Planner - Organiser les tâches d'une équipe Cas d'usage
Découvrez comment organiser les tâches de votre équipe avec Planner, une application de la suite Office 365 développée par Microsoft.
Cette vidéo vous montre comment créer un nouveau plan, ajouter des compartiments et des tâches, assigner des membres de l'équipe et suivre l'avancement de chaque tâche.
Obtenez des astuces pratiques pour améliorer la gestion des tâches de votre équipe grâce à Planner.
Les tags associés sont Microsoft 365, Planner, gestion de tâches, astuces pratiques et productivité.
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est de présenter comment utiliser l'outil Planner dans Office 365 pour gérer efficacement un projet d'équipe. Elle aborde la création de plans, l'attribution de tâches, le suivi de l'avancement et l'organisation des membres de l'équipe.
Chapitres :
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Introduction au Projet
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment prendre en main une équipe pour un projet interne qui s'étendra sur plusieurs mois. Il est essentiel de s'organiser efficacement, surtout lorsque les membres de l'équipe utilisent différentes méthodes pour gérer leurs tâches. -
Choix de l'Outil : Planner
Pour une gestion simplifiée des tâches, nous allons utiliser Planner, un outil intégré dans Office 365. Planner permet de créer des groupes de travail et de suivre l'avancement des tâches de manière collaborative. -
Création d'un Nouveau Plan
Pour commencer, accédez à Planner via le lanceur d'applications Office 365. En créant un nouveau plan, vous créez également un nouveau groupe de travail. Cela vous permet d'organiser votre projet en différentes phases, telles que : - Phase de préparation - Phase de réalisation - Phase de déploiement Chaque phase peut être représentée par un compartiment dans Planner. -
Établissement de la Liste de Tâches
Dans chaque compartiment, vous pouvez établir une liste de tâches. Il n'est pas nécessaire d'assigner immédiatement les tâches ou de définir des échéances. Vous pouvez préparer la liste et y revenir plus tard. Cela vous permet de garder une vue d'ensemble sans vous précipiter. -
Ajout des Membres de l'Équipe
Une fois le plan créé, vous pouvez ajouter des membres à votre projet. Il suffit de saisir leurs prénoms ou noms pour les sélectionner. Cela permet à chaque membre d'accéder à la liste des tâches et de contribuer au projet. -
Assignation des Tâches
Pour assigner une tâche, cliquez dessus pour ouvrir la fenêtre de détail. Vous pouvez alors : - Affecter un membre de l'équipe - Définir une date de début et de fin - Créer une liste de vérification - Ajouter des descriptions et des fichiers Une fois les modifications effectuées, sauvegardez les informations. Tous les membres du plan pourront consulter et mettre à jour la liste des tâches. -
Suivi de l'Avancement
Après quelques jours ou semaines d'utilisation, vous pouvez consulter l'avancement des tâches. Planner offre plusieurs vues pour suivre le progrès : - Regroupement par compartiments - Regroupement par attribution - Vue graphique synthétique La vue graphique permet de visualiser le nombre de tâches par personne, les tâches en retard et celles en cours. -
Ajustement de la Charge de Travail
Grâce à l'analyse des tâches, vous pouvez ajuster la charge de travail en déchargeant les membres les plus occupés et en redistribuant certaines tâches à ceux qui en ont moins. -
Conclusion
En conclusion, Planner se positionne comme un excellent compromis entre les tâches Outlook, qui sont pratiques mais individuelles, et Project, qui est performant mais complexe. Planner offre une solution simple d'organisation à l'échelle d'une équipe, intégrée aux autres applications Office 365, facilitant ainsi la collaboration.
FAQ :
Qu'est-ce que le Planificateur dans Office 365?
Le Planificateur est un outil de gestion de projet qui permet aux équipes de créer des plans, d'assigner des tâches, et de suivre l'avancement des projets de manière collaborative.
Comment puis-je créer un nouveau projet dans Planificateur?
Pour créer un nouveau projet, ouvrez Planificateur dans Office 365, cliquez sur 'Nouveau plan', et suivez les instructions pour nommer votre projet et ajouter des membres de l'équipe.
Comment assigner des tâches aux membres de l'équipe?
Vous pouvez assigner des tâches en cliquant sur une tâche dans Planificateur, en sélectionnant un membre de l'équipe, et en définissant les détails de la tâche, y compris les échéances.
Quelles sont les différences entre Planificateur et Outlook?
Les tâches dans Outlook sont principalement pour l'organisation individuelle, tandis que Planificateur est conçu pour la gestion de projet en équipe, offrant des fonctionnalités de collaboration et de suivi avancées.
Comment suivre l'avancement des tâches dans Planificateur?
Vous pouvez suivre l'avancement des tâches en utilisant la vue graphique dans Planificateur, qui montre le statut des tâches par personne et par phase, ainsi que les tâches en retard.
Quelques cas d'usages :
Gestion de projet d'équipe
Utiliser Planificateur pour organiser un projet d'équipe sur plusieurs mois, en assignant des tâches à chaque membre et en suivant l'avancement de manière collaborative.
Suivi des tâches dans un projet complexe
Appliquer Planificateur pour gérer un projet avec plusieurs phases, en créant des compartiments pour chaque phase et en assignant des tâches spécifiques à chaque membre de l'équipe.
Amélioration de la communication d'équipe
Utiliser Planificateur pour centraliser les informations de projet, permettant à tous les membres de l'équipe d'accéder aux tâches et de mettre à jour leur statut, améliorant ainsi la communication et la transparence.
Répartition des tâches en fonction de la charge de travail
Exploiter la vue graphique de Planificateur pour ajuster la répartition des tâches en fonction de la charge de travail des membres de l'équipe, en déchargeant ceux qui sont surchargés et en redistribuant les tâches.
Glossaire :
Planificateur
Un outil de gestion de projet intégré dans Office 365 qui permet aux équipes de planifier, organiser et suivre l'avancement des tâches.
Tâches
Des éléments de travail assignés à des membres d'une équipe, qui doivent être complétés dans le cadre d'un projet.
Office 365
Une suite d'applications et de services de productivité en ligne développée par Microsoft, incluant des outils comme Outlook, Word, Excel, et Planificateur.
Groupes Office 365
Des ensembles de personnes qui collaborent sur des projets au sein d'Office 365, facilitant le partage d'informations et la gestion des tâches.
Échéances
Les dates limites auxquelles une tâche doit être complétée.
Vue graphique
Une représentation visuelle de l'avancement des tâches dans Planificateur, permettant de voir rapidement le statut des tâches par personne ou par phase.