Outlook - Etre efficace dans la délégation et la communication Cas d'usage

Découvrez comment devenir un(e) assistant(e) efficace en matière de délégation et de communication ! Dans cette vidéo, nous explorons les outils puissants de Microsoft 365 pour optimiser votre travail quotidien, faciliter vos échanges et coordonner parfaitement avec vos directeurs. Ne manquez pas ces astuces utiles pour maximiser votre efficacité !

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Pour trois directeurs, les occasions d'échanger directement sont rares
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pour assurer une communication fluide et une délégation efficace.
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Les outils de Microsoft trois six cinq sont vos meilleurs alliés.
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Voici comment les utiliser pour optimiser votre travail au quotidien.
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Créer des sections pour différencier vos directeurs des autres contacts.
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Cela vous permet d'accéder rapidement aux conversations importantes
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et de prioriser les messages et les demandes.
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Utilisez les favoris ou épinglez les conversations de
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vos directeurs en haut de votre liste.
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Les statuts de présence dans tims
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vous indiquent si vos directeurs sont disponibles, occupés en réunion ou absents.
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Pour connaître leur statut en temps réel,
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consultez l'icône à côté de leur nom.
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Si vos directeurs mettent à jour manuellement leur emplacement,
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vous pouvez le voir dans leur profil.
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Cela vous aide à savoir s'ils sont au bureau ou en
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déplacement et adapter votre communication en fonction du fuseau horaire.
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Activez les notifications de disponibilité pour être informé
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lorsque l'un de vos directeurs devient disponible.
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Pour ce faire,
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faites un clic droit sur le nom du contact et sélectionnez
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m'avertir lorsque le statut passe à disponible.
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Vos directeurs sont toujours connectés grâce à l'application mobile de tims.
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Cela vous permet d'envoyer des messages ou des fichiers
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même lorsqu'ils sont en déplacement,
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et de recevoir des réponses rapides à vos demandes urgentes.
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La délégation dans Outlook vous donne accès à l'agenda de vos supérieurs.
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Vous pouvez consulter leur emploi du temps en temps réel
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et ajouter ou modifier des rendez-vous selon les besoins.
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Cela facilite la coordination et évite les conflits d'horaires.
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Lorsqu'un directeur ajoute un rendez-vous privé depuis son smartphone,
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vous voyez qu'il est occupé sur son agenda.
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Mais les détails restent cachés, respectant sa confidentialité.
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Intégrez un composant loop dans vos invitations
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de réunion pour créer un plan collaboratif.
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Loop permet une collaboration en temps réel
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où tous les participants peuvent contribuer simultanément.
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Les notes synchronisées
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sont idéales pour prendre des notes partagées et élaborer des comptes rendus.
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De plus,
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le composant est accessible après la réunion pour tous les participants.
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En adoptant ces outils et fonctionnalités de Microsoft trois, six cinq,
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vous améliorerez significativement votre efficacité dans la
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délégation et la communication avec vos directeurs

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