Gérer une équipe. Pour collaborer efficacement, en s’assurant une bonne communication et une attribution des tâches claires, l’application Planner de Microsoft 365 est idéale. Complétée avec d'autre outils de gestion comme OneNote ou To Do List, vous réussirez à gagner en termes de temps et d'efficacité dans la gestion de votre planning quotidien.
Quels outils utiliser assurer une bonne organisation avec mon équipe ?
Il existe de nombreux outils et de nombreuses méthodes pour faciliter la gestion de votre journée.
Microsoft To Do : Pour gérer ses tâches individuelles chaque jour avec des alertes, prioriser des tâches et permettre une vue globale
Microsoft Planner : Pour créer et suivre des tableaux lors de la mise en place d'un projet, mais aussi analyser les données et vérifier l'état d'avancement.
Microsoft Teams : Pour centraliser et obtenir un calendrier récapitulatif tout en devenant une plateforme de collaboration plus efficace que les mails.
L’interface de l’application
- Connectez-vous sur votre compte Office 365, puis cliquez sur l’application Planner afin d’accéder au tableau de bord de votre équipe.
Depuis ce tableau de bord vous pouvez visualiser : la répartition des tâches, l’avancement des projets et à qui ses missions sont attribuées.
Comment ajouter une personne à une tâche ?
Lorsque que vous êtes connectés au tableau de bord de Planner vous pouvez visualiser l’ensemble des tâches en cours. Pour ajouter une personne à l’une d’entre elles il suffit
- Glissez votre curseur en bas de la liste de tâches du projet. A droite de la photo de profil du collaborateur affectez, vous trouverez une icône utilisateur.
- Cliquez sur l’icône. Une fenêtre s’ouvre sur votre écran avec d’un côté les collaborateurs affectés à la tâche, et de l’autre ceux qui sont disponibles. Sélectionnez le salarié souhaité pour l’ajouter à la tâche.
Le collaborateur sélectionné sera notifié par mail de sa nouvelle tâche, et pourra suivre et ajouter des éléments tout au long de l’avancement de cette dernière.
Comment dupliquer une tâche vers un autre projet ?
- Placez votre curseur sur la tâche que vous souhaitez dupliquer, et cliquez sur les trois points de suspension à droite. Sur le menu déroulant, sélectionnez l’option « copier la tâche »
- De là, vous pourrez modifier la tâche copiée, puis attribuer les collaborateurs qui seront chargés de l’effectuer.
Comment rectifier rapidement une tâche sur son smartphone ?
Connectez-vous sur l’application Planner Mobile et sélectionnez le projet que vous souhaitez changer.
- Cliquez sur ajoutez une tâche, puis affectez-là à un collaborateur.
- Pour expliciter la tâche, vous pouvez attacher à votre nouvelle tâche une pièce jointe ainsi qu’une To Do List des éléments à valider pour effectuer correctement cette mission.
- Il ne me reste plus qu’a valider pour que mon collaborateur soit averti de sa nouvelle tâche.
Comment organiser efficacement une réunion ?
Je peux utiliser l’application One Note sur mon mobile ou mon ordinateur pour prendre des notes sur le contenu de la réunion à venir.
- Dans Outlook, j’organise ma réunion d’après le calendrier de l’équipe afin de vérifier les disponibilités de tous les participants.
- Une fois mon horaire choisi, je peux créer une nouvelle réunion en ligne par Skype ou par Teams en cliquant sur « nouvelle réunion » en haut à gauche de la fenêtre.
- Un nouveau mail se créé alors automatiquement avec les destinataires concernés et le lien de la réunion. Il me reste à simplement rédiger l’objet de mon mail.
- Si je souhaite intégrer mes notes écrites précédemment, je dois cliquer sur le logo de l’application OneNote situé au milieu de ma fenêtre. Il ne me reste plus qu’a sélectionner ma note parmi mes documents et de valider mon choix.
Grâce à cette manipulation, mes équipes pourront accéder à mes notes mais pourront aussi les compléter au cours de la réunion. Ainsi, chacun devient un collaborateur actif et travail efficacement. De plus, pour les personnes absentes lors de la réunion, ce compte rendu sera directement partagé dans leurs OneNote individuel.
? Nous contacter :
? Par mail : support@mooc.office365-training.com
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