Commerciaux ! Réalisez votre soutenance en full remote Cas d'usage
Découvrez comment réaliser une soutenance commerciale en full remote avec Microsoft 365. Cette vidéo vous présente les outils et bonnes pratiques pour organiser une présentation à distance réussie, en utilisant des fonctionnalités telles que Teams, PowerPoint et OneDrive.
Obtenez des conseils pratiques pour préparer votre présentation, gérer les participants et interagir avec eux en temps réel.
Améliorez votre efficacité commerciale avec Microsoft 365. Les tags associés sont Microsoft 365, soutenance commerciale, full remote et tutoriel.
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment constituer une équipe efficace pour répondre à un appel d'offres international, en utilisant des outils de collaboration en ligne tels que Microsoft Teams et Skype. Cela inclut la préparation des documents nécessaires, la planification de réunions régulières et la gestion de la soutenance à distance.
Chapitres :
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Introduction
Dans un contexte de réponse à un appel d'offres important à l'étranger, il est crucial de former une équipe compétente et de travailler efficacement. Cette vidéo présente les étapes nécessaires pour constituer une équipe, organiser le travail et réaliser une soutenance à distance. -
Constitution de l'équipe
Pour commencer, il est essentiel de créer un espace de travail collaboratif. Utilisez Microsoft Teams pour centraliser les échanges et les documents. Voici les étapes à suivre : - Créez une équipe dans Teams en lui donnant un nom. - Ajoutez les membres nécessaires, tels que des experts techniques, un responsable produit et un technicien. - Cela vous permettra d'avoir un espace de stockage pour les documents et un bloc-notes pour les idées. -
Planification des tâches
Pour gérer efficacement le projet, il est important d'utiliser un onglet de planification dans Teams. Cela vous permettra de : - Lister les tâches à accomplir. - Distribuer les responsabilités entre les membres de l'équipe. - Programmer des points réguliers pour suivre l'avancement, par exemple, deux réunions par semaine, le lundi et le jeudi. -
Organisation des réunions
Pour organiser des réunions, suivez ces étapes : - Dans Teams, cliquez sur 'Planifier une réunion'. - Sélectionnez l'équipe concernée et ajoutez une récurrence pour les réunions. - Chaque membre pourra se connecter directement à la réunion en ligne, facilitant ainsi la collaboration. -
Préparation de la soutenance
À l'approche de la soutenance, il est important de préparer la présentation. Voici comment procéder : - Utilisez Skype Entreprise pour la soutenance à distance, en invitant les participants via Outlook. - Faites attention aux fuseaux horaires pour convenir à tous les participants. - Assurez-vous que les participants peuvent se connecter à la version web de Skype, même s'ils n'ont pas l'application installée. -
Conduite de la soutenance
Lors de la soutenance, vous pouvez partager votre écran et vos documents en même temps. Voici quelques conseils : - Restez en contact avec votre équipe via le chat pour poser des questions et obtenir des réponses en temps réel. - Utilisez les outils de collaboration pour gérer les deux fenêtres Skype indépendamment. - Profitez des avantages de la webconférence pour présenter votre soutenance sans avoir à vous déplacer. -
Conclusion
En conclusion, la création d'une équipe éphémère et l'utilisation d'outils de collaboration en ligne permettent de travailler efficacement, même à distance. Grâce à Microsoft Teams et Skype, il est possible de répondre à des appels d'offres internationaux et de réaliser des soutenances sans contraintes géographiques.
FAQ :
Qu'est-ce qu'un Apple d'offre?
Un Apple d'offre est une proposition commerciale soumise à un client potentiel dans le cadre d'un appel d'offres. Cela implique souvent la préparation de documents détaillés et la collaboration d'une équipe.
Comment utiliser Teams pour gérer un projet?
Teams permet de créer des espaces de travail collaboratifs où vous pouvez ajouter des membres, partager des documents, et utiliser des outils comme le planificateur pour organiser et distribuer les tâches.
Comment organiser une soutenance à distance?
Pour organiser une soutenance à distance, vous pouvez utiliser des outils comme Skype Entreprise pour partager votre écran et communiquer avec les participants, tout en vous assurant de prendre en compte les fuseaux horaires.
Quels outils sont nécessaires pour une webconférence?
Pour une webconférence, vous aurez besoin d'une plateforme de communication comme Skype ou Teams, d'une connexion Internet stable, et éventuellement d'un matériel audio et vidéo de qualité.
Comment gérer les fuseaux horaires lors d'une réunion internationale?
Il est important de vérifier les fuseaux horaires des participants et de planifier la réunion à un moment qui convient à tous. Utiliser des outils de calendrier qui affichent les heures locales peut aider.
Quelques cas d'usages :
Gestion d'un appel d'offres international
Lors de la préparation d'un appel d'offres pour un client à l'étranger, une équipe peut utiliser Teams pour centraliser les documents, planifier des réunions régulières et suivre l'avancement des tâches via le planificateur.
Collaboration à distance pour une soutenance
Une équipe peut se préparer à une soutenance en utilisant Skype Entreprise pour organiser des réunions à distance, partager des documents en temps réel et communiquer via le chat, ce qui facilite la collaboration même à distance.
Coordination d'une équipe éphémère
Pour un projet temporaire, une équipe peut être formée rapidement dans Teams, permettant aux membres de collaborer efficacement sans avoir besoin d'être physiquement présents, en utilisant des outils de communication et de partage de fichiers.
Planification de réunions avec des participants internationaux
Lors de la planification de réunions avec des participants dans différents fuseaux horaires, il est crucial d'utiliser des outils de calendrier pour s'assurer que tous les membres de l'équipe peuvent se connecter à la réunion à un moment convenable.
Glossaire :
Apple d'offre
Une proposition commerciale soumise à un client potentiel, souvent dans le cadre d'un appel d'offres.
Équipe
Un groupe de personnes travaillant ensemble pour atteindre un objectif commun.
Teams
Une plateforme de collaboration développée par Microsoft, permettant de communiquer, de partager des fichiers et de gérer des projets.
Planificateur
Un outil dans Teams qui permet de lister et de distribuer les tâches entre les membres de l'équipe.
Soutenance
Une présentation formelle d'un projet ou d'une proposition, souvent devant un jury ou un client.
Skype Entreprise
Une application de communication qui permet des appels vidéo, des conférences et le partage d'écran, souvent utilisée dans un contexte professionnel.
Fuseau horaire
Une région de la Terre qui a la même heure standard.
Webconférence
Une réunion en ligne qui permet aux participants de se voir et de communiquer via Internet.