Planner - Organiser les tâches d'une équipe Cas d'usage
Découvrez comment organiser efficacement les tâches d'une équipe avec Microsoft Planner ! Dans cette vidéo, apprenez à créer un plan personnalisé, à ajouter des membres et à utiliser des vues pratiques pour suivre l'avancement de vos projets. Ne laissez pas le chaos vous freiner : boostez votre collaboration et atteignez vos objectifs avec facilité ! #découverte #chefDeProjet #planner #collaborer
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est de présenter Microsoft Planner comme un outil efficace pour organiser les tâches au sein d'une équipe, en facilitant la collaboration, le suivi des projets et la gestion des objectifs.
Chapitres :
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Introduction à l'organisation des tâches
Il existe plusieurs façons d'organiser les tâches au sein d'une équipe, comme l'utilisation des tâches Outlook ou la prise de notes. Ces méthodes peuvent suffire pour des besoins simples, mais elles montrent leurs limites lorsqu'il s'agit de collaboration et de suivi d'équipe. -
Présentation de Microsoft Planner
Microsoft Planner se présente comme un moyen simple et efficace pour organiser le travail d'équipe, suivre l'avancement des projets et obtenir une vue d'ensemble claire de vos objectifs. Vous pouvez y accéder via le portail Microsoft 365 en vous connectant à votre compte et en cliquant sur l'icône Planner dans le lanceur d'applications. Il est également possible d'y accéder directement dans Microsoft Teams. -
Création et personnalisation d'un plan
Pour organiser efficacement vos tâches, cliquez sur 'Nouveau plan'. Vous pouvez choisir parmi les modèles proposés pour vous inspirer et gagner du temps. Dans cet exemple, nous allons partir d'un plan vide afin de le personnaliser entièrement selon vos besoins spécifiques. -
Collaboration au sein de Planner
La collaboration est au cœur de Planner. Pour ajouter des membres à votre plan, cliquez sur 'Partager' en haut de la page du plan et saisissez les noms des personnes que vous souhaitez inclure. Une astuce pratique est d'ajouter ce plan à un groupe existant, comme un canal d'équipe Teams, ce qui évite de taper chaque nom individuellement. -
Organisation visuelle des tâches
Maintenant que votre plan est créé et que votre équipe est en place, il est temps d'organiser vos tâches de manière claire et visuelle. Ajoutez des compartiments pour séparer vos tâches en différentes catégories, par exemple : à faire, en cours et terminées. Alimentez chaque compartiment avec des tâches en précisant le nom de la tâche, la date d'échéance pour définir les priorités et l'affectation de la tâche aux membres concernés. -
Suivi et mise à jour des tâches
Chaque membre de l'équipe peut consulter les tâches, les mettre à jour et ajouter des commentaires. Cela permet à tout le monde de faire vivre le plan en temps réel et d'assurer une communication transparente au sein de l'équipe. -
Vues de suivi dans Planner
Pour avoir une vision globale de votre projet, utilisez les différentes vues de suivi offertes par Planner. En utilisant la vue regroupée, vous pouvez identifier rapidement les tâches urgentes en les regroupant par date d'échéance, voir qui est responsable de quelle tâche en les regroupant par attribution, et suivre le statut de chaque tâche en les regroupant par avancement pour détecter d'éventuels retards ou obstacles. -
Gestion du temps avec la vue calendrier
La vue calendrier vous permet de visualiser les tâches sur un calendrier afin de vérifier la répartition des charges et éviter de surcharger une seule personne. Vous pouvez ajuster les dates si nécessaire pour une meilleure gestion du temps. -
Synthèse du projet avec la vue graphique
La vue graphique offre une synthèse du projet avec des graphiques illustrant la progression globale, les tâches en retard et la performance de l'équipe. -
Conclusion
Microsoft Planner est un outil intuitif qui facilite l'organisation des tâches au sein de votre équipe. En centralisant les informations et en offrant des vues personnalisées, il vous aide à collaborer efficacement, à suivre l'avancement des projets et à atteindre vos objectifs plus sereinement. N'hésitez pas à l'adopter pour optimiser la gestion de vos projets.
FAQ :
Qu'est-ce que Microsoft Planner?
Microsoft Planner est un outil de gestion de projet qui aide les équipes à organiser et suivre leurs tâches de manière collaborative, en offrant des vues personnalisées et une interface intuitive.
Comment accéder à Microsoft Planner?
Vous pouvez accéder à Microsoft Planner via le portail Microsoft 365 en vous connectant à votre compte et en cliquant sur l'icône Planner dans le lanceur d'applications. Il est également accessible directement dans Microsoft Teams.
Comment organiser mes tâches dans Microsoft Planner?
Pour organiser vos tâches, vous pouvez créer un nouveau plan, ajouter des compartiments pour classer vos tâches, et définir des priorités en précisant les dates d'échéance et les membres responsables.
Quelles sont les différentes vues disponibles dans Microsoft Planner?
Microsoft Planner offre plusieurs vues, y compris la vue regroupée par date d'échéance, par attribution, et la vue calendrier, qui vous aide à visualiser la répartition des charges de travail.
Comment améliorer la collaboration au sein de mon équipe avec Microsoft Planner?
Vous pouvez améliorer la collaboration en ajoutant des membres à votre plan, en permettant à chacun de consulter et de mettre à jour les tâches, et en utilisant les commentaires pour assurer une communication transparente.
Quelques cas d'usages :
Gestion de projet dans une équipe marketing
Une équipe marketing peut utiliser Microsoft Planner pour organiser ses campagnes, en créant des compartiments pour chaque phase de la campagne, assignant des tâches aux membres de l'équipe, et suivant l'avancement à l'aide de la vue calendrier.
Suivi des tâches dans une équipe de développement
Une équipe de développement peut appliquer Microsoft Planner pour gérer les sprints, en utilisant des compartiments pour les tâches 'À faire', 'En cours' et 'Terminées', et en regroupant les tâches par attribution pour une meilleure visibilité.
Planification d'événements
Pour la planification d'un événement, une équipe peut utiliser Microsoft Planner pour assigner des tâches telles que la réservation de lieux, la gestion des invitations, et le suivi des délais, tout en utilisant la vue graphique pour visualiser la progression globale.
Gestion des ressources humaines
Les équipes RH peuvent utiliser Microsoft Planner pour suivre les candidatures, organiser les entretiens et gérer les tâches liées à l'intégration des nouveaux employés, en utilisant des compartiments pour chaque étape du processus.
Glossaire :
Microsoft Planner
Un outil de gestion de projet qui permet aux équipes d'organiser, de suivre et de gérer leurs tâches de manière collaborative.
Tâches
Des éléments de travail individuels qui doivent être accomplis dans le cadre d'un projet.
Portail Microsoft 365
Une plateforme en ligne qui donne accès aux applications et services Microsoft, y compris Microsoft Planner.
Vue regroupée
Une fonctionnalité de Microsoft Planner qui permet de visualiser les tâches en fonction de différents critères, comme la date d'échéance ou l'attribution.
Calendrier
Une vue dans Microsoft Planner qui permet de visualiser les tâches sur un calendrier, facilitant ainsi la gestion du temps et la répartition des charges de travail.
Compartiments
Des sections dans Microsoft Planner qui permettent de classer les tâches en différentes catégories, comme 'À faire', 'En cours' et 'Terminées'.
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