FindTime - Savoir s’organiser grâce à un calendrier commun Cas d'usage
Vous voulez savoir comment optimiser votre organisation grâce à un calendrier commun ? Dans cette vidéo intitulée "savoir s’organiser grâce à un calendrier commun", découvrez comment établir une collaboration efficace avec votre équipe ! Utilisez des outils comme Outlook et Teams pour centraliser les commandes et éviter les conflits de dates. Ne perdez plus de temps à rassembler des informations : tous vos projets sont visibles et accessibles en un clin d'œil !
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment créer un espace de travail collaboratif efficace en utilisant Outlook et Teams, permettant ainsi une meilleure gestion des projets et une communication fluide entre les membres de l'équipe.
Chapitres :
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Introduction à la collaboration efficace
Dans un environnement de travail où plusieurs sujets sont traités simultanément, il est essentiel de collaborer facilement et de gérer les dates importantes pour maximiser l'efficacité. Cette vidéo présente des outils et des méthodes pour créer un groupe de travail avec un calendrier commun. -
Création d'un groupe Outlook
Pour commencer, il est possible de créer un groupe Outlook en quelques clics. Cela permet de choisir les membres du groupe, qui recevront une notification dès leur ajout. Chaque membre pourra utiliser tous les outils disponibles pour faciliter la collaboration. -
Centralisation des communications avec Teams
En parallèle, il est recommandé de créer une équipe sur Teams à partir du groupe Outlook. Cela centralise la communication et permet à chaque membre de contribuer facilement aux fichiers nécessaires pour établir un bilan trimestriel. Les outils de l'équipe permettent de gagner du temps en centralisant toutes les informations. -
Organisation des sujets de travail
Pour une meilleure organisation, plusieurs canaux peuvent être créés au sein de Teams. Cela permet de séparer les conversations par sujet, évitant ainsi le mélange des discussions. Les collaborateurs peuvent échanger autour des tâches en cours tout en se référant au calendrier du groupe pour connaître les échéances importantes. -
Utilisation d'un bloc-notes collaboratif
Un bloc-notes sous forme d'onglets peut être associé au groupe, permettant à chacun d'alimenter les notes pendant les réunions. Cela facilite la consultation et l'accès aux informations pour tous les membres. -
Organisation de réunions à distance
Pour présenter ce nouvel espace de travail, il est crucial d'organiser une réunion, surtout lorsque les collaborateurs sont situés sur différents sites. L'objectif est de travailler ensemble comme si nous étions dans la même salle. Plusieurs créneaux seront proposés pour que chacun puisse donner ses préférences. -
Gestion des disponibilités
Après avoir choisi quelques dates, celles-ci seront validées et les membres recevront une notification. Comme dans un sondage, ils pourront sélectionner les dates possibles ainsi que leurs créneaux préférés. Grâce au calendrier et à l'espace de stockage du groupe, tous les membres auront accès aux dernières informations, dates et mises à jour. -
Conclusion
En mettant en place ces outils et méthodes, il est possible de limiter le risque d'avoir des données obsolètes ou incomplètes, tout en favorisant une collaboration efficace au sein de l'équipe.
FAQ :
Comment créer un groupe Outlook?
Pour créer un groupe Outlook, ouvrez Outlook, allez dans l'onglet 'Groupes', puis cliquez sur 'Nouveau groupe'. Suivez les instructions pour ajouter des membres et définir les paramètres du groupe.
Qu'est-ce qu'une équipe Teams?
Une équipe Teams est un groupe de personnes qui collaborent sur des projets en utilisant Microsoft Teams. Elle permet de centraliser les communications, les fichiers et les tâches.
Comment organiser une réunion avec des membres d'une équipe distante?
Pour organiser une réunion avec des membres d'une équipe distante, utilisez le calendrier commun pour proposer plusieurs créneaux horaires. Les membres peuvent ensuite choisir leurs préférences, et vous pouvez finaliser la date qui convient à tous.
Comment éviter les données obsolètes dans un groupe?
Pour éviter les données obsolètes, assurez-vous que tous les membres ont accès aux dernières informations et mises à jour via le calendrier et l'espace de stockage du groupe.
Quels outils sont disponibles pour collaborer efficacement?
Les outils disponibles incluent Outlook pour la gestion des courriels et des calendriers, Teams pour la communication et la collaboration, et OneNote pour la prise de notes.
Quelques cas d'usages :
Gestion de projet à distance
Une équipe de marketing utilise un groupe Outlook et une équipe Teams pour gérer un projet de campagne publicitaire. Grâce à un calendrier commun, tous les membres peuvent suivre les échéances et les réunions, ce qui améliore la coordination et réduit les malentendus.
Réunions intersites
Une entreprise avec des bureaux dans plusieurs villes organise des réunions virtuelles via Teams. Les membres choisissent leurs créneaux préférés à l'aide d'un calendrier commun, ce qui facilite la planification et assure la participation de tous.
Centralisation des informations
Une équipe de développement utilise un bloc-notes partagé pour documenter les décisions prises lors des réunions. Cela permet à tous les membres d'accéder facilement aux informations et de rester à jour sur l'avancement du projet.
Collaboration sur des fichiers
Des chercheurs d'une même institution utilisent Teams pour collaborer sur des documents de recherche. Ils créent des canaux pour différents sujets, ce qui permet de garder les discussions organisées et pertinentes.
Planification d'événements
Une équipe événementielle utilise un calendrier commun pour planifier des événements. Chaque membre peut proposer des dates et voir les disponibilités des autres, ce qui simplifie le processus de planification.
Glossaire :
Groupe Outlook
Un groupe Outlook est un ensemble de personnes qui peuvent collaborer ensemble en utilisant les outils d'Outlook, comme le calendrier, les courriels et les fichiers partagés.
Équipe Teams
Une équipe Teams est un espace de collaboration dans Microsoft Teams où les membres peuvent discuter, partager des fichiers et travailler ensemble sur des projets.
Calendrier commun
Un calendrier commun est un calendrier partagé entre plusieurs utilisateurs, permettant à chacun de voir les événements, les réunions et les échéances importantes.
Canaux
Les canaux dans Microsoft Teams sont des sous-sections d'une équipe qui permettent d'organiser les discussions et les fichiers par sujet ou projet.
Bloc-notes
Un bloc-notes est un espace numérique où les utilisateurs peuvent prendre des notes, collaborer et partager des informations pendant les réunions.
Espace de travail sécurisé
Un espace de travail sécurisé est un environnement numérique protégé où les informations sensibles peuvent être partagées et gérées en toute sécurité.
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