Outlook - Etre efficace dans la délégation et la communication Cas d'usage
Découvrez comment devenir un(e) assistant(e) efficace en matière de délégation et de communication ! Dans cette vidéo, nous explorons les outils puissants de Microsoft 365 pour optimiser votre travail quotidien, faciliter vos échanges et coordonner parfaitement avec vos directeurs. Ne manquez pas ces astuces utiles pour maximiser votre efficacité !
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est de présenter comment les outils de Microsoft 365 peuvent optimiser le travail quotidien d'un assistant ou d'une assistante de direction, en facilitant la communication et la délégation avec les directeurs.
Chapitres :
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Introduction
En tant qu'assistant ou assistante de direction, il est essentiel de maintenir une communication fluide avec les directeurs. Cependant, les occasions d'échanger directement sont souvent rares. Cette vidéo explore comment les outils de Microsoft 365 peuvent être utilisés pour améliorer cette communication et faciliter la délégation. -
Utilisation des Outils de Microsoft 365
Les outils de Microsoft 365 sont des alliés précieux pour optimiser votre travail quotidien. Voici quelques fonctionnalités clés : -
Création de Sections
Créez des sections pour différencier vos directeurs des autres contacts. Cela vous permet d'accéder rapidement aux conversations importantes et de prioriser les messages et les demandes. -
Gestion des Conversations
Utilisez les favoris pour épingler les conversations de vos directeurs en haut de votre liste. Cela facilite l'accès aux échanges importants. -
Statuts de Présence
Les statuts de présence dans Teams vous indiquent si vos directeurs sont disponibles, occupés en réunion ou absents. Pour connaître leur statut en temps réel, consultez l'icône à côté de leur nom. Si vos directeurs mettent à jour manuellement leur emplacement, vous pouvez le voir dans leur profil, ce qui vous aide à adapter votre communication en fonction de leur situation. -
Notifications de Disponibilité
Activez les notifications de disponibilité pour être informé lorsque l'un de vos directeurs devient disponible. Pour ce faire, faites un clic droit sur le nom du contact et sélectionnez 'm'avertir lorsque le statut passe à disponible'. -
Application Mobile de Teams
Vos directeurs sont toujours connectés grâce à l'application mobile de Teams. Cela vous permet d'envoyer des messages ou des fichiers même lorsqu'ils sont en déplacement et de recevoir des réponses rapides à vos demandes urgentes. -
Délégation dans Outlook
La délégation dans Outlook vous donne accès à l'agenda de vos supérieurs. Vous pouvez consulter leur emploi du temps en temps réel et ajouter ou modifier des rendez-vous selon les besoins, facilitant ainsi la coordination et évitant les conflits d'horaires. -
Confidentialité des Rendez-vous
Lorsqu'un directeur ajoute un rendez-vous privé depuis son smartphone, vous voyez qu'il est occupé sur son agenda, mais les détails restent cachés, respectant ainsi sa confidentialité. -
Intégration de Composants Loop
Intégrez un composant Loop dans vos invitations de réunion pour créer un plan collaboratif. Loop permet une collaboration en temps réel où tous les participants peuvent contribuer simultanément. Les notes synchronisées sont idéales pour prendre des notes partagées et élaborer des comptes rendus. De plus, le composant est accessible après la réunion pour tous les participants. -
Conclusion
En adoptant ces outils et fonctionnalités de Microsoft 365, vous améliorerez significativement votre efficacité dans la délégation et la communication avec vos directeurs. Ces pratiques vous permettront de mieux gérer votre temps et d'optimiser vos interactions professionnelles.
FAQ :
Comment puis-je améliorer la communication avec mes directeurs?
Utilisez les outils de Microsoft 365, comme Teams, pour créer des sections pour chaque directeur, épingler leurs conversations et activer les notifications de disponibilité.
Qu'est-ce que le statut de présence dans Teams?
Le statut de présence indique si un utilisateur est disponible, occupé, en réunion ou absent, ce qui aide à adapter la communication.
Comment gérer l'agenda de mes directeurs dans Outlook?
Vous pouvez consulter et modifier l'agenda de vos directeurs en utilisant la fonction de délégation dans Outlook, ce qui facilite la coordination des rendez-vous.
Qu'est-ce que le composant Loop et comment l'utiliser?
Le composant Loop est un outil de collaboration qui permet à tous les participants d'une réunion de contribuer simultanément à un plan collaboratif. Il est accessible après la réunion pour tous les participants.
Comment activer les notifications de disponibilité sur Teams?
Faites un clic droit sur le nom du contact dans Teams et sélectionnez 'm'avertir lorsque le statut passe à disponible' pour recevoir des alertes.
Quelques cas d'usages :
Optimisation de la communication avec les directeurs
En utilisant Microsoft Teams pour créer des sections dédiées à chaque directeur, un assistant peut rapidement accéder aux conversations importantes et prioriser les messages, améliorant ainsi la communication et la réactivité.
Gestion efficace des rendez-vous
Grâce à la délégation dans Outlook, un assistant peut gérer l'agenda de ses directeurs, ajoutant ou modifiant des rendez-vous en temps réel, ce qui réduit les conflits d'horaires et améliore la planification.
Collaboration en temps réel lors des réunions
L'intégration du composant Loop dans les invitations de réunion permet à tous les participants de contribuer simultanément, facilitant la prise de notes et la création de comptes rendus partagés.
Suivi de la disponibilité des directeurs
En activant les notifications de disponibilité sur Teams, un assistant peut être informé en temps réel lorsque ses directeurs deviennent disponibles, ce qui permet une communication plus efficace.
Utilisation de l'application mobile Teams
L'application mobile de Teams permet aux directeurs de rester connectés même en déplacement, ce qui permet aux assistants d'envoyer des messages ou des fichiers et de recevoir des réponses rapides à des demandes urgentes.
Glossaire :
Assistant de direction
Professionnel chargé de soutenir un ou plusieurs directeurs dans leurs tâches administratives et organisationnelles.
Microsoft 365
Suite d'outils de productivité en ligne de Microsoft, incluant des applications comme Outlook, Teams, et OneDrive, permettant la collaboration et la gestion des tâches.
Favoris
Fonctionnalité permettant de marquer des conversations ou contacts importants pour un accès rapide.
Statut de présence
Indication de la disponibilité d'un utilisateur sur Microsoft Teams, montrant s'il est disponible, occupé, en réunion ou absent.
Notifications de disponibilité
Alertes qui informent un utilisateur lorsque ses contacts deviennent disponibles sur Microsoft Teams.
Délégation dans Outlook
Fonctionnalité permettant à un assistant d'accéder à l'agenda d'un supérieur pour gérer ses rendez-vous.
Composant Loop
Outil de collaboration en temps réel intégré dans les invitations de réunion, permettant aux participants de contribuer simultanément.
Notes synchronisées
Notes partagées prises durant une réunion, accessibles à tous les participants après la réunion.
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