FAQ Teams partie 2 : webinars dédiés au télétravail

Comme promis, nous vous proposons un nouvel article pour répondre à un maximum de vos questions posées durant les 3 webinars dédiés au télétravail.

Si vous avez manqué notre première FAQ sur le sujet, rendez-vous ici !

Dans cet article FAQ Teams partie 2, nous traiterons vos questions sur Microsoft Teams concernant :

Les fichiers
One Drive
Stream
Les contacts externes
Outlook
SharePoint

FAQ Teams partie 2 : Nos experts vous répondent !

Les fichiers dans Microsoft Teams

1. Quel quota pour les fichiers ?

Cela dépend de la stratégie mise en place par le SI et le type de licence, pour plus d’information cliquez ici.

2. J'ai épinglé des fichiers en tête de liste mais lorsque je sors du groupe et que je reviens ils ne sont plus épinglés. Pouvez-vous m’aider ?

Lorsque vous épinglez un fichier en tête de liste dans Teams, celui-ci apparait épinglé dans le dossier du SharePoint de l’équipe et non dans la partie fichier du canal. Je pense qu’à terme, Microsoft va stabiliser cette fonctionnalité dans Teams.

3. Comment fonctionne le versionning pour les fichiers ?

Vous avez par défaut 500 versions par document, vous avez la possibilité de restaurer une version antérieure.

4. Où sont stockés les fichiers ? Si on veut les retrouver depuis un autre PC où Teams n’est pas installé, pouvons-nous les retrouver ?

Les données sont stockées dans des datacenters chez Microsoft.
Vous pouvez les retrouver en passant par le portail Office 365 (www.office.com), vous aurez ainsi accès à Teams online.

5. Est-il possible de rendre les fichiers visibles qu'à un nombre de personnes limité ?

Oui, en créant un canal privé.

6. Peut-on travailler en simultané avec un collaborateur sur un même document Word ?

Oui tout à fait, c’est ce que l’on appelle la coédition.

7. Pourquoi mon collaborateur ne retrouve pas les fichiers alors que j'arrive à les visualiser dans mes canaux ?

Il faut qu’il fasse partie de l’équipe et du canal privé.

8. Vous nous avez présenté une première façon d'épingler des documents en tête de liste dans "Fichiers" mais comment faire l'autre astuce ?

On peut épingler un fichier soit en cliquant sur les « … » ou en le sélectionnant et en utilisant la barre de fonctionnalités en haut de la vue Fichiers.

9. Je n'ai pas bien compris la façon d'envoyer un document qui a été modifié dans une équipe ?

On « n’envoie pas » un document partagé au sein d’une équipe. Il faut copier le lien du fichier et le partager dans le fil de discussion d’un canal ou alors le transformer sous forme d’onglet.

One Drive et Microsoft Teams

1. Est-ce que ces fichiers créés dans Teams se retrouvent sauvegardés dans One Drive ? Ou c'est indépendant ?

Les fichiers sauvegardés dans Teams sont stockés dans un espace collaboratif. OneDrive sert à stocker les fichiers personnels.

L’enregistrement de vidéo via Stream dans Teams

1. Combien de temps peut durer la vidéo ? (Lourdeur du fichier)

La taille maximale d’un fichier Stream est de 50 Go, cela dépend évidemment de la licence choisie.

2. Stream fait-il partie d’Office 365 et est-il gratuit ?

Stream est inclus dans la suite Office 365

3. L'enregistrement n'est lisible qu'avec Stream ?

En online oui, cependant il est possible de le télécharger au format mp4.

4. Y a-t-il moyen de découper un enregistrement en plusieurs vidéos (et pas juste rogner début/fin) ?

Stream ne permet pas ce type d’action. Il faut utiliser une application tierce.

Les contacts externes dans Teams

1. Si on cherche un externe dans l'annuaire, est ce qu'on le trouve comme sur Skype for Business ?

Oui, tout à fait.

2. Est-ce que l'on peut donner le contrôle à un externe ?

Oui lors du partage d’écran. Cependant on ne peut pas nommer un externe propriétaire d’une équipe.

3. Si on ne fait pas parti de la même entreprise, comment fait-on pour pouvoir s’ajouter dans des groupes ?

Il n’y a que le propriétaire de l’équipe Teams qui peut ajouter des personnes. Il faut se rapprocher de cette personne.

Outlook et Microsoft Teams

1. Est-ce que la modification des contacts ou groupes de contacts dans Teams modifie aussi dans Outlook ?

Oui, car cela créé une liste de distribution visible dans Outlook.

2. La fonctionnalité Chat et présentiel dans Outlook est utilisée actuellement avec S4B, va-t-il être remplacé par Teams ?

Oui tout à fait.

SharePoint et Microsoft Teams

1. Comment retrouver les dossiers de SharePoint sur Teams ?

Dans l’onglet Fichiers du canal, vous avez un bouton qui vous permet d’ouvrir les documents dans SharePoint.

2. L'historique des versions de Sharepoint fonctionne-t-il quand on crée des fichiers sur Teams ?