Ça y est, l’été est arrivé et avec lui les vacances arrivent à grand pas !
Lorsque l’on veut s’organiser et prévoir son départ (et non on ne parle pas de valises ou de billets d’avions ici), une des premières étapes à suivre avant de prendre congé et de quitter le bureau pour le soleil, c’est de mettre un message d’absence sur votre boite mail Outlook afin de prévenir vos collègues et vos clients que vous serez absent.
1. Le menu « Fichier » de votre messagerie
Pour commencer, il faut se rendre sur l’onglet « fichier » en haut à gauche de votre boite mail et sélectionnez « Réponses automatiques » dans le menu « information ».
2. Définir des plages horaires
Lorsque la pop-up de « réponses automatiques » s’ouvre, cochez « Envoyer des réponses automatiques ».
Vous pouvez alors configurer l’option « date et heure » pour que les réponses automatiques s’activent et se désactivent de manière automatique aux dates et heures que vous aurez choisies.
3. Rédiger un message d’absence
Dans l’onglet « Au sein de mon organisation » juste en dessous, vous pouvez taper la réponse que vos collègues recevront lorsqu’ils tenteront de vous envoyer un email alors que vous serez absent.
Un second volet « En dehors de mon organisation » est à votre disposition afin de configurer l’email d’absence que les contacts ne faisant pas partie de votre société (fournisseurs, clients etc…) recevront.
Vous pourrez ensuite choisir que ces emails ne s’envoient uniquement qu’à vos contacts ou à toutes personnes ne faisant pas partie de votre entreprise et souhaitant vous contacter.
Une fois que cela est terminé. Cliquez sur le bouton « Ok ». Lorsque votre messagerie Outlook est configurée pour envoyer des messages d’absences, un petit bandeau jaune apparait en haut de votre messagerie, sous le ruban de fonctionnalités.
4. Désactiver manuellement les réponses automatiques
Pour désactiver les réponses automatiques de Microsoft Outlook à votre retour, il y a 3 possibilités :
- Premièrement, si vous avez choisi de paramétrer pendant une plage horaire précise, les réponses automatiques se désactiveront automatiquement lorsque vous serez de retour au bureau.
- Deuxièmement, cliquez sur le bouton « Désactiver » dans le petit bandeau jaune dans votre messagerie.
- Troisièmement, il est possible de désactiver ces informations à la main à votre retour de congé directement dans le menu « fichier » et « réponses automatiques » en choisissant de cocher « Ne pas envoyer de réponse automatique » et cliquez sur le bouton « Ok ».
Retrouvez toutes nos formations Outlook
? Nous contacter :
? Par mail : support@mooc.office365-training.com
Pour rester au courant de nos dernières actualités, suivez-nous sur LinkedIn !