OneNote - Etre réactif face aux changements Cas d'usage

Êtes-vous prêt à améliorer votre réactivité face aux changements ? Découvrez dans notre vidéo "être réactif face aux changements" comment utiliser efficacement One Note et Microsoft Teams pour rester connecté avec votre équipe, partager des informations instantanément et gérer les imprévus. Ne manquez pas ces conseils pratiques pour les chefs de projet !

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OneNote

Disponible dans Microsoft365

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En tant que chef de projet,

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vous vous trouvez en réunion chez votre client

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et souhaitez informer immédiatement votre équipe des points discutés

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sans attendre votre retour au bureau.

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Voici comment, en quelques étapes rapides,

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vous pouvez collaborer en temps réel grâce aux outils Microsoft trois six cinq.

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Commencez par ouvrir One Note sur votre ordinateur portable,

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votre tablette ou votre smartphone.

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Cet outil vous permet de capturer efficacement les informations

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clés de la réunion telles que les décisions prises,

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les actions à entreprendre et les échéances à respecter.

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Assurez-vous d'organiser vos notes avec des titres clairs et des

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puces pour faciliter la lecture et la compréhension ultérieure.

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Une bonne organisation vous aidera à ne rien oublier

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et à transmettre des informations précises à votre équipe.

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Une fois vos notes complétées,

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il est temps de les partager avec votre équipe sans délai.

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Depuis One Note, cliquez sur le bouton partagé

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pour générer un lien vers vos notes.

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Copiez ce lien puis collez le dans le canal tims dédié au projet.

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Ainsi, votre équipe recevra instantanément les informations essentielles,

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ce qui leur permettra de réagir rapidement et

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de commencer à travailler sur les points évoqués.

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Le partage immédiat renforce la collaboration et assure que

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tout le monde est sur la même longueur d'onde.

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Avec les nouvelles informations fournies par le client,

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il est probable que certaines tâches doivent être ajoutées ou mises à jour.

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Rendez-vous dans Microsoft planeur pour ajuster le plan du projet.

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En conséquence,

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ajoutez les nouvelles tâches identifiées

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ou modifier celles existantes en fonction des directives reçues.

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N'oubliez pas d'assigner ces tâches aux collaborateurs concernés

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et de définir des dates d'échéance précises.

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Cela garantit que chacun connaît ses responsabilités et les délais à respecter,

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ce qui contribue au bon déroulement du projet.

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Si le client vous a remis des documents supplémentaires,

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il est important de les mettre à disposition de votre équipe sans attendre.

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Télécharger ces documents dans l'onglet fichier du canal Tims dédié au projet.

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En centralisant les ressources de cette manière,

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toute l'équipe peut y accéder facilement et

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collaborer efficacement sur les documents partagés.

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De plus,

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cela évite les envois d'emails multiples et les

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problèmes liés aux versions de fichiers éparpillés,

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assurant ainsi une gestion optimale des informations.

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Pour maintenir une communication fluide et assurer

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que chacun est informé en temps réel,

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utilisez les mentions arobase dans tims

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pour notifier spécifiquement les membres clés de l'équipe

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encouragez-les à commenter et à poser des

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questions directement dans le canal dédié.

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En maintenant un flux d'informations continues,

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vous permettez à chaque collaborateur d'agir rapidement et

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de contribuer efficacement à l'avancement du projet.

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Cette interaction proactive renforce la cohésion de l'équipe

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et favorise une meilleure réactivité face aux imprévus.

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En exploitant pleinement One Note et Microsoft Teams,

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vous transformez vos réunions clients en

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opportunités de collaboration en temps réel.

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