Les 24 et 31 janvier dernier, nous vous avons proposé un webinar sur les canaux privés de Microsoft Teams animé par notre expert des usages, Olivier.
Vous avez été plus de 600 à vous inscrire ! Nous vous remercions pour votre intérêt.
Les réponses de l’expert
Nous avons réuni toutes vos questions posées dans le tchat, Olivier vous répond :
1. C'est toujours surprenant de suivre ce genre d'événement avec Zoom depuis une plateforme Microsoft qui propose Teams comme outil de visioconférence. Teams serait-il TROP gourmand ?
À chaque outil correspond son usage !!! Pour ce genre d'événement, Teams ne correspond pas à notre usage. Voici quelques éléments de réponse :
D’abord, pour organiser un événement en direct, il faut un présentateur et un organisateur (soit 2 ressources).
Les tchats doivent tous être validés pour être vus par l'ensemble des participants.
Quand on se connecte par téléphone, on peut automatiquement avoir les droits créateurs de réunion.
De plus, si quelqu’un rejoint la session par téléphone, elle se retrouve dans la file d’attente, il faut donc l’ajouter à la conférence mais on ne peut pas la passer en muet.
Il est possible pour tous les participants de mettre leur micro sur "ON", l’organisateur doit donc constamment les désactiver.
Enfin, il y a un décalage de 25s entre la phrase du présentateur et l’audio qui arrive aux participants malgré que le son et l’image du présentateur soient coordonnés.
2. En tant que support, si une opération d'administration ou de support doit avoir lieu sur un canal privé ou sur les fichiers associés, comment faire ?
Cela se fait via des commandes PowerShell sur la console d’administration Office 365.
3. Si le site d'équipe est ouvert via SharePoint, les répertoires résultants d'un canal privé sont-ils aussi protégés ?
Oui, la création d’un canal privé génère un site SharePoint à part. Les droits sur le canal privé sont les mêmes que sur le site SharePoint. De ce fait, seuls les membres du site SharePoint (du canal privé) ont accès aux données.
4. Est-il possible d'inviter une personne qui ne fait pas partie de l'équipe mais simplement pour un canal bien précis d'une équipe ? (Sans forcément que ce canal soit privé)
Non, pour accéder à un canal (privé ou standard), il faut faire partie de l’équipe.
5. Pourquoi on ne peut pas avoir l'onglet de Forms qui permet de créer un formulaire qu'avec seulement deux membres et non avec tous les membres de l'équipe ?
À ce jour, Microsoft ne permet pas d’avoir un onglet Forms dans un canal privé, sûrement dû à la gestion de droit. Mais l’application ne demande qu’à évoluer. Je pense que l’on verra cette fonctionnalité dans l’avenir.
6. Peut-on mettre une personne dans une équipe et qu’elle ne reçoive les messages que d'un seul canal ?
Oui à condition qu’elle ne fasse partie que d’un seul canal. Exemple, une équipe avec 5 canaux :
1 standard (le canal Général qui ne peut pas être privé) et 4 canaux privés.
7. En définitive, on limite les équipes mais on multiplie les SharePoint ?
Tout à fait, le nombre de collection de sites passe à 2 millions.
8. Est-ce qu’il suffit d'être propriétaire d'un canal privé pour voir tous les autres ?
Non, en tant que propriétaire d'un canal privé, vous voyez simplement celui auquel vous appartenez. Le propriétaire de l’équipe, lui par contre, voit tous les canaux, privés et standards.
9. Peut-on partager un canal public ou privé à un invité, extérieur, ne disposant pas de compte Office 365 ? Pour faire un webinar par exemple ?
Oui, tout à fait.
10. Si je suis propriétaire d'une équipe, est-ce que je peux créer des canaux privés ou il faut passer par l'administrateur ?
En tant que propriétaire d’équipe, vous pouvez empêcher les membres de créer des canaux privés et les créer vous-même pour les membres le désirant.
11. Est-il prévu de pouvoir migrer un canal public vers un canal privé dans les prochaines versions ?
Je n’ai pas de visibilité sur ce point dans la roadmap de Microsoft. Par contre, si quelqu’un a la réponse, je suis preneur.
En complément d'information (par Francois THOMAS) :
Sur ce point, il n'y a rien dans la roadmap de Microsoft mais de nombreuses demandes ont été formulées dans le Microsoft Teams UserVoice.
12. Une équipe peut-elle ne pas disposer de licences Office 365 ?
Je ne comprends pas bien le sens de la question. Teams et les applications online font partie de la suite Office 365. Pas de licence, pas de suite.
13. Peut-on donner accès à toutes les applications du store dans un canal privé ?
Non, dans un canal privé, on est limité à la connexion de certaines applications. Cliquez sur le bouton « Ajouter un onglet » et vous verrez à quoi vous avez accès. Car selon la stratégie et les services déployés dans votre société, vous n’avez pas tous les connecteurs.
14. Peut-on ajouter des gens dans un canal privé en utilisant un groupe de sécurité de notre AD ou un groupe de distribution de courriel ?
Il faut d’abord ajouter les personnes à l’équipe, ce qui peut être fait en utilisant un groupe de sécurité. Il n’est pas possible d’ajouter des personnes via une liste de distribution courriel.
15. Si on peut ajouter un groupe, est-il mis à jour automatiquement lors de l'arrivée ou le départ d'une nouvelle personne du groupe ?
Théoriquement oui.
16. Les membres de l'équipe qui ne font pas partie d'un canal privé voient-ils apparaître le nom du canal (privé) dans l'arborescence, ou est-il masqué pour eux ?
Les membres qui ne font pas partie du canal privé ne le voient pas dans l’arborescence.
17. Qui a accès aux données du canal privé dans SharePoint ?
Les propriétaires et membres du canal privé.
18. Peut-on sauvegarder sur un serveur privé les éléments du SharePoint Microsoft ?
Les données sont sauvegardées dans le Cloud. Ne pensez-vous pas que cela fasse doublon ?
Si c’est votre souhait, essayez une synchronisation sur votre serveur privé, mais je ne vois pas l’intérêt.
19. Une fois un projet terminé, comment archiver une équipe pour qu'elle soit accessible mais plus visible dans la liste des équipes ? (Afin de ne pas être pollué par la quantité d'équipes)
Il existe la possibilité d’archiver les équipes dans les paramètres (roue crantée à côté du bouton « Rejoindre ou créer une équipe »), mais il faut être propriétaire de l’équipe.
20. Quand est-ce que cela va être mis en place ?
Les canaux privés existent déjà depuis novembre 2019.
21. Si un projet est partagé avec des personnes internes et des externes, quelle serait votre recommandation pour que les externes n'aient pas accès à l'ensemble des documents ? Faut-il dans ce cas créer un canal privé uniquement pour les internes ?
Cela me semble une bonne stratégie. Le canal Général est accessible à tous les membres. Créez un ou plusieurs canaux privés en fonction de la confidentialité et gérez les accès en fonction du besoin de chaque membre de l’équipe.
Je vous conseille, avant la mise en place, de bien réfléchir à l’organisation de votre équipe. Teams perd son sens d’outil de collaboration ouverte et le propriétaire devient une personne aguerrie à la sécurité des données et à la gestion des accès.
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À bientôt sur le MOOC Office 365.