Excel - Créer un organigramme d'entreprise simple à mettre à jour Cas d'usage

Découvrez comment créer un organigramme d'entreprise simple à mettre à jour avec Excel ! Grâce au complément Microsoft Visio Data Visualizer, cette tâche devient un jeu d'enfant. Adieu les organigrammes obsolètes ! Suivez nos étapes pour partager des mises à jour en temps réel et simplifiez la gestion de votre organigramme. Rejoignez-nous pour améliorer votre efficacité !

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Objectifs :

Comprendre comment utiliser le complément Microsoft Visio Data Visualizer dans Excel pour créer et maintenir des organigrammes d'entreprise de manière efficace.

Chapitres :

  1. Introduction aux organigrammes d'entreprise
    Les organigrammes d'entreprise nécessitent des mises à jour constantes en raison de l'arrivée de nouvelles personnes et de promotions. Un organigramme obsolète peut devenir presque sans valeur, rendant la maintenance et la mise à jour un véritable casse-tête.
  2. Les défis de la mise à jour des organigrammes
    La mise à jour manuelle des organigrammes, que ce soit par le biais de formes ou de SmartArt, peut être fastidieuse. Les formes ne changent pas automatiquement, et les éléments de SmartArt ne se mettent pas à jour sans intervention manuelle.
  3. Une solution innovante avec Excel
    Heureusement, ces temps sont révolus grâce à l'utilisation d'Excel et du complément Microsoft Visio Data Visualizer. Ce complément est gratuit et officiel, permettant une gestion simplifiée des organigrammes.
  4. Utilisation du complément Microsoft Visio Data Visualizer
    Après avoir installé le complément, vous verrez trois catégories : Diagramme de flux simple, Diagramme de flux fonctionnel croisé, et Organigramme. En choisissant l'option hybride, vous obtiendrez un modèle simple à utiliser, avec des données affichées sous forme de tableau et un graphique facilement déplaçable.
  5. Gestion des données dans l'organigramme
    Il est essentiel de respecter la casse pour les identifiants. Chaque employé doit avoir un numéro d'identification unique. Vous pouvez également attribuer des couleurs spécifiques à chaque catégorie de rôle, par exemple, le cadre en bleu et le responsable en vert.
  6. Mise à jour et suppression des données
    Si un employé quitte l'entreprise, vous pouvez supprimer son nom et sélectionner 'poste libre'. Lors de l'actualisation, cet élément apparaîtra en gris jusqu'à ce qu'il soit à nouveau rempli. Si un poste n'est plus nécessaire, vous pouvez supprimer complètement la ligne du tableau.
  7. Ajout de nouveaux employés
    Pour ajouter un nouvel employé, copiez simplement la dernière ligne et attribuez-lui un nouveau numéro d'identification. Après avoir entré les nouvelles données, actualisez le graphique pour refléter les changements.
  8. Partage et intégration des organigrammes
    Vous pouvez ouvrir le diagramme en ligne, le partager, le télécharger au format PDF ou image, ou l'intégrer sur le site SharePoint de votre entreprise. Cela permet à tout le monde de voir les mises à jour en temps réel.
  9. Conclusion
    Grâce à ce complément, la gestion des organigrammes d'entreprise devient beaucoup plus simple et moins redoutable, facilitant ainsi la mise à jour et le partage des informations au sein de l'organisation.

FAQ :

Comment mettre à jour un organigramme d'entreprise ?

Pour mettre à jour un organigramme d'entreprise, vous pouvez utiliser Microsoft Visio avec le complément de données. Il vous suffit d'entrer les nouvelles données et d'actualiser le graphique pour refléter les changements.

Qu'est-ce que le complément Microsoft Visio Data Visualizer ?

Le complément Microsoft Visio Data Visualizer est un outil gratuit qui permet de créer des diagrammes à partir de données dans Excel, facilitant ainsi la mise à jour des organigrammes.

Quels types de diagrammes puis-je créer avec Microsoft Visio ?

Avec Microsoft Visio, vous pouvez créer différents types de diagrammes, y compris des organigrammes, des diagrammes de flux simples et des diagrammes de flux fonctionnels croisés.

Comment partager un organigramme créé avec Visio ?

Vous pouvez partager un organigramme créé avec Visio en le téléchargeant au format PDF ou image, ou en l'intégrant directement dans un site SharePoint pour un accès en temps réel.

Pourquoi est-il important d'avoir un organigramme à jour ?

Un organigramme à jour est essentiel pour refléter les changements dans l'organisation, comme les promotions ou les départs, ce qui aide à maintenir une communication claire et une structure organisationnelle efficace.

Quelques cas d'usages :

Mise à jour des organigrammes dans une entreprise

Les responsables des ressources humaines peuvent utiliser Microsoft Visio pour mettre à jour les organigrammes de l'entreprise chaque fois qu'un employé est promu ou quitte l'organisation, garantissant ainsi que tous les employés aient accès à des informations précises sur la structure de l'entreprise.

Intégration d'organigrammes dans SharePoint

Les équipes de projet peuvent intégrer des organigrammes créés avec Visio dans SharePoint, permettant à tous les membres de l'équipe d'accéder aux informations en temps réel et de collaborer plus efficacement sur les changements organisationnels.

Formation des nouveaux employés

Les responsables de la formation peuvent utiliser des organigrammes à jour pour aider les nouveaux employés à comprendre la structure de l'entreprise et les relations entre les différents départements, facilitant ainsi leur intégration.

Gestion des changements organisationnels

Lors de changements organisationnels, les dirigeants peuvent rapidement mettre à jour les organigrammes pour refléter les nouvelles structures, ce qui aide à gérer la communication et à clarifier les rôles au sein de l'entreprise.

Analyse de la structure organisationnelle

Les analystes peuvent utiliser des organigrammes pour visualiser la structure organisationnelle et identifier les domaines nécessitant des améliorations ou des réorganisations, contribuant ainsi à une meilleure efficacité opérationnelle.

Glossaire :

Organigramme

Un organigramme est un diagramme qui représente la structure d'une organisation, montrant les relations entre les différents postes et départements.

Microsoft Visio

Microsoft Visio est un logiciel de création de diagrammes qui permet de visualiser des informations sous forme graphique, souvent utilisé pour créer des organigrammes.

Complément

Un complément est un module additionnel qui s'intègre à un logiciel principal pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires.

Données

Les données sont des informations collectées et organisées, souvent sous forme de tableaux, qui peuvent être utilisées pour l'analyse ou la visualisation.

Identifiant unique

Un identifiant unique est un numéro ou un code attribué à chaque employé pour le distinguer des autres dans un système.

SharePoint

SharePoint est une plateforme de collaboration développée par Microsoft, utilisée pour le partage de documents et la gestion de contenu au sein des entreprises.

résultat(s)
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De nouvelles personnes arrivent, d'autres sont promues et, avouons le,
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un organigramme obsolète et presque sans valeur.
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La maintenance ou la mise à jour peut être tout un casse-tête,
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surtout si vous utilisez les formes ou les smart.
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Vos formes ne changent pas toutes seules,
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il faut les déplacer manuellement et votre smart ne se met pas à jour,
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à moins que vous ne tapiez manuellement les noms.
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Eh bien, ces temps sont révolus. Préparez-vous à une surprise,
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tout ce dont vous avez besoin est d'excel
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ouvrez-le et installez le complément Microsoft Visio Data. Visualiser
00:00:45
Non seulement c'est gratuit,
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mais c'est aussi un complément officiel de Microsoft.
00:00:50
Sur la gauche, vous avez trois catégories. Diagramme de flux simple
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diagramme de flux fonctionnel croisé et organigramme.
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Choisissez hybride comme exemple.
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Le fonctionnement de ce modèle est simple.
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Vous avez des données affichées sous un format de
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tableau et un graphique qui peut être facilement déplacé.
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Vous pouvez effectuer un zoom avant ou arrière,
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puis cliquer à nouveau sur cette icône pour ajuster le diagramme.
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Tant que vous gardez la même structure,
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vous pouvez copier et coller vos données ou taper directement les vôtres.
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Attention Pour les identifiants, il faut respecter la casse.
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Chaque employé doit se voir attribuer un numéro
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d'identification unique sous type de rôle par défaut,
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vous avez une liste de sept catégories et une couleur est attribuée à chacune,
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par exemple
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cadre et tige en bleu et responsable en vert
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sous idée responsable, le PDG et le patron principal.
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C'est pourquoi le champ est laissé vide.
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Si quelqu'un quitte l'entreprise,
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vous pouvez supprimer le nom et sélectionner
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poste libre.
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Lorsque vous actualisez,
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cet élément s'affiche en gris jusqu'à ce que cette position soit à nouveau remplie.
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Si cette position n'existe plus ou n'est plus nécessaire,
00:02:11
vous pouvez supprimer complètement la ligne du tableau
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pour ajouter quelqu'un de nouveau à la liste.
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Copiez simplement la dernière ligne et assurez vous
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d'attribuer un nouveau numéro d'identification à cet employé.
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Après avoir entré vos nouvelles données,
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actualisez le graphique Pour refléter les changements,
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vous pouvez maintenant l'ouvrir en ligne.
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Pour modifier le diagramme,
00:02:41
vous avez besoin d'une licence.
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Entre temps, vous pouvez le partager,
00:02:45
le télécharger au format PDF ou image ou
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encore mieux l'intégrer au site sharepoint de votre
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entreprise afin que tout le monde puisse voir la mise à jour en temps réel.
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Copiez le code d'incorporation et ajoutez le aux composants web art de pages,
00:03:01
d'accueil de sharepoint par exemple.
00:03:09
Grâce à ce complément, cette tâche n'est plus redoutable.

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