praktijk in teams?
00:13:07
Om te beginnen moeten we onderwerpen centraliseren.
00:13:11
Activeer de real-time samenwerking.
00:13:15
We moeten een kanaal voor elk project te creëren, verwijderen we de onnodige tabbladen.
00:13:23
En het beheer van de weergave van uw favoriete teams.
00:13:29
Voeg belangrijke teams aan favorieten toe om hen bij de bovenkant van de teams terug te vinden.
00:13:37
Verborgen kanalen en teams: we hebben een project dat voorbij is, maar om wat voor reden hebben we om terug te gaan op deze teams om informatie te vinden. Laten we ze verbergen.
00:13:51
Als we verbergen teams en kanalen, ze zijn nog steeds hier. Ze zijn niet verwijderd, ze zijn nog steeds in teams, maar ze zullen worden verborgen
00:14:01
aan de onderkant van onze teams lijst. We kunnen ze terug te vinden, maar in ieder geval is het veel meer georganiseerd.
00:14:12
We kunnen ook teams archiveren met voltooide projecten.
00:14:16
Als we voorbij zijn met een team, alles is gedaan, we hebben het niet meer nodig, kunnen we archiveren.
00:14:24
Dit team zal in de archieven. We hoeven niet terug te gaan op, maar we gearchiveerd.
00:14:34
Laten we verder gaan met de best practice No. 3:
00:14:39
Ik wissel vaak berichten uit met dezelfde groep mensen.
00:14:45
De beste praktijken in teams:
00:14:47
Gebruik team gesprekken, zodat je niet verliest geschiedenis.
00:14:53
Als u e-mail verzendt of Skype gebruikt om informatie te verzenden, op een ogenblik of een andere gaat u spoor van alles verliezen.
00:15:07
In Skype en Outlook als u nodig hebt om te zoeken naar minuten en minuten om informatie te vinden, is het niet de moeite waard.
00:15:16
In teams, heb je een gesprek feed, je hoeft alleen te scrollen omhoog en scroll naar beneden om informatie te vinden.
00:15:25
U ook nieuwe onderwerpen maken zodat andere mensen hierop kunnen reageren.
00:15:31
U bespaart tijd om het antwoord te vinden.
00:15:35
U verschillende onderwerpen en in de opmerkingen van deze onderwerpen vindt u de informatie. U de bestaande onderwerpen beantwoorden door ze te verrijken met GIF, emojis of stickers.
00:15:51
Het zal snelle uitwisseling, het tonen van nota's of kalenders en documenten toelaten. Met GIF, emojis en stickers, u meer casual gesprekken, zal het interessanter om een aantal iconen, enz.
00:16:13
Converteer een tekst uitwisseling in een face-to-face videovergadering.
00:16:19
Je hebt veel informatie te sturen naar uw collega.
00:16:24
Als je begint te schrijven het equivalent van een boek in teams, zal het moeilijk zijn om informatie te vinden of zelfs om alles te lezen.
00:16:38
U een face-to-face videovergadering maken.
00:16:41
U uitwisseling van informatie met uw collega, uw partner en hij is niet aan de kant van deze vergadering, zodat u schrijven belangrijke informatie en de minder belangrijke zal alleen in je geest.
00:16:59
Laten we verder gaan met de best practice No. 4:
00:17:05
Ik moet onderscheiden wanneer ik ben gekopieerd in of wanneer ik de belangrijkste ontvanger van een actie.
00:17:13
De beste praktijken in teams: we gaan gebruik maken van vermeldingen. In teams, u noemen mensen door usign de @. Zij zullen ontvangen meldingen en de namen zullen worden in paars.
00:17:29
Op deze manier zullen mensen weten wanneer zij de belangrijkste ontvanger van een actie.
00:17:35
Als er alleen gekopieerd in, kunnen ze lezen als ze dat willen.
00:17:41
Om op de hoogte te blijven van nieuwe publicaties u kanalen volgen. Het is mogelijk in teams om kanalen te volgen en aan ontvangen berichten wanneer er een nieuwe publicatie is.
00:17:54
U zult altijd klaar zijn om deze nieuwe informatie te ontvangen.
00:18:02
Masker die niet betrekking hebben op je.
00:18:06
In teams u kanalen maskeren. U zult ze niet verbergen voor iedereen, alleen voor jou.
00:18:17
In uw huidige project in teams zijn er tabbladen over de marketing, maar je werkt niet in marketing, het is niet belangrijk voor je. U verbergen en je zult alleen terug te vinden van de verschillende kanalen die interessant zijn voor je.
00:18:32
Blijf op de hoogte met de activiteit Alerts.
00:18:38
In de activiteiten tabbladen in teams, zullen we alle waarschuwingen en meldingen over dingen die betrekking hebben op u te vinden. Wanneer u een kanaal volgt, wanneer iemand u vermeldt.
00:18:55
Je hoeft alleen te gaan in de signaleringen en u zult de verschillende meldingen te vinden.
00:19:03
Laten we verder gaan met de best practice No. 5:
00:19:08
Ik regelmatig berichten sturen om mensen te informeren. De beste praktijk in teams: gebruik het wiki-tabblad als een team logboek.
00:19:18
Als u veel informatie of berichten te doen toekomen aan iedereen elke keer, die mensen zijn op uw teams. Ga op het tabblad wiki.
00:19:31
Daarin, u belangrijke vorming zetten.
00:19:34
In plaats van het doorsturen van berichten naar de 10 dezelfde mensen elke dag, ga in wiki.
00:19:40
Zet de belangrijke boodschap hier en die 10 mensen in staat zal zijn om het te lezen met een klik: minder e-mails en snellere manier om informatie te vinden.
00:19:54
U een netbook ook toevoegen om nota's en kennis te verzamelen. Maak een team notebook en, zoals in Office 365 NoteBook of OneNote, u notities, kennis, afbeeldingen, enz.
00:20:11
U een koppeling in een conversatie plaatsen om een document te markeren.
00:20:16
Je hebt een document in je teams bibliotheek en je de link, zet het in een gesprek en iedereen zal toegang tot het document gewoon door er op te klikken.
00:20:30
Het is een snellere manier om een document uit te wisselen en samen te werken.
00:20:37
U tabbladen gebruiken om toegang te krijgen tot andere services.
00:20:40
In teams u diensten toevoegen op de tabbladen. Er zijn een heleboel verschillende mogelijke toepassingen en u ook gebruik maken van sociale netwerken zoals LinkedIn, Trello, Jira, enz.
00:20:56
U ook verschillende documenten in de tabbladen plaatsen. U contactpersonen vragen om direct een e-mail te sturen naar het kanaal, omdat het mogelijk is in teams om een e-mail te sturen naar een specifiek e-mail adres en dit e-mail adres is de teams.
00:21:15
In het kanaal, zal e-mail als normaal bericht, een normaal gesprek verschijnen.
00:21:24
Laten we verder gaan met de best practice No. 6: Ik heb vaak e-mails verzenden en ontvangen om documenten te updaten en mijn opslagquota is onvoldoende.
00:21:35
U hebt uw document, uw collega's updaten, sturen ze een nieuwe. Dan moet je updaten, stuur je het terug, enz. Dan heb je 10 bijlagen die dezelfde e-mails, maar elke keer bijgewerkt.
00:21:51
De beste praktijk in teams: faciliteren van samenwerking op documenten. Het document dat door teams wordt gedeeld, wordt opgeslagen in de documentbibliotheek van de gekoppelde SharePoint-site. Een SharePoint-site is gemaakt om documenten op te slaan, niet zoals Outlook. Voor elk kanaal wordt in de bibliotheek een map gemaakt. Dus in SharePoint heb je een map en deze map zal verschillend zijn voor elk kanaal.
00:22:21
Map voor kanaal 1, kanaal 2, enz.
00:22:24
Bestanden delen als links. U koppelingen gebruiken om documenten te delen.
00:22:32
U deelt documenten op één plaats, SharePoint bijvoorbeeld, en kopieert de link delen om deze naar iemand te verzenden.
00:22:40
Deze persoon zal niet hebben om overal op te slaan, het is gewoon een link.
00:22:47
U met meerdere personen werken in een document. U documenten die geopend zijn in teams online of via de zware client (de software op uw computer) Co-bewerken. Het versiebeheer is standaard ingeschakeld voor gedeeld document. U de verschillende versies: in het geval er een probleem in een versie, u terug naar de laatste een te gaan.
00:23:12
U bespreken tijdens het wijzigen. U discussiëren met vergaderingen rechtstreeks in teams of via een chatgesprek open wanneer u het bewerken van een document en zodat u bespreken met uw collega's.
00:23:29
Dan, de beste praktijk No. 7:
00:23:35
Ik stuur vaak dezelfde bijlagen.
00:23:40
De beste praktijken in teams: pas uw tabbladen aan om het gemakkelijker te maken om toegang te krijgen tot terugkerende bestanden. U maakt een tabblad dat is over een document en door er op te klikken, zult u toegang tot het.
00:23:54
Kopieer de koppeling naar een document om het in een conversatie te plaatsen. U kopieert de link, ga je in het gesprek, om de opmerking en je zet de link hier. Iedereen zal in staat zijn om toegang te krijgen.
00:24:06
Voeg documenten toe aan het gesprek in plaats van het tabblad bestanden als u wilt dat ze worden gezien. Het tabblad bestanden is om documenten op te slaan, maar in het gesprek, stuurt u het document en iedereen zal het direct zien.
00:24:23
Er is geen noodzaak om te gaan in de bestanden bibliotheek, zal het in het gesprek.
00:24:29
De beste praktijk nr. 8: ik vaak op zoek naar informatie.
00:24:36
In teams u belangrijke berichten opslaan. Door ze op te slaan, kun je ze gemakkelijk terug vinden.
00:24:44
U uw conversaties vastpinnen. U PIN hen en u zult in staat zijn om ze terug te vinden sneller.
00:24:51
Gebruik filters in activiteiten stromen. Met behulp van filters u sneller specifieke informatie vinden.
00:24:59
Gebruik de zoekmachine en filters. Als we weten wat we zoeken, met behulp van de zoekmachine en de filters zullen we veel minder tijd in beslag nemen dan we doen op Outlook bijvoorbeeld.
00:25:14
Beste praktijk nr. 9: Ik verspil vaak tijd in vergaderingen, zou ik efficiënter willen zijn.
00:25:22
De beste praktijk in teams: met nu ontmoeten, u gemakkelijk en snel overschakelen van een gesprek naar een geïmproviseerde vergadering.
00:25:30
U audio-en videoconferencing promoten en vergaderingen opnemen om deze beschikbaar te maken voor andere teamleden die afwezig zijn.
00:25:41
Al uw vergaderingen zullen worden opgeslagen en u ze sturen naar mensen die hier niet zijn.
00:25:48
Best Practice No. 10: tijdens de vergaderingen, ik deel informatie met andere mensen.
00:26:00
Beste praktijken in teams: deel uw scherm, het is veel gemakkelijker om informatie te delen als mensen het kunnen zien.
00:26:07
Een share Kladblok instellen om de notitie te publiceren tijdens vergaderingen. Als we 10 mensen in de vergadering, dan 10 blocnotes en 10 aantekeningen te zetten in dezelfde Kladblok zou te lang zijn. Als wij slechts één blocnote voor 10 mensen hebben en iedereen het kan mede-publiceren, zal het gemakkelijker en sneller zijn en u informatie via gesprek tijdens de vergadering uitwisselen.
00:26:35
Dan hebben we een bonus best practice: ik vaak stuur gehechtheid aan mensen in beweging.
00:26:41
Beste praktijken: Installeer de mobiele toepassing. Teams in op smartphone, zodat u uw teams mee te nemen. Met de mobiele app u teams, kanalen, documenten, conversaties en tabbladen direct op uw smartphone vinden. Het is perfect als je onderweg bent.
00:27:05
Hoe te verspreiden en te delen best practices?
00:27:10
Je moet vertrouwen op een netwerk van ambassadeurs. Leg de betekenis van de transformatie.
00:27:17
Zij zullen binnen teams, door informeel gesprek beïnvloeden dat kennis zal helpen om effectiever worden verspreid en worden verankerd. Leren via collega's is een van de meest effectieve en veelgebruikte methoden.
00:27:33
Verzeker hen: zij zullen bang zijn omdat het nieuw is, u moet hen geruststellen. Aangezien zij de hulpmiddelen hebben getest, zullen zij profiteren en accumuleren ervaring om het in kennis om te zetten. Hun feedback op te delen.
00:27:50
Dan moeten we de bewustwording en de opleiding van werknemers te verhogen.
00:27:56
Gebruik maken van de collaboratieve digitale platform, zal het bieden een aangepaste opleiding met behulp van concrete gevallen. Voorstellen korte opleiding middelen: tutorial Video's, gebruik Case scenario's, enz.
00:28:08
Speciale fysieke vergaderingen instellen. Het doel zal zijn om de voortdurende verbetering van elke entiteit mogelijk te maken om transversale kwesties zoals lokale initiatieven aan te pakken.
00:28:21
Niet verwaarlozen kennis gebouw als het mogelijk maakt nieuwe praktijken worden verankerd in gewoonten op de lange termijn.
00:28:36
Binnenkort: cursussen over de beste praktijken.
00:28:44
Tot slot, Microsoft teams is ideaal voor dagelijkse communicatie en samenwerking binnen een afdeling, projectteam of groep van mensen die nauw samenwerken met een gemeenschappelijk doel of leverbaar. Outlook is voor formele dingen. Gebruik teams voor dagelijkse taken.
00:29:07
Als je vragen hebt, kun je ze direct in de chat vragen.
00:29:15
Voor degenen die geen vragen hebben, ik dank u voor uw hier vandaag. Maak goed gebruik van wat je geleerd en ik wens u een mooie dag hebben.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:10
Ciao a tutti e Benvenuti in questo webinar su "Quali sono le migliori pratiche in Teams?". Come avrete notato i microfoni sono spenti perché ci sono un sacco di partecipanti alla sessione di formazione di oggi, quindi sarebbe molto rumoroso se tutti avevano i loro microfoni. I microfoni saranno spenti per questa sessione di allenamento. Cominciamo subito.
00:00:40
Alcune istruzioni per iniziare: Disattivare l'avviso di chiamata, se si prende un'altra telefonata durante questo webinar, la musica in attesa sarà ascoltata da tutti i partecipanti.
00:00:51
I microfoni sono silenziati e pensano di mantenere lo schermo attivo in ogni momento. Se non tocchi il computer per un po ', andrà in modalità di sospensione. Se si passa alla modalità di sospensione, si verrà automaticamente disconnessi da questo webinar e c'è un tempo per riconnettersi ad esso, in modo da perdere informazioni.
00:01:16
Così oggi, abbiamo 30 minuti per vedere cose diverse. Per cominciare, l'introduzione: A cosa serveno i team? Parleremo di Teams. ma a cosa serve Teams? Cosa ne faremo?
00:01:32
Quindi, comprendere la vostra collaborazione.
00:01:36
Cosa possiamo fare in termini di collaborazione in Teams? Capiremo tutto questo.
00:01:45
Le 10 best practice di collaborazione in Teams. Oggi è un webinar sulle migliori pratiche in Teams, quindi ovviamente le vedremo.
00:01:56
Come diffondere e condividere le best practice. È una cosa da sapere sulle migliori pratiche, ma è un'altra cosa da condividere e diffondere nella tua azienda. Infine, avremo la conclusione alla fine.
00:02:12
Gli obiettivi odierni sono identificare le migliori pratiche per l'utilizzo di Teams e incoraggiare la collaborazione delle aziende in Teams. Anche alla fine di questa sessione di allenamento,
00:02:26
se hai altre buone pratiche in Teams che non abbiamo mostrato oggi, puoi scriverle nella chat. Manderò un messaggio nella chat in questo momento per farvi vedere.
00:02:40
Saremo in grado di inviare le vostre migliori pratiche in esso per noi per trovarli indietro.
00:02:50
Per cominciare, l'introduzione: A cosa serveno i team? Come si può vedere sullo schermo, Microsoft ha distribuito una rappresentazione grafica di come utilizzare le applicazioni di comunicazione, perché abbiamo Teams, Yammer e Outlook. Abbiamo l'anello interno, l'anello esterno e l'anello aperto. Tutti sono importanti da tenere a mente quando si parla di squadre rispetto a Outlook.
00:03:22
Per cominciare, abbiamo il ciclo esterno a destra con Yammer.
00:03:31
Il ciclo esterno con Yammer e Outlook. Si chiama anche il loop aperto. Outlook è fatto per il vostro ciclo aperto: È possibile inviare e-mail a chiunque con un indirizzo e-mail. Ma dovresti sempre stare attento a ciò che scrivi nei tuoi messaggi
00:03:53
nel timore che qualcuno di importante potesse riceverlo come un trasferimento. Le email sono più formali, più concrete, meno arbitrarie. Outlook deve essere utilizzato per inviare messaggi ufficiali ai vostri clienti, fornitori, ecc.
00:04:10
Poi abbiamo il ciclo interno.
00:04:17
Abbiamo delle Squadre. Teams è davvero fatto per il vostro ciclo interno (il ciclo interno). Pensa alla conversazione costante che hai con coloro con cui lavori, incluse le persone esterne alla tua azienda.
00:04:34
E anche i file che esamini.
00:04:38
Teams è il posto giusto in cui lavorare. Le conversazioni sono informali, brevi e dirette.
00:04:45
Si lavora con team molto uniti, e questo include persone esterne che non fanno parte della rete.
00:04:54
Teams è destinato a diventare un punto di ingresso essenziale quando si inizia la giornata lavorativa, proprio come Outlook. Tutti i giorni, quando si va sul computer al lavoro, si apre Outlook per le e-mail. Ma dovresti fare lo stesso con Teams: tutte le tue conversazioni di collaborazione interiore saranno su Teams.
00:05:20
Cosa consentono teams? Comunicazione flessibile in tempo reale, il contenuto e la cronologia sono disponibili in qualsiasi momento, incluse le sessioni incrociate Teams visibili a tutti i membri del team.
00:05:33
È integrato in SharePoint e OneNote. C'è una forte integrazione con la suite Office.
00:05:42
E area di lavoro personalizzabile per includere contenuti e funzionalità che i team utilizzano ogni giorno.
00:05:53
Andiamo avanti. Parleremo di collaborazione.
00:05:59
Comprendere la vostra collaborazione: Al giorno d'oggi, Outlook è l'EDMS personale dell'utente (Electronic Document Management System).
00:06:12
E 'Beh, si sta andando a trovare indietro un sacco di documenti, ma è un po 'strano dire che ci accingiamo a trovare tutti i nostri documenti in Outlook, perché quando si inviano file via e-mail, l'unico modo per recuperare quei file è nelle e-mail. Ma ne parleremo tra un po'.
00:06:32
In Outlook, le informazioni vengono memorizzate e contenute nel messaggio: Tabelle, immagini, allegati.
00:06:42
Gli allegati e le diverse o più versioni di un documento vengono memorizzati in esso.
00:06:50
Ma la quota di archiviazione dei messaggi è insufficiente. Non abbiamo spazio infinito in Outlook e stiamo andando a moltiplicare quegli allegati, immagini, ecc. Quindi lo stoccaggio è insufficiente.
00:07:11
Le riunioni e le note della riunione vengono memorizzate. Quando si organizza una riunione in Outlook, si stanno andando a trovare tutte le note su questa riunione qui.
00:07:23
Passi del tempo alla ricerca di informazioni. Hai migliaia di e-mail e devi cercare, filtrare per ritrovarli.
00:07:34
Naturalmente, la gestione delle e-mail è dispendiosa in termini di tempo e dannosa per la produttività
00:07:41
perché si perdono ore perché è necessario filtrare, organizzare ecc. Ci vuole un sacco di tempo.
00:07:51
Memorizzare le stesse informazioni dei colleghi in file diversi e chiedere loro di trasmetterlo quando non è possibile trovarle. Quando qualcuno invia un'e-mail a 10 persone con allegati in, quelle stesse persone stanno per avere l'allegato. Ma non puoi ritrovarlo a causa di troppe e-mail, quindi chiederai ai tuoi colleghi di rispedirlo.
00:08:14
Si sta per avere 2.000 o 3.000 e-mail con gli stessi allegati in esso, perché non è possibile trovarli di nuovo in Outlook.
00:08:23
Ciò richiede molto tempo e spazio di archiviazione.
00:08:30
Perdere messaggi sarebbe un disastro per l'azienda. All'interno e-mail, hai un sacco di informazioni importanti, allegati, file, documenti.
00:08:43
Il problema qui è che li abbiamo in Outlook, quindi non abbiamo intenzione di scaricarli perché li abbiamo nella nostra casella di posta.
00:08:52
Ma un giorno, può verificarsi un problema e le tue e-mail andranno perse insieme a e-mail importanti, informazioni e documenti.
00:09:06
Cosa faremo? Non possiamo fare nulla, perderemo i nostri messaggi. Sarà un disastro.
00:09:13
Quando i dipendenti lasciano, i loro messaggi possono essere trasferiti a un altro dipendente in modo da avere. Supponiamo che tu abbia trascorso 10 anni in un'azienda.
00:09:25
Oggi, il tuo collega che ha lavorato anche nella tua azienda se ne sta andando.
00:09:31
Quindi tutte le sue e-mail, 10 anni di e-mail saranno trasferite a chi? a voi.
00:09:41
Quindi hai in totale 20 anni di e-mail nella tua casella di posta di Outlook.
00:09:49
Possiamo dire che sta per essere molto difficile da memorizzare che e di trovare qualcosa in termini di informazioni o allegati in esso.
00:10:02
Come sappiamo, gli utenti sono appassionati di e-mail. Alcuni li usano anche troppo.
00:10:08
Nel 2016 sono state scambiate ogni giorno in tutto il mondo 250 miliardi di email.
00:10:20
Nel 2020, le previsioni prevedono 258 miliardi.
00:10:26
Ti immagini ogni giorno? 285 miliardi, è un bel po '.
00:10:36
Vedremo subito le migliori pratiche che possiamo avere in Teams.
00:10:43
Dimenticare le e-mail e quelle abitudini che richiedono tempo che abbiamo.
00:10:51
Le nostre 10 best practice di collaborazione in Teams.
00:11:00
Best practice No.1: Sono pronto ad adottare Teams con il mio team. Quali sono le best practice per incoraggiare il mio team ad adottarlo? Le procedure consigliate in Teams:
00:11:13
È innanzitutto necessario specificare le linee guida, come vengono utilizzati i team e perché.
00:11:24
La chiave consiste nello specificare le linee guida definite e il modo in cui viene utilizzato e per quale scopo. Microsoft Teams è molto più intuitivo rispetto all'invio di un messaggio a più persone con vari allegati durante il brainstorming o la collaborazione. Siate rigorosi riguardo all'applicazione di questa regola. Potrebbero volerci alcune settimane per le persone per abituarsi a lavorare in questo modo. Ma una volta che diventa un'abitudine, è un modo molto più efficace di lavorare.
00:11:54
Evita di creare troppi team e canali. Basta fare in modo di non impazzire con la creazione di tonnellate di canali.
00:12:03
Se è dispendioso in termini di tempo trovare informazioni nella nostra lista di e-mail, sarà anche dispendioso in termini di tempo per trovare informazioni in un elenco di 100 canali.
00:12:18
Impostare una convenzione di denominazione e classificazioni. Tieni presente che Microsoft Teams è destinato a una collaborazione coerente: chat, documento, attività all'interno di un gruppo collettivo di persone, che si tratti di un reparto o di un team di progetto.
00:12:34
Convenzione di denominazione e classificazioni per evitare lo slittamento del linguaggio, la denominazione generica dei canali per evitare molteplicità.
00:12:42
Faciliterà l'accesso a questi documenti, conversazioni e varie informazioni per i nuovi dipendenti del team.
00:12:55
Quindi, seconda procedura consigliata:
00:13:00
Decine di messaggi sono circa lo stesso argomento.
00:13:05
Qual è la migliore pratica in Teams?
00:13:07
Per cominciare, dobbiamo centralizzare gli argomenti.
00:13:11
Abilita la collaborazione in tempo reale.
00:13:15
Dobbiamo creare un canale per ogni progetto, rimuoviamo le schede non necessarie.
00:13:23
E gestire la visualizzazione delle vostre squadre preferite.
00:13:29
Aggiungi squadre importanti ai favoriti per ritrovarli in cima alle squadre.
00:13:37
Canali e team nascosti: abbiamo un progetto che è finito, ma per qualche motivo dobbiamo tornare su questi team per trovare informazioni. Nascondiamoli.
00:13:51
Se nascondiamo squadre e canali, sono ancora qui. Non vengono eliminati, sono ancora in Squadre ma saranno nascosti
00:14:01
in fondo alla lista dei nostri team. Possiamo ritrovarli, ma almeno è molto più organizzato.
00:14:12
Possiamo anche archiviare i team con i progetti completati.
00:14:16
Quando abbiamo finito con una squadra, tutto è fatto, non ne abbiamo più bisogno, possiamo archiviarlo.
00:14:24
Questa squadra sarà negli archivi. Non abbiamo bisogno di tornare su di esso, ma l'abbiamo archiviato.
00:14:34
Continuiamo con la procedura consigliata N. 3:
00:14:39
Spesso mi scambiano messaggi con lo stesso gruppo di persone.
00:14:45
Le procedure consigliate in Teams:
00:14:47
Usa le conversazioni del team, in modo da non perdere la cronologia.
00:14:53
Se si inviano e-mail o utilizzare Skype per inviare informazioni, in un momento o un altro si sta andando a perdere traccia di tutto.
00:15:07
In Skype e Outlook se è necessario cercare minuti e minuti per trovare informazioni, non ne vale la pena.
00:15:16
In Teams, hai un feed di conversazione, devi solo scorrere verso l'alto e verso il basso per trovare le informazioni.
00:15:25
Puoi anche creare nuovi argomenti in modo che altre persone possano rispondere ad essi.
00:15:31
Risparmierai tempo per trovare la risposta.
00:15:35
È possibile creare diversi argomenti e nei commenti di questi argomenti troverete le informazioni. Puoi rispondere agli argomenti esistenti arricchendoli con GIF, emoji o adesivi.
00:15:51
Permetterà lo scambio rapido, mostrando note o calendari e documenti. Con GIF, emoji e adesivi, puoi avere conversazioni più casuali, sarà più interessante avere alcune icone, ecc.
00:16:13
Convertire uno scambio di testo in una riunione video faccia a faccia.
00:16:19
Hai un sacco di informazioni da trasmettere al tuo collega.
00:16:24
Se inizi a scrivere l'equivalente di un libro in Teams, sarà difficile trovare informazioni o anche leggerle tutte.
00:16:38
È possibile creare una riunione video faccia a faccia.
00:16:41
Si scambiano informazioni con il vostro collega, il vostro partner e lui non è dalla parte di questa riunione in modo da poter scrivere informazioni importanti e quello meno importante sarà solo nella vostra mente.
00:16:59
Continuiamo con le migliori pratiche N. 4:
00:17:05
Ho bisogno di distinguere quando vengo copiato o quando sono il destinatario principale di un'azione.
00:17:13
Le migliori pratiche in Teams: Useremo le menzioni. In Teams, puoi menzionare le persone con l'indirizzo usign Riceveranno notifiche e i nomi saranno in viola.
00:17:29
In questo modo le persone sapranno quando sono il destinatario principale di un'azione.
00:17:35
Se sono presenti solo copiati, possono leggerlo se lo desiderano.
00:17:41
Per essere sempre informati sulle nuove pubblicazioni è possibile seguire i canali. È possibile in Teams seguire i canali e ricevere le notifiche quando c'è una nuova pubblicazione.
00:17:54
Sarete sempre pronti a ricevere queste nuove informazioni.
00:18:02
Mascherate quelli che non vi riguardano.
00:18:06
In Teams è possibile mascherare i canali. Non li nasconderai per tutti, solo per te.
00:18:17
Nel tuo progetto attuale in Teams ci sono schede sul marketing ma non lavori nel marketing, non è importante per te. Puoi nasconderlo e troverai solo i diversi canali che sono interessanti per te.
00:18:32
Rimani informato con gli avvisi di attività.
00:18:38
Nelle schede attività di Teams, troveremo tutti gli avvisi e le notifiche sulle cose che ti riguardano. Quando segui un canale, quando qualcuno ti menziona.
00:18:55
Devi solo andare negli avvisi e troverai le diverse notifiche.
00:19:03
Continuiamo con la procedura consigliata N. 5:
00:19:08
Inoltro regolarmente messaggi per informare le persone. La procedura consigliata in Teams: utilizzare la scheda wiki come diario del team.
00:19:18
Se hai molte informazioni o messaggi da inoltrare a tutti ogni volta, queste persone fanno parte dei tuoi team. Vai sulla scheda Wiki.
00:19:31
In esso, si può mettere formazione importante.
00:19:34
Invece di inoltrare messaggi alle stesse 10 persone ogni giorno, vai in Wiki.
00:19:40
Mettere il messaggio importante qui e quelle 10 persone saranno in grado di leggerlo con un clic: Meno e-mail e modo più veloce per trovare informazioni.
00:19:54
Puoi anche aggiungere un netbook per raccogliere note e conoscenze. Creare un blocco appunti del team e, ad esempio in Office 365 NoteBook o OneNote, è possibile aggiungere note, conoscenze, immagini e così via.
00:20:11
È possibile inserire un collegamento in una conversazione per evidenziare un documento.
00:20:16
Hai un documento nella tua libreria Teams e puoi prendere il link, metterlo in una conversazione e tutti accederanno al documento semplicemente facendo clic su di esso.
00:20:30
È un modo più rapido per scambiare e collaborare a un documento.
00:20:37
È possibile utilizzare le schede per accedere ad altri servizi.
00:20:40
In Teams è possibile aggiungere servizi nelle schede. Ci sono un sacco di diverse applicazioni possibili e si può anche utilizzare i social network come LinkedIn, Trello, Jira, ecc.
00:20:56
È inoltre possibile inserire diversi documenti nelle schede. Puoi chiedere ai contatti di inviare un'email direttamente al canale perché in Teams è possibile inviare un'email a un indirizzo e-mail specifico e questo indirizzo e-mail è il Team.
00:21:15
Nel canale, l'e-mail apparirà come un messaggio normale, una normale conversazione.
00:21:24
Continuiamo con la procedura consigliata N. 6: spesso invio e ricevo messaggi di posta elettronica per aggiornare i documenti e la mia quota di archiviazione è insufficiente.
00:21:35
Hai il tuo documento, i tuoi colleghi lo aggiornano, ne inviano uno nuovo. Poi si aggiorna, si invia indietro, ecc. Quindi hai 10 allegati che sono le stesse e-mail ma aggiornati ogni volta.
00:21:51
La procedura consigliata in Teams: facilitare la collaborazione sui documenti. I documenti condivisi da Teams vengono archiviati nella raccolta documenti del sito di SharePoint associato. Un sito di SharePoint viene creato per archiviare documenti, non come Outlook. Viene creata una cartella nella libreria per ogni canale. Quindi in SharePoint si dispone di una cartella e questa cartella sarà diversa per ogni canale.
00:22:21
Cartella per il canale 1, il canale 2, ecc.
00:22:24
Condividere file come collegamenti. È possibile utilizzare i collegamenti per condividere documenti.
00:22:32
Si condividono documenti in un'unica posizione, ad esempio SharePoint e si copia il collegamento di condivisione per inviarlo a un utente.
00:22:40
Questa persona non dovrà memorizzarlo da nessuna parte, è solo un link.
00:22:47
È possibile lavorare con più persone su un documento. È possibile co-modificare i documenti aperti in Teams online o tramite il client pesante (il software sul computer). Il controllo della versione è abilitato per impostazione predefinita per il documento condiviso. È possibile controllare diverse versioni: nel caso in cui ci sia qualche problema in una versione, si può tornare a quella più recente.
00:23:12
È possibile discutere durante la modifica. È possibile discutere con le riunioni direttamente in Teams o tramite una conversazione di chat aperta quando si modifica un documento e in modo da poter discutere con i colleghi.
00:23:29
Quindi, la procedura consigliata n. 7:
00:23:35
Spesso mando gli stessi allegati.
00:23:40
Le procedure consigliate nei team: personalizzare le schede per semplificare l'accesso ai file ricorrenti. Si crea una scheda che riguarda un documento e facendo clic su di esso si accederà.
00:23:54
Copiare il collegamento a un documento per inserirlo in una conversazione. Si copia il link, si va nella conversazione, al commento e si mette il link qui. Tutti saranno in grado di accedervi.
00:24:06
Se si desidera che vengano visualizzati, aggiungere documenti alla conversazione anziché alla scheda File. La scheda File è quello di memorizzare i documenti, ma nella conversazione, si invia il documento e tutti lo vedranno direttamente.
00:24:23
Non c'è bisogno di andare nella libreria di file, sarà nella conversazione.
00:24:29
La migliore pratica n. 8: Cerco spesso informazioni.
00:24:36
In Teams, è possibile salvare i messaggi importanti. Salvandoli, puoi trovarli facilmente.
00:24:44
Puoi aggiungere le tue conversazioni. Si pin e si sarà in grado di trovarli indietro più veloce.
00:24:51
Utilizzare i filtri nei flussi di attività. Utilizzando i filtri, è possibile trovare informazioni specifiche più velocemente.
00:24:59
Utilizzare il motore di ricerca e i filtri. Se sappiamo quello che stiamo cercando, utilizzando il motore di ricerca e i filtri ci vorrà molto meno tempo di quanto facciamo su Outlook per esempio.
00:25:14
Best practice no. 9: Spesso perdo tempo nelle riunioni, vorrei essere più efficiente.
00:25:22
La procedura consigliata in Teams: With Meet Now, puoi passare facilmente e rapidamente da una conversazione a una riunione improvvisata.
00:25:30
È possibile promuovere conferenze audio e video ed è possibile registrare riunioni per renderle disponibili ad altri membri del team assenti.
00:25:41
Tutte le tue riunioni verranno memorizzate e potrai inviarle a persone che non sono qui.
00:25:48
Best practice N. 10: durante le riunioni, condivido informazioni con altre persone.
00:26:00
Best practice in Teams: condividi lo schermo, è molto più facile condividere le informazioni se le persone possono vederle.
00:26:07
Configurare un blocco note di condivisione per pubblicare in modo condiviso la creazione di note durante le riunioni. Se abbiamo 10 persone in riunione, quindi 10 blocchi note e 10 note da mettere nello stesso blocco note sarebbe troppo lungo. Se abbiamo un solo blocco note per 10 persone e tutti possono co-pubblicarlo, sarà più facile e veloce e potrai scambiare informazioni tramite conversazione durante la riunione.
00:26:35
Poi abbiamo una best practice bonus: spesso mando attaccamento alle persone in movimento.
00:26:41
Procedura consigliata: installare l'applicazione per dispositivi mobili. Entra in team sullo smartphone in modo da poter portare i tuoi team con te. Con l'app mobile puoi trovare team, canali, documenti, conversazioni e schede direttamente sul tuo smartphone. È perfetto quando sei in movimento.
00:27:05
Come diffondere e condividere le best practice?
00:27:10
Devi fare affidamento su una rete di ambasciatori. Spiega il significato della trasformazione.
00:27:17
Influenzeranno all'interno dei team, attraverso conversazioni informali che aiuteranno le conoscenze a essere diffuse e ancorate in modo più efficace. Imparare attraverso i colleghi è uno dei metodi più efficaci e ampiamente utilizzati.
00:27:33
Rassicurarli: Avranno paura perché è nuovo, devi rassicurarli. Dal momento che hanno testato gli strumenti, capitalizzeranno e accumuleranno esperienza per trasformarla in conoscenza. Condividi il loro feedback su di esso.
00:27:50
Poi dobbiamo aumentare la consapevolezza e formare i dipendenti.
00:27:56
Utilizzare la piattaforma digitale collaborativa, offrirà una formazione adattata utilizzando casi concreti. Proporre brevi risorse di formazione: video tutorial, scenari di casi di utilizzo e così via.
00:28:08
Configurare riunioni fisiche dedicate. Lo scopo sarà quello di consentire un miglioramento continuo in ogni entità per affrontare questioni trasversali come le iniziative locali.
00:28:21
Non trascurare la costruzione della conoscenza in quanto consente di ancorare nuove pratiche nelle abitudini a lungo termine.
00:28:36
Prossimamente: Corsi sulle migliori pratiche.
00:28:44
In conclusione, Microsoft Teams è ideale per la comunicazione quotidiana e la collaborazione all'interno di un reparto, un team di progetto o un gruppo di persone che lavorano a stretto contatto con un obiettivo comune o un risultato finale. L'outlook è per cose formali. Utilizzare Teams per le attività quotidiane.
00:29:07
Se hai domande, puoi chiederle direttamente nella chat.
00:29:15
Per coloro che non hanno domande, vi ringrazio per essere qui oggi. Fate buon uso di ciò che avete imparato e vi auguro di avere una bella giornata.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:10
大家好，歡迎參加本次網路研討會，討論"團隊中有哪些最佳實踐？"您可能已經注意到您的麥克風已關閉，因為在今天的培訓課程中有很多參與者，因此，如果每個人都打開麥克風，將會非常嘈雜。此培訓課程的麥克風將關閉。讓我們現在就開始吧。
00:00:40
開始一些說明：關閉呼叫等待，如果您在本次網路研討會期間接了另一個電話，所有參與者都會聽到暫停的音樂。
00:00:51
麥克風已靜音，並會考慮隨時保持螢幕啟動狀態。如果您一小會兒不觸摸電腦，它將進入睡眠模式。如果您進入睡眠模式，您將自動從此網路研討會斷開連接，並且有時間重新連接到該模式，因此您將丟失資訊。
00:01:16
所以今天，我們有30分鐘的時間看到不同的東西。首先，簡介：團隊的目的是什麼？我們要談談團隊。但團隊的用途是什麼？我們要怎麼處理它？
00:01:32
然後，瞭解您的協作。
00:01:36
在團隊中，我們可以做些什麼？我們將理解這一切。
00:01:45
團隊中的 10 個協作最佳實踐。今天是關於團隊最佳實踐的網路研討會，所以我們當然會看到他們。
00:01:56
如何傳播和分享最佳實踐。瞭解最佳實踐是一回事，但在公司中分享和傳播它們是另一回事。最後，我們將得出結論。
00:02:12
現在的目標是確定使用團隊的最佳做法，並鼓勵公司在團隊中進行協作。也是在本次培訓課程結束時，
00:02:26
如果您在 Teams 中還有其他我們今天未展示的良好做法，則可以在聊天中編寫它們。我現在要在聊天中發送一條消息，讓你看到它。
00:02:40
我們將能夠發送您的最佳實踐，以便我們找回它們。
00:02:50
首先，簡介：團隊的目的是什麼？正如您在螢幕上看到的，Microsoft 已部署了如何使用其通信應用程式的圖形表示形式，因為我們有團隊、Yammer 和 Outlook。我們有內迴圈、外環和開環。與 Outlook 相比，在談論團隊時，請務必記住。
00:03:22
首先，我們有外部迴圈在右側與 Yammer。
00:03:31
帶有 Yammer 和 Outlook 的外部迴圈。它也被稱為開放迴圈。Outlook 是為您的開放迴圈製作的：您可以向具有電子郵件地址的任何人發送電子郵件。但是，你應該時刻小心你寫在你的郵件
00:03:53
擔心某人的重要可能接受它作為轉移。電子郵件更正式，更具體，更不武斷。Outlook 應該用於向客戶、供應商等發送官方消息。
00:04:10
然後，我們有內部迴圈。
00:04:17
我們有團隊團隊實際上是為內部迴圈（內部迴圈）而製作的。想想你與工作的人，包括公司外部的人經常交談。
00:04:34
以及您查看的檔。
00:04:38
團隊是合適的工作地點。對話是非正式的、簡短的和直接的。
00:04:45
您與非常團結的團隊合作，其中包括不屬於您網路的外部人員。
00:04:54
當您開始工作日時，團隊註定會成為一個基本的切入點，就像 Outlook 一樣。每天，當您在工作時使用電腦時，您會打開 Outlook 的電子郵件。但是，您應該對團隊執行相同的操作：所有內部協作對話都將在團隊中進行。
00:05:20
團隊允許什麼？靈活的即時溝通，內容和歷史記錄隨時可用，包括所有團隊成員可見的團隊跨會話。
00:05:33
它集成到 SharePoint 和 OneNote。與 Office 套件有很強的集成。
00:05:42
可自訂的工作區，包括團隊每天使用的內容和功能。
00:05:53
繼續吧我們將討論協作。
00:05:59
瞭解您的協作：如今，Outlook 是使用者的個人 EDMS（電子文件管理系統）。
00:06:12
嗯，你會找到很多檔，但它是有點奇怪，說我們會找到我們所有的檔到Outlook，因為當你通過電子郵件發送檔，唯一的方法檢索這些檔是在電子郵件。但是我們要談談這個問題。
00:06:32
在 Outlook 中，資訊被存儲並包含在郵件中：表、圖片、附件。
00:06:42
文檔的附件和不同或多個版本存儲在文檔中。
00:06:50
但是消息存儲配額不足。我們在 Outlook 中沒有無限的空間，我們將將這些附件、圖片等相乘。因此，存儲不足。
00:07:11
會議筆記被存儲。在 Outlook 中組織會議時，您將在此處找到有關此會議的所有筆記。
00:07:23
你花時間尋找資訊。您有數千封電子郵件，您必須搜索、篩選以重新查找它們。
00:07:34
當然，管理電子郵件既耗時又不利於工作效率
00:07:41
因為你失去了幾個小時，因為你需要過濾，組織等。這需要很多時間。
00:07:51
您將與同事相同的資訊存儲在不同的檔中，並在找不到時要求他們傳輸這些資訊。當有人向 10 個包含附件的人發送電子郵件時，這些人將具有附件。但是，由於電子郵件太多，您無法找回它，因此您將要求您的同事將其發送回。
00:08:14
您將有 2，000 或 3，000 封具有相同附件的電子郵件，因為您在 Outlook 中找不到它們。
00:08:23
這既費時又費時間。
00:08:30
丟失消息對公司來說將是一場災難。在電子郵件中，您有很多重要資訊、附件、檔、文檔。
00:08:43
這裡的問題是，我們有他們在Outlook，所以我們不打算下載他們，因為我們有他們的郵箱。
00:08:52
但有一天，問題可能發生，您的電子郵件將丟失以及重要電子郵件、電子郵件、資訊和文檔。
00:09:06
我們該怎麼辦？我們不能做任何事情，我們將失去我們的資訊。這將是一場災難。
00:09:13
當員工離開時，他們的消息可能會轉移到其他員工，這樣您就會收到。假設您在一家公司工作了10年。
00:09:25
今天，在貴公司工作的同事將離開。
00:09:31
那麼，他的所有電子郵件，10年的電子郵件將被轉移到誰？給你
00:09:41
因此，Outlook 收件匣中總共包含 20 年的電子郵件。
00:09:49
我們可以說，這將是非常困難的存儲，並找到任何資訊或附件。
00:10:02
正如我們所知，使用者喜歡電子郵件。有些人甚至用得太多。
00:10:08
2016 年，全球每天交換 2500 億封電子郵件。
00:10:20
到2020年，預測預測為2580億。
00:10:26
你想像每一天嗎？285億，這是相當多。
00:10:36
現在，我們將看到團隊中可以採用的最佳實踐。
00:10:43
忘記電子郵件和那些有耗時的習慣。
00:10:51
我們在團隊中的 10 種協作最佳實踐。
00:11:00
最佳實踐 1：我準備與我的團隊一起採用團隊。鼓勵我的團隊採用它的最佳做法是什麼？團隊的最佳實踐：
00:11:13
您首先需要指定指南、如何使用團隊以及使用原因。
00:11:24
關鍵是指定定義的準則、如何使用指南以及用於什麼目的。Microsoft Teams 比在頭腦風暴或協作時向具有各種附件的幾個人發送消息要直觀得多。嚴格執行此規則。人們可能需要幾周的時間才能習慣這種方式。但是，一旦它成為一種習慣，是一種更有效的工作方式。
00:11:54
避免創建過多的團隊和管道。只要確保你不會因為創造數以噸計的管道而發瘋。
00:12:03
如果我們的電子郵件清單中查找資訊非常耗時，那麼在 100 個通道清單中查找資訊也非常耗時。
00:12:18
設置命名約定和分類。請記住，Microsoft Teams 旨在進行一致的協作：聊天、文檔、一組人的任務，無論是部門還是專案團隊。
00:12:34
命名約定和分類，避免語言滑移，通用通道命名，避免多重性。
00:12:42
它將便於團隊中的新員工訪問這些檔、對話和各種資訊。
00:12:55
然後，第二個最佳實踐：
00:13:00
幾十條消息是關於同一主題的。
00:13:05
團隊中的最佳實踐是什麼？
00:13:07
首先，我們必須集中主題。
00:13:11
實現即時協作。
00:13:15
我們必須為每個專案創建一個通道，刪除不必要的選項卡。
00:13:23
並管理您最喜愛的團隊的顯示。
00:13:29
將重要團隊添加到我的最愛中，以在團隊頂部找到它們。
00:13:37
隱藏的管道和團隊：我們有一個專案已經結束，但出於某種原因，我們必須回到這些團隊，以找到資訊。我們把他們藏起來吧
00:13:51
如果我們隱藏團隊和管道，他們仍然在這裡。它們不會被刪除，它們仍在團隊中，但它們將被隱藏
00:14:01
在我們的團隊清單的底部。我們可以找到他們回來，但至少它的方式更有條理。
00:14:12
我們還可以將已完成的專案存檔團隊。
00:14:16
當我們與一個團隊一起結束的時候，一切都完成了，我們不再需要它了，我們可以存檔它。
00:14:24
這個團隊將在檔案館裡。我們不需要回去，但我們存檔了它。
00:14:34
讓我們繼續最佳實踐 3：
00:14:39
我經常與同一群人交換資訊。
00:14:45
團隊的最佳實踐：
00:14:47
使用團隊對話，這樣您就不會丟失歷史記錄。
00:14:53
如果您發送電子郵件或使用 Skype 發送資訊，您隨時將失去對一切的跟蹤。
00:15:07
在 Skype 和 Outlook 中，如果您需要搜索分鐘和分鐘來查找資訊，則不值得。
00:15:16
在 Teams 中，您有一個對話源，只需向上滾動並向下滾動以查找資訊。
00:15:25
您還可以創建新主題，以便其他人可以回應它們。
00:15:31
您將節省時間來找到答案。
00:15:35
您可以創建不同的主題，在這些主題的評論中，您將找到資訊。您可以通過使用 GIF、表情符號或貼紙豐富現有主題來回答它們。
00:15:51
它將允許快速交換，顯示筆記或日曆和檔。與GIF，表情符號和貼紙，你可以有更多的休閒對話，這將是更有趣的，有一些圖示，等等。
00:16:13
將文本交換轉換為面對面的視訊會議。
00:16:19
您有很多資訊要傳遞給您的同事。
00:16:24
如果您開始在 Teams 中編寫相當於一本書的書，則很難找到資訊，甚至難以閱讀所有資訊。
00:16:38
您可以創建面對面的視訊會議。
00:16:41
您與您的同事、合作夥伴交換資訊，而他不在會議一邊，因此您可以撰寫重要資訊，而不太重要的資訊只會出現在您的腦海中。
00:16:59
讓我們繼續最佳實踐 4：
00:17:05
我需要區分何時被覆制或何時我是操作的主要接收者。
00:17:13
團隊的最佳實踐：我們將使用提及。在"團隊"中，您可以通過 usign @來提及人員。他們將收到通知，名稱將是紫色的。
00:17:29
這樣，人們就會知道他們何時是行動的主要接受者。
00:17:35
如果只複製了 ，他們可以閱讀它，如果他們想要。
00:17:41
要隨時瞭解新出版物，您可以關注頻道。在 Teams 中，當有新的出版物時，可以跟蹤頻道並收到通知。
00:17:54
您隨時可以接收這些新資訊。
00:18:02
掩蓋那些與你無關的人。
00:18:06
在團隊中，您可以遮罩頻道。你不會隱藏他們為每個人，只為你。
00:18:17
在團隊中的當前專案中，有關于市場行銷的選項卡，但您不從事市場行銷工作，這對您並不重要。你可以隱藏它，你只會找到回來不同的管道，是有趣的你。
00:18:32
隨時瞭解活動警報。
00:18:38
在 Teams 中的活動選項卡中，我們將找到有關您關注事項的所有警報和通知。當你關注一個頻道時，當有人提到你。
00:18:55
你只需要進入警報，你會發現不同的通知。
00:19:03
讓我們繼續最佳實踐 5：
00:19:08
我定期轉發資訊，告訴人們。團隊的最佳實踐：將 wiki 選項卡用作團隊日誌。
00:19:18
如果您每次都要轉發大量資訊或消息，則這些人在您的團隊中。轉到"維琪"選項卡。
00:19:31
在它，你可以把重要的形成。
00:19:34
不要每天將消息轉發給10個人，而是進入Wiki。
00:19:40
把重要的消息在這裡，這10個人將能夠閱讀它一鍵：更少的電子郵件和更快的方式找到資訊。
00:19:54
您還可以添加上網本來收集筆記和知識。創建團隊筆記本，就像在 Office 365 Notebook 或 OneNote 中一樣，您可以添加筆記、知識、圖像等。
00:20:11
您可以在對話中放置連結以突出顯示文檔。
00:20:16
您的 Teams 庫中有一個文檔，您可以獲取該連結，將其放入對話中，只需按一下該文檔，每個人都會訪問該文檔。
00:20:30
這是一種在文檔上進行交換和協作的更快方式。
00:20:37
您可以使用選項卡訪問其他服務。
00:20:40
在"團隊"中，您可以在選項卡中添加服務。有很多不同的可能的應用程式，您還可以使用社交網路，如LinkedIn，特雷羅，吉拉等。
00:20:56
您還可以在選項卡中放置不同的文檔。您可以要求連絡人直接向管道發送電子郵件，因為 Teams 中可以向特定電子郵件地址發送電子郵件，並且此電子郵件地址是 Teams。
00:21:15
在頻道中，電子郵件將顯示為普通郵件，即正常對話。
00:21:24
讓我們繼續最佳實踐 6：我經常發送和接收電子郵件來更新文檔，並且我的存儲配額不足。
00:21:35
您有文檔，您的同事更新它，他們發送一個新的。然後，你更新它，你發送回來，等等。然後，你有10個附件，這是相同的電子郵件，但每次更新。
00:21:51
團隊的最佳實踐：促進文檔協作。Teams 共用的文檔存儲在關聯的 SharePoint 網站的文件庫中。SharePoint 網站用於存儲文檔，而不是類似于 Outlook。在庫中為每個通道創建一個資料夾。因此，在 SharePoint 中，您有一個資料夾，每個通道的此資料夾將有所不同。
00:22:21
通道 1、通道 2 等的資料夾。
00:22:24
以連結身份共用檔。您可以使用連結共用文件。
00:22:32
例如，您可以在一個位置共用文件，然後複製共用連結以將其發送給某人。
00:22:40
此人將不必將其存儲在任何位置，它只是一個連結。
00:22:47
您可以在文檔上與幾個人一起工作。您可以共同編輯線上或通過重用戶端（電腦上的軟體）在 Teams 中打開的文檔。預設情況下，共用文件啟用版本控制。您可以控制不同的版本：如果版本有問題，您可以返回最新版本。
00:23:12
您可以在修改時進行討論。您可以在編輯文檔時直接在 Teams 中或通過打開的聊天對話與會議進行討論，以便您可以與同事進行討論。
00:23:29
然後，最佳實踐 7：
00:23:35
我經常發送相同的附件。
00:23:40
團隊的最佳實踐：自訂選項卡，以便更輕鬆地訪問定期檔。創建一個與文檔有關的標籤，通過按一下該選項卡，您將訪問它。
00:23:54
將連結複製到文檔以將其放入對話中。複製連結，進入對話，到注釋，並將連結放在此處。每個人都可以訪問它。
00:24:06
如果希望看到文檔，則將文檔添加到對話中，而不是"檔"選項卡。"檔"選項卡用於存儲文檔，但在對話中，您發送文檔，每個人都會直接看到它。
00:24:23
不需要進入檔庫，它將在對話中。
00:24:29
第8號：我經常尋找資訊。
00:24:36
在 Teams 中，您可以保存重要郵件。通過保存它們，您可以輕鬆地找到它們。
00:24:44
您可以固定對話。你固定他們，你將能夠更快地找到他們回來。
00:24:51
在活動流中使用篩選器。通過使用篩選器，您可以更快地找到特定資訊。
00:24:59
使用搜尋引擎和篩檢程式。如果我們知道我們正在尋找什麼，通過使用搜尋引擎和篩檢程式，我們將採取的時間比我們在Outlook上做的要少得多。
00:25:14
最佳實踐9：我經常浪費時間在會議中，我想提高效率。
00:25:22
團隊的最佳實踐：現在開會，您可以輕鬆快速地從對話切換到即席會議。
00:25:30
您可以推廣音訊和視訊會議，還可以錄製會議，以便其他缺席的團隊成員可以使用這些會議。
00:25:41
您的所有會議都將存儲，您可以將其發送給不在這裡的人員。
00:25:48
第10號最佳實踐：在會議期間，我與其他人分享資訊。
00:26:00
Teams 中的最佳實踐：共用螢幕，如果使用者可以看到，則共用資訊更容易。
00:26:07
設置共用記事本，在會議期間共同發佈筆記。如果我們有10個人參加會議，那麼把10個記事本和10個記事本放在同一個記事本上會太長。如果我們只有一個記事本，10人，每個人都可以共同發佈它，這將是更容易和更快，你可以通過對話在會議期間交換資訊。
00:26:35
然後，我們有一個獎金最佳實踐：我經常發送附件的人移動。
00:26:41
最佳實踐：安裝移動應用程式。團隊在智慧手機上，因此您可以帶著您的團隊。借助移動應用程式，您可以直接在智慧手機上找到團隊、頻道、文檔、對話和選項卡。當你在移動時，這是完美的。
00:27:05
如何傳播和分享最佳實踐？
00:27:10
你必須依靠大使網路。解釋轉換的含義。
00:27:17
他們將通過非正式對話在團隊內部施加影響，這將有助於更有效地傳播和錨定知識。通過同事學習是最有效、應用最廣泛的方法之一。
00:27:33
向他們保證：他們會害怕，因為它是新的，你必須讓他們放心。由於他們已經測試了這些工具，他們將利用和積累經驗，將其轉化為知識。分享他們對此的回饋。
00:27:50
然後，我們必須提高認識和培訓員工。
00:27:56
使用協作數位平臺，它將使用具體案例提供經過調整的培訓。建議簡短的培訓資源：教程視頻、用例場景等。
00:28:08
設置專門的物理會議。目的是使每個實體能夠不斷改進，以解決諸如地方倡議等貫穿各領域的問題。
00:28:21
不要忽視知識建設，因為它使新的實踐長期植根于習慣。
00:28:36
即將推出：有關最佳實踐的課程。
00:28:44
總之，Microsoft 團隊非常適合部門、專案團隊或團隊內部的日常溝通和協作，他們緊密地合作，共同實現一個目標或可交付成果。展望是正式的事情。將團隊用於日常任務。
00:29:07
如果您有任何問題，您可以在聊天中直接詢問他們。
00:29:15
對於那些沒有問題的人，我感謝你今天來到這裡。好好利用你學到的東西，我希望你有一個美好的一天。

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:10
こんにちは皆さん、このウェビナーへようこそ「チームのベストプラクティスは何ですか?」今日のトレーニングセッションには参加者が多いので、マイクがオフになっているのに気づいたかもしれませんが、誰もがマイクをオンにしていると非常に騒々しいです。このトレーニング セッションでは、マイクがオフになります。さあ始めよう
00:00:40
開始するいくつかの指示: このウェビナー中に別の電話をかける場合は、通話待ち時間をオフにすると、保留中の音楽はすべての参加者によって聞こえます。
00:00:51
マイクはミュートされており、常に画面をアクティブに保つことを考えます。しばらくコンピュータに触れないと、スリープモードになります。スリープ モードにすると、このウェビナーから自動的に切断され、再接続する時間が生まれるため、情報が失われます。
00:01:16
今日は30分でいろいろなものを見る時間があります。まず、導入: チームは何に使用されますか?チームについて話します。しかし、チームの使用は何ですか?どうするつもりだ?
00:01:32
次に、コラボレーションを理解します。
00:01:36
Teams でのコラボレーションに関して何ができますか?私たちはこのすべてを理解します。
00:01:45
Teams の 10 のコラボレーションのベスト プラクティス。今日はチームのベストプラクティスに関するウェビナーですので、もちろん見ていきます。
00:01:56
ベスト プラクティスを広め、共有する方法。ベスト プラクティスについて知っておく必要がありますが、社内で共有して広めるのも別のことです。最後に、最後に結論を出します。
00:02:12
今日の目的は、Teams を使用するためのベスト プラクティスを特定し、Teams での企業のコラボレーションを促進することです。また、このトレーニングセッションの最後には、
00:02:26
今日示していない Teams の他の良いプラクティスがある場合は、チャットで書くことができます。今すぐチャットでメッセージを送ります。
00:02:40
私たちは、私たちがそれらを見つけるために、その中であなたのベストプラクティスを送信することができます。
00:02:50
まず、導入: チームは何に使用されますか?画面に表示されているように、マイクロソフトは、チーム、Yammer、および Outlook を持っているので、通信アプリケーションの使用方法をグラフィカルに表現しました。内側のループ、外側のループ、オープンループがあります。Outlook と比較してチームについて話すときは、すべてのことを念頭に置いてください。
00:03:22
まず、Yammer と右側に外側のループがあります。
00:03:31
Yammer と Outlook を使用した外側のループ。オープンループと呼ばれます。Outlook は、開いているループ用に作られています: 電子メール アドレスを持つ誰にでも電子メールを送信できます。しかし、あなたは常にあなたのメッセージに書くものに注意する必要があります
00:03:53
重要な誰かがそれを転送として受け取ることができることを恐れて。電子メールは、より形式的で、より具体的で、より恣意的ではありません。Outlook は、クライアントやサプライヤーなどに公式メッセージを送信するために使用する必要があります。
00:04:10
その後、内部ループを持っています。
00:04:17
私たちはチームを持っています。チームは本当にあなたの内部ループ(内部ループ)のために作られています。会社以外の人も含めて、一緒に働く人と絶え間ない会話について考えてください。
00:04:34
また、レビューするファイルも同様です。
00:04:38
チームは、適切な職場です。会話は非公式で、短く、直接的です。
00:04:45
非常に統一されたチームで作業し、ネットワークに参加していない外部のユーザーも含まれます。
00:04:54
チームは、Outlook と同様に、仕事を始めるときに不可欠なエントリ ポイントになる予定です。毎日、職場でコンピュータに移動すると、電子メールの Outlook を開きます。しかし、チームと同じことを行う必要があります: すべての内部のコラボレーションの会話は、チームに表示されます。
00:05:20
チームは何を許可しますか?リアルタイムで柔軟なコミュニケーション、コンテンツと履歴は、すべてのチームメンバーに表示されるチームクロスセッションを含め、いつでも利用可能です。
00:05:33
これは、SharePoint と OneNote に統合されています。Office スイートとの強力な統合があります。
00:05:42
また、カスタマイズ可能なワークスペースには、チームが毎日使用するコンテンツや機能が含まれます。
00:05:53
続けようコラボレーションについてお話します。
00:05:59
コラボレーションについて: 今日、Outlook はユーザーの個人用 EDMS (電子ドキュメント管理システム) です。
00:06:12
多くのドキュメントを見つけ直すのは大変ですが、電子メールでファイルを送信する場合、それらのファイルを取得する唯一の方法は電子メールであるため、Outlook にすべてのドキュメントを検索すると言うのは少し奇妙です。しかし、これについては少しお話しします。
00:06:32
Outlook では、情報はメッセージ (テーブル、画像、添付ファイル) に格納され、含まれます。
00:06:42
添付ファイルと、ドキュメントの異なるバージョンまたは複数のバージョンが格納されます。
00:06:50
しかし、メッセージストレージクォータが不十分です。Outlook には無限のスペースがないし、添付ファイルや画像などを乗算します。そのため、ストレージが不十分です。
00:07:11
会議メモと会議メモが保存されます。Outlook で会議を開催する場合は、この会議に関するすべてのメモがここに含まれています。
00:07:23
あなたは情報を探すために時間を費やします。あなたは何千もの電子メールを持っており、それらを見つけるために検索、フィルタリングする必要があります。
00:07:34
もちろん、メールの管理には時間がかかり、生産性に悪影響を及ぼします。
00:07:41
あなたがフィルタリング、整理などに必要なので、時間を失うので。それは多くの時間がかかります。
00:07:51
同僚と同じ情報を異なるファイルに保存し、見つからない場合に送信するように依頼します。誰かが添付ファイルを持つ10人に電子メールを送信すると、同じ人が添付ファイルを持つことになります。しかし、メールが多すぎるため、返送を依頼します。
00:08:14
同じ添付ファイルを含む 2,000 または 3,000 の電子メールが Outlook で返品できないため、メールは 2,000 または 3,000 通使用されます。
00:08:23
これは時間とストレージに時間がかかります。
00:08:30
メッセージを失うことは会社にとって大惨事になるだろう。電子メールには、重要な情報、添付ファイル、ファイル、ドキュメントがたくさんあります。
00:08:43
ここでの問題は、Outlook に表示されているため、メールボックスにダウンロードできないためです。
00:08:52
しかし、ある日、問題が発生する可能性があり、重要な電子メール、情報、ドキュメントと一緒にメールが失われます。
00:09:06
どうしましょうか。私たちは何もできません、私たちはメッセージを失うつもりです。災難になるぞ
00:09:13
従業員が退職すると、メッセージが別の従業員に転送される場合があります。たとえば、会社で 10 年間過ごしたとします。
00:09:25
今日、あなたの会社で働いていた同僚が辞めています。
00:09:31
彼のメールは全部 10年分のメールが 誰に転送されるの?あなたには。
00:09:41
そのため、Outlook の受信トレイには合計 20 年間の電子メールが含まれています。
00:09:49
私たちは、それを保存し、その中に情報や添付ファイルの面で何かを見つけることは非常に困難になると言うことができます。
00:10:02
私たちが知っているように、ユーザーは電子メールが好きです。使いすぎの人もいます。
00:10:08
2016年には、世界中で毎日2,500億通のメールが交換されています。
00:10:20
2020年には2,580億人を予測する。
00:10:26
毎日想像する?2,850億、それはかなり多いです。
00:10:36
私たちは今、チームで持つことができるベストプラクティスを見ていきます。
00:10:43
電子メールや時間のかかる習慣を忘れてください。
00:10:51
Teams の 10 のコラボレーションのベスト プラクティス。
00:11:00
ベストプラクティスNo.1:私はチームとチームを採用する準備ができています。チームに採用を促すベスト プラクティスは何ですか。チームのベスト プラクティス:
00:11:13
まず、ガイドライン、チームの使用方法、およびその理由を指定する必要があります。
00:11:24
重要なのは、定義されているガイドラインとその使用方法と目的を指定することです。Microsoft Teams は、ブレーンストーミングや共同作業時に、さまざまな添付ファイルを持つ複数のユーザーにメッセージを送信するよりもはるかに直感的です。この規則の適用に関して厳格にしてください。人々がこの方法で働くのに慣れるには数週間かかるかもしれません。しかし、それが習慣になると、はるかに効果的な働き方です。
00:11:54
あまりにも多くのチームとチャネルを作成しないようにします。ただ、チャンネルのトンの作成に夢中になっていないことを確認してください。
00:12:03
メールのリストで情報を見つけるのに時間がかかる場合は、100 チャンネルのリストで情報を見つけるのにも時間がかかります。
00:12:18
命名規則と分類を設定します。Microsoft Teams は、一貫したコラボレーション(チャット、ドキュメント、部門またはプロジェクト チームのいずれであっても、共同グループ内のタスク)を目的としていることを確認してください。
00:12:34
言語のスリッページを避けるための命名規則と分類、多重性を避ける汎用チャネルの名前付け。
00:12:42
チームの新入社員に対して、これらのドキュメント、会話、さまざまな情報へのアクセスが容易になります。
00:12:55
次に、2 番目のベスト プラクティスを次に説明します。
00:13:00
数十件のメッセージは、同じトピックに関する問題です。
00:13:05
チームのベストプラクティスは何ですか?
00:13:07
まず、トピックを一元化する必要があります。
00:13:11
リアルタイムコラボレーションを有効にします。
00:13:15
私たちは、プロジェクトごとに1つのチャネルを作成する必要があり、不要なタブを削除します。
00:13:23
そして、お気に入りのチームの表示を管理します。
00:13:29
重要なチームをお気に入りに追加して、チームのトップに戻ります。
00:13:37
隠されたチャネルとチーム: プロジェクトは終わりましたが、何らかの理由でこれらのチームに戻って情報を見つける必要があります。隠そう
00:13:51
チームとチャンネルを隠せば、彼らはまだここにいる。彼らは削除されず、チーム内に残っていますが、非表示になります
00:14:01
チームリストの一番下に表示されます。我々はそれらを見つけることができますが、少なくともそれはより組織化されています。
00:14:12
また、完了したプロジェクトを持つチームをアーカイブすることもできます。
00:14:16
我々はチームで終わったら、すべてが完了し、我々はもはやそれを必要としない、我々はそれをアーカイブすることができます。
00:14:24
このチームはアーカイブに入ります。私たちはそれに戻る必要はありませんが、私たちはそれをアーカイブしました。
00:14:34
ベストプラクティス3を続けましょう。
00:14:39
私はよく同じグループの人たちとメッセージを交換します。
00:14:45
チームのベスト プラクティス:
00:14:47
チームの会話を使用して、履歴を失うことはありません。
00:14:53
電子メールを送信したり、Skype を使用して情報を送信したりすると、すぐにすべてを追跡できなくなります。
00:15:07
Skype と Outlook で情報を見つけるために数分を検索する必要がある場合は、それだけの価値はありません。
00:15:16
Teams では、会話フィードがあり、上にスクロールして下にスクロールして情報を見つけるだけです。
00:15:25
また、他のユーザーが対応できるように、新しいトピックを作成することもできます。
00:15:31
あなたは答えを見つけるために時間を節約します。
00:15:35
異なるトピックを作成し、これらのトピックのコメントに情報を見つけることができます。あなたは、GIF、絵文字やステッカーでそれらを強化することにより、既存のトピックに答えることができます。
00:15:51
これは、メモやカレンダーやドキュメントを表示し、迅速な交換を可能にします。GIF、絵文字やステッカーを使用すると、より多くのカジュアルな会話を持つことができる、それはいくつかのアイコンなどを持っているより興味深いものになります。
00:16:13
テキスト交換を対面ビデオ会議に変換します。
00:16:19
同僚に伝える情報がたくさんあります。
00:16:24
Teamsで同等の本を書き始めると、情報を見つけたり、すべてを読んだりすることは困難になります。
00:16:38
対面ビデオ会議を作成できます。
00:16:41
同僚やパートナーと情報を交換し、彼はこの会議の側にいないので、重要な情報を書くことができ、重要度の低いものはあなたの心の中でのみになります。
00:16:59
ベストプラクティス第4番を続けましょう。
00:17:05
私は、私がコピーされたとき、またはアクションの主な受信者であるときに区別する必要があります。
00:17:13
チームのベスト プラクティス: メンションを使用します。Teams では、@をusignすることで人に言及することができます。彼らは通知を受け取り、名前は紫色になります。
00:17:29
この方法では、ユーザーはアクションの主な受信者であるときに知る必要があります。
00:17:35
コピーされた場合は、必要に間に入って読むことができます。
00:17:41
新しいパブリケーションに関する情報を得るためには、チャンネルをフォローしてください。Teams では、新しいパブリケーションがあるときにチャネルをフォローし、通知を受け取ることができます。
00:17:54
あなたは常にこの新しい情報を受け取る準備ができています。
00:18:02
あなたに関係ないことを隠してください。
00:18:06
チームでは、チャンネルをマスクすることができます。皆のために隠すのではなく、あなただけのためだけに隠します。
00:18:17
Teams の現在のプロジェクトには、マーケティングに関するタブがありますが、マーケティングでは機能しません。あなたはそれを非表示にすることができ、あなただけの興味深い別のチャンネルを見つけることができます。
00:18:32
アクティビティアラートを使用して情報を提供します。
00:18:38
Teams のアクティビティタブには、お気に入りになるすべてのアラートと通知が表示されます。チャンネルをフォローすると、誰かがあなたに言及します。
00:18:55
あなただけのアラートに行く必要があり、あなたは別の通知を見つけるでしょう。
00:19:03
ベストプラクティス第5番を続けましょう。
00:19:08
私は定期的に人々に知らせるためにメッセージを転送します。Teams のベスト プラクティス: Wiki タブをチームログブックとして使用します。
00:19:18
毎回全員に転送する情報やメッセージがたくさんある場合、それらのユーザーはチームに参加しています。[Wiki] タブに移動します。
00:19:31
その中に、重要なフォーメーションを入れることができます。
00:19:34
毎日10人の同じ人にメッセージを転送する代わりに、Wikiに行きます。
00:19:40
ここに重要なメッセージを入れて、それらの10人はワンクリックでそれを読むことがわかります:少ない電子メールと情報を見つけるより迅速な方法。
00:19:54
また、メモや知識を収集するネットブックを追加することもできます。チーム ノートブックを作成し、Office 365 ノートブックや OneNote のように、メモ、知識、画像などを追加できます。
00:20:11
会話にリンクを入れて、ドキュメントを強調表示できます。
00:20:16
Teams ライブラリにドキュメントがあり、リンクを取って会話に入れることができ、誰もがドキュメントをクリックするだけでドキュメントにアクセスできます。
00:20:30
ドキュメントを交換して共同作業する方が簡単です。
00:20:37
タブを使用して、他のサービスにアクセスできます。
00:20:40
Teams では、タブにサービスを追加できます。さまざまなアプリケーションがたくさんあり、LinkedIn、Trello、Jiraなどのソーシャルネットワークを使用することもできます。
00:20:56
タブに異なるドキュメントを配置することもできます。Teams では特定の電子メール アドレスに電子メールを送信することが可能であり、この電子メール アドレスは Teams であるため、連絡先に直接メールをチャネルに送信するように依頼できます。
00:21:15
チャネルでは、電子メールは通常のメッセージ、通常の会話として表示されます。
00:21:24
ベストプラクティスNo.6:ドキュメントを更新するためのメールを送受信することが多く、ストレージクォータが不十分です。
00:21:35
ドキュメントがあり、同僚がドキュメントを更新し、新しいドキュメントを送信します。その後、それを更新し、それを送り返すなど。その後、同じ電子メールですが、毎回更新される 10 個の添付ファイルがあります。
00:21:51
Teams のベスト プラクティス: ドキュメントに関するコラボレーションを促進します。Teams が共有するドキュメントは、関連付けられた SharePoint サイトのドキュメント ライブラリに格納されます。SharePoint サイトは、Outlook のようにではなく、ドキュメントを格納するために作成されます。各チャネルのライブラリにフォルダが作成されます。したがって、SharePoint にはフォルダがあり、このフォルダはチャネルごとに異なります。
00:22:21
チャネル 1、チャネル 2 などのフォルダ
00:22:24
ファイルをリンクとして共有します。リンクを使用してドキュメントを共有できます。
00:22:32
たとえば、共有リンクをコピーして他のユーザーに送信する場合は、ドキュメントを 1 か所 (SharePoint) で共有します。
00:22:40
この人はどこにでも保存する必要はありません、それは単なるリンクです。
00:22:47
ドキュメント上で複数のユーザーと作業できます。Teams で開いているドキュメントは、オンラインまたは重いクライアント (コンピュータ上のソフトウェア) を介して共同編集できます。バージョン管理は、共有ドキュメントに対して既定で有効になっています。異なるバージョンを制御できます: バージョンに問題がある場合は、最新のバージョンに戻ることができます。
00:23:12
変更中にディスカッションできます。Teams で直接会議を行ったり、ドキュメントを編集しているときに開かれたチャットで話し合ったりできるため、同僚と話し合うことができます。
00:23:29
次に、ベストプラクティスNo.7:
00:23:35
私はしばしば同じ添付ファイルを送ります。
00:23:40
チームのベスト プラクティス: 定期的なファイルへのアクセスを容易にするためにタブをカスタマイズします。ドキュメントに関するタブを作成し、それをクリックするとアクセスできます。
00:23:54
ドキュメントへのリンクをコピーして、会話に入します。あなたは、リンクをコピーし、会話に行く、コメントに行き、ここにリンクを置きます。誰もがそれにアクセスできるようになります。
00:24:06
表示する場合は、[ファイル] タブの代わりに会話にドキュメントを追加します。[ファイル] タブはドキュメントを保存しますが、会話ではドキュメントを送信すると、すべてのユーザーに直接表示されます。
00:24:23
ファイルライブラリに行く必要はありません、それは会話になります。
00:24:29
ベストプラクティスNo.8:私はしばしば情報を探します。
00:24:36
Teams では、重要なメッセージを保存できます。それらを保存することで、簡単に戻ってそれらを見つけることができます。
00:24:44
会話をピン留めることができます。あなたはそれらをピン留めし、あなたはより速く戻ってそれらを見つけることができます。
00:24:51
アクティビティ フローでフィルターを使用します。フィルターを使用すると、特定の情報をより迅速に見つけることができます。
00:24:59
検索エンジンとフィルタを使用します。検索エンジンとフィルタを使用して、私たちが探しているものがわかっている場合は、例えばOutlookよりも時間がかかりにくくなります。
00:25:14
ベストプラクティス第9番:会議で時間を無駄にすることが多いので、もっと効率化したいと思います。
00:25:22
Teams のベスト プラクティス: Meet Now を使用すると、会話から即席の会議に簡単かつ迅速に切り替えることができます。
00:25:30
オーディオ会議とビデオ会議を宣伝し、会議を録画して、不在の他のチーム メンバーが会議を利用できるようにすることができます。
00:25:41
すべての会議が保存され、ここにいない人に送信できます。
00:25:48
ベストプラクティスNo.10:会議中に他の人と情報を共有します。
00:26:00
Teams のベスト プラクティス: 画面を共有すると、ユーザーに見てもらえば情報を簡単に共有できます。
00:26:07
会議中にメモを共同発行する共有メモ帳を設定します。会議に 10 人のユーザーがいる場合、同じメモ帳に 10 のメモ帳と 10 のメモを入れるには長すぎます。10人用のメモ帳が1つしかおらず、誰もが共同で公開できる場合は、より簡単かつ迅速に、会議中に会話を通じて情報を交換することができます。
00:26:35
その後、私たちはボーナスのベストプラクティスを持っています:私はしばしば移動中の人々に添付ファイルを送信します。
00:26:41
ベスト プラクティス: モバイル アプリケーションをインストールします。スマートフォンでチームを組むので、チームを持ち込むことができます。モバイルアプリを使用すると、スマートフォン上で直接チーム、チャンネル、ドキュメント、会話、タブを見つけることができます。あなたが移動しているとき、それは完璧です。
00:27:05
ベストプラクティスを広め、共有する方法は?
00:27:10
あなたは大使のネットワークに頼る必要があります。変換の意味を説明する。
00:27:17
彼らは、知識をより効果的に普及させ、固定するのに役立つ非公式の会話を通じて、チーム内に影響を与えます。同僚を通じて学ぶことは、最も効果的で広く使用されている方法の一つです。
00:27:33
彼らを安心させる:それは新しいので、彼らは怖がるでしょう、あなたはそれらを安心する必要があります。ツールをテストしたので、経験を活用して知識に変換します。それに関するフィードバックを共有します。
00:27:50
そして、意識を高め、従業員を育成しなければなりません。
00:27:56
コラボレーションデジタルプラットフォームを使用して、具体的なケースを使用して適応トレーニングを提供します。短いトレーニング リソースを提案する: チュートリアル ビデオ、ユース ケース シナリオなど
00:28:08
専用の物理会議を設定します。各事業体の継続的改善を可能にし、地域の取り組みなど横断的な課題に取り組むことを目的としています。
00:28:21
それは長期的に習慣に固定される新しい習慣を可能にする知識の構築を無視しないでください。
00:28:36
近日公開:ベストプラクティスに関するコース。
00:28:44
結論として、Microsoft Teams は、共通の目標または成果物と緊密に連携して作業する部門、プロジェクト チーム、またはグループ内の日常的なコミュニケーションとコラボレーションに最適です。見通しは正式なもののためのものです。日常的なタスクにチームを使用します。
00:29:07
ご質問がある場合は、チャットで直接質問することができます。
00:29:15
ご質問ない方には、今日はありがとうございました。あなたが学んだことをうまく利用し、私はあなたが素敵な一日を過ごしたいと思います。

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:10
Xin chào tất cả mọi người và chào mừng đến với webinar này về "các phương pháp hay nhất trong teams là gì?". Như bạn có thể nhận thấy mics của bạn bị tắt bởi vì có rất nhiều người tham gia trong phiên đào tạo ngày hôm nay, do đó, nó sẽ rất ồn ào nếu tất cả mọi người đã có mics của họ trên. Micro sẽ được tắt cho buổi đào tạo này. Hãy bắt đầu ngay bây giờ.
00:00:40
Một số hướng dẫn để bắt đầu: tắt cuộc gọi chờ đợi, nếu bạn thực hiện một cuộc gọi điện thoại trong webinar này, âm nhạc trên giữ sẽ được nghe bởi tất cả những người tham gia.
00:00:51
Micrô bị tắt tiếng, và suy nghĩ về việc giữ cho màn hình của bạn hoạt động ở mọi thời gian. Nếu bạn không chạm vào máy tính của bạn trong một thời gian ngắn, nó sẽ đi vào chế độ ngủ. Nếu bạn đi đến chế độ ngủ, bạn sẽ được tự động ngắt kết nối từ webinar này và có một thời gian để kết nối lại với nó, vì vậy bạn sẽ mất thông tin.
00:01:16
Vì vậy, hôm nay, chúng tôi có 30 phút để xem những thứ khác nhau. Để bắt đầu, phần giới thiệu: teams được sử dụng là gì? Chúng ta sẽ nói về teams. nhưng việc sử dụng teams là gì? Chúng ta sẽ làm gì với nó?
00:01:32
Sau đó, hiểu sự hợp tác của bạn.
00:01:36
Chúng tôi có thể làm gì trong điều kiện hợp tác trong teams? Chúng tôi sẽ hiểu tất cả những điều này.
00:01:45
10 phương pháp hợp tác tốt nhất trong teams. Hôm nay là một webinar về thực tiễn tốt nhất trong teams, vì vậy chúng tôi sẽ xem chúng tất nhiên.
00:01:56
Làm thế nào để lây lan và chia sẻ thực hành tốt nhất. Đó là một điều cần biết về các thực hành tốt nhất, nhưng đó là một điều để chia sẻ và lây lan chúng trong công ty của bạn. Cuối cùng, chúng ta sẽ có kết luận ở cuối.
00:02:12
Mục tiêu hôm nay là xác định các phương pháp hay nhất để sử dụng teams và khuyến khích cộng tác của công ty trong teams. Cũng ở phần cuối của buổi đào tạo này,
00:02:26
Nếu bạn có các thông lệ tốt khác trong teams mà chúng tôi chưa Hiển thị ngày hôm nay, bạn có thể viết chúng trong cuộc trò chuyện. Tôi sẽ gửi một tin nhắn trong trò chuyện ngay bây giờ để bạn nhìn thấy nó.
00:02:40
Chúng tôi sẽ có thể gửi thực tiễn tốt nhất của bạn trong đó cho chúng tôi để tìm thấy chúng trở lại.
00:02:50
Để bắt đầu, phần giới thiệu: teams được sử dụng là gì? Như bạn có thể thấy trên màn hình, Microsoft đã triển khai một đại diện đồ họa làm thế nào để sử dụng ứng dụng giao tiếp của họ, bởi vì chúng tôi có teams, yammer và Outlook. Chúng tôi có vòng bên trong, vòng ngoài và vòng lặp mở. Tất cả đều quan trọng cần lưu ý khi nói về teams so với Outlook.
00:03:22
Để bắt đầu, chúng ta có vòng lặp bên ngoài ở bên phải với yammer.
00:03:31
Vòng ngoài với yammer và Outlook. Nó được gọi là vòng lặp mở là tốt. Outlook được thực hiện cho vòng lặp mở của bạn: bạn có thể gửi email cho bất kỳ ai có địa chỉ email. Nhưng bạn nên luôn cẩn thận về những gì bạn viết trong tin nhắn của bạn
00:03:53
trong lo sợ rằng ai đó quan trọng có thể nhận được nó như là một chuyển giao. Email là chính thức hơn, cụ thể hơn, ít tùy ý. Outlook nên được sử dụng để gửi tin nhắn chính thức cho khách hàng của bạn, nhà cung cấp, vv
00:04:10
Sau đó, chúng tôi có vòng lặp nội bộ.
00:04:17
Chúng tôi có teams. Các nhóm thực sự được thực hiện cho vòng lặp bên trong của bạn (vòng lặp nội bộ). Hãy suy nghĩ về cuộc trò chuyện liên tục mà bạn có với những người bạn làm việc với, bao gồm cả những người bên ngoài công ty của bạn.
00:04:34
Và các tập tin bạn đánh giá là tốt.
00:04:38
Các đội là nơi phù hợp để làm việc. Cuộc hội thoại là không chính thức, ngắn và trực tiếp.
00:04:45
Bạn làm việc với các nhóm rất đoàn thể và điều đó bao gồm những người bên ngoài không phải là một phần của mạng của bạn.
00:04:54
Teams được mệnh để trở thành điểm nhập quan trọng khi bạn bắt đầu ngày làm việc của bạn, giống như Outlook. Mỗi ngày khi bạn đi trên máy tính của bạn tại nơi làm việc, bạn mở Outlook cho email của bạn. Tuy nhiên, bạn nên làm như vậy với teams: tất cả các cuộc trò chuyện cộng tác bên trong của bạn sẽ được tính vào teams.
00:05:20
Teams cho phép những gì? Giao tiếp linh hoạt trong thời gian thực, nội dung và lịch sử có sẵn bất cứ lúc nào, bao gồm teams các phiên chéo Hiển thị cho tất cả các thành viên trong nhóm.
00:05:33
Nó được tích hợp vào SharePoint và OneNote. Có một sự tích hợp mạnh mẽ với bộ Office.
00:05:42
Và không gian làm việc tùy chỉnh để bao gồm nội dung và tính năng mà các nhóm sử dụng hàng ngày.
00:05:53
Đi nào. Chúng ta sẽ nói về sự hợp tác.
00:05:59
Hiểu sự hợp tác của bạn: ngày nay, Outlook là EDMS cá nhân của người dùng (hệ thống quản lý tài liệu điện tử).
00:06:12
It's Well, bạn sẽ tìm lại rất nhiều tài liệu nhưng nó là một chút lạ để nói rằng chúng ta sẽ tìm thấy tất cả các tài liệu của chúng tôi vào Outlook bởi vì khi bạn gửi các tập tin qua email, cách duy chỉ để lấy các tập tin đó là trong các email. Nhưng chúng ta sẽ nói về điều này trong một chút.
00:06:32
Trong Outlook, thông tin được lưu trữ và chứa trong thông báo: bảng, hình ảnh, tệp đính kèm.
00:06:42
Tệp đính kèm và nhiều phiên bản khác nhau của tài liệu được lưu trữ trong đó.
00:06:50
Nhưng dung lượng lưu trữ thư không đủ. Chúng tôi không có không gian vô hạn trong Outlook và chúng tôi sẽ nhân những tập tin đính kèm, hình ảnh, vv Vì vậy, lưu trữ là không đủ.
00:07:11
Các cuộc họp và ghi chú cuộc gặp được lưu trữ. Khi bạn tổ chức một cuộc họp trong Outlook, bạn sẽ tìm thấy tất cả các ghi chú về cuộc họp này tại đây.
00:07:23
Bạn dành thời gian tìm kiếm thông tin. Bạn có hàng ngàn email và bạn phải tìm kiếm, lọc để tìm chúng trở lại.
00:07:34
Tất nhiên, quản lý email là tốn thời gian và bất lợi cho năng suất
00:07:41
bởi vì bạn mất giờ vì bạn cần phải lọc, để tổ chức vv Phải mất rất nhiều thời gian.
00:07:51
Bạn lưu trữ thông tin tương tự như đồng nghiệp của bạn trong các tệp khác nhau và yêu cầu họ truyền tải nó khi bạn không thể tìm thấy nó. Khi ai đó gửi email đến 10 người có tệp đính kèm, những người đó sẽ có tệp đính kèm. Nhưng bạn không thể tìm thấy nó trở lại vì quá nhiều email, vì vậy bạn sẽ yêu cầu đồng nghiệp của bạn để gửi nó trở lại.
00:08:14
Bạn sẽ có 2.000 hoặc 3.000 email có cùng tệp đính kèm trong đó, bởi vì bạn không thể tìm thấy chúng trở lại trong Outlook.
00:08:23
Đó là tốn thời gian và lưu trữ tiêu thụ.
00:08:30
Mất tin nhắn sẽ là một thảm họa cho công ty. Bên trong email, bạn có rất nhiều thông tin quan trọng, file đính kèm, tập tin, tài liệu.
00:08:43
Vấn đề ở đây là chúng tôi có chúng trong Outlook, vì vậy chúng tôi sẽ không tải chúng vì chúng tôi có trong hộp thư của chúng tôi.
00:08:52
Nhưng một ngày, một vấn đề có thể xảy ra và email của bạn sẽ bị mất cùng với quan trọng, email, thông tin và tài liệu.
00:09:06
Chúng ta sẽ làm gì? Chúng tôi không thể làm bất cứ điều gì, chúng tôi sẽ mất tin nhắn của chúng tôi. Nó sẽ là một thảm họa.
00:09:13
Khi nhân viên để lại, tin nhắn của họ có thể được chuyển đến một nhân viên khác, do đó bạn có. Hãy nói rằng bạn đã trải qua 10 năm trong một công ty.
00:09:25
Hôm nay, đồng nghiệp của bạn cũng đã làm việc trong công ty của bạn là để lại.
00:09:31
Vì vậy, tất cả các email của mình, giá trị 10 năm của email sẽ được chuyển giao cho ai? Cho anh.
00:09:41
Vì vậy, bạn có tổng cộng 20 năm email trong hộp thư đến Outlook của bạn.
00:09:49
Chúng tôi có thể nói rằng sẽ rất khó khăn để lưu trữ đó và tìm thấy bất cứ điều gì về thông tin hoặc file đính kèm trong nó.
00:10:02
Như chúng ta đã biết, người dùng thích email. Một số thậm chí còn sử dụng chúng quá nhiều.
00:10:08
Trong 2016, 250.000.000.000 email đã được trao đổi mỗi ngày trên toàn thế giới.
00:10:20
Trong 2020, dự báo dự đoán 258 tỷ.
00:10:26
Bạn có tưởng tượng mỗi ngày? 285 tỷ, nó khá nhiều.
00:10:36
Chúng ta sẽ thấy ngay bây giờ các phương pháp hay nhất mà chúng ta có thể có trong teams.
00:10:43
Để quên đi email và những thói quen tốn thời gian mà chúng tôi có.
00:10:51
10 phương pháp hợp tác tốt nhất của chúng tôi trong teams.
00:11:00
Thực hành tốt nhất số 1: tôi sẵn sàng áp dụng teams với nhóm của mình. Các phương pháp hay nhất để khuyến khích nhóm của tôi áp dụng nó là gì? Các thực hành tốt nhất trong teams:
00:11:13
Trước tiên, bạn phải xác định các hướng dẫn, cách nhóm được sử dụng và tại sao.
00:11:24
Điều quan trọng là chỉ định các nguyên tắc được xác định và cách nó được sử dụng và cho mục đích gì. Microsoft teams trực quan hơn nhiều so với việc gửi tin nhắn cho nhiều người có các tệp đính kèm khác nhau khi động não hoặc cộng tác. Hãy nghiêm ngặt về việc áp dụng các quy tắc này. Nó có thể mất một vài tuần để người dân để có được sử dụng để làm việc theo cách này. Nhưng một khi nó trở thành một thói quen, là một cách hiệu quả hơn nhiều làm việc.
00:11:54
Tránh tạo quá nhiều nhóm và kênh. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn không đi điên với việc tạo ra các tấn kênh.
00:12:03
Nếu mất nhiều thời gian để tìm thông tin trong danh sách email của chúng tôi, sẽ tốn nhiều thời gian để tìm thông tin trong danh sách các kênh 100.
00:12:18
Thiết lập quy ước đặt tên và phân loại. Lưu ý rằng Microsoft teams được thiết kế để hợp tác nhất quán: trò chuyện, tài liệu, tác vụ trong một nhóm tập thể của những người cho dù đó là một bộ phận hoặc nhóm dự án.
00:12:34
Quy ước đặt tên và phân loại để tránh trượt ngôn ngữ, đặt tên kênh chung để tránh đa dạng.
00:12:42
Nó sẽ dễ dàng truy cập vào các tài liệu, hội thoại và các thông tin khác nhau cho nhân viên mới trong đội.
00:12:55
Sau đó, thứ hai thực hành tốt nhất:
00:13:00
Hàng chục thư là về cùng một chủ đề.
00:13:05
Thực hành tốt nhất trong teams là gì?
00:13:07
Để bắt đầu, chúng ta phải tập trung chủ đề.
00:13:11
Kích hoạt cộng tác thời gian thực.
00:13:15
Chúng ta phải tạo một kênh cho mỗi dự án, chúng ta xóa các tab không cần thiết.
00:13:23
Và quản lý Hiển thị các đội yêu thích của bạn.
00:13:29
Thêm các nhóm quan trọng vào mục yêu thích để tìm chúng trở lại ở đầu các đội.
00:13:37
Các kênh và nhóm ẩn: chúng tôi có một dự án đã kết thúc nhưng vì một số lý do chúng tôi phải quay trở lại các đội này để tìm thông tin. Hãy ẩn chúng đi.
00:13:51
Nếu chúng ta ẩn các nhóm và kênh, họ vẫn còn ở đây. Họ không bị xóa, họ vẫn còn trong teams nhưng họ sẽ bị ẩn
00:14:01
ở cuối danh sách các đội của chúng tôi. Chúng tôi có thể tìm thấy chúng trở lại, nhưng ít nhất nó là cách tổ chức nhiều hơn nữa.
00:14:12
Chúng tôi cũng có thể lưu trữ các đội với các dự án đã hoàn thành.
00:14:16
Khi chúng tôi kết thúc với một đội ngũ, tất cả mọi thứ được thực hiện, chúng tôi không cần nó nữa, chúng tôi có thể lưu trữ nó.
00:14:24
Nhóm này sẽ được trong kho lưu trữ. Chúng tôi không cần phải trở lại vào nó, nhưng chúng tôi lưu trữ nó.
00:14:34
Hãy tiếp tục với thực hành tốt nhất số 3:
00:14:39
Tôi thường trao đổi tin nhắn với cùng một nhóm người.
00:14:45
Các thực hành tốt nhất trong teams:
00:14:47
Sử dụng cuộc trò chuyện nhóm, vì vậy bạn không mất lịch sử.
00:14:53
Nếu bạn gửi email hoặc sử dụng Skype để gửi thông tin, tại một thời điểm hay cách khác bạn sẽ mất theo dõi của tất cả mọi thứ.
00:15:07
Trong Skype và Outlook nếu bạn cần phải tìm kiếm phút và phút để tìm thông tin, nó không phải là giá trị nó.
00:15:16
Trong teams, bạn có nguồn cấp dữ liệu hội thoại, bạn chỉ cần cuộn lên và cuộn xuống để tìm thông tin.
00:15:25
Bạn cũng có thể tạo các chủ đề mới để người khác có thể trả lời họ.
00:15:31
Bạn sẽ tiết kiệm thời gian để tìm câu trả lời.
00:15:35
Bạn có thể tạo các chủ đề khác nhau và trong các ý kiến của các chủ đề này, bạn sẽ tìm thấy thông tin. Bạn có thể trả lời các chủ đề hiện có bằng cách làm phong phú chúng bằng GIF, biểu tượng cảm xúc hoặc hình dán.
00:15:51
Nó sẽ cho phép trao đổi nhanh chóng, Hiển thị ghi chú hoặc lịch và tài liệu. Với GIF, biểu tượng cảm xúc và nhãn dán, bạn có thể có nhiều cuộc trò chuyện giản dị hơn, nó sẽ thú vị hơn khi có một số biểu tượng, v.v.
00:16:13
Chuyển đổi một trao đổi văn bản thành một cuộc họp video mặt đối mặt.
00:16:19
Bạn có rất nhiều thông tin để truyền cho đồng nghiệp của bạn.
00:16:24
Nếu bạn bắt đầu viết tương đương với một cuốn sách trong teams, sẽ rất khó để tìm kiếm thông tin hoặc thậm chí để đọc tất cả nó.
00:16:38
Bạn có thể tạo cuộc họp video mặt đối mặt.
00:16:41
Bạn trao đổi thông tin với đồng nghiệp của bạn, đối tác của bạn và ông không phải là ở bên cạnh cuộc họp này, do đó bạn có thể viết thông tin quan trọng và một trong những ít quan trọng sẽ chỉ được trong tâm trí của bạn.
00:16:59
Hãy tiếp tục với những thực hành tốt nhất số 4:
00:17:05
Tôi cần phải phân biệt khi tôi sao chép vào hoặc khi tôi là người nhận chính của một hành động.
00:17:13
Thực tiễn tốt nhất trong teams: chúng tôi sẽ sử dụng các đề cập. Trong teams, bạn có thể đề cập đến những người bởi USIGN các @. Họ sẽ nhận được thông báo và các tên sẽ có màu tím.
00:17:29
Bằng cách này, người dân sẽ biết khi họ là người nhận chính của một hành động.
00:17:35
Nếu chỉ có sao chép vào, họ có thể đọc nó nếu họ muốn.
00:17:41
Để thông báo về các ấn phẩm mới, bạn có thể theo dõi kênh. Có thể trong teams để theo dõi kênh và nhận thông báo khi có một ấn phẩm mới.
00:17:54
Bạn sẽ luôn sẵn sàng để nhận được thông tin mới này.
00:18:02
Mask những người mà không quan tâm bạn.
00:18:06
Trong teams, bạn có thể che các kênh. Bạn sẽ không giấu chúng cho tất cả mọi người, chỉ dành cho bạn.
00:18:17
Trong dự án hiện tại của bạn trong teams có các tab về tiếp thị nhưng bạn không làm việc trong tiếp thị, nó không quan trọng đối với bạn. Bạn có thể ẩn nó và bạn sẽ chỉ tìm thấy trở lại các kênh khác nhau mà là thú vị cho bạn.
00:18:32
Lưu ý với thông báo hoạt động.
00:18:38
Trong các tab hoạt động trong teams, chúng tôi sẽ tìm thấy tất cả các cảnh báo và thông báo về những điều mà bạn quan tâm. Khi bạn theo dõi một kênh, khi ai đó đề cập đến bạn.
00:18:55
Bạn chỉ cần có để đi trong các cảnh báo và bạn sẽ tìm thấy các thông báo khác nhau.
00:19:03
Hãy tiếp tục với những thực hành tốt nhất số 5:
00:19:08
Tôi thường xuyên chuyển tiếp tin nhắn để thông báo cho người dân. Cách tốt nhất trong teams: sử dụng tab wiki như một logbook nhóm.
00:19:18
Nếu bạn có rất nhiều thông tin hoặc thư để chuyển tiếp cho mọi người mỗi lần, những người đó đang ở trong teams của bạn. Đi trên tab wiki.
00:19:31
Trong đó, bạn có thể đặt hình thành quan trọng.
00:19:34
Thay vì chuyển tiếp thư đến 10 người cùng một lúc mỗi ngày, hãy vào wiki.
00:19:40
Đặt thông điệp quan trọng ở đây và những người 10 sẽ có thể đọc nó với một cú nhấp chuột: ít email và cách nhanh hơn để tìm kiếm thông tin.
00:19:54
Bạn cũng có thể thêm một chiếc netbook để thu thập ghi chú và kiến thức. Tạo một sổ tay nhóm và, như trong Office 365 NoteBook hoặc OneNote, bạn có thể thêm ghi chú, kiến thức, hình ảnh, v.v.
00:20:11
Bạn có thể đặt một liên kết trong một cuộc trò chuyện để làm nổi bật một tài liệu.
00:20:16
Bạn có một tài liệu trong thư viện teams của bạn và bạn có thể lấy liên kết, đặt nó trong một cuộc trò chuyện và tất cả mọi người sẽ truy cập vào tài liệu chỉ bằng cách nhấp vào nó.
00:20:30
Đó là một cách nhanh hơn để trao đổi và cộng tác trên một tài liệu.
00:20:37
Bạn có thể sử dụng các tab để truy cập các dịch vụ khác.
00:20:40
Trong teams, bạn có thể thêm các dịch vụ trong các tab. Có rất nhiều ứng dụng có thể khác nhau và bạn cũng có thể sử dụng các mạng xã hội như LinkedIn, Trello, jira, vv
00:20:56
Bạn cũng có thể đặt các tài liệu khác nhau trong các tab. Bạn có thể yêu cầu người liên hệ gửi email trực tiếp đến kênh vì có thể trong teams để gửi email đến địa chỉ email cụ thể và địa chỉ email này là teams.
00:21:15
Trong kênh, email sẽ xuất hiện dưới dạng thư thông thường, một cuộc trò chuyện bình thường.
00:21:24
Hãy tiếp tục với những thực hành tốt nhất số 6: tôi thường gửi và nhận email để cập nhật các tài liệu và dung lượng lưu trữ của tôi là không đủ.
00:21:35
Bạn có tài liệu của bạn, đồng nghiệp của bạn cập nhật nó, họ gửi một cái mới. Sau đó, bạn cập nhật nó, bạn gửi nó trở lại, vv Sau đó, bạn có 10 tập tin đính kèm đó là cùng một email nhưng Cập Nhật mỗi lần.
00:21:51
Thực tiễn tốt nhất trong teams: tạo điều kiện hợp tác trên tài liệu. Tài liệu chia sẻ của teams được lưu trữ trong thư viện tài liệu của trang web SharePoint liên kết. Trang web SharePoint được thực hiện để lưu trữ tài liệu, không giống như Outlook. Thư mục được tạo trong thư viện cho mỗi kênh. Vì vậy, trong SharePoint bạn có một thư mục và thư mục này sẽ khác nhau cho mỗi kênh.
00:22:21
Thư mục cho kênh 1, kênh 2, v.v.
00:22:24
Chia sẻ tệp dưới dạng liên kết. Bạn có thể sử dụng liên kết để chia sẻ tài liệu.
00:22:32
Bạn chia sẻ tài liệu ở một nơi, SharePoint ví dụ và sao chép liên kết chia sẻ để gửi cho ai đó.
00:22:40
Người này sẽ không phải lưu trữ nó ở bất cứ đâu, nó chỉ là một liên kết.
00:22:47
Bạn có thể làm việc với một số người trên một tài liệu. Bạn có thể đồng chỉnh sửa tài liệu mở trong teams trực tuyến hoặc qua máy khách nặng (phần mềm trên máy tính của bạn). Kiểm soát phiên bản được bật theo mặc định cho tài liệu dùng chung. Bạn có thể kiểm soát các phiên bản khác nhau: trong trường hợp có bất kỳ vấn đề trong một phiên bản, bạn có thể quay trở lại mới nhất.
00:23:12
Bạn có thể thảo luận trong khi sửa đổi. Bạn có thể thảo luận với các cuộc họp trực tiếp trong teams hoặc qua cuộc trò chuyện khi bạn đang chỉnh sửa tài liệu và để bạn có thể thảo luận với đồng nghiệp của mình.
00:23:29
Sau đó, thực hành tốt nhất số 7:
00:23:35
Tôi thường gửi cùng một tập tin đính kèm.
00:23:40
Thực tiễn tốt nhất trong các Nhóm: tùy chỉnh các tab của bạn để giúp truy cập các tệp định kỳ dễ dàng hơn. Bạn tạo một tab mà là về một tài liệu và bằng cách nhấp vào nó, bạn sẽ truy cập nó.
00:23:54
Sao chép liên kết đến một tài liệu để đặt nó vào một cuộc trò chuyện. Bạn sao chép liên kết, bạn đi trong cuộc trò chuyện, để nhận xét và bạn đặt liên kết ở đây. Mọi người sẽ có thể truy cập nó.
00:24:06
Thêm tài liệu vào cuộc trò chuyện thay vì tab tệp nếu bạn muốn chúng được nhìn thấy. Tab tệp là lưu trữ tài liệu, nhưng trong cuộc trò chuyện, bạn gửi tài liệu và tất cả mọi người sẽ nhìn thấy nó trực tiếp.
00:24:23
Không cần phải đi trong thư viện tập tin, nó sẽ được trong cuộc trò chuyện.
00:24:29
Các thực hành tốt nhất số 8: tôi thường tìm kiếm thông tin.
00:24:36
Trong teams, bạn có thể lưu các tin nhắn quan trọng. Bằng cách lưu chúng, bạn có thể tìm thấy chúng trở lại dễ dàng.
00:24:44
Bạn có thể ghim cuộc trò chuyện của mình. Bạn ghim chúng và bạn sẽ có thể tìm thấy chúng trở lại nhanh hơn.
00:24:51
Sử dụng bộ lọc trong dòng hoạt động. Bằng cách sử dụng bộ lọc, bạn có thể tìm thấy thông tin cụ thể nhanh hơn.
00:24:59
Sử dụng công cụ tìm kiếm và bộ lọc. Nếu chúng ta biết những gì chúng tôi đang tìm kiếm, bằng cách sử dụng các công cụ tìm kiếm và các bộ lọc, chúng tôi sẽ mất thời gian ít hơn chúng ta làm trên Outlook ví dụ.
00:25:14
Thực hành tốt nhất số 9: tôi thường lãng phí thời gian trong các cuộc họp, tôi muốn được hiệu quả hơn.
00:25:22
Thực tiễn tốt nhất trong teams: với Meet Now, bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng chuyển từ một cuộc trò chuyện sang một cuộc họp ngẫu hứng.
00:25:30
Bạn có thể quảng bá hội nghị âm thanh và video và bạn có thể ghi lại các cuộc họp để cung cấp cho các thành viên nhóm khác vắng mặt.
00:25:41
Tất cả các cuộc họp của bạn sẽ được lưu trữ và bạn có thể gửi chúng cho những người không ở đây.
00:25:48
Thực hành tốt nhất số 10: trong các cuộc họp, tôi chia sẻ thông tin với người khác.
00:26:00
Thực tiễn tốt nhất trong teams: chia sẻ màn hình của bạn, cách chia sẻ thông tin dễ dàng hơn nếu người khác có thể xem.
00:26:07
Thiết lập Notepad chia sẻ để đồng xuất bản ghi chú trong các cuộc họp. Nếu chúng ta có 10 người trong cuộc họp, sau đó 10 notepads và 10 ghi chú để đặt trong Notepad cùng sẽ là quá dài. Nếu chúng tôi có chỉ có một Notepad cho 10 người và ai cũng có thể đồng xuất bản nó, nó sẽ được dễ dàng hơn và nhanh hơn và bạn có thể trao đổi thông tin qua hội thoại trong cuộc họp.
00:26:35
Sau đó, chúng tôi có một tiền thưởng thực hành tốt nhất: tôi thường gửi tập tin đính kèm cho người dân trên di chuyển.
00:26:41
Thực tiễn tốt nhất: cài đặt ứng dụng di động. Các nhóm trên điện thoại thông minh để bạn có thể mang theo nhóm của bạn với bạn. Với ứng dụng di động, bạn có thể tìm thấy các nhóm, kênh, tài liệu, cuộc trò chuyện và các tab trực tiếp trên điện thoại thông minh của mình. Nó hoàn hảo khi bạn đang di chuyển.
00:27:05
Làm thế nào để lây lan và chia sẻ thực hành tốt nhất?
00:27:10
Bạn phải dựa vào một mạng lưới các đại sứ. Giải thích ý nghĩa của sự biến đổi.
00:27:17
Họ sẽ ảnh hưởng trong các đội, thông qua cuộc trò chuyện không chính thức mà sẽ giúp kiến thức được phổ biến và neo hiệu quả hơn. Học thông qua các đồng nghiệp là một trong những phương pháp hiệu quả nhất và được sử dụng rộng rãi.
00:27:33
Trấn an họ: họ sẽ sợ hãi vì nó mới, bạn phải trấn an chúng. Kể từ khi họ đã thử nghiệm các công cụ, họ sẽ tận dụng và tích lũy kinh nghiệm để biến nó thành kiến thức. Chia sẻ phản hồi của họ trên đó.
00:27:50
Sau đó chúng ta phải nâng cao nhận thức và đào tạo nhân viên.
00:27:56
Sử dụng nền tảng kỹ thuật số cộng tác, nó sẽ cung cấp một đào tạo thích nghi bằng cách sử dụng các trường hợp bê tông. Đề xuất tài nguyên đào tạo ngắn: video hướng dẫn, trường hợp sử dụng kịch bản, v.v.
00:28:08
Thiết lập các cuộc họp vật lý chuyên dụng. Mục đích sẽ là để cho phép cải tiến liên tục trong mỗi thực thể để giải quyết các vấn đề cross-cutting như sáng kiến địa phương.
00:28:21
Đừng bỏ bê kiến thức xây dựng vì nó cho phép thực hành mới để được neo trong thói quen trong dài hạn.
00:28:36
Sắp có: Các khóa học về các phương pháp hay nhất.
00:28:44
Trong kết luận, Microsoft teams là lý tưởng để giao tiếp hàng ngày và hợp tác trong một bộ phận, nhóm dự án hoặc nhóm người làm việc chặt chẽ với một mục tiêu chung hoặc deliverable. Outlook là cho những điều chính thức. Sử dụng teams cho các tác vụ hàng ngày.
00:29:07
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, bạn có thể yêu cầu họ trực tiếp trong cuộc trò chuyện.
00:29:15
Đối với những người không có câu hỏi, tôi cảm ơn bạn đã được ở đây ngày hôm nay. Hãy sử dụng tốt những gì bạn đã học được và tôi muốn bạn có một ngày tốt đẹp.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:10
Halo semua dan Selamat datang di webinar ini tentang "apa praktik terbaik dalam tim?". Seperti Anda mungkin telah menyadari mics Anda dimatikan karena ada banyak peserta dalam sesi pelatihan hari ini, sehingga akan sangat bising jika semua orang memiliki mics mereka di. Mikrofon akan dimatikan untuk sesi pelatihan ini. Mari kita mulai sekarang.
00:00:40
Beberapa petunjuk untuk memulai: matikan panggilan tunggu, jika Anda mengambil panggilan telepon lain selama webinar ini, musik ditahan akan didengar oleh semua peserta.
00:00:51
Mikrofon dibisukan, dan pikirkan untuk menjaga layar Anda tetap aktif setiap saat. Jika Anda tidak menyentuh komputer sebentar, itu akan masuk ke modus tidur. Jika Anda pergi ke modus tidur, Anda akan secara otomatis terputus dari webinar ini dan ada waktu untuk menyambung kembali ke sana, sehingga Anda akan kehilangan informasi.
00:01:16
Jadi hari ini, kita memiliki 30 menit untuk melihat hal yang berbeda. Untuk mulai dengan, Pendahuluan: apa itu tim digunakan untuk? Kita akan berbicara tentang teams. Tapi apa penggunaan teams? Apa yang akan kita lakukan dengan itu?
00:01:32
Kemudian, memahami kolaborasi Anda.
00:01:36
Apa yang dapat kami lakukan dalam hal kolaborasi di teams? Kita akan memahami semua ini.
00:01:45
10 praktik terbaik kolaborasi di teams. Hari ini adalah webinar tentang praktik terbaik di teams, jadi kami akan melihat mereka tentu saja.
00:01:56
Cara menyebarkan dan berbagi praktik terbaik. Ini adalah hal yang perlu diketahui tentang praktik terbaik, tetapi hal lain untuk berbagi dan menyebarkannya di perusahaan Anda. Akhirnya, kita akan memiliki kesimpulan di akhir.
00:02:12
Tujuan saat ini adalah mengidentifikasi praktik terbaik untuk menggunakan teams dan mendorong kolaborasi perusahaan di teams. Juga pada akhir sesi pelatihan ini,
00:02:26
Jika Anda memiliki praktik lain yang baik dalam tim yang belum kami menunjukkan hari ini, Anda dapat menuliskannya dalam obrolan. Aku akan mengirim pesan dalam obrolan sekarang bagi Anda untuk melihatnya.
00:02:40
Kami akan dapat mengirimkan praktik terbaik di dalamnya bagi kami untuk menemukannya kembali.
00:02:50
Untuk mulai dengan, Pendahuluan: apa itu tim digunakan untuk? Seperti yang dapat Anda lihat di layar, Microsoft telah mengerahkan representasi grafis tentang bagaimana menggunakan aplikasi komunikasi mereka, karena kita memiliki tim, heboh dan Outlook. Kami memiliki loop dalam, loop luar dan loop terbuka. Semua penting untuk diingat ketika berbicara tentang tim dibandingkan dengan Outlook.
00:03:22
Untuk mulai dengan, kita memiliki loop luar di sebelah kanan dengan heboh.
00:03:31
Loop luar dengan heboh dan Outlook. Hal ini disebut loop terbuka juga. Outlook dibuat untuk loop terbuka: Anda dapat mengirim email kepada siapa saja yang memiliki alamat email. Tapi Anda harus selalu berhati-hati tentang apa yang Anda tulis dalam pesan Anda
00:03:53
ketakutan bahwa seseorang yang penting bisa menerimanya sebagai transfer. Email lebih formal, lebih konkret, kurang sewenang-wenang. Outlook harus digunakan untuk mengirim pesan resmi ke klien, pemasok, dll.
00:04:10
Kemudian kita memiliki loop internal.
00:04:17
Kami memiliki tim. Tim sangat dibuat untuk loop batin Anda (loop internal). Pikirkan tentang percakapan konstan yang Anda miliki dengan orang yang bekerja dengan Anda, termasuk orang di luar perusahaan Anda.
00:04:34
Dan file yang Anda tinjau juga.
00:04:38
Tim adalah tempat yang tepat untuk bekerja. Percakapan bersifat informal, pendek dan langsung.
00:04:45
Anda bekerja dengan tim yang sangat bersatu, dan itu termasuk orang eksternal yang bukan bagian dari jaringan Anda.
00:04:54
Tim ditakdirkan untuk menjadi titik masuk penting ketika Anda memulai hari kerja Anda, seperti Outlook. Sehari-hari ketika Anda pergi pada komputer Anda di tempat kerja, Anda membuka Outlook untuk email Anda. Tapi Anda harus melakukan hal yang sama dengan teams: semua percakapan kolaborasi batin Anda akan berada di teams.
00:05:20
Apa yang tim Izinkan? Komunikasi yang fleksibel secara real time, konten dan Riwayat tersedia kapan saja, termasuk lintas sesi tim yang dapat dilihat oleh semua anggota tim.
00:05:33
Ini terintegrasi ke SharePoint dan OneNote. Ada integrasi yang kuat dengan Office suite.
00:05:42
Dan ruang kerja yang dapat disesuaikan untuk menyertakan konten dan fitur yang digunakan tim setiap hari.
00:05:53
Ayo kita lanjutkan. Kita akan berbicara tentang kolaborasi.
00:05:59
Memahami kolaborasi Anda: saat ini, Outlook adalah EDMS pribadi pengguna (sistem manajemen dokumen elektronik).
00:06:12
It's Well, Anda akan menemukan kembali banyak dokumen tapi agak aneh untuk mengatakan bahwa kita akan menemukan semua dokumen kita ke dalam Outlook karena ketika Anda mengirim file melalui email, satu-satunya cara untuk mengambil file tersebut adalah dalam email. Tapi kita akan membicarakan hal ini sebentar.
00:06:32
Di Outlook, informasi disimpan dan terkandung dalam pesan: tabel, Gambar, lampiran.
00:06:42
Lampiran dan berbeda atau beberapa versi dokumen disimpan di dalamnya.
00:06:50
Namun kuota penyimpanan pesan tidak mencukupi. Kami tidak memiliki ruang tak terbatas di Outlook dan kami akan melipatgandakan lampiran, Gambar, dll. Jadi penyimpanan tidak mencukupi.
00:07:11
Catatan Rapat dan pertemuan disimpan. Saat Anda mengatur pertemuan di Outlook, Anda akan menemukan semua catatan tentang pertemuan ini di sini.
00:07:23
Anda menghabiskan waktu mencari informasi. Anda memiliki ribuan email dan Anda harus mencari, menyaring untuk menemukan mereka kembali.
00:07:34
Tentu saja, mengelola email memakan waktu dan merugikan produktivitas
00:07:41
karena Anda kehilangan jam karena Anda perlu untuk menyaring, untuk mengatur dll. Dibutuhkan banyak waktu.
00:07:51
Anda menyimpan informasi yang sama seperti kolega Anda dalam file yang berbeda dan meminta mereka untuk mengirimkannya ketika Anda tidak dapat menemukannya. Ketika seseorang mengirim email ke 10 orang dengan lampiran dalam, orang yang sama akan memiliki lampiran. Tapi Anda tidak dapat menemukannya kembali karena terlalu banyak email, sehingga Anda akan meminta rekan kerja Anda untuk mengirimkannya kembali.
00:08:14
Anda akan memiliki 2.000 atau 3.000 email dengan lampiran yang sama di dalamnya, karena Anda tidak dapat menemukannya kembali di Outlook.
00:08:23
Itu memakan waktu dan memakan penyimpanan.
00:08:30
Kehilangan pesan akan menjadi bencana bagi perusahaan. Di dalam email, Anda memiliki banyak informasi penting, lampiran, file, dokumen.
00:08:43
Masalahnya di sini adalah kita memilikinya di Outlook, jadi kita tidak akan mengunduhnya karena kita memilikinya di kotak pesan kita.
00:08:52
Tapi suatu hari, masalah dapat terjadi dan email Anda akan hilang bersama dengan penting, email, informasi dan dokumen.
00:09:06
Apa yang akan kita lakukan? Kita tidak bisa berbuat apa-apa, kita akan kehilangan pesan kita. Ini akan menjadi bencana.
00:09:13
Ketika karyawan pergi, pesan mereka dapat ditransfer ke karyawan lain sehingga Anda memiliki. Katakanlah Anda telah menghabiskan 10 tahun di sebuah perusahaan.
00:09:25
Hari ini, rekan kerja Anda yang juga bekerja di perusahaan Anda akan berangkat.
00:09:31
Jadi semua email, 10 tahun senilai email akan ditransfer ke siapa? Untuk Anda.
00:09:41
Jadi Anda memiliki total 20 tahun email di Inbox Outlook Anda.
00:09:49
Kita dapat mengatakan bahwa akan sangat sulit untuk menyimpan itu dan untuk menemukan sesuatu dalam hal informasi atau lampiran di dalamnya.
00:10:02
Seperti yang kita ketahui, pengguna menyukai email. Beberapa bahkan menggunakan mereka terlalu banyak.
00:10:08
Dalam 2016, 250.000.000.000 email telah ditukar setiap hari di seluruh dunia.
00:10:20
Di 2020, perkiraan memprediksi 258 miliaran.
00:10:26
Apakah Anda bayangkan setiap hari? 285 miliar, itu cukup banyak.
00:10:36
Kita akan melihat saat ini praktik terbaik yang dapat kita miliki di teams.
00:10:43
Melupakan tentang email dan kebiasaan memakan waktu yang kita miliki.
00:10:51
10 praktik terbaik kolaborasi kami di teams.
00:11:00
Praktik terbaik No. 1: saya siap mengadopsi tim dengan tim saya. Apa saja praktik terbaik untuk mendorong tim saya untuk menerapkannya? Praktik terbaik di teams:
00:11:13
Pertama-tama Anda harus menentukan pedoman, cara tim digunakan, dan alasannya.
00:11:24
Kuncinya adalah untuk menentukan pedoman yang didefinisikan dan bagaimana digunakan dan untuk tujuan apa. Microsoft teams jauh lebih intuitif daripada mengirim pesan ke beberapa orang dengan berbagai lampiran saat melakukan brainstorming atau berkolaborasi. Tegas tentang penerapan aturan ini. Mungkin diperlukan beberapa minggu bagi orang untuk terbiasa bekerja dengan cara ini. Tapi setelah menjadi kebiasaan, adalah cara yang jauh lebih efektif untuk bekerja.
00:11:54
Hindari membuat terlalu banyak tim dan saluran. Pastikan Anda tidak menjadi gila dengan penciptaan ton saluran.
00:12:03
Jika memakan waktu untuk menemukan informasi dalam daftar email kami, itu akan memakan waktu juga untuk menemukan informasi dalam daftar saluran 100.
00:12:18
Siapkan Konvensi dan klasifikasi penamaan. Perlu diingat bahwa Microsoft teams ditujukan untuk kolaborasi yang konsisten: mengobrol, mendokumentasikan, dan mengerjakan tugas di dalam grup kolektif orang, baik itu Departemen atau tim proyek.
00:12:34
Penamaan Konvensi dan klasifikasi untuk menghindari selip bahasa, penamaan saluran generik untuk menghindari Multiplisitas.
00:12:42
Ini akan memudahkan akses ke dokumen, percakapan dan berbagai informasi untuk karyawan baru di tim.
00:12:55
Kemudian, praktik terbaik kedua:
00:13:00
Lusinan pesan adalah topik yang sama.
00:13:05
Apa praktik terbaik di teams?
00:13:07
Untuk mulai dengan, kita harus memusatkan topik.
00:13:11
Aktifkan kolaborasi real time.
00:13:15
Kita harus membuat satu saluran untuk setiap proyek, kita menghapus tab yang tidak perlu.
00:13:23
Dan mengelola tampilan tim favorit Anda.
00:13:29
Tambahkan tim penting ke favorit untuk menemukannya kembali di bagian atas tim.
00:13:37
Saluran dan tim tersembunyi: kami memiliki proyek yang berakhir tetapi untuk beberapa alasan kita harus kembali pada tim ini untuk menemukan informasi. Mari Sembunyikan mereka.
00:13:51
Jika kita menyembunyikan tim dan saluran, mereka masih di sini. Mereka tidak dihapus, mereka masih dalam tim tetapi mereka akan disembunyikan
00:14:01
di bagian bawah daftar tim kami. Kita dapat menemukan mereka kembali, tapi setidaknya itu cara yang lebih terorganisir.
00:14:12
Kami juga dapat mengarsipkan tim dengan proyek yang telah selesai.
00:14:16
Ketika kita sudah berakhir dengan sebuah tim, semuanya sudah selesai, kita tidak membutuhkannya lagi, kita bisa mengarsipkannya.
00:14:24
Tim ini akan berada di Arsip. Kita tidak perlu kembali di atasnya, tapi kami Diarsipkan itu.
00:14:34
Mari kita lanjutkan dengan praktik terbaik No. 3:
00:14:39
Saya sering bertukar pesan dengan kelompok orang yang sama.
00:14:45
Praktik terbaik di teams:
00:14:47
Gunakan percakapan tim, sehingga Anda tidak akan kehilangan histori.
00:14:53
Jika Anda mengirim email atau menggunakan Skype untuk mengirim informasi, pada saat atau lain Anda akan kehilangan melacak segalanya.
00:15:07
Di Skype dan Outlook jika Anda perlu mencari menit dan menit untuk menemukan informasi, itu tidak layak.
00:15:16
Di teams, Anda memiliki umpan percakapan, Anda hanya perlu menggulir ke atas dan menggulir ke bawah untuk menemukan informasi.
00:15:25
Anda juga dapat membuat topik baru sehingga orang lain dapat menanggapinya.
00:15:31
Anda akan menghemat waktu untuk menemukan jawabannya.
00:15:35
Anda dapat membuat topik yang berbeda dan di komentar dari topik ini Anda akan menemukan informasi. Anda dapat menjawab topik yang ada dengan memperkaya mereka dengan GIF, EMOJI, atau stiker.
00:15:51
Ini akan memungkinkan pertukaran cepat, menampilkan catatan atau kalender dan dokumen. Dengan GIF, EMOJI dan stiker, Anda dapat memiliki percakapan yang lebih kasual, akan lebih menarik untuk memiliki beberapa ikon, dll.
00:16:13
Mengkonversi pertukaran teks ke dalam pertemuan video tatap muka.
00:16:19
Anda memiliki banyak informasi untuk mengirimkan ke rekan kerja Anda.
00:16:24
Jika Anda mulai menulis sederajat buku di teams, akan sulit menemukan informasi atau bahkan membacanya.
00:16:38
Anda dapat membuat pertemuan video tatap muka.
00:16:41
Anda bertukar informasi dengan rekan kerja Anda, pasangan Anda dan dia tidak di sisi pertemuan ini sehingga Anda dapat menulis informasi penting dan yang kurang penting hanya akan di pikiran Anda.
00:16:59
Mari kita lanjutkan dengan praktik terbaik No. 4:
00:17:05
Saya perlu membedakan ketika saya disalin dalam atau ketika saya adalah penerima utama suatu tindakan.
00:17:13
Praktik terbaik di teams: kami akan menggunakan sebutan. Di teams, Anda dapat menyebutkan orang dengan menggunakan @. Mereka akan menerima pemberitahuan dan nama akan berwarna ungu.
00:17:29
Dengan cara ini orang akan tahu kapan mereka adalah penerima utama suatu tindakan.
00:17:35
Jika hanya ada disalin, mereka dapat membacanya jika mereka ingin.
00:17:41
Untuk tetap informasi tentang publikasi baru Anda dapat mengikuti saluran. Mungkin di teams mengikuti Channel dan menerima notifikasi saat ada publikasi baru.
00:17:54
Anda akan selalu siap untuk menerima informasi baru ini.
00:18:02
Topeng yang tidak perhatian Anda.
00:18:06
Di teams, Anda dapat menyembunyikan saluran. Anda tidak akan menyembunyikannya untuk semua orang, hanya untuk Anda.
00:18:17
Dalam proyek Anda saat ini di teams ada tab tentang pemasaran tetapi Anda tidak bekerja dalam pemasaran, itu tidak penting bagi Anda. Anda dapat menyembunyikannya dan Anda hanya akan menemukan kembali saluran yang berbeda yang menarik bagi Anda.
00:18:32
Tetap terinformasi dengan lansiran aktivitas.
00:18:38
Di tab aktivitas di teams, kami akan menemukan semua lansiran dan pemberitahuan tentang hal-hal yang menjadi perhatian Anda. Saat Anda mengikuti saluran, saat seseorang menyebut Anda.
00:18:55
Anda hanya perlu pergi dalam peringatan dan Anda akan menemukan pemberitahuan yang berbeda.
00:19:03
Mari kita lanjutkan dengan praktik terbaik No. 5:
00:19:08
Saya secara teratur meneruskan pesan untuk menginformasikan orang. Praktik terbaik di teams: Gunakan tab wiki sebagai buku catatan tim.
00:19:18
Jika Anda memiliki banyak informasi atau pesan untuk diteruskan kepada semua orang setiap saat, orang-orang itu berada di tim Anda. Buka tab wiki.
00:19:31
Di dalamnya, Anda dapat menempatkan formasi penting.
00:19:34
Daripada meneruskan pesan ke 10 orang yang sama setiap hari, masuklah ke wiki.
00:19:40
Letakkan pesan penting di sini dan mereka 10 orang akan dapat membacanya dengan satu kali klik: kurang email dan cara yang lebih cepat untuk menemukan informasi.
00:19:54
Anda juga dapat menambahkan netbook untuk mengumpulkan catatan dan pengetahuan. Buat buku catatan tim dan, seperti di Office 365 NoteBook atau OneNote, Anda dapat menambahkan catatan, pengetahuan, Gambar, dll.
00:20:11
Anda dapat menempatkan link dalam percakapan untuk menyorot dokumen.
00:20:16
Anda memiliki dokumen di Perpustakaan tim Anda dan Anda dapat mengambil link, memasukkannya ke dalam percakapan dan semua orang akan mengakses dokumen hanya dengan mengklik di atasnya.
00:20:30
Ini adalah cara yang lebih cepat untuk bertukar dan berkolaborasi pada dokumen.
00:20:37
Anda dapat menggunakan tab untuk mengakses layanan lain.
00:20:40
Di teams, Anda dapat menambahkan layanan di tab. Ada banyak aplikasi yang mungkin berbeda dan Anda juga dapat menggunakan jejaring sosial seperti LinkedIn, Trello, JIRA, dll.
00:20:56
Anda juga dapat menempatkan dokumen yang berbeda di tab. Anda dapat meminta kontak untuk mengirim email langsung ke saluran karena mungkin di teams untuk mengirim email ke alamat email tertentu dan alamat email ini adalah teams.
00:21:15
Dalam saluran, email akan muncul sebagai pesan normal, percakapan normal.
00:21:24
Mari kita lanjutkan dengan praktik terbaik No. 6: saya sering mengirim dan menerima email untuk memperbarui dokumen dan kuota penyimpanan saya tidak mencukupi.
00:21:35
Anda memiliki dokumen Anda, rekan kerja Anda memperbaruinya, mereka mengirim yang baru. Kemudian Anda memperbaruinya, Anda mengirimkannya kembali, dll. Kemudian Anda memiliki 10 lampiran yang merupakan email yang sama namun diperbarui setiap saat.
00:21:51
Praktik terbaik dalam teams: memfasilitasi kolaborasi pada dokumen. Dokumen bersama oleh tim disimpan di perpustakaan dokumen situs SharePoint terkait. Situs SharePoint dibuat untuk menyimpan dokumen, tidak seperti Outlook. Folder yang dibuat di perpustakaan untuk setiap saluran. Jadi di SharePoint Anda memiliki folder dan folder ini akan berbeda untuk setiap saluran.
00:22:21
Folder untuk saluran 1, saluran 2, dll.
00:22:24
Berbagi file sebagai link. Anda dapat menggunakan link untuk berbagi dokumen.
00:22:32
Anda berbagi dokumen di satu tempat, misalnya SharePoint, dan menyalin tautan berbagi untuk mengirimkannya kepada seseorang.
00:22:40
Orang ini tidak akan harus menyimpannya di mana saja, itu hanya link.
00:22:47
Anda dapat bekerja dengan beberapa orang di dokumen. Anda dapat mengedit dokumen bersama yang dibuka di teams secara online atau melalui klien berat (perangkat lunak di komputer Anda). Kontrol versi diaktifkan secara default untuk dokumen bersama. Anda dapat mengontrol versi yang berbeda: dalam kasus ada masalah dalam versi, Anda dapat kembali ke yang terbaru.
00:23:12
Anda dapat mendiskusikan saat memodifikasi. Anda dapat berdiskusi dengan Rapat langsung di teams atau melalui percakapan obrolan yang terbuka saat mengedit dokumen, sehingga Anda dapat berdiskusi dengan rekan kerja.
00:23:29
Kemudian, praktik terbaik No. 7:
00:23:35
Saya sering mengirim lampiran yang sama.
00:23:40
Praktik terbaik dalam tim: Sesuaikan tab Anda untuk memudahkan akses file berulang. Anda membuat tab yang tentang dokumen dan dengan mengklik di atasnya Anda akan mengaksesnya.
00:23:54
Salin tautan ke dokumen untuk memasukkannya ke dalam percakapan. Anda menyalin link, Anda pergi dalam percakapan, untuk komentar dan Anda menempatkan link di sini. Semua orang akan dapat mengaksesnya.
00:24:06
Tambahkan dokumen ke percakapan, bukan tab file jika Anda ingin mereka terlihat. File tab adalah untuk menyimpan dokumen, tetapi dalam percakapan, Anda mengirim dokumen dan semua orang akan melihatnya secara langsung.
00:24:23
Tidak perlu untuk pergi di Perpustakaan file, itu akan dalam percakapan.
00:24:29
Praktik terbaik No. 8: saya sering mencari informasi.
00:24:36
Di teams, Anda dapat menyimpan pesan penting. Dengan menyimpannya, Anda dapat menemukannya kembali dengan mudah.
00:24:44
Anda dapat menyematkan percakapan Anda. Anda pin mereka dan Anda akan dapat menemukan mereka kembali lebih cepat.
00:24:51
Gunakan filter dalam alur aktivitas. Dengan menggunakan filter, Anda dapat menemukan informasi spesifik dengan lebih cepat.
00:24:59
Gunakan mesin telusur dan filter. Jika kita tahu apa yang kita cari, dengan menggunakan mesin pencari dan filter kita akan mengambil lebih sedikit waktu daripada yang kita lakukan pada Outlook misalnya.
00:25:14
Praktik terbaik No. 9: saya sering membuang-buang waktu dalam pertemuan, saya ingin menjadi lebih efisien.
00:25:22
Praktik terbaik dalam teams: dengan Meet Now, Anda dapat dengan mudah dan cepat beralih dari percakapan ke pertemuan mendadak.
00:25:30
Anda dapat mempromosikan konferensi audio dan video dan Anda dapat merekam pertemuan untuk membuatnya tersedia untuk anggota tim lain yang absen.
00:25:41
Semua Rapat Anda akan disimpan dan Anda dapat mengirimkannya kepada orang yang tidak ada di sini.
00:25:48
Praktik terbaik No. 10: selama pertemuan, saya berbagi informasi dengan orang lain.
00:26:00
Praktik terbaik di teams: bagikan layar Anda, jauh lebih mudah untuk berbagi informasi jika orang dapat melihatnya.
00:26:07
Mengatur Notepad berbagi untuk menerbitkan catatan-mengambil selama pertemuan. Jika kita memiliki 10 orang dalam pertemuan, maka 10 Notes dan 10 Catatan untuk dimasukkan ke dalam Notepad yang sama akan terlalu lama. Jika kita hanya memiliki satu Notepad untuk 10 orang dan semua orang dapat mempublikasikan, itu akan lebih mudah dan lebih cepat dan Anda dapat bertukar informasi melalui percakapan selama pertemuan.
00:26:35
Kemudian kita memiliki bonus terbaik praktek: saya sering mengirim lampiran kepada orang-orang di Pindahkan.
00:26:41
Praktik terbaik: instal aplikasi mobile. Tim di smartphone sehingga Anda dapat membawa tim Anda. Dengan aplikasi mobile Anda dapat menemukan tim, saluran, dokumen, percakapan, dan tab langsung pada smartphone Anda. Ini sempurna ketika Anda sedang bepergian.
00:27:05
Bagaimana cara menyebarkan dan berbagi praktik terbaik?
00:27:10
Anda harus bergantung pada jaringan Duta besar. Menjelaskan arti dari transformasi.
00:27:17
Mereka akan mempengaruhi dalam tim, melalui percakapan informal yang akan membantu pengetahuan untuk disebarluaskan dan berlabuh lebih efektif. Belajar melalui kolega adalah salah satu metode yang paling efektif dan banyak digunakan.
00:27:33
Yakinkan mereka: mereka akan takut karena itu baru, Anda harus meyakinkan mereka. Karena mereka telah menguji alat, mereka akan memanfaatkan dan mengumpulkan pengalaman untuk mengubahnya menjadi pengetahuan. Berbagi umpan balik mereka di atasnya.
00:27:50
Kemudian kita harus meningkatkan kesadaran dan melatih karyawan.
00:27:56
Gunakan platform Digital kolaboratif, itu akan menawarkan pelatihan diadaptasi menggunakan kasus beton. Mengusulkan sumber daya pelatihan singkat: tutorial video, menggunakan skenario kasus, dll.
00:28:08
Siapkan Rapat fisik khusus. Tujuannya adalah untuk memungkinkan perbaikan terus-menerus di setiap entitas untuk mengatasi masalah lintas sektoral seperti inisiatif lokal.
00:28:21
Jangan abaikan pengetahuan bangunan karena hal itu memungkinkan praktik baru untuk berlabuh dalam kebiasaan jangka panjang.
00:28:36
Segera hadir: kursus tentang praktik terbaik.
00:28:44
Kesimpulannya, Microsoft teams sangat ideal untuk komunikasi harian dan kolaborasi dalam Departemen, tim proyek atau kelompok orang yang bekerja sama dengan tujuan umum atau deliverable. Outlook adalah untuk hal formal. Gunakan teams untuk tugas sehari-hari.
00:29:07
Jika Anda memiliki pertanyaan, Anda dapat meminta mereka secara langsung dalam obrolan.
00:29:15
Bagi mereka yang tidak memiliki pertanyaan, saya berterima kasih karena berada di sini hari ini. Membuat baik penggunaan apa yang Anda pelajari dan saya berharap Anda untuk memiliki hari yang menyenangkan.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:10
Привет всем и добро пожаловать на этот веб-бинар о "Какие лучшие практики в командах?". Как вы могли заметить, ваши микрофоны выключены, потому что Есть много участников в сегодняшней тренировке, так что было бы очень шумно, если бы все были свои микрофоны. Микрофоны будут отключены для этой тренировки. Начнем прямо сейчас.
00:00:40
Некоторые инструкции, чтобы начать: Выключите вызов ожидания, если вы берете еще один телефонный звонок во время этого веб-бинара, музыка на удержание будет услышан всеми участниками.
00:00:51
Микрофоны отключены, и думать о сохранении экрана активным во все времена. Если вы не касаетесь вашего компьютера на некоторое время, он будет идти в спящий режим. Если вы переключите режим сна, вы будете автоматически отключены от этого веб-бинара и есть время, чтобы подключиться к нему, так что вы потеряете информацию.
00:01:16
Итак, сегодня у нас есть 30 минут, чтобы увидеть разные вещи. Начнем с того, что введение: Для чего используются команды? Мы поговорим о командах. но что такое использование команд? Что мы будем с ним делать?
00:01:32
Затем, понимая ваше сотрудничество.
00:01:36
Что мы можем сделать в плане сотрудничества в командах? Мы все это поймем.
00:01:45
10 лучших практик совместной работы в командах. Сегодня веб-инар о наилучшей практике в командах, так что мы увидим их, конечно.
00:01:56
Как распространять и обмениваться передовой практикой. Это вещь, чтобы знать о лучших практиках, но это другое дело, чтобы поделиться и распространить их в вашей компании. Наконец, мы будем иметь заключение в конце.
00:02:12
Сегодня целью является выявление наилучших методов использования команд и поощрение сотрудничества компаний в командах. Кроме того, в конце этой тренировки,
00:02:26
если у вас есть другие хорошие практики в командах, которые мы не показали сегодня, вы можете написать их в чате. Я собираюсь отправить сообщение в чате прямо сейчас для вас, чтобы увидеть его.
00:02:40
Мы сможем отправить ваши лучшие практики в нем для нас, чтобы найти их обратно.
00:02:50
Начнем с того, что введение: Для чего используются команды? Как вы можете видеть на экране, корпорация Майкрософт развернула графическое представление о том, как использовать свои приложения связи, потому что у нас есть команды, Yammer и Outlook. У нас есть внутренняя петля, внешняя петля и открытая петля. Все они важны для того чтобы держать в разуме говоря о командах по сравнению с Outlook.
00:03:22
Начнем с того, что у нас есть внешняя петля справа с Yammer.
00:03:31
Внешняя петля с Yammer и Outlook. Она также называется открытой петлей. Outlook сделан для вашего открытого цикла: Вы можете отправлять электронные письма любому, у кого есть адрес электронной почты. Но вы всегда должны быть осторожны с тем, что вы пишете в своих сообщениях
00:03:53
в страхе, что кто-то важный может получить его в качестве передачи. Электронные письма являются более формальными, более конкретными, менее произвольными. Outlook следует использовать для отправки официальных сообщений вашим клиентам, поставщикам и т.д.
00:04:10
Тогда у нас есть внутренняя петля.
00:04:17
У нас есть команды. Команды действительно сделаны для вашего внутреннего цикла (внутренний цикл). Подумайте о постоянном разговоре, который у вас есть с теми, с кем вы работаете, в том числе людей за пределами вашей компании.
00:04:34
И файлы, которые вы просматривае, а также.
00:04:38
Команды - правильное место для работы. Разговоры неформальные, короткие и прямые.
00:04:45
Вы работаете с очень объединенными командами, и это включает в себя внешних людей, которые не являются частью вашей сети.
00:04:54
Командам суждено стать важной точкой входа, когда вы начинаете свой рабочий день, так же, как Outlook. Каждый день, когда вы идете на компьютере на работе, вы открываете Outlook для вашей электронной почты. Но вы должны сделать то же самое с командами: Все ваши внутренние разговоры о сотрудничестве будут на команды.
00:05:20
Что позволяют команды? Гибкая коммуникация в режиме реального времени, содержание и история доступны в любое время, включая перекрестные сессии команд, видимые для всех членов команды.
00:05:33
Он интегрирован в SharePoint и OneNote. Существует сильная интеграция с пакетом Office.
00:05:42
И настраиваемое рабочее пространство, чтобы включить содержимое и функции, которые команды используют каждый день.
00:05:53
Давай пойдем дальше. Мы поговорим о сотрудничестве.
00:05:59
Понимание вашего сотрудничества: В настоящее время Outlook является персональным EDMS пользователя (Электронная система управления документом).
00:06:12
Это ну, вы собираетесь найти обратно много документов, но это немного странно сказать, что мы собираемся найти все наши документы в Outlook, потому что, когда вы отправляете файлы по электронной почте, единственный способ получить эти файлы в письмах. Но мы поговорим об этом немного.
00:06:32
В Outlook информация хранится и содержится в сообщении: таблицы, картинки, вложения.
00:06:42
В нем хранятся вложения и различные или несколько версий документа.
00:06:50
Но квота хранения сообщений недостаточна. У нас нет бесконечного пространства в Outlook, и мы собираемся умножить эти вложения, фотографии и т.д. Таким образом, хранение недостаточно.
00:07:11
Хранятся заметки о встречах и собраниях. Когда вы организуете встречу в Outlook, вы найдете все заметки об этой встрече здесь.
00:07:23
Вы тратите время на поиск информации. У вас есть тысячи писем, и вы должны искать, фильтровать, чтобы найти их обратно.
00:07:34
Конечно, управление электронными письмами отохтительно и вредно для производительности
00:07:41
потому что вы теряете часы, потому что вам нужно фильтровать, организовывать и т.д. Это занимает много времени.
00:07:51
Вы храните ту же информацию, что и ваши коллеги в разных файлах, и просите их передать ее, когда вы не можете ее найти. Когда кто-то отправляет по электронной почте 10 человек с вложениями, те же люди будут иметь вложение. Но вы не можете найти его обратно из-за слишком много писем, так что вы собираетесь попросить ваших коллег, чтобы отправить его обратно.
00:08:14
Вы будете иметь 2000 или 3000 писем с теми же вложениями в нем, потому что вы не можете найти их обратно в Outlook.
00:08:23
Это ото всех времени и хранения.
00:08:30
Потеря сообщений будет катастрофой для компании. Внутри электронной почты, у вас есть много важной информации, вложения, файлы, документы.
00:08:43
Проблема здесь в том, что они есть в Outlook, поэтому мы не собираемся загружать их, потому что они есть в нашем почтовом ящике.
00:08:52
Но в один прекрасный день, проблема может возникнуть, и ваши письма будут потеряны вместе с важными, электронная почта, информация и документы.
00:09:06
Что Вы будете делать? Мы ничего не можем сделать, мы потеряем наши послания. Это будет катастрофа.
00:09:13
Когда сотрудники уходят, их сообщения могут быть переданы другому сотруднику, так что у вас есть. Допустим, вы провели 10 лет в компании.
00:09:25
Сегодня ваш коллега, который также работал в вашей компании уходит.
00:09:31
Таким образом, все его письма, 10 лет стоит писем будут переданы кому? За тебя.
00:09:41
Таким образом, вы в общей сложности 20 лет писем в вашем почтовом ящике Outlook.
00:09:49
Мы можем сказать, что будет очень трудно хранить, что и найти что-нибудь с точки зрения информации или вложений в нем.
00:10:02
Как известно, пользователи любят электронные письма. Некоторые даже используют их слишком много.
00:10:08
В 2016 году по всему миру ежедневно обменивались 250 миллиардами электронных писем.
00:10:20
В 2020 году прогнозы прогнозируют 258 миллиардов.
00:10:26
Вы представляете себе каждый день? 285 миллиардов, это довольно много.
00:10:36
Мы увидим сейчас лучшие практики, которые мы можем иметь в командах.
00:10:43
Чтобы забыть о электронной почте и тех трудоемких привычек, которые у нас есть.
00:10:51
Наши 10 лучших практик в области сотрудничества в командах.
00:11:00
Лучшая практика No1: Я готов принять команды со своей командой. Каковы наилучшие практики, чтобы побудить мою команду принять его? Лучшая практика в командах:
00:11:13
Прежде всего, нужно указать руководящие принципы, как используются команды и почему.
00:11:24
Ключ должен указать руководящие принципы, которые определены и как он используется и с какой целью. Команды Майкрософт гораздо более интуитивно понятны, чем отправка сообщения нескольким людям с различными вложениями при мозговом штурме или сотрудничестве. Будьте строги в отношении применения этого правила. Это может занять несколько недель для людей, чтобы привыкнуть к работе таким образом. Но как только это становится привычкой, это гораздо более эффективный способ работы.
00:11:54
Избегайте создания слишком много команд и каналов. Просто убедитесь, что вы не сойти с ума с созданием тонн каналов.
00:12:03
Если поиск информации в нашем списке электронных писем займет много времени, то поиск информации в списке из 100 каналов также займет много времени.
00:12:18
Настройка конвенции о наименовании и классификаций. Имейте в виду, что команды Майкрософт предназначены для последовательного сотрудничества: чат, документ, задача в коллективной группе людей, будь то отдел или проектная группа.
00:12:34
Наименование конвенции и классификации, чтобы избежать языкового проскальзывания, общий канал именования, чтобы избежать множественности.
00:12:42
Это облегчит доступ к этим документам, беседам и различной информации для новых сотрудников в команде.
00:12:55
Затем, вторая лучшая практика:
00:13:00
Десятки сообщений на ту же тему.
00:13:05
Какова лучшая практика в командах?
00:13:07
Начнем с того, что мы должны централизовать темы.
00:13:11
Включите сотрудничество в режиме реального времени.
00:13:15
Мы должны создать один канал для каждого проекта, мы удаляем ненужные вкладки.
00:13:23
И управлять отображением ваших любимых команд.
00:13:29
Добавьте важные команды к фаворитам, чтобы найти их в верхней части команды.
00:13:37
Скрытые каналы и команды: У нас есть проект, который закончился, но почему-то мы должны вернуться на эти команды, чтобы найти информацию. Давай спрячем их.
00:13:51
Если мы спрячем команды и каналы, они все еще здесь. Они не удаляются, они все еще находятся в командах, но они будут скрыты
00:14:01
в нижней части нашего списка команд. Мы можем найти их обратно, но, по крайней мере, это намного более организовано.
00:14:12
Мы также можем архивировать команды с завершенными проектами.
00:14:16
Когда мы с командой, все сделано, нам это больше не нужно, мы можем архивировать его.
00:14:24
Эта команда будет в архивах. Нам не нужно возвращаться к этому, но мы архивировать его.
00:14:34
Продолжим с наилучшей практикой No 3:
00:14:39
Я часто обмениваюсь сообщениями с одной и той же группой людей.
00:14:45
Лучшая практика в командах:
00:14:47
Используйте командные разговоры, чтобы не потерять историю.
00:14:53
Если вы отправляете электронную почту или используете Skype для отправки информации, в тот или иной момент вы потеряете все.
00:15:07
В Skype и Outlook, если вам нужно искать минуты и минуты, чтобы найти информацию, это не стоит.
00:15:16
В командах у вас есть лента для разговоров, вам просто нужно прокрутить вверх и прокрутить вниз, чтобы найти информацию.
00:15:25
Вы также можете создавать новые темы, чтобы другие люди могли реагировать на них.
00:15:31
Вы сэкономите время, чтобы найти ответ.
00:15:35
Вы можете создавать различные темы и в комментариях к этим темам вы найдете информацию. Вы можете ответить на существующие темы, обогатив их GIF, смайликами или наклейками.
00:15:51
Это позволит быстро обмениваться, показывая заметки или календари и документы. С GIF, смайлики и наклейки, вы можете иметь более случайные разговоры, это будет более интересно иметь некоторые значки и т.д.
00:16:13
Преобразование обмена текстовыми сообщениями в ось.
00:16:19
У вас есть много информации для передачи вашему коллеге.
00:16:24
Если вы начнете писать эквивалент книги в Teams, будет трудно найти информацию или даже прочитать все это.
00:16:38
Можно создать ове лицом к лицу видео-встречи.
00:16:41
Вы обмениваееся информацией с вашим коллегой, вашим партнером, и он не на стороне этой встречи, так что вы можете написать важную информацию и менее важным будет только в вашем уме.
00:16:59
Продолжим с наилучшей практикой No 4:
00:17:05
Мне нужно различать, когда я скопирован или когда я являюсь основным получателем действия.
00:17:13
Лучшая практика в командах: Мы будем использовать упоминания. В командах, вы можете упомянуть людей, usign. Они будут получать уведомления и имена будут в фиолетовый.
00:17:29
Таким образом, люди будут знать, когда они являются основным получателем действий.
00:17:35
Если есть только скопированы, они могут прочитать его, если они хотят.
00:17:41
Чтобы быть в курсе новых публикаций, вы можете следить за каналами. В командах можно следить за каналами и получать уведомления при новой публикации.
00:17:54
Вы всегда будете готовы получить эту новую информацию.
00:18:02
Маска те, которые вас не касаются.
00:18:06
В командах вы можете маскировать каналы. Вы не будете скрывать их для всех, только для вас.
00:18:17
В вашем текущем проекте в командах есть вкладки о маркетинге, но вы не работаете в маркетинге, это не важно для вас. Вы можете скрыть это, и вы найдете только обратно различные каналы, которые интересны для вас.
00:18:32
Будьте в курсе оповещений о действиях.
00:18:38
В вкладок действий в командах мы найдем все оповещения и уведомления о вещах, которые вас касаются. Когда вы следите за каналом, когда кто-то упоминает вас.
00:18:55
Вы просто должны пойти в оповещения, и вы найдете различные уведомления.
00:19:03
Продолжим с наилучшей практикой No 5:
00:19:08
Я регулярно переавету сообщения для информирования людей. Лучшая практика в командах: Используйте вкладку вики в качестве командной журнала.
00:19:18
Если у вас есть много информации или сообщений, чтобы передать всем каждый раз, эти люди находятся в ваших командах. Перейдите на вкладку Вики.
00:19:31
В него можно поместить важное образование.
00:19:34
Вместо того, чтобы переамыкать сообщения 10 тем же людям каждый день, перейдите в Вики.
00:19:40
Положите важное сообщение здесь, и эти 10 человек смогут прочитать его одним щелчком мыши: Меньше писем и быстрее способ найти информацию.
00:19:54
Вы также можете добавить нетбук для сбора заметок и знаний. Создайте командный блокнот и, как в Office 365 NoteBook или OneNote, вы можете добавлять заметки, знания, изображения и т.д.
00:20:11
Вы можете поместить ссылку в разговоре, чтобы выделить документ.
00:20:16
У вас есть документ в библиотеке Teams, и вы можете взять ссылку, положить его в разговор, и все будут иметь доступ к документу, просто нажав на него.
00:20:30
Это более быстрый способ обмена и совместной работы над документом.
00:20:37
Вы можете использовать вкладки для доступа к другим службам.
00:20:40
В командах можно добавлять службы во вкладках. Есть много различных возможных приложений, и вы также можете использовать социальные сети, такие как LinkedIn, Trello, Jira и т.д.
00:20:56
Вы также можете поместить различные документы в вкладок. Вы можете попросить контакты отправить электронное письмо непосредственно на канал, потому что в Командах можно отправить электронное письмо на определенный адрес электронной почты, и этот адрес электронной почты является Командой.
00:21:15
В канале электронная почта будет отображаться как обычное сообщение, нормальный разговор.
00:21:24
Давайте продолжим с наилучшей практикой No 6: я часто отправлять и получать электронные письма для обновления документов и моя квота хранения является недостаточным.
00:21:35
У вас есть документ, ваши коллеги обновляют его, они отправляют новый. Затем вы обновляете его, вы отправляете его обратно, и т.д. Тогда у вас есть 10 вложений, которые являются те же письма, но обновляется каждый раз.
00:21:51
Лучшая практика в командах: Облегчить сотрудничество по документам. Документы, совместно едиаемые группами, хранятся в библиотеке документов связанного сайта SharePoint. Сайт SharePoint сделан для хранения документов, а не как Outlook. В библиотеке создается папка для каждого канала. Таким образом, в SharePoint у вас есть папка, и эта папка будет отличаться для каждого канала.
00:22:21
Папка для первого канала, канала 2 и т.д.
00:22:24
Делитесь файлами по ссылкам. Вы можете использовать ссылки для обмена документами.
00:22:32
Вы делитесь документами в одном месте, например SharePoint, и копируете ссылку на совместное использование, чтобы отправить ее кому-то.
00:22:40
Этот человек не будет хранить его в любом месте, это просто ссылка.
00:22:47
Вы можете работать с несколькими людьми над документом. Вы можете совместно редактировать документы, открытые в командах онлайн или через тяжелого клиента (программное обеспечение на вашем компьютере). Управление версией включено по умолчанию для общего документа. Вы можете управлять различными версиями: В случае, если есть какие-либо проблемы в версии, вы можете вернуться к последней.
00:23:12
Вы можете обсудить при изменении. Вы можете обсуждать встречи непосредственно в командах или через чат разговор открытым, когда вы редактируете документ, и поэтому вы можете обсудить с вашими коллегами.
00:23:29
Затем, лучшая практика No 7:
00:23:35
Я часто посылаю те же вложения.
00:23:40
Лучшая практика в командах: Настраивать вкладки, чтобы облегчить доступ к повторяющимся файлам. Вы создаете вкладку, которая о документе, и, нажав на него вы получите к нему доступ.
00:23:54
Копировать ссылку на документ, чтобы положить его в разговоре. Вы копируете ссылку, вы идете в разговоре, на комментарий, и вы положили ссылку здесь. Каждый сможет получить к нему доступ.
00:24:06
При необходимости их просмотр добавляйте документы в разговор вместо вкладки Files. Вкладка Файлы для хранения документов, но в разговоре, вы отправляете документ, и все будут видеть его непосредственно.
00:24:23
Нет необходимости идти в библиотеку файлов, это будет в разговоре.
00:24:29
Лучшая практика No 8: Я часто смотрю на информацию.
00:24:36
В командах можно сохранить важные сообщения. Спасая их, вы можете найти их обратно легко.
00:24:44
Вы можете прикрепить ваши разговоры. Вы приколоть их, и вы сможете найти их обратно быстрее.
00:24:51
Использование фильтров в потоках активности. С помощью фильтров, вы можете найти конкретную информацию быстрее.
00:24:59
Используйте поисковую систему и фильтры. Если мы знаем, что мы ищем, с помощью поисковой системы и фильтров мы будем принимать намного меньше времени, чем мы делаем на Outlook, например.
00:25:14
Лучшая практика No 9: Я часто тратить время на заседаниях, я хотел бы быть более эффективным.
00:25:22
Лучшая практика в Teams: With Meet Now, вы можете легко и быстро перейти от разговора к импровизированной встрече.
00:25:30
Вы можете продвигать аудио- и видеоконференцсвязь, а также записывать собрания, чтобы сделать их доступными для других членов команды, которые отсутствуют.
00:25:41
Все ваши встречи будут сохранены, и вы можете отправить их людям, которых здесь нет.
00:25:48
Лучшая практика No 10: Во время встреч я делюсь информацией с другими людьми.
00:26:00
Лучшая практика в командах: Поделитесь своим экраном, это способ легче обмениваться информацией, если люди могут видеть его.
00:26:07
Найте блокнот для совместной публикации заметок во время собраний. Если у нас есть 10 человек в заседании, то 10 блокнотов и 10 нот, чтобы положить в тот же блокнот будет слишком долго. Если у нас есть только один блокнот на 10 человек, и каждый может совместно опубликовать его, это будет проще и быстрее, и вы можете обмениваться информацией через разговор во время встречи.
00:26:35
Тогда у нас есть бонус лучшая практика: я часто посылаю привязанность к людям в движении.
00:26:41
Лучшая практика: Установка мобильного приложения. Команды на смартфоне, так что вы можете взять свои команды с вами. С помощью мобильного приложения вы можете найти команды, каналы, документы, разговоры и вкладки непосредственно на вашем смартфоне. Это прекрасно, когда вы находитесь в движении.
00:27:05
Как распространять и обмениваться передовой практикой?
00:27:10
Вы должны полагаться на сеть послов. Объясните смысл преобразования.
00:27:17
Они будут оказывать влияние на группы посредством неофициальных бесед, которые помогут более эффективно распространять и закреплять знания. Обучение через коллег является одним из наиболее эффективных и широко используемых методов.
00:27:33
Убедите их: Они будут бояться, потому что это новое, вы должны успокоить их. Так как они протестировали инструменты, они будут капитализировать и накапливать опыт, чтобы превратить его в знания. Поделитесь своими отзывами об этом.
00:27:50
Тогда мы должны повысить осведомленность и обучать сотрудников.
00:27:56
Используя совместную цифровую платформу, она будет предлагать адаптированную подготовку с использованием конкретных случаев. Предложите короткие учебные ресурсы: обучающие видео, сценарии использования и т.д.
00:28:08
Настройка специальных физических встреч. Цель будет заключается в том, чтобы обеспечить постоянное совершенствование в каждом субъекте для решения перекрестных вопросов, таких, как местные инициативы.
00:28:21
Не пренебрегайте созданием знаний, поскольку это позволяет новые практики, которые будут закреплены в привычках в долгосрочной перспективе.
00:28:36
Скоро: Курсы о наилучшей практике.
00:28:44
В заключение я должен быть идеален для ежедневного общения и совместной работы в отделе, проектной группе или группе людей, тесно сотрудничая с общей целью или поставляемой. Outlook для формальных вещей. Используйте команды для ежедневных задач.
00:29:07
Если у вас есть какие-либо вопросы, вы можете задать их непосредственно в чате.
00:29:15
Для тех, у кого нет вопросов, я благодарю вас за то, что вы здесь сегодня. Используйте то, что вы узнали, и я желаю вам иметь хороший день.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:10
Herkese merhaba ve "Takımlardaki En İyi Uygulamalar Nelerdir?" hakkındaki bu web seminerine hoş geldiniz. Fark etmiş olabileceğiniz gibi, mikrofonlarınız kapalı çünkü bugünkü eğitim oturumuna çok sayıda katılımcı var, bu yüzden herkesin mikrofonları açık olsaydı çok gürültülü olurdu. Bu eğitim oturumu için mikrofonlar kapatılacak. Hemen başlayalım.
00:00:40
Başlamak için bazı talimatlar: Arama beklemeyi kapatın, bu web semineri sırasında başka bir telefon görüşmesi alırsanız, beklemedeki müzik tüm katılımcılar tarafından duyulacaktır.
00:00:51
Mikrofonlar sessize alınır ve ekranınızı her zaman etkin tutmayı düşünün. Bilgisayarınıza bir süre dokunmazsanız, uyku moduna geçer. Uyku moduna geçerseniz, bu web semineriyle bağlantınız otomatik olarak kesilir ve yeniden bağlanmak için bir zaman vardır, böylece bilgi kaybedersiniz.
00:01:16
Bugün, farklı şeyler görmek için 30 dakikamız var. Başlangıç olarak, giriş: Takımlar ne için kullanılır? Takımlar hakkında konuşacağız. ama Teams'in ne faydası var? Onunla ne yapacağız?
00:01:32
O zaman işbirliğinizi anla.
00:01:36
Teams'de işbirliği açısından neler yapabiliriz? Bunların hepsini anlayacağız.
00:01:45
Teams'deki en iyi 10 işbirliği uygulaması. Bugün Teams'deki en iyi uygulama hakkında bir web semineri, bu yüzden onları elbette göreceğiz.
00:01:56
En iyi uygulamaların nasıl yayılıp paylaşılacağı. En iyi uygulamalar hakkında bilinmesi gereken bir şeydir, ancak bunları şirketinizde paylaşmak ve yaymak başka bir şeydir. Sonunda sonuca varacağız.
00:02:12
Günümüzdeki hedefler Teams'i kullanmaya yönelik en iyi uygulamaları belirlemek ve şirketlerin Teams'deki işbirliğini teşvik etmektir. Ayrıca bu eğitim seansının sonunda,
00:02:26
Teams'de bugün göstermediğimiz başka iyi uygulamalarınız varsa, bunları sohbete yazabilirsiniz. Şimdi sohbette görmen için bir mesaj göndereceğim.
00:02:40
Onları geri bulmamız için en iyi uygulamalarınızı gönderebileceğiz.
00:02:50
Başlangıç olarak, giriş: Takımlar ne için kullanılır? Ekranda görebileceğiniz gibi, Microsoft iletişim uygulamalarının nasıl kullanılacağına dair grafiksel bir temsil dağıttı, çünkü Teams, Yammer ve Outlook'umuz var. İç döngü, dış döngü ve açık döngü var. Outlook'a kıyasla Teams hakkında konuşurken akılda tutulması gerekenlerin tümü önemlidir.
00:03:22
İlk olarak, Yammer'la birlikte sağ tarafta bir dış döngü var.
00:03:31
Yammer ve Outlook ile dış döngü. Buna açık döngü de denir. Outlook açık döngünüz için yapılır: E-posta adresi olan herkese e-posta gönderebilirsiniz. Ama mesajlarına ne yazdığına her zaman dikkat etmelisin.
00:03:53
önemli birinin bunu transfer olarak alabileceği korkusuyla. E-postalar daha resmi, daha somut, daha az keyfidir. Outlook müşterilerinize, tedarikçilerinize vb.
00:04:10
O zaman iç döngüyü bulduk.
00:04:17
Ekiplerimiz var. Takımlar gerçekten iç döngünüz (iç döngü) için yapılır. Şirketinizin dışındaki kişiler de dahil olmak üzere birlikte çalıştığınız kişilerle yaptığınız sürekli konuşmayı düşünün.
00:04:34
Ve incelediğin dosyalar da.
00:04:38
Takımlar çalışmak için doğru yerdir. Konuşmalar gayri resmi, kısa ve doğrudandır.
00:04:45
Çok birleşik ekiplerle çalışıyorsunuz ve bu, ağınızın bir parçası olmayan harici kişileri içerir.
00:04:54
Ekipler, outlook gibi iş gününüze başladığınızda önemli bir giriş noktası olmaya mahkumdur. her gün iş yerinde bilgisayarınıza gittiğinizde, e-postalarınız için Outlook'ı açarsınız. Ancak aynısını Teams ile de yapmalısınız: tüm iç işbirliği konuşmalarınız Teams'de olacaktır.
00:05:20
Teams neye izin verir? Gerçek zamanlı olarak esnek iletişim, içerik ve geçmiş, tüm ekip üyeleri tarafından görülebilen Teams çapraz oturumları da dahil olmak üzere her zaman kullanılabilir.
00:05:33
SharePoint ve OneNote ile tümleşiktir. Office paketiyle güçlü bir tümleştirme vardır.
00:05:42
Ve ekiplerin her gün kullandığı içeriği ve özellikleri içerecek şekilde özelleştirilebilir çalışma alanı.
00:05:53
Hadi devam edelim. İşbirliği hakkında konuşacağız.
00:05:59
İşbirliğinizi anlama: Günümüzde Outlook, kullanıcının kişisel EDMS'dir (Elektronik Belge Yönetim Sistemi).
00:06:12
Bu şey, birçok belgeyi geri bulacaksınız, ancak tüm belgelerimizi Outlook'ta bulacağımızı söylemek biraz garip çünkü dosyaları e-postalarla gönderdiğinizde, bu dosyaları almanın tek yolu e-postalar. Ama bunu birazdan konuşacağız.
00:06:32
Outlook'ta bilgiler depolanır ve iletide bulunur: Tablolar, resimler, ekler.
00:06:42
Ekleri ve belgenin farklı veya birden çok sürümü içinde depolanır.
00:06:50
Ancak ileti depolama kotası yetersiz. Outlook'ta sonsuz alanımız yok ve bu ekleri, resimleri vb. Yani depolama yetersiz.
00:07:11
Toplantılar ve toplantı notları saklanır. Outlook'ta bir toplantı düzenlediğinizde, bu toplantıyla ilgili tüm notları burada bulabilirsiniz.
00:07:23
Bilgi aramak için zaman harcıyorsun. Binlerce e-postanız var ve onları geri bulmak için aramanız, filtrelemeniz gerekiyor.
00:07:34
Tabii ki, e-postaları yönetmek zaman alıcı ve üretkenliğe zararlıdır
00:07:41
çünkü filtrelemeniz, düzenlemeniz vb. Çok zaman alır.
00:07:51
İş arkadaşlarınızla aynı bilgileri farklı dosyalarda saklarsınız ve bulamadığınızda iletmelerini istersiniz. Birisi ekleri olan 10 kişiye e-posta gönderdiğinde, aynı kişiler eke sahip olacaktır. Ancak çok fazla e-posta nedeniyle geri bulamıyorsunuz, bu yüzden iş arkadaşlarınızdan geri göndermelerini isteyeceksiniz.
00:08:14
Outlook'ta bulamayacağınız için, içinde aynı ekleri içeren 2.000 veya 3.000 e-postanız olacaktır.
00:08:23
Bu zaman alıcı ve depolama tüketen bir şeydir.
00:08:30
Mesajları kaybetmek şirket için bir felaket olur. E-postaların içinde birçok önemli bilgi, ek, dosya, belge var.
00:08:43
Buradaki sorun, Outlook'ta olmasıdır, bu yüzden posta kutumuzda olduğu için onları indirmeyeceğiz.
00:08:52
Ancak bir gün, bir sorun oluşabilir ve e-postalarınız önemli, e-postalar, bilgiler ve belgelerle birlikte kaybolur.
00:09:06
Ne yapacağız peki? Hiçbir şey yapamayız, mesajlarımızı kaybedeceğiz. Bu bir felaket olacak.
00:09:13
Çalışanlar ayrıldıklarında, mesajları başka bir çalışana aktarılabilir, böylece siz. Diyelim ki bir şirkette 10 yıl geçirdin.
00:09:25
Bugün, şirketinizde de çalışan iş arkadaşınız ayrılıyor.
00:09:31
Yani tüm e-postaları, 10 yıllık e-postaları kime aktarılacak? Senin için.
00:09:41
Yani Outlook gelen kutunuzda toplam 20 yıllık e-postalarınız var.
00:09:49
Bunu saklamanın ve içinde bilgi veya ek açısından bir şey bulmanın çok zor olacağını söyleyebiliriz.
00:10:02
Bildiğimiz gibi, kullanıcılar e-postalara düşkündür. Hatta bazıları onları çok fazla kullanıyor.
00:10:08
2016 yılında, dünya çapında her gün 250 milyar e-posta alışverişi yapıldı.
00:10:20
2020'de tahminler 258 milyar öngörüyor.
00:10:26
Her gün hayal edebiliyor musun? 285 milyar, oldukça fazla.
00:10:36
Şu anda Teams'de sahip olabileceğimiz en iyi uygulamaları göreceğiz.
00:10:43
E-postaları ve sahip olduğumuz zaman alıcı alışkanlıkları unutmak için.
00:10:51
Teams'deki 10 işbirliği en iyi uygulamamız.
00:11:00
En iyi uygulama No.1: Ekibimle birlikte Teams'i benimsemeye hazırım. Ekibimi benimsemeye teşvik etmek için en iyi uygulamalar nelerdir? Teams'deki en iyi uygulama:
00:11:13
Her şeyden önce yönergeleri, takımların nasıl kullanıldığını ve nedenini belirtmeniz gerekir.
00:11:24
Anahtar, tanımlanan yönergeleri ve nasıl ve hangi amaçla kullanıldığını belirtmektir. Microsoft Teams, beyin fırtınası yaparken veya işbirliği yaparken çeşitli ekleri olan birkaç kişiye mesaj göndermekten çok daha sezgiseldir. Bu kuralın uygulanması konusunda katı olun. İnsanların bu şekilde çalışmaya alışması birkaç hafta sürebilir. Ancak bir kez alışkanlık haline geldiğinde, çok daha etkili bir çalışma şeklidir.
00:11:54
Çok fazla takım ve kanal oluşturmaktan kaçının. Sadece tonlarca kanalın yaratılmasıyla çıldırmamanız yeterlidir.
00:12:03
E-posta listemizde bilgi bulmak zaman alıyorsa, 100 kanallık bir listede bilgi bulmak da zaman alacaktır.
00:12:18
Adlandırma kuralı ve sınıflandırmaları ayarlayın. Microsoft Teams'in tutarlı bir işbirliği için tasarlandığini unutmayın: Sohbet, belge, görev ister departman ister proje ekibi olsun, toplu bir grup insan içinde.
00:12:34
Dil kaymasını önlemek için adlandırma kuralı ve sınıflandırmaları, çokluğu önlemek için genel kanal adlandırma.
00:12:42
Bu belgelere, konuşmalara ve çeşitli bilgilere ekipteki yeni çalışanlara erişimi kolaylaştıracaktır.
00:12:55
Sonra, ikinci en iyi uygulama:
00:13:00
Onlarca mesaj aynı konu hakkında.
00:13:05
Teams'deki en iyi uygulama nedir?
00:13:07
Başlangıç olarak, konuları merkezileştirmeliyiz.
00:13:11
Gerçek zamanlı işbirliğini etkinleştirin.
00:13:15
Her proje için bir kanal oluşturmalıyız, gereksiz sekmeleri kaldırırız.
00:13:23
Ve en sevdiğiniz takımların gösterimini yönetin.
00:13:29
Favorileri en üstte bulmak için favorilere önemli takımlar ekleyin.
00:13:37
Gizli kanallar ve ekipler: Sona ermiş bir projemiz var, ancak nedense bilgi bulmak için bu takımlara geri dönmemiz gerekiyor. Onları saklayalım.
00:13:51
Eğer ekipleri ve kanalları saklarsak, hala buradalar. Silinmezler, hala Teams'dedirler, ancak gizlenirler
00:14:01
takım listemizin en altında. Onları geri bulabiliriz, ama en azından çok daha düzenli.
00:14:12
Tamamlanan projelerle ekipleri de arşivleyebiliyoruz.
00:14:16
Bir ekiple işimiz bittiğinde, her şey yapılır, artık ihtiyacımız yok, arşivleyebilmeliyiz.
00:14:24
Bu ekip arşivde olacak. Geri dönmemiz gerek yok ama arşivlemişiz.
00:14:34
En iyi uygulama no. 3 ile devam edelim:
00:14:39
Sık sık aynı grupla mesaj alışverişi yapıyorum.
00:14:45
Teams'deki en iyi uygulama:
00:14:47
Geçmişinizi kaybetmemek için takım konuşmalarını kullanın.
00:14:53
E-posta gönderirseniz veya bilgi göndermek için Skype kullanırsanız, bir anda veya başka bir anda her şeyin izini kaybedersiniz.
00:15:07
Skype ve Outlook'ta, bilgi bulmak için dakikalarca arama yapmanız gerekiyorsa, buna değmez.
00:15:16
Teams'de bir konuşma akışınız vardır, bilgi bulmak için yukarı kaydırmanız ve aşağı kaydırmanız yeterlidir.
00:15:25
Diğer kişilerin bunlara yanıt verebilmesi için yeni konular da oluşturabilirsiniz.
00:15:31
Cevabı bulmak için zaman kazanacaksınız.
00:15:35
Farklı konular oluşturabilirsiniz ve bu konuların yorumlarında bilgileri bulacaksınız. Mevcut konuları GIF, emoji veya çıkartmalarla zenginleştirerek cevaplayabilirsiniz.
00:15:51
Notları veya takvimleri ve belgeleri göstererek hızlı alışverişi etkinleştirir. GIF, emojiler ve çıkartmalarla daha rahat konuşmalar yapabilirsiniz, bazı simgelere vb.
00:16:13
Metin alışverişini yüz yüze görüntülü toplantıya dönüştürün.
00:16:19
İş arkadaşınıza iletmeniz gereken çok fazla bilgi var.
00:16:24
Teams'de bir kitabın eşdeğerini yazmaya başlarsanız, bilgi bulmak ve hatta hepsini okumak zor olacaktır.
00:16:38
Yüz yüze görüntülü toplantı oluşturabilirsiniz.
00:16:41
İş arkadaşınız, eşiniz ve o bu toplantının tarafında değil, bu yüzden önemli bilgiler yazabilirsiniz ve daha az önemli olan sadece aklınızda olacaktır.
00:16:59
En iyi uygulama no. 4 ile devam edelim:
00:17:05
Ne zaman kopyalandığımı veya bir eylemin ana alıcısı olduğumu ayırt etmem gerekir.
00:17:13
Teams'deki en iyi uygulama: Bahsetmeleri kullanacağız. Teams'de, @.'yi imzalayarak insanlardan bahsedebilirsiniz. Bildirim alacaklar ve isimler mor renkte olacak.
00:17:29
Bu şekilde insanlar bir eylemin ana alıcısı olduklarında bileceklerdir.
00:17:35
Sadece kopyalanmışsa, isterlerse okuyabilirler.
00:17:41
Yeni yayınlardan haberdar olmak için kanalları takip edebilirsiniz. Teams'de kanalları takip etmek ve yeni bir yayın olduğunda bildirim almak mümkündür.
00:17:54
Bu yeni bilgiyi almaya her zaman hazır olacaksınız.
00:18:02
Sizi ilgilendirmeyenleri maskele.
00:18:06
Teams'de kanalları maskeleyebilirsiniz. Onları herkes için saklayamayacaksınız, sadece sizin için saklayacaksınız.
00:18:17
Teams'deki mevcut projenizde pazarlamayla ilgili sekmeler vardır, ancak pazarlamada çalışmıyorsunuz, bu sizin için önemli değil. Bunu gizleyebilirsiniz ve yalnızca sizin için ilginç olan farklı kanalları geri bulacaksınız.
00:18:32
Etkinlik uyarılarından haberdar olun.
00:18:38
Teams'deki etkinlik sekmelerinde, sizi ilgilendiren şeylerle ilgili tüm uyarıları ve bildirimleri bulacağız. Bir kanalı takip ettiğinizde, biri sizden bahsettiğinde.
00:18:55
Sadece uyarılara girmeniz gerekir ve farklı bildirimleri bulacaksınız.
00:19:03
En iyi uygulama no. 5 ile devam edelim:
00:19:08
İnsanları bilgilendirmek için düzenli olarak mesaj iletiyorum. Teams'deki en iyi uygulama: Wiki sekmesini takım kayıt defteri olarak kullanın.
00:19:18
Her seferinde herkese iletebileceğiniz çok fazla bilginiz veya iletiniz varsa bu kişiler Ekiplerinizdedir. Wiki sekmesine gidin.
00:19:31
İçine önemli bir formasyon koyabilirsiniz.
00:19:34
Mesajları her gün aynı 10 kişiye iletmek yerine Wiki'ye gidin.
00:19:40
Önemli mesajı buraya koyun ve bu 10 kişi tek bir tıklamayla okuyabilecek: Daha az e-posta ve bilgi bulmanın daha hızlı yolu.
00:19:54
Notları ve bilgileri toplamak için bir netbook da ekleyebilirsiniz. Bir ekip not defteri oluşturun ve Office 365 Not Defteri veya OneNote'ta olduğu gibi notlar, bilgiler, resimler vb.
00:20:11
Belgeyi vurgulamak için konuşmaya bağlantı koyabilirsiniz.
00:20:16
Teams kitaplığınızda bir belge var ve bağlantıyı alabilir, bir konuşmaya koyabilirsiniz ve herkes belgeye tıklayarak erişebilir.
00:20:30
Bir belge üzerinde alışveriş yapmanın ve işbirliği yapmanın daha hızlı bir yoludur.
00:20:37
Diğer hizmetlere erişmek için sekmeleri kullanabilirsiniz.
00:20:40
Teams'de sekmelere hizmet ekleyebilirsiniz. Birçok farklı olası uygulama vardır ve LinkedIn, Trello, Jira vb.
00:20:56
Sekmelere farklı belgeler de koyabilirsiniz. Teams'de belirli bir e-posta adresine e-posta göndermek mümkün olduğundan ve bu e-posta adresi Teams olduğundan, kişilerden doğrudan kanala e-posta göndermelerini isteyebilirsiniz.
00:21:15
Kanalda, e-posta normal bir mesaj, normal bir konuşma olarak görünecektir.
00:21:24
En iyi uygulama No. 6 ile devam edelim: Belgeleri güncellemek için sık sık e-posta gönderip alıyorum ve depolama kotam yetersiz.
00:21:35
Belgeniz sizde, iş arkadaşlarınız güncelleyin, yenisini gönderiyorlar. Sonra güncellersiniz, geri gönderirsiniz, vb. Ardından, aynı e-postalar olan ancak her seferinde güncellenen 10 ekiniz vardır.
00:21:51
Teams'deki en iyi uygulama: Belgeler üzerinde işbirliğini kolaylaştırın. Teams tarafından paylaşılan belge, ilişkili SharePoint sitesinin belge kitaplığında depolanır. SharePoint sitesi, Outlook gibi değil, belgeleri depolamak için yapılır. Her kanal için kitaplıkta bir klasör oluşturulur. SharePoint'te bir klasörünuz var ve bu klasör her kanal için farklı olacak.
00:22:21
Kanal 1, kanal 2 vb.
00:22:24
Dosyaları bağlantı olarak paylaşın. Belgeleri paylaşmak için bağlantıları kullanabilirsiniz.
00:22:32
Belgeleri tek bir yerde, örneğin SharePoint'te paylaşırsınız ve birine göndermek için paylaşım bağlantısını kopyalarsınız.
00:22:40
Bu kişi herhangi bir yerde saklamak zorunda kalmayacak, sadece bir bağlantı.
00:22:47
Bir belgede birkaç kişiyle çalışabilirsiniz. Teams'de çevrimiçi olarak veya ağır istemci (bilgisayarınızdaki yazılım) aracılığıyla açılan belgeleri birlikte düzenleyebilirsiniz. Sürüm denetimi, paylaşılan belge için varsayılan olarak etkinleştirilir. Farklı sürümleri kontrol edebilirsiniz: Bir sürümde herhangi bir sorun olması durumunda, en son sürüme geri dönebilirsiniz.
00:23:12
Değiştirirken tartışabilirsiniz. Toplantılarla doğrudan Teams'de veya bir belgeyi düzenlerken açık olan bir sohbet konuşması aracılığıyla tartışabilir ve böylece iş arkadaşlarınızla tartışabilirsiniz.
00:23:29
Sonra, en iyi uygulama No. 7:
00:23:35
Sık sık aynı ekleri gönderirim.
00:23:40
Takımlarda en iyi uygulama: Yinelenen dosyalara erişimi kolaylaştırmak için sekmelerinizi özelleştirin. Bir belgeyle ilgili bir sekme oluşturursunuz ve üzerine tıklayarak belgeye erişeceksiniz.
00:23:54
Belgeyi konuşmaya koymak için belgenin bağlantısını kopyalayın. Bağlantıyı kopyalarsınız, konuşmaya gidersiniz, yoruma gidersiniz ve bağlantıyı buraya koyarsınız. Herkes ona erişebilecek.
00:24:06
Belgelerin görülmesini istiyorsanız, Dosyalar sekmesi yerine konuşmaya ekleyin. Dosyalar sekmesi belgeleri depolamaktır, ancak konuşmada belgeyi gönderirsiniz ve herkes doğrudan görür.
00:24:23
Dosya kitaplığına gitmeye gerek yok, konuşmada olacak.
00:24:29
En iyi uygulama No. 8: Sık sık bilgi arıyorum.
00:24:36
Teams'de önemli iletileri kaydedebilirsiniz. Onları kurtararak, kolayca geri bulabilirsiniz.
00:24:44
Konuşmalarınızı sabitleyebilirsiniz. Onları sabitlerseniz, onları daha çabuk geri bulabileceksiniz.
00:24:51
Etkinlik akışlarında filtreler kullanın. Filtreleri kullanarak, belirli bilgileri daha hızlı bulabilirsiniz.
00:24:59
Arama motorini ve filtreleri kullanın. Ne aradığımızı biliyorsak, arama motorını ve filtreleri kullanarak, örneğin Outlook'ta yaptığımızdan çok daha az zaman alacağız.
00:25:14
En iyi uygulama No. 9: Toplantılarda sık sık zaman kaybediyorum, daha verimli olmak istiyorum.
00:25:22
Teams'deki en iyi uygulama: Meet Now ile bir konuşmadan hazırlıksız bir toplantıya kolayca ve hızlı bir şekilde geçiş yapabilirsiniz.
00:25:30
Sesli ve görüntülü konferansı yükseltebilir ve toplantıları olmayan diğer ekip üyelerinin kullanımına açmak için kaydedebilirsiniz.
00:25:41
Tüm toplantılarınız saklanır ve burada olmayan kişilere gönderebilirsiniz.
00:25:48
En iyi uygulama No. 10: Toplantılar sırasında diğer insanlarla bilgi paylaşıyorum.
00:26:00
Teams'deki en iyi uygulama: Ekranınızı paylaşın, insanlar görebiliyorsa bilgi paylaşmak çok daha kolaydır.
00:26:07
Toplantılar sırasında not almayı birlikte yayımlamak için bir paylaşım not defteri ayarlayın. Toplantıda 10 kişi varsa, aynı not defterine koymak için 10 not defteri ve 10 not çok uzun olacaktır. 10 kişi için sadece bir not defterimiz varsa ve herkes birlikte yayınlayabilirse, daha kolay ve hızlı olacaktır ve toplantı sırasında konuşma yoluyla bilgi alışverişinde bulunabilirsiniz.
00:26:35
O zaman bonus en iyi uygulamamız var: Hareket halinde olan insanlara sık sık bağlılık gönderiyorum.
00:26:41
En iyi yöntem: Mobil uygulamayı yükleyin. Ekiplerinizi yanınıza alabilmeniz için akıllı telefonda ekipler. Mobil uygulama ile ekipleri, kanalları, belgeleri, konuşmayı ve sekmeleri doğrudan akıllı telefonunuzda bulabilirsiniz. Hareket halindeyken mükemmel oluyor.
00:27:05
En iyi uygulamalar nasıl yayılır ve paylaşılır?
00:27:10
Büyükelçilerden oluşan bir ağa güvenmelisin. Dönüşümün anlamını açıklayın.
00:27:17
Bilginin daha etkili bir şekilde yayılmasına ve demirlemesine yardımcı olacak gayri resmi konuşma yoluyla ekipler içinde etkilenecekler. İş arkadaşları aracılığıyla öğrenme en etkili ve yaygın olarak kullanılan yöntemlerden biridir.
00:27:33
Güven tazele: Korkacaklar çünkü bu yeni, onlara güven vermelisin. Araçları test ettikleri için, bilgiye dönüştürmek için deneyimden yararlanacaklar ve biriktirecekler. Bu konudaki geri bildirimlerini paylaşın.
00:27:50
O zaman farkındalık yaratmak ve çalışanları eğitmek zorundayız.
00:27:56
İşbirlikçi dijital platformu kullanın, somut kılıflar kullanarak uyarlanmış bir eğitim sunacak. Kısa eğitim kaynakları önerin: Öğretici videolar, vaka senaryolarını kullanın, vb.
00:28:08
Özel fiziksel toplantılar ayarlayın. Amaç, yerel girişimler gibi çapraz kesme sorunlarını ele almak için her kuruluşta sürekli iyileştirme sağlamak olacaktır.
00:28:21
Yeni uygulamaların uzun vadede alışkanlıklara sabitlenerek hayata geçirildiklerinden bilgi oluşturmayı ihmal etmeyin.
00:28:36
Yakında: En iyi uygulamalar hakkında kurslar.
00:28:44
Sonuç olarak, Microsoft Teams, ortak bir hedefle veya teslim edilebilir bir hedefle yakın çalışan bir departman, proje ekibi veya bir grup insan içinde günlük iletişim ve işbirliği için idealdir. Outlook resmi şeyler içindir. Günlük görevler için Teams'i kullanın.
00:29:07
Herhangi bir sorunuz varsa, doğrudan sohbette sorabilirsiniz.
00:29:15
Sorusu olmayanlar için bugün burada olduğunuz için teşekkür ederim. Öğrendiklerini iyi değerlendir ve iyi günler dilerim.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:40
بعض التعليمات للبدء: إيقاف انتظار المكالمة، إذا قمت بإجراء مكالمة هاتفية أخرى أثناء هذه الندوة عبر الإنترنت، فسيسمع جميع المشاركين الموسيقى قيد الانتظار.
00:00:51
يتم كتم صوت الميكروفونات، وفكر في الحفاظ على الشاشة نشطة في جميع الأوقات. إذا لم تلمس الكمبيوتر لفترة قصيرة، فسيذهب إلى وضع السكون. إذا ذهبت إلى وضع السكون، فسوف يتم فصلك تلقائيا عن هذه الندوة عبر الإنترنت، وهناك وقت لإعادة الاتصال بها، لذلك ستفقد المعلومات.
00:01:16
لذا اليوم، لدينا 30 دقيقة لرؤية أشياء مختلفة. في البداية، المقدمة: ما هي الفرق المستخدمة؟ سنتحدث عن الفرق ولكن ما هو استخدام الفرق؟ ماذا سنفعل بها؟
00:01:32
ثم، فهم التعاون الخاص بك.
00:01:36
ماذا يمكننا أن نفعل من حيث التعاون في الفرق؟ سوف نفهم كل هذا.
00:01:45
أفضل الممارسات التعاونية العشرة في Teams. اليوم هو ندوة عبر الإنترنت حول أفضل الممارسات في Teams ، لذلك سنراهم بالطبع.
00:01:56
كيفية نشر وتبادل أفضل الممارسات. إنه شيء يجب معرفته عن أفضل الممارسات ، ولكنه شيء آخر لمشاركتها ونشرها في شركتك. أخيرا، سيكون لدينا الخاتمة في النهاية.
00:02:12
وتتمثل الأهداف اليوم في تحديد أفضل الممارسات لاستخدام الفرق وتشجيع تعاون الشركات في الفرق. أيضا في نهاية هذه الدورة التدريبية،
00:02:26
إذا كان لديك ممارسات جيدة أخرى في Teams لم نعرضها اليوم، يمكنك كتابتها في الدردشة. سأرسل لك رسالة في الدردشة الآن لتشاهدها
00:02:40
سنكون قادرين على إرسال أفضل الممارسات الخاصة بك في ذلك بالنسبة لنا للعثور عليها مرة أخرى.
00:02:50
في البداية، المقدمة: ما هي الفرق المستخدمة؟ كما ترى على الشاشة، قامت Microsoft بنشر تمثيل رسومي لكيفية استخدام تطبيقات الاتصال الخاصة بها، لأن لدينا Teams و Yammer و Outlook. لدينا الحلقة الداخلية، الحلقة الخارجية والحلقة المفتوحة. كل ما هي مهمة أن نأخذ في الاعتبار عند الحديث عن فرق بالمقارنة مع Outlook.
00:03:22
في البداية، لدينا الحلقة الخارجية على اليمين مع Yammer.
00:03:31
الحلقة الخارجية مع Yammer و Outlook. ويسمى حلقة مفتوحة كذلك. يتم إجراء Outlook للحلقة المفتوحة: يمكنك إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى أي شخص لديه عنوان بريد إلكتروني. ولكن يجب أن تكون دائما حذرا حول ما تكتبه في رسائلك
00:03:53
في خوف من أن شخص مهم يمكن أن يحصل عليه على أنه نقل. رسائل البريد الإلكتروني هي أكثر رسمية، وأكثر واقعية، وأقل التعسفي. يجب استخدام Outlook لإرسال رسائل رسمية إلى العملاء والموردين، إلخ.
00:04:10
ثم لدينا حلقة داخلية.
00:04:17
لدينا فرق. فرق مصنوعة حقا لحلقة الداخلية الخاصة بك (الحلقة الداخلية). فكر في المحادثة المستمرة التي تجريها مع أولئك الذين تعمل معهم، بما في ذلك الأشخاص من خارج شركتك.
00:04:34
والملفات التي تستعرضها أيضا.
00:04:38
الفرق هي المكان المناسب للعمل. المحادثات غير رسمية وقصيرة ومباشرة.
00:04:45
أنت تعمل مع فرق متحدة جدا، وهذا يشمل أشخاصا خارجيين ليسوا جزءا من شبكتك.
00:04:54
من المقرر أن تصبح الفرق نقطة دخول أساسية عند بدء يوم العمل، تماما مثل Outlook. كل يوم عندما تذهب على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في العمل، يمكنك فتح Outlook لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. ولكن يجب أن تفعل الشيء نفسه مع Teams: ستكون جميع محادثات التعاون الداخلية الخاصة بك على Teams.
00:05:20
ماذا تسمح الفرق؟ الاتصال المرن في الوقت الحقيقي، والمحتوى والتاريخ متوفرة في أي وقت، بما في ذلك فرق عبر دورات مرئية لجميع أعضاء الفريق.
00:05:33
وهي مدمجة في SharePoint و OneNote. هناك تكامل قوي مع مجموعة Office.
00:05:42
ومساحة عمل قابلة للتخصيص لتضمين المحتوى والميزات التي تستخدمها الفرق كل يوم.
00:05:53
دعونا نمضي قدما. سنتحدث عن التعاون.
00:05:59
فهم تعاونك: في الوقت الحاضر، Outlook هو نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) الشخصي للمستخدم.
00:06:12
انها حسنا, أنت ذاهب للعثور على الكثير من الوثائق ولكن من الغريب بعض الشيء أن أقول إننا سوف تجد كل ما لدينا وثائق في Outlook لأنه عند إرسال الملفات عبر رسائل البريد الإلكتروني, الطريقة الوحيدة لاسترداد تلك الملفات في رسائل البريد الإلكتروني. لكننا سنتحدث عن هذا قليلا
00:06:32
في Outlook، يتم تخزين المعلومات وتحتوي عليها الرسالة: جداول وصور ومرفقات.
00:06:42
يتم تخزين المرفقات والإصدارات المختلفة أو المتعددة من المستند فيه.
00:06:50
ولكن الحصة النسبية لتخزين الرسائل غير كافية. ليس لدينا مساحة لا نهائية في Outlook وسنضرب تلك المرفقات والصور وما إلى ذلك. لذلك التخزين غير كاف.
00:07:11
يتم تخزين الاجتماعات وملاحظات الاجتماعات. عند تنظيم اجتماع في Outlook، ستجد كافة الملاحظات حول هذا الاجتماع هنا.
00:07:23
تقضي بعض الوقت في البحث عن المعلومات. لديك الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني وكان لديك للبحث، تصفية للعثور عليها مرة أخرى.
00:07:34
بالطبع ، إدارة رسائل البريد الإلكتروني تستغرق وقتا طويلا وتضر بالإنتاجية
00:07:41
لأنك تفقد ساعات لأنك تحتاج إلى تصفية، لتنظيم الخ. يستغرق الكثير من الوقت.
00:07:51
يمكنك تخزين نفس المعلومات التي يقوم بها زملائك في ملفات مختلفة وتطلب منهم إرسالها عندما لا تتمكن من العثور عليها. عندما يرسل شخص ما رسالة بريد إلكتروني إلى 10 أشخاص لديهم مرفقات ، سيحصل هؤلاء الأشخاص أنفسهم على المرفق. ولكن لا يمكنك العثور عليه مرة أخرى بسبب الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، لذلك سوف تطلب من زملائك في العمل إرساله مرة أخرى.
00:08:14
سيكون لديك 2000 أو 3000 من رسائل البريد الإلكتروني مع نفس المرفقات في ذلك ، لأنك لا تستطيع العثور عليها مرة أخرى في Outlook.
00:08:23
وهذا يستغرق وقتا طويلا ويستغرق وقتا طويلا.
00:08:30
فقدان الرسائل سيكون كارثة للشركة. داخل رسائل البريد الإلكتروني، لديك الكثير من المعلومات الهامة، والمرفقات، والملفات، والوثائق.
00:08:43
المشكلة هنا هي أن لدينا لهم في أوتلوك، لذلك نحن لن تحميلها لأن لدينا لهم في صندوق البريد الخاص بنا.
00:08:52
ولكن في يوم من الأيام، يمكن أن تحدث مشكلة وسيتم فقدان رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك جنبا إلى جنب مع رسائل البريد الإلكتروني الهامة والمعلومات والوثائق.
00:09:06
ماذا سنفعل؟ لا يمكننا فعل أي شيء، سنفقد رسائلنا. ستكون كارثة
00:09:13
عندما يغادر الموظفون، قد يتم نقل رسائلهم إلى موظف آخر حتى يكون لديك. لنفترض أنك أمضيت 10 سنوات في شركة.
00:09:25
اليوم، زميلك الذي عمل أيضا في شركتك سيغادر.
00:09:31
لذا كل رسائله الإلكترونية، 10 سنوات من رسائل البريد الإلكتروني سيتم نقلها إلى من؟ إليك.
00:09:41
لذلك لديك في مجموع 20 عاما من رسائل البريد الإلكتروني في صندوق البريد الوارد الخاص بك