Vous faites partie de l’équipe marketing ou management de votre entreprise et dans le cadre d’une étude de marché pour un ou plusieurs produits de votre entreprise, vous devez collecter des informations provenant de différents collaborateurs en interne.
Les informations sont confidentielles dû à la concurrence et aux différentes perspectives concernant ce produit.
Suite à cette analyse de données, vous devez maintenant diffuser un bilan de cette étude de marché au sein de votre entreprise afin de discuter des chiffres et des données, mais aussi de la stratégie marketing à adopter pour lancer au mieux, ce ou ces produits.
Mais alors comment garantir la confidentialité tout en laissant vos collègues participants à l’étude, consulter le document ?
Vous avez besoin d’échanger avec votre équipe autour de cette étude de marché et les informations qui doivent rester strictement confidentielles. Pour cela, il serait plus simple de créer un groupe de travail intitulé « étude de marché » par exemple, pour vos échanges, et l'utilisation d'un groupe dans l’application Microsoft Outlook répond parfaitement à votre besoin.
1. Se rendre dans « mes contacts » sur ma messagerie Outlook
Dans un premier temps, vous allez venir directement dans l’onglet « contact » en bas à droite de ma messagerie.
2. Créer un groupe dans Outlook
Maintenant, vous allez créer votre groupe en cliquant sur « Créer un groupe » :
Une pop-up apparait et vous pouvez alors, venir renseigner les informations de mon groupe comme le nom, une description, ou encore le type de groupe souhaité.
En choisissant « Privé », vous êtes certains de contrôler l’accès aux éléments de ce groupe. Après avoir cliqué sur « Créer », vous allez pouvoir ajouter les membres à votre équipe :
Une fois que tous les membres sont pré-ajoutés, vous pouvez cliquer sur « Ajouter des membres ».
Le groupe Outlook « Etude de marché » est maintenant prêt. Vous pouvez échanger un mail avec un collègue concernant des ventes ou partager une recherche autour d’un secteur particulier avec l’ensemble des membres de cette équipe.
Pour le retrouver, il faut se rendre directement dans votre messagerie, cette fois dans le volet de navigation sur la gauche. Ce qui est très pratique, lorsque vous voulez accéder rapidement à vos différents groupes.
N.B : À tout moment, en tant que propriétaire de ce groupe, vous pouvez ajouter des membres de votre entreprise ou modifier le groupe lui-même.
3. Partager des documents en toute confidentialité.
Lorsque, vous créez un groupe, un espace Sharepoint est automatiquement créé et relié à l’application Outlook.
Grâce à celui-ci, vous allez pouvoir partager des documents tel qu’un rapport, une recherche sur la croissance possible des produits, ou des tendances avec les principaux acteurs de cette étude de marché, et cela, en toute sécurité !
Conduire une étude de marché n'est pas toujours simple, surtout si celle-ci ne se déroule sur un territoire plus global comme l’Europe par exemple, alors organisez-vous plus simplement avec la fonction groupe d’Outlook !
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