Vous avez besoin d'organiser une réunion avec vos collaborateurs ou planifier un événement important ? Découvrez comment l'outil de visioconférence de Microsoft Teams peut vous y aider. Microsoft Teams est un outil de visioconférence qui vous offre une multitude de fonctionnalités et qui s'adapte à toutes les situations. Microsoft Teams vous permet de communiquer avec des collègues, des clients, des partenaires, et bien plus encore, en utilisant une seule application.
Tout d'abord, lancez l'application Microsoft Teams.
Étape 1 : Lancer le formulaire de création de réunion
Une fois dans votre application Microsoft Teams, dirigez-vous vers la banderole verticale à gauche de la fenêtre et cliquez sur le bouton « Calendrier ».
Dans votre onglet « Calendrier », vous n'avez qu'à cliquer sur un créneau vide dans votre emploi du temps pour afficher le formulaire de création de réunion. Sinon, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton « Nouvelle réunion ». Vous pouvez même cliquer sur la flèche vers le bas à côté de ce bouton pour ouvrir une liste déroulante vous proposant d'organiser un webinaire ou un événement en direct, en plus de pouvoir planifier une réunion.
De plus, si vous avez besoin d'organiser une réunion immédiatement, vous cliquez sur « Réunion instantanée » pour démarrer une nouvelle réunion sans avoir besoin d'en planifier une en avance.
Étape 2 : Remplir le formulaire
L'application Microsoft Teams vous donne beaucoup d'options pour régler parfaitement tous les détails votre réunion.
Pour commencer, regardons d'abord la banderole en haut du formulaire.
La liste déroulante de « Afficher comme : » vous permet d'indiquer votre disponibilité pendant le créneau de cette réunion. « Disponible » indique qu'on peut vous contacter lors de ce temps, « Provisoire » indique que ce créneau a été choisi temporairement mais pourrait changer, « Occupé » indique que vous souhaitez ne pas être dérangé pendant ce créneau, « Travaille ailleurs » indique que vous travaillez dans un autre endroit que votre lieu de travail habituel et « Absent du bureau » indique que vous ne travaillez pas durant ce créneau.
Vous pouvez également sélectionner « Privé » pour masquer les détails de cette réunion à autrui.
La liste déroulante de « Catégorie : » vous permet de donner une catégorie de couleur à votre réunion. Cela peut être utile si votre entreprise a attribué un code couleur correspondant aux couleurs proposées, par exemple selon la priorité ou le type de tâches.
La liste déroulante de « Fuseau horaire : » vous permet de choisir sur quel fuseau horaire se base le choix de l'horaire. Il peut être utile de le changer si vous avez vos participants vivent dans un autre pays que vous et que vous vous basez sur leurs horaires.
La liste déroulante de « Options de réponse » vous permet de modifier les options de réponses par mail pour votre réunion. « Demander une réponse » permet à vos participants de répondre au mail d'invitation à la réunion. « Autoriser le transfert » permet à vos participants de partager le lien de votre réunion avec leurs collaborateurs par mail s'ils le souhaitent.
La liste déroulante de « Exigez l'inscription : » vous permet de demander ou non à vos participants de valider leur présence à la réunion pour pouvoir y participer. Vous pouvez choisir que seules les personnes de votre organisation aient besoin de s'inscrire ou tous les participants, ou encore aucun participant.
Maintenant que nous avons fait le tour de la banderole, passons aux champs du formulaire.
Vous pouvez donner un titre à votre réunion dans le champ « Ajouter un titre ».
Vous pouvez choisir les participants que vous allez inviter à la réunion. Vous pouvez choisir les participants dont la présence est obligatoire ainsi que ceux dont la présence est facultative. Vous n'avez qu'à commencer à taper le nom de vos invités dans les champs et l'application Microsoft Teams vous suggérera vos collaborateurs et toutes autres personnes dans liste de contacts automatiquement.
Dans la ligne suivante, les champs vous permettent de choisir la date, horaire et durée de votre nouvelle réunion. Vous pouvez même choisir de bloquer une journée entière ou sélectionner un rythme de répétition si besoin est.
« Ajouter un canal » postera le lien de votre nouvelle réunion dans le canal de votre choix, pour que tous les membres de cette équipe puissent y avoir accès facilement.
« Ajouter une position » vous permet de choisir un lieu pour votre réunion, pour les événements se déroulant en présentiel.
Enfin, vous pouvez écrire une description dans le dernier champ pour informer vos participants du but de la réunion.
Étape 3 : Créer votre nouvelle réunion
Une fois satisfait de votre réunion, tous ce que vous avez à faire est cliquer sur le bouton « Enregistrer » en haut à droite du formulaire pour créer votre réunion. Celle-ci s'affichera automatiquement dans votre calendrier et une invitation sera envoyée par mail à tous vos invités.
Si vous souhaitez vérifier les informations de votre réunion, vous n'avez qu'à cliquer dessus dans votre calendrier. Si vous souhaitez modifier ses détails, cliquez sur le bouton « Modifier », ce qui va afficher de nouveau le formulaire précédent.
Une fois qu'il sera l'heure de démarrer la réunion, tout ce que vous avez à faire est cliquer sur la réunion dans votre calendrier pour la démarrer. Vos participants n'auront quant à eux qu'à cliquer sur le lien d'invitation dans leurs invitations par mail, dans le canal ou équipe que vous avez pu choisir plus tôt ou encore en cliquant directement sur la réunion dans leur calendrier pour la rejoindre.
Voilà, vous savez maintenant tout sur comment organiser et démarrer des réunions avec l'application Microsoft Teams !
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