Nous en recevons tous les jours. Que ce soit de la part de nos collègues, de nos supérieurs ou de nos clients, l’e-mail est devenu un moyen de communication privilégié dans le monde professionnel. A l’échelle mondiale ce sont plus de 293 milliards de mails envoyés chaque jour. En France, on compte près de 42.2 millions d’utilisateurs, se connectant quotidiennement sur une boite mail. Outre l’impact environnemental de cette quantité colossale de mails, la gestion quotidienne de ces derniers fait perdre du temps et de l’énergie à vos équipes. On sait qu’entre 55 et 90% des mails que nous recevons ne sont que des spams. C’est pourquoi il est essentiel de s’entourer d’outils collaboratifs comme Teams pour diminuer le nombre de mail au sein d’une entreprise.
Utilisez Teams pour fluidifier vos échanges
L’avantage principale de Teams est qu’il permet en quelques clics de créer des équipes et des discussions où l’ensemble de vos collaborateurs peuvent communiquer et ce, en temps réel. Finis le partage de contacts, les relances de mails ou encore les heures passées à chercher une information. Avec Teams, vous pourrez rechercher des éléments dans un fil de discussion, simplifier le partage de document et voir la disponibilité de vos collaborateurs.
Créez et gérez une équipe dans Teams
- Dans l’onglet équipe, cliquez sur « Créer une équipe » puis rentrez le nom que vous souhaitez lui donner, ainsi qu’une description si nécessaire
- Grâce à la barre de recherche de cette fenêtre vous pourrez ajouter un à un, les contacts que vous souhaitez joindre à votre équipe
Chaque équipe dispose d’un canal général ou chacun peut communiquer avec l’ensemble des autres membres. Néanmoins, vous pouvez aussi créer de nouveaux canaux de discussions propre à un domaine et/ou une problématique propre
- A droite du nom de votre équipe, cliquez sur les trois petits points, puis sur « ajouter un canal »
Grâce à ses canaux, vous n’aurez plus besoin d’envoyer des mails pour chaque nouveauté concernant un client ou un thème en particulier. Grâce à la fragmentation des espaces de discussion tout le monde à accès à l’information.
Si vous souhaitez parler personnellement à quelqu’un vous pouvez aussi créer une conversation avec ce dernier.
- Placez-vous sur l’onglet « conversation » puis saisissez un ou plusieurs noms
- Ici, la discussion sera restreinte uniquement aux personnes qui ont été invitées ultérieurement
? Nous contacter :
? Par mail : support@mooc.office365-training.com
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