Quelles sont les bonnes pratiques avec Teams ? Webcast

Découvrez les meilleures pratiques pour une collaboration efficace avec Microsoft Teams dans cette formation en ligne.
Cette ressource vous montre comment utiliser Teams pour favoriser la collaboration en entreprise et identifier les bonnes pratiques d'utilisation.
Vous apprendrez également comment diffuser et partager ces bonnes pratiques pour une collaboration en temps réel.
Cette formation est destinée aux utilisateurs professionnels de Microsoft 365 souhaitant améliorer leur utilisation de Teams.
Les tags associés sont Microsoft 365, Teams, collaboration, bonnes pratiques.

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On va après essayer de comprendre la façon dont on collabore, on va décrypter notre collaboration.
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Pour ensuite essayer d'appliquer ces pratiques de collaboration avec l’outil Teams, et définir sur tout ce que peut proposer Teams, une dizaine de bonnes pratiques pour collaborer avec Teams.
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Le point suivant que nous allons aborder : comment transmettre et partager ces bonnes pratiques au sein de notre entité ? On finira par la synthèse. Les objectifs que l'on va se fixer au cours de cette session vont être d'identifier ces bonnes pratiques d'utilisation de Teams et de favoriser la collaboration en entreprise. Nous allons maintenant aborder ce premier point,
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en introduction : Teams pour quel usage ? Pour cela je vous propose ce schéma que Microsoft a fait, une représentation graphique des différents usages que l'on pourrait avoir avec les outils de communication.
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On a 3 axes principaux : la boucle intérieure, la boucle extérieure et la boucle ouverte. Il est important de garder cela à l'esprit pour connaitre l'usage de ces différents outils.
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Je vais tout d'abord vous parler de la boucle ouverte qui va concerner Outlook pour l'utilisation de des échanges formels et ciblés.
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Sachez qu'on peut envoyer un mail à n'importe qui qui possède une adresse de messagerie, mais il faut qu'on soit quand même toujours vigilant à ce que l'on met dans nos messages de peur que, si celui-ci est transféré et que la personne le reçoit, cela puisse avoir un impact important.
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Je dirais donc que le mail est plus pour un usage formel, plus concret et moins arbitraire. On gardera plutôt l’usage d’Outlook pour les messages officiels à nos clients, fournisseurs, etc.
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Pour l’autre boucle, la boucle interne, c’est-à-dire les personnes avec qui on travaille de manière régulière sur des projets internes, Teams est vraiment le produit le mieux placé à ce niveau-là. Il est vraiment très orienté pour tout ce qui pourrait être conversation permanente qu'on peut avoir de manière quotidienne avec les personnes avec qui on travaille régulièrement,
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y compris les gens à l'extérieur puisque Teams est ouvert à l'extérieur, et aux différentes révisions qu'on peut avoir sur nos fichiers.
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Je dirais que Teams c'est vraiment le bon outil pour travailler où on va retrouver toutes ces conversations formelles ou informelles, courtes, directes, et où on va travailler avec des équipes très soudées. Cela inclut aussi des personnes externes qui ne font pas forcément partie de notre réseau.
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On pourrait dire que Teams est destiné à devenir le point d'entrée incontournable lorsqu'on commence sa journée de travail, c’est-à-dire qu'on va le démarrer au même titre qu’Outlook pour un travail avec nos équipes du quotidien. Pourquoi ? Parce que c'est un outil de communication flexible en temps réel où on va pouvoir retrouver le contenu et l'historique à tout moment, y compris les conversations d'équipes visibles par tous les membres de l'équipe.
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On va avoir un accès intégré à SharePoint, OneNote. On va avoir une forte intégration de la suite Office 365 et on va avoir un espace de travail personnalisable pour inclure du contenu, des fonctionnalités que l'équipe utilise au quotidien.

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À présent, nous allons décrypter notre collaboration.
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Aujourd'hui, si on prend de la hauteur, on constate qu’Outlook est devenu notre GED (gestion électronique personnelle de documents).
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J’ai noté cette phrase parce qu'elle m'a été dite une fois par un utilisateur et j'ai trouvé cela pertinent et vraiment réaliste. Pourquoi ? Simplement parce qu’aujourd’hui avec Outlook, on stocke l'information qu'on reçoit et que ces informations sont contenues dans le message, dans le corps du message. On va avoir tout un tas d'explications, tout un tas d’échanges, mais on va retrouver aussi
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dans ces messages des tableaux, des images, des pièces jointes… Tout un tas d'informations qu’on a besoin de retrouver et on est tout le temps en train de les rechercher. On va aussi retrouver l'ensemble des pièces jointes qu’on stocke et on va stocker les différentes et multiples versions des documents (V1, V2, V2bis…). On peut avoir un certain nombre de versions de documents.
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Quand on aura stocké toutes ces pièces jointes, on va se rendre compte qu’on va se retrouver avec un stockage de messages insuffisant. Maintenant ça a changé puisqu’on a une boîte aux lettres qui va être beaucoup plus importante puisque selon le choix de la licence vous pouvez aller jusqu'à 100 Go de données dans votre boîte principale et de manière illimitée en archivage.
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Jusqu’à récemment, on était limité dans le stockage de nos informations.
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C’est aussi dans Outlook qu’on va stocker toutes nos réunions et comptes rendus de réunion qui sont associés et qu’on envoie par messagerie. On va voir la version V1 et les versions relues et corrigées qui vont parfois être stockées à un autre endroit.
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Le fait d'avoir toutes ces informations directement stockées dans Outlook, on va passer un temps non négligeable à rechercher ces informations même si Outlook a un moteur de recherche très puissant avec des possibilités d'affiner nos recherches. On est en permanence en train de rechercher ces informations parce que certaines personnes classent les informations dans différents dossiers d'autres laissent tout dans leur boîte principale et on y passe un temps infini.
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Ce qui veut dire que derrière tout ça, la gestion de nos mails est chronophage et parfois nuit à notre productivité.
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Ce qui arrive même parfois quand on ne retrouve pas ces informations, on va stocker la même information que ses collègues dans une arborescence différente. Quand on ne trouve pas ces informations, on ne va pas hésiter à lui renvoyer un mail pour lui dire qu’on ne les a pas et qu'il doit nous les renvoyer. Ce qui peut être gênant c'est que parfois la perte des message qu'on va voir dans la boite de réception pourrait entrainer un désastre
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pour notre entreprise puisqu’on va avoir des informations relativement importantes avec, par exemple, des codes d’accès à différents services. Pour finir sur notre pratique de collaboration, ce qui va être gênant c'est qu’au départ d'un employé, si la personne a beaucoup d'informations, on va avoir tendance à migrer ces messages d'un employé vers un autre employé
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parce que celui-ci a beaucoup d'informations importantes.
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Pour finir sur cette partie sur notre collaboration concernant Outlook, une étude menée par la société Radical Group a révélé qu’en 2016, 215 milliards de mails ont été envoyés au quotidien dans le monde.
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Les prévisions pour 2020 sont de l'ordre de 258 milliards de mails par jour, ce qui veut dire qu’on va en faire une overdose. On va devoir, avec cette nouvelle application collaborative Teams, faire évoluer nos pratiques de collaboration.
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Je vous en propose une dizaine que j’ai regardées pour vous qui sont 10 bonnes pratiques que j’ai identifiées.

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Si vous en avez d’autres, n’hésitez pas à nous les partager sur le chat si vous voulez en mettre en place pour qu’on puisse échanger.
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On vous répondra via le blog.
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Bonne pratique n°1 : je suis prêt à adopter Teams avec mon équipe. Quelles sont les bonnes pratiques pour inciter mon équipe à l’adopter ? Tout d’abord, précisez les lignes directrices, la façon dont il sera utilisé et dans quel but. Si la mise en place est floue, forcément dans l'usage ce sera flou. On va aussi éviter de créer des tonnes d’équipes et de canaux au risque de s'y perdre et de ne plus savoir
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où est notre information et de se dire qu’après certaines équipes risquent de mourir. C’est quand même important de bien expliquer l'usage de ces faire différents canaux.
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Vous rendrez compte qu'il sera quand même beaucoup plus intuitif avec Teams d'envoyer un message à plusieurs que de le faire avec Outlook.
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Il faut mettre en place une convention de nommage et de classification des données. Généralement, au départ, on classe les données et si elles ne sont pas bien structurées, forcément l'adoption risque d'être plus compliquée. On a pris l'habitude pendant des années sur nos serveurs, sur notre disque dur de structurer notre information. N'hésitez pas à mettre en place cette bonne pratique lorsque vous allez utiliser Teams.
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La deuxième bonne pratique : j’ai des dizaines de messages autour du même sujet.
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La bonne pratique sera de centraliser tous les sujets dans les canaux.
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Ce qui va nous permettre de collaborer en temps réel, c’est de créer des canaux par projet. Vous avez mis en place votre équipe, n’hésitez pas à créer des canaux par projet. Quand ce projet est terminé, ne pas hésiter à le masquer ou à masquer votre équipe. De même dans vos canaux, n'hésitez pas à supprimer les onglets inutiles
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dont vous ne vous servez pas et utilisez ceux qui sont importants.
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Gérez les affichages des équipes préférées en les mettant dans les favoris, les équipes avec lesquelles on travaille au quotidien, masquez les canaux et les équipes dont vous ne vous servez pas et archivez les projets terminés.
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La bonne pratique n° 3 : j’échange souvent des messages avec le même groupe de personnes. Utilisez les conversations d'équipe, les conversations individuelles avec un certain nombre de personnes. C'est l'équivalent de Skype. Si on a souvent des conversations avec un groupe de personnes, la bonne pratique ce sont les conversations d’équipe et surtout l'avantage c'est qu'on ne risque pas de perdre l'historique des conversations.
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Dissociez répondre à un message et créer un nouveau sujet. Vous pouvez mettre sur les nouveaux sujets que vous créez un objet comme on peut le faire dans Outlook. Répondez aux sujets existants en enrichissant vos conversations avec des GIF, des emojis et des autocollants ce qui va permettre de mettre des émotions dans une conversation froide que l'on pourrait avoir par mail.
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Si au bout d'un moment le besoin se fait sentir que l'échange texte est trop insuffisant, n’hésitez pas à passer à une réunion en face-à-face ce qui est quand même plus pratique pour échanger avec les personnes directement à l'oral.
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La bonne pratique n° 4 : j'ai besoin de distinguer quand je suis en copie ou lorsque je suis en destinataire principal pour action. La bonne pratique de Teams si vous avez cet usage-là, c'est d'utiliser les mentions. N'hésitez pas à utiliser une mention dans les conversations d'équipe, vous pouvez mentionner aussi bien les personnes que les canaux ou alors directement les équipes. Restez averti en suivant des canaux lorsqu’il y a des nouvelles publications.
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Cela vous permettra de toujours rester informé et de retrouver ces informations plus rapidement.
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Masquez ce qui ne vous concerne pas.
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Pour retrouver facilement tout ça, restez informé grâce aux alertes d'activité, c'est pour ça que cette fonctionnalité a été mise en place. Vous pouvez retrouver, à l'aide de filtres, ces informations.
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La bonne pratique n° 5 : je transfère régulièrement des messages pour informer.
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La bonne pratique de Teams à ce niveau-là c'est de pouvoir utiliser l’onglet Wiki comme carnet d’équipe ou ajouter un bloc-notes pour la collecte des notes et des connaissances au niveau de l'équipe.
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Mettez un lien dans une conversation pour mettre en avant un document plutôt que de l'envoyer systématiquement par pièce jointe. Ça évitera la multiplicité de documents et vous aurez toujours accès aux bons documents.
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Vous pouvez utiliser des connecteurs pour accéder à d'autres services si vous avez besoin d'autres services que ceux qui vous sont fournis par la suite Office 365. Autre bonne pratique : si vous recevez des mails et que ça va être transmis à l'équipe, au lieu de communiquer votre adresse mail, demandez directement d'envoyer le mail au canal, puisque vous avez la possibilité d'envoyer un mail directement à un canal, ce qui permettra à toute l'équipe d'être informée.
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La bonne pratique n° 6 : j’échange souvent des mails pour mettre à jour des documents et mon quota de stockage est insuffisant.
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La bonne pratique dans teams c’est de faciliter la collaboration autour de documents,
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de partager ces fichiers sous forme de lien, ce qui vous permettra de les retrouver plus facilement, de pouvoir travailler à plusieurs sur les documents,
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de faire de la coédition et vous allez même pouvoir discuter pendant que vous modifiez vos documents. Vous allez éviter la multiplicité des documents, vous allez pouvoir retrouver plus facilement vos documents au lieu de les stocker dans votre boîte Outlook.
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La bonne pratique n° 7 : je transmets souvent les mêmes pièces jointes à mes collègues. La bonne pratique dans Teams sera de personnaliser les onglets pour faciliter l'accès aux fichiers récurrents. Rien ne vous empêche de mettre sous forme d’onglet un document pour que les gens le voient tout de suite.
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Copiez un lien d'un document pour le mettre directement dans la conversation
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pour que la personne y accède directement. Ajoutez les documents dans la conversation au lieu de l'onglet « fichiers » si vous souhaité que toute l'équipe consulte ce document.
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Bonne pratique n° 8 : je recherche souvent des informations.
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La bonne pratique dans Teams est d'enregistrer les messages qui sont importants, ce qui vous permettra de les retrouver plus rapidement et plus facilement, d'épingler les conversations importantes,
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d'utiliser les filtres dans le flux d'activité en fonction des critères que vous avez déterminés pour retrouver notamment quand vous êtes mentionné. Pour finir, utilisez le moteur de recherche et les filtres pour retrouver cette information.
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Bonne pratique n° 9 :
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je perds souvent du temps réunion et je voudrais être plus efficace. La bonne pratique est de ne pas hésiter à utiliser la fonction « conférence maintenant » ce qui permet de passer simplement et rapidement d'une conversation texte à une réunion improvisée.
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Cette fonctionnalité « conférence maintenant » favorise l'usage de l'audioconférence et des vidéo conférences avec la possibilité de partage d'écran. On va pouvoir enregistrer les réunions pour ensuite les mettre à disposition des autres membres de l'équipe qui ont été absents au cours de cette réunion.
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Et ils vont pouvoir retrouver toute l’information que vous avez échangée. Bonne pratique n°10 : lors des réunions, je partage des informations avec les autres personnes. La bonne pratique est de ne pas hésiter à partager son écran. Mettre en place un bloc-notes partagé pour coéditer et prendre des notes pendant la réunion
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et de valider tout cela avant de se quitter ce qui éviter l’échange incessant d’informations après la réunion pour savoir ce qui a été dit et que chacun quitte la réunion en validant ce qui a été dit. N’hésitez pas à échanger des informations via les conversations, par exemple
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des liens vers des applications ou des documents. N’hésitez pas à partager des informations.
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Une pratique bonus : j’envoie souvent des pièces jointes aux personnes en mobilité. J'ai des collègues qui ne sont pas tous les jours au bureau, qui sont en déplacement chez le client et qui me réclament souvent des informations, des pièces jointes sur différents types de documents. La bonne pratique dans Teams est d'installer l'application mobile sur son smartphone.
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Cela va permettre d'emmener toutes ses équipes avec soi, ça veut dire qu'avec l'application mobile on retrouve les équipes, tous les canaux, les documents, les conversations et les onglets sur son smartphone. Cela permet d'avoir directement sur son smartphone toute son équipe comme on l'a quand on est au bureau.
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Ces bonnes pratiques que nous avons définies, il va falloir maintenant définir comment on va pouvoir les transmettre et les partager au sein de son équipe.

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La première chose, c'est de s'appuyer sur un réseau d'ambassadeurs. Pourquoi ? Tout d'abord, pour expliquer le sens de la transformation.
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Au sein de l'entreprise, ils vont influencer des équipes via des conversations informelles qui permettront de diffuser et de créer plus efficacement les connaissances car l'apprentissage par le biais des collègues est l'une des méthodes les plus efficaces et les plus utilisées en entreprise. Deuxième chose, ils vont rassurer les utilisateurs étant donné qu'ils ont déjà en amont testé l'outil, ils vont capitaliser
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et accumuler de l'expérience pour transformer tout cela en connaissance. Dernier point, ils vont pouvoir partager leur retour d’expérience.
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Deuxième façon de transmettre, de partager ces bonnes pratiques, ça va être de sensibiliser et de former les collaborateurs.
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Pour cela, il est important d'utiliser des plateformes digitales et collaboratives, de proposer des formations adaptées en utilisant des cas concrets, de proposer des ressources de format court, des vidéos tutos, des vidéos de cas d'usage et de mettre en place des rencontres physiques dédiées ou qui auront pour vocation de permettre des améliorations continues de chaque entité
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et d'aborder des sujets transverses comme les initiatives locales.
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Il ne faut pas négliger non plus le renforcement des connaissances car il permet un meilleur ancrage de ces nouvelles pratiques dans les habitudes. Ce nouvel ancrage va permettre
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que ceci soit dans la durée et non pas sur le court terme, puisqu’on retrouve vite ses mauvaises habitudes. Le renforcement des connaissances est vraiment important pour que cela perdure dans le temps.
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Au niveau des cours, nous avons déjà au niveau de notre plateforme préparé un certain nombre de cours concernant Teams. Nous avons un premier cours qui s'appelle « collaborer en équipe », nous en avons un deuxième qui s'appelle « communiquer en équipe »,
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le troisième s'appelle « gérer les réunions dans Teams ». Nous avons également un cours « utiliser Teams sur iOS » et nous en préparons un prochain qui sera la version illustrée de tout ce que nous venons d'aborder : « les 10 bonnes pratiques de Teams ». Sachez que vous allez pouvoir retrouver tout cela sur notre plateforme, que je vous présente. J'ai fait un filtre au niveau des tutos sur Teams.
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Nous avons 50 vidéos tutoriel à votre disposition, nous avons aussi quelques cas d'usage et nous allons de manière régulière apporter de nouvelles pratiques du service Teams dans notre plateforme.

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En conclusion de cette session, ce qui est important de retenir de cette session c'est que Microsoft Teams est idéal pour toutes les communications du quotidien et la collaboration au sein d'un service,
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d'une équipe projet ou d'un collectif de personnes travaillant en étroite collaboration avec un objectif commun ou un livrable à atteindre. Je dirais de garder plutôt Outlook pour les actions formelles et restez fidèle à Teams pour les tâches du quotidien.
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Nous sommes arrivés au terme de cette session.
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Je vous remercie de votre écoute. Surtout si au cours de cette session vous avez encore des questions à poser, n'hésitez pas à utiliser notre chat pour nous soumettre vos questions et nous vous répondrons dans le blog de la semaine prochaine. Merci à tous, au revoir.

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Тогда мы попытаемся понять, как мы сотрудничаем, мы расшифруем наше сотрудничество.
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Чтобы затем попытаться применить эти методы совместной работы с помощью инструмента Teams и определить все, что могут предложить Teams, дюжина рекомендаций по совместной работе с Teams.
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Следующий момент, который мы собираемся рассмотреть: как передавать и делиться этими передовыми практиками в рамках нашей организации? Закончим с синтезом. Цели, которые мы построим в ходе этой сессии, будут заключаться в выявлении этих лучших практик использования Teams и содействии сотрудничеству в компаниях. Теперь мы обратимся к этому первому пункту,
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во введении: Команды для чего? Для этого я предлагаю эту диаграмму, которую сделала Microsoft, графическое представление различных применений, которые мы могли бы иметь с помощью средств связи.
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У нас есть 3 основные оси: внутренняя петля, внешняя петля и разомкнутая петля. Важно иметь это в виду, чтобы знать использование этих различных инструментов.
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Сначала я расскажу вам об открытом цикле, который будет касаться Outlook для использования формальных и целевых бирж.
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Знайте, что мы можем отправить электронное письмо любому, у кого есть адрес электронной почты, но мы все равно должны быть бдительны в отношении того, что мы помещаем в наши сообщения, опасаясь, что, если оно будет передано и человек получит его, это может оказать значительное влияние.
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Поэтому я бы сказал, что электронная почта больше для формального использования, более конкретна и менее произвольна. Вместо этого мы сохраним использование Outlook для официальных сообщений нашим клиентам, поставщикам и т. Д.
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Для другого цикла, внутреннего цикла, то есть людей, с которыми мы регулярно работаем над внутренними проектами, Teams действительно является лучшим продуктом на этом уровне. Он действительно очень ориентирован на все, что может быть постоянным разговором, который мы можем иметь на ежедневной основе с людьми, с которыми мы регулярно работаем,
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включая людей снаружи, поскольку Teams открыт снаружи, и к различным изменениям, которые мы можем иметь в наших файлах.
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Я бы сказал, что Teams - это действительно правильный инструмент для работы, где мы найдем все эти формальные или неформальные разговоры, короткие, прямые, и где мы будем работать с очень сплоченными командами. Это также включает в себя внешних людей, которые не обязательно являются частью нашей сети.
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Можно сказать, что Teams суждено стать важной точкой входа, когда вы начинаете свой рабочий день, то есть вы начнете его так же, как Outlook для работы с нашими ежедневными командами. Зачем? Потому что это гибкий инструмент связи в режиме реального времени, где мы сможем найти контент и историю в любое время, включая командные разговоры, видимые для всех членов команды.
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У нас будет интегрированный доступ к SharePoint, OneNote. У нас будет сильная интеграция пакета Office 365, и у нас будет настраиваемая рабочая область для включения контента, функций, которые команда использует на ежедневной основе.
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Теперь мы расшифруем наше сотрудничество.
00:05:11
Сегодня, если мы возьмем высоту, мы увидим, что Outlook стал нашим EDM (персональный электронный документооборот).
00:05:23
Я записал это предложение, потому что оно было сказано мне однажды пользователем, и я нашел его актуальным и действительно реалистичным. Зачем? Просто потому, что сегодня с Outlook мы храним информацию, которую мы получаем, и эта информация содержится в сообщении, в теле сообщения. У нас будет целая куча объяснений, целая куча обменов, но мы также найдем
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в этих сообщениях таблицы, изображения, вложения... Целая куча информации, которую нам нужно найти и мы всегда ее ищем. Мы также найдем все вложения, которые мы храним, и мы будем хранить различные и несколько версий документов (V1, V2, V2bis ...). Вы можете иметь несколько версий документов.
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Когда мы сохраняем все эти вложения, мы поймем, что в конечном итоге у нас будет недостаточно места для хранения сообщений. Теперь он изменился, так как у нас есть почтовый ящик, который будет намного больше, так как в зависимости от выбора лицензии вы можете перейти к 100 ГБ данных в вашем основном ящике и неограниченно в архивации.
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До недавнего времени мы были ограничены в хранении нашей информации.
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Также в Outlook мы будем хранить все наши собрания и протоколы собраний, которые связаны и которые мы отправляем по электронной почте. Мы увидим версию V1 и вычитку и исправленные версии, которые иногда будут храниться в другом месте.
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Дело в том, что вся эта информация непосредственно хранится в Outlook, мы потратим значительное количество времени на поиск этой информации, даже если Outlook имеет очень мощную поисковую систему с возможностями для уточнения наших поисков. Мы постоянно ищем эту информацию, потому что некоторые люди классифицируют информацию в разных папках, другие оставляют все в своей основной коробке, и мы проводим там бесконечное количество времени.
00:08:10
Это означает, что за всем этим управление нашими электронными письмами отнимает много времени и иногда вредит нашей производительности.
00:08:21
Что происходит даже иногда, когда мы не находим эту информацию, мы будем хранить ту же информацию, что и наши коллеги, в другой древовидной структуре. Когда мы не найдем эту информацию, мы без колебаний отправим ему электронное письмо, чтобы сказать ему, что у нас ее нет и что он должен отправить ее нам обратно. Что может раздражать, так это то, что иногда потеря сообщений, которые мы увидим в почтовом ящике, может привести к катастрофе.
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для нашей компании, так как у нас будет относительно важная информация, например, коды доступа к различным сервисам. Чтобы закончить нашу практику сотрудничества, что будет раздражать, так это то, что при уходе сотрудника, если у человека много информации, мы будем стремиться перенести эти сообщения от одного сотрудника к другому сотруднику.
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потому что в этом есть много важной информации.
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Чтобы закончить эту часть о нашем сотрудничестве в отношении Outlook, исследование, проведенное компанией Radical Group, показало, что в 2016 году в мире ежедневно отправлялось 215 миллиардов электронных писем.
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Прогноз на 2020 год составляет порядка 258 миллиардов писем в день, а это значит, что мы будем передозировкой. С помощью этого нового приложения Для совместной работы нам придется развивать наши методы совместной работы.
00:10:22
Я предлагаю дюжину, которую я рассмотрел для вас, которые являются 10 хорошими практиками, которые я определил.
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Если у вас есть другие, не стесняйтесь делиться ими с нами в чате, если вы хотите настроить их так, чтобы мы могли обмениваться.
00:10:48
Мы ответим вам через блог.
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Лучшая практика No1: Я готов принять Teams со своей командой. Каковы лучшие практики, чтобы заставить мою команду принять его? Во-первых, уточните методические рекомендации, как он будет использоваться и с какой целью. Если реализация размыта, обязательно в использовании она будет размыта. Мы также избежим создания тонн команд и каналов с риском потеряться и больше не знать.
00:11:26
где наша информация и сказать, что после некоторые команды могут погибнуть. По-прежнему важно объяснить использование этих различных каналов.
00:11:43
Вы поймете, что с Teams по-прежнему будет гораздо более интуитивно понятно отправлять сообщения нескольким, чем делать это с Outlook.
00:11:56
Необходимо разготовить соглашение об именовании и классификации. Как правило, в начале мы классифицируем данные, и если они плохо структурированы, обязательно принятие может быть более сложным. Мы привыкли в течение многих лет на наших серверах, на нашем жестком диске структурировать нашу информацию. Не стесняйтесь применять эту рекомендацию, когда вы переходите к использованию Teams.
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Вторая хорошая практика: у меня есть десятки сообщений на одну и ту же тему.
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Лучшей практикой будет централизация всех тем в каналах.
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Что позволит нам сотрудничать в режиме реального времени, так это создавать каналы для каждого проекта. Вы настроили свою команду, не стесняйтесь создавать каналы для каждого проекта. Когда этот проект будет завершен, не стесняйтесь скрывать его или скрывать свою команду. Точно так же в ваших каналах не стесняйтесь удалять ненужные вкладки
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что вы не используете и используете те, которые важны.
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Управляйте представлениями любимых команд, помещая их в избранное, команды, с которыми мы работаем ежедневно, скрывайте каналы и команды, которые вы не используете, и архивируйте завершенные проекты.
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Хорошая практика No 3: Я часто обмениваюсь сообщениями с одной и той же группой людей. Используйте командные беседы, беседы один на один с несколькими людьми. Это эквивалент Skype. Если мы часто беседуем с группой людей, лучшей практикой является командные разговоры, и особенно преимущество заключается в том, что мы не рискуем потерять историю разговоров.
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Отмена связи при ответе на сообщение и создании новой темы. Вы можете поместить новые темы, которые вы создаете объект, как это можно сделать в Outlook. Отвечайте на существующие темы, обогащая свои разговоры GIF-файлами, смайликами и наклейками, которые позволят вам поместить эмоции в холодный разговор, который вы могли бы иметь по электронной почте.
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Если через некоторое время возникнет необходимость в том, что обмена текстом слишком недостаточно, не стесняйтесь переходить на очную встречу, которой все же удобнее обмениваться с людьми напрямую устно.
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Хорошая практика No 4: Мне нужно различать, когда я копирую или когда я являюсь основным получателем для действий. Лучшая практика Teams, если у вас есть это использование, - использовать упоминания. Не стесняйтесь использовать упоминание в командных разговорах, вы можете упоминать людей, а также каналы или непосредственно команды. Следите за каналами, когда появляются новые сообщения.
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Это позволит вам всегда оставаться в курсе событий и быстрее находить эту информацию.
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Скройте то, что вас не касается.
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Чтобы легко найти все это, оставайтесь в курсе событий благодаря оповещениям об активности, поэтому эта функция была настроена. Вы можете найти, используя фильтры, эту информацию.
00:16:19
Хорошая практика No5: Я регулярно передаю сообщения для информирования.
00:16:27
Лучше всего использовать вкладку Wiki в качестве записной книжки для команды или добавлять записную книжку для сбора заметок и знаний на уровне команды.
00:16:44
Поместите ссылку в беседу, чтобы выделить документ, а не всегда отправлять его в виде вложения. Это позволит избежать множественности документов, и у вас всегда будет доступ к нужным документам.
00:16:59
Вы можете использовать соединители для доступа к другим службам, если вам нужны службы, отличные от тех, которые предоставляются вам набором Office 365. Еще одна хорошая практика: если вы получаете электронные письма и они будут переданы команде, вместо того, чтобы сообщать свой адрес электронной почты, попросите напрямую отправить электронное письмо на канал, так как у вас есть возможность отправить электронное письмо непосредственно на канал, что позволит информировать всю команду.
00:17:32
Лучшая практика No 6: Я часто обмениваюсь электронными письмами для обновления документов, и моя квота хранилища недостаточна.
00:17:42
Лучшая практика в командах заключается в облегчении совместной работы над документами,
00:17:50
поделиться этими файлами в виде ссылки, что позволит вам легче их найти, чтобы иметь возможность работать вместе над документами,
00:18:03
сделать совместное редактирование, и вы даже сможете обсуждать во время редактирования своих документов. Вы избежите множества документов, вы сможете легче находить свои документы, а не хранить их в своем поле Outlook.
00:18:21
Лучшая практика No 7: Я часто отправляю одни и те же вложения своим коллегам. В Teams рекомендуется настраивать вкладки, чтобы упростить доступ к повторяющимся файлам. Ничто не мешает вам сразу же открыть документ с вкладками, чтобы люди сразу же его увидели.
00:18:46
Копирование ссылки из документа для ее непосредственного в беседу
00:18:51
чтобы человеком можно было получить к нему прямой доступ. Добавьте документы в беседу вместо вкладки «Файлы», если вы хотите, чтобы весь коллектив просматривал этот документ.
00:19:05
Лучшая практика No8: Я часто ищу информацию.
00:19:12
Лучшая практика в Teams — сохранять важные сообщения, что позволит быстрее и проще их находить, закреплять важные разговоры,
00:19:26
используйте фильтры в ленте активности в соответствии с критериями, которые вы определили, чтобы найти, особенно когда вы упоминаетесь. Наконец, используйте поисковую систему и фильтры, чтобы найти эту информацию.
00:19:45
Надлежащая практика #9:
00:19:49
Я часто трачу время на встречи, и я хотел бы быть более эффективным. Лучше всего не стесняться использовать функцию «конференция сейчас», которая позволяет просто и быстро перейти от текстового разговора к импровизированным встречам.
00:20:13
Эта функция «конференц-связи сейчас» способствует использованию аудио- и видеоконференций с возможностью совместного использования экрана. Мы сможем записывать встречи, а затем делать их доступными для других членов группы, которые отсутствовали во время этого заседания.
00:20:38
И они смогут найти всю информацию, которую вы обменялись. Лучшая практика No 10: Во время встреч я делюсь информацией с другими людьми. Лучше всего не стесняться делиться своим экраном. Настройка общей записной книжки для совместного редактирования и создания заметок во время собрания
00:21:10
и подтвердить все это перед отъездом, что позволяет избежать непрерывного обмена информацией после совещания, чтобы узнать, что было сказано, и чтобы все покинули совещание, подтверждая сказанное. Не стесняйтесь обмениваться информацией через разговоры, например,
00:21:34
ссылки на приложения или документы. Не стесняйтесь делиться информацией.
00:21:43
Бонусная практика: я часто отправляю вложения людям в движении. У меня есть коллеги, которые не каждый день находятся в офисе, которые находятся в переезде к дому клиента и которые часто просят у меня информацию, приложения по разным видам документов. В Teams рекомендуется установить мобильное приложение на смартфон.
00:22:15
Это позволит вам взять с собой все свои команды, это значит, что с помощью мобильного приложения вы сможете найти команды, все каналы, документы, разговоры и вкладки на своем смартфоне. Это позволяет вам иметь непосредственно на вашем смартфоне всю вашу команду, как у вас есть, когда вы находитесь в офисе.
00:22:45
Эти хорошие практики, которые мы определили, теперь необходимо будет определить, как мы сможем передавать и делиться ими в своей команде.
00:23:03
Во-первых, нужно полагаться на сеть послов. Зачем? Прежде всего, объяснить смысл трансформации.
00:23:19
Внутри компании они будут влиять на команды через неформальные беседы, которые позволят более эффективно распространять и создавать знания, потому что обучение через коллег является одним из наиболее эффективных и используемых методов в бизнесе. Во-вторых, они успокоят пользователей, поскольку они уже протестировали инструмент вверх по течению, они будут капитализировать
00:23:51
и накапливать опыт, чтобы превратить все это в знания. Наконец, они смогут поделиться своими отзывами.
00:24:05
Второй способ передачи, обмена этими передовыми практиками, это будет повышение осведомленности и обучение сотрудников.
00:24:19
Для этого важно использовать цифровые и совместные платформы, предлагать адаптированное обучение с использованием конкретных случаев, предлагать ресурсы короткого формата, обучающие видео, видеоролики с примерами использования и настраивать специальные физические встречи или которые будут направлены на постоянное улучшение каждого объекта.
00:24:52
и заниматься межсекторальными темами, такими, как местные инициативы.
00:24:59
Мы не должны пренебрегать укреплением знаний, поскольку оно позволяет лучше закрепить эти новые практики в привычках. Эта новая привязка позволит
00:25:17
что это в долгосрочной перспективе, а не в краткосрочной, так как мы быстро находим свои вредные привычки. Укрепление знаний действительно важно для того, чтобы это продолжалось с течением времени.
00:25:30
На уровне курса мы уже подготовили ряд курсов на нашей платформе для команд. У нас есть первый курс под названием «сотрудничай в команде», у нас есть второй под названием «общение в команде»,
00:25:53
третий называется «Управление собраниями в командах». У нас также есть курс «Использовать Teams на iOS», и мы готовим следующий, который будет иллюстрированной версией всего, что мы только что обсудили: «10 лучших практик Teams». Знайте, что вы сможете найти все это на нашей платформе, которую я вам представляю. Я сделал фильтр на уровне учебников по Teams.
00:26:28
У нас есть 50 обучающих видео в вашем распоряжении, у нас также есть некоторые варианты использования, и мы будем регулярно приносить новые практики сервиса Teams на нашу платформу.
00:26:49
В заключение этой сессии важно помнить, что Microsoft Teams идеально подходит для всех повседневных коммуникаций и совместной работы в отделе,
00:27:06
проектная группа или коллектив людей, работающих в тесном сотрудничестве с общей целью или результатом, который должен быть достигнут. Я бы сказал, что вместо этого сохраните Outlook для формальных действий и оставайтесь лояльными к Teams для повседневных задач.
00:27:28
Мы подошли к концу этой сессии.
00:27:32
Спасибо за внимание. Особенно, если во время этой сессии у вас все еще есть вопросы, не стесняйтесь использовать наш чат, чтобы отправить свои вопросы, и мы ответим вам в блоге на следующей неделе. Спасибо всем, до свидания.

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00:00:44
We will then try to understand how we collaborate, we will decipher our collaboration.
00:00:50
To then try to apply these collaboration practices with the Teams tool, and define on everything that Teams can offer, a dozen best practices for collaborating with Teams.
00:01:08
The next point we are going to address: how to transmit and share these good practices within our entity? We will finish with the synthesis. The objectives that we will set during this session will be to identify these best practices for using Teams and to promote collaboration in companies. We will now turn to this first point,
00:01:39
in introduction: Teams for what use? For this I propose this diagram that Microsoft has made, a graphic representation of the different uses that we could have with communication tools.
00:02:00
We have 3 main axes: the inner loop, the outer loop and the open loop. It is important to keep this in mind to know the use of these different tools.
00:02:13
I will first tell you about the open loop that will concern Outlook for the use of formal and targeted exchanges.
00:02:26
Know that we can send an email to anyone who has an email address, but we must still be vigilant about what we put in our messages for fear that, if it is transferred and the person receives it, it could have a significant impact.
00:02:49
So I would say that email is more for formal use, more concrete and less arbitrary. Instead, we will keep the use of Outlook for official messages to our customers, suppliers, etc.
00:03:06
For the other loop, the internal loop, that is to say the people with whom we work regularly on internal projects, Teams is really the best placed product at this level. He is really very oriented for everything that could be permanent conversation that we can have on a daily basis with the people with whom we work regularly,
00:03:31
including people outside since Teams is open outside, and to the different revisions we can have on our files.
00:03:39
I would say that Teams is really the right tool to work where we will find all these formal or informal conversations, short, direct, and where we will work with very tight-knit teams. This also includes external people who are not necessarily part of our network.
00:04:03
We could say that Teams is destined to become the essential entry point when you start your workday, that is to say that you will start it in the same way as Outlook for a work with our daily teams. What for? Because it is a flexible real-time communication tool where we will be able to find content and history at any time, including team conversations visible to all team members.
00:04:36
We will have integrated access to SharePoint, OneNote. We will have a strong integration of the Office 365 suite and we will have a customizable workspace to include content, features that the team uses on a daily basis.
00:05:00
Now we will decipher our collaboration.
00:05:11
Today, if we take the height, we see that Outlook has become our EDM (personal electronic document management).
00:05:23
I wrote down this sentence because it was told to me once by a user and I found it relevant and really realistic. What for? Simply because today with Outlook, we store the information we receive and this information is contained in the message, in the body of the message. We will have a whole bunch of explanations, a whole bunch of exchanges, but we will also find
00:05:55
in these messages tables, images, attachments... A whole bunch of information that we need to find and we are always looking for it. We will also find all the attachments that we store and we will store the different and multiple versions of the documents (V1, V2, V2bis ...). You can have a number of versions of documents.
00:06:28
When we have stored all these attachments, we will realize that we will end up with insufficient message storage. Now it has changed since we have a mailbox that will be much larger since depending on the choice of license you can go up to 100 GB of data in your main box and unlimited in archiving.
00:07:03
Until recently, we were limited in the storage of our information.
00:07:09
It is also in Outlook that we will store all our meetings and meeting minutes that are associated and that we send by email. We will see the V1 version and the proofread and corrected versions that will sometimes be stored in another place.
00:07:35
The fact of having all this information directly stored in Outlook, we will spend a significant amount of time searching for this information even if Outlook has a very powerful search engine with possibilities to refine our searches. We are constantly looking for this information because some people classify the information in different folders others leave everything in their main box and we spend an infinite amount of time there.
00:08:10
Which means that behind all this, the management of our emails is time-consuming and sometimes harms our productivity.
00:08:21
What happens even sometimes when we do not find this information, we will store the same information as our colleagues in a different tree structure. When we do not find this information, we will not hesitate to send him an email to tell him that we do not have it and that he must send it back to us. What can be annoying is that sometimes the loss of the messages that we will see in the inbox could lead to a disaster
00:08:57
for our company since we will have relatively important information with, for example, access codes to different services. To finish on our practice of collaboration, what will be annoying is that at the departure of an employee, if the person has a lot of information, we will tend to migrate these messages from one employee to another employee
00:09:27
because this one has a lot of important information.
00:09:33
To finish on this part about our collaboration regarding Outlook, a study conducted by the company Radical Group revealed that in 2016, 215 billion emails were sent daily in the world.
00:10:00
The forecast for 2020 is of the order of 258 billion emails per day, which means that we will overdose. With this new Collaborative Teams application, we will have to evolve our collaboration practices.
00:10:22
I propose a dozen that I looked at for you which are 10 good practices that I have identified.
00:10:38
If you have others, do not hesitate to share them with us on the chat if you want to set them up so that we can exchange.
00:10:48
We will answer you via the blog.
00:10:51
Best practice #1: I'm ready to adopt Teams with my team. What are the best practices to get my team to adopt it? First, specify the guidelines, how it will be used and for what purpose. If the implementation is blurred, necessarily in use it will be blurred. We will also avoid creating tons of teams and channels at the risk of getting lost and not knowing anymore
00:11:26
where is our information and to say that after some teams may die. It is still important to explain the use of these different channels.
00:11:43
You will realize that it will still be much more intuitive with Teams to send a message to several than to do it with Outlook.
00:11:56
A naming and classification convention must be put in place. Generally, at the beginning, we classify the data and if they are not well structured, necessarily the adoption may be more complicated. We have become accustomed for years on our servers, on our hard drive to structure our information. Feel free to implement this best practice when you go to use Teams.
00:12:30
The second good practice: I have dozens of messages around the same topic.
00:12:45
The best practice will be to centralize all topics in the channels.
00:12:53
What will allow us to collaborate in real time is to create channels per project. You have set up your team, do not hesitate to create channels per project. When this project is finished, don't hesitate to hide it or hide your team. Similarly in your channels, feel free to remove unnecessary tabs
00:13:26
that you do not use and use the ones that are important.
00:13:31
Manage the views of favorite teams by putting them in favorites, teams we work with on a daily basis, hide channels and teams you don't use, and archive completed projects.
00:13:50
Good practice #3: I often exchange messages with the same group of people. Use team conversations, one-on-one conversations with a number of people. It's the equivalent of Skype. If we often have conversations with a group of people, the best practice is team conversations and especially the advantage is that we do not risk losing the history of conversations.
00:14:21
Unlink replying to a message and creating a new topic. You can put on the new topics that you create an object as one can do in Outlook. Respond to existing topics by enriching your conversations with GIFs, emojis and stickers which will allow you to put emotions in a cold conversation that you could have by email.
00:14:56
If after a while the need arises that the text exchange is too insufficient, do not hesitate to move to a face-to-face meeting which is still more convenient to exchange with people directly orally.
00:15:21
Good practice #4: I need to distinguish when I'm copying or when I'm the primary recipient for action. The best practice of Teams if you have this use is to use the mentions. Feel free to use a mention in team conversations, you can mention people as well as channels or directly teams. Stay informed by following channels when there are new posts.
00:15:53
This will allow you to always stay informed and find this information faster.
00:15:58
Hide what does not concern you.
00:16:03
To easily find all this, stay informed thanks to activity alerts, that's why this feature was set up. You can find, using filters, this information.
00:16:19
Good practice #5: I regularly transfer messages to inform.
00:16:27
The best practice of Teams at this level is to be able to use the Wiki tab as a team notebook or add a notebook for collecting notes and knowledge at the team level.
00:16:44
Put a link in a conversation to highlight a document rather than always sending it as an attachment. This will avoid the multiplicity of documents and you will always have access to the right documents.
00:16:59
You can use connectors to access other services if you need services other than those provided to you by the Office 365 suite. Another good practice: if you receive emails and it will be transmitted to the team, instead of communicating your email address, ask directly to send the email to the channel, since you have the possibility to send an email directly to a channel, which will allow the whole team to be informed.
00:17:32
Best practice #6: I often exchange emails to update documents and my storage quota is insufficient.
00:17:42
The best practice in teams is to facilitate collaboration around documents,
00:17:50
to share these files as a link, which will allow you to find them more easily, to be able to work together on the documents,
00:18:03
to do co-editing and you will even be able to discuss while you edit your documents. You will avoid the multiplicity of documents, you will be able to find your documents more easily instead of storing them in your Outlook box.
00:18:21
Best Practice #7: I often send the same attachments to my colleagues. The best practice in Teams will be to customize tabs to make it easier to access recurring files. Nothing prevents you from tabbing a document for people to see right away.
00:18:46
Copy a link from a document to put it directly into the conversation
00:18:51
for the person to access it directly. Add the documents in the conversation instead of the "files" tab if you want the whole team to view this document.
00:19:05
Best practice #8: I often look for information.
00:19:12
The best practice in Teams is to save messages that are important, which will allow you to find them faster and easier, pin important conversations,
00:19:26
use the filters in the activity feed according to the criteria you have determined to find especially when you are mentioned. Finally, use the search engine and filters to find this information.
00:19:45
Good Practice #9:
00:19:49
I often waste meeting time and I would like to be more efficient. The best practice is not to hesitate to use the "conference now" function which allows you to move simply and quickly from a text conversation to an impromptu meeting.
00:20:13
This "conferencing now" feature promotes the use of audio and video conferencing with the possibility of screen sharing. We will be able to record the meetings and then make them available to other members of the team who were absent during this meeting.
00:20:38
And they will be able to find all the information you have exchanged. Best practice #10: During meetings, I share information with other people. The best practice is not to hesitate to share your screen. Set up a shared notebook to co-edit and take notes during the meeting
00:21:10
and to validate all this before leaving which avoids the incessant exchange of information after the meeting to know what has been said and that everyone leaves the meeting validating what has been said. Feel free to exchange information via conversations, for example
00:21:34
links to applications or documents. Feel free to share information.
00:21:43
A bonus practice: I often send attachments to people on the move. I have colleagues who are not in the office every day, who are on the move to the client's house and who often ask me for information, attachments on different types of documents. The best practice in Teams is to install the mobile app on your smartphone.
00:22:15
This will allow you to take all your teams with you, it means that with the mobile application you can find the teams, all the channels, documents, conversations and tabs on your smartphone. This allows you to have directly on your smartphone all your team as you have it when you are in the office.
00:22:45
These good practices that we have defined, it will now be necessary to define how we will be able to transmit and share them within his team.
00:23:03
The first thing is to rely on a network of ambassadors. What for? First of all, to explain the meaning of transformation.
00:23:19
Within the company, they will influence teams through informal conversations that will allow knowledge to be disseminated and created more effectively because learning through colleagues is one of the most effective and used methods in business. Second thing, they will reassure users since they have already tested the tool upstream, they will capitalize
00:23:51
and accumulate experience to turn it all into knowledge. Last point, they will be able to share their feedback.
00:24:05
Second way to transmit, to share these good practices, it will be to raise awareness and train employees.
00:24:19
For this, it is important to use digital and collaborative platforms, to offer adapted training using concrete cases, to offer short format resources, tutorial videos, use case videos and to set up dedicated physical meetings or that will aim to allow continuous improvements of each entity
00:24:52
and to address cross-cutting topics such as local initiatives.
00:24:59
We must not neglect the strengthening of knowledge because it allows a better anchoring of these new practices in habits. This new anchoring will allow
00:25:17
that this is in the long term and not in the short term, since we quickly find his bad habits. Strengthening knowledge is really important for this to last over time.
00:25:30
At the course level, we have already prepared a number of courses on our platform for Teams. We have a first course called "collaborate in a team", we have a second one called "communicating in a team",
00:25:53
the third is called "manage meetings in Teams." We also have a "use Teams on iOS" course and we are preparing a next one that will be the illustrated version of everything we have just discussed: "the 10 best practices of Teams". Know that you will be able to find all this on our platform, which I present to you. I made a filter at the level of tutorials on Teams.
00:26:28
We have 50 tutorial videos at your disposal, we also have some use cases and we will regularly bring new practices of the Teams service into our platform.
00:26:49
In conclusion of this session, what is important to remember from this session is that Microsoft Teams is ideal for all everyday communications and collaboration within a department,
00:27:06
a project team or a collective of people working closely together with a common goal or deliverable to be achieved. I'd say keep Outlook for formal actions instead and stay loyal to Teams for everyday tasks.
00:27:28
We have come to the end of this session.
00:27:32
Thank you for listening. Especially if during this session you still have questions to ask, do not hesitate to use our chat to submit your questions and we will answer you in next week's blog. Thank you all, goodbye.

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Luego trataremos de entender cómo colaboramos, descifraremos nuestra colaboración.
00:00:50
Para luego intentar aplicar estas prácticas de colaboración con la herramienta Teams, y definir sobre todo lo que Teams puede ofrecer, una docena de mejores prácticas para colaborar con Teams.
00:01:08
El siguiente punto lo vamos a abordar: ¿cómo transmitir y compartir estas buenas prácticas dentro de nuestra entidad? Terminaremos con la síntesis. Los objetivos que nos marcaremos durante esta sesión serán identificar estas buenas prácticas para el uso de Teams y promover la colaboración en las empresas. Pasamos ahora a este primer punto,
00:01:39
en introducción: ¿Equipos para qué uso? Para ello os propongo este diagrama que microsoft ha realizado, una representación gráfica de los diferentes usos que podríamos tener con las herramientas de comunicación.
00:02:00
Tenemos 3 ejes principales: el bucle interior, el bucle exterior y el bucle abierto. Es importante tener esto en cuenta para conocer el uso de estas diferentes herramientas.
00:02:13
Primero les contaré sobre el bucle abierto que afectará a Outlook para el uso de intercambios formales y específicos.
00:02:26
Sepa que podemos enviar un correo electrónico a cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico, pero aún así debemos estar atentos a lo que ponemos en nuestros mensajes por temor a que, si se transfiere y la persona lo recibe, podría tener un impacto significativo.
00:02:49
Así que yo diría que el correo electrónico es más para uso formal, más concreto y menos arbitrario. En su lugar, mantendremos el uso de Outlook para mensajes oficiales a nuestros clientes, proveedores, etc.
00:03:06
Para el otro bucle, el bucle interno, es decir, las personas con las que trabajamos regularmente en proyectos internos, Teams es realmente el producto mejor situado en este nivel. Realmente está muy orientado a todo lo que podría ser una conversación permanente que podamos tener a diario con las personas con las que trabajamos regularmente,
00:03:31
incluyendo personas de fuera ya que Teams está abierto fuera, y a las diferentes revisiones que podemos tener en nuestros archivos.
00:03:39
Yo diría que Teams es realmente la herramienta adecuada para trabajar donde encontraremos todas estas conversaciones formales o informales, cortas, directas, y donde trabajaremos con equipos muy unidos. Esto también incluye a personas externas que no son necesariamente parte de nuestra red.
00:04:03
Podríamos decir que Teams está destinado a convertirse en el punto de entrada esencial cuando comienzas tu jornada laboral, es decir que la iniciarás de la misma manera que Outlook para un trabajo con nuestros equipos diarios. ¿Para qué? Porque es una herramienta de comunicación flexible en tiempo real donde podremos encontrar contenido e historial en cualquier momento, incluyendo conversaciones de equipo visibles para todos los miembros del equipo.
00:04:36
Tendremos acceso integrado a SharePoint, OneNote. Tendremos una fuerte integración de la suite Office 365 y tendremos un espacio de trabajo personalizable para incluir contenido, características que el equipo usa a diario.
00:05:00
Ahora vamos a descifrar nuestra colaboración.
00:05:11
Hoy en día, si tomamos la altura, vemos que Outlook se ha convertido en nuestro EDM (gestión de documentos electrónicos personales).
00:05:23
Escribí esta frase porque me la dijo una vez un usuario y me pareció relevante y realmente realista. ¿Para qué? Simplemente porque hoy con Outlook, almacenamos la información que recibimos y esta información está contenida en el mensaje, en el cuerpo del mensaje. Tendremos un montón de explicaciones, un montón de intercambios, pero también encontraremos
00:05:55
en estos mensajes tablas, imágenes, archivos adjuntos... Un montón de información que necesitamos encontrar y siempre la estamos buscando. También encontraremos todos los archivos adjuntos que almacenamos y almacenaremos las diferentes y múltiples versiones de los documentos (V1, V2, V2bis...). Puede tener varias versiones de documentos.
00:06:28
Cuando hayamos almacenado todos estos archivos adjuntos, nos daremos cuenta de que terminaremos con un almacenamiento de mensajes insuficiente. Ahora ha cambiado ya que tenemos un buzón que será mucho más grande ya que dependiendo de la elección de licencia puedes ir hasta 100 GB de datos en tu caja principal e ilimitado en archivado.
00:07:03
Hasta hace poco, estábamos limitados en el almacenamiento de nuestra información.
00:07:09
También es en Outlook donde almacenaremos todas nuestras reuniones y actas de reuniones que estén asociadas y que enviemos por correo electrónico. Veremos la versión V1 y las versiones revisadas y corregidas que a veces se almacenarán en otro lugar.
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El hecho de tener toda esta información almacenada directamente en Outlook, pasaremos una cantidad importante de tiempo buscando esta información aunque Outlook tenga un buscador muy potente con posibilidades de afinar nuestras búsquedas. Estamos constantemente buscando esta información porque algunas personas clasifican la información en diferentes carpetas, otras dejan todo en su caja principal y pasamos una cantidad infinita de tiempo allí.
00:08:10
Lo que significa que detrás de todo esto, la gestión de nuestros correos electrónicos lleva mucho tiempo y, en ocasiones, perjudica nuestra productividad.
00:08:21
Lo que sucede incluso a veces cuando no encontramos esta información, almacenaremos la misma información que nuestros colegas en una estructura de árbol diferente. Cuando no encontremos esta información, no dudaremos en enviarle un correo electrónico para decirle que no la tenemos y que debe devolérnosla. Lo que puede ser molesto es que a veces la pérdida de los mensajes que veremos en la bandeja de entrada podría llevar a un desastre.
00:08:57
para nuestra empresa ya que tendremos información relativamente importante con, por ejemplo, claves de acceso a diferentes servicios. Para terminar con nuestra práctica de colaboración, lo que será molesto es que a la salida de un empleado, si la persona tiene mucha información, tenderemos a migrar estos mensajes de un empleado a otro empleado.
00:09:27
porque este tiene mucha información importante.
00:09:33
Para terminar en esta parte sobre nuestra colaboración con respecto a Outlook, un estudio realizado por la compañía Radical Group reveló que en 2016, se enviaron 215 mil millones de correos electrónicos diariamente en el mundo.
00:10:00
El pronóstico para 2020 es del orden de 258 mil millones de correos electrónicos por día, lo que significa que tendremos una sobredosis. Con esta nueva aplicación de Collaborative Teams, tendremos que evolucionar nuestras prácticas de colaboración.
00:10:22
Propongo una docena que he examinado para ustedes, que son 10 buenas prácticas que he identificado.
00:10:38
Si tienes otros, no dudes en compartirlos con nosotros en el chat si quieres configurarlos para que podamos intercambiar.
00:10:48
Te responderemos a través del blog.
00:10:51
Práctica recomendada #1: Estoy listo para adoptar Teams con mi equipo. ¿Cuáles son las mejores prácticas para que mi equipo lo adopte? Primero, especifique las pautas, cómo se utilizará y con qué propósito. Si la implementación es borrosa, necesariamente en uso se difuminará. También evitaremos crear toneladas de equipos y canales a riesgo de perdernos y no saber más.
00:11:26
dónde está nuestra información y decir que después algunos equipos pueden morir. Sigue siendo importante explicar el uso de estos diferentes canales.
00:11:43
Te darás cuenta de que seguirá siendo mucho más intuitivo con Teams enviar un mensaje a varios que hacerlo con Outlook.
00:11:56
Se debe establecer una convención de nomenclatura y clasificación. Generalmente, al principio, clasificamos los datos y si no están bien estructurados, necesariamente la adopción puede ser más complicada. Nos hemos acostumbrado durante años en nuestros servidores, en nuestro disco duro a estructurar nuestra información. Siéntase libre de implementar esta práctica recomendada cuando vaya a usar Teams.
00:12:30
La segunda buena práctica: tengo docenas de mensajes sobre el mismo tema.
00:12:45
La mejor práctica será centralizar todos los temas en los canales.
00:12:53
Lo que nos permitirá colaborar en tiempo real es crear canales por proyecto. Has configurado tu equipo, no dudes en crear canales por proyecto. Cuando este proyecto esté terminado, no dudes en ocultarlo u ocultar a tu equipo. Del mismo modo, en sus canales, siéntase libre de eliminar pestañas innecesarias
00:13:26
que no uses y uses los que son importantes.
00:13:31
Administre las vistas de los equipos favoritos poniéndolos en favoritos, los equipos con los que trabajamos a diario, oculte los canales y equipos que no usa y archive los proyectos completados.
00:13:50
Buena práctica # 3: A menudo intercambio mensajes con el mismo grupo de personas. Use conversaciones de equipo, conversaciones individuales con varias personas. Es el equivalente a Skype. Si a menudo tenemos conversaciones con un grupo de personas, la mejor práctica son las conversaciones en equipo y sobre todo la ventaja es que no nos arriesgamos a perder el historial de conversaciones.
00:14:21
Desvincular la respuesta a un mensaje y la creación de un nuevo tema. Puede poner en los nuevos temas que cree un objeto como se puede hacer en Outlook. Responde a los temas existentes enriqueciendo tus conversaciones con GIF, emojis y pegatinas que te permitirán poner emociones en una conversación fría que podrías tener por correo electrónico.
00:14:56
Si después de un tiempo surge la necesidad de que el intercambio de texto sea demasiado insuficiente, no dude en pasar a una reunión cara a cara que sea aún más conveniente para intercambiar con las personas directamente oralmente.
00:15:21
Buena práctica # 4: Necesito distinguir cuándo estoy copiando o cuándo soy el destinatario principal de la acción. La mejor práctica de Teams si tienes este uso es usar las menciones. Siéntase libre de usar una mención en las conversaciones de equipo, puede mencionar personas, así como canales o directamente equipos. Manténgase informado siguiendo los canales cuando haya nuevas publicaciones.
00:15:53
Esto le permitirá mantenerse siempre informado y encontrar esta información más rápido.
00:15:58
Oculta lo que no te concierne.
00:16:03
Para encontrar fácilmente todo esto, manténgase informado gracias a las alertas de actividad, por eso se configuró esta función. Puede encontrar, utilizando filtros, esta información.
00:16:19
Buena práctica # 5: Regularmente transfiero mensajes para informar.
00:16:27
La mejor práctica de Teams en este nivel es poder usar la pestaña Wiki como un cuaderno de equipo o agregar un cuaderno para recopilar notas y conocimientos a nivel de equipo.
00:16:44
Coloque un enlace en una conversación para resaltar un documento en lugar de enviarlo siempre como un archivo adjunto. Esto evitará la multiplicidad de documentos y siempre tendrá acceso a los documentos correctos.
00:16:59
Puede usar conectores para obtener acceso a otros servicios si necesita servicios distintos de los que le proporciona el conjunto de aplicaciones de Office 365. Otra buena práctica: si recibes correos electrónicos y se transmitirán al equipo, en lugar de comunicar tu dirección de correo electrónico, pide directamente que envíes el correo electrónico al canal, ya que tienes la posibilidad de enviar un correo electrónico directamente a un canal, lo que permitirá que todo el equipo esté informado.
00:17:32
Práctica recomendada # 6: A menudo intercambio correos electrónicos para actualizar documentos y mi cuota de almacenamiento es insuficiente.
00:17:42
La mejor práctica en los equipos es facilitar la colaboración en torno a los documentos,
00:17:50
para compartir estos archivos como un enlace, lo que le permitirá encontrarlos más fácilmente, para poder trabajar juntos en los documentos,
00:18:03
para hacer coedición e incluso podrás discutir mientras editas tus documentos. Evitará la multiplicidad de documentos, podrá encontrar sus documentos más fácilmente en lugar de almacenarlos en su cuadro de Outlook.
00:18:21
Práctica recomendada # 7: A menudo envío los mismos archivos adjuntos a mis colegas. La práctica recomendada en Teams será personalizar las pestañas para facilitar el acceso a los archivos recurrentes. Nada le impide tabular un documento para que la gente lo vea de inmediato.
00:18:46
Copiar un enlace de un documento para ponerlo directamente en la conversación
00:18:51
para que la persona acceda directamente a ella. Agregue los documentos en la conversación en lugar de la pestaña "archivos" si desea que todo el equipo vea este documento.
00:19:05
Práctica recomendada # 8: A menudo busco información.
00:19:12
La mejor práctica en Teams es guardar los mensajes que son importantes, lo que le permitirá encontrarlos más rápido y más fácil, fijar conversaciones importantes,
00:19:26
use los filtros en el feed de actividad de acuerdo con los criterios que ha determinado encontrar, especialmente cuando se le menciona. Finalmente, use el motor de búsqueda y los filtros para encontrar esta información.
00:19:45
Buena Práctica #9:
00:19:49
A menudo pierdo el tiempo de reunión y me gustaría ser más eficiente. La mejor práctica es no dudar en utilizar la función "conferencia ahora" que le permite pasar de manera simple y rápida de una conversación de texto a una reunión improvisada.
00:20:13
Esta función de "conferencia ahora" promueve el uso de conferencias de audio y video con la posibilidad de compartir pantalla. Podremos grabar las reuniones y luego ponerlas a disposición de otros miembros del equipo que estuvieron ausentes durante esta reunión.
00:20:38
Y podrán encontrar toda la información que has intercambiado. Práctica recomendada #10: Durante las reuniones, comparto información con otras personas. La mejor práctica es no dudar en compartir su pantalla. Configurar un bloc de notas compartido para coeditar y tomar notas durante la reunión
00:21:10
y validar todo esto antes de salir lo que evita el incesante intercambio de información después de la reunión para saber lo que se ha dicho y que todos salgan de la reunión validando lo que se ha dicho. Siéntase libre de intercambiar información a través de conversaciones, por ejemplo.
00:21:34
enlaces a aplicaciones o documentos. Siéntase libre de compartir información.
00:21:43
Una práctica adicional: a menudo envío archivos adjuntos a personas en movimiento. Tengo colegas que no están en la oficina todos los días, que se mudan a la casa del cliente y que a menudo me piden información, archivos adjuntos sobre diferentes tipos de documentos. La práctica recomendada en Teams es instalar la aplicación móvil en su teléfono inteligente.
00:22:15
Esto te permitirá llevar a todos tus equipos contigo, significa que con la aplicación móvil podrás encontrar los equipos, todos los canales, documentos, conversaciones y pestañas en tu smartphone. Esto le permite tener directamente en su teléfono inteligente a todo su equipo como lo tiene cuando está en la oficina.
00:22:45
Estas buenas prácticas que hemos definido, ahora será necesario definir cómo seremos capaces de transmitirlas y compartirlas dentro de su equipo.
00:23:03
Lo primero es confiar en una red de embajadores. ¿Para qué? En primer lugar, para explicar el significado de la transformación.
00:23:19
Dentro de la empresa, influirán en los equipos a través de conversaciones informales que permitirán difundir y crear conocimientos de manera más efectiva porque el aprendizaje a través de colegas es uno de los métodos más efectivos y utilizados en los negocios. En segundo lugar, tranquilizarán a los usuarios, ya que ya han probado la herramienta aguas arriba, capitalizarán
00:23:51
y acumular experiencia para convertirlo todo en conocimiento. Último punto, podrán compartir sus comentarios.
00:24:05
La segunda forma de transmitir, de compartir estas buenas prácticas, será concienciar y formar a los empleados.
00:24:19
Para ello, es importante utilizar plataformas digitales y colaborativas, ofrecer formación adaptada utilizando casos concretos, ofrecer recursos de formato corto, vídeos tutoriales, vídeos de casos de uso y establecer reuniones físicas dedicadas o que tengan como objetivo permitir mejoras continuas de cada entidad.
00:24:52
y abordar temas transversales como las iniciativas locales.
00:24:59
No debemos descuidar el fortalecimiento del conocimiento porque permite un mejor anclaje de estas nuevas prácticas en los hábitos. Este nuevo anclaje permitirá
00:25:17
que esto es a largo plazo y no a corto plazo, ya que rápidamente encontramos sus malos hábitos. Fortalecer el conocimiento es realmente importante para que esto dure en el tiempo.
00:25:30
A nivel de curso, ya hemos preparado una serie de cursos en nuestra plataforma para Teams. Tenemos un primer curso llamado "colaborar en equipo", tenemos un segundo llamado "comunicar en equipo",
00:25:53
el tercero se llama "gestionar reuniones en Teams". También tenemos un curso de "usar Teams en iOS" y estamos preparando uno próximo que será la versión ilustrada de todo lo que acabamos de comentar: "las 10 mejores prácticas de Teams". Sepan que podrán encontrar todo esto en nuestra plataforma, que les presento. Hice un filtro a nivel de tutoriales en Teams.
00:26:28
Tenemos 50 videos tutoriales a su disposición, también tenemos algunos casos de uso y regularmente traeremos nuevas prácticas del servicio Teams a nuestra plataforma.
00:26:49
En conclusión de esta sesión, lo que es importante recordar de esta sesión es que Microsoft Teams es ideal para todas las comunicaciones y colaboraciones diarias dentro de un departamento,
00:27:06
un equipo de proyecto o un colectivo de personas que trabajan en estrecha colaboración con un objetivo común o entregable que se debe lograr. Yo diría que mantenga Outlook para acciones formales en su lugar y manténgase leal a Teams para las tareas diarias.
00:27:28
Hemos llegado al final de este período de sesiones.
00:27:32
Gracias por escuchar. Especialmente si durante esta sesión todavía tienes preguntas que hacer, no dudes en utilizar nuestro chat para enviar tus preguntas y te responderemos en el blog de la próxima semana. Gracias a todos, adiós.

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00:00:44
Wir werden dann versuchen zu verstehen, wie wir zusammenarbeiten, wir werden unsere Zusammenarbeit entschlüsseln.
00:00:50
Um dann zu versuchen, diese Kollaborationspraktiken mit dem Teams-Tool anzuwenden und für alles, was Teams anbieten kann, ein Dutzend Best Practices für die Zusammenarbeit mit Teams zu definieren.
00:01:08
Der nächste Punkt, den wir ansprechen werden: Wie können wir diese guten Praktiken innerhalb unserer Einheit übermitteln und teilen? Wir werden mit der Synthese abschließen. Die Ziele, die wir während dieser Sitzung festlegen werden, werden darin bestehen, diese Best Practices für den Einsatz von Teams zu identifizieren und die Zusammenarbeit in Unternehmen zu fördern. Wir kommen nun zu diesem ersten Punkt,
00:01:39
in der Einleitung: Teams für welchen Nutzen? Dazu schlage ich dieses Diagramm vor, das Microsoft erstellt hat, eine grafische Darstellung der verschiedenen Verwendungen, die wir mit Kommunikationstools haben könnten.
00:02:00
Wir haben 3 Hauptachsen: die innere Schleife, die äußere Schlaufe und die offene Schleife. Es ist wichtig, dies im Hinterkopf zu behalten, um die Verwendung dieser verschiedenen Tools zu kennen.
00:02:13
Ich werde Ihnen zuerst über die offene Schleife erzählen, die Outlook für die Verwendung von formalen und gezielten Austauschen betreffen wird.
00:02:26
Wisse, dass wir eine E-Mail an jeden senden können, der eine E-Mail-Adresse hat, aber wir müssen immer noch wachsam sein, was wir in unsere Nachrichten schreiben, aus Angst, dass, wenn sie übertragen wird und die Person sie erhält, sie erhebliche Auswirkungen haben könnte.
00:02:49
Ich würde also sagen, dass E-Mail eher für den formalen Gebrauch, konkreter und weniger willkürlich ist. Stattdessen werden wir die Verwendung von Outlook für offizielle Nachrichten an unsere Kunden, Lieferanten usw. beibehalten.
00:03:06
Für die andere Schleife, die interne Schleife, also die Menschen, mit denen wir regelmäßig an internen Projekten arbeiten, ist Teams wirklich das am besten platzierte Produkt auf dieser Ebene. Er ist wirklich sehr orientiert an allem, was ein permanentes Gespräch sein könnte, das wir täglich mit den Menschen führen können, mit denen wir regelmäßig zusammenarbeiten,
00:03:31
einschließlich Personen außerhalb, da Teams draußen geöffnet ist, und zu den verschiedenen Revisionen, die wir für unsere Dateien haben können.
00:03:39
Ich würde sagen, dass Teams wirklich das richtige Werkzeug ist, um dort zu arbeiten, wo wir all diese formellen oder informellen Gespräche finden, kurz, direkt, und wo wir mit sehr eng verbundenen Teams arbeiten werden. Dazu gehören auch externe Personen, die nicht unbedingt Teil unseres Netzwerks sind.
00:04:03
Wir könnten sagen, dass Teams dazu bestimmt ist, der wesentliche Einstiegspunkt zu werden, wenn Sie Ihren Arbeitstag beginnen, dh dass Sie ihn auf die gleiche Weise wie Outlook für eine Arbeit mit unseren täglichen Teams beginnen werden. Wozu? Weil es sich um ein flexibles Echtzeit-Kommunikationstool handelt, mit dem wir jederzeit Inhalte und Historie finden können, einschließlich Teamgesprächen, die für alle Teammitglieder sichtbar sind.
00:04:36
Wir werden einen integrierten Zugriff auf SharePoint, OneNote haben. Wir werden eine starke Integration der Office 365-Suite haben und wir werden einen anpassbaren Arbeitsbereich haben, der Inhalte enthält, Funktionen, die das Team täglich verwendet.
00:05:00
Jetzt werden wir unsere Zusammenarbeit entschlüsseln.
00:05:11
Heute, wenn wir die Höhe nehmen, sehen wir, dass Outlook zu unserem EDM (Personal Electronic Document Management) geworden ist.
00:05:23
Ich habe diesen Satz aufgeschrieben, weil er mir einmal von einem Benutzer erzählt wurde und ich ihn relevant und wirklich realistisch fand. Wozu? Einfach, weil wir heute mit Outlook die Informationen speichern, die wir erhalten, und diese Informationen in der Nachricht, im Textkörper der Nachricht enthalten sind. Wir werden eine ganze Reihe von Erklärungen haben, eine ganze Reihe von Austauschen, aber wir werden auch finden
00:05:55
in diesen Nachrichten Tabellen, Bilder, Anhänge... Eine ganze Reihe von Informationen, die wir finden müssen und wir sind immer auf der Suche danach. Wir werden auch alle Anhänge finden, die wir speichern, und wir werden die verschiedenen und mehreren Versionen der Dokumente (V1, V2, V2bis ...) speichern. Sie können eine Reihe von Versionen von Dokumenten haben.
00:06:28
Wenn wir all diese Anhänge gespeichert haben, werden wir feststellen, dass wir am Ende nicht genügend Nachrichtenspeicher haben. Jetzt hat es sich geändert, da wir ein Postfach haben, das viel größer sein wird, da Sie je nach Wahl der Lizenz bis zu 100 GB Daten in Ihrer Hauptbox und unbegrenzt in der Archivierung verwenden können.
00:07:03
Bis vor kurzem waren wir in der Speicherung unserer Informationen eingeschränkt.
00:07:09
Außerdem speichern wir in Outlook alle unsere Besprechungen und Besprechungsprotokolle, die verknüpft sind und die wir per E-Mail senden. Wir werden die V1-Version und die Korrektur- und korrigierten Versionen sehen, die manchmal an einem anderen Ort gespeichert werden.
00:07:35
Die Tatsache, dass all diese Informationen direkt in Outlook gespeichert sind, wird viel Zeit damit verbringen, nach diesen Informationen zu suchen, auch wenn Outlook eine sehr leistungsfähige Suchmaschine mit Möglichkeiten zur Verfeinerung unserer Suchen hat. Wir sind ständig auf der Suche nach diesen Informationen, weil einige Leute die Informationen in verschiedene Ordner klassifizieren, andere lassen alles in ihrer Hauptbox und wir verbringen unendlich viel Zeit dort.
00:08:10
Das bedeutet, dass hinter all dem die Verwaltung unserer E-Mails zeitaufwendig ist und manchmal unserer Produktivität schadet.
00:08:21
Was passiert, auch wenn wir diese Informationen nicht finden, speichern wir die gleichen Informationen wie unsere Kollegen in einer anderen Baumstruktur. Wenn wir diese Informationen nicht finden, werden wir nicht zögern, ihm eine E-Mail zu senden, um ihm mitzuteilen, dass wir sie nicht haben und dass er sie an uns zurücksenden muss. Was ärgerlich sein kann, ist, dass manchmal der Verlust der Nachrichten, die wir im Posteingang sehen werden, zu einer Katastrophe führen kann.
00:08:57
für unser Unternehmen, da wir relativ wichtige Informationen haben, z. B. Zugangscodes zu verschiedenen Diensten. Um unsere Praxis der Zusammenarbeit abzuschließen, wird es ärgerlich sein, dass wir beim Ausscheiden eines Mitarbeiters, wenn die Person viele Informationen hat, dazu neigen, diese Nachrichten von einem Mitarbeiter zu einem anderen Mitarbeiter zu migrieren.
00:09:27
weil dieser viele wichtige Informationen enthält.
00:09:33
Um diesen Teil über unsere Zusammenarbeit in Bezug auf Outlook abzuschließen, ergab eine Studie des Unternehmens Radical Group, dass im Jahr 2016 täglich 215 Milliarden E-Mails in der Welt gesendet wurden.
00:10:00
Die Prognose für 2020 liegt in der Größenordnung von 258 Milliarden E-Mails pro Tag, was bedeutet, dass wir überdosieren werden. Mit dieser neuen Collaborative Teams-Anwendung müssen wir unsere Kollaborationspraktiken weiterentwickeln.
00:10:22
Ich schlage ein Dutzend vor, das ich für Sie betrachtet habe, das sind 10 gute Praktiken, die ich identifiziert habe.
00:10:38
Wenn Sie andere haben, zögern Sie nicht, sie mit uns im Chat zu teilen, wenn Sie sie so einrichten möchten, dass wir sie austauschen können.
00:10:48
Wir werden Ihnen über den Blog antworten.
00:10:51
Best Practice #1: Ich bin bereit, Teams mit meinem Team zu übernehmen. Was sind die Best Practices, um mein Team dazu zu bringen, es zu übernehmen? Geben Sie zunächst die Richtlinien an, wie und zu welchem Zweck sie verwendet werden. Wenn die Implementierung verschwommen ist, wird sie notwendigerweise bei der Verwendung verschwommen. Wir werden auch vermeiden, Tonnen von Teams und Kanälen zu erstellen, auf die Gefahr hin, verloren zu gehen und nicht mehr zu wissen.
00:11:26
wo sind unsere Informationen und zu sagen, dass nach einigen Teams sterben können. Es ist immer noch wichtig, die Verwendung dieser verschiedenen Kanäle zu erklären.
00:11:43
Sie werden feststellen, dass es bei Teams immer noch viel intuitiver sein wird, eine Nachricht an mehrere zu senden, als dies mit Outlook zu tun.
00:11:56
Es muss eine Benennungs- und Klassifizierungskonvention eingerichtet werden. Im Allgemeinen klassifizieren wir zu Beginn die Daten und wenn sie nicht gut strukturiert sind, kann die Übernahme notwendigerweise komplizierter sein. Wir haben uns seit Jahren auf unseren Servern, auf unserer Festplatte daran gewöhnt, unsere Informationen zu strukturieren. Fühlen Sie sich frei, diese Best Practice zu implementieren, wenn Sie Teams verwenden.
00:12:30
Die zweite gute Praxis: Ich habe Dutzende von Nachrichten zum gleichen Thema.
00:12:45
Die beste Methode wird sein, alle Themen in den Kanälen zu zentralisieren.
00:12:53
Was es uns ermöglicht, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, ist die Erstellung von Kanälen pro Projekt. Sie haben Ihr Team eingerichtet, zögern Sie nicht, Kanäle pro Projekt zu erstellen. Wenn dieses Projekt abgeschlossen ist, zögern Sie nicht, es zu verstecken oder Ihr Team zu verstecken. Ähnlich in Ihren Kanälen, fühlen Sie sich frei, unnötige Tabs zu entfernen
00:13:26
dass Sie nicht die verwenden und verwenden, die wichtig sind.
00:13:31
Verwalten Sie die Ansichten von Lieblingsteams, indem Sie sie in Favoriten einfügen, Teams, mit denen wir täglich zusammenarbeiten, Kanäle und Teams ausblenden, die Sie nicht verwenden, und abgeschlossene Projekte archivieren.
00:13:50
Good Practice #3: Ich tausche oft Nachrichten mit der gleichen Gruppe von Menschen aus. Verwenden Sie Teamgespräche, Einzelgespräche mit einer Reihe von Personen. Es ist das Äquivalent zu Skype. Wenn wir oft Gespräche mit einer Gruppe von Menschen führen, ist die beste Praxis Teamgespräche und vor allem der Vorteil ist, dass wir nicht riskieren, die Geschichte von Gesprächen zu verlieren.
00:14:21
Aufheben der Verknüpfung beim Beantworten einer Nachricht und Erstellen eines neuen Themas. Sie können die neuen Themen, die Sie erstellen, wie in Outlook erstellen. Reagieren Sie auf bestehende Themen, indem Sie Ihre Gespräche mit GIFs, Emojis und Aufklebern anreichern, mit denen Sie Emotionen in ein kaltes Gespräch bringen können, das Sie per E-Mail führen könnten.
00:14:56
Wenn nach einer Weile die Notwendigkeit entsteht, dass der Textaustausch zu unzureichend ist, zögern Sie nicht, zu einem persönlichen Treffen überzugehen, das noch bequemer ist, um sich direkt mündlich mit Menschen auszutauschen.
00:15:21
Gute Praxis #4: Ich muss unterscheiden, wann ich kopiere oder wann ich der primäre Empfänger für Aktionen bin. Die beste Methode von Teams, wenn Sie diese Verwendung haben, ist die Verwendung der Erwähnungen. Fühlen Sie sich frei, eine Erwähnung in Teamgesprächen zu verwenden, Sie können Personen sowie Kanäle oder direkt Teams erwähnen. Bleiben Sie auf dem Laufenden, indem Sie den Kanälen folgen, wenn es neue Beiträge gibt.
00:15:53
Auf diese Weise bleiben Sie immer auf dem Laufenden und finden diese Informationen schneller.
00:15:58
Verbergen Sie, was Sie nicht betrifft.
00:16:03
Um all dies leicht zu finden, bleiben Sie dank Aktivitätswarnungen auf dem Laufenden, deshalb wurde diese Funktion eingerichtet. Sie können diese Informationen mithilfe von Filtern finden.
00:16:19
Good Practice #5: Ich übertrage regelmäßig Nachrichten, um zu informieren.
00:16:27
Die beste Methode von Teams auf dieser Ebene besteht darin, die Registerkarte Wiki als Teamnotizbuch verwenden oder ein Notizbuch zum Sammeln von Notizen und Wissen auf Teamebene hinzufügen zu können.
00:16:44
Setzen Sie einen Link in eine Unterhaltung, um ein Dokument hervorzuheben, anstatt es immer als Anlage zu senden. Dadurch wird die Vielzahl von Dokumenten vermieden und Sie haben immer Zugriff auf die richtigen Dokumente.
00:16:59
Sie können Connectors verwenden, um auf andere Dienste zuzugreifen, wenn Sie andere Dienste als die von der Office 365-Suite bereitgestellten benötigen. Eine weitere bewährte Methode: Wenn Sie E-Mails erhalten und diese an das Team übermittelt werden, bitten Sie anstatt Ihre E-Mail-Adresse direkt zu übermitteln, die E-Mail direkt an den Kanal zu senden, da Sie die Möglichkeit haben, eine E-Mail direkt an einen Kanal zu senden, wodurch das gesamte Team informiert werden kann.
00:17:32
Best Practice #6: Ich tausche oft E-Mails aus, um Dokumente zu aktualisieren, und mein Speicherkontingent ist unzureichend.
00:17:42
Die best practice in Teams ist es, die Zusammenarbeit rund um Dokumente zu erleichtern.
00:17:50
diese Dateien als Link zu teilen, damit Sie sie leichter finden können, um gemeinsam an den Dokumenten arbeiten zu können,
00:18:03
um Co-Editing zu machen, und Sie werden sogar in der Lage sein, zu diskutieren, während Sie Ihre Dokumente bearbeiten. Sie vermeiden die Vielzahl von Dokumenten, Sie werden in der Lage sein, Ihre Dokumente leichter zu finden, anstatt sie in Ihrer Outlook-Box zu speichern.
00:18:21
Best Practice #7: Ich schicke oft die gleichen Anhänge an meine Kollegen. Die bewährte Methode in Teams besteht darin, Registerkarten anzupassen, um den Zugriff auf wiederkehrende Dateien zu erleichtern. Nichts hindert Sie daran, ein Dokument auf die Registerkarte zu tabulieren, damit die Leute es sofort sehen können.
00:18:46
Kopieren eines Links aus einem Dokument, um ihn direkt in die Konversation einzufügen
00:18:51
damit die Person direkt darauf zugreifen kann. Fügen Sie die Dokumente in der Unterhaltung anstelle der Registerkarte "Dateien" hinzu, wenn Sie möchten, dass das gesamte Team dieses Dokument anzeigen kann.
00:19:05
Best Practice #8: Ich suche oft nach Informationen.
00:19:12
Die beste Methode in Teams besteht darin, wichtige Nachrichten zu speichern, damit Sie sie schneller und einfacher finden, wichtige Konversationen anheften,
00:19:26
Verwenden Sie die Filter im Aktivitätsfeed nach den Kriterien, die Sie festgelegt haben, um sie zu finden, insbesondere wenn Sie erwähnt werden. Verwenden Sie schließlich die Suchmaschine und Filter, um diese Informationen zu finden.
00:19:45
Good Practice #9:
00:19:49
Ich verschwende oft Besprechungszeit und möchte effizienter sein. Die beste Methode ist, nicht zu zögern, die Funktion "Konferenz jetzt" zu verwenden, mit der Sie einfach und schnell von einer Textkonversation zu einem spontanen Meeting wechseln können.
00:20:13
Diese Funktion "Jetzt Konferenzen" fördert die Verwendung von Audio- und Videokonferenzen mit der Möglichkeit der Bildschirmfreigabe. Wir werden in der Lage sein, die Meetings aufzuzeichnen und sie dann anderen Mitgliedern des Teams zur Verfügung zu stellen, die während dieses Meetings abwesend waren.
00:20:38
Und sie werden in der Lage sein, alle Informationen zu finden, die Sie ausgetauscht haben. Best Practice #10: Während Meetings teile ich Informationen mit anderen Personen. Die beste Methode ist, nicht zu zögern, Ihren Bildschirm zu teilen. Einrichten eines freigegebenen Notizbuchs zum gemeinsamen Bearbeiten und Erstellen von Notizen während der Besprechung
00:21:10
und all dies vor der Abreise zu validieren, was den unaufhörlichen Informationsaustausch nach dem Treffen vermeidet, um zu wissen, was gesagt wurde und dass jeder das Treffen verlässt, um zu bestätigen, was gesagt wurde. Gerne können Sie Informationen über Gespräche austauschen, zum Beispiel
00:21:34
Links zu Bewerbungen oder Dokumenten. Fühlen Sie sich frei, Informationen zu teilen.
00:21:43
Eine Bonuspraxis: Ich schicke oft Anhänge an Menschen, die unterwegs sind. Ich habe Kollegen, die nicht jeden Tag im Büro sind, die zum Haus des Kunden unterwegs sind und mich oft um Informationen bitten, Anhänge zu verschiedenen Arten von Dokumenten. Die beste Methode in Teams besteht darin, die mobile App auf Ihrem Smartphone zu installieren.
00:22:15
Dies ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Teams mitzunehmen, es bedeutet, dass Sie mit der mobilen Anwendung die Teams, alle Kanäle, Dokumente, Gespräche und Registerkarten auf Ihrem Smartphone finden können. Auf diese Weise können Sie Ihr gesamtes Team direkt auf Ihrem Smartphone haben, wie Sie es haben, wenn Sie im Büro sind.
00:22:45
Diese guten Praktiken, die wir definiert haben, wird es nun notwendig sein zu definieren, wie wir sie innerhalb seines Teams übermitteln und teilen können.
00:23:03
Das erste ist, sich auf ein Netzwerk von Botschaftern zu verlassen. Wozu? Zunächst einmal, um die Bedeutung von Transformation zu erklären.
00:23:19
Innerhalb des Unternehmens werden sie Teams durch informelle Gespräche beeinflussen, die es ermöglichen, Wissen effektiver zu verbreiten und zu schaffen, da das Lernen durch Kollegen eine der effektivsten und am häufigsten verwendeten Methoden im Geschäft ist. Zweitens werden sie die Benutzer beruhigen, da sie das Tool bereits im Vorfeld getestet haben, sie werden Kapital schlagen
00:23:51
und sammeln Sie Erfahrung, um alles in Wissen zu verwandeln. Letzter Punkt, sie werden in der Lage sein, ihr Feedback zu teilen.
00:24:05
Die zweite Möglichkeit, diese bewährten Verfahren zu vermitteln, zu teilen, besteht darin, das Bewusstsein zu schärfen und die Mitarbeiter zu schulen.
00:24:19
Dazu ist es wichtig, digitale und kollaborative Plattformen zu nutzen, angepasste Schulungen anhand konkreter Fälle anzubieten, kurzformatige Ressourcen, Tutorial-Videos, Anwendungsfallvideos anzubieten und dedizierte physische Meetings einzurichten oder kontinuierliche Verbesserungen jeder Entität zu ermöglichen
00:24:52
und Querschnittsthemen wie lokale Initiativen anzugehen.
00:24:59
Wir dürfen die Stärkung des Wissens nicht vernachlässigen, weil sie eine bessere Verankerung dieser neuen Praktiken in Gewohnheiten ermöglicht. Diese neue Verankerung ermöglicht
00:25:17
dass dies langfristig und nicht kurzfristig ist, da wir schnell seine schlechten Angewohnheiten finden. Die Stärkung des Wissens ist wirklich wichtig, damit dies im Laufe der Zeit anhält.
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Auf Kursebene haben wir bereits eine Reihe von Kursen auf unserer Plattform für Teams vorbereitet. Wir haben einen ersten Kurs namens "Zusammenarbeit in einem Team", wir haben einen zweiten namens "Kommunikation in einem Team",
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die dritte heißt "Besprechungen in Teams verwalten". Wir haben auch einen Kurs "Teams auf iOS verwenden" und bereiten einen nächsten vor, der die illustrierte Version von allem sein wird, was wir gerade besprochen haben: "die 10 Best Practices von Teams". Wisse, dass du all dies auf unserer Plattform finden kannst, die ich dir präsentiere. Ich habe einen Filter auf der Ebene der Tutorials auf Teams erstellt.
00:26:28
Wir haben 50 Tutorial-Videos zur Verfügung, wir haben auch einige Anwendungsfälle und wir werden regelmäßig neue Praktiken des Teams-Dienstes in unsere Plattform bringen.
00:26:49
Zum Abschluss dieser Sitzung ist es wichtig, sich an diese Sitzung zu erinnern, dass Microsoft Teams ideal für die gesamte tägliche Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb einer Abteilung ist.
00:27:06
ein Projektteam oder ein Kollektiv von Personen, die eng zusammenarbeiten und ein gemeinsames Ziel oder ergebnisreiches Ergebnis verfolgen. Ich würde sagen, behalten Sie stattdessen Outlook für formale Aktionen und bleiben Sie Teams für alltägliche Aufgaben treu.
00:27:28
Wir sind am Ende dieser Sitzung.
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Vielen Dank fürs Zuhören. Vor allem, wenn Sie während dieser Sitzung noch Fragen zu stellen haben, zögern Sie nicht, unseren Chat zu nutzen, um Ihre Fragen einzureichen, und wir werden Ihnen im Blog der nächsten Woche antworten. Danke euch allen, auf Wiedersehen.

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Então tentaremos entender como colaboramos, vamos decifrar nossa colaboração.
00:00:50
Para então tentar aplicar essas práticas de colaboração com a ferramenta Equipes e definir tudo o que as Equipes podem oferecer, uma dúzia de práticas recomendadas para colaborar com equipes.
00:01:08
O próximo ponto que vamos abordar: como transmitir e compartilhar essas boas práticas dentro de nossa entidade? Terminaremos com a síntese. Os objetivos que estabeleceremos durante esta sessão serão identificar essas melhores práticas para o uso de Equipes e promover a colaboração nas empresas. Agora vamos voltar para este primeiro ponto,
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em introdução: Equipes para que uso? Para isso proponho este diagrama que a Microsoft fez, uma representação gráfica dos diferentes usos que poderíamos ter com ferramentas de comunicação.
00:02:00
Temos 3 eixos principais: o laço interno, o laço externo e o laço aberto. É importante ter isso em mente para saber o uso dessas diferentes ferramentas.
00:02:13
Primeiro falarei sobre o loop aberto que preocupará o Outlook com o uso de trocas formais e direcionadas.
00:02:26
Saiba que podemos enviar um e-mail para quem tem um endereço de e-mail, mas ainda devemos estar atentos ao que colocamos em nossas mensagens por medo de que, se for transferido e a pessoa o receber, pode ter um impacto significativo.
00:02:49
Então eu diria que o e-mail é mais para uso formal, mais concreto e menos arbitrário. Em vez disso, manteremos o uso do Outlook para mensagens oficiais para nossos clientes, fornecedores, etc.
00:03:06
Para o outro loop, o loop interno, ou seja, as pessoas com quem trabalhamos regularmente em projetos internos, as equipes são realmente o produto mais bem colocado neste nível. Ele é realmente muito orientado para tudo o que poderia ser uma conversa permanente que podemos ter diariamente com as pessoas com quem trabalhamos regularmente,
00:03:31
incluindo pessoas fora, já que as equipes estão abertas fora, e para as diferentes revisões que podemos ter em nossos arquivos.
00:03:39
Eu diria que as equipes são realmente a ferramenta certa para trabalhar onde encontraremos todas essas conversas formais ou informais, curtas, diretas, e onde trabalharemos com equipes muito apertadas. Isso também inclui pessoas externas que não fazem necessariamente parte da nossa rede.
00:04:03
Podemos dizer que as Equipes estão destinadas a se tornar o ponto de entrada essencial quando você começar seu dia de trabalho, ou seja, você vai começar da mesma forma que o Outlook para um trabalho com nossas equipes diárias. Para quê? Por ser uma ferramenta flexível de comunicação em tempo real, onde poderemos encontrar conteúdo e histórico a qualquer momento, incluindo conversas em equipe visíveis para todos os membros da equipe.
00:04:36
Teremos acesso integrado ao SharePoint, OneNote. Teremos uma forte integração do pacote Office 365 e teremos um espaço de trabalho personalizável para incluir conteúdo, recursos que a equipe usa diariamente.
00:05:00
Agora vamos decifrar nossa colaboração.
00:05:11
Hoje, se tomarmos a altura, vemos que o Outlook se tornou nosso EDM (gerenciamento de documentos eletrônicos pessoais).
00:05:23
Eu escrevi esta frase porque foi-me dito uma vez por um usuário e eu achei relevante e realmente realista. Para quê? Simplesmente porque hoje com o Outlook, armazenamos as informações que recebemos e essas informações estão contidas na mensagem, no corpo da mensagem. Teremos um monte de explicações, um monte de trocas, mas também vamos encontrar
00:05:55
nessas tabelas de mensagens, imagens, anexos... Um monte de informações que precisamos encontrar e estamos sempre procurando por ela. Também encontraremos todos os anexos que armazenamos e armazenaremos as diferentes e múltiplas versões dos documentos (V1, V2, V2bis...). Você pode ter uma série de versões de documentos.
00:06:28
Quando armazenarmos todos esses anexos, perceberemos que acabaremos com armazenamento de mensagens insuficiente. Agora ele mudou desde que temos uma caixa de correio que será muito maior, já que dependendo da escolha da licença você pode ir até 100 GB de dados em sua caixa principal e ilimitado no arquivamento.
00:07:03
Até recentemente, estávamos limitados no armazenamento de nossas informações.
00:07:09
Também no Outlook vamos armazenar todas as nossas reuniões e atas de reunião que estão associadas e que enviamos por e-mail. Veremos a versão V1 e as versões reprováveis e corrigidas que às vezes serão armazenadas em outro lugar.
00:07:35
O fato de ter todas essas informações armazenadas diretamente no Outlook, passaremos uma quantidade significativa de tempo procurando por essas informações mesmo que o Outlook tenha um mecanismo de busca muito poderoso com possibilidades de refinar nossas pesquisas. Estamos constantemente procurando essas informações porque algumas pessoas classificam as informações em diferentes pastas outras deixam tudo em sua caixa principal e passamos um tempo infinito lá.
00:08:10
O que significa que por trás de tudo isso, a gestão de nossos e-mails é demorada e às vezes prejudica nossa produtividade.
00:08:21
O que acontece mesmo às vezes quando não encontramos essas informações, vamos armazenar as mesmas informações que nossos colegas em uma estrutura de árvore diferente. Quando não encontrarmos essa informação, não hesitaremos em enviar um e-mail para dizer a ele que não temos e que ele deve enviá-la de volta para nós. O que pode ser irritante é que às vezes a perda das mensagens que veremos na caixa de entrada pode levar a um desastre
00:08:57
para nossa empresa, uma vez que teremos informações relativamente importantes com, por exemplo, códigos de acesso a diferentes serviços. Para terminar nossa prática de colaboração, o que vai ser chato é que na saída de um funcionário, se a pessoa tiver muita informação, tenderemos a migrar essas mensagens de um funcionário para outro funcionário
00:09:27
porque este tem um monte de informações importantes.
00:09:33
Para terminar essa parte sobre nossa colaboração em relação ao Outlook, um estudo realizado pela empresa Radical Group revelou que, em 2016, 215 bilhões de e-mails foram enviados diariamente no mundo.
00:10:00
A previsão para 2020 é da ordem de 258 bilhões de e-mails por dia, o que significa que vamos ter uma overdose. Com este novo aplicativo de Equipes Colaborativas, teremos que evoluir nossas práticas de colaboração.
00:10:22
Proponho uma dúzia que olhei para você, que são 10 boas práticas que identifiquei.
00:10:38
Se você tem outros, não hesite em compartilhá-los conosco no bate-papo se você quiser configurá-los para que possamos trocar.
00:10:48
Responderemos através do blog.
00:10:51
Melhor prática #1: Estou pronto para adotar equipes com minha equipe. Quais são as melhores práticas para fazer minha equipe adotá-lo? Primeiro, especifique as diretrizes, como ela será usada e para que finalidade. Se a implementação estiver embaçada, necessariamente em uso ela será borrada. Também evitaremos criar toneladas de equipes e canais com o risco de se perder e não saber mais
00:11:26
onde está nossa informação e dizer que depois de algumas equipes podem morrer. Ainda é importante explicar o uso desses diferentes canais.
00:11:43
Você vai perceber que ainda será muito mais intuitivo com as Equipes enviar uma mensagem para vários do que fazê-lo com o Outlook.
00:11:56
Uma convenção de nomeação e classificação deve ser posta em prática. Geralmente, no início, classificamos os dados e se eles não estiverem bem estruturados, necessariamente a adoção pode ser mais complicada. Estamos acostumados há anos em nossos servidores, em nosso disco rígido para estruturar nossas informações. Sinta-se livre para implementar esta prática recomendada quando você vai usar equipes.
00:12:30
A segunda boa prática: tenho dezenas de mensagens em torno do mesmo tema.
00:12:45
A melhor prática será centralizar todos os tópicos nos canais.
00:12:53
O que nos permitirá colaborar em tempo real é criar canais por projeto. Você configurou sua equipe, não hesite em criar canais por projeto. Quando este projeto estiver concluído, não hesite em escondê-lo ou esconder sua equipe. Da mesma forma em seus canais, sinta-se livre para remover guias desnecessárias
00:13:26
que você não usa e usa os que são importantes.
00:13:31
Gerencie as visualizações das equipes favoritas colocando-as em favoritos, equipes com as qual trabalhamos diariamente, ocultamos canais e equipes que você não usa e arquiva projetos concluídos.
00:13:50
Boa prática #3: Muitas vezes troco mensagens com o mesmo grupo de pessoas. Use conversas em equipe, conversas um-a-um com um número de pessoas. É o equivalente ao Skype. Se muitas vezes temos conversas com um grupo de pessoas, a melhor prática são as conversas em equipe e, principalmente, a vantagem é que não corremos o risco de perder o histórico de conversas.
00:14:21
Desvincular responder a uma mensagem e criar um novo tópico. Você pode colocar os novos tópicos que você cria um objeto como se pode fazer no Outlook. Responda aos tópicos existentes enriquecendo suas conversas com GIFs, emojis e adesivos que permitirão que você coloque emoções em uma conversa fria que você poderia ter por e-mail.
00:14:56
Se depois de um tempo surge a necessidade de que a troca de texto seja muito insuficiente, não hesite em passar para uma reunião presencial que ainda é mais conveniente para trocar com pessoas diretamente oralmente.
00:15:21
Boa prática #4: Eu preciso distinguir quando estou copiando ou quando eu sou o principal destinatário para a ação. A melhor prática das Equipes se você tiver esse uso é usar as menções. Sinta-se à vontade para usar uma menção em conversas em equipe, você pode mencionar pessoas, bem como canais ou equipes diretas. Mantenha-se informado pelos seguintes canais quando houver novos posts.
00:15:53
Isso permitirá que você fique sempre informado e encontre essas informações mais rapidamente.
00:15:58
Esconda o que não lhe diz respeito.
00:16:03
Para encontrar tudo isso facilmente, fique informado graças aos alertas de atividade, é por isso que esse recurso foi configurado. Você pode encontrar, usando filtros, essas informações.
00:16:19
Boa prática #5: Eu transfira regularmente mensagens para informar.
00:16:27
A melhor prática das Equipes neste nível é poder usar a guia Wiki como um notebook em equipe ou adicionar um notebook para coletar notas e conhecimentos no nível da equipe.
00:16:44
Coloque um link em uma conversa para destacar um documento em vez de sempre enviá-lo como um anexo. Isso evitará a multiplicidade de documentos e você sempre terá acesso aos documentos certos.
00:16:59
Você pode usar conectores para acessar outros serviços se precisar de serviços diferentes dos fornecidos pelo pacote Office 365. Outra boa prática: se você receber e-mails e ele será transmitido para a equipe, em vez de comunicar seu endereço de e-mail, peça diretamente para enviar o e-mail para o canal, já que você tem a possibilidade de enviar um e-mail diretamente para um canal, o que permitirá que toda a equipe seja informada.
00:17:32
Prática recomendada #6: Muitas vezes troco e-mails para atualizar documentos e minha cota de armazenamento é insuficiente.
00:17:42
A melhor prática em equipes é facilitar a colaboração em torno de documentos,
00:17:50
compartilhar esses arquivos como um link, o que permitirá encontrá-los mais facilmente, para poder trabalhar juntos nos documentos,
00:18:03
para fazer coedição e você poderá até mesmo discutir enquanto você edita seus documentos. Você evitará a multiplicidade de documentos, você poderá encontrar seus documentos mais facilmente em vez de armazená-los em sua caixa do Outlook.
00:18:21
Práticas recomendadas #7: Costumo enviar os mesmos anexos aos meus colegas. A melhor prática em Equipes será personalizar guias para facilitar o acesso a arquivos recorrentes. Nada te impede de usar um documento para as pessoas verem imediatamente.
00:18:46
Copie um link de um documento para colocá-lo diretamente na conversa
00:18:51
para que a pessoa acesse diretamente. Adicione os documentos na conversa em vez da guia "arquivos" se você quiser que toda a equipe visualize este documento.
00:19:05
Melhor prática #8: Muitas vezes procuro informações.
00:19:12
A melhor prática em Equipes é salvar mensagens importantes, o que permitirá encontrá-las cada vez mais rápidas e fáceis, fixar conversas importantes,
00:19:26
use os filtros no feed de atividade de acordo com os critérios que você determinou encontrar especialmente quando você é mencionado. Por fim, use o mecanismo de busca e filtros para encontrar essas informações.
00:19:45
Boa Prática #9:
00:19:49
Muitas vezes perco tempo de encontro e gostaria de ser mais eficiente. A melhor prática é não hesitar em usar a função "conferência agora", que permite que você se mova de forma simples e rápida de uma conversa de texto para uma reunião improvisada.
00:20:13
Este recurso de "conferência agora" promove o uso de conferências de áudio e vídeo com a possibilidade de compartilhamento de tela. Poderemos registrar as reuniões e disponibilizá-las para outros membros da equipe que estavam ausentes durante esta reunião.
00:20:38
E eles serão capazes de encontrar todas as informações que você trocou. Melhor prática #10: Durante as reuniões, compartilho informações com outras pessoas. A melhor prática é não hesitar em compartilhar sua tela. Configure um notebook compartilhado para coeditar e tomar notas durante a reunião
00:21:10
e validar tudo isso antes de sair, o que evita a troca incessante de informações após a reunião para saber o que foi dito e que todos saem da reunião validando o que foi dito. Sinta-se livre para trocar informações através de conversas, por exemplo
00:21:34
links para aplicativos ou documentos. Sinta-se livre para compartilhar informações.
00:21:43
Uma prática bônus: eu costumo enviar anexos para as pessoas em movimento. Tenho colegas que não estão no escritório todos os dias, que estão em movimento para a casa do cliente e que muitas vezes me pedem informações, anexos sobre diferentes tipos de documentos. A melhor prática em Equipes é instalar o aplicativo móvel em seu smartphone.
00:22:15
Isso permitirá que você leve todas as suas equipes com você, isso significa que com o aplicativo móvel você pode encontrar as equipes, todos os canais, documentos, conversas e guias em seu smartphone. Isso permite que você tenha diretamente em seu smartphone toda a sua equipe como você tem quando você está no escritório.
00:22:45
Essas boas práticas que definimos, agora será necessário definir como poderemos transmiti-las e compartilhá-las dentro de sua equipe.
00:23:03
A primeira coisa é contar com uma rede de embaixadores. Para quê? Primeiro, para explicar o significado da transformação.
00:23:19
Dentro da empresa, eles influenciarão as equipes por meio de conversas informais que permitirão que o conhecimento seja disseminado e criado de forma mais eficaz, pois o aprendizado por meio dos colegas é um dos métodos mais eficazes e utilizados nos negócios. Segundo lugar, eles vão tranquilizar os usuários, uma vez que eles já testaram a ferramenta rio acima, eles vão capitalizar
00:23:51
e acumular experiência para transformar tudo em conhecimento. Último ponto, eles serão capazes de compartilhar seus feedbacks.
00:24:05
A segunda forma de transmitir, compartilhar essas boas práticas, será conscientizar e treinar os funcionários.
00:24:19
Para isso, é importante utilizar plataformas digitais e colaborativas, oferecer treinamentos adaptados utilizando casos concretos, oferecer recursos de formato curto, vídeos tutoriais, usar vídeos de caso e configurar reuniões físicas dedicadas ou que visaremos permitir melhorias contínuas de cada entidade
00:24:52
e abordar temas transversais, como iniciativas locais.
00:24:59
Não devemos negligenciar o fortalecimento do conhecimento porque permite uma melhor ancoragem dessas novas práticas de hábitos. Esta nova ancoragem permitirá
00:25:17
que isso é a longo prazo e não a curto prazo, uma vez que rapidamente encontramos seus maus hábitos. Fortalecer o conhecimento é muito importante para que isso dure ao longo do tempo.
00:25:30
No nível do curso, já preparamos uma série de cursos em nossa plataforma para Equipes. Temos um primeiro curso chamado "colaborar em uma equipe", temos um segundo chamado "comunicar em uma equipe",
00:25:53
o terceiro é chamado de "gerenciar reuniões em equipes". Também temos um curso de "use equipes no iOS" e estamos preparando um próximo que será a versão ilustrada de tudo o que acabamos de discutir: "as 10 melhores práticas de Equipes". Saiba que você será capaz de encontrar tudo isso em nossa plataforma, que eu apresento a você. Fiz um filtro ao nível de tutoriais em Equipes.
00:26:28
Temos 50 vídeos tutoriais à sua disposição, também temos alguns casos de uso e traremos regularmente novas práticas do serviço equipes para nossa plataforma.
00:26:49
Em conclusão desta sessão, o que é importante lembrar desta sessão é que o Microsoft Teams é ideal para todas as comunicações e colaboração cotidianas dentro de um departamento,
00:27:06
uma equipe de projeto ou um coletivo de pessoas trabalhando em conjunto com um objetivo comum ou entregue para ser alcançado. Eu diria para manter o Outlook para ações formais em vez disso e permanecer leal às equipes para tarefas cotidianas.
00:27:28
Chegamos ao fim desta sessão.
00:27:32
Obrigado por ouvir. Especialmente se durante esta sessão você ainda tiver perguntas a fazer, não hesite em usar nosso chat para enviar suas perguntas e responderemos no blog da próxima semana. Obrigado a todos, adeus.

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00:00:44
We zullen dan proberen te begrijpen hoe we samenwerken, we zullen onze samenwerking ontcijferen.
00:00:50
Om vervolgens te proberen deze samenwerkingspraktijken toe te passen met de Teams-tool en te definiëren op alles wat Teams kan bieden, een dozijn best practices voor samenwerking met Teams.
00:01:08
Het volgende punt dat we gaan behandelen: hoe kunnen we deze goede praktijken overbrengen en delen binnen onze entiteit? We eindigen met de synthese. De doelstellingen die we tijdens deze sessie zullen stellen, zijn het identificeren van deze best practices voor het gebruik van Teams en het bevorderen van samenwerking in bedrijven. We gaan nu over tot dit eerste punt,
00:01:39
in inleiding: Teams voor welk nut? Hiervoor stel ik dit diagram voor dat Microsoft heeft gemaakt, een grafische weergave van de verschillende toepassingen die we zouden kunnen hebben met communicatiemiddelen.
00:02:00
We hebben 3 hoofdassen: de binnenste lus, de buitenste lus en de open lus. Het is belangrijk om dit in gedachten te houden om het gebruik van deze verschillende tools te kennen.
00:02:13
Ik zal u eerst vertellen over de open loop die Outlook zal betreffen voor het gebruik van formele en gerichte uitwisselingen.
00:02:26
Weet dat we een e-mail kunnen sturen naar iedereen die een e-mailadres heeft, maar we moeten nog steeds waakzaam zijn over wat we in onze berichten plaatsen uit angst dat, als het wordt overgedragen en de persoon het ontvangt, het een aanzienlijke impact kan hebben.
00:02:49
Dus ik zou zeggen dat e-mail meer voor formeel gebruik is, concreter en minder willekeurig. In plaats daarvan behouden we het gebruik van Outlook voor officiële berichten aan onze klanten, leveranciers, enz.
00:03:06
Voor de andere lus, de interne lus, dat wil zeggen de mensen met wie we regelmatig aan interne projecten werken, is Teams echt het best geplaatste product op dit niveau. Hij is echt heel erg georiënteerd op alles wat een permanent gesprek zou kunnen zijn dat we dagelijks kunnen voeren met de mensen met wie we regelmatig werken,
00:03:31
inclusief mensen buiten omdat Teams buiten open is, en naar de verschillende revisies die we in onze bestanden kunnen hebben.
00:03:39
Ik zou zeggen dat Teams echt de juiste tool is om te werken waar we al deze formele of informele gesprekken zullen vinden, kort, direct, en waar we met zeer hechte teams zullen werken. Dit omvat ook externe mensen die niet noodzakelijkerwijs deel uitmaken van ons netwerk.
00:04:03
We zouden kunnen zeggen dat Teams voorbestemd is om het essentiële toegangspunt te worden wanneer u uw werkdag begint, dat wil zeggen dat u het op dezelfde manier start als Outlook voor een werk met onze dagelijkse teams. Waarvoor? Omdat het een flexibele real-time communicatietool is waar we op elk moment inhoud en geschiedenis kunnen vinden, inclusief teamgesprekken die zichtbaar zijn voor alle teamleden.
00:04:36
We hebben geïntegreerde toegang tot SharePoint, OneNote. We zullen een sterke integratie van de Office 365-suite hebben en we zullen een aanpasbare werkruimte hebben om inhoud op te nemen, functies die het team dagelijks gebruikt.
00:05:00
Nu gaan we onze samenwerking ontcijferen.
00:05:11
Als we vandaag de hoogte nemen, zien we dat Outlook onze EDM (persoonlijk elektronisch documentbeheer) is geworden.
00:05:23
Ik heb deze zin opgeschreven omdat het me een keer door een gebruiker is verteld en ik het relevant en echt realistisch vond. Waarvoor? Simpelweg omdat we vandaag met Outlook de informatie opslaan die we ontvangen en deze informatie is opgenomen in het bericht, in de hoofdtekst van het bericht. We zullen een hele hoop uitleg hebben, een hele hoop uitwisselingen, maar we zullen ook vinden
00:05:55
in deze berichten tabellen, afbeeldingen, bijlagen... Een hele hoop informatie die we moeten vinden en we zijn er altijd naar op zoek. We zullen ook alle bijlagen vinden die we opslaan en we zullen de verschillende en meerdere versies van de documenten opslaan (V1, V2, V2bis ...). U kunt een aantal versies van documenten hebben.
00:06:28
Wanneer we al deze bijlagen hebben opgeslagen, zullen we ons realiseren dat we uiteindelijk onvoldoende berichtopslag zullen hebben. Nu is het veranderd omdat we een mailbox hebben die veel groter zal zijn, omdat je afhankelijk van de keuze van de licentie tot 100 GB aan gegevens in je hoofdvak kunt gaan en onbeperkt kunt archiveren.
00:07:03
Tot voor kort waren we beperkt in de opslag van onze informatie.
00:07:09
Het is ook in Outlook dat we al onze vergaderingen en vergadernotulen opslaan die zijn gekoppeld en die we per e-mail verzenden. We zullen de V1-versie zien en de proefgelezen en gecorrigeerde versies die soms op een andere plaats worden opgeslagen.
00:07:35
Het feit dat al deze informatie rechtstreeks in Outlook is opgeslagen, we zullen een aanzienlijke hoeveelheid tijd besteden aan het zoeken naar deze informatie, zelfs als Outlook een zeer krachtige zoekmachine heeft met mogelijkheden om onze zoekopdrachten te verfijnen. We zijn voortdurend op zoek naar deze informatie omdat sommige mensen de informatie in verschillende mappen classificeren, anderen laten alles in hun hoofdvak achter en we brengen daar een oneindige hoeveelheid tijd door.
00:08:10
Wat betekent dat achter dit alles het beheer van onze e-mails tijdrovend is en soms onze productiviteit schaadt.
00:08:21
Wat er soms gebeurt als we deze informatie niet vinden, zullen we dezelfde informatie opslaan als onze collega's in een andere boomstructuur. Wanneer we deze informatie niet vinden, zullen we niet aarzelen om hem een e-mail te sturen om hem te vertellen dat we het niet hebben en dat hij het naar ons moet terugsturen. Wat vervelend kan zijn, is dat het verlies van de berichten die we in de inbox zullen zien soms tot een ramp kan leiden.
00:08:57
voor ons bedrijf omdat we relatief belangrijke informatie hebben met bijvoorbeeld toegangscodes voor verschillende diensten. Om onze praktijk van samenwerking af te sluiten, wat vervelend zal zijn, is dat bij het vertrek van een werknemer, als de persoon veel informatie heeft, we de neiging hebben om deze berichten van de ene werknemer naar de andere werknemer te migreren
00:09:27
omdat deze veel belangrijke informatie bevat.
00:09:33
Om dit deel over onze samenwerking met betrekking tot Outlook af te sluiten, onthulde een onderzoek uitgevoerd door het bedrijf Radical Group dat in 2016 dagelijks 215 miljard e-mails in de wereld werden verzonden.
00:10:00
De prognose voor 2020 ligt in de orde van grootte van 258 miljard e-mails per dag, wat betekent dat we een overdosis zullen nemen. Met deze nieuwe Collaborative Teams-applicatie zullen we onze samenwerkingspraktijken moeten evolueren.
00:10:22
Ik stel een tiental voor dat ik voor u heb bekeken, namelijk 10 goede praktijken die ik heb geïdentificeerd.
00:10:38
Als je anderen hebt, aarzel dan niet om ze met ons te delen op de chat als je ze wilt instellen zodat we kunnen uitwisselen.
00:10:48
We zullen je antwoorden via de blog.
00:10:51
Best practice #1: Ik ben klaar om Teams met mijn team te adopteren. Wat zijn de best practices om mijn team het te laten adopteren? Specificeer eerst de richtlijnen, hoe het zal worden gebruikt en voor welk doel. Als de implementatie wazig is, zal deze noodzakelijkerwijs in gebruik zijn. We zullen ook voorkomen dat we tonnen teams en kanalen creëren met het risico verdwaald te raken en het niet meer te weten
00:11:26
waar is onze informatie en om te zeggen dat na sommige teams kunnen sterven. Het is nog steeds belangrijk om het gebruik van deze verschillende kanalen uit te leggen.
00:11:43
U zult zich realiseren dat het met Teams nog steeds veel intuïtiever zal zijn om een bericht naar meerdere te sturen dan om het met Outlook te doen.
00:11:56
Er moet een naamgevings- en classificatieconventie komen. Over het algemeen classificeren we de gegevens in het begin en als ze niet goed gestructureerd zijn, kan de adoptie noodzakelijkerwijs ingewikkelder zijn. We zijn er al jaren aan gewend geraakt om op onze servers, op onze harde schijf, onze informatie te structureren. Voel je vrij om deze best practice te implementeren wanneer je Teams gaat gebruiken.
00:12:30
De tweede goede praktijk: ik heb tientallen berichten rond hetzelfde onderwerp.
00:12:45
De beste praktijk zal zijn om alle onderwerpen in de kanalen te centraliseren.
00:12:53
Wat ons in staat stelt om in realtime samen te werken, is door kanalen per project te creëren. Je hebt je team opgezet, aarzel niet om per project kanalen aan te maken. Wanneer dit project is voltooid, aarzel dan niet om het te verbergen of uw team te verbergen. Net als in je kanalen, voel je vrij om onnodige tabbladen te verwijderen
00:13:26
dat je de belangrijke niet gebruikt en gebruikt.
00:13:31
Beheer de weergaven van favoriete teams door ze in favorieten te plaatsen, teams waarmee we dagelijks werken, kanalen en teams te verbergen die u niet gebruikt en voltooide projecten te archiveren.
00:13:50
Good practice #3: Ik wissel vaak berichten uit met dezelfde groep mensen. Gebruik teamgesprekken, één-op-één gesprekken met een aantal mensen. Het is het equivalent van Skype. Als we vaak gesprekken voeren met een groep mensen, is de best practice teamgesprekken en vooral het voordeel is dat we niet het risico lopen de geschiedenis van gesprekken te verliezen.
00:14:21
Ontkoppelen van het beantwoorden van een bericht en het maken van een nieuw onderwerp. U kunt de nieuwe onderwerpen waarmee u een object maakt, zo weergeven als in Outlook. Reageer op bestaande onderwerpen door je gesprekken te verrijken met GIF's, emoji's en stickers waarmee je emoties kunt plaatsen in een koud gesprek dat je per e-mail zou kunnen voeren.
00:14:56
Als na een tijdje de behoefte ontstaat dat de tekstuitwisseling te onvoldoende is, aarzel dan niet om naar een face-to-face vergadering te gaan die nog steeds handiger is om rechtstreeks mondeling met mensen uit te wisselen.
00:15:21
Goede praktijk #4: Ik moet onderscheid maken wanneer ik kopieer of wanneer ik de primaire ontvanger ben voor actie. De beste praktijk van Teams als je dit gebruik hebt, is om de vermeldingen te gebruiken. Voel je vrij om een vermelding te gebruiken in teamgesprekken, je kunt zowel mensen als kanalen of directe teams noemen. Blijf op de hoogte via volgende kanalen wanneer er nieuwe berichten zijn.
00:15:53
Hierdoor blijf je altijd op de hoogte en vind je deze informatie sneller.
00:15:58
Verberg wat je niet aangaat.
00:16:03
Om dit allemaal gemakkelijk te vinden, blijf op de hoogte dankzij activiteitswaarschuwingen, daarom is deze functie ingesteld. U kunt deze informatie vinden met behulp van filters.
00:16:19
Good practice #5: Ik zet regelmatig berichten door om te informeren.
00:16:27
De beste praktijk van Teams op dit niveau is om het tabblad Wiki te kunnen gebruiken als een teamnotitieblok of een notitieblok toe te voegen voor het verzamelen van notities en kennis op teamniveau.
00:16:44
Plaats een link in een gesprek om een document te markeren in plaats van het altijd als bijlage te verzenden. Zo voorkomt u de veelheid aan documenten en heeft u altijd toegang tot de juiste documenten.
00:16:59
U kunt connectors gebruiken om toegang te krijgen tot andere services als u andere services nodig hebt dan die welke u van de Office 365-suite krijgt. Een andere goede praktijk: als u e-mails ontvangt en deze naar het team worden verzonden, in plaats van uw e-mailadres te communiceren, vraag dan rechtstreeks om de e-mail naar het kanaal te sturen, omdat u de mogelijkheid hebt om een e-mail rechtstreeks naar een kanaal te sturen, waardoor het hele team op de hoogte kan worden gebracht.
00:17:32
Best practice #6: Ik wissel vaak e-mails uit om documenten bij te werken en mijn opslagquotum is onvoldoende.
00:17:42
De beste praktijk in teams is om samenwerking rond documenten te vergemakkelijken,
00:17:50
om deze bestanden als een link te delen, waardoor u ze gemakkelijker kunt vinden, om samen aan de documenten te kunnen werken,
00:18:03
om co-editing te doen en u kunt zelfs discussiëren terwijl u uw documenten bewerkt. U vermijdt de veelheid aan documenten, u kunt uw documenten gemakkelijker vinden in plaats van ze op te slaan in uw Outlook-box.
00:18:21
Best Practice #7: Ik stuur vaak dezelfde bijlagen naar mijn collega's. De beste praktijk in Teams is om tabbladen aan te passen om het gemakkelijker te maken om toegang te krijgen tot terugkerende bestanden. Niets weerhoudt u ervan om een document met tabs te openen, waardoor mensen het meteen kunnen zien.
00:18:46
Een koppeling uit een document kopiëren om deze rechtstreeks in het gesprek te plaatsen
00:18:51
voor de persoon om er rechtstreeks toegang toe te krijgen. Voeg de documenten in het gesprek toe in plaats van het tabblad 'Bestanden' als u wilt dat het hele team dit document bekijkt.
00:19:05
Best practice #8: Ik zoek vaak naar informatie.
00:19:12
De beste praktijk in Teams is om berichten op te slaan die belangrijk zijn, zodat u ze sneller en gemakkelijker kunt vinden, belangrijke gesprekken kunt vastmaken,
00:19:26
gebruik de filters in de activiteitenfeed volgens de criteria die u hebt bepaald om te vinden, vooral wanneer u wordt genoemd. Gebruik ten slotte de zoekmachine en filters om deze informatie te vinden.
00:19:45
Goede praktijk #9:
00:19:49
Ik verspil vaak vergadertijd en ik zou graag efficiënter willen zijn. De beste praktijk is om niet te aarzelen om de "conferentie nu" -functie te gebruiken waarmee u eenvoudig en snel van een tekstgesprek naar een geïmproviseerde vergadering kunt gaan.
00:20:13
Deze "conferencing now"-functie bevordert het gebruik van audio- en videoconferenties met de mogelijkheid om schermen te delen. We kunnen de vergaderingen opnemen en vervolgens beschikbaar stellen aan andere leden van het team die afwezig waren tijdens deze vergadering.
00:20:38
En ze zullen in staat zijn om alle informatie die u hebt uitgewisseld te vinden. Best practice #10: Tijdens vergaderingen deel ik informatie met andere mensen. De beste praktijk is om niet te aarzelen om uw scherm te delen. Een gedeeld notitieblok instellen om tijdens de vergadering samen te bewerken en notities te maken
00:21:10
en om dit alles te valideren voordat u vertrekt, waardoor de onophoudelijke uitwisseling van informatie na de vergadering wordt vermeden om te weten wat er is gezegd en dat iedereen de vergadering verlaat om te valideren wat er is gezegd. Voel je vrij om informatie uit te wisselen via gesprekken, bijvoorbeeld
00:21:34
links naar applicaties of documenten. Voel je vrij om informatie te delen.
00:21:43
Een bonuspraktijk: ik stuur vaak bijlagen naar mensen die onderweg zijn. Ik heb collega's die niet elke dag op kantoor zijn, die onderweg zijn naar het huis van de klant en die me vaak om informatie vragen, bijlagen bij verschillende soorten documenten. De beste praktijk in Teams is om de mobiele app op je smartphone te installeren.
00:22:15
Hiermee kunt u al uw teams meenemen, dit betekent dat u met de mobiele applicatie de teams, alle kanalen, documenten, gesprekken en tabbladen op uw smartphone kunt vinden. Hierdoor heb je direct op je smartphone al je team zoals je dat hebt als je op kantoor bent.
00:22:45
Deze goede praktijken die we hebben gedefinieerd, zullen nu moeten definiëren hoe we ze kunnen overbrengen en delen binnen zijn team.
00:23:03
Het eerste is om te vertrouwen op een netwerk van ambassadeurs. Waarvoor? Allereerst om de betekenis van transformatie uit te leggen.
00:23:19
Binnen het bedrijf zullen ze teams beïnvloeden door middel van informele gesprekken waarmee kennis effectiever kan worden verspreid en gecreëerd, omdat leren via collega's een van de meest effectieve en gebruikte methoden in het bedrijfsleven is. Ten tweede zullen ze gebruikers geruststellen omdat ze de tool al stroomopwaarts hebben getest, ze zullen kapitaliseren
00:23:51
en ervaring opdoen om het allemaal om te zetten in kennis. Als laatste kunnen ze hun feedback delen.
00:24:05
De tweede manier om over te brengen, om deze goede praktijken te delen, is het vergroten van het bewustzijn en het trainen van werknemers.
00:24:19
Hiervoor is het belangrijk om digitale en collaboratieve platforms te gebruiken, aangepaste training aan te bieden met behulp van concrete cases, om bronnen met een kort formaat, instructievideo's, use case-video's aan te bieden en om speciale fysieke vergaderingen op te zetten of die gericht zijn op continue verbeteringen van elke entiteit
00:24:52
en om horizontale onderwerpen aan te pakken, zoals lokale initiatieven.
00:24:59
We mogen de versterking van kennis niet verwaarlozen, omdat het een betere verankering van deze nieuwe praktijken in gewoonten mogelijk maakt. Deze nieuwe verankering maakt het mogelijk
00:25:17
dat dit op de lange termijn is en niet op de korte termijn, omdat we snel zijn slechte gewoonten vinden. Het versterken van kennis is echt belangrijk om dit in de loop van de tijd te laten duren.
00:25:30
Op cursusniveau hebben we al een aantal cursussen voorbereid op ons platform voor Teams. We hebben een eerste cursus genaamd "samenwerken in een team", we hebben een tweede cursus genaamd "communiceren in een team",
00:25:53
de derde wordt 'vergaderingen beheren in Teams' genoemd. We hebben ook een cursus "Teams gebruiken op iOS" en we bereiden een volgende voor die de geïllustreerde versie zal zijn van alles wat we zojuist hebben besproken: "de 10 best practices van Teams". Weet dat je dit allemaal kunt vinden op ons platform, dat ik je presenteer. Ik heb een filter gemaakt op het niveau van tutorials op Teams.
00:26:28
We hebben 50 instructievideo's tot uw beschikking, we hebben ook enkele use cases en we zullen regelmatig nieuwe praktijken van de Teams-service op ons platform brengen.
00:26:49
Tot slot van deze sessie is het belangrijk om te onthouden van deze sessie dat Microsoft Teams ideaal is voor alle dagelijkse communicatie en samenwerking binnen een afdeling,
00:27:06
een projectteam of een collectief van mensen die nauw samenwerken met een gemeenschappelijk doel of te bereiken resultaat. Ik zou zeggen houd Outlook in plaats daarvan voor formele acties en blijf loyaal aan Teams voor dagelijkse taken.
00:27:28
We zijn aan het einde van deze sessie gekomen.
00:27:32
Bedankt voor het luisteren. Zeker als je tijdens deze sessie nog vragen hebt, aarzel dan niet om onze chat te gebruiken om je vragen in te dienen en we zullen je antwoorden in de blog van volgende week. Bedankt allemaal, tot ziens.

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Cercheremo poi di capire come collaboriamo, decifraremo la nostra collaborazione.
00:00:50
Per poi provare ad applicare queste pratiche di collaborazione con lo strumento Teams, e definire su tutto ciò che Teams può offrire, una dozzina di best practice per la collaborazione con Teams.
00:01:08
Il prossimo punto che affronteremo: come trasmettere e condividere queste buone pratiche all'interno della nostra entità? Finiremo con la sintesi. Gli obiettivi che ci metteremo in campo durante questa sessione saranno quelli di individuare queste best practice per l'utilizzo dei Team e di promuovere la collaborazione nelle aziende. Passiamo ora a questo primo punto,
00:01:39
in introduzione: Teams per quale uso? Per questo vi propongo questo diagramma che Microsoft ha realizzato, una rappresentazione grafica dei diversi usi che potremmo avere con gli strumenti di comunicazione.
00:02:00
Abbiamo 3 assi principali: il loop interno, il loop esterno e il loop aperto. È importante tenerlo a mente per conoscere l'uso di questi diversi strumenti.
00:02:13
Vi parlerò prima del ciclo aperto che riguarderà Outlook per l'utilizzo di scambi formali e mirati.
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Sappi che possiamo inviare un'e-mail a chiunque abbia un indirizzo e-mail, ma dobbiamo comunque essere vigili su ciò che inseriamo nei nostri messaggi per paura che, se viene trasferito e la persona lo riceve, potrebbe avere un impatto significativo.
00:02:49
Quindi direi che la posta elettronica è più per uso formale, più concreta e meno arbitraria. Invece, manterremo l'uso di Outlook per i messaggi ufficiali ai nostri clienti, fornitori, ecc.
00:03:06
Per l'altro loop, il loop interno, vale a dire le persone con cui lavoriamo regolarmente su progetti interni, Teams è davvero il prodotto meglio posizionato a questo livello. È davvero molto orientato a tutto ciò che potrebbe essere una conversazione permanente che possiamo avere quotidianamente con le persone con cui lavoriamo regolarmente,
00:03:31
comprese le persone all'esterno poiché Teams è aperto all'esterno e le diverse revisioni che possiamo avere sui nostri file.
00:03:39
Direi che Teams è davvero lo strumento giusto per lavorare dove troveremo tutte queste conversazioni formali o informali, brevi, dirette, e dove lavoreremo con team molto affiatati. Ciò include anche persone esterne che non fanno necessariamente parte della nostra rete.
00:04:03
Potremmo dire che Teams è destinato a diventare il punto di ingresso essenziale quando inizi la tua giornata lavorativa, vale a dire che la avvierai allo stesso modo di Outlook per un lavoro con i nostri team quotidiani. Per quale motivo? Perché è uno strumento di comunicazione flessibile in tempo reale in cui saremo in grado di trovare contenuti e cronologia in qualsiasi momento, comprese le conversazioni del team visibili a tutti i membri del team.
00:04:36
Avremo accesso integrato a SharePoint, OneNote. Avremo una forte integrazione della suite Office 365 e avremo uno spazio di lavoro personalizzabile per includere contenuti, funzionalità che il team utilizza quotidianamente.
00:05:00
Ora decifraremo la nostra collaborazione.
00:05:11
Oggi, se prendiamo l'altezza, vediamo che Outlook è diventato il nostro EDM (personal electronic document management).
00:05:23
Ho scritto questa frase perché mi è stata detta una volta da un utente e l'ho trovata rilevante e davvero realistica. Per quale motivo? Semplicemente perché oggi con Outlook, memorizziamo le informazioni che riceviamo e queste informazioni sono contenute nel messaggio, nel corpo del messaggio. Avremo un sacco di spiegazioni, un sacco di scambi, ma troveremo anche
00:05:55
in questi messaggi tabelle, immagini, allegati... Un sacco di informazioni che dobbiamo trovare e le cerchiamo sempre. Troveremo anche tutti gli allegati che memorizziamo e memorizzeremo le diverse e multiple versioni dei documenti (V1, V2, V2bis ...). È possibile disporre di un numero di versioni di documenti.
00:06:28
Quando avremo memorizzato tutti questi allegati, ci renderemo conto che finiremo con una memoria dei messaggi insufficiente. Ora è cambiato da quando abbiamo una casella di posta che sarà molto più grande poiché a seconda della scelta della licenza puoi andare fino a 100 GB di dati nella tua casella principale e illimitata nell'archiviazione.
00:07:03
Fino a poco tempo fa, eravamo limitati nella memorizzazione delle nostre informazioni.
00:07:09
È anche in Outlook che memorizzeremo tutte le riunioni e i verbali delle riunioni associati e che invieremo tramite e-mail. Vedremo la versione V1 e le versioni corrette e corrette che a volte verranno memorizzate in un altro luogo.
00:07:35
Il fatto di avere tutte queste informazioni direttamente memorizzate in Outlook, passeremo una notevole quantità di tempo alla ricerca di queste informazioni anche se Outlook ha un motore di ricerca molto potente con possibilità di perfezionare le nostre ricerche. Siamo costantemente alla ricerca di queste informazioni perché alcune persone classificano le informazioni in diverse cartelle altri lasciano tutto nella loro casella principale e trascorriamo una quantità infinita di tempo lì.
00:08:10
Il che significa che dietro tutto questo, la gestione delle nostre e-mail richiede molto tempo e talvolta danneggia la nostra produttività.
00:08:21
Cosa succede anche a volte quando non troviamo queste informazioni, memorizzeremo le stesse informazioni dei nostri colleghi in una diversa struttura ad albero. Quando non troviamo queste informazioni, non esiteremo a inviargli un'e-mail per dirgli che non ce l'abbiamo e che deve rispedirle a noi. Ciò che può essere fastidioso è che a volte la perdita dei messaggi che vedremo nella posta in arrivo potrebbe portare a un disastro
00:08:57
per la nostra azienda poiché avremo informazioni relativamente importanti con, ad esempio, codici di accesso a diversi servizi. Per finire sulla nostra pratica di collaborazione, ciò che sarà fastidioso è che alla partenza di un dipendente, se la persona ha molte informazioni, tenderemo a migrare questi messaggi da un dipendente all'altro.
00:09:27
perché questo ha molte informazioni importanti.
00:09:33
Per finire su questa parte sulla nostra collaborazione per quanto riguarda Outlook, uno studio condotto dalla società Radical Group ha rivelato che nel 2016, 215 miliardi di e-mail sono state inviate ogni giorno nel mondo.
00:10:00
La previsione per il 2020 è dell'ordine di 258 miliardi di e-mail al giorno, il che significa che andremo in overdose. Con questa nuova applicazione Collaborative Teams, dovremo evolvere le nostre pratiche di collaborazione.
00:10:22
Ne propongo una dozzina che ho guardato per voi che sono 10 buone pratiche che ho identificato.
00:10:38
Se ne hai altri, non esitare a condividerli con noi sulla chat se vuoi configurarli in modo che possiamo scambiare.
00:10:48
Ti risponderemo tramite il blog.
00:10:51
Best practice #1: Sono pronto ad adottare Teams con il mio team. Quali sono le best practice per convincere il mio team ad adottarlo? Innanzitutto, specifica le linee guida, come verrà utilizzato e per quale scopo. Se l'implementazione è sfocata, necessariamente in uso sarà sfocata. Eviteremo anche di creare tonnellate di team e canali a rischio di perdersi e non sapere più
00:11:26
dove sono le nostre informazioni e per dire che dopo alcune squadre potrebbero morire. È ancora importante spiegare l'uso di questi diversi canali.
00:11:43
Ti renderai conto che sarà ancora molto più intuitivo con Teams inviare un messaggio a diversi piuttosto che farlo con Outlook.
00:11:56
Deve essere messa in atto una convenzione di denominazione e classificazione. Generalmente, all'inizio, classifichiamo i dati e se non sono ben strutturati, necessariamente l'adozione può essere più complicata. Ci siamo abituati per anni sui nostri server, sul nostro disco rigido per strutturare le nostre informazioni. Sentiti libero di implementare questa best practice quando vai a usare Teams.
00:12:30
La seconda buona pratica: ho dozzine di messaggi sullo stesso argomento.
00:12:45
La migliore pratica sarà quella di centralizzare tutti gli argomenti nei canali.
00:12:53
Ciò che ci permetterà di collaborare in tempo reale è creare canali per progetto. Hai impostato il tuo team, non esitare a creare canali per progetto. Quando questo progetto è finito, non esitare a nasconderlo o nascondere il tuo team. Allo stesso modo nei tuoi canali, sentiti libero di rimuovere le schede non necessarie
00:13:26
che non usi e usi quelli che sono importanti.
00:13:31
Gestisci le visualizzazioni dei team preferiti inserendoli nei preferiti, i team con cui lavoriamo quotidianamente, nascondi i canali e i team che non usi e archivia i progetti completati.
00:13:50
Buona pratica #3: scambio spesso messaggi con lo stesso gruppo di persone. Usa le conversazioni del team, le conversazioni one-on-one con un certo numero di persone. È l'equivalente di Skype. Se abbiamo spesso conversazioni con un gruppo di persone, la best practice sono le conversazioni di gruppo e soprattutto il vantaggio è che non rischiamo di perdere la cronologia delle conversazioni.
00:14:21
Scollegare la risposta a un messaggio e creare un nuovo argomento. È possibile inserire i nuovi argomenti in cui si crea un oggetto come si può fare in Outlook. Rispondi agli argomenti esistenti arricchendo le tue conversazioni con GIF, emoji e adesivi che ti permetteranno di mettere emozioni in una conversazione fredda che potresti avere via e-mail.
00:14:56
Se dopo un po' si presenta la necessità che lo scambio di testo sia troppo insufficiente, non esitate a passare a un incontro faccia a faccia che è ancora più conveniente scambiare con le persone direttamente oralmente.
00:15:21
Buona pratica n. 4: devo distinguere quando sto copiando o quando sono il destinatario principale per l'azione. La migliore pratica di Teams se hai questo uso è usare le menzioni. Sentiti libero di usare una menzione nelle conversazioni del team, puoi menzionare persone e canali o direttamente i team. Tieniti informato seguendo i canali quando ci sono nuovi post.
00:15:53
Questo ti permetterà di rimanere sempre informato e trovare queste informazioni più velocemente.
00:15:58
Nascondi ciò che non ti riguarda.
00:16:03
Per trovare facilmente tutto questo, rimani informato grazie agli avvisi di attività, ecco perché questa funzione è stata impostata. Puoi trovare, usando i filtri, queste informazioni.
00:16:19
Buona pratica #5: trasferisco regolarmente messaggi per informare.
00:16:27
La migliore pratica di Teams a questo livello è quella di essere in grado di utilizzare la scheda Wiki come blocco appunti del team o aggiungere un blocco appunti per raccogliere note e conoscenze a livello di team.
00:16:44
Inserisci un link in una conversazione per evidenziare un documento anziché inviarlo sempre come allegato. Ciò eviterà la molteplicità dei documenti e avrai sempre accesso ai documenti giusti.
00:16:59
È possibile utilizzare i connettori per accedere ad altri servizi se sono necessari servizi diversi da quelli forniti dalla suite Office 365. Un'altra buona pratica: se ricevi email e queste verranno trasmesse al team, invece di comunicare il tuo indirizzo email, chiedi direttamente di inviare l'email al canale, poiché hai la possibilità di inviare una email direttamente ad un canale, che permetterà a tutto il team di essere informato.
00:17:32
Best practice #6: scambio spesso e-mail per aggiornare i documenti e la mia quota di archiviazione è insufficiente.
00:17:42
La migliore pratica nei team è quella di facilitare la collaborazione intorno ai documenti,
00:17:50
per condividere questi file come link, che ti permetterà di trovarli più facilmente, per poter lavorare insieme sui documenti,
00:18:03
per fare co-editing e sarai anche in grado di discutere mentre modifichi i tuoi documenti. Eviterai la molteplicità dei documenti, sarai in grado di trovare i tuoi documenti più facilmente invece di archiviarli nella tua casella di Outlook.
00:18:21
Best Practice #7: Invio spesso gli stessi allegati ai miei colleghi. La procedura consigliata in Teams sarà quella di personalizzare le schede per semplificare l'accesso ai file ricorrenti. Nulla ti impedisce di tabare un documento affinché le persone lo vedano subito.
00:18:46
Copiare un collegamento da un documento per inserirlo direttamente nella conversazione
00:18:51
per la persona di accedervi direttamente. Aggiungi i documenti nella conversazione invece della scheda "file" se desideri che l'intero team visualizza questo documento.
00:19:05
Best practice #8: Cerco spesso informazioni.
00:19:12
La migliore pratica in Teams è quella di salvare i messaggi che sono importanti, che ti permetteranno di trovarli più velocemente e più facilmente, appuntare conversazioni importanti,
00:19:26
usa i filtri nel feed attività in base ai criteri che hai determinato di trovare, specialmente quando sei menzionato. Infine, utilizza il motore di ricerca e i filtri per trovare queste informazioni.
00:19:45
Buona pratica #9:
00:19:49
Spesso perdo tempo di riunione e vorrei essere più efficiente. La best practice è quella di non esitare ad utilizzare la funzione "conference now" che permette di passare in modo semplice e veloce da una conversazione di testo ad una riunione improvvisata.
00:20:13
Questa funzione "conferencing now" promuove l'uso di audio e videoconferenze con la possibilità di condivisione dello schermo. Saremo in grado di registrare le riunioni e quindi renderle disponibili agli altri membri del team che erano assenti durante questa riunione.
00:20:38
E saranno in grado di trovare tutte le informazioni che hai scambiato. Best practice #10: Durante le riunioni, condivido informazioni con altre persone. La migliore pratica è non esitare a condividere il tuo schermo. Configurare un blocco appunti condiviso per la co-modifica e la creazione di appunti durante la riunione
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e di convalidare tutto questo prima di partire che evita l'incessante scambio di informazioni dopo l'incontro per sapere cosa è stato detto e che tutti escono dalla riunione convalidando ciò che è stato detto. Sentiti libero di scambiare informazioni tramite conversazioni, ad esempio
00:21:34
collegamenti ad applicazioni o documenti. Sentiti libero di condividere informazioni.
00:21:43
Una pratica bonus: spesso invio allegati a persone in movimento. Ho colleghi che non sono in ufficio tutti i giorni, che sono in movimento a casa del cliente e che spesso mi chiedono informazioni, allegati su diversi tipi di documenti. La procedura consigliata in Teams consiste nell'installare l'app per dispositivi mobili sullo smartphone.
00:22:15
Questo ti permetterà di portare con te tutti i tuoi team, significa che con l'applicazione mobile puoi trovare le squadre, tutti i canali, i documenti, le conversazioni e le schede sul tuo smartphone. Questo ti permette di avere direttamente sul tuo smartphone tutta la tua squadra come ce l'hai quando sei in ufficio.
00:22:45
Queste buone pratiche che abbiamo definito, ora sarà necessario definire come saremo in grado di trasmetterle e condividerle all'interno del suo team.
00:23:03
La prima cosa è affidarsi a una rete di ambasciatori. Per quale motivo? Prima di tutto, per spiegare il significato della trasformazione.
00:23:19
All'interno dell'azienda, influenzeranno i team attraverso conversazioni informali che consentiranno di diffondere e creare conoscenze in modo più efficace perché l'apprendimento attraverso i colleghi è uno dei metodi più efficaci e utilizzati nel mondo degli affari. Seconda cosa, rassicureranno gli utenti poiché hanno già testato lo strumento a monte, capitalizzeranno
00:23:51
e accumulare esperienza per trasformare tutto in conoscenza. Ultimo punto, saranno in grado di condividere il loro feedback.
00:24:05
Secondo modo per trasmettere, per condividere queste buone pratiche, sarà quello di sensibilizzare e formare i dipendenti.
00:24:19
Per questo, è importante utilizzare piattaforme digitali e collaborative, offrire una formazione adattata utilizzando casi concreti, offrire risorse in formato breve, video tutorial, video di casi d'uso e impostare riunioni fisiche dedicate o che mireranno a consentire miglioramenti continui di ogni entità
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e per affrontare temi trasversali come le iniziative locali.
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Non dobbiamo trascurare il rafforzamento della conoscenza perché consente un migliore ancoraggio di queste nuove pratiche nelle abitudini. Questo nuovo ancoraggio permetterà
00:25:17
che questo è a lungo termine e non a breve termine, dal momento che troviamo rapidamente le sue cattive abitudini. Rafforzare la conoscenza è davvero importante perché questo duri nel tempo.
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A livello di corso, abbiamo già preparato una serie di corsi sulla nostra piattaforma per Teams. Abbiamo un primo corso chiamato "collaborare in team", ne abbiamo un secondo chiamato "comunicare in team",
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il terzo si chiama "gestisci riunioni in Teams". Abbiamo anche un corso "usa Teams su iOS" e ne stiamo preparando un prossimo che sarà la versione illustrata di tutto ciò di cui abbiamo appena discusso: "le 10 best practice di Teams". Sappi che sarai in grado di trovare tutto questo sulla nostra piattaforma, che ti presento. Ho fatto un filtro a livello di tutorial su Teams.
00:26:28
Abbiamo 50 video tutorial a tua disposizione, abbiamo anche alcuni casi d'uso e porteremo regolarmente nuove pratiche del servizio Teams nella nostra piattaforma.
00:26:49
In conclusione di questa sessione, ciò che è importante ricordare da questa sessione è che Microsoft Teams è l'ideale per tutte le comunicazioni quotidiane e la collaborazione all'interno di un reparto,
00:27:06
un team di progetto o un collettivo di persone che lavorano a stretto contatto con un obiettivo comune o un risultato da raggiungere. Direi invece di mantenere Outlook per le azioni formali e rimanere fedeli a Teams per le attività quotidiane.
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Siamo giunti alla fine di questa sessione.
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Grazie per l'ascolto. Soprattutto se durante questa sessione hai ancora domande da porre, non esitare a utilizzare la nostra chat per inviare le tue domande e ti risponderemo nel blog della prossima settimana. Grazie a tutti, arrivederci.

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سنحاول بعد ذلك فهم كيفية تعاوننا، وسوف نقوم بفك رموز تعاوننا.
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ثم حاول تطبيق ممارسات التعاون هذه باستخدام أداة Teams، وحدد كل ما يمكن أن تقدمه Teams، عشرات أفضل الممارسات للتعاون مع Teams.
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النقطة التالية التي سنتناولها: كيف ننقل هذه الممارسات الجيدة ونتبادلها داخل كياننا؟ سوف ننتهي مع التوليف. وتتمثل الأهداف التي سنحددها خلال هذه الدورة في تحديد أفضل الممارسات لاستخدام الفرق وتعزيز التعاون في الشركات. سننتقل الآن إلى هذه النقطة الأولى،
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في المقدمة: فرق لأي استخدام؟ لهذا أقترح هذا الرسم البياني الذي قامت به مايكروسوفت ، وهو تمثيل بياني لمختلف الاستخدامات التي يمكن أن يكون لدينا مع أدوات الاتصال.
00:02:00
لدينا 3 محاور رئيسية: الحلقة الداخلية، الحلقة الخارجية والحلقة المفتوحة. من المهم أن نضع هذا في الاعتبار لمعرفة استخدام هذه الأدوات المختلفة.
00:02:13
وسوف اقول لكم أولا عن حلقة مفتوحة من شأنها أن تهم توقعات لاستخدام التبادلات الرسمية والمستهدفة.
00:02:26
اعلم أنه يمكننا إرسال بريد إلكتروني إلى أي شخص لديه عنوان بريد إلكتروني ، ولكن يجب أن نكون يقظين بشأن ما نضعه في رسائلنا خوفا من أنه إذا تم نقله واستلامه ، فقد يكون له تأثير كبير.
00:02:49
لذلك أود أن أقول إن البريد الإلكتروني هو أكثر للاستخدام الرسمي ، وأكثر واقعية وأقل تعسفية. بدلا من ذلك، سوف نستمر في استخدام Outlook للرسائل الرسمية لعملائنا والموردين، إلخ.
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بالنسبة للحلقة الأخرى ، الحلقة الداخلية ، أي الأشخاص الذين نعمل معهم بانتظام على المشاريع الداخلية ، الفرق هي في الحقيقة أفضل منتج في هذا المستوى. إنه حقا موجه جدا لكل ما يمكن أن يكون محادثة دائمة يمكن أن نجريها على أساس يومي مع الأشخاص الذين نعمل معهم بانتظام،
00:03:31
بما في ذلك الأشخاص في الخارج لأن Teams مفتوح في الخارج ، ومراجعات مختلفة يمكن أن يكون لدينا على ملفاتنا.
00:03:39
وأود أن أقول إن الفرق هي في الحقيقة الأداة المناسبة للعمل حيث سنجد كل هذه المحادثات الرسمية أو غير الرسمية، القصيرة والمباشرة، وحيث سنعمل مع فرق متماسكة للغاية. ويشمل ذلك أيضا الأشخاص الخارجيين الذين ليسوا بالضرورة جزءا من شبكتنا.
00:04:03
يمكننا القول أن الفرق مقدر لها أن تصبح نقطة الدخول الأساسية عند بدء يوم العمل الخاص بك، أي أنك ستبدأ العمل بنفس الطريقة التي يبدأ بها Outlook للعمل مع فرقنا اليومية. لأي سبب؟ لأنها أداة اتصال مرنة في الوقت الحقيقي حيث سنتمكن من العثور على المحتوى والتاريخ في أي وقت ، بما في ذلك محادثات الفريق المرئية لجميع أعضاء الفريق.
00:04:36
سيكون لدينا وصول متكامل إلى SharePoint، OneNote. سيكون لدينا تكامل قوي بين مجموعة Office 365 وسيكون لدينا مساحة عمل قابلة للتخصيص لتضمين المحتوى، وهي الميزات التي يستخدمها الفريق بشكل يومي.
00:05:00
الآن سوف نقوم بفك رموز تعاوننا.
00:05:11
اليوم، إذا كنا نأخذ الارتفاع، ونحن نرى أن Outlook أصبح لدينا EDM (إدارة الوثائق الإلكترونية الشخصية).
00:05:23
كتبت هذه الجملة لأنه قيل لي مرة واحدة من قبل مستخدم ووجدت أنها ذات صلة وواقعية حقا. لأي سبب؟ ببساطة لأنه اليوم مع Outlook، نقوم بتخزين المعلومات التي نتلقاها ويتم تضمين هذه المعلومات في الرسالة، في نص الرسالة. سيكون لدينا مجموعة كاملة من التفسيرات، مجموعة كاملة من التبادلات، ولكن سوف نجد أيضا
00:05:55
في جداول الرسائل والصور والمرفقات... مجموعة كاملة من المعلومات التي نحتاج إلى العثور عليها ونحن نبحث عنها دائما. سوف نجد أيضا جميع المرفقات التي نقوم بتخزينها وسوف نقوم بتخزين إصدارات مختلفة ومتعددة من الوثائق (V1، V2، V2bis ...). يمكنك الحصول على عدد من إصدارات المستندات.
00:06:28
عندما قمنا بتخزين كل هذه المرفقات، سوف ندرك أننا سوف ينتهي مع تخزين الرسائل غير كافية. الآن قد تغير منذ لدينا صندوق البريد التي ستكون أكبر بكثير منذ اعتمادا على اختيار الترخيص يمكنك أن ترتفع إلى 100 غيغابايت من البيانات في المربع الرئيسي الخاص بك وغير محدود في الأرشفة.
00:07:03
حتى وقت قريب، كنا محدودين في تخزين معلوماتنا.
00:07:09
كما أننا في Outlook سنقوم بتخزين جميع الاجتماعات ومحاضر الاجتماعات المرتبطة بها، التي نرسلها عبر البريد الإلكتروني. سنرى إصدار V1 والإصدارات المصححة والمصححة التي سيتم تخزينها في بعض الأحيان في مكان آخر.
00:07:35
حقيقة وجود كل هذه المعلومات المخزنة مباشرة في Outlook, سوف نقضي قدرا كبيرا من الوقت في البحث عن هذه المعلومات حتى لو كان لدى Outlook محرك بحث قوي جدا مع إمكانيات لتحسين عمليات البحث لدينا. نحن نبحث باستمرار عن هذه المعلومات لأن بعض الناس تصنيف المعلومات في مجلدات مختلفة الآخرين ترك كل شيء في مربع الرئيسي ونحن نقضي قدرا لا حصر له من الوقت هناك.
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مما يعني أنه وراء كل هذا ، فإن إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا تستغرق وقتا طويلا وتضر أحيانا بإنتاجيتنا.
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ما يحدث حتى في بعض الأحيان عندما لا نجد هذه المعلومات، وسوف نقوم بتخزين نفس المعلومات مثل زملائنا في بنية شجرة مختلفة. وعندما لا نجد هذه المعلومات، لن نتردد في إرسال بريد إلكتروني إليه لنقول له إننا لا نملكها وأنه يجب أن يعيدها إلينا. ما يمكن أن يكون مزعجا هو أنه في بعض الأحيان فقدان الرسائل التي سنراها في البريد الوارد يمكن أن يؤدي إلى كارثة
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لشركتنا منذ سيكون لدينا معلومات هامة نسبيا مع، على سبيل المثال، رموز الوصول إلى خدمات مختلفة. لإنهاء ممارستنا للتعاون ، ما سيكون مزعجا هو أنه عند رحيل الموظف ، إذا كان الشخص لديه الكثير من المعلومات ، فإننا سنميل إلى ترحيل هذه الرسائل من موظف إلى موظف آخر
00:09:27
لأن هذا واحد لديه الكثير من المعلومات الهامة.
00:09:33
للانتهاء من هذا الجزء حول تعاوننا فيما يتعلق ب Outlook ، كشفت دراسة أجرتها شركة Radical Group أنه في عام 2016 ، تم إرسال 215 مليار رسالة بريد إلكتروني يوميا في العالم.
00:10:00
التوقعات لعام 2020 هي من أجل 258 مليار رسالة بريد إلكتروني في اليوم الواحد، مما يعني أننا سوف جرعة زائدة. مع هذا التطبيق الجديد للفرق التعاونية، سيكون علينا تطوير ممارسات التعاون لدينا.
00:10:22
أقترح دزينة بحثت فيها عنك وهي 10 ممارسات جيدة حددتها.
00:10:38
إذا كان لديك آخرون، لا تتردد في مشاركتها معنا على الدردشة إذا كنت ترغب في إعدادها حتى نتمكن من تبادل.
00:10:48
سوف نجيبك عبر المدونة.
00:10:51
أفضل الممارسات رقم 1: أنا مستعد لاعتماد الفرق مع فريقي. ما هي أفضل الممارسات لجعل فريقي يعتمدها؟ أولا، حدد المبادئ التوجيهية، وكيف سيتم استخدامها و لأي غرض. وإذا كان التنفيذ غير واضح، فإنه سيكون بالضرورة غير واضح. كما سنتجنب إنشاء أطنان من الفرق والقنوات المعرضة لخطر الضياع وعدم المعرفة بعد الآن
00:11:26
أين معلوماتنا والقول أنه بعد أن تموت بعض الفرق. ولا يزال من المهم تفسير استخدام هذه القنوات المختلفة.
00:11:43
سوف تدرك أنه لا يزال أكثر بديهية مع فرق لإرسال رسالة إلى عدة من القيام بذلك مع Outlook.
00:11:56
ويجب وضع اتفاقية للتسمية والتصنيف. عموما، في البداية، ونحن تصنيف البيانات وإذا لم تكن منظمة تنظيما جيدا، بالضرورة قد يكون اعتماد أكثر تعقيدا. لقد تعودنا لسنوات على خوادمنا ، على القرص الصلب لدينا لهيكلة معلوماتنا. لا تتردد في تنفيذ هذه الممارسة أفضل عندما تذهب إلى استخدام فرق العمل.
00:12:30
الممارسة الجيدة الثانية: لدي عشرات الرسائل حول نفس الموضوع.
00:12:45
وستكون أفضل الممارسات هي مركزية جميع المواضيع في القنوات.
00:12:53
ما سيسمح لنا بالتعاون في الوقت الحقيقي هو إنشاء قنوات لكل مشروع. لقد قمت بإعداد فريقك، لا تتردد في إنشاء قنوات لكل مشروع. عند الانتهاء من هذا المشروع، لا تتردد في إخفائه أو إخفاء فريقك. وبالمثل في قنواتك، لا تتردد في إزالة علامات التبويب غير الضرورية
00:13:26
التي لا تستخدمها واستخدام تلك التي هي مهمة.
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إدارة وجهات نظر الفرق المفضلة عن طريق وضعها في المفضلة، والفرق التي نعمل معها على أساس يومي، وإخفاء القنوات والفرق التي لا تستخدمها، وأرشفة المشاريع المكتملة.
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الممارسة الجيدة رقم 3: غالبا ما أتبادل الرسائل مع نفس المجموعة من الأشخاص. استخدم محادثات الفريق، والمحادثات وجها إلى واحد مع عدد من الأشخاص. إنه يعادل سكايب. إذا كان لدينا في كثير من الأحيان محادثات مع مجموعة من الناس، فإن أفضل الممارسات هي محادثات الفريق وخاصة الميزة هي أننا لا نخاطر بفقدان تاريخ المحادثات.
00:14:21
إلغاء ربط الرد على رسالة وإنشاء موضوع جديد. يمكنك وضع على المواضيع الجديدة التي تقوم بإنشائها كائن كما يمكن للمرء أن يفعل في Outlook. الرد على المواضيع القائمة من خلال إثراء محادثاتك مع صور GIF والرموز التعبيرية والملصقات التي ستسمح لك بوضع العواطف في محادثة باردة يمكن أن يكون لديك عن طريق البريد الإلكتروني.
00:14:56
إذا نشأت الحاجة بعد فترة من الوقت إلى أن تبادل النص غير كاف للغاية ، فلا تتردد في الانتقال إلى اجتماع وجها لوجه لا يزال أكثر ملاءمة لتبادله مع الأشخاص مباشرة شفويا.
00:15:21
الممارسة الجيدة رقم 4: أحتاج إلى التمييز عندما أقوم بالنسخ أو عندما أكون المستلم الرئيسي للعمل. أفضل ممارسة للفرق إذا كان لديك هذا الاستخدام هو استخدام يذكر. لا تتردد في استخدام الإشارة في محادثات الفريق ، يمكنك ذكر الأشخاص وكذلك القنوات أو الفرق المباشرة. البقاء على علم من خلال القنوات التالية عندما تكون هناك وظائف جديدة.
00:15:53
سيسمح لك ذلك بالبقاء على اطلاع دائم والعثور على هذه المعلومات بشكل أسرع.
00:15:58
إخفاء ما لا يهمك.
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للعثور على كل هذا بسهولة، ابق على اطلاع بفضل تنبيهات النشاط، ولهذا السبب تم إعداد هذه الميزة. يمكنك العثور على هذه المعلومات باستخدام عوامل التصفية.
00:16:19
الممارسة الجيدة رقم 5: أقوم بنقل الرسائل بانتظام لإعلامها.
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أفضل ممارسة للفرق في هذا المستوى هي أن تكون قادرا على استخدام علامة التبويب Wiki كدفتر ملاحظات للفريق أو إضافة دفتر ملاحظات لجمع الملاحظات والمعرفة على مستوى الفريق.
00:16:44
ضع رابطا في محادثة لتمييز مستند بدلا من إرساله دائما كمرفق. هذا سوف تجنب تعدد الوثائق وسيكون لديك دائما الوصول إلى الوثائق الصحيحة.
00:16:59
يمكنك استخدام الموصلات للوصول إلى خدمات أخرى إذا كنت بحاجة إلى خدمات أخرى غير تلك التي يوفرها لك مجموعة Office 365. ممارسة جيدة أخرى: إذا تلقيت رسائل بريد إلكتروني وسيتم إرسالها إلى الفريق، بدلا من توصيل عنوان بريدك الإلكتروني، اطلب مباشرة إرسال البريد الإلكتروني إلى القناة، حيث لديك إمكانية إرسال بريد إلكتروني مباشرة إلى قناة، مما سيسمح بإبلاغ الفريق بأكمله.
00:17:32
أفضل الممارسات # 6: غالبا ما أتبادل رسائل البريد الإلكتروني لتحديث المستندات وحصص التخزين الخاصة بي غير كافية.
00:17:42
أفضل الممارسات في الفرق هي تسهيل التعاون حول الوثائق،
00:17:50
لمشاركة هذه الملفات كرابط، مما يسمح لك بالعثور عليها بسهولة أكبر، لتكون قادرة على العمل معا على الوثائق،
00:18:03
للقيام التحرير المشترك، وسوف تكون قادرة حتى لمناقشة أثناء تحرير المستندات الخاصة بك. سوف تتجنب تعدد المستندات، وسوف تتمكن من العثور على المستندات بسهولة أكبر بدلا من تخزينها في مربع Outlook.
00:18:21
أفضل الممارسات # 7 : أنا غالبا ما ترسل نفس المرفقات لزملائي. ستكون أفضل الممارسات في Teams هي تخصيص علامات التبويب لتسهيل الوصول إلى الملفات المتكررة. لا شيء يمنعك من جدولة مستند ليشاهده الأشخاص على الفور.
00:18:46
نسخ ارتباط من مستند لوضعه مباشرة في المحادثة
00:18:51
للشخص للوصول إليها مباشرة. إضافة المستندات في المحادثة بدلا من علامة التبويب "ملفات" إذا كنت تريد الفريق بأكمله لعرض هذا المستند.
00:19:05
أفضل الممارسات # 8 : أنا غالبا ما تبحث عن المعلومات.
00:19:12
أفضل الممارسات في Teams هي حفظ الرسائل المهمة ، والتي ستسمح لك بالعثور عليها بشكل أسرع وأسهل ، ودبوس المحادثات الهامة ،
00:19:26
استخدام المرشحات في تغذية النشاط وفقا للمعايير التي حددتها للعثور على خاصة عندما كنت المذكورة. وأخيرا، استخدم محرك البحث والفلاتر للعثور على هذه المعلومات.
00:19:45
الممارسة الجيدة # 9 :
00:19:49
أنا غالبا ما تضيع وقت الاجتماع وأود أن أكون أكثر كفاءة. أفضل الممارسات هي عدم التردد في استخدام وظيفة "المؤتمر الآن" التي تسمح لك بالانتقال ببساطة وبسرعة من محادثة نصية إلى اجتماع مرتجل.
00:20:13
هذه الميزة "عقد المؤتمرات الآن" يعزز استخدام الصوت والفيديو مع إمكانية تقاسم الشاشة. وسنتمكن من تسجيل الاجتماعات ومن ثم إتاحتها لأعضاء الفريق الآخرين الذين كانوا غائبين خلال هذه الجلسة.
00:20:38
وسوف تكون قادرة على العثور على جميع المعلومات التي تبادلتها. أفضل الممارسات رقم 10: أثناء الاجتماعات، أشارك المعلومات مع أشخاص آخرين. أفضل الممارسات هي عدم التردد في مشاركة شاشتك. إعداد دفتر ملاحظات مشترك للمشاركة في تحرير الملاحظات وتدوينها أثناء الاجتماع
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والتحقق من صحة كل هذا قبل المغادرة مما يتجنب التبادل المستمر للمعلومات بعد الاجتماع لمعرفة ما قيل وأن الجميع يغادر الاجتماع للتحقق مما قيل. لا تتردد في تبادل المعلومات عبر المحادثات، على سبيل المثال
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ارتباطات إلى التطبيقات أو المستندات. لا تتردد في تبادل المعلومات.
00:21:43
ممارسة المكافأة: غالبا ما أرسل مرفقات إلى الأشخاص أثناء التنقل. لدي زملاء ليسوا في المكتب كل يوم، وينتقلون إلى منزل العميل والذين غالبا ما يطلبون مني معلومات ومرفقات حول أنواع مختلفة من الوثائق. أفضل الممارسات في Teams هي تثبيت تطبيق الجوال على هاتفك الذكي.
00:22:15
هذا سيسمح لك بأخذ جميع فرقك معك ، وهذا يعني أنه مع تطبيق الهاتف المحمول يمكنك العثور على الفرق وجميع القنوات والمستندات والمحادثات وعلامات التبويب على هاتفك الذكي. هذا يسمح لك أن يكون مباشرة على الهاتف الذكي الخاص بك كل فريقك كما لديك عندما كنت في المكتب.
00:22:45
وهذه الممارسات الجيدة التي حددناها، سيكون من الضروري الآن تحديد الكيفية التي سنتمكن بها من نقلها وتقاسمها داخل فريقه.
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أول شيء هو الاعتماد على شبكة من السفراء. لأي سبب؟ أولا وقبل كل شيء، لشرح معنى التحول.
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وفي داخل الشركة، سيؤثرون على الفرق من خلال المحادثات غير الرسمية التي ستسمح بنشر المعرفة وخلقها بشكل أكثر فعالية لأن التعلم من خلال الزملاء هو واحد من أكثر الطرق فعالية واستخداما في مجال الأعمال. الشيء الثاني ، فإنها طمأنة المستخدمين لأنها قد اختبرت بالفعل أداة المنبع ، فإنها سوف تستفيد
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وتتراكم الخبرة لتحويل كل ذلك إلى معرفة. النقطة الأخيرة ، وسوف تكون قادرة على تبادل ردود فعلهم.
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والطريقة الثانية لنقل وتبادل هذه الممارسات الجيدة هي زيادة الوعي وتدريب الموظفين.
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لهذا، من المهم استخدام منصات رقمية وتعاونية، لتقديم التدريب تكييفها باستخدام حالات ملموسة، لتقديم موارد تنسيق قصير، وأشرطة الفيديو التعليمية، واستخدام أشرطة الفيديو حالة وإقامة اجتماعات مادية مخصصة أو التي سوف تهدف إلى السماح بالتحسينات المستمرة لكل كيان
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ومعالجة مواضيع شاملة مثل المبادرات المحلية.
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ويجب ألا نغفل تعزيز المعرفة لأنها تتيح ترسيخ هذه الممارسات الجديدة على نحو أفضل في العادات. سيسمح هذا الربط الجديد
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أن هذا على المدى الطويل وليس على المدى القصير، لأننا سرعان ما نجد عاداته السيئة. تعزيز المعرفة هو المهم حقا لهذا أن تستمر مع مرور الوقت.
00:25:30
على مستوى الدورة، قمنا بالفعل بإعداد عدد من الدورات على منصتنا للفرق. لدينا دورة أولى تسمى "التعاون في فريق"، لدينا دورة ثانية تسمى "التواصل في فريق"،
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والثالث يسمى "إدارة الاجتماعات في الفرق". لدينا أيضا دورة "استخدام الفرق على دائرة الرقابة الداخلية" ونحن نعد واحدة المقبل الذي سيكون نسخة مصورة من كل ما ناقشناه للتو: "أفضل 10 ممارسات للفرق". اعلم أنك سوف تكون قادرا على العثور على كل هذا على منصتنا، التي أقدمها لك. أنا جعلت مرشح على مستوى الدروس على فرق.
00:26:28
لدينا 50 فيديو تعليمي تحت تصرفكم، لدينا أيضا بعض حالات الاستخدام، وسوف نجلب بانتظام ممارسات جديدة لخدمة الفرق في منصتنا.
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في ختام هذه الجلسة، ما هو مهم أن نتذكر من هذه الدورة هو أن فرق مايكروسوفت مثالية لجميع الاتصالات اليومية والتعاون داخل قسم،
00:27:06
فريق مشروع أو مجموعة من الأشخاص الذين يعملون بشكل وثيق مع هدف مشترك أو يمكن تحقيقه. أود أن أقول الحفاظ على توقعات للإجراءات الرسمية بدلا من ذلك والبقاء وفيا للفرق للمهام اليومية.
00:27:28
لقد وصلنا إلى نهاية هذه الدورة.
00:27:32
شكرا على الاستماع. خاصة إذا كان خلال هذه الدورة لا يزال لديك أسئلة لطرحها، لا تتردد في استخدام الدردشة لدينا لتقديم أسئلتك، وسوف نجيب عليك في بلوق الأسبوع المقبل. شكرا لكم جميعا، وداعا.

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00:00:44
Daha sonra nasıl işbirliği yaptığımızı anlamaya çalışacağız, işbirliğimizi deşifre edeceğiz.
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Daha sonra bu işbirliği uygulamalarını Teams aracıyla uygulamaya çalışmak ve Teams'in sunabileceği her şeyi, Teams ile işbirliği yapmak için bir düzine en iyi uygulamayı tanımlamak için.
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Ele alacağım bir sonraki nokta: bu iyi uygulamaları varlığımız içinde nasıl iletebiliriz ve paylaşacağız? Sentezi bitireceğiz. Bu oturumda belirleyeceğimiz hedefler, Teams'i kullanmaya yönelik bu en iyi uygulamaları belirlemek ve şirketlerde işbirliğini teşvik etmek olacaktır. Şimdi bu ilk noktaya döneceğiz.
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girişte: Hangi kullanım için takımlar? Bunun için Microsoft'un yaptığı bu diyagramı, iletişim araçlarıyla sahip olabileceğimiz farklı kullanımların grafiksel bir gösterimini öneriyorum.
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3 ana eksenimiz var: iç döngü, dış döngü ve açık döngü. Bu farklı araçların kullanımını bilmek için bunu akılda tutmak önemlidir.
00:02:13
Öncelikle resmi ve hedefli borsaların kullanımı için Outlook'ı ilgilendirecek açık döngüden bahsedeceğim.
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E-posta adresi olan herkese bir e-posta gönderebileceğimizi bilin, ancak yine de, aktarılırsa ve kişi alırsa, önemli bir etkisi olabileceği korkusuyla mesajlarımıza ne koyduğumuz konusunda uyanık olmalıyız.
00:02:49
Bu yüzden e-postanın daha çok resmi kullanım için, daha somut ve daha az keyfi olduğunu söyleyebilirim. Bunun yerine, müşterilerimize, tedarikçilerimize vb.
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Diğer döngü için, iç döngü, yani dahili projelerde düzenli olarak çalıştığımız kişiler, Teams gerçekten bu seviyede en iyi yerleştirilmiş üründür. Düzenli olarak çalıştığımız insanlarla günlük olarak yapabileceğimiz kalıcı sohbet olabilecek her şeye gerçekten çok odaklıdır.
00:03:31
Teams dışarıda açık olduğundan ve dosyalarımızda sahip olabileceğimiz farklı revizyonlara dışarıdaki insanlar da dahil olmak üzere.
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Teams'in, kısa, doğrudan ve çok sıkı sıkıya bağlı ekiplerle çalışacağımız tüm bu resmi veya gayri resmi konuşmaları bulacağımız çalışma için gerçekten doğru araç olduğunu söyleyebilirim. Bu, ağımızın bir parçası olmak zorunda olmayan harici kişileri de içerir.
00:04:03
Teams'in, iş gününüze başladığınızda temel giriş noktası olmaya mahkum olduğunu söyleyebiliriz, yani günlük ekiplerimizle bir çalışma için Outlook ile aynı şekilde başlatacağınızı söyleyebiliriz. Ne için peki? Çünkü tüm ekip üyeleri tarafından görülebilen ekip konuşmaları da dahil olmak üzere içeriği ve geçmişi istediğimiz zaman bulabileceğimiz esnek bir gerçek zamanlı iletişim aracıdır.
00:04:36
SharePoint, OneNote'a entegre erişimimiz olacak. Office 365 paketinin güçlü bir entegrasyonuna sahip olacağız ve ekibin günlük olarak kullandığı içerikleri, özellikleri içerecek özelleştirilebilir bir çalışma alanına sahip olacağız.
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Şimdi işbirliğimizi deşifre edeceğiz.
00:05:11
Bugün, yüksekliği alırsak, Outlook'un EDM'miz (kişisel elektronik belge yönetimi) haline geldiğini görüyoruz.
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Bu cümleyi yazdım çünkü bir kullanıcı tarafından bana bir kez söylendi ve alakalı ve gerçekten gerçekçi buldum. Ne için peki? Çünkü bugün Outlook ile aldığımız bilgileri saklıyoruz ve bu bilgiler iletide, iletinin gövdesinde yer alıyor. Bir sürü açıklamamız olacak, bir sürü değiş tokuş, ama aynı zamanda.
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bu iletilerde tablolar, resimler, ekler... Bulmamız gereken bir sürü bilgi var ve her zaman onu arıyoruz. Ayrıca sakladığımız tüm ekleri bulacağız ve belgelerin farklı ve çoklu sürümlerini (V1, V2, V2bis ...) saklayacağız. Belgelerin birkaç sürümüne sahip olabilirsiniz.
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Tüm bu ekleri depoladığınızda, yetersiz mesaj depolama alanına sahip olacağımızı fark edeceğiz. Şimdi çok daha büyük olacak bir postasına sahip olduğumuz için değişti, çünkü lisans seçimine bağlı olarak ana kutunuzda 100 GB'a kadar veriye ve arşivlemede sınırsıza kadar gidebilirsiniz.
00:07:03
Yakın zamana kadar, bilgilerimizin depolanmasını sınırlandırdık.
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Ayrıca Outlook'ta, ilişkili olan ve e-posta ile gönderdiğimiz tüm toplantı ve toplantı tutanaklarımızı depolayacağız. V1 sürümünü ve bazen başka bir yerde saklanacak düzeltme ve düzeltilmiş sürümleri göreceğiz.
00:07:35
Tüm bu bilgilerin doğrudan Outlook'ta saklanması gerçeği, Outlook aramalarımızı iyileştirme olanaklarına sahip çok güçlü bir arama motoruna sahip olsa bile, bu bilgileri aramak için önemli miktarda zaman harcayacağız. Bu bilgileri sürekli arıyoruz, çünkü bazı insanlar bilgileri farklı klasörlerde sınıflandırıyor diğerleri her şeyi ana kutularında bırakıyor ve orada sonsuz miktarda zaman geçiriyoruz.
00:08:10
Bu da tüm bunların arkasında, e-postalarımızın yönetiminin zaman alıcı olduğu ve bazen üretkenliğimize zarar verdiği anlamına gelir.
00:08:21
Bu bilgileri bulamayınca bile bazen ne oluyor, meslektaşlarımızla aynı bilgileri farklı bir ağaç yapısında saklayacağız. Bu bilgileri bulamadığımızda, elimizde olmadığını ve bize geri göndermesi gerektiğini söylemek için ona bir e-posta göndermekten çekinmeyeceğiz. Can sıkıcı olabilecek şey, bazen gelen kutusunda göreceğimiz mesajların kaybolmasının bir felakete yol açabileceğidir.
00:08:57
şirketimiz için, örneğin farklı hizmetlere erişim kodları ile nispeten önemli bilgilere sahip olacağımız için. İşbirliği pratiğimizi bitirmek için, can sıkıcı olacak şey, bir çalışanın ayrılmasında, kişi çok fazla bilgiye sahipse, bu mesajları bir çalışandan başka bir çalışana geçirme eğiliminde olacağız.
00:09:27
Çünkü bu çok önemli bilgilere sahip.
00:09:33
Outlook ile ilgili işbirliğimizle ilgili bu kısmı bitirmek için, Radical Group şirketi tarafından yürütülen bir çalışma, 2016 yılında dünyada günde 215 milyar e-posta gönderildiğini ortaya koydu.
00:10:00
2020 için tahmin, günde 258 milyar e-posta siparişidir, bu da aşırı doz alacağımız anlamına gelir. Bu yeni İşbirlikçi Ekipler uygulamasıyla işbirliği uygulamalarımızı geliştirmemiz gerekecek.
00:10:22
Sizin için baktığım bir düzine öneriyorum ki bunlar tespit ettiğim 10 iyi uygulama.
00:10:38
Başkalarınız varsa, değiş tokuş yapabilmemiz için ayarlamak istiyorsanız, sohbette bizimle paylaşmaktan çekinmeyin.
00:10:48
Size blog aracılığıyla cevap vereceğiz.
00:10:51
En iyi uygulama #1: Ekibimle birlikte Teams'i benimsemeye hazırım. Ekibimin bunu benimsemesini sağlamak için en iyi uygulamalar nelerdir? İlk olarak, yönergeleri, nasıl kullanılacağını ve ne amaçla kullanılacağını belirtin. Uygulama bulanıksa, kullanımda olması gerekir. Ayrıca kaybolma riski altında tonlarca takım ve kanal oluşturmaktan ve artık bilmemekten kaçınacağız.
00:11:26
bilgimiz nerede ve bazı takımlar öldükten sonra. Bu farklı kanalların kullanımını açıklamak hala önemlidir.
00:11:43
Teams'in birkaç sına mesaj göndermesinin Outlook ile yapmaktan çok daha sezgisel olacağını fark edeceksiniz.
00:11:56
Bir adlandırma ve sınıflandırma kuralı uygulanmalıdır. Genel olarak, başlangıçta, verileri sınıflandırırız ve iyi yapılandırılmamışlarsa, mutlaka benimseme daha karmaşık olabilir. Sunucularımızda, sabit diskimizde bilgilerimizi yapılandırmak için yıllarca alıştık. Teams'i kullanmaya gittiğinizde bu en iyi uygulamayı uygulamaktan çekinmeyin.
00:12:30
İkinci iyi uygulama: Aynı konu etrafında düzinelerce mesajım var.
00:12:45
En iyi uygulama kanallardaki tüm konuları merkezileştirmek olacaktır.
00:12:53
Gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmamızı sağlayacak olan şey, proje başına kanal oluşturmaktır. Takımınızı ayarladınız, proje başına kanal oluşturmakta tereddüt etmeyin. Bu proje tamamlandığında, bunu gizlemekten veya takımınızı gizlemekten çekinmeyin. Benzer şekilde kanallarınızda gereksiz sekmeleri kaldırmaktan çekinmeyin
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önemli olanları kullanmamanız ve kullanmamanızdır.
00:13:31
Favori ekiplerin görünümlerini sık kullanılanlara, günlük olarak birlikte çalıştığımız ekiplere koyarak, kullanmadığınız kanalları ve takımları gizleyerek ve tamamlanan projeleri arşivleyerek yönetin.
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İyi uygulama #3: Sık sık aynı grupla mesaj alışverişi yapıyorum. Ekip konuşmalarını, birkaç kişiyle bire bir konuşmaları kullanın. Skype'a eşdeğer. Bir grup insanla sık sık sohbet ediyorsak, en iyi uygulama takım konuşmalarıdır ve özellikle avantajı, konuşmaların geçmişini kaybetme riskini almamamızdır.
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İletiyi yanıtlama ve yeni bir konu oluşturma bağlantısını kaldır. Outlook'ta yapabileceğiniz gibi, nesne oluşturduğunuz yeni konuları ekleyebilirsiniz. Konuşmalarınızı GIF'ler, emojiler ve çıkartmalarla zenginleştirerek mevcut konulara yanıt verin, bu da duyguları e-posta ile sahip olabileceğiniz soğuk bir konuşmaya koymanızı sağlayacaktır.
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Bir süre sonra metin alışverişinin çok yetersiz olduğu ihtiyacı ortaya çıkarsa, insanlarla doğrudan ağızdan alışveriş yapmak için hala daha uygun olan yüz yüze bir toplantıya geçmekten çekinmeyin.
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İyi uygulama #4: Ne zaman kopyaladığımı veya eylem için birincil alıcı olduğumu ayırt etmem gerekir. Bu kullanıma sahipseniz Teams'in en iyi uygulaması bahsetmeleri kullanmaktır. Takım konuşmalarında bir söz kullanmaktan çekinmeyin, insanlardan, kanallardan veya doğrudan ekiplerden bahsedebilirsiniz. Yeni gönderiler olduğunda kanalları takip ederek haberdar olun.
00:15:53
Bu, her zaman bilgi sahibi olmanızı ve bu bilgileri daha hızlı bulmanızı sağlayacaktır.
00:15:58
Seni ilgilendirmeyen şeyleri sakla.
00:16:03
Tüm bunları kolayca bulmak için etkinlik uyarıları sayesinde haberdar olun, bu özellik bu yüzden kuruldu. Filtreleri kullanarak bu bilgileri bulabilirsiniz.
00:16:19
İyi uygulama #5: Bilgilendirmek için düzenli olarak mesaj aktarıyorum.
00:16:27
Teams'in bu düzeydeki en iyi uygulaması, Wiki sekmesini bir ekip not defteri olarak kullanabilmek veya ekip düzeyinde not ve bilgi toplamak için bir not defteri ekleyebilmektir.
00:16:44
Belgeyi her zaman ek olarak göndermek yerine vurgulamak için konuşmaya bağlantı koyun. Bu, belgelerin çokluğunu önleyecek ve her zaman doğru belgelere erişeceksiniz.
00:16:59
Office 365 paketi tarafından sağlanan hizmetler dışında hizmetlere ihtiyacınız varsa, diğer hizmetlere erişmek için bağlayıcıları kullanabilirsiniz. Başka bir iyi uygulama: e-posta alırsanız ve ekibe iletilecekse, e-posta adresinizi iletmek yerine, doğrudan bir kanala e-posta gönderme olanağınız olduğundan, doğrudan e-postayı kanala göndermenizi isteyin, bu da tüm ekibin bilgilendirilmesini sağlayacaktır.
00:17:32
En iyi uygulama #6: Belgeleri güncellemek için sık sık e-posta alışverişi yapıyorum ve depolama kotam yetersiz.
00:17:42
Ekiplerdeki en iyi uygulama belgeler etrafında işbirliğini kolaylaştırmaktır,
00:17:50
bu dosyaları daha kolay bulmanızı sağlayacak bir bağlantı olarak paylaşmak, belgeler üzerinde birlikte çalışabilmek,
00:18:03
ve hatta belgelerinizi düzenlerken tartışabilirsiniz. Belgelerin çokluğundan kaçınacaksınız, belgelerinizi Outlook kutunuzda saklamak yerine daha kolay bulabileceksiniz.
00:18:21
En İyi Uygulama #7: Aynı ekleri genellikle meslektaşlarıma gönderirim. Teams'deki en iyi uygulama, yinelenen dosyalara erişimi kolaylaştırmak için sekmeleri özelleştirmek olacaktır. Hiçbir şey, insanların hemen görmesi için bir belgeyi sekmenizi engellemez.
00:18:46
Doğrudan konuşmaya koymak için belgeden bağlantı kopyalama
00:18:51
kişinin doğrudan erişmesi için. Tüm ekibin bu belgeyi görüntülemesini istiyorsanız, "dosyalar" sekmesi yerine belgeleri konuşmaya ekleyin.
00:19:05
En iyi uygulama #8: Sık sık bilgi arıyorum.
00:19:12
Teams'deki en iyi uygulama, önemli mesajları daha hızlı ve daha kolay bulmanızı, önemli konuşmaları sabitlemenizi sağlayacak önemli mesajları kaydetmektir,
00:19:26
etkinlik akışındaki filtreleri, özellikle sizden bahsedildiğinde bulmak için belirlediğiniz kriterlere göre kullanın. Son olarak, bu bilgileri bulmak için arama motorini ve filtreleri kullanın.
00:19:45
İyi Uygulama #9:
00:19:49
Sık sık toplantı zamanını boşa harcıyorum ve daha verimli olmak istiyorum. En iyi uygulama, bir metin konuşmasından hazırlıksız bir toplantıya basit ve hızlı bir şekilde geçmenizi sağlayan "şimdi konferans" işlevini kullanmaktan çekinmemektir.
00:20:13
Bu "şimdi konferans" özelliği, ekran paylaşımı olasılığı ile ses ve video konferans kullanımını teşvik eder. Toplantıları kaydedebileceğiz ve daha sonra bu toplantı sırasında bulunmayan diğer ekip üyeleri için kullanılabilir hale getirebileceğiz.
00:20:38
Ve değiş tokuş ettiğiniz tüm bilgileri bulabilecekler. En iyi uygulama #10: Toplantılar sırasında diğer insanlarla bilgi paylaşıyorum. En iyi uygulama ekranınızı paylaşmaktan çekinmemektir. Toplantı sırasında birlikte düzenlemek ve not almak için paylaşılan not defteri ayarlama
00:21:10
ve ayrılmadan önce tüm bunları doğrulamak, toplantıdan sonra sürekli bilgi alışverişinden kaçınarak ne söylendiğini ve herkesin söylenenleri doğrulayarak toplantıdan ayrıldığını bilmek. Örneğin, konuşmalar yoluyla bilgi alışverişinde bulunmaktan çekinmeyin
00:21:34
uygulamalara veya belgelere bağlantılar. Bilgi paylaşmaktan çekinmeyin.
00:21:43
Bonus uygulaması: Hareket halinde olan kişilere sık sık ek gönderirim. Her gün ofiste olmayan, müşterinin evine taşınan ve benden sık sık bilgi isteyen, farklı belge türleriyle ilgili ekleri olan meslektaşlarım var. Teams'deki en iyi uygulama, mobil uygulamayı akıllı telefonunuza yüklemektir.
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Bu, tüm ekiplerinizi yanınızda götürmenize izin verecektir, bu, mobil uygulama ile ekipleri, tüm kanalları, belgeleri, konuşmaları ve sekmeleri akıllı telefonunuzda bulabileceğiniz anlamına gelir. Bu, ofisteyken sahip olduğunuz gibi doğrudan akıllı telefonunuzda tüm ekibinize sahip olmanızı sağlar.
00:22:45
Tanımladığımız bu iyi uygulamaları, şimdi bunları ekibi içinde nasıl aktarabileceğimizi ve paylaşabileceğimizi tanımlamak gerekecek.
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İlk şey bir büyükelçi ağına güvenmektir. Ne için peki? Her şeyden önce, dönüşümün anlamını açıklamak.
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Şirket içinde, bilginin daha etkili bir şekilde yayılmasını ve oluşturulmasını sağlayacak gayri resmi konuşmalarla ekipleri etkileyecekler, çünkü iş arkadaşları aracılığıyla öğrenme, iş dünyasında en etkili ve kullanılan yöntemlerden biridir. İkinci şey, aracı yukarı akışta test ettikleri için kullanıcılara güven verecekler, büyük harfe dönecekler
00:23:51
ve her şeyi bilgiye dönüştürmek için deneyim biriktirin. Son nokta, geri bildirimlerini paylaşabilecekler.
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bu iyi uygulamaları aktarmanın, paylaşmanın ikinci yolu, farkındalık yaratmak ve çalışanları eğitmek olacaktır.
00:24:19
Bunun için dijital ve işbirlikçi platformların kullanılması, somut kılıflar kullanılarak uyarlanmış eğitimlerin sunulması, kısa formatlı kaynaklar, öğretici videolar, kullanım örneği videoları sunulması ve özel fiziksel toplantılar ayarlması veya her varlığın sürekli iyileştirilmesine izin vermeyi amaçlayan
00:24:52
ve yerel girişimler gibi çapraz kesme konularını ele almak.
00:24:59
Bilginin güçlenmesini ihmal etmemeliyiz, çünkü bu yeni uygulamaların alışkanlıklara daha iyi tutturulmasına izin verir. Bu yeni bağlantı,
00:25:17
bu uzun vadede ve kısa vadede değil, çünkü onun kötü alışkanlıklarını hızlı bir şekilde buluyoruz. Bilginin güçlendirilmesi, bunun zaman içinde sürmesi için gerçekten önemlidir.
00:25:30
Kurs düzeyinde, Teams için platformumuzda bir dizi kurs hazırladık. "Bir takımda işbirliği" adında bir ilk dersimiz var, ikinci bir dersimiz var" "bir takımda iletişim kurmak",
00:25:53
üçüncüsüne "Teams'de toplantıları yönetme" adı verilir. Ayrıca bir "iOS'ta Teams'i kullan" kursumuz var ve az önce tartıştığımız her şeyin resimli sürümü olacak bir sonrakini hazırlıyoruz: "Teams'in en iyi 10 uygulaması". Tüm bunları size sunduğum platformumuzda bulabileceğinizi bilin. Teams'deki öğreticiler düzeyinde bir filtre yaptım.
00:26:28
Emrinizde 50 öğretici videomuz var, ayrıca bazı kullanım durumlarımız var ve Teams hizmetinin yeni uygulamalarını düzenli olarak platformumuza getireceğiz.
00:26:49
Bu oturumun sonunda, bu oturumdan hatırlanması gereken şey, Microsoft Teams'in bir departmandaki tüm günlük iletişim ve işbirliği için ideal olduğudur,
00:27:06
bir proje ekibi veya ortak bir hedefle yakın çalışan veya ulaşılması gereken bir insan kolektifi. Bunun yerine resmi eylemler için Outlook'ı koruyun ve günlük görevler için Teams'e sadık kalın derim.
00:27:28
Bu oturumun sonuna geldik.
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Dinlediğiniz için teşekkür ederim. Özellikle bu oturum sırasında hala sormanız gereken sorular varsa, sorularınızı göndermek için sohbetimizi kullanmaktan çekinmeyin ve gelecek haftanın blogunda size cevap vereceğiz. Hepinize teşekkür ederim, hoşçakalın.

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Następnie spróbujemy zrozumieć sposób, w jaki współpracujemy, rozszyfrujemy naszą współpracę.
00:00:50
Aby następnie spróbować zastosować te praktyki współpracy za pomocą narzędzia Teams i zdefiniować na podstawie wszystkiego, co może zaoferować usługa Teams, tuzin najlepszych praktyk dotyczących współpracy z usługą Teams.
00:01:08
Kolejnym punktem, którym się zajmiemy: jak przekazywać i dzielić się tymi dobrymi praktykami w ramach naszego podmiotu? Zakończymy syntezą. Cele, które ustalimy podczas tej sesji, będą polegały na zidentyfikowaniu tych najlepszych praktyk korzystania z usługi Teams i promowaniu współpracy w firmach. Zajmiemy się teraz tą pierwszą kwestią,
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Wprowadzenie: Zespoły w jakim celu? W tym celu proponuję ten diagram, który stworzył Microsoft, graficzną reprezentację różnych zastosowań, które można mieć za pomocą narzędzi komunikacyjnych.
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Mamy 3 główne osie: pętlę wewnętrzną, pętlę zewnętrzną i pętlę otwartą. Ważne jest, aby o tym pamiętać, aby poznać zastosowanie tych różnych narzędzi.
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Najpierw opowiem o otwartej pętli, która będzie dotyczyła programu Outlook w celu wykorzystania formalnych i ukierunkowanych wymian.
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Wiedz, że możemy wysłać wiadomość e-mail do każdego, kto ma adres e-mail, ale zawsze musimy być czujni na to, co umieszczamy w naszych wiadomościach z obawy, że jeśli zostanie przesłany i osoba go otrzyma, może to mieć znaczący wpływ.
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Powiedziałbym więc, że e-mail jest bardziej do formalnego użytku, bardziej konkretny i mniej arbitralny. Zamiast tego zachowamy korzystanie z programu Outlook do oficjalnych wiadomości do naszych klientów, dostawców itp.
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Dla drugiej pętli, pętli wewnętrznej, czyli ludzi, z którymi regularnie pracujemy nad wewnętrznymi projektami, Teams jest naprawdę produktem najlepiej umieszczonym na tym poziomie. Jest naprawdę bardzo zorientowany na wszystko, co może być stałą rozmową, którą możemy prowadzić na co dzień z ludźmi, z którymi regularnie pracujemy,
00:03:31
w tym osoby z zewnątrz, ponieważ usługa Teams jest otwarta na zewnątrz, oraz różne wersje, które możemy mieć w naszych plikach.
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Powiedziałbym, że Teams jest naprawdę właściwym narzędziem do pracy, w którym znajdziemy wszystkie te formalne lub nieformalne rozmowy, krótkie, bezpośrednie i gdzie będziemy pracować z bardzo zgranymi zespołami. Dotyczy to również osób z zewnątrz, które niekoniecznie są częścią naszej sieci.
00:04:03
Można powiedzieć, że Teams ma stać się niezbędnym punktem wejścia, gdy zaczynamy nasz dzień pracy, to znaczy, że rozpoczniemy go w taki sam sposób, jak Outlook do pracy z naszymi codziennymi zespołami. Po co? Ponieważ jest to elastyczne narzędzie komunikacji w czasie rzeczywistym, w którym będziemy mogli znaleźć treści i historię w dowolnym momencie, w tym rozmowy zespołowe widoczne dla wszystkich członków zespołu.
00:04:36
Będziemy mieli zintegrowany dostęp do SharePoint, OneNote. Będziemy mieli silną integrację pakietu Office 365 i będziemy mieli konfigurowalny obszar roboczy, aby uwzględnić treści, funkcje, z których zespół korzysta na co dzień.
00:05:00
Teraz rozszyfrujemy naszą współpracę.
00:05:11
Dzisiaj, jeśli weźmiemy wyżynę, widzimy, że Outlook stał się naszym EDM (osobiste elektroniczne zarządzanie dokumentami).
00:05:23
Napisałem to zdanie, ponieważ zostało mi kiedyś powiedziane przez użytkownika i uznałem je za istotne i naprawdę realistyczne. Po co? Po prostu dlatego, że dzisiaj w programie Outlook przechowujemy informacje, które otrzymujemy, a te informacje są zawarte w wiadomości, w treści wiadomości. Będziemy mieli wiele wyjaśnień, wiele wymian zdań, ale znajdziemy też
00:05:55
W tych wiadomościach tabele, obrazy, załączniki... Cała masa informacji, które musimy znaleźć i zawsze ich szukamy. Znajdziemy również wszystkie załączniki, które przechowujemy i będziemy przechowywać różne i wiele wersji dokumentów (V1, V2, V2bis ...). Możemy mieć wiele wersji dokumentów.
00:06:28
Kiedy zapiszemy wszystkie te załączniki, zdamy sobie sprawę, że skończymy z niewystarczającą ilością miejsca na wiadomości. Teraz to się zmieniło, ponieważ mamy skrzynkę pocztową, która będzie znacznie większa, ponieważ w zależności od wyboru licencji możesz przejść do 100 GB danych w głównej skrzynce pocztowej i nieograniczonej w archiwizacji.
00:07:03
Do niedawna byliśmy ograniczeni w przechowywaniu naszych informacji.
00:07:09
W programie Outlook będziemy przechowywać wszystkie nasze spotkania i protokoły spotkań, które są skojarzone i które wysyłamy pocztą e-mail. Zobaczymy wersję V1 oraz wersje poprawione i poprawione, które czasami będą przechowywane w innym miejscu.
00:07:35
Mając wszystkie te informacje bezpośrednio przechowywane w Outlooku, spędzimy znaczną ilość czasu szukając tych informacji, nawet jeśli Outlook ma bardzo potężną wyszukiwarkę z możliwościami zawężenia naszych wyszukiwań. Ciągle szukamy tych informacji, ponieważ niektórzy klasyfikują informacje w różnych folderach, inni zostawiają wszystko w swoim głównym pudełku i spędzamy tam nieskończoną ilość czasu.
00:08:10
Oznacza to, że za tym wszystkim kryje się zarządzanie naszymi wiadomościami e-mail czasochłonne i czasami szkodzi naszej produktywności.
00:08:21
Co się dzieje czasami, nawet jeśli nie znajdziemy tych informacji, będziemy przechowywać te same informacje, co jego koledzy w innym drzewie. Kiedy nie znajdziemy tych informacji, nie zawahamy się wysłać mu e-maila, aby powiedzieć mu, że ich nie mamy i że musi nam je odesłać. Kłopotliwe może być to, że czasami utrata wiadomości, które zobaczymy w skrzynce odbiorczej, może doprowadzić do katastrofy
00:08:57
dla naszej firmy, ponieważ będziemy mieli stosunkowo ważne informacje, na przykład z kodami dostępu do różnych usług. Kończąc naszą praktykę współpracy, kłopotliwe będzie to, że kiedy pracownik odchodzi, jeśli osoba ta ma wiele informacji, będziemy mieli tendencję do przenoszenia tych wiadomości od jednego pracownika do drugiego.
00:09:27
Ponieważ ten ma wiele ważnych informacji.
00:09:33
Na zakończenie naszej współpracy nad Outlookiem badanie przeprowadzone przez firmę Radical Group ujawniło, że w 2016 roku codziennie wysyłano 215 miliardów e-maili na całym świecie.
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Prognozy na 2020 rok są rzędu 258 miliardów e-maili dziennie, co oznacza, że przedawkujemy. Dzięki tej nowej aplikacji do współpracy Teams będziemy musieli udoskonalić nasze praktyki współpracy.
00:10:22
Proponuję kilkanaście, którym się przyjrzałem, czyli 10 dobrych praktyk, które zidentyfikowałem.
00:10:38
Jeśli masz inne, nie wahaj się podzielić nimi z nami na czacie, jeśli chcesz skonfigurować niektóre, abyśmy mogli się wymienić.
00:10:48
Odpowiemy Ci za pośrednictwem bloga.
00:10:51
Najlepsza praktyka 1: Jestem gotowy do przyjęcia usługi Teams wraz z moim zespołem. Jakie są najlepsze praktyki, aby zachęcić mój zespół do jego przyjęcia? Najpierw określ wytyczne, sposób jego wykorzystania i w jakim celu. Jeśli implementacja jest rozmyta, koniecznie w użyciu zostanie rozmyta. Unikniemy również tworzenia mnóstwa zespołów i kanałów, ryzykując, że się zgubimy i już nie będziemy wiedzieć.
00:11:26
Gdzie są nasze informacje i powiedzieć, że po niektórych zespołach może umrzeć. Nadal ważne jest wyjaśnienie wykorzystania tych różnych kanałów.
00:11:43
Zdasz sobie sprawę, że nadal będzie o wiele bardziej intuicyjne w usłudze Teams wysyłanie wiadomości do kilku osób niż w programie Outlook.
00:11:56
Należy wprowadzić konwencję nazewnictwa i klasyfikacji danych. Generalnie na wstępie klasyfikujemy dane i jeśli nie są one dobrze skonstruowane, to z konieczności przyjęcie może być bardziej skomplikowane. Od lat jesteśmy przyzwyczajeni na naszych serwerach, na naszym dysku twardym do strukturyzacji naszych informacji. Możesz wdrożyć tę najlepszą praktykę, gdy przejdziesz do korzystania z usługi Teams.
00:12:30
Druga dobra praktyka: mam dziesiątki wiadomości na ten sam temat.
00:12:45
Najlepszą praktyką będzie centralizacja wszystkich tematów w kanałach.
00:12:53
To, co pozwoli nam współpracować w czasie rzeczywistym, to tworzenie kanałów na projekt. Założyłeś swój zespół, nie wahaj się tworzyć kanałów według projektu. Po zakończeniu tego projektu nie wahaj się go ukryć lub ukryć swój zespół. Podobnie w swoich kanałach, możesz usunąć niepotrzebne karty
00:13:26
których nie używasz i używasz tych, które są ważne.
00:13:31
Zarządzaj preferowanymi widokami zespołów, dodając je do zakładek, zespoły, z którymi pracujesz na co dzień, ukrywaj kanały i zespoły, których nie używasz, oraz archiwizuj ukończone projekty.
00:13:50
Dobra praktyka 3: Często wymieniam wiadomości z tą samą grupą ludzi. Korzystaj z rozmów zespołowych, rozmów jeden na jeden z określoną liczbą osób. To odpowiednik Skype'a. Jeśli często prowadzimy rozmowy z grupą osób, dobrą praktyką są rozmowy zespołowe, a szczególnie zaletą jest to, że nie ryzykujemy utraty historii rozmów.
00:14:21
Rozłącz odpowiedź na wiadomość i utwórz nowy temat. Możesz umieścić nowe tematy, które tworzysz obiekt, tak jak można to zrobić w programie Outlook. Odpowiadaj na istniejące tematy, wzbogacając swoje rozmowy o GIF-y, emotikony i naklejki, które wprowadzą emocje do zimnej rozmowy, którą moglibyśmy przeprowadzić przez e-mail.
00:14:56
Jeśli po pewnym czasie pojawi się potrzeba, że wymiana tekstów jest zbyt niewystarczająca, nie wahaj się przejść do spotkania twarzą w twarz, które jest jeszcze wygodniejsze do bezpośredniej wymiany z ludźmi ustnie.
00:15:21
Dobra praktyka 4: Muszę rozróżnić, kiedy jestem w kopii lub kiedy jestem głównym odbiorcą działania. Najlepszą praktyką usługi Teams, jeśli masz takie zastosowanie, jest używanie wzmianek. Zapraszam do korzystania z wzmianek w rozmowach zespołowych, możesz wymieniać zarówno osoby, jak i kanały lub bezpośrednio zespoły. Otrzymuj powiadomienia, obserwując kanały, gdy pojawią się nowe posty.
00:15:53
Pozwoli Ci to zawsze być na bieżąco i szybciej znajdować te informacje.
00:15:58
Ukryj to, co Cię nie dotyczy.
00:16:03
Aby łatwo to wszystko znaleźć, bądź na bieżąco dzięki alertom aktywności, dlatego ta funkcja została skonfigurowana. Informacje te można znaleźć za pomocą filtrów.
00:16:19
Dobra praktyka nr 5: Regularnie przekazuję wiadomości do wiadomości.
00:16:27
Najlepszą praktyką usługi Teams na tym poziomie jest możliwość używania karty Wiki jako notesu zespołu lub dodawania notesu do zbierania notatek i wiedzy na poziomie zespołu.
00:16:44
Umieść łącze w konwersacji, aby wyróżnić dokument, zamiast zawsze wysyłać go jako załącznik. Pozwoli to uniknąć mnogości dokumentów i zawsze będziesz mieć dostęp do właściwych dokumentów.
00:16:59
Łączników można używać do uzyskiwania dostępu do innych usług, jeśli potrzebujesz usług innych niż te dostarczane przez pakiet Office 365. Kolejna dobra praktyka: jeśli otrzymasz e-maile i zostaną one przekazane do zespołu, zamiast przekazywać swój adres e-mail, poproś bezpośrednio o wysłanie wiadomości e-mail do kanału, ponieważ masz możliwość wysłania wiadomości e-mail bezpośrednio do kanału, co pozwoli na poinformowanie całego zespołu.
00:17:32
Dobra praktyka nr 6: Często wymieniam wiadomości e-mail w celu aktualizacji dokumentów, a mój limit miejsca jest niewystarczający.
00:17:42
Najlepszą praktyką w zespołach jest ułatwianie współpracy wokół dokumentów,
00:17:50
udostępnić te pliki jako link, który pozwoli Ci łatwiej je znaleźć, aby móc wspólnie pracować nad dokumentami,
00:18:03
do wspólnej edycji, a nawet będziesz mógł rozmawiać podczas edycji dokumentów. Unikniesz mnogości dokumentów, będziesz mógł łatwiej znaleźć swoje dokumenty zamiast przechowywać je w polu Outlook.
00:18:21
Dobra praktyka 7: Często wysyłam te same załączniki do moich kolegów. Najlepszym rozwiązaniem w usłudze Teams będzie dostosowywanie kart, aby ułatwić dostęp do plików cyklicznych. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby od razu wyświetlić dokument, aby inni mogli go zobaczyć.
00:18:46
Kopiowanie łącza z dokumentu w celu umieszczenia go bezpośrednio w konwersacji
00:18:51
aby osoba mogła uzyskać do nich bezpośredni dostęp. Dodaj dokumenty do konwersacji zamiast do zakładki "pliki", jeśli chcesz, aby cały zespół wyświetlał ten dokument.
00:19:05
Dobra praktyka 8: Często szukam informacji.
00:19:12
Najlepszą praktyką w Teams jest zapisywanie ważnych wiadomości, co pozwoli Ci szybciej i łatwiej je znaleźć, przypinanie ważnych rozmów,
00:19:26
Używaj filtrów w kanale aktywności na podstawie kryteriów, które określiłeś, aby znaleźć, zwłaszcza gdy jesteś wspomniany. Na koniec użyj wyszukiwarki i filtrów, aby znaleźć te informacje.
00:19:45
Dobre praktyki nr 9:
00:19:49
Często marnuję czas na spotkania i chciałbym być bardziej efektywny. Najlepszą praktyką jest skorzystanie z funkcji "konferencja teraz", która pozwala łatwo i szybko przełączyć się z rozmowy tekstowej na zaimprowizowane spotkanie.
00:20:13
Ta funkcja "konferencja teraz" promuje korzystanie z konferencji audio i wideokonferencji z możliwością udostępniania ekranu. Będziemy mogli nagrywać spotkania, a następnie udostępniać je pozostałym członkom zespołu, którzy byli nieobecni podczas tego spotkania.
00:20:38
I będą mogli znaleźć wszystkie informacje, które wymieniłeś. Najlepsza praktyka 10: Na spotkaniach dzielę się informacjami z innymi osobami. Najlepszą praktyką jest nie wahanie się przed udostępnieniem ekranu. Konfigurowanie notesu udostępnionego do wspólnej edycji i sporządzania notatek podczas spotkania
00:21:10
I potwierdzić to wszystko przed opuszczeniem siebie, co pozwala uniknąć nieustannej wymiany informacji po spotkaniu, aby wiedzieć, co zostało powiedziane i że wszyscy opuszczają spotkanie potwierdzając to, co zostało powiedziane. Zapraszam do wymiany informacji poprzez rozmowy, na przykład
00:21:34
łącza do aplikacji lub dokumentów. Zapraszam do dzielenia się informacjami.
00:21:43
Dodatkowa praktyka: często wysyłam załączniki do osób w ruchu. Mam kolegów, których na co dzień nie ma w biurze, którzy są w drodze do klienta i którzy często proszą mnie o informacje, załączniki na różnego rodzaju dokumentach. Najlepszym rozwiązaniem w usłudze Teams jest zainstalowanie aplikacji mobilnej na smartfonie.
00:22:15
Pozwoli Ci to zabrać ze sobą wszystkie zespoły, co oznacza, że dzięki aplikacji mobilnej możesz znaleźć zespoły, wszystkie kanały, dokumenty, rozmowy i zakładki na smartfonie. Dzięki temu możesz mieć bezpośrednio na smartfonie cały zespół, tak jak wtedy, gdy jesteś w biurze.
00:22:45
Te dobre praktyki, które zdefiniowaliśmy, będziemy teraz musieli określić, w jaki sposób będziemy mogli je przekazywać i udostępniać w naszym zespole.
00:23:03
Pierwszą rzeczą jest poleganie na sieci ambasadorów. Po co? Po pierwsze, aby wyjaśnić znaczenie transformacji.
00:23:19
W firmie będą wpływać na zespoły poprzez nieformalne rozmowy, które będą skuteczniej rozpowszechniać i tworzyć wiedzę, ponieważ uczenie się od kolegów jest jedną z najbardziej efektywnych i stosowanych metod w biznesie. Po drugie, uspokoją użytkowników, ponieważ już wcześniej przetestowali narzędzie, będą kapitalizować
00:23:51
i gromadź doświadczenie, aby przekształcić to wszystko w wiedzę. Ostatni punkt, będą mogli podzielić się swoją opinią.
00:24:05
Drugim sposobem przekazywania i dzielenia się tymi dobrymi praktykami będzie podnoszenie świadomości i szkolenie pracowników.
00:24:19
W tym celu ważne jest, aby korzystać z platform cyfrowych i platform współpracy, oferować dostosowane szkolenia z wykorzystaniem konkretnych przypadków, oferować zasoby w krótkim formacie, filmy instruktażowe, filmy wideo przypadków użycia oraz organizować dedykowane spotkania fizyczne lub które będą miały na celu umożliwienie ciągłego doskonalenia każdego podmiotu
00:24:52
oraz zajęcie się tematami przekrojowymi, takimi jak inicjatywy lokalne.
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Nie wolno nam również zaniedbywać wzmacniania wiedzy, ponieważ pozwala to na lepsze zakotwiczenie tych nowych praktyk w nawykach. To nowe zakotwienie umożliwi
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Niezależnie od tego, czy jest to w dłuższej perspektywie, czy nie w krótkim okresie, ponieważ szybko znajdujemy nasze złe nawyki. Wzmacnianie wiedzy jest naprawdę ważne, aby to trwało w czasie.
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Na poziomie kursu przygotowaliśmy już szereg kursów na temat Teams na naszej platformie. Mamy pierwszy kurs o nazwie "współpraca zespołowa", mamy drugi o nazwie "komunikacja zespołowa",
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trzeci nosi nazwę "Zarządzanie spotkaniami w usłudze Teams". Mamy również kurs "Use Teams on iOS" i przygotowujemy nadchodzący, który będzie ilustrowaną wersją wszystkiego, co właśnie omówiliśmy: "10 najlepszych praktyk Teams". Wiedz, że będziesz mógł znaleźć to wszystko na naszej platformie, którą Ci przedstawiam. Zrobiłem filtr na poziomie tutoriali na Teams.
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Mamy do dyspozycji 50 filmów instruktażowych, mamy również kilka przypadków użycia i będziemy regularnie wprowadzać nowe praktyki usługi Teams na naszą platformę.
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Pod koniec tej sesji ważne jest, aby pamiętać, że Microsoft Teams jest idealny do codziennej komunikacji i współpracy w dziale,
00:27:06
Zespół projektowy lub kolektyw ludzi ściśle współpracujących ze sobą ze wspólnym celem lub rezultatem do osiągnięcia. Powiedziałbym, aby zachować program Outlook dla formalnych działań i trzymać się Teams w codziennych zadaniach.
00:27:28
Doszliśmy do końca tej sesji.
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Dziękuję za uwagę. Zwłaszcza, jeśli podczas tej sesji nadal masz pytania do zadać, skorzystaj z naszego czatu, aby przesłać swoje pytania, a my odpowiemy Ci w przyszłym tygodniu na blogu. Dziękuję wszystkim, do widzenia.

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फिर हम जिस तरह से सहयोग करते हैं, उसे समझने की कोशिश करेंगे, हम अपने सहयोग को समझेंगे।
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फिर टीम टूल के साथ इन सहयोग प्रथाओं को लागू करने का प्रयास करें, और टीमों के साथ सहयोग करने के लिए एक दर्जन सर्वोत्तम प्रथाओं की पेशकश करने वाली हर चीज को परिभाषित करें।
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अगले बिंदु को हम संबोधित करेंगे: हमारी इकाई के भीतर इन अच्छी प्रथाओं को कैसे प्रसारित और साझा किया जाए? हम संश्लेषण के साथ समाप्त करेंगे। इस सत्र के दौरान हम जो उद्देश्य निर्धारित करेंगे, वे टीमों का उपयोग करने और कंपनियों में सहयोग को बढ़ावा देने के लिए इन सर्वोत्तम प्रथाओं की पहचान करना होगा। अब हम इस पहले बिंदु को संबोधित करेंगे,
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परिचय: किस उद्देश्य के लिए टीमें? इसके लिए मैं इस आरेख का प्रस्ताव करता हूं जो माइक्रोसॉफ्ट ने बनाया है, संचार उपकरणों के साथ होने वाले विभिन्न उपयोगों का एक ग्राफिकल प्रतिनिधित्व।
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हमारे पास 3 मुख्य अक्ष हैं: आंतरिक लूप, बाहरी लूप और खुला लूप। इन विभिन्न उपकरणों के उपयोग को जानने के लिए इसे ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है।
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मैं पहले आपको ओपन लूप के बारे में बताऊंगा जो औपचारिक और लक्षित एक्सचेंजों के उपयोग के लिए आउटलुक की चिंता करेगा।
00:02:26
यह जान लें कि हम किसी को भी ईमेल भेज सकते हैं जिसके पास ईमेल पता है, लेकिन हमें हमेशा सतर्क रहना चाहिए कि हम अपने संदेशों में क्या डालते हैं, इस डर से कि, अगर इसे स्थानांतरित किया जाता है और व्यक्ति इसे प्राप्त करता है, तो इसका महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ सकता है।
00:02:49
इसलिए मैं कहूंगा कि ईमेल औपचारिक उपयोग के लिए अधिक है, अधिक ठोस और कम मनमाना है। इसके बजाय, हम अपने ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं आदि को आधिकारिक संदेशों के लिए आउटलुक का उपयोग रखेंगे।
00:03:06
दूसरे लूप के लिए, आंतरिक लूप, यानी जिन लोगों के साथ हम आंतरिक परियोजनाओं पर नियमित रूप से काम करते हैं, टीम्स वास्तव में इस स्तर पर सबसे अच्छा उत्पाद है। यह वास्तव में हर उस चीज के लिए बहुत उन्मुख है जो स्थायी बातचीत हो सकती है जो हम उन लोगों के साथ दैनिक आधार पर कर सकते हैं जिनके साथ हम नियमित रूप से काम करते हैं,
00:03:31
बाहर के लोगों को शामिल करना क्योंकि टीम बाहर के लिए खुली है, और हमारी फ़ाइलों पर हमारे पास विभिन्न संशोधन हो सकते हैं।
00:03:39
मैं कहूंगा कि टीम्स वास्तव में काम करने के लिए सही उपकरण है जहां हम इन सभी औपचारिक या अनौपचारिक वार्तालापों को पाएंगे, लघु, प्रत्यक्ष, और जहां हम बहुत तंग टीमों के साथ काम करेंगे। इसमें बाहरी लोग भी शामिल हैं जो जरूरी नहीं कि हमारे नेटवर्क का हिस्सा हों।
00:04:03
हम कह सकते हैं कि जब हम अपना कार्यदिवस शुरू करते हैं तो टीमें आवश्यक प्रवेश बिंदु बनने के लिए नियत होती हैं, अर्थात् हम इसे उसी तरह से शुरू करेंगे जैसे कि हमारी दैनिक टीमों के साथ काम करने के लिए आउटलुक। किस लिए? क्योंकि यह वास्तविक समय में एक लचीला संचार उपकरण है जहां हम किसी भी समय सामग्री और इतिहास खोजने में सक्षम होंगे, जिसमें टीम के सभी सदस्यों को दिखाई देने वाली टीम की बातचीत भी शामिल है।
00:04:36
हमारे पास SharePoint, OneNote तक एकीकृत पहुँच होगी. हमारे पास Office 365 सुइट का एक मजबूत एकीकरण होगा और हमारे पास सामग्री, सुविधाओं को शामिल करने के लिए एक अनुकूलन योग्य कार्यस्थान होगा जो टीम दैनिक आधार पर उपयोग करती है.
00:05:00
अब, हम अपने सहयोग को समझेंगे।
00:05:11
आज, अगर हम ऊंचाई लेते हैं, तो हम देखते हैं कि आउटलुक हमारा ईडीएम (व्यक्तिगत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन) बन गया है।
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मैंने इस वाक्य को नीचे लिखा क्योंकि यह एक बार मुझे एक उपयोगकर्ता द्वारा बताया गया था और मुझे यह प्रासंगिक और वास्तव में यथार्थवादी लगा। किस लिए? सिर्फ इसलिए कि आज Outlook के साथ, हम प्राप्त जानकारी को संग्रहीत करते हैं और यह जानकारी संदेश के मुख्य भाग में, संदेश में निहित होती है। हमारे पास बहुत सारे स्पष्टीकरण, बहुत सारे आदान-प्रदान होंगे, लेकिन हम यह भी खोजने जा रहे हैं
00:05:55
इन संदेश तालिकाओं में, छवियां, अनुलग्नक ... जानकारी का एक पूरा समूह जिसे हमें खोजने की आवश्यकता है और हम हमेशा इसकी तलाश में रहते हैं। हमें उन सभी अनुलग्नकों को भी मिलेगा जिन्हें हम संग्रहीत करते हैं और हम दस्तावेजों के विभिन्न और एकाधिक संस्करणों (वी 1, वी 2, वी 2 बीआईएस ...) को संग्रहीत करेंगे। हमारे पास दस्तावेजों के कई संस्करण हो सकते हैं।
00:06:28
जब हम इन सभी अनुलग्नकों को संग्रहीत कर लेंगे, तो हम महसूस करेंगे कि हम अपर्याप्त संदेश भंडारण के साथ समाप्त हो जाएंगे। अब यह बदल गया है क्योंकि हमारे पास एक मेलबॉक्स है जो बहुत बड़ा होगा क्योंकि लाइसेंस की पसंद के आधार पर आप अपने मुख्य मेलबॉक्स में 100 जीबी डेटा और संग्रह में असीमित तक जा सकते हैं।
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कुछ समय पहले तक, हम अपनी जानकारी के भंडारण में सीमित थे।
00:07:09
यह Outlook में भी है कि हम अपनी सभी मीटिंग्स और मीटिंग मिनट्स को संग्रहीत करेंगे जो संबद्ध हैं और जिन्हें हम ईमेल द्वारा भेजते हैं. हम वी 1 संस्करण और प्रूफरीड और सही संस्करण देखेंगे जो कभी-कभी किसी अन्य स्थान पर संग्रहीत किए जाएंगे।
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इस सभी जानकारी को सीधे Outlook में संग्रहीत करने के बाद, हम इस जानकारी की तलाश में महत्वपूर्ण समय व्यतीत करेंगे, भले ही Outlook के पास हमारी खोजों को परिष्कृत करने की संभावनाओं के साथ एक बहुत शक्तिशाली खोज इंजन हो। हम लगातार इस जानकारी की तलाश कर रहे हैं क्योंकि कुछ लोग जानकारी को विभिन्न फ़ोल्डरों में वर्गीकृत करते हैं अन्य अपने मुख्य बॉक्स में सब कुछ छोड़ देते हैं और हम वहां अनंत समय बिताते हैं।
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इसका मतलब है कि इन सबके पीछे, हमारे ईमेल का प्रबंधन समय लेने वाला है और कभी-कभी हमारी उत्पादकता को नुकसान पहुंचाता है।
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कभी-कभी क्या होता है जब हमें यह जानकारी नहीं मिलती है, हम उसी जानकारी को एक अलग पेड़ में अपने सहयोगियों के रूप में संग्रहीत करेंगे। जब हमें यह जानकारी नहीं मिलेगी, तो हम उसे यह बताने के लिए एक ईमेल भेजने में संकोच नहीं करेंगे कि हमारे पास यह नहीं है और उसे इसे हमें वापस भेजना होगा। शर्मनाक बात यह हो सकती है कि कभी-कभी इनबॉक्स में हम जो संदेश देखेंगे, उनका नुकसान आपदा का कारण बन सकता है
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हमारी कंपनी के लिए चूंकि हमारे पास अपेक्षाकृत महत्वपूर्ण जानकारी होगी, उदाहरण के लिए, विभिन्न सेवाओं के लिए एक्सेस कोड। हमारे सहयोग अभ्यास को समाप्त करने के लिए, शर्मनाक बात यह होगी कि जब कोई कर्मचारी छोड़ देता है, यदि व्यक्ति के पास बहुत सारी जानकारी है, तो हम इन संदेशों को एक कर्मचारी से दूसरे कर्मचारी में स्थानांतरित कर देंगे।
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क्योंकि इसमें बहुत सारी महत्वपूर्ण जानकारी है।
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आउटलुक पर हमारे सहयोग पर इस हिस्से को खत्म करने के लिए, कंपनी रेडिकल ग्रुप द्वारा किए गए एक अध्ययन से पता चला है कि 2016 में, दुनिया भर में प्रतिदिन 215 बिलियन ईमेल भेजे गए थे।
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2020 के लिए पूर्वानुमान प्रति दिन 258 बिलियन ईमेल के क्रम के हैं, जिसका अर्थ है कि हम ओवरडोज करेंगे। इस नए सहयोगी टीम आवेदन के साथ, हमें अपने सहयोग प्रथाओं को विकसित करना होगा।
00:10:22
मैं एक दर्जन का प्रस्ताव करता हूं जिन्हें मैंने आपके लिए देखा था जो 10 अच्छी प्रथाएं हैं जिन्हें मैंने पहचाना है।
00:10:38
यदि आपके पास अन्य हैं, तो उन्हें चैट पर हमारे साथ साझा करने में संकोच न करें यदि आप कुछ सेट करना चाहते हैं ताकि हम आदान-प्रदान कर सकें।
00:10:48
हम आपको ब्लॉग के माध्यम से जवाब देंगे।
00:10:51
सर्वश्रेष्ठ अभ्यास 1: मैं अपनी टीम के साथ टीमों को अपनाने के लिए तैयार हूं। मेरी टीम को इसे अपनाने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं क्या हैं? सबसे पहले, दिशानिर्देश निर्दिष्ट करें, इसका उपयोग कैसे और किस उद्देश्य के लिए किया जाएगा। यदि कार्यान्वयन धुंधला है, तो आवश्यक रूप से उपयोग में यह धुंधला हो जाएगा। हम खो जाने और अब और नहीं जानने के जोखिम पर बहुत सारी टीमों और चैनलों को बनाने से भी बचेंगे।
00:11:26
हमारी जानकारी कहां है और यह कहना है कि कुछ टीमों के मरने के बाद। इन विभिन्न चैनलों के उपयोग की व्याख्या करना अभी भी महत्वपूर्ण है।
00:11:43
आप महसूस करेंगे कि Outlook के साथ ऐसा करने की तुलना में कई लोगों को संदेश भेजना टीमों के साथ अभी भी अधिक सहज होगा।
00:11:56
डेटा के लिए एक नामकरण और वर्गीकरण सम्मेलन स्थापित किया जाना चाहिए। आम तौर पर, शुरुआत में, हम डेटा को वर्गीकृत करते हैं और यदि यह अच्छी तरह से संरचित नहीं है, तो आवश्यक रूप से गोद लेना अधिक जटिल हो सकता है। हम अपनी जानकारी की संरचना के लिए अपने सर्वर पर, हमारी हार्ड ड्राइव पर वर्षों से आदी हैं। जब आप टीमों का उपयोग करने के लिए जाते हैं तो इस सर्वोत्तम अभ्यास को लागू करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
00:12:30
दूसरा अच्छा अभ्यास: मेरे पास एक ही विषय के आसपास दर्जनों संदेश हैं।
00:12:45
सबसे अच्छा अभ्यास चैनलों में सभी विषयों को केंद्रीकृत करना होगा।
00:12:53
जो हमें वास्तविक समय में सहयोग करने की अनुमति देगा, वह है प्रति परियोजना चैनल बनाना। आपने अपनी टीम स्थापित की है, परियोजना द्वारा चैनल बनाने में संकोच न करें। जब यह परियोजना समाप्त हो जाती है, तो इसे छिपाने या अपनी टीम को छिपाने में संकोच न करें। इसी तरह अपने चैनलों में, अनावश्यक टैब हटाने के लिए स्वतंत्र महसूस करें
00:13:26
जो आप उपयोग नहीं करते हैं और उन लोगों का उपयोग करते हैं जो महत्वपूर्ण हैं।
00:13:31
पसंदीदा टीम दृश्यों को बुकमार्क करके प्रबंधित करें, जिन टीमों के साथ आप दैनिक आधार पर काम करते हैं, उन चैनलों और टीमों को छिपाते हैं जिनका आप उपयोग नहीं करते हैं, और पूरी की गई परियोजनाओं को संग्रहीत करते हैं।
00:13:50
अच्छा अभ्यास 3: मैं अक्सर लोगों के एक ही समूह के साथ संदेशों का आदान-प्रदान करता हूं। टीम वार्तालाप, एक निश्चित संख्या में लोगों के साथ एक-पर-एक वार्तालाप का उपयोग करें। यह Skype के बराबर है। यदि हम अक्सर लोगों के समूह के साथ बातचीत करते हैं, तो अच्छा अभ्यास टीम वार्तालाप है और विशेष रूप से लाभ यह है कि हम बातचीत के इतिहास को खोने का जोखिम नहीं उठाते हैं।
00:14:21
किसी संदेश का उत्तर अनलिंक करें और एक नया विषय बनाएँ. आप ऑब्जेक्ट बनाने वाले नए विषयों को उस तरह रख सकते हैं जैसा कि कोई Outlook में कर सकता है. जीआईएफ, इमोजी और स्टिकर के साथ अपनी बातचीत को समृद्ध करके मौजूदा विषयों का जवाब दें जो भावनाओं को एक ठंडी बातचीत में डाल देगा जो हम ईमेल द्वारा कर सकते हैं।
00:14:56
यदि थोड़ी देर बाद आवश्यकता उत्पन्न होती है कि पाठ विनिमय बहुत अपर्याप्त है, तो आमने-सामने की बैठक में जाने में संकोच न करें जो अभी भी लोगों के साथ सीधे मौखिक रूप से आदान-प्रदान करने के लिए अधिक सुविधाजनक है।
00:15:21
अच्छा अभ्यास 4: मुझे यह भेद करने की आवश्यकता है कि मैं कब कॉपी में हूं या जब मैं कार्रवाई के लिए प्राथमिक प्राप्तकर्ता में हूं। टीमों का सबसे अच्छा अभ्यास यदि आपके पास यह उपयोग है, तो उल्लेखों का उपयोग करना है। टीम वार्तालापों में उल्लेख का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें, आप लोगों के साथ-साथ चैनलों या सीधे टीमों का उल्लेख कर सकते हैं। नए पद होने पर निम्नलिखित चैनलों द्वारा सूचित रहें।
00:15:53
यह आपको हमेशा सूचित रहने और इस जानकारी को तेजी से खोजने की अनुमति देगा।
00:15:58
छिपाएं कि आपको क्या चिंता नहीं है।
00:16:03
यह सब आसानी से खोजने के लिए, गतिविधि अलर्ट के लिए धन्यवाद सूचित रहें, यही कारण है कि इस सुविधा को सेट किया गया था। आप फ़िल्टर का उपयोग करके इस जानकारी को पा सकते हैं।
00:16:19
अच्छा अभ्यास n° 5: मैं नियमित रूप से सूचित करने के लिए संदेश अग्रेषित करता हूं।
00:16:27
इस स्तर पर टीमों का सबसे अच्छा अभ्यास टीम नोटबुक के रूप में विकी टैब का उपयोग करने या टीम स्तर पर नोट्स और ज्ञान एकत्र करने के लिए नोटबुक जोड़ने में सक्षम होना है।
00:16:44
किसी दस्तावेज़ को हमेशा अनुलग्नक के रूप में भेजने के बजाय उसे हाइलाइट करने के लिए वार्तालाप में एक लिंक डालें. यह दस्तावेजों की बहुलता से बचेगा और आपके पास हमेशा सही दस्तावेजों तक पहुंच होगी।
00:16:59
यदि आपको Office 365 सुइट द्वारा प्रदान की गई सेवाओं के अलावा अन्य सेवाओं की आवश्यकता है, तो आप कनेक्टर का उपयोग अन्य सेवाओं तक पहुँचने के लिए कर सकते हैं. एक और अच्छा अभ्यास: यदि आपको ईमेल प्राप्त होते हैं और इसे टीम को अग्रेषित किया जाएगा, तो अपने ईमेल पते को संप्रेषित करने के बजाय, सीधे चैनल को ईमेल भेजने के लिए कहें, क्योंकि आपके पास सीधे एक चैनल को ईमेल भेजने की संभावना है, जो पूरी टीम को सूचित करने की अनुमति देगा।
00:17:32
अच्छा अभ्यास n° 6: मैं अक्सर दस्तावेजों को अपडेट करने के लिए ईमेल का आदान-प्रदान करता हूं और मेरा भंडारण कोटा अपर्याप्त है।
00:17:42
टीमों में सबसे अच्छा अभ्यास दस्तावेजों के आसपास सहयोग की सुविधा प्रदान करना है,
00:17:50
इन फ़ाइलों को एक लिंक के रूप में साझा करने के लिए, जो आपको उन्हें अधिक आसानी से खोजने की अनुमति देगा, दस्तावेजों पर एक साथ काम करने में सक्षम होगा,
00:18:03
सह-संपादन करने के लिए और आप अपने दस्तावेज़ों को संपादित करते समय चैट करने में भी सक्षम होंगे। आप दस्तावेज़ों की बहुलता से बचेंगे, आप अपने दस्तावेज़ों को अपने Outlook बॉक्स में संग्रहीत करने के बजाय अधिक आसानी से पा सकेंगे.
00:18:21
अच्छा अभ्यास 7: मैं अक्सर अपने सहयोगियों को एक ही अनुलग्नक भेजता हूं। टीमों में सबसे अच्छा अभ्यास आवर्ती फ़ाइलों तक पहुंचने में आसान बनाने के लिए टैब को अनुकूलित करना होगा। लोगों को तुरंत देखने के लिए दस्तावेज़ टैब करने से आपको कुछ भी नहीं रोक सकता है।
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किसी दस्तावेज़ से लिंक को सीधे वार्तालाप में डालने के लिए उसकी प्रतिलिपि बनाएँ
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व्यक्ति को इसे सीधे एक्सेस करने के लिए। यदि आप चाहते हैं कि पूरी टीम इस दस्तावेज़ को देखे, तो "फ़ाइलें" टैब के बजाय दस्तावेज़ों को वार्तालाप में जोड़ें.
00:19:05
अच्छा अभ्यास 8: मैं अक्सर जानकारी की तलाश करता हूं।
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टीमों में सबसे अच्छा अभ्यास उन संदेशों को सहेजना है जो महत्वपूर्ण हैं, जो आपको उन्हें तेजी से और आसानी से खोजने, महत्वपूर्ण वार्तालापों को पिन करने की अनुमति देगा,
00:19:26
गतिविधि फ़ीड में फ़िल्टर का उपयोग उन मानदंडों के आधार पर करें जिन्हें आपने विशेष रूप से निर्धारित किया है जब आपका उल्लेख किया गया हो। अंत में, इस जानकारी को खोजने के लिए खोज इंजन और फ़िल्टर का उपयोग करें।
00:19:45
अच्छा अभ्यास 9:
00:19:49
मैं अक्सर बैठक का समय बर्बाद करता हूं और मैं अधिक कुशल बनना चाहता हूं। सबसे अच्छा अभ्यास "सम्मेलन अब" फ़ंक्शन का उपयोग करने में संकोच नहीं करना है जो आपको पाठ वार्तालाप से अचानक बैठक में आसानी से और जल्दी से स्विच करने की अनुमति देता है।
00:20:13
यह "कॉन्फ्रेंस नाउ" सुविधा स्क्रीन साझाकरण की संभावना के साथ ऑडियो कॉन्फ्रेंसिंग और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के उपयोग को बढ़ावा देती है। हम बैठकों को रिकॉर्ड करने में सक्षम होंगे और फिर उन्हें टीम के अन्य सदस्यों को उपलब्ध कराएंगे जो इस बैठक के दौरान अनुपस्थित थे।
00:20:38
और वे आपके द्वारा आदान-प्रदान की गई सभी जानकारी को खोजने में सक्षम होंगे। सर्वश्रेष्ठ अभ्यास 10: बैठकों में, मैं अन्य लोगों के साथ जानकारी साझा करता हूं। सबसे अच्छा अभ्यास यह है कि आप अपनी स्क्रीन साझा करने में संकोच न करें। मीटिंग के दौरान सह-संपादन और नोट्स लेने के लिए साझा नोटबुक सेट करें
00:21:10
और एक-दूसरे को छोड़ने से पहले यह सब मान्य करना जो बैठक के बाद सूचनाओं के लगातार आदान-प्रदान से बचता है ताकि यह पता चल सके कि क्या कहा गया है और हर कोई जो कहा गया है उसे मान्य करते हुए बैठक छोड़ देता है। बातचीत के माध्यम से जानकारी का आदान-प्रदान करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें, उदाहरण के लिए
00:21:34
आवेदन या दस्तावेजों के लिए लिंक। जानकारी साझा करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
00:21:43
एक बोनस अभ्यास: मैं अक्सर चलते-फिरते लोगों को अटैचमेंट भेजता हूं। मेरे पास ऐसे सहकर्मी हैं जो हर दिन कार्यालय में नहीं होते हैं, जो ग्राहक के पास जाते हैं और जो अक्सर मुझसे विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों पर जानकारी, संलग्नक मांगते हैं। टीमों में सबसे अच्छा अभ्यास अपने स्मार्टफोन पर मोबाइल ऐप इंस्टॉल करना है।
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यह आपको अपनी सभी टीमों को अपने साथ ले जाने की अनुमति देगा, जिसका अर्थ है कि मोबाइल एप्लिकेशन के साथ आप अपने स्मार्टफोन पर टीमों, सभी चैनलों, दस्तावेजों, वार्तालापों और टैब पा सकते हैं। यह आपको सीधे अपने स्मार्टफोन पर अपनी पूरी टीम रखने की अनुमति देता है जैसा कि आप कार्यालय में होने पर करते हैं।
00:22:45
इन अच्छी प्रथाओं को हमने परिभाषित किया है, अब हमें यह परिभाषित करना होगा कि हम उन्हें अपनी टीम के भीतर कैसे प्रसारित और साझा कर पाएंगे।
00:23:03
पहली बात यह है कि राजदूतों के नेटवर्क पर भरोसा किया जाए। किस लिए? सबसे पहले, परिवर्तन के अर्थ को समझाने के लिए।
00:23:19
कंपनी के भीतर, वे अनौपचारिक बातचीत के माध्यम से टीमों को प्रभावित करेंगे जो ज्ञान को अधिक प्रभावी ढंग से प्रसारित और बनाएंगे क्योंकि सहकर्मियों के माध्यम से सीखना व्यवसाय में सबसे प्रभावी और उपयोग किए जाने वाले तरीकों में से एक है। दूसरी बात, वे उपयोगकर्ताओं को आश्वस्त करेंगे क्योंकि वे पहले से ही उपकरण का परीक्षण कर चुके हैं, वे पूंजीकृत करेंगे
00:23:51
और इसे ज्ञान में बदलने के लिए अनुभव जमा करें। अंतिम बिंदु, वे अपनी प्रतिक्रिया साझा करने में सक्षम होंगे।
00:24:05
इन अच्छी प्रथाओं को प्रसारित करने और साझा करने का दूसरा तरीका जागरूकता बढ़ाना और कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना होगा।
00:24:19
इसके लिए, डिजिटल और सहयोगी प्लेटफार्मों का उपयोग करना महत्वपूर्ण है, ठोस मामलों का उपयोग करके अनुकूलित प्रशिक्षण प्रदान करना, लघु-प्रारूप संसाधनों, ट्यूटोरियल वीडियो की पेशकश करना, केस वीडियो का उपयोग करना और समर्पित भौतिक बैठकें स्थापित करना या जिसका उद्देश्य प्रत्येक इकाई के निरंतर सुधार की अनुमति देना होगा
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और स्थानीय पहल जैसे क्रॉस-कटिंग विषयों को संबोधित करने के लिए।
00:24:59
हमें ज्ञान के सुदृढीकरण की उपेक्षा नहीं करनी चाहिए क्योंकि यह आदतों में इन नई प्रथाओं के बेहतर लंगर की अनुमति देता है। यह नई एंकरिंग अनुमति देगी
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चाहे यह लंबी अवधि में हो और अल्पावधि में नहीं, क्योंकि हम जल्दी से अपनी बुरी आदतों को ढूंढते हैं। समय के साथ चलने के लिए ज्ञान को मजबूत करना वास्तव में महत्वपूर्ण है।
00:25:30
पाठ्यक्रम स्तर पर, हमने पहले से ही अपने मंच पर टीमों पर कई पाठ्यक्रम तैयार किए हैं। हमारे पास "टीम सहयोग" नामक पहला कोर्स है, हमारे पास "टीम संचार" नामक दूसरा है,
00:25:53
तीसरे को "टीमों में बैठकों का प्रबंधन" कहा जाता है। हमारे पास "आईओएस पर टीमों का उपयोग करें" पाठ्यक्रम भी है और हम एक आगामी तैयारी कर रहे हैं जो हमारे द्वारा चर्चा की गई हर चीज का सचित्र संस्करण होगा: "टीमों की 10 सर्वोत्तम प्रथाएं"। पता है कि आप यह सब हमारे मंच पर पा सकेंगे, जिसे मैं आपके सामने प्रस्तुत करता हूं। मैंने टीमों पर ट्यूटोरियल के स्तर पर एक फ़िल्टर बनाया।
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हमारे पास आपके निपटान में 50 ट्यूटोरियल वीडियो हैं, हमारे पास कुछ उपयोग के मामले भी हैं और हम नियमित रूप से टीम सेवा की नई प्रथाओं को हमारे मंच पर लाएंगे।
00:26:49
इस सत्र के अंत में, इस सत्र से याद रखना महत्वपूर्ण है कि Microsoft Teams एक विभाग के भीतर सभी रोजमर्रा के संचार और सहयोग के लिए आदर्श है,
00:27:06
एक परियोजना टीम या लोगों का एक समूह जो एक सामान्य लक्ष्य या प्राप्त करने योग्य वितरण के साथ मिलकर काम कर रहा है। मैं कहूंगा कि आउटलुक को औपचारिक कार्यों के लिए रखें और रोजमर्रा के कार्यों के लिए टीमों के साथ रहें।
00:27:28
हम इस सत्र के अंत में आ गए हैं।
00:27:32
सुनने के लिए धन्यवाद। खासकर अगर इस सत्र के दौरान आपके पास अभी भी पूछने के लिए प्रश्न हैं, तो अपने प्रश्नों को प्रस्तुत करने के लिए हमारी चैट का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें और हम आपको अगले सप्ताह के ब्लॉग में जवाब देंगे। आप सभी को धन्यवाद, अलविदा।

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Kami kemudian akan mencoba memahami cara kami berkolaborasi, kami akan menguraikan kolaborasi kami.
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Untuk kemudian mencoba menerapkan praktik kolaborasi ini dengan alat Teams, dan menentukan semua yang dapat ditawarkan Teams, selusin praktik terbaik untuk berkolaborasi dengan Teams.
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Poin berikutnya yang akan kami bahas: bagaimana cara mengirimkan dan membagikan praktik baik ini dalam entitas kami? Kami akan menyelesaikan dengan sintesis. Tujuan yang akan kami tetapkan selama sesi ini adalah untuk mengidentifikasi praktik terbaik ini untuk menggunakan Teams dan untuk mempromosikan kolaborasi di perusahaan. Sekarang kita akan membahas poin pertama ini,
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pendahuluan: Teams untuk tujuan apa? Untuk ini saya mengusulkan diagram ini yang telah dibuat Microsoft, representasi grafis dari berbagai penggunaan yang dapat dimiliki dengan alat komunikasi.
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Kami memiliki 3 sumbu utama: loop dalam, loop luar dan loop terbuka. Penting untuk mengingat hal ini untuk mengetahui penggunaan alat yang berbeda ini.
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Pertama-tama saya akan memberi tahu Anda tentang loop terbuka yang akan menyangkut Outlook untuk penggunaan pertukaran formal dan bertarget.
00:02:26
Ketahuilah bahwa kita dapat mengirim email kepada siapa saja yang memiliki alamat email, tetapi kita harus selalu waspada tentang apa yang kita masukkan ke dalam pesan kita karena takut bahwa, jika ditransfer dan orang tersebut menerimanya, itu dapat memiliki dampak yang signifikan.
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Jadi saya akan mengatakan bahwa email lebih untuk penggunaan formal, lebih konkret dan tidak sewenang-wenang. Sebagai gantinya, kami akan tetap menggunakan Outlook untuk pesan resmi kepada pelanggan, pemasok, dll.
00:03:06
Untuk loop lainnya, loop internal, artinya orang-orang yang bekerja dengan kami secara teratur pada proyek internal, Teams benar-benar produk yang paling baik ditempatkan pada level ini. Ini benar-benar sangat berorientasi untuk segala sesuatu yang bisa menjadi percakapan permanen yang dapat kita lakukan setiap hari dengan orang-orang yang bekerja dengan kita secara teratur,
00:03:31
termasuk orang-orang di luar karena Teams terbuka untuk luar, dan berbagai revisi yang dapat kami miliki di file kami.
00:03:39
Saya akan mengatakan bahwa Teams benar-benar alat yang tepat untuk bekerja di mana kita akan menemukan semua percakapan formal atau informal ini, singkat, langsung, dan di mana kita akan bekerja dengan tim yang sangat erat. Ini juga termasuk orang-orang eksternal yang belum tentu menjadi bagian dari jaringan kami.
00:04:03
Kita dapat mengatakan bahwa Teams ditakdirkan untuk menjadi titik masuk penting ketika kita memulai hari kerja kita, artinya bahwa kita akan memulainya dengan cara yang sama seperti Outlook untuk bekerja dengan tim harian kita. Untuk apa? Karena ini adalah alat komunikasi yang fleksibel secara real time di mana kami akan dapat menemukan konten dan riwayat kapan saja, termasuk percakapan tim yang dapat dilihat oleh semua anggota tim.
00:04:36
Kami akan memiliki akses terintegrasi ke SharePoint, OneNote. Kami akan memiliki integrasi yang kuat dari suite Office 365 dan kami akan memiliki ruang kerja yang dapat disesuaikan untuk menyertakan konten, fitur yang digunakan tim setiap hari.
00:05:00
Sekarang, kami akan menguraikan kolaborasi kami.
00:05:11
Hari ini, jika kita mengambil ketinggian, kita melihat bahwa Outlook telah menjadi EDM (manajemen dokumen elektronik pribadi) kita.
00:05:23
Saya menuliskan kalimat ini karena pernah diberitahukan kepada saya oleh seorang pengguna dan saya merasa itu relevan dan sangat realistis. Untuk apa? Hanya karena hari ini dengan Outlook, kami menyimpan informasi yang kami terima dan informasi ini terkandung dalam pesan, di badan pesan. Kami akan memiliki banyak penjelasan, banyak pertukaran, tetapi kami juga akan menemukan
00:05:55
Dalam pesan ini tabel, gambar, lampiran... Sejumlah besar informasi yang perlu kita temukan dan kita selalu mencarinya. Kami juga akan menemukan semua lampiran yang kami simpan dan kami akan menyimpan berbagai dan beberapa versi dokumen (V1, V2, V2bis ...). Kita dapat memiliki sejumlah versi dokumen.
00:06:28
Ketika kita telah menyimpan semua lampiran ini, kita akan menyadari bahwa kita akan berakhir dengan penyimpanan pesan yang tidak mencukupi. Sekarang telah berubah karena kami memiliki kotak surat yang akan jauh lebih besar karena tergantung pada pilihan lisensi Anda dapat mencapai 100 GB data di kotak surat utama Anda dan tidak terbatas dalam pengarsipan.
00:07:03
Sampai saat ini, kami terbatas dalam penyimpanan informasi kami.
00:07:09
Di Outlook juga kami akan menyimpan semua rapat dan notulen rapat kami yang terkait dan yang kami kirim melalui email. Kita akan melihat versi V1 dan versi proofread dan koreksi yang terkadang akan disimpan di tempat lain.
00:07:35
Setelah semua informasi ini langsung disimpan di Outlook, kami akan menghabiskan banyak waktu mencari informasi ini bahkan jika Outlook memiliki mesin pencari yang sangat kuat dengan kemungkinan untuk memperbaiki pencarian kami. Kami terus mencari informasi ini karena beberapa orang mengklasifikasikan informasi di folder yang berbeda, yang lain meninggalkan semuanya di kotak utama mereka dan kami menghabiskan waktu yang tak terbatas di sana.
00:08:10
Ini berarti bahwa di balik semua ini, pengelolaan email kami memakan waktu dan terkadang membahayakan produktivitas kami.
00:08:21
Apa yang terjadi kadang-kadang bahkan ketika kita tidak menemukan informasi ini, kita akan menyimpan informasi yang sama dengan rekan-rekannya di pohon yang berbeda. Ketika kami tidak menemukan informasi ini, kami tidak akan ragu untuk mengiriminya email untuk memberi tahu dia bahwa kami tidak memilikinya dan bahwa dia harus mengirimkannya kembali kepada kami. Yang bisa memalukan adalah terkadang hilangnya pesan yang akan kita lihat di kotak masuk dapat menyebabkan bencana
00:08:57
untuk perusahaan kami karena kami akan memiliki informasi yang relatif penting dengan, misalnya, kode akses ke berbagai layanan. Untuk menyelesaikan praktik kolaborasi kami, yang akan memalukan adalah ketika seorang karyawan pergi, jika orang tersebut memiliki banyak informasi, kami akan cenderung memigrasikan pesan-pesan ini dari satu karyawan ke karyawan lain.
00:09:27
Karena yang satu ini memiliki banyak informasi penting.
00:09:33
Untuk menyelesaikan bagian ini pada kolaborasi kami di Outlook, sebuah studi yang dilakukan oleh perusahaan Radical Group mengungkapkan bahwa pada tahun 2016, 215 miliar email dikirim setiap hari ke seluruh dunia.
00:10:00
Perkiraan untuk tahun 2020 adalah urutan 258 miliar email per hari, yang berarti kita akan overdosis. Dengan aplikasi Teams kolaboratif baru ini, kami harus mengembangkan praktik kolaborasi kami.
00:10:22
Saya mengusulkan selusin yang saya lihat untuk Anda yang merupakan 10 praktik baik yang telah saya identifikasi.
00:10:38
Jika Anda memiliki orang lain, jangan ragu untuk membagikannya dengan kami di obrolan jika Anda ingin mengatur beberapa sehingga kami dapat bertukar.
00:10:48
Kami akan menjawab Anda melalui blog.
00:10:51
Praktik terbaik 1: Saya siap mengadopsi Teams bersama tim saya. Apa praktik terbaik untuk mendorong tim saya mengadopsinya? Pertama, tentukan pedoman, bagaimana itu akan digunakan dan untuk tujuan apa. Jika implementasinya kabur, tentu dalam penggunaannya akan kabur. Kami juga akan menghindari membuat banyak tim dan saluran dengan risiko tersesat dan tidak tahu lagi.
00:11:26
Di mana informasi kami dan untuk mengatakan bahwa setelah beberapa tim mungkin mati. Masih penting untuk menjelaskan penggunaan saluran yang berbeda ini.
00:11:43
Anda akan menyadari bahwa masih akan jauh lebih intuitif dengan Teams untuk mengirim pesan ke beberapa daripada melakukannya dengan Outlook.
00:11:56
Konvensi penamaan dan klasifikasi untuk data harus diberlakukan. Umumnya, pada awalnya, kami mengklasifikasikan data dan jika tidak terstruktur dengan baik, tentu adopsi mungkin lebih rumit. Kami telah terbiasa selama bertahun-tahun di server kami, di hard drive kami untuk menyusun informasi kami. Jangan ragu untuk menerapkan praktik terbaik ini saat Anda menggunakan Teams.
00:12:30
Praktik baik kedua: Saya memiliki lusinan pesan seputar subjek yang sama.
00:12:45
Praktik terbaik adalah memusatkan semua topik di saluran.
00:12:53
Apa yang memungkinkan kita untuk berkolaborasi secara real time adalah membuat saluran per proyek. Anda telah menyiapkan tim Anda, jangan ragu untuk membuat saluran berdasarkan proyek. Ketika proyek ini selesai, jangan ragu untuk menyembunyikannya atau menyembunyikan tim Anda. Demikian pula di saluran Anda, jangan ragu untuk menghapus tab yang tidak perlu
00:13:26
yang tidak Anda gunakan dan gunakan yang penting.
00:13:31
Kelola tampilan tim pilihan dengan menandai mereka, tim yang bekerja dengan Anda setiap hari, menyembunyikan saluran dan tim yang tidak Anda gunakan, dan mengarsipkan proyek yang telah selesai.
00:13:50
Praktik yang baik 3: Saya sering bertukar pesan dengan sekelompok orang yang sama. Gunakan percakapan tim, percakapan satu lawan satu dengan sejumlah orang. Ini setara dengan Skype. Jika kita sering melakukan percakapan dengan sekelompok orang, praktik yang baik adalah percakapan tim dan terutama keuntungannya adalah kita tidak berisiko kehilangan riwayat percakapan.
00:14:21
Batalkan tautan balasan ke pesan dan buat topik baru. Anda bisa meletakkan topik baru yang Anda buat objek seperti yang bisa dilakukan di Outlook. Tanggapi topik yang ada dengan memperkaya percakapan Anda dengan GIF, emoji, dan stiker yang akan menempatkan emosi dalam percakapan dingin yang bisa kita lakukan melalui email.
00:14:56
Jika setelah beberapa saat muncul kebutuhan bahwa pertukaran teks terlalu tidak mencukupi, jangan ragu untuk pindah ke pertemuan tatap muka yang masih lebih nyaman untuk bertukar dengan orang-orang secara langsung secara lisan.
00:15:21
Praktik yang baik 4: Saya perlu membedakan kapan saya dalam salinan atau ketika saya berada di penerima utama untuk tindakan. Praktik terbaik Teams jika Anda memiliki penggunaan ini, adalah dengan menggunakan sebutan. Jangan ragu untuk menggunakan sebutan dalam percakapan tim, Anda dapat menyebutkan orang serta saluran atau tim langsung. Tetap diberi tahu dengan mengikuti saluran ketika ada posting baru.
00:15:53
Ini akan memungkinkan Anda untuk selalu mendapat informasi dan menemukan informasi ini lebih cepat.
00:15:58
Sembunyikan apa yang tidak menjadi perhatian Anda.
00:16:03
Untuk menemukan semua ini dengan mudah, tetap terinformasi berkat peringatan aktivitas, itulah mengapa fitur ini disiapkan. Anda dapat menemukan informasi ini menggunakan filter.
00:16:19
Praktik yang baik n ° 5: Saya secara teratur meneruskan pesan untuk menginformasikan.
00:16:27
Praktik terbaik Teams di level ini adalah dapat menggunakan tab Wiki sebagai buku catatan tim atau menambahkan buku catatan untuk mengumpulkan catatan dan pengetahuan di tingkat tim.
00:16:44
Letakkan link dalam percakapan untuk menyorot dokumen daripada selalu mengirimkannya sebagai lampiran. Ini akan menghindari banyaknya dokumen dan Anda akan selalu memiliki akses ke dokumen yang tepat.
00:16:59
Anda dapat menggunakan konektor untuk mengakses layanan lain jika Anda memerlukan layanan selain yang disediakan untuk Anda oleh rangkaian Office 365. Praktik baik lainnya: jika Anda menerima email dan itu akan diteruskan ke tim, alih-alih mengkomunikasikan alamat email Anda, minta langsung untuk mengirim email ke saluran, karena Anda memiliki kemungkinan untuk mengirim email langsung ke saluran, yang akan memungkinkan seluruh tim untuk diberi tahu.
00:17:32
Praktik yang baik n ° 6: Saya sering bertukar email untuk memperbarui dokumen dan kuota penyimpanan saya tidak mencukupi.
00:17:42
Praktik terbaik dalam tim adalah memfasilitasi kolaborasi seputar dokumen,
00:17:50
untuk berbagi file-file ini sebagai tautan, yang akan memungkinkan Anda menemukannya dengan lebih mudah, untuk dapat bekerja sama pada dokumen,
00:18:03
untuk mengedit bersama dan Anda bahkan dapat mengobrol saat mengedit dokumen Anda. Anda akan menghindari banyaknya dokumen, Anda akan dapat menemukan dokumen Anda dengan lebih mudah daripada menyimpannya di kotak Outlook Anda.
00:18:21
Praktik Baik 7: Saya sering mengirim lampiran yang sama kepada rekan-rekan saya. Praktik terbaik di Teams adalah menyesuaikan tab untuk mempermudah mengakses file berulang. Tidak ada yang menghentikan Anda untuk membuat dokumen agar orang dapat langsung melihatnya.
00:18:46
Menyalin link dari dokumen untuk meletakkannya langsung ke dalam percakapan
00:18:51
bagi orang tersebut untuk mengaksesnya secara langsung. Tambahkan dokumen ke percakapan alih-alih tab "file" jika Anda ingin seluruh tim menampilkan dokumen ini.
00:19:05
Praktik yang baik 8: Saya sering mencari informasi.
00:19:12
Praktik terbaik di Teams adalah menyimpan pesan yang penting, yang memungkinkan Anda menemukannya lebih cepat dan lebih mudah, menyematkan percakapan penting,
00:19:26
Gunakan filter dalam umpan aktivitas berdasarkan kriteria yang telah Anda tentukan untuk ditemukan terutama saat Anda disebutkan. Terakhir, gunakan mesin pencari dan filter untuk menemukan informasi ini.
00:19:45
Praktik Baik 9:
00:19:49
Saya sering membuang waktu rapat dan saya ingin lebih efisien. Praktik terbaik adalah jangan ragu untuk menggunakan fungsi "konferensi sekarang" yang memungkinkan Anda untuk beralih secara sederhana dan cepat dari percakapan teks ke rapat dadakan.
00:20:13
Fitur "konferensi sekarang" ini mempromosikan penggunaan konferensi audio dan konferensi video dengan kemungkinan berbagi layar. Kami akan dapat merekam rapat dan kemudian membuatnya tersedia untuk anggota tim lainnya yang tidak hadir selama pertemuan ini.
00:20:38
Dan mereka akan dapat menemukan semua informasi yang telah Anda tukarkan. Praktik terbaik 10: Dalam rapat, saya berbagi informasi dengan orang lain. Praktik terbaik adalah jangan ragu untuk membagikan layar Anda. Menyiapkan buku catatan bersama untuk mengedit bersama dan membuat catatan selama rapat
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Dan untuk memvalidasi semua ini sebelum meninggalkan satu sama lain yang menghindari pertukaran informasi yang tak henti-hentinya setelah pertemuan untuk mengetahui apa yang telah dikatakan dan bahwa setiap orang meninggalkan pertemuan memvalidasi apa yang telah dikatakan. Jangan ragu untuk bertukar informasi melalui percakapan, misalnya
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tautan ke aplikasi atau dokumen. Jangan ragu untuk berbagi informasi.
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Latihan bonus: Saya sering mengirim lampiran ke orang-orang yang sedang bepergian. Saya memiliki kolega yang tidak berada di kantor setiap hari, yang sedang berpindah ke klien dan yang sering meminta informasi kepada saya, lampiran pada berbagai jenis dokumen. Praktik terbaik di Teams adalah menginstal aplikasi seluler di ponsel cerdas Anda.
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Ini akan memungkinkan Anda untuk membawa semua tim Anda, yang berarti bahwa dengan aplikasi seluler Anda dapat menemukan tim, semua saluran, dokumen, percakapan, dan tab di ponsel cerdas Anda. Ini memungkinkan Anda untuk memiliki langsung di ponsel cerdas Anda semua tim Anda seperti yang Anda miliki ketika Anda berada di kantor.
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Praktik-praktik baik yang telah kami definisikan ini, sekarang kami harus menentukan bagaimana kami dapat mengirimkan dan membagikannya dalam tim kami.
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Hal pertama adalah mengandalkan jaringan duta besar. Untuk apa? Pertama, untuk menjelaskan makna transformasi.
00:23:19
Di dalam perusahaan, mereka akan mempengaruhi tim melalui percakapan informal yang akan menyebarluaskan dan menciptakan pengetahuan lebih efektif karena belajar melalui rekan kerja adalah salah satu metode yang paling efektif dan digunakan dalam bisnis. Hal kedua, mereka akan meyakinkan pengguna karena mereka telah menguji alat sebelumnya, mereka akan memanfaatkan
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dan mengumpulkan pengalaman untuk mengubah semuanya menjadi pengetahuan. Poin terakhir, mereka akan dapat membagikan umpan balik mereka.
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Cara kedua untuk menularkan dan membagikan praktik baik ini adalah dengan meningkatkan kesadaran dan melatih karyawan.
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Untuk ini, penting untuk menggunakan platform digital dan kolaboratif, untuk menawarkan pelatihan yang disesuaikan menggunakan kasus konkret, untuk menawarkan sumber daya format pendek, video tutorial, video kasus penggunaan dan untuk mengatur pertemuan fisik khusus atau yang akan bertujuan untuk memungkinkan peningkatan berkelanjutan dari setiap entitas
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dan untuk membahas topik lintas sektoral seperti inisiatif lokal.
00:24:59
Kita juga tidak boleh mengabaikan penguatan pengetahuan karena memungkinkan penahan yang lebih baik dari praktik-praktik baru ini dalam kebiasaan. Penjangkaran baru ini akan memungkinkan
00:25:17
Apakah ini dalam jangka panjang dan bukan dalam jangka pendek, karena kita dengan cepat menemukan kebiasaan buruk kita. Memperkuat pengetahuan sangat penting agar ini dapat bertahan dari waktu ke waktu.
00:25:30
Di tingkat kursus, kami telah menyiapkan sejumlah kursus tentang Teams di platform kami. Kami memiliki kursus pertama yang disebut "kolaborasi tim", kami memiliki kursus kedua yang disebut "komunikasi tim",
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yang ketiga disebut "Kelola rapat di Teams." Kami juga memiliki kursus "Gunakan Teams di iOS" dan kami sedang mempersiapkan kursus yang akan datang yang akan menjadi versi ilustrasi dari semua yang baru saja kami diskusikan: "10 praktik terbaik Teams". Ketahuilah bahwa Anda akan dapat menemukan semua ini di platform kami, yang saya sajikan kepada Anda. Saya membuat filter di tingkat tutorial di Teams.
00:26:28
Kami memiliki 50 video tutorial yang Anda inginkan, kami juga memiliki beberapa kasus penggunaan dan kami akan secara teratur menghadirkan praktik baru layanan Teams ke dalam platform kami.
00:26:49
Di akhir sesi ini, yang penting untuk diingat dari sesi ini adalah bahwa Microsoft Teams sangat ideal untuk semua komunikasi dan kolaborasi sehari-hari dalam departemen,
00:27:06
tim proyek atau sekelompok orang yang bekerja sama secara erat dengan tujuan bersama atau hasil yang dapat dicapai. Saya akan mengatakan untuk menyimpan Outlook untuk tindakan formal dan tetap menggunakan Teams untuk tugas sehari-hari.
00:27:28
Kami telah sampai pada akhir sesi ini.
00:27:32
Terima kasih telah mendengarkan. Terutama jika selama sesi ini Anda masih memiliki pertanyaan untuk ditanyakan, jangan ragu untuk menggunakan obrolan kami untuk mengirimkan pertanyaan Anda dan kami akan menjawab Anda di blog minggu depan. Terima kasih semuanya, selamat tinggal.

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00:00:44
Vamos então tentar perceber como colaboramos, vamos decifrar a nossa colaboração.
00:00:50
Para então tentar aplicar essas práticas de colaboração com a ferramenta Teams, e definir em tudo o que o Teams pode oferecer, uma dúzia de práticas recomendadas para colaborar com o Teams.
00:01:08
O próximo ponto abordaremos: como podemos transmitir e partilhar estas boas práticas dentro da nossa entidade? Terminaremos com a síntese. Os objetivos que nos iremos propor durante esta sessão serão identificar estas melhores práticas para a utilização do Teams e promover a colaboração na empresa. Passaremos agora a este primeiro ponto,
00:01:39
Introdução: Para que serve o Teams? Para fazer isso, proponho este diagrama que a Microsoft fez, uma representação gráfica dos diferentes usos que poderiam ser tidos com ferramentas de comunicação.
00:02:00
Temos 3 eixos principais: o loop interno, o loop externo e o loop aberto. É importante ter isso em mente para saber como essas diferentes ferramentas são usadas.
00:02:13
Em primeiro lugar, vou falar sobre o ciclo aberto que afetará o Outlook para o uso de trocas formais e direcionadas.
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Esteja ciente de que você pode enviar um e-mail para qualquer pessoa que tenha um endereço de e-mail, mas você ainda tem que ter cuidado com o que você coloca em suas mensagens para não ser encaminhado e a pessoa recebe, isso pode ter um impacto significativo.
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Então eu diria que o e-mail é mais para uso formal, mais concreto e menos arbitrário. Em vez disso, manteremos o uso do Outlook para mensagens oficiais aos nossos clientes, fornecedores, etc.
00:03:06
Para o outro loop, o loop interno, ou seja, as pessoas com quem trabalhamos regularmente em projetos internos, o Teams é realmente o produto mais bem posicionado a este nível. É realmente muito orientado para qualquer coisa que possa ser uma conversa permanente que você possa ter diariamente com as pessoas com quem trabalha regularmente,
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incluindo pessoas do lado de fora, uma vez que o Teams está aberto para o exterior, e as diferentes revisões que podemos ter nos nossos ficheiros.
00:03:39
Eu diria que o Teams é realmente a ferramenta certa para trabalhar, onde encontraremos todas essas conversas formais ou informais, curtas, diretas, e onde trabalharemos com equipes muito unidas. Isto também inclui pessoas externas que não fazem necessariamente parte da nossa rede.
00:04:03
Podemos dizer que o Teams está destinado a tornar-se o ponto de entrada essencial quando começarmos o nosso dia de trabalho, ou seja, vamos iniciá-lo da mesma forma que o Outlook para trabalhar com as nossas equipas diárias. Para quê? Porque é uma ferramenta de comunicação flexível em tempo real onde você pode encontrar conteúdo e histórico a qualquer momento, incluindo conversas de equipe visíveis para todos os membros da equipe.
00:04:36
Teremos acesso interno ao SharePoint, OneNote. Teremos uma forte integração do pacote Office 365 e teremos um espaço de trabalho personalizável para incluir conteúdo, recursos que a equipe usa diariamente.
00:05:00
Agora, vamos decifrar a nossa colaboração.
00:05:11
Hoje, se dermos um passo atrás, vemos que o Outlook se tornou o nosso EDM (gestão pessoal de documentos eletrónicos).
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Tomei nota desta frase porque me foi dita uma vez por um utilizador e considerei-a relevante e realmente realista. Para quê? Simplesmente porque hoje com o Outlook, armazenamos as informações que recebemos e essas informações estão contidas na mensagem, no corpo da mensagem. Vamos ter um monte de explicações, muitas trocas, mas também vamos encontrar
00:05:55
Nestas mensagens, tabelas, imagens, anexos, etc. Um monte de informações que precisamos encontrar e estamos sempre procurando por elas. Também encontraremos todos os anexos que armazenamos e armazenaremos as diferentes e múltiplas versões dos documentos (V1, V2, V2bis...). Pode ter várias versões de documentos.
00:06:28
Quando tivermos armazenado todos esses anexos, perceberemos que acabaremos com armazenamento insuficiente de mensagens. Agora isso mudou, pois temos uma caixa de correio que será muito maior, pois dependendo da escolha da licença você pode ir até 100 GB de dados em sua caixa de correio principal e ilimitado em arquivamento.
00:07:03
Até recentemente, éramos limitados no armazenamento de nossas informações.
00:07:09
É também no Outlook que vamos armazenar todas as nossas reuniões e atas de reunião que estão associadas e que enviamos por e-mail. Vamos ver a versão V1 e as versões revisadas e corrigidas que às vezes serão armazenadas em outro lugar.
00:07:35
Tendo todas essas informações armazenadas diretamente no Outlook, passaremos uma quantidade significativa de tempo procurando por essas informações, embora o Outlook tenha um mecanismo de pesquisa muito poderoso com possibilidades de refinar nossas pesquisas. Estamos constantemente à procura desta informação porque algumas pessoas arquivam a informação em diferentes pastas, outras deixam tudo na sua caixa principal e passam uma quantidade infinita de tempo lá.
00:08:10
Isso significa que, por trás de tudo isso, gerenciar nossos e-mails é demorado e, às vezes, prejudica nossa produtividade.
00:08:21
Isso às vezes acontece mesmo quando você não consegue encontrar essas informações, você armazenará as mesmas informações que seus colegas em uma árvore diferente. Quando não conseguirmos encontrar esta informação, não hesitaremos em enviar-lhe um e-mail a dizer-lhe que não a temos e que deve devolvê-la. O que pode ser irritante é que, às vezes, a perda das mensagens que você vê na caixa de entrada pode levar ao desastre
00:08:57
para a nossa empresa, uma vez que teremos informações relativamente importantes com, por exemplo, códigos de acesso a diferentes serviços. Para finalizar a nossa prática de colaboração, o que será constrangedor é que quando um funcionário sai, se a pessoa tiver muita informação, tenderemos a migrar essas mensagens de um funcionário para outro
00:09:27
Porque este tem muita informação importante.
00:09:33
Para terminar esta parte sobre a nossa colaboração no Outlook, um estudo realizado pela empresa Radical Group revelou que, em 2016, 215 bilhões de e-mails foram enviados diariamente em todo o mundo.
00:10:00
A previsão para 2020 é da ordem de 258 bilhões de e-mails por dia, o que significa que vamos overdose nele. Com esta nova aplicação colaborativa Teams, teremos de evoluir as nossas práticas de colaboração.
00:10:22
Ofereço-vos uma dúzia que analisei para vós, que são 10 boas práticas que identifiquei.
00:10:38
Se você tiver outros, não hesite em compartilhá-los conosco no bate-papo se quiser configurá-los para que possamos trocar.
00:10:48
Entraremos em contacto consigo através do blog.
00:10:51
Melhores práticas 1: Estou pronto para adotar o Teams com a minha equipa. Quais são algumas boas práticas para incentivar minha equipe a adotá-lo? Primeiro, especifique as diretrizes, como elas serão usadas e com que finalidade. Se a aplicação não for clara, a sua utilização será inevitavelmente pouco clara. Também vamos evitar criar toneladas de equipes e canais sob o risco de se perder e não saber mais
00:11:26
Onde está a nossa informação e pensar que depois algumas equipas podem morrer. Ainda é importante explicar o uso desses diferentes canais.
00:11:43
Você perceberá que ainda será muito mais intuitivo com o Teams enviar uma mensagem para várias pessoas do que será com o Outlook.
00:11:56
É necessário que exista uma convenção de nomenclatura e classificação dos dados. Normalmente, no início, classificamos os dados e, se não estiverem bem estruturados, a adoção provavelmente será mais complicada. Durante anos, habituámo-nos a estruturar a nossa informação nos nossos servidores, no nosso disco rígido. Não hesite em implementar esta melhor prática quando for utilizar o Teams.
00:12:30
A segunda melhor prática: tenho dezenas de posts sobre o mesmo tema.
00:12:45
A melhor prática será centralizar todos os tópicos em canais.
00:12:53
O que nos permitirá colaborar em tempo real é criar canais por projeto. Você configurou sua equipe, sinta-se à vontade para criar canais por projeto. Quando este projeto estiver concluído, não hesite em escondê-lo ou à sua equipa. Da mesma forma, em seus canais, não hesite em remover guias desnecessárias
00:13:26
que você não usa e usa os que são importantes.
00:13:31
Gerencie visualizações de equipes favoritas marcando-as, equipes com as quais você trabalha diariamente, oculte canais e equipes que não usa e arquive projetos concluídos.
00:13:50
Boas práticas n.º 3: Costumo trocar mensagens com o mesmo grupo de pessoas. Use conversas em equipe, conversas individuais com várias pessoas. É o equivalente ao Skype. Se costuma ter conversas com um grupo de pessoas, a melhor prática são as conversas em equipa e, acima de tudo, a vantagem é não correr o risco de perder o histórico de conversas.
00:14:21
Desvincule a resposta a uma mensagem e crie um novo tópico. Você pode colocar novos tópicos que você cria um objeto, assim como se pode fazer no Outlook. Responda aos tópicos existentes, enriquecendo suas conversas com GIFs, emojis e adesivos, o que permitirá que você coloque emoções em uma conversa fria que você poderia ter por e-mail.
00:14:56
Se, passado algum tempo, surgir a necessidade de que a troca de texto é demasiado insuficiente, não hesite em mudar para uma reunião presencial, que é mais conveniente para trocar com as pessoas diretamente oralmente.
00:15:21
Prática recomendada nº 4: preciso distinguir quando sou CC ou quando sou o destinatário principal da ação. A melhor prática no Teams se você tiver esse uso é usar menções. Sinta-se livre para usar uma menção em conversas de equipe, você pode mencionar pessoas, bem como canais ou equipes diretamente. Mantenha-se notificado seguindo os canais quando houver novas publicações.
00:15:53
Isso permitirá que você sempre se mantenha informado e encontre essas informações mais rapidamente.
00:15:58
Esconda o que não lhe diz respeito.
00:16:03
Para encontrar facilmente tudo isso, mantenha-se informado graças aos alertas de atividade, e é por isso que esse recurso foi implementado. Você pode encontrar essas informações com a ajuda de filtros.
00:16:19
Boas práticas n.º 5: Envio regularmente mensagens para informar.
00:16:27
A melhor prática do Teams neste nível é poder usar a guia Wiki como um bloco de anotações de equipe ou adicionar um bloco de anotações para coletar anotações e conhecimento no nível da equipe.
00:16:44
Coloque um link em uma conversa para destacar um documento em vez de sempre enviá-lo como anexo. Isso evitará a multiplicidade de documentos e você sempre terá acesso aos documentos certos.
00:16:59
Você pode usar conectores para acessar outros serviços se precisar de serviços diferentes daqueles fornecidos pelo pacote do Office 365. Outra boa prática: se você receber e-mails e eles forem encaminhados para a equipe, em vez de fornecer seu endereço de e-mail, peça diretamente para enviar o e-mail para o canal, já que você tem a possibilidade de enviar um e-mail diretamente para um canal, o que permitirá que toda a equipe seja informada.
00:17:32
Boas práticas n° 6: Frequentemente troco e-mails para atualizar documentos e minha cota de armazenamento é insuficiente.
00:17:42
A melhor prática no Teams é facilitar a colaboração em torno de documentos,
00:17:50
partilhar estes ficheiros sob a forma de uma ligação, que lhe permitirá encontrá-los mais facilmente, para poder trabalhar em conjunto nos documentos,
00:18:03
coedição, e você poderá até mesmo conversar enquanto edita seus documentos. Você vai evitar a multiplicidade de documentos, você será capaz de encontrar seus documentos mais facilmente em vez de armazená-los em sua caixa do Outlook.
00:18:21
Boas práticas n.º 7: Costumo transmitir os mesmos anexos aos meus colegas. A melhor prática no Teams será personalizar separadores para facilitar o acesso a ficheiros recorrentes. Não há nada que impeça você de inserir um documento para que as pessoas vejam imediatamente.
00:18:46
Copiar um link de um documento para colocá-lo diretamente na conversa
00:18:51
para que a pessoa possa acessá-lo diretamente. Adicione os documentos à conversação em vez do separador "ficheiros" se pretender que toda a equipa veja esse documento.
00:19:05
Boas práticas n.º 8: Procuro frequentemente informação.
00:19:12
A melhor prática no Teams é salvar mensagens que são importantes, o que permitirá que você as encontre com mais rapidez e facilidade, fixe conversas importantes,
00:19:26
Use os filtros no feed de atividades de acordo com os critérios que você determinou para encontrar quando for mencionado. Finalmente, use o motor de busca e filtros para encontrar esta informação.
00:19:45
Boas Práticas N.º 9:
00:19:49
Muitas vezes perco tempo de reunião e gostaria de ser mais eficiente. A melhor prática é não hesitar em usar o recurso "conferência agora", que torna fácil e rápido mudar de uma conversa de texto para uma reunião improvisada.
00:20:13
Este recurso "conferência agora" promove o uso de áudio e videoconferência com a possibilidade de compartilhamento de tela. Poderemos gravar as reuniões e, em seguida, disponibilizá-las aos outros membros da equipa que estiveram ausentes durante esta reunião.
00:20:38
E eles vão poder encontrar todas as informações que você trocou. Boas práticas n.º 10: Durante as reuniões, partilho informações com outras pessoas. A melhor prática é não hesitar em partilhar o seu ecrã. Configurar um bloco de notas partilhado para coeditar e tomar notas durante a reunião
00:21:10
E validar tudo isso antes de sair, o que evita a troca incessante de informações após a reunião para saber o que foi dito e para que todos saiam da reunião validando o que foi dito. Sinta-se à vontade para trocar informações através de conversas, por exemplo
00:21:34
Links para aplicativos ou documentos. Sinta-se à vontade para compartilhar informações.
00:21:43
Um bônus útil: costumo enviar anexos para pessoas em movimento. Tenho colegas que não estão no escritório todos os dias, que estão ausentes no site do cliente e que muitas vezes me pedem informações, anexos em diferentes tipos de documentos. A melhor prática no Teams é instalar a aplicação móvel no seu smartphone.
00:22:15
Isto permitir-lhe-á levar todas as suas equipas consigo, o que significa que com a aplicação móvel poderá encontrar as equipas, todos os canais, os documentos, as conversas e os separadores no seu smartphone. Isso permite que você tenha toda a sua equipe diretamente no seu smartphone, como você tem quando está no escritório.
00:22:45
Estas boas práticas que definimos, teremos agora de definir como poderemos transmiti-las e partilhá-las dentro da nossa equipa.
00:23:03
A primeira coisa é contar com uma rede de embaixadores. Para quê? Primeiro, explicar o significado da transformação.
00:23:19
Dentro da empresa, influenciarão as equipas através de conversas informais que permitirão que o conhecimento seja disseminado e criado de forma mais eficaz, porque a aprendizagem através dos colegas é um dos métodos mais eficazes e amplamente utilizados nos negócios. Em segundo lugar, eles vão tranquilizar os usuários, uma vez que eles já testaram a ferramenta antes, eles vão capitalizar
00:23:51
e acumular experiência para transformar tudo isso em conhecimento. Por último, mas não menos importante, eles poderão compartilhar seus comentários.
00:24:05
A segunda forma de transmitir e partilhar estas boas práticas será sensibilizar e formar os colaboradores.
00:24:19
Para isso, é importante utilizar plataformas digitais e colaborativas, oferecer formação adaptada a casos concretos, oferecer recursos de formato curto, vídeos tutoriais, vídeos de casos de uso e organizar reuniões físicas dedicadas ou reuniões que permitam melhorias contínuas de cada entidade
00:24:52
e abordar temas transversais, como as iniciativas locais.
00:24:59
Também não devemos descurar o reforço do conhecimento, pois permite que estas novas práticas estejam mais bem ancoradas nos hábitos. Esta nova ancoragem permitirá
00:25:17
Que assim seja a longo prazo e não a curto prazo, pois rapidamente encontramos os nossos maus hábitos. Construir conhecimento é realmente importante para garantir que isso dure ao longo do tempo.
00:25:30
Em termos de cursos, já preparámos uma série de cursos na nossa plataforma para Teams. Temos um primeiro curso chamado "Colaboração em Equipa", temos um segundo chamado "Comunicação em Equipa",
00:25:53
o terceiro é chamado de "gerenciar reuniões no Teams". Também temos um curso "Usando o Teams no iOS" e estamos trabalhando em um próximo que será a versão ilustrada de tudo o que acabamos de discutir: "10 Teams Best Practices". Saiba que poderá encontrar tudo isto na nossa plataforma, que vos apresento. Fiz um filtro nos tutoriais do Teams.
00:26:28
Temos 50 vídeos tutoriais à sua disposição, temos também alguns casos de uso e traremos regularmente novas práticas do serviço Teams para a nossa plataforma.
00:26:49
Para concluir esta sessão, o que é importante lembrar desta sessão é que o Microsoft Teams é ideal para todas as comunicações diárias e colaboração dentro de um departamento,
00:27:06
uma equipa de projeto ou um coletivo de pessoas que trabalham em estreita colaboração com um objetivo comum ou um resultado a alcançar. Eu diria manter o Outlook para ações formais e ficar com o Teams para tarefas do dia-a-dia.
00:27:28
Chegámos ao fim desta sessão.
00:27:32
Obrigado pela vossa atenção. Especialmente se durante esta sessão você ainda tem perguntas a fazer, sinta-se à vontade para usar nosso chat para enviar suas perguntas para nós e nós responderemos no blog da próxima semana. Obrigado a todos, adeus.

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