Teams - Créer, gérer et paramétrer une salle de groupe Vidéo
La vidéo se concentre sur la configuration et la gestion des salles de réunion virtuelles. Elle explique comment créer, répartir les participants, et gérer les salles pendant une réunion, offrant des options telles que l'assignation automatique des participants, la personnalisation des salles, et des fonctions de minuterie. La vidéo aborde également la possibilité de modifier les paramètres de réunion, y compris l'affectation de présentateurs pour chaque salle et des options permettant aux participants de rejoindre ou quitter les salles à leur convenance.
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Objectifs :
Ce document vise à expliquer comment configurer et gérer des salles de réunion dans Teams, même après le début de la réunion. Il aborde les différentes options disponibles pour organiser les participants et les salles, ainsi que les paramètres que l'on peut ajuster pendant la réunion.
Chapitres :
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Introduction à la gestion des salles de réunion
Dans cet article, nous allons explorer comment configurer des salles de réunion dans Teams, même si vous n'avez pas eu le temps de le faire avant le début de la réunion. Teams offre des fonctionnalités flexibles pour gérer les participants et les salles, permettant une expérience de réunion fluide. -
Configuration des salles de réunion
Il est possible de configurer des salles de réunion pendant la réunion en cliquant sur l'option 'Salle'. Vous pouvez définir le nombre de salles souhaitées et choisir l'option de répartition automatique des candidats. Teams répartira aléatoirement les participants dans les salles de groupe, en veillant à ce que chaque salle ait un nombre équilibré de participants. -
Affectation manuelle des participants
Si la répartition automatique ne vous convient pas, vous avez la possibilité d'affecter les candidats manuellement. Vous pouvez également ajouter de nouvelles salles si nécessaire en cliquant sur 'plus' et réorganiser les participants en utilisant l'option 'attribuer les participants'. Notez que vous ne pouvez pas déplacer les candidats déjà présents dans une salle. -
Gestion des salles
Il est possible de supprimer des salles si elles ont été créées en trop. Pour cela, la salle doit être fermée, que ce soit individuellement ou toutes en même temps. Vous pouvez ouvrir ou fermer toutes les salles simultanément ou individuellement. De plus, vous pouvez renommer les salles à tout moment. -
Paramètres disponibles pour les salles
Lorsque les salles sont fermées, plusieurs paramètres peuvent être ajustés : - **Assignation de présentateurs** : Vous pouvez assigner des présentateurs pour chaque salle et mettre à jour leur rôle. - **Limite de temps** : Vous pouvez définir une limite de temps pour chaque salle, avec un minuteur affiché. Une fois le temps écoulé, les salles se ferment automatiquement. - **Déplacement automatique des participants** : Cette option permet de déplacer automatiquement les participants vers leur salle attitrée lors de l'ouverture. Si elle n'est pas activée, un message apparaîtra pour laisser le choix aux participants. - **Retour à la réunion principale** : Si cette option est cochée, un bouton de retour sera disponible pour permettre aux participants de revenir à la réunion principale à tout moment. -
Conclusion
La gestion des salles de réunion dans Teams est un processus flexible qui permet d'adapter l'expérience de réunion en temps réel. En utilisant les options de configuration et de gestion des participants, vous pouvez créer un environnement de réunion efficace et collaboratif. Ces fonctionnalités sont essentielles pour garantir que chaque participant ait une expérience positive et productive.
FAQ :
Comment configurer des salles de réunion pendant une réunion?
Vous pouvez configurer des salles de réunion en cliquant sur 'Salle' pendant la réunion. Vous pouvez choisir le nombre de salles et la méthode de répartition des candidats.
Est-il possible de modifier la répartition des participants après leur assignation?
Oui, vous pouvez modifier la répartition des participants même après leur assignation, mais vous ne pouvez pas déplacer ceux qui sont déjà en réunion.
Comment supprimer une salle de réunion?
Pour supprimer une salle, elle doit être fermée. Vous pouvez supprimer une salle individuellement ou toutes les supprimer en même temps.
Quelles options sont disponibles lorsque les salles sont fermées?
Lorsque les salles sont fermées, vous pouvez assigner des présentateurs, définir une limite de temps, déplacer automatiquement les participants vers leurs salles, et permettre aux utilisateurs de revenir à la réunion principale.
Que se passe-t-il lorsque le temps d'une salle est écoulé?
Une fois le temps écoulé, les salles se ferment automatiquement et les participants retournent à la réunion principale.
Quelques cas d'usages :
Formation en ligne
Utiliser les salles de réunion pour organiser des sessions de formation en petits groupes, permettant aux participants d'interagir et de poser des questions dans un cadre plus intime.
Réunions de projet
Diviser une grande réunion de projet en plusieurs salles de discussion pour permettre aux équipes de travailler sur des aspects spécifiques du projet, améliorant ainsi la productivité.
Événements de réseautage
Créer des salles de réunion pour des événements de réseautage virtuels, où les participants peuvent se rencontrer et échanger des idées dans des groupes plus petits.
Sessions de brainstorming
Utiliser des salles de réunion pour des sessions de brainstorming, où les participants peuvent collaborer sur des idées sans être distraits par le reste de la réunion.
Évaluations de performance
Organiser des évaluations de performance en utilisant des salles de réunion pour des discussions individuelles entre les employés et les gestionnaires, garantissant la confidentialité et la concentration.
Glossaire :
Salle de réunion
Un espace virtuel où les participants peuvent se réunir pour discuter ou collaborer, souvent utilisé dans des contextes de travail à distance.
Candidats
Les participants qui sont assignés à des salles de réunion pour des discussions ou des activités spécifiques.
Teams
Une plateforme de collaboration développée par Microsoft, permettant la communication et le travail d'équipe à distance.
Attribution des participants
Le processus d'assignation des participants à des salles de réunion spécifiques, soit automatiquement, soit manuellement.
Présentateurs
Les personnes désignées pour diriger ou animer une salle de réunion.
Minuteur
Un outil qui affiche le temps restant pour une activité ou une réunion, permettant aux participants de gérer leur temps.
Réunion principale
La session principale où tous les participants se rassemblent avant ou après les discussions en petits groupes.
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