Outlook est l’outil de messagerie de la suite Microsoft Office 365 qui vous permet de recevoir et d’envoyer des emails, de gérer votre calendrier et vos tâches, et retrouver vos contacts. C’est l’outil le plus utilisé de la suite Office 365 et pourtant, certaines fonctionnalités peuvent vous être encore inconnu.
Dans cet article, nous allons donc voir les petites astuces et conseils qui peuvent vous aider à booster votre productivité !
1. Le mail est parti, mais vous avez oublié la pièce jointe ?
Outlook peut vous empêcher d’envoyer un e-mail si celui-ci ne comporte pas de pièce jointe. Si vous composez un nouveau message et qu’il contient les mots « pièce jointe » ou « pièces jointes » (au pluriel), puisque vous essayez d’envoyer l’e-mail sans avoir inclus votre pièce jointe, Microsoft Outlook vous rappelle, à travers un pop-up, que vous avez peut-être oublié de joindre un fichier. Vous pouvez alors interrompre l’envoi du mail, joindre le ou les fichiers, puis expédier le message.
Il faut pour cela, se rendre sur l’onglet « Fichier » puis « Option », « Courier » et dans le volet « Envoi des messages », cliquez sur la case « Me prévenir lorsque j’envoie un message pour lequel une pièce jointe semble manquer ».
Fini les seconds mails « Oups avec la pièce jointe, c’est mieux ! »
2. Mentionnez vos collègues dans vos emails
Vous devez préparer un email avec l’ensemble des personnes de votre service dedans. Cependant, vous avez des choses à spécifier à certains de vos collègues présents dans cette liste et vous voulez qu’ils le voient. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la mention.
Tapez @ suivi du nom de contact pour chaque personne concernée. Le nom sera automatiquement ajouté dans les destinataires de l’e-mail, il est également mis en avant dans votre message. Enfin, en tant que destinataires, lorsque je suis notifiée dans un message, je voie le symbole @ suivis de mon nom et prénom dans le corps du courriel.
3. Ne manquez pas un message important.
Vous attendez un email important, mais vous ne pouvez pas garder les yeux rivés sur votre boite mail Outlook.
Pour être sûre de ne pas manquer votre email, Microsoft Outlook vous propose d’activer les alertes sur vos emails importants. Ces alertes, sous forme de notifications, apparaitront sur votre Bureau.
Pour l’activer, sélectionnez l’onglet « Fichier » puis « Option » et enfin « Courrier ». Sous l’onglet « Réception des messages », il vous suffit d’activer ou désactiver la case « Afficher une alerte sur le bureau » et enfin sélectionnez « OK ».
4. Ignorez une suite de mail et ne soyez plus déconcentré.
Un de vos collègue vous ajoute dans une liste de distribution et les échanges de mails ne vous concerne, mais vous continuez de voir les réponses affluer, nous sommes sûrs que cette situation va vous parler. Le premier réflexe que nous pourrions avoir, serait de supprimer chaque message du fil de conversation dès sa réception, mais une petite astuce qui peut vous aider, c’est d’ignorer la conversation entière.
Pour cela, dans la liste des messages, sélectionnez la conversation ou n’importe quel email de cette même conversation que vous souhaitez ignorer.
Dans l’onglet « Accueil », dans le groupe « Supprimer », vous pourrez sélectionner 
.
Tous les messages de la conversation sont alors déplacés vers le dossier « Éléments supprimés », et les messages ultérieurs de cette même conversation sont directement dirigés vers le dossier Éléments supprimés sans passer par la Boîte de réception.
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Nettoyez régulièrement vos dossiers
Vous avez dans votre Boîte de réception ou dans des fichiers de conversations, plusieurs échanges contenant des dizaines, voire des centaines de messages ? Surtout qu’un grand nombre de ces messages risquent d’être des doublons.
Le bouton « Nettoyer » lorsque vous faites un clic droit sur un fichier en particulier. Cela vous permet de supprimer bon nombre de ces messages, en ne conservant que ceux que vous n’avez pas lus ou qui contiennent des informations uniques ou indispensables.
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Ouvrir plusieurs fenêtres dans Microsoft Outlook
Vous avez déjà souhaité passer rapidement de votre boite mail à votre calendrier ou les afficher côte-à-côte ? Vous pouvez facilement accéder aux E-mails, Contacts, Calendrier, Tâches, Notes, Dossiers, Raccourcis et Compléments, ainsi que passer des uns aux autres. Sélectionnez le bouton approprié dans le volet de navigation.
Si vous voulez ouvrir l’une de ces options dans une nouvelle fenêtre Outlook, faites un clic droit sur le logo correspondant au lieu de simplement cliquer dessus. Et sélectionnez « Ouvrir dans une nouvelle fenêtre ».
Nous espérons que cet article sur les astuces Outlook vous a plu et qu’il vous a permis de découvrir des nouveautés qui vous rendront plus productifs. A bientôt pour de nouvelles astuces !
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