Dans cet article FAQ de Teams partie 3, nous répondons à vos questions sur les usages de Microsoft Teams dans les cas suivants :
- Les réunions
- La prise de notes
- Les conversations
- L’utilisation de FindTime et Zoom
FAQ Teams partie 3 : Nos experts vous répondent !
Les réunions dans Teams
1. On peut aussi appeler directement sur Teams depuis un smartphone d'un collaborateur sans licence spécifique n'est-ce pas ?
Il faut une licence appel sur Teams pour pouvoir utiliser cette fonction, sauf si le collaborateur a Teams d’installé sur son smartphone (appel audio Teams et non via numéro).
2. Peut-on appeler plusieurs collaborateurs en même temps ?
Oui, il suffit de lancer une conversation de groupe puis de lancer l’appel audio/vidéo.
3. Peut-on faire des appels directement sur la ligne téléphonique via Teams ?
Avec une licence spécifique, oui.
4. La fonction Speech-to-Text est-elle disponible dans l'outil d’appel de Teams ?
Non.
5. Est ce qu'on peut faire des calls avec des externes via Microsoft Teams comme Skype for Business où l’on pourra même s'écrire sur le Chat ?
Oui, pour des externes avec Teams ou Skype Entreprise, cela fonctionne (vidéo, voix, Chat et partage d’écran). Les calls sont parfois limités, tout comme les réunions en ligne mais globalement cela fonctionne.
6. En tant qu'organisateur de la réunion, où vais-je trouver les fonctions mute audio et vidéo des participants ?
L'organisateur de la réunion peut désactiver le micro avec un clic droit sur le nom ou l’avatar du participant. Cela dit, le participant peut aussi réactiver de lui-même son micro.
7. Peut-on télécharger l'enregistrement de la réunion et la partager avec des collaborateurs extérieurs ?
Oui mais seul l’organisateur de la réunion peut le faire, en passant par la plateforme Microsoft Stream. Après cela, ce dernier peut gérer les autorisations de téléchargement à une personne ou un groupe.
8. Comment fait-on pour ajouter le lien de la réunion Teams dans l'invitation Outlook ?
Il y a un bouton « Nouvelle réunion Teams » dans le ruban d’Outlook.
9. Y-a-t-il un nombre limite de personnes à inviter dans une conversation ?
100 personnes maximum.
10. Comment lancer facilement une visioconférence à un groupe de contacts ?
Il faut créer une conversation de groupe avec tous les contacts et ensuite lancer la visioconférence.
11. Peut-on envisager un enregistrement complet d'une session de travail collaboratif ?
Oui.
12. Le menu appel est-il différent de la visioconférence ?
Non.
La prise de notes avec Teams
1. Pouvez-vous me redire comment faire pour prendre des notes pendant la réunion et retrouver cela ensuite dans les publications ?
Cliquez sur les “ … “ lors de la réunion pour accéder à la prise de notes. Ensuite, les notes seront disponibles soit dans la conversation soit dans le canal lié à cette réunion.
2. La prise de notes est-elle automatiquement partagée avec tous les participants ?
Oui.
3. Est-ce que les notes de réunion vont dans le Wiki ?
Les notes de réunion deviennent un onglet “Notes de réunion” qui est un connecteur Wiki.
4. Tous les participants peuvent-ils rédiger des notes ou seulement l'organisateur ?
Si nous parlons des notes de réunion (Wiki), tous les participants faisant partie de votre organisation peuvent coéditer.
Les conversations avec Teams
1. Pouvons-nous faire une conversation vocale sur équipe ?
Via une réunion instantanée, oui.
2. Comment effacer l'historique d'une conversation ?
Vous pouvez masquer l’historique d’une conversation dans l’onglet “Conversation” et “Récentes” mais vous ne pouvez pas effacer l’historique de conversation.
3. Peut-on supprimer une conversation créée par une autre personne ?
Non. Et seul si l’administrateur IT n’a pas enlevé l’option, vous pouvez modifier ou supprimer un message dont vous êtes l’auteur, en haut à droite sur les « … » de ce message.
4. Peut-on déplacer une conversation dans un groupe ?
Non.
5. Est-il possible de désactiver le pop-up lorsque quelqu’un nous écrit ?
Sous votre profil, choisissez le statut “Ne pas déranger”.
6. Dans un chat, peut-on rajouter tout type d'applications ?
Seulement un nombre limité, toutes celles proposées dans les équipes ne sont pas disponibles en chat.
7. À quoi servent les balises dans la gestion de l’équipe ?
Les balises vous permettent de joindre rapidement un groupe de personnes en même temps. Les balises vous permettent de classer des personnes en fonction d'attributs tels que le rôle, le projet, la qualification, la formation ou l'emplacement.
8. À quoi correspond le "Pinned Group"?
“Pinned Group” signifie : Conversations de groupes épinglés.
Si vous êtes dans l’onglet chat, vous pouvez épingler des “chats” un par un ou épingler des chats de groupe (personnalisé par thématique).
L’utilisation de FindTime
Je fais comment pour avoir FindTime ? Est-ce gratuit ? Ou est-ce intégré dans Teams ?
Sur Outlook, cliquez sur “ Ajouter des compléments “ pour trouver FindTime. Cela n’existe pas sur Teams.
Zoom VS Teams pour nos webinars
Pourquoi utiliser Zoom pour faire la présentation et pas Teams ?
À chaque outil correspond son usage !!! Pour ce genre d’événement, Teams ne correspond pas à notre usage. Voici quelques éléments de réponse :
D’abord, pour organiser un événement en direct, il faut un présentateur et un organisateur (soit 2 ressources).
Les tchats doivent tous être validés pour être vus par l’ensemble des participants.
Quand on se connecte par téléphone, on peut automatiquement avoir les droits créateurs de réunion.
De plus, si quelqu’un rejoint la session par téléphone, elle se retrouve dans la file d’attente, il faut donc l’ajouter à la conférence mais on ne peut pas la passer en muet.
Il est possible pour tous les participants de mettre leur micro sur « ON », l’organisateur doit donc constamment les désactiver.
Enfin, il y a un décalage de 25s entre la phrase du présentateur et l’audio qui arrive aux participants malgré que le son et l’image du présentateur soient coordonnés.
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À bientôt sur le MOOC Office 365.