Thématique de la formation

Lors d’une journée de travail dans votre entreprise, votre manager vient vous demander de lui faire parvenir une liste complète de tous les documents concernant le « Projet ABC » pour l’année 2022. Démarre alors une longue recherche dans la bibliothèque de documents SharePoint, allant de dossiers en sous dossiers, afin d’essayer de regrouper tous les documents nécessaires.  

Heureusement pour vous, il existe une méthode d’organisation moderne, efficace et intuitive vous donnant les clés de la gestion documentaire dans Sharepoint et qui vous permettrait aujourd’hui d’effectuer ce travail en quelques clics ! 

Toutes nos formations, notamment sur les usages de l'intranet Microsoft SharePoint, sont réalisées par nos formateurs experts.

Objectifs de la formation

Vous souhaitez mettre en place un nouveau système d’organisation pour vos documents sur Teams et SharePoint. 

A l’issue de cette formation, vous serez en mesure de : 

• Comprendre l’utilité des métadonnées pour organiser ses bibliothèques de documents et listes 
• Créer des nouvelles colonnes en utilisant les métadonnées 
• Combiner les métadonnées avec des affichages intuitifs et modernes 

Prérequis et public cible

Public cible : Les utilisateurs souhaitant repenser et moderniser l’organisation de leurs bibliothèques de documents SharePoint. 
Niveau au démarrage : Avancé 
Prérequis : Avoir une compréhension générale des fonctionnalités de base de SharePoint. Être dans une posture favorable au changement afin de repenser l’organisation des documents de son équipe. 

Moyens pédagogiques utilisés

• Classe virtuelle : La formation est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle. Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des participants. 
• Replay de classe virtuelle : Enregistrement d'une classe virtuelle permettant d'aborder de façon complète l'application par le biais d'exemples concrets d'utilisation.
• Documents et autres supports : Choix d’informations à communiquer ou d’activités pédagogiques à réaliser dans le cadre de ce cours. 

Contenu de la formation

1 formation à distance de 45 min (et/ou son enregistrement vidéo dans "Replay")

• Dossiers vs métadonnées : 
  • Comment retrouver mes documents dans une bibliothèque dite “classique” 
  • Pourquoi choisir les métadonnées ?  
• Mise en place de la nouvelle architecture 
  • Faut-il plusieurs bibliothèques ? plusieurs sites ?  
  • Créer ses premières métadonnées 
  • Utiliser l’outil de création d’affichages 
  • Accompagner l’utilisateur dans l’adoption de cette nouvelle organisation 
  • Restaurer une bibliothèque en cas de problème 
• Et après ?  
  • Application de ces métadonnées et affichages sur les listes 
  • Sonder mes équipes pour jauger le taux d’adoption 
  • Aller plus loin avec le magasin de termes SharePoint ? 

1 quiz sur l'ensemble de la formation

En savoir plus sur Microsoft SharePoint et les métadonnées

Pensez à une grande boîte remplie de dossiers aux propriétés multiples telles que des tailles, formes et couleurs différentes. Chaque dossier représente un document dans SharePoint. Les métadonnées SharePoint sont comme des étiquettes colorées et détaillées, collées sur chaque dossier. Ces étiquettes fournissent des informations telles que le nom du document, le type de fichier, la date de création, le propriétaire, etc. Elles permettent aux utilisateurs de parcourir rapidement la boîte, de repérer les dossiers pertinents en fonction de leurs besoins spécifiques et d'accéder aux informations recherchées plus rapidement. Les métadonnées SharePoint agissent ainsi comme des aides précieuses pour la recherche et l'organisation des documents dans SharePoint.