Outlook - Prévenir d'un retard Vidéo

Vous êtes bloqué dans les transports et risquez d'arriver en retard à une réunion ? Découvrez comment prévenir rapidement vos collaborateurs avec l'application Outlook ! Grâce à sa fonctionnalité calendrier, envoyez un email préenregistré en quelques instants pour les tenir informés. Ne laissez pas un retard impacter votre communication !

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Outlook
Communiquer

Objectifs :

Comprendre comment utiliser l'application Outlook sur mobile pour gérer les retards lors des réunions et communiquer efficacement avec les collaborateurs.

Chapitres :

Introduction
Dans le monde professionnel, il est courant de faire face à des imprévus, comme des retards dus aux transports. Ce guide explique comment utiliser l'application Outlook sur mobile pour informer rapidement vos collaborateurs de votre retard lors d'une réunion.
Situation de Retard
Lorsque vous êtes bloqué dans les transports et que vous savez que vous allez arriver en retard à une réunion, il est essentiel de prévenir vos collègues rapidement. Cela permet de maintenir une bonne communication et de gérer les attentes.
Utilisation de l'Application Outlook
Pour avertir vos collaborateurs, vous pouvez utiliser l'application Outlook sur votre smartphone. Voici les étapes à suivre :
Préparation du Message
Une fois que vous avez ouvert l'email, vous pouvez choisir un message préenregistré pour indiquer votre retard. Il est important de mettre à jour ce message en précisant l'heure probable de votre arrivée.
Avantages de l'Application
L'application Outlook sur mobile facilite l'accès à votre calendrier et à vos rendez-vous. Grâce à cette fonctionnalité, il devient très simple de rester en contact avec vos collaborateurs et vos clients, même en cas de retard.
Conclusion
En utilisant l'application Outlook sur mobile, vous pouvez rapidement informer vos collègues de votre retard, ce qui améliore la communication et la gestion des réunions. Cette méthode vous permet de rester professionnel et respectueux du temps des autres.

FAQ :

Comment prévenir mes collègues de mon retard à une réunion?

Vous pouvez utiliser votre smartphone pour envoyer un email à tous les participants de la réunion. L'application Outlook vous permet d'accéder facilement à votre calendrier et d'envoyer un message préenregistré pour indiquer votre retard.

Quelles sont les meilleures applications pour gérer mes réunions?

L'application Outlook est très efficace pour gérer vos réunions, car elle vous permet d'accéder à votre calendrier, d'envoyer des emails et de rester en contact avec vos collaborateurs.

Comment utiliser un message préenregistré dans Outlook?

Dans l'application Outlook, vous pouvez choisir un message préenregistré pour informer vos collègues de votre retard. Il vous suffit de mettre à jour le message avec l'heure d'arrivée prévue avant de l'envoyer.

Quels sont les avantages d'utiliser un smartphone pour gérer mes réunions?

Un smartphone vous permet d'accéder à votre calendrier, d'envoyer des messages rapidement et de rester en contact avec vos collègues, ce qui facilite la gestion de votre emploi du temps.

Comment accéder à mon calendrier sur mobile?

Vous pouvez accéder à votre calendrier via l'application Outlook sur votre smartphone, ce qui vous permet de consulter vos rendez-vous et d'envoyer des notifications rapidement.

Quelques cas d'usages :

Gestion des retards en réunion

Lorsqu'un employé est bloqué dans les transports et sait qu'il va arriver en retard à une réunion, il peut utiliser l'application Outlook sur son smartphone pour envoyer rapidement un email à tous les participants, en utilisant un message préenregistré pour indiquer son retard et l'heure d'arrivée prévue.

Planification efficace des réunions

Les managers peuvent utiliser l'application Outlook pour planifier des réunions avec leurs équipes. Grâce à l'accès facile au calendrier, ils peuvent vérifier la disponibilité des participants et envoyer des invitations en quelques clics.

Communication rapide avec les collaborateurs

Dans un environnement de travail dynamique, les employés peuvent utiliser leur smartphone pour envoyer des SMS ou des emails rapides à leurs collègues afin de partager des mises à jour importantes ou de coordonner des tâches, améliorant ainsi la collaboration.

Suivi des rendez-vous clients

Les professionnels de la vente peuvent utiliser l'application Outlook pour suivre leurs rendez-vous avec les clients. En cas de retard, ils peuvent rapidement informer le client par email, ce qui aide à maintenir une bonne relation professionnelle.

Optimisation de la productivité

Les équipes peuvent améliorer leur productivité en utilisant des messages préenregistrés pour des communications fréquentes, ce qui leur permet de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches plus importantes.

Glossaire :

réunion

Un rassemblement de plusieurs personnes pour discuter de sujets spécifiques ou prendre des décisions.

transports

Les moyens de déplacement utilisés pour se rendre d'un endroit à un autre, comme les voitures, les bus, les trains, etc.

retard

Le fait d'arriver plus tard que prévu à un rendez-vous ou à un événement.

smartphone

Un téléphone mobile intelligent qui permet d'accéder à Internet, d'installer des applications et de communiquer de diverses manières.

collaborateurs

Les personnes avec qui l'on travaille, souvent dans un cadre professionnel.

SMS

Un message texte envoyé d'un téléphone mobile à un autre, souvent utilisé pour des communications rapides.

application

Un logiciel conçu pour exécuter des tâches spécifiques sur un appareil mobile ou un ordinateur.

calendrier

Un outil qui permet de planifier et d'organiser des événements, des rendez-vous et des tâches.

email

Un message électronique envoyé via Internet, souvent utilisé pour la communication professionnelle.

message préenregistré

Un message qui a été préparé à l'avance et qui peut être envoyé rapidement sans modification.

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels et de calendrier développé par Microsoft, souvent utilisé dans un cadre professionnel.

00:00:02

mais je suis bloqué dans les transports.

00:00:05

Je vais forcément arriver en retard.

00:00:07

Comment prévenir rapidement de mon retard?

00:00:13

Depuis mon smartphone,

00:00:14

Je pourrais contacter

00:00:15

un à un mes collaborateurs en les appelant ou en leur envoyant un SMS.

00:00:20

Mais cela serait long et fastidieux.

00:00:24

A la place, j'accède à mon application au TK

00:00:29

dans l'onglet calendrier,

00:00:31

je retrouve facilement mon rendez-vous.

00:00:35

Je dispose alors d'un bouton me permettant d'écrire un

00:00:39

email à tous les participants de cette réunion.

00:00:43

Je peux choisir un message pré-enregistré pour indiquer mon retard.

00:00:48

Il me suffit ensuite

00:00:50

de mettre le message à jour,

00:00:53

par exemple en indiquant l'heure probable de mon arrivée.

00:01:03

J'envoie mon e-mail.

00:01:05

J'ai ainsi pu avertir mes collaborateurs en quelques instants.

00:01:10

L'application Outlook sur mobile

00:01:12

me permet d'accéder facilement à mon calendrier et mes rendez-vous.

00:01:16

Ainsi,

00:01:17

il devient très simple de rester en contact avec mes collaborateurs et mes clients

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