En tant que manager, pouvoir suivre le niveau d'avancement des tâches et des projets de vos collaborateurs et de votre équipe est une partie essentielle de votre travail.
Microsoft Lists est un outil de gestion des tâches qui vous permet d’organiser et de suivre les tâches, les projets, les activités et leur niveau d'avancement. Il s’intègre à vos applications Office, dont les sites d'équipe Sharepoint, et son application simple mais efficace va vous permettre de gérer et de garder bien en vue le niveau d'avancement de votre travail et vos différents projets ainsi que celui du reste de votre équipe plus facilement.
Découvrez dans cet article comment cette application vous permet de créer et suivre un planning de tâches pour votre projet et vos tâches facilement et rapidement !
Tout d’abord, rendez-vous sur la page d’accueil de Microsoft Lists dans votre portail Office Online.
Étape 1 : Créer votre planning
Une fois sur la page d’accueil de Microsoft Lists, cliquez sur le bouton « Nouvelle liste ».
La fenêtre « Créer une liste » s'est ouverte.
Elle vous propose différentes façons de créer une liste.
« Liste vierge » crée des listes complètement vides, sans ligne ou colonne pré-faites, « À partir d'Excel » crée des listes basées sur les données de feuilles de calcul de l'application Microsoft Excel parmi les documents que vous possédez et « À partir d'une liste existante » crées des listes basées sur des listes déjà existantes parmi les documents que vous possédez.
Ensuite, nous avons les modèles de listes.
Les modèles sont un outil vous permettant de créer des listes avec une organisation pré-faite correspondant au thème de modèle choisi. Les modèles ont également une description courte vous permettant d'avoir une idée de leur utilité et fonction.
Le modèle qui va nous intéresser aujourd'hui est le « Planificateur de contenu ».
Microsoft Lists vous donne un exemple de liste créée avec ce modèle, utile quand on a un doute sur son choix de modèle et souhaite savoir à quoi ressemble le modèle avant de l'utiliser.
Cliquez sur « Utiliser un modèle » une fois le modèle choisi pour passer à la dernière étape de la création de la liste.
Vous voilà maintenant dans une nouvelle fenêtre.
Ici, vous pouvez modifier le nom de votre liste, sa description, sa couleur, l'icône la représentant ainsi qu'où l'enregistrer. Vous pouvez d'ailleurs enregistrer votre liste dans n'importe quel site ou équipe Sharepoint à votre disposition, pour que les collaborateurs et l'équipe de ce site Sharepoint puissent avoir un accès pratique au planning des tâches du projet que détaille votre liste Microsoft Lists.
Une fois que vous êtes satisfaits de vos choix, vous n'avez qu'à cliquer sur « Créer » pour que Microsoft Lists génère votre liste.
Étape 2 : Modifier le planning
Vous avez créé votre liste, voyons maintenant comment la modifier, comment ajouter des lignes, comment les remplir de données et comment les filtrer et trier pour une utilisation plus pratique.
Tout d'abord, ajoutons une ligne à votre liste. Dirigez-vous vers la banderole en haut de la page de votre liste et cliquez sur « Nouveau ».
Cela va ouvrir un menu à droite de votre page avec les différents champs de votre liste, que vous pouvez remplir avec toutes les informations importantes pour cette tâche.
Une fois que vous avez fini de remplir votre ligne de tâche, vous n'avez qu'à cliquer sur « Enregistrer » en bas du menu pour publier votre nouvelle ligne de tâche.
Votre ligne de tâche est maintenant dans votre liste avec toutes les informations que vous avez donné dans les champs de création de ligne.
Vous pouvez à tout moment modifier votre ligne de tâche en la sélectionnant et en cliquant sur « Modifier ».
Vous pouvez également modifier votre liste directement dans le tableau en activant le mode grille en cliquant sur « Modifier en mode grille ».
Pour modifier les champs qui vous intéresse, cliquant simplement dessus pour les sélectionner.
Vous pouvez également cliquer sur « Ajouter un nouvel élément » pour rajouter une ligne de tâche.
Pour quitter le mode grille, vous n'avez qu'à cliquer sur « Quitter le mode grille »
Si vous souhaitez ajouter une colonne à votre liste, cliquez sur « Ajouter une colonne » dans le coin en haut à droite de votre tableau. Microsoft Lists vous propose différentes catégories de colonne selon le type d'informations que vous recherchez dans cette colonne.
Vous pouvez aussi choisir quelles colonnes vous souhaitez afficher en cliquant sur « Afficher/masquer les colonnes », ce qui peut vous permettre de lire plus facilement le contenu de la ligne de tâche qui vous intéresse.
Également, vous pouvez garder en vue facilement vos objectifs et tâches à faire en filtrant le contenu des différentes colonnes. Tout ce que vous avez à faire est cliquer sur la colonne de votre choix, puis sur « Filtrer par ».
Cela va ouvrir un nouveau menu à droite de votre page, qui va vous proposer de choisir parmi les différentes données des cases de la colonne lesquels vous souhaitez utiliser pour votre filtre.
Une fois votre choix, vous n'avez qu'à cliquer sur « Appliquer » et votre liste sera maintenant filtrée, affichant seulement les lignes contenant le ou les contenus que vous avez choisis, vous permettant par exemple de voir le niveau de finition des tâches d'un projet en particulier, ou encore retrouver plus facilement une tâche en particulier parmi toutes les autres présentes dans la liste.
Étape 3 : Mettre en place une alerte quand le planning est modifié
Maintenant que vous savez comment créer et modifier une liste, voyons comment vous pouvez être averti quand les membres de votre équipe modifient la liste, afin d'avoir un moyen de suivi pratique de l'avancé des tâches de vos collaborateurs.
Cliquez sur les trois petits points dans la banderole en haut de votre liste puis, dans le menu déroulant qui s'ouvre, sur « M'avertir ».
Vous êtes maintenant dans la fenêtre « M'avertir en cas de modification d'éléments ».
Ici, vous pouvez écrire dans les différents champs pour modifier le titre de l'alerte, à qui elle est envoyée, comment elle est envoyée, quels types de modifications la déclenche et à quelle fréquence elle est envoyée.
Une fois que vous êtes satisfait de votre alerte, cliquez sur « OK » en haut ou en bas du menu pour finaliser sa création.
Si vous souhaitez avoir un aperçu de vos alertes ou si vous voulez les modifier, cliquez à nouveaux sur les trois petits points dans la banderole en haut de votre liste puis cliquez cette fois-ci sur « Gérer mes alertes ».
Cela vous enverra dans une nouvelle page, où vous pourrez modifier ou supprimer les alertes liées aux documents du site dans lequel vous avez enregistré votre liste.
Cliquez sur « Ajouter une alerte », sur « Supprimer les alertes sélectionnées » pour supprimer les alertes dont vous avez coché la case ou sur le titre d'une alerte pour la modifier.
Vous savez maintenant tous ce qu'il vous faut sur la création et utilisation de planning avec l'application Microsoft Lists. À vous l'optimisation de la gestion des temps et des activités de vos collaborateurs et de votre équipe simple et efficace et les tâches de projets gardées en vue facilement !
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