Microsoft 365 - Être informé par mail dès la modification d’un document Vidéo

Ne manquez aucune mise à jour de vos documents importants avec notre vidéo "Être informé par mail dès la modification d'un document" ! Apprenez à configurer des alertes sur Microsoft 365 pour être notifié des changements en temps réel. Profitez de cette fonctionnalité pratique pour travailler en équipe de manière efficace. Tags : intermédiaire, microsoft 365, partager. Regardez maintenant !

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Microsoft 365
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Objectifs :

Comprendre comment configurer des alertes pour être informé des modifications apportées à des documents dans une bibliothèque de documents partagés.

Chapitres :

Introduction
Dans un environnement de travail collaboratif, il est essentiel de rester informé des modifications apportées aux documents partagés. Cette vidéo explique comment configurer des alertes dans SharePoint pour être averti des changements effectués par vos collaborateurs.
Configuration des alertes
Pour être informé des modifications sur un document ou un dossier, SharePoint offre une fonctionnalité pratique permettant de configurer des alertes. Voici les étapes à suivre :
Personnalisation des alertes
Dans la fenêtre d'alerte, vous pouvez personnaliser plusieurs aspects :
Options supplémentaires pour les dossiers
Si vous choisissez d'être alerté sur un dossier, des options supplémentaires s'offrent à vous :
Gestion des alertes
Une fois les alertes configurées, vous pouvez les gérer facilement. Par exemple :
Conclusion
En utilisant les alertes dans SharePoint, vous pouvez facilement rester informé des modifications apportées à vos documents et dossiers. Cela facilite la collaboration et assure que vous ne manquerez aucune mise à jour importante.

FAQ :

Comment configurer des alertes sur SharePoint?

Pour configurer des alertes sur SharePoint, sélectionnez l'élément souhaité, choisissez l'option 'm'avertir', puis définissez les paramètres de l'alerte, y compris le type de notification (email ou SMS) et la fréquence.

Quels types de modifications peuvent déclencher une alerte?

Les alertes peuvent être configurées pour informer les utilisateurs des ajouts, modifications ou suppressions d'éléments dans un document ou un dossier.

Puis-je modifier le titre de l'alerte?

Oui, lors de la configuration de l'alerte, vous pouvez modifier le titre par défaut qui reprend le nom du document.

Comment puis-je voir les modifications apportées à un document?

Vous pouvez afficher le document modifié en utilisant le lien fourni dans l'alerte, ce qui vous permettra de voir précisément les changements effectués.

Qu'est-ce qu'une bibliothèque de documents partagés?

Une bibliothèque de documents partagés est un espace dans SharePoint où les utilisateurs peuvent collaborer sur des documents, permettant un accès facile et une gestion centralisée.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, les membres de l'équipe peuvent configurer des alertes pour être informés des modifications apportées aux documents de projet, garantissant ainsi que tous les membres sont à jour sur les dernières informations.

Collaboration inter-équipes

Les équipes de différentes départements peuvent utiliser les alertes de SharePoint pour suivre les modifications dans les documents partagés, facilitant ainsi la collaboration et la communication entre les équipes.

Suivi des documents sensibles

Les responsables de la conformité peuvent configurer des alertes pour être avertis de toute modification apportée à des documents sensibles, assurant ainsi la sécurité et la conformité des informations.

Amélioration de la productivité

En utilisant les alertes, les employés peuvent se concentrer sur leur travail sans avoir à vérifier constamment les documents, ce qui améliore leur productivité et leur efficacité.

Formation et onboarding

Lors de l'intégration de nouveaux employés, les alertes peuvent être configurées pour les informer des mises à jour sur les documents de formation, garantissant qu'ils disposent toujours des informations les plus récentes.

Glossaire :

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet le partage de documents et la gestion de contenu au sein d'une organisation.

Alerte

Une notification envoyée par email ou SMS pour informer un utilisateur d'une modification apportée à un document ou un dossier.

Bibliothèque de documents partagés

Un espace de stockage dans SharePoint où les utilisateurs peuvent stocker, partager et gérer des documents de manière collaborative.

Modification

Tout changement apporté à un document ou un dossier, y compris l'ajout, la suppression ou la modification de contenu.

Fréquence de l'alerte

La régularité avec laquelle un utilisateur souhaite recevoir des notifications concernant les modifications, par exemple, immédiatement, quotidiennement ou hebdomadairement.

Paramètres d'alerte

Les options configurables qui déterminent comment et quand un utilisateur sera informé des modifications sur un document ou un dossier.

00:00:03

J'aimerais savoir quand un de mes collaborateurs a fait des modifications,

00:00:08

comment être informé lors de changement dans mon document,

00:00:12

dans une bibliothèque de documents partagés.

00:00:14

Une fonction bien pratique me permet de configurer des alertes

00:00:18

afin d'être averti lors d'une modification sur un document ou un dossier.

00:00:26

En sélectionnant un élément, je peux choisir l'option m'avertir.

00:00:31

Une fenêtre s'ouvre afin d'affiner l'alerte

00:00:34

par défaut.

00:00:35

Sharepoint va reprendre le nom du document pour définir le titre,

00:00:40

mais je peux le modifier.

00:00:42

Ensuite, je vais choisir le type d'alerte

00:00:45

par mail ou SMS,

00:00:47

puis je choisis pour quel type de modification? Je souhaite être averti

00:00:52

et enfin la fréquence de l'alerte.

00:00:58

Si je choisis d'être alerté sur un dossier,

00:01:01

des options supplémentaires sont disponibles,

00:01:08

comme par exemple de programmer une alerte si

00:01:11

des éléments sont ajoutés dans le dossier,

00:01:13

modifiés

00:01:14

ou supprimés.

00:01:17

Dans mon exemple, je suis alertée par mail sur la modification d'un document.

00:01:23

Le lien ici me permet de modifier les paramètres de toutes mes alertes

00:01:32

et avec ce lien, je peux afficher le document qui a été modifié

00:01:37

en fonction de l'application utilisée.

00:01:40

Je peux voir précisément à quel endroit la modification a été effectuée et partie

00:01:46

grâce à la bibliothèque de documents partagés.

00:01:49

Je peux facilement être averti des modifications

00:01:52

effectuées sur mes documents ou mes dossiers.

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