PowerApps - Transformer un fichier Excel en application avec PowerApps Cas d'usage

Transformez un fichier Excel en application mobile avec PowerApps ! Découvrez comment simplifier la collecte et gestion de données, surtout pour une équipe en déplacement. Ce tutoriel vous guide pas à pas pour créer une application fonctionnelle, améliorant l'efficacité et la collaboration. Ne manquez pas cette opportunité d'optimiser vos processus !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de montrer comment utiliser Power Apps pour créer rapidement des applications mobiles à partir de fichiers Excel, facilitant ainsi la collecte et la gestion des données par les équipes en déplacement.

Chapitres :

  1. Introduction à Power Apps
    Si vous cherchez à faciliter la collecte et la gestion de données par votre équipe, notamment si elle est souvent en déplacement et utilise des appareils mobiles, Power Apps est l'outil idéal. Il vous permet de créer rapidement des applications mobiles à partir de différentes sources de données, y compris des fichiers Excel.
  2. Accéder à Power Apps
    Pour commencer, rendez-vous sur le portail Microsoft 365 en vous connectant à l'adresse m365.cloud.microsoft.com. Une fois connecté avec vos identifiants professionnels, dans la liste des applications Microsoft 365, cliquez sur Power Apps pour accéder à l'outil.
  3. Création d'une application à partir d'Excel
    Dans la barre de navigation à gauche, cliquez sur 'Créer', puis choisissez Excel comme source de données pour votre nouvelle application. Power Apps vous proposera de vous connecter à vos emplacements de stockage cloud tels que OneDrive ou SharePoint. Naviguez jusqu'au dossier contenant votre fichier Excel et sélectionnez-le. Il est important de s'assurer que votre fichier Excel contient des données mises sous forme de tableau, sinon Power Apps ne pourra pas les détecter.
  4. Mise en forme des données dans Excel
    Pour mettre vos données sous forme de tableau dans Excel, ouvrez votre fichier, sélectionnez la plage de données que vous souhaitez utiliser, allez dans l'onglet 'Insertion' et cliquez sur 'Tableau'. Confirmez la plage de données et cochez 'Mon tableau comporte des en-têtes'. Nommez ensuite votre tableau pour le retrouver facilement dans Power Apps.
  5. Génération de l'application
    Après avoir sélectionné votre fichier, Power Apps affichera la liste des tableaux présents. Sélectionnez le tableau souhaité et cliquez sur 'Se connecter'. Power Apps générera automatiquement une application basée sur les données de votre tableau Excel. L'application comporte par défaut trois écrans : la liste des éléments, les détails de l'élément et le formulaire de modification.
  6. Tester et personnaliser l'application
    Vous pouvez ensuite prévisualiser et tester l'application en cliquant sur le bouton 'Aperçu' en haut à droite. Naviguez entre les écrans pour vous familiariser avec les fonctionnalités, tester l'ajout, la modification et la suppression d'enregistrements pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser votre application en modifiant les écrans et en ajustant l'apparence et la disposition selon vos besoins.
  7. Partage de l'application
    Une fois les tests et les modifications effectués, pensez à enregistrer l'application. Donnez-lui un nom, par exemple 'Liste des matériaux', puis cliquez sur 'Enregistrer'. Partagez ensuite l'application en ajoutant les noms ou les adresses emails des membres de votre équipe concernée et définissez les autorisations appropriées.
  8. Conseils pour une utilisation optimale
    Il est conseillé de nommer clairement vos tableaux dans Excel pour faciliter leur identification lors de la création de l'application dans Power Apps. Vérifiez également les droits d'accès pour vous assurer que les utilisateurs disposent des permissions nécessaires sur le fichier source, qu'il soit sur OneDrive ou SharePoint. Une brève session de formation peut aider votre équipe à adopter rapidement la nouvelle application.
  9. Conclusion
    Enfin, comme l'application est destinée à des utilisateurs en mobilité, il est important de tester le rendu et les fonctionnalités sur différents appareils pour vous assurer d'une expérience utilisateur optimale. En suivant ces étapes, vous avez transformé un simple fichier Excel en une application mobile fonctionnelle grâce à Power Apps, permettant à votre équipe de saisir et de consulter des données facilement depuis leurs appareils mobiles, améliorant ainsi l'efficacité et la collaboration au sein de votre organisation.

FAQ :

Qu'est-ce que Power Apps et comment cela fonctionne-t-il ?

Power Apps est un outil de Microsoft qui permet de créer des applications mobiles à partir de différentes sources de données, comme Excel. Il génère automatiquement une application basée sur les données d'un tableau Excel, facilitant ainsi la gestion des informations.

Comment créer une application mobile avec Power Apps ?

Pour créer une application mobile avec Power Apps, connectez-vous au portail Microsoft 365, sélectionnez Power Apps, choisissez Excel comme source de données, et suivez les étapes pour sélectionner votre fichier et personnaliser l'application.

Quels types de données peuvent être utilisés dans Power Apps ?

Power Apps peut utiliser des données provenant de fichiers Excel, ainsi que d'autres sources de données comme OneDrive et SharePoint. Il est important que les données soient organisées sous forme de tableau dans Excel.

Comment partager une application créée avec Power Apps ?

Pour partager une application, vous devez ajouter les noms ou adresses emails des membres de votre équipe, définir les permissions appropriées, puis cliquer sur 'Partager' pour finaliser le processus.

Pourquoi est-il important de tester l'application sur différents appareils ?

Tester l'application sur différents appareils est crucial pour s'assurer que l'expérience utilisateur est optimale, surtout si l'application est destinée à des utilisateurs en mobilité.

Quelques cas d'usages :

Gestion des stocks

Une entreprise peut utiliser Power Apps pour créer une application mobile qui permet à son équipe de vente de suivre les niveaux de stock en temps réel, en accédant aux données d'Excel sur leurs appareils mobiles.

Suivi des projets

Les chefs de projet peuvent créer une application pour suivre l'avancement des tâches et des ressources, en utilisant des tableaux Excel pour gérer les informations de manière efficace.

Collecte de données sur le terrain

Les équipes de terrain peuvent utiliser une application Power Apps pour saisir des données directement sur le terrain, améliorant ainsi la collecte d'informations et la collaboration avec le bureau.

Gestion des événements

Une organisation peut créer une application pour gérer les inscriptions et les informations des participants à un événement, facilitant ainsi la communication et l'organisation.

Formation des employés

Une entreprise peut développer une application pour former ses employés sur de nouveaux processus ou outils, en intégrant des ressources et des quiz directement accessibles sur leurs appareils mobiles.

Glossaire :

Power Apps

Un outil de Microsoft qui permet de créer rapidement des applications mobiles à partir de différentes sources de données, y compris des fichiers Excel.

Excel

Un logiciel de tableur développé par Microsoft, utilisé pour organiser, analyser et stocker des données sous forme de tableaux.

OneDrive

Un service de stockage en ligne de Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker des fichiers et de les partager avec d'autres.

SharePoint

Une plateforme de collaboration de Microsoft qui permet de gérer des documents et de partager des informations au sein d'une organisation.

Tableau

Une structure de données dans Excel qui permet d'organiser des informations de manière tabulaire, facilitant leur utilisation dans Power Apps.

Application mobile

Un logiciel conçu pour être utilisé sur des appareils mobiles, permettant aux utilisateurs d'accéder à des fonctionnalités spécifiques.

Interface utilisateur

La partie d'une application avec laquelle l'utilisateur interagit, incluant les boutons, les menus et les écrans.

Permissions

Les droits d'accès accordés aux utilisateurs pour interagir avec des fichiers ou des applications, déterminant ce qu'ils peuvent voir ou modifier.

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notamment si elle est souvent en déplacement et utilise des appareils mobiles.
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Power App est l'outil idéal.
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Il vous permet de créer rapidement des applications
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mobiles à partir de différentes sources de données,
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y compris des fichiers Excel.
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Voici comment procéder
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pour commencer. Rendez-vous sur le portail Microsoft trois six cinq
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en vous connectant à l'adresse m trois, six, cinq
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une fois connectés dans la liste des applications Microsoft trois six cinq,
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Excel comme source de données pour votre nouvelle application.
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de stockage cloud tels que One Drive ou Sharepoint.
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Naviguez jusqu'au dossier contenant votre fichier Excel et sélectionnez le.
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Il est important de s'assurer que votre fichier Excel
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contient des données mises sous forme de tableau,
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car sinon Powers ne pourra pas les détecter.
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Pour mettre vos données sous forme de tableau dans Excel,
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ouvrez votre fichier,
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sélectionnez la plage de données que vous souhaitez utiliser.
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Allez dans l'onglet Insertion et cliquez sur tableau
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Confirmer la plage de données et cochez. Mon tableau comporte des en-têtes.
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Si c'est le cas,
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nommez ensuite votre tableau pour le retrouver facilement dans Power RPS.
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Après avoir sélectionné votre fichier,
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les données de votre tableau Excel.
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L'application comporte par défaut trois écrans.
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La liste des éléments qui affiche tous les enregistrements du tableau,
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les détails de l'élément qui affiche
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les informations détaillées d'un enregistrement sélectionné
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et le formulaire de modification qui permet
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d'ajouter ou de modifier des enregistrements.
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Vous pouvez ensuite prévisualiser et tester l'application en cliquant sur
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le bouton aperçu en haut à droite pour lancer l'application.
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Naviguer entre les écrans pour vous familiariser avec les fonctionnalités,
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tester l'ajout,
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la modification et la suppression d'enregistrement pour
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vous assurer que tout fonctionne correctement.
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Si vous le souhaitez,
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vous pouvez personnaliser votre application en modifiant les écrans.
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Vous pouvez ajuster l'apparence et la disposition selon vos besoins.
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Vous avez également la possibilité d'ajouter des
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contrôles en utilisant le menu inséré,
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ce qui vous permet d'ajouter des boutons, des images, des icônes, etc.
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Le volet de droite vous permet d'accéder aux propriétés détaillées
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des éléments sélectionnés et de les ajuster selon vos préférences.
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Une fois les tests et les modifications effectuées,
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Donnez-lui un nom par exemple liste des matériaux,
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Ajoutez les noms ou les adresses emails des membres de votre équipe concernée.
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qu'ils soient utilisateurs ou coauteur.
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il est conseillé de nommer clairement vos tableaux dans Excel pour faciliter
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leur identification lors de la création de l'application dans Power Apps,
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vous assurer que les utilisateurs disposent
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des permissions nécessaires sur le fichier source,
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qu'il soit sur One Drive ou Sharepoint,
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Une brève session de formation peut aider votre équipe à adopter
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rapidement la nouvelle application et à en tirer le meilleur parti.
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