OneDrive est l’application phare en matière de stockage de données individuel sur le cloud de la suite Microsoft Office 365. Pour l’appréhender au mieux l’outil, voici un article regroupant quelques trucs et astuces simples et pratiques !
1. Sauvegarder automatiquement vos pièces jointes des e-mails dans votre OneDrive
Vous voulez retrouver rapidement les pièces jointes des e-mails envoyés par vos collègues ?
Sachez qu’une synchronisation est faite entre votre messagerie et votre espace de stockage et que toutes les pièces jointes sont automatiquement enregistrées dans un dossier dans votre OneDrive. Lorsque vous êtes sur votre portail web microsoft office 365 cliquez sur « Mon contenu » dans la barre de navigation sur la gauche, juste en dessous de « créer » puis sélectionnez « Pièces jointes » dans le volet « Emplacements » du logiciel.
Dedans vous retrouverez tous vos documents et vous pourrez facilement les classer dans différents dossiers.
Saviez-vous que vous pouvez facilement faire des sauvegardes de votre bureau, de vos documents et/ou de vos images ? Depuis peu, vous pouvez utiliser OneDrive for business pour sauvegarder tous vos fichiers personnels.
2. Partager un document pour validation
Lorsque vous partagez un document à partir de Microsoft OneDrive, vous pouvez le configurer pour permettre à vos collègues de modifier directement à l’intérieur de votre document. Cette fonction vous permettra de suivre les modifications que vos collègues ont apportées à votre document en cliquant sur les « … » et sur « historique des versions ».
3. Désactiver un partage
Lorsque vous partagez des fichiers via Microsoft OneDrive, vous pouvez toujours interrompre le partage afin d'empêcher tout autre partage. Si le fichier est déjà partagé à un collaborateur et que vous souhaitez soit changer le statut de lecture ou interrompre le partage, cela reste possible avec OneDrive.
En cliquant sur les « … » à côté de votre document et sur « Gérer l’accès » vous aurez alors la possibilité d’« arrêter le partage ».
Ps : Un petit conseil, n’hésitez pas dans un premier temps à ne donner à votre/vos collègue(s) uniquement qu’un accès de « révision » et non de « modification ».
4. Demander des dossiers de manière sécurisée
La fonctionnalité de « demande de fichier OneDrive » vous permet de choisir un dossier dans lequel les autres utilisateurs peuvent télécharger des fichiers à l’aide d’un lien que vous leur avez envoyé. Les personnes avec qui vous demandez des fichiers peuvent uniquement télécharger des fichiers, ils ne peuvent pas voir le contenu du dossier, modifier, supprimer ou télécharger des fichiers, ni même voir qui d’autre a chargé des fichiers.
Pour cela, une fois que votre fichier est créé, il suffit de faire une clique droite et de choisir « demander un fichier », il faudra alors demander un nom à cette demande puis de le partager aux personnes concernées. Elles pourront ainsi, vous déposer des fichiers en correspondance avec votre demande.
Au quotidien, quelques astuces simples peuvent nous faire gagner du temps.
Nous espérons que cet article sur les astuces Onedrive vous a plu.
A bientôt pour de nouvelles astuces !
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