Formation Microsoft Teams - Organiser et gérer les réunions Webcast

Plongez dans notre formation "formation Microsoft Teams - organiser et gérer les réunions" ! Apprenez à planifier, rejoindre et animer efficacement vos réunions dans Teams. Découvrez la différence entre réunions et webinaires, ainsi que des astuces pratiques pour optimiser vos interactions. Ne manquez pas cette occasion de maîtriser Microsoft Teams et renforcer votre productivité !

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sur cette petite vidéo nous allons découvrir ensemble
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pendant cette session de formation comment
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organiser
00:00:09
et
00:00:09
gérer des réunions sur l'application Microsoft Teams
00:00:13
euh nous serons ensemble pendant une trentaine de minutes
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et nous verrons ensemble toutes les
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bases nécessaires pour faciliter votre utilisation
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de ce logiciel et vous sentiez
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plus à l'aise dans ce genre
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de capacité.
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Bien entendu euh les la partie logistique ne sera pas à
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faire hein cette session c'est-à-dire en s'adressant directement à vous monsieur
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en regardant actuellement cette
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vidéo
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de quoi vais-je
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parler
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et bien nous allons commencer par
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voir la première étape comment planifier une réunion
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comment rejoindre cette réunion
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et surtout ensuite voir quelles sont
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les fonctionnalités les plus importantes à connaître
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lorsque vous êtes
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dans
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une réunion.
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Les objectifs de cette session sont
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très simple
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découvrir les différentes manières de créer une réunion teams
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découvrir les outils à disposition pour enrichir une réunion.
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j'attire votre attention
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sur le premier objectif vous remarquerez que nous avons mis
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différentes
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manières de créer une réunion.
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En effet
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nous verrons ensemble que
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comme à son habitude Microsoft 365 nous propose
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diverses manières d'arriver
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à Nova
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il y en a-t-il une meilleure que les autres ou pas
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on voit ça dans quelques minutes tout le monde.
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nous allons aller directement.
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sur l'application Microsoft Teams.
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J'attire votre attention sur le fait que cet outil.
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est navigable principalement à partir du volet
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de navigation sur votre gauche
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Et vous retrouverez votre calendrier
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juste ici,
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d'accord?
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Alors
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J'aimerais que vous preniez une seconde déjà monsieur dame
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pour poser cette vidéo et vous poser la question
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qu'est-ce que Microsoft Teams
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à quoi ça sert,
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quelle est son utilité voilà je vous
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laisse poser cette vidéo et prendre quelques secondes
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une fois que c'est fait
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revenez nous voir appuyer sur play.
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Donc,
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j'espère que certains d'entre vous
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ont pris quelques secondes pour réfléchir à la question
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et je ne peux qu'imaginer que certains se soit dit
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pour moi Tim c'est pour stocker les documents,
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pour moi c'est pour faire des vidéos mais je clique sur les liens sur mes emails
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pour moi c'est simplement
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et bien peut-être
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les conversations.
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Je me sers des conversations pour envoyer des messages.
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à mes équipes,
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comme je le fais actuellement ici.
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Et vous aurez
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tous raison
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Microsoft tips en fait pour apporter un peu plus de précision à tout cela
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n'est pas
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Qu'un seul outil pour faire une seule chose Microsoft
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Teams a pour but d'être au centre de toute collaboration
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le but c'est qu'en
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termes de gestion de projet
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lorsqu'on avance en équipe par votre projet Microsoft Team soit
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la pièce centrale
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de toute collaboration
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j'ai besoin de contacter mes collègues
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j'ai des messages
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j'ai besoin d'accéder aux documents d'une équipe sur un projet.
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Tout se retrouve ici.
00:03:20
Directement
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ces documents
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petit rappel hein euh vu également,
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n'hésitez pas à revoir ces sessions
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ou
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à vous inscrire aux prochaines bien sûr en termes de collaboration,
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je vous rappelle messieurs dames que
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j'ai ici par exemple un fichier W forecast juillet si je clique dessus.
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Je l'ouvre directement au sein
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de Microsoft Teams
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et tous mes collègues
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peuvent l'ouvrir également
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maintenant en même temps
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nous pouvons travailler dessus à plusieurs,
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nous pouvons également venir.
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Bénéficie d'un enregistrement automatique,
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d'un historique des versions,
00:03:58
bref
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tout ce dont nous avons besoin pour collaborer
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d'une manière simple et efficace.
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Pour cette session aujourd'hui
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je me focaliserai sur
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le
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calendrier.
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je pense que beaucoup d'entre vous présent
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On l'habitude de faire leur réunion
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à partir de Microsoft Outlook
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alors nous allons voir les deux aujourd'hui
00:04:20
et vous allez voir que quelle que soit votre habitude
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il n'y en a pas de mauvaise
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en fait.
00:04:30
Alors.
00:04:33
On se reconnecte.
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Alors,
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ce n'est pas grave,
00:04:40
on va aller sur la version en ligne,
00:04:41
pas de problème,
00:04:42
petit souci
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deux mots de passe pour le replay.
00:04:50
Le temps
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que l'outil charge sur la version en ligne,
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nous allons rebasculer voilà on va juste lancer Microsoft Outlook.
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En ligne,
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Et
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le temps que cela charge
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rebasculant sur Teams c'est premièrement selon votre version
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de Teams et bien vous avez potentiellement monsieur dame
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ce bouton.
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nouveau calendrier qui est couché ou découché.
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Si je le décoche,
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Hop!
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Microsoft me demande un commentaire,
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je n'en enverrai pas.
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je reviens à la version classique de mon calendrier.
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Pour le moment nous avons la possibilité de basculer
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sur le nouveau qui est en fait une copie
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de mon calendrier outlook
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donc si vous êtes déjà des utilisateurs quotidiens d'Outlook
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et souhaitez vous sentir encore plus à l'aise plus à la maison sur Tims
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cochez ce bouton
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cela ne peut
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que vous faciliter l'expérience
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maintenant.
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Sachez aussi
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pardon petite précision
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que ce soit
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nouveau calendrier ou pas,
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tout ce que je vais vous montrer.
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est disponible sur l'un comme sur l'autre,
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d'accord?
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sur ce calendrier.
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j'ai la possibilité de créer un nouvel événement.
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la petite flèche
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me permet de faire un évènement réunion de canal webinaire rassembler
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et cetera.
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Quelles sont les différences?
00:06:14
Eh bien
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Pour faire simple
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dans la
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plupart des cas et j'entends dans 98% des cas
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un évènement
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est ce que vous cherchez,
00:06:24
c'est une réunion classique.
00:06:26
Une réunion classique peut,
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sachez-le,
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avoir jusqu'à 1000 participants.
00:06:32
un webinaire va demander un formulaire d'inscription,
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ce genre de chose.
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Nous verrons la notion de réunion de canal juste après
00:06:40
nous allons cliquer sur évènement.
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Je vais ici donner un titre alors,
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Réunion.
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de lancement de projet.
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Inviter des participants.
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alors je vais commencer par inviter mon collègue Frédéric
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puis
00:07:01
Loïc.
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Et instantanément le bouton ici.
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Réunion team s'est coché
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c'est-à-dire que cette invitation contiendra un lien pour rejoindre une visio.
00:07:13
Parfois
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les gens ont l'idée et je comprends tout à fait d'où la pensée peut venir
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si cette réunion est en fait
00:07:21
En personne les gens décochent
00:07:24
ce bouton
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en se disant bah comme ça sera en physique je ne vais pas mettre de lien,
00:07:28
ça ne fait pas de sens
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surtout pas monsieur dame quoi qu'il arrive ne décochez
00:07:32
jamais
00:07:33
ce bouton
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pourquoi c'est très simple imaginez
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nous lançons la réunion.
00:07:39
Mais il se trouve que Loïc est coincé.
00:07:41
À cause
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urgence familiale,
00:07:43
enfant malade,
00:07:44
il doit rester à la maison,
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la voiture ne fonctionne plus,
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je ne sais quoi.
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Le fait d'avoir mis en place
00:07:50
ça
00:07:51
signifie que Loïc pourra rejoindre la réunion
00:07:53
de chez lui en visioconférence,
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ça nous évitera de le voir reporter ou autre,
00:07:58
d'accord?
00:08:01
Également
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sur la droite de votre écran
00:08:05
vous remarquerez
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Ce petit tancar.
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Le profil d'Amory le premier,
00:08:12
une croix rouge,
00:08:13
Frédéric un V vert Loïc,
00:08:16
une croix rouge.
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L'horaire que je propose
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le 25 de 15 heures et 15 h 30 et bien sans même
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tenter quoi que ce soit
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puisque je n'ai même pas besoin en vérité
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d'appeler d'envoyer un email ou autre ou de faire un doodle.
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Ça me dit directement,
00:08:34
Amy et Kloic ne sont pas disponibles à ce créneau-là.
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Par contre,
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si je tente maintenant.
00:08:43
le premier avril.
00:08:45
Loïc et Frédéric sont disponibles,
00:08:46
c'est Amaury qui ne l'est pas,
00:08:48
cette fois-ci.
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Vous avez en fait un accès direct aux agendas de vos collègues,
00:08:55
j'insiste sur le mot collègues,
00:08:56
cela ne fonctionne bien entendu qu'avec les personnes en interne.
00:09:00
Vous allez pouvoir
00:09:01
cliquer sur assistant planification juste ici.
00:09:07
Pour avoir une vue horizontale,
00:09:09
nous avons ici
00:09:11
l'agenda
00:09:12
d'amori.
00:09:14
de Frédéric.
00:09:16
Et de Loïc.
00:09:18
et nous pouvons voir par exemple bien que
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Mercredi deux
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à 11 heures.
00:09:25
Tout le monde est disponible,
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il n'y a absolument qu'un credo.
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Sachez que par défaut,
00:09:30
au sein de votre organisation,
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vous avez accès aux disponibilités de vos collègues,
00:09:35
donc vous allez pouvoir voir
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s'ils sont occupés ou non sans savoir pourquoi.
00:09:41
La raison pour laquelle moi je vois par exemple ici que Loïc.
00:09:46
à des réunions Hebdo etcétéra que je vois des détails
00:09:49
de l'agenda de Loïc
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c'est parce qu'il est venu me les partager en plus,
00:09:53
d'accord?
00:09:55
Donc par défaut,
00:09:56
vous ne voyez que la disponibilité ou non,
00:09:59
pour voir plus,
00:10:00
il faut
00:10:01
partager ce calendrier.
00:10:05
Ce créneau me convient,
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je reviens dans un événement.
00:10:10
Le 2 avril de 11 heures à 11 h 30,
00:10:12
le créneau est bloqué.
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Je peux rendre cette réunion périodique.
00:10:18
Est-ce qu'elle se répète,
00:10:20
une fois par semaine,
00:10:21
une fois par mois,
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une fois par an,
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deux fois par semaine?
00:10:25
quel jour de la semaine a-t-elle lieu.
00:10:30
Je peux cocher ce bouton afin de définir une réunion sur la journée complète ou non?
00:10:35
Et je peux également si j'ai renseigné les noms de Frédéric et Loïc
00:10:40
Si je clique sur facultatif.
00:10:43
Je peux maintenant inviter
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Axel par exemple?
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et cela indiquera Axel dans l'invitation
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que sa présence à lui n'est que facultative.
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En effet,
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nous avons tous déjà participé à ce genre de réunion
00:10:58
où en plein milieu de cette dernière,
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on se rend compte que notre présence n'était que facultative
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dans un but d'efficacité de nos réunions et d'éviter de perdre du temps,
00:11:07
faites attention à ce genre de choses,
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messieurs dames.
00:11:10
Vous allez pouvoir essayer rechercher une salle ou un lieu si
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et seulement si votre administration Microsoft 365
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a activé cette option au sein de votre organisation.
00:11:21
et attention,
00:11:21
regardez si je vais
00:11:23
enlever
00:11:24
les termes
00:11:24
en personne.
00:11:26
Et j'ai un bouton évènement en personne.
00:11:30
Ce bouton ne fait que rajouter.
00:11:33
Dans votre titre.
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La spécificité en personne.
00:11:38
Il n'a aucun autre effet,
00:11:40
il ne vient pas
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annuler votre lien Microsoft Teams,
00:11:44
s'il ne vient pas bloquer une salle pour vous,
00:11:47
il ne fait
00:11:48
que noter
00:11:50
en personne,
00:11:50
d'accord?
00:11:55
Vous allez pouvoir ici.
00:12:00
Taper l'ordre du jour par exemple,
00:12:02
afin que tout le monde soit au
00:12:03
courant et puisse préparer les informations nécessaires.
00:12:06
Et je vous invite même à aller tout en bas
00:12:09
pour regarder si,
00:12:10
ajoute un in jede.
00:12:13
Nous verrons cette partie un peu plus après.
00:12:16
Mais
00:12:16
à ajouter un agenda vous permet aussi d'ouvrir quelque chose
00:12:21
qui s'appelle Microsoft Loop.
00:12:23
Alors,
00:12:24
là,
00:12:24
j'adore.
00:12:26
Démonstration,
00:12:27
puis nous allons faire.
00:12:29
Un tour de table,
00:12:30
puis
00:12:32
Des exos.
00:12:33
pratique.
00:12:36
Je pourrais venir y prendre des notes et même rajouter des tâches.
00:12:41
Cet outil est accessible par toutes les personnes au sein de cette réunion.
00:12:45
Nous verrons cela juste après.
00:12:48
J'ai mis le titre de ma réunion,
00:12:51
les personnes invitées.
00:12:53
Le lien
00:12:55
Une personne invitée en facultative,
00:12:57
un créneau trouvé.
00:12:59
Elle a été rendue périodique.
00:13:02
L'événement est en personne,
00:13:04
l'ordre du jour
00:13:06
a été défini.
00:13:08
Nous sommes maintenant prêts pour envoyer
00:13:11
cette réunion.
00:13:13
je clique sur envoyer.
00:13:16
Le créneau est officiellement parti.
00:13:20
maintenant.
00:13:22
Je rebascule
00:13:23
sur Microsoft Outlook.
00:13:30
On peut voir ici.
00:13:33
L'invitation
00:13:34
est arrivée par mail.
00:13:36
réunion dans son projet en personne
00:13:39
il n'y a aucun conflit avec une réunion déjà acceptée
00:13:43
et je peux répondre directement attention la bonne pratique
00:13:46
nous invite à
00:13:48
même si je peux,
00:13:50
je peux ici préciser
00:13:51
en personne virtuellement
00:13:54
accepter tout court
00:13:55
refuser si je refuse,
00:13:57
je mets un message.
00:13:59
pour préciser.
00:14:02
Les trois petits points me permettent également de venir
00:14:04
mettre provisoire et de proposer un nouvel horaire.
00:14:08
refuser et proposer de nos valeurs.
00:14:12
si nous allons l'accepter
00:14:14
en virtuel
00:14:15
parfait.
00:14:17
Et si je vais sur mon calendrier à Outlook maintenant?
00:14:23
Hop,
00:14:24
on fait disparaître les rappels.
00:14:26
Eh bien,
00:14:27
c'est très similaire,
00:14:27
sauf que regardez nous étions en haut à droite pour créer l'évènement sur Teams,
00:14:31
nous allons en haut à gauche.
00:14:33
nouvel événement.
00:14:38
nous retrouvons
00:14:40
l'assistante planification.
00:14:42
Le titre,
00:14:43
le lien teams,
00:14:45
les participants,
00:14:46
les facultatifs,
00:14:48
les horaires,
00:14:49
événements en personne.
00:14:52
taper ici pour insérer des fichiers.
00:14:55
C'est en fin de compte le même
00:14:58
menu messieurs dames,
00:15:00
si vous savez le faire sur Outlook,
00:15:01
vous êtes en mesure de le faire maintenant
00:15:03
sur
00:15:04
Microsoft Teams.
00:15:06
Il n'y a plus aucune différence entre les deux à vrai dire,
00:15:09
ce qui ne fait que nous faciliter.
00:15:12
La tâche.
00:15:14
Maintenant,
00:15:15
attention.
00:15:17
La question se pose souvent,
00:15:19
qu'est-ce que
00:15:20
je devrais choisir?
00:15:23
Lequel des deux
00:15:24
est le mieux,
00:15:25
est-ce qu'il y a une façon plus rapide,
00:15:26
plus simple,
00:15:27
non,
00:15:27
absolument pas.
00:15:29
Encore une fois imaginez-vous Microsoft 365 comme une espèce de toile d'araignée,
00:15:34
il y a des noeuds partout dans le sens où
00:15:36
euh il y a plusieurs façons de faire la même chose,
00:15:37
d'arriver au même croisement
00:15:39
la réponse c'est vous prenez celui qui est le plus proche
00:15:42
de votre souris si vous êtes en train de vérifier vos mails
00:15:45
et vous vous dites ah oui il faut que je fasse une réunion.
00:15:48
Vous le faites à partir d'Outlook.
00:15:51
C'est plus rapide.
00:15:52
Si vous êtes sur Microsoft Teams en train de
00:15:55
préparer euh
00:15:57
des documents,
00:15:58
vous venez de travailler sur un Excel ou autre,
00:16:00
vous venez sur Tam,
00:16:01
c'est plus rapide,
00:16:02
il est juste là.
00:16:04
Je vous rappelle également
00:16:05
que vos deux calendriers sont synchronisés,
00:16:07
ce que vous faites sur le calendrier Outlook arrive sur le calendrier Teams
00:16:11
et vice versa.
00:16:14
Et moi de mon côté maintenant,
00:16:16
si je veux.
00:16:19
Alors,
00:16:20
nous l'avons mis le
00:16:28
Eh bien,
00:16:29
je ne sais plus exactement quel jour je l'ai mis,
00:16:31
ce n'est pas grave,
00:16:32
par contre,
00:16:33
j'attire votre attention sur votre calendrier,
00:16:36
nous avons ici par exemple une réunion,
00:16:38
je vais double cliquer dessus,
00:16:39
clic gauche
00:16:40
de ma souris.
00:16:42
Et sur la droite.
00:16:43
Je peux voir qui a accepté,
00:16:46
qui a accepté
00:16:47
et sa présente des
00:16:48
obligatoire.
00:16:50
Frédéric,
00:16:51
sa présence était obligatoire mais il a refusé,
00:16:54
Franck,
00:16:55
Lisa et Loïc.
00:16:57
n'ont pas encore répondu.
00:17:00
Il est très important de venir
00:17:02
répondre
00:17:03
à une invitation,
00:17:04
cela peut permettre à l'animateur et en l'occurrence vous potentiellement
00:17:08
de préparer certains ateliers,
00:17:09
cela va changer la donne.
00:17:12
si besoin,
00:17:13
vous pouvez venir annuler.
00:17:16
Cette réunion.
00:17:18
ou tous les événements,
00:17:19
si celle-ci est une réunion périodique.
00:17:22
nous allons juste annuler celui-ci.
00:17:29
Voilà,
00:17:30
annuler
00:17:31
l'occurrence.
00:17:33
Allez,
00:17:34
annulons série,
00:17:35
faisons un peu de ménage
00:17:37
dans l'agenda.
00:17:39
et nous préviennent,
00:17:41
nous précisons pourquoi.
00:17:47
Tous les participants viennent maintenant de recevoir.
00:17:52
un email là les prévenant.
00:17:59
On peut voir ici
00:18:00
le dernier e-mail arrivé,
00:18:03
annuler rayon de lancement de projet.
00:18:05
Pourquoi?
00:18:06
Réunion annulée car déplacement.
00:18:11
De même.
00:18:15
Cette réunion n'est maintenant plus dans notre agenda.
00:18:21
Attention.
00:18:23
Si pardon excusez-moi petit euh petite bêtise,
00:18:26
elle est dans notre agenda justement,
00:18:27
c'est une dernière mise à jour
00:18:29
je ne l'avais pas prise en compte monsieur dame,
00:18:31
pardon,
00:18:31
lorsque vous annulez
00:18:33
une réunion,
00:18:34
cette dernière
00:18:35
reste dans votre agenda pour vous ai- indiquer que cette dernière a été annulée
00:18:39
c'est une fonctionnalité qui a mis beaucoup de
00:18:41
temps à arriver suite à beaucoup de demandes,
00:18:44
elle est enfin présente,
00:18:46
très important.
00:18:48
Maintenant,
00:18:49
nous allons aller sur une autre réunion juste à gauche ici,
00:18:52
la réunion de suivi,
00:18:53
chef de projet.
00:18:55
Double clic.
00:18:58
Celle-ci,
00:18:59
je ne peux pas l'annuler,
00:19:00
pourquoi?
00:19:01
Car je ne suis pas l'organisateur.
00:19:04
Vous n'avez ce genre de droit que
00:19:07
sur
00:19:07
vos réunions,
00:19:08
bien entendu.
00:19:13
double clic sur une autre,
00:19:15
je peux l'annuler pourquoi je suis l'organisateur.
00:19:19
mais
00:19:20
au lieu de l'annuler.
00:19:22
Allons la modifier.
00:19:25
Il se trouve que sur cette dernière,
00:19:27
j'ai invité toutes ces personnes.
00:19:30
Mais j'ai oublié
00:19:31
d'inviter.
00:19:34
Steven Watson.
00:19:38
Je peux rajouter cette personne sans aucun problème dans la liste des invités,
00:19:43
j'envoie une mise à jour.
00:19:51
Alors,
00:19:52
petit souci technique.
00:19:55
Décidément.
00:19:58
Alors on va reprendre la modification,
00:20:00
les aléas du direct messieurs dames,
00:20:02
les aléas du direct,
00:20:03
toutes mes excuses
00:20:05
modifiées.
00:20:06
Nous allons modifier cet événement.
00:20:10
Nous allons rajouter.
00:20:14
Steven Watson.
00:20:19
Donc,
00:20:20
notre réunion est créée,
00:20:22
nous avons vu comment modifier cette dernière,
00:20:24
comment supprimer,
00:20:25
comment ajouter des gens
00:20:27
et que
00:20:28
que ce soit sur Outlook ou sur Microsoft Teams,
00:20:31
cela n'avait pas grande importance,
00:20:32
il me suffisait de prendre la réunion
00:20:35
qui me convenait le mieux.
00:20:37
Maintenant comment rejoindre une réunion,
00:20:40
et bien un simple
00:20:41
clic gauche
00:20:42
sur
00:20:43
un créneau de réunion.
00:20:46
puis
00:20:47
je peux simplement cliquer sur rejoindre.
00:20:51
le fait de cliquer sur rejoindre
00:20:54
ouvrira cet écran.
00:20:56
Sur lequel vous allez pouvoir vous
00:20:58
assurer que votre caméra fonctionne correctement.
00:21:02
que votre micro
00:21:03
est bel et bien détecté
00:21:05
que le volume de votre micro
00:21:08
est au bon niveau.
00:21:10
Le son de salle vous permet
00:21:13
lorsque vous avez des outils dans vos
00:21:15
salles de visioconférence type pieuvre ou autre
00:21:18
de faire sortir le son directement
00:21:21
de ces hauts parleurs là.
00:21:23
Et vous pouvez également tout simplement ne pas utiliser le son.
00:21:27
Dans 90% des cas,
00:21:29
le son de l'ordinateur sera celui que vous cherchez.
00:21:32
Si vous avez l'habitude de vous battre avec vos outils à ce sujet
00:21:36
n'hésitez pas à cliquer sur ce petit bouton les
00:21:39
paramètres audio pour vous assurer que le bon haut parleur
00:21:42
et le bon micro soit sélectionné.
00:21:45
Une fois prêt,
00:21:46
un simple clic gauche sur rejoindre maintenant vous fera rentrer dans cette salle,
00:21:50
attention
00:21:52
si la salle contient déjà quatre personnes ou plus,
00:21:55
votre micro sera
00:21:57
coupé par défaut.
00:22:00
Très souvent lorsque nous rentrons dans une salle
00:22:02
surtout si nous avons un petit peu de retard
00:22:04
la première euh le premier réflexe c'est de dire bonjour à tous,
00:22:08
excusez-moi du retard
00:22:09
s'il y a déjà quatre ou plus
00:22:11
de personnes dans cette salle
00:22:13
pensez bien à rallumer votre micro
00:22:15
car elle sera coupée.
00:22:18
Nous n'allons pas rejoindre cette réunion mais
00:22:20
allons simplement nous servir de notre réunion
00:22:23
pour découvrir à quoi ressemble
00:22:26
l'écran l'interface nous voici dans notre réunion actuelle
00:22:30
donc
00:22:31
je suis tout seul hein je vais pouvoir naviguer avec
00:22:34
ces boutons.
00:22:36
le bouton
00:22:37
conversation
00:22:39
va me permettre de venir communiquer par écrit avec un simple clic gauche.
00:22:44
et
00:22:46
un message.
00:22:49
J'ai un souci de micro ou autre euh je viens de discuter de tels sujets avec Alain
00:22:54
nous sommes au sujet suivant mais je viens de me rendre compte
00:22:58
que j'ai trouvé la réponse à sa question et bien au lieu d'interrompre tout le monde
00:23:02
je vais simplement faire
00:23:04
Alain.
00:23:06
J'ai la réponse.
00:23:08
C'est le dossier B.
00:23:10
Encore mieux,
00:23:12
je veux utiliser le arobase.
00:23:15
arobase le nom de la personne,
00:23:17
cette personne doit être invitée dans votre réunion.
00:23:21
Ici j'ai invité Julien arobase Julien
00:23:24
J'ai la réponse
00:23:26
P.
00:23:28
Le fait d'utiliser le arobase vous assurera que la personne soit notifiée
00:23:33
et qu'elle ne loue pas cette information
00:23:36
attention ces messages sont publics.
00:23:38
Toutes les personnes présentes dans votre réunion voient ces messages,
00:23:41
ce n'est pas parce que vous vous adressez simplement à Julien avec un arobase
00:23:45
que tout à coup personne ne les voit,
00:23:47
très important.
00:23:49
Et vous pouvez tout à fait mettre votre souris dessus.
00:23:52
Un petit poussé le haut.
00:23:54
pour indiquer que l'information a bel et bien été reçue.
00:23:59
la partie participant me montre
00:24:02
Qui est présent actuellement dans cette réunion?
00:24:05
Je suis l'organisateur
00:24:07
Julien n'est pas encore arrivé,
00:24:09
je peux cliquer sur inviter à participer pour l'appeler directement.
00:24:14
Je peux venir sur taper un nom.
00:24:18
Chercher un ou une collègue et l'appeler directement avec Julien,
00:24:22
on se rend compte qu'on aurait besoin de l'avis de Lisa,
00:24:24
on tape son nom,
00:24:26
on peut l'appeler tout de suite.
00:24:29
La partie levez la main
00:24:31
est très importante car elle vous permet,
00:24:33
vous l'aurez deviné,
00:24:35
de lever votre main,
00:24:36
pourquoi nous irions faire ça et bien si vous souhaitez intervenir,
00:24:40
poser une question,
00:24:41
échanger ou autre,
00:24:42
on lève la main,
00:24:43
vous
00:24:44
si vous m'avez déjà eu dans des sessions de formation ou mes collègues
00:24:48
vous remarquerez que très souvent nous commençons par expliquer
00:24:50
en cas de question,
00:24:52
un cli gauche sur levez la main.
00:24:55
juste à droite,
00:24:56
nous avons la partie réagir.
00:24:59
Avec par exemple les petits pouces.
00:25:02
Envoyer un petit pouce permet de signaler aux autres personnes que tout va bien,
00:25:06
le message est compris
00:25:08
encore une fois
00:25:09
vous aurez certainement marqué dans nos sessions de formation que
00:25:12
nous avons tendance à utiliser ces outils
00:25:14
afin
00:25:16
de venir échanger voilà tout va bien petit pouce vers le haut oui non.
00:25:20
et en échange.
00:25:22
Nous avons aussi la partie note.
00:25:28
Et que retrouvons-nous?
00:25:30
L'agenda,
00:25:31
les notes de réunion,
00:25:32
les tâches de suivi,
00:25:33
souvenons-nous,
00:25:34
lorsque nous avons fait
00:25:36
On revient sur Tips,
00:25:37
nous avons fait un nouvel événement.
00:25:40
Nous étions allés tout en bas ici pour trouver,
00:25:42
ajouter un agenda.
00:25:45
C'est la même chose,
00:25:46
c'est le fameux Microsoft loop.
00:25:49
Si vous venez mettre dans votre réunion.
00:25:53
Prenons un exemple concret de notre réunion actuelle,
00:25:56
double clic.
00:25:59
Tout en bas,
00:26:00
je retrouve mon agenda,
00:26:02
faire des mots de loop.
00:26:05
Enregistré.
00:26:07
La session.
00:26:10
Eh bien,
00:26:12
Lorsque nous rejoindrons cette réunion,
00:26:15
nous verrons en direct ces informations.
00:26:19
Cet endroit est commun à tous.
00:26:21
nous prenons
00:26:24
On note.
00:26:25
Tous ensemble ici.
00:26:30
J'insiste sur le fait que cet endroit est collaboratif,
00:26:34
tout le monde a accès à ces notes.
00:26:37
La partie sale sera vue dans la prochaine session,
00:26:41
la partie appli également.
00:26:43
par contre
00:26:44
trois petits points
00:26:46
Vous aurez en tant qu'organisateur ou en tant
00:26:48
que collègue ici accès à enregistrer et transcrire.
00:26:51
Vous allez pouvoir,
00:26:53
nous sommes en train d'enregistrer cette session,
00:26:55
et bien le lancer,
00:26:56
l'arrêter.
00:26:57
Et même,
00:26:58
selon les options choisies au sein de votre organisation,
00:27:01
avoir une transcription,
00:27:03
vous pouvez remarquer ici que tout ce que je dis est transcrit en direct.
00:27:07
Dans les versions mêmes de Teams premium,
00:27:10
sachez que vous pouvez
00:27:11
sélectionner
00:27:13
le langage
00:27:14
afin d'aider la machine.
00:27:18
Attention,
00:27:19
si dans votre organisation messieurs dames,
00:27:22
lorsque vous allez dans trois petits points enregistrer et transcrire
00:27:26
l'option
00:27:27
démarrer ou afficher la transcription et griser,
00:27:31
c'est parce que l'option n'a pas été activée par votre entreprise,
00:27:34
tout simplement.
00:27:36
Ce n'est qu'une case à cocher au sein du centre d'administration,
00:27:41
n'hésitez pas à en toucher deux mots à l'équipe informatique,
00:27:43
très souvent
00:27:44
ce n'est pas que les équipes IT ne veulent pas vous l'activer mais simplement
00:27:49
qu'ils n'ont pas forcément conscience que cette option est présente.
00:27:54
Vous allez pouvoir activer votre caméra ou non,
00:27:56
attention,
00:27:57
même si vous l'activez
00:27:59
vous avez très certainement un cache de votre
00:28:01
caméra.
00:28:02
si.
00:28:03
On peut me voir,
00:28:04
ça y est.
00:28:06
Je remets le cash.
00:28:08
et je peux la désactiver si j'y ai le moindre doute,
00:28:11
la petite flèche juste à droite
00:28:13
me permet d'avoir un aperçu.
00:28:16
Elle me permet d'avoir un aperçu,
00:28:18
de choisir la caméra,
00:28:19
de choisir l'arrière-plan.
00:28:22
Quel type d'arrière-plan souhait-je?
00:28:24
Est-ce que je souhaite mettre?
00:28:27
Et vous allez pouvoir couper votre micro.
00:28:31
ou le rallumer.
00:28:33
Et vous assurer que tout est bon au niveau du m- micro,
00:28:36
juste ici.
00:28:39
Alors je suis en train,
00:28:41
dernière étape euh on va parler du partage d'écran,
00:28:43
je suis en train de vous partager mon écran donc
00:28:46
le bouton de partage d'écran se trouve juste ici
00:28:50
je peux arrêter le partage,
00:28:51
alors je vais l'arrêter une seconde
00:28:54
Et je vais prendre une capture d'écran pour que l'on puisse analyser ensemble.
00:28:59
Ce menu,
00:29:00
c'est un menu particulier puisque je ne peux pas vous le montrer
00:29:03
tout en vous partageant mon écran.
00:29:08
Ah.
00:29:13
Voilà,
00:29:14
voilà.
00:29:16
Vous allez voir juste à gauche du bouton,
00:29:19
quitte.
00:29:20
le bouton partagé lorsque vous faites un clic dessus,
00:29:24
vous ouvrirez
00:29:25
ce menu.
00:29:27
Et pour cette session nous êtes nous allons nous attarder simplement sur
00:29:31
l'écran et la fenêtre.
00:29:34
Quelle est la différence et bien partager votre écran signifie que
00:29:37
tout ce que vous faites sur votre ordinateur sera visible.
00:29:42
je suis actuellement sur Teams,
00:29:44
vous voyez,
00:29:45
je suis sur Outlook,
00:29:46
vous voyez,
00:29:48
je suis sur le menu des marais,
00:29:49
vous voyez.
00:29:51
Donc attention à ce que nous laissons ouvert,
00:29:53
attention aux choses confidentielles,
00:29:55
aux informations sensibles,
00:29:56
surtout.
00:29:59
Si vous décidez
00:30:01
de partager votre écran,
00:30:02
il vous faudra faire un clic gauche sur le rectangle,
00:30:05
juste en dessous.
00:30:07
Si vous avez plusieurs écrans d'ordinateur,
00:30:09
vous aurez
00:30:10
un autre rectangle pour choisir lequel je souhaite partager.
00:30:15
Par contre,
00:30:16
partager la fenêtre est différent.
00:30:19
Je vais vous partager ma fenêtre.
00:30:22
Hop,
00:30:23
je coupe le partage,
00:30:25
je choisis une fenêtre,
00:30:27
alors je vais vous partager quoi?
00:30:30
et bien on va vous partager la réunion.
00:30:36
Je vous partage ma réunion,
00:30:37
vous voyez,
00:30:38
les participants,
00:30:39
lever la main,
00:30:40
réagir etcétéra,
00:30:41
je descends,
00:30:42
j'ouvre mes emails,
00:30:43
vous ne voyez pas mes emails,
00:30:44
moi,
00:30:45
je suis actuellement sur mes emails.
00:30:47
vous ne voyez
00:30:49
qu'une seule chose.
00:30:51
En fait,
00:30:51
si vous avez besoin,
00:30:53
je vais repartager tout mon écran.
00:30:56
La question à se poser
00:30:58
est la suivante
00:30:59
est-ce que je dois leur montrer
00:31:01
plusieurs choses
00:31:02
ou une chose
00:31:03
si vous devez montrer plusieurs choses
00:31:06
écran.
00:31:07
Si vous devez montrer une chose,
00:31:09
fenêtre.
00:31:11
si vous choisissez écran faites attention à
00:31:12
ne pas avoir laissé d'informations confidentielle dessus,
00:31:15
d'accord?
00:31:19
Enfin,
00:31:20
une fois la réunion terminée,
00:31:22
vous retrouverez dans votre Microsoft Teams dans la partie conversation.
00:31:30
La conversation écrite de cette réunion
00:31:34
avec vos messages.
00:31:37
la petite capture d'écran que j'ai pu vous envoyer.
00:31:41
Un récapitulatif fait par l'A par exemple,
00:31:45
vous retrouverez ici les notes que vous avez pu prendre avec vos collègues,
00:31:49
tout le monde y a accès.
00:31:52
Un tableau de présence
00:31:53
qui actuellement ne sera pas complet,
00:31:55
la réunion est encore en cours,
00:31:56
c'est tout à fait normal.
00:31:58
Une fois la réunion terminée,
00:31:59
l'enregistrement se retrouvera également ici,
00:32:02
sachez-le.
00:32:03
Le
00:32:05
fichier vidéo sera téléchargeable à partir de votre conversation.
00:32:09
Elle est actuellement dans conversation,
00:32:11
vous pouvez si vous n'avez pas le temps de traiter l'information tout de suite,
00:32:14
faire trois petits points.
00:32:16
déplacé vers
00:32:19
fa
00:32:21
et vous venez de la mettre dans ce petit menu déroulant.
00:32:24
Elle ne bougera pas.
00:32:27
un fois que vous avez eu l'occasion de traiter les informations dedans,
00:32:30
trois petits points
00:32:32
supprimez de la sélection.
00:32:36
Ce module favori est vraiment utile hein pour les choses quotidiennes
00:32:40
et les plus importantes.
00:32:42
Nous verrons
00:32:44
dans la prochaine session
00:32:46
comment aller plus loin dans les réunions,
00:32:48
quelles sont les options de réunion,
00:32:49
comment lancer un tableau blanc,
00:32:51
comment lancer un sondage dans une réunion,
00:32:53
ce genre de chose.
00:32:55
Et surtout par exemple,
00:32:56
quoi faire de mon enregistrement.
00:33:00
nous avons vu comment créer notre première réunion,
00:33:03
les options pour trouver un créneau qui convienne à
00:33:05
tous et à toutes surtout au sein de mon entreprise
00:33:08
comment rejoindre une réunion
00:33:10
que le fait de l'affaire sur Outlooks n'avait que peu d'importance
00:33:14
qu'il était important par contre de répondre à
00:33:17
toute demande même si c'est pour répondre non
00:33:20
comment rejoindre ma réunion
00:33:22
comment envoyer des messages par écrit?
00:33:25
comment lever la main,
00:33:26
réagir,
00:33:27
prendre des notes?
00:33:30
Nous avons également vu l'enregistrement et la transcription,
00:33:33
gérer sa caméra,
00:33:34
son micro,
00:33:34
partager son écran.
00:33:37
C'est tout de même pas mal d'informations monsieur dame hein,
00:33:40
je le conçois tout à fait
00:33:42
la prochaine étape
00:33:43
qu'est-ce que c'est
00:33:44
et bien la prochaine étape,
00:33:46
c'est
00:33:48
dans la continuation de
00:33:50
Voilà,
00:33:51
on va se connecter sur notre plateforme
00:33:53
de nos plateformes.
00:33:56
Ah ben non,
00:33:56
c'est vrai,
00:33:56
j'ai le souci de mot de passe que j'ai en débutéion,
00:33:58
ce n'est pas grave.
00:33:59
Je vous invite à vous rendre
00:34:01
dans notre plateforme hein sur
00:34:04
Les catalogues de formation,
00:34:05
les cours.
00:34:07
Nous avons tout un panel de cours sur Microsoft Teams.
00:34:11
Qu'il soit visioconférence
00:34:13
ou
00:34:13
vidéo
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venez
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consommer ce contenu,
00:34:17
n'hésitez surtout pas,
00:34:18
il y a une quantité gigantesque de contenu
00:34:21
mis
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à votre disposition monsieur Des,
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profitez-en
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maintenant,
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c'est la pratique,
00:34:29
testez,
00:34:29
explorer,
00:34:31
créez votre première réunion avec vos collègues,
00:34:33
rejoignez-la,
00:34:35
montrez-leur les options que nous avons pu voir ensemble,
00:34:38
vous n'allez rien casser
00:34:39
et même si vous vous trompez,
00:34:40
il n'y aura pas mord d'un pas d'inquiétude.
00:34:43
Testez
00:34:44
aventurez-vous dans tout cela
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et merci à tous d'avoir regardé cette petite vidéo.
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Je vous souhaite une très belle fin de semaine.
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Et
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peut-être même de vacances si vous en
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si vous partez bientôt,
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voilà.
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Au plaisir de vous retrouver sur une prochaine session tout le monde.
00:34:59
à très bientôt,
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au revoir à tous.

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