Teams - Increase productivity with advanced Microsoft Teams features Replay

In this video, you will learn how to increase productivity with advanced features in Microsoft Teams.
The video covers personalizing the interface, customizing channels with favorite tools, focusing on essential tasks, and communicating and collaborating more efficiently with colleagues.
By optimizing organization and improving team collaboration, you can achieve better productivity.

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Welcome to this online session.
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My name is Dina, and today we'll find out
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how to increase productivity with advanced
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features in teams for the next 45 minutes.
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Those are the items we will cover together.
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First we will learn how to
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personalize our interface,
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adjust our preferences,
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and then we'll move on to customizing
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our channels with our favorite tools.
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Then we'll see how we can focus on essential
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tasks in that collaborative space.
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Then we'll move on to the section
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where we want to communicate more
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efficiently and collaborate also more
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efficiently with our colleagues.
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Our objectives to these are really simple.
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We want to optimize our organization
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and improve our team collaboration.
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So let's find out how to customize
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our interface.
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First, I'll launch my teams desktop
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app and what I'm going to focus
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on is on the left side.
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Urban referred as the banner body fold.
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Most of you will have these buttons,
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activity, chat teams,
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calendar calls and files,
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or maybe less of those items.
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Depending on what it did.
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With that space,
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they may have added more tools for
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you to be able to access easily.
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Now you may choose the apps you prefer
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by clicking on those 3 little dots.
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All you have to do is type in the
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name of the app in the search bar,
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the first step you want to prioritize.
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What's important,
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So what you can add in that space
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and what is recommended in the
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Navigation Pane is to add the personal
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tasks as well as the team tasks.
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Most of you are familiar with the planner.
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Well,
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instead of calling out the planner in
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China is referred as the task by planner.
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And actually when you do install
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that app and already did install it,
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all I did was make it appear on
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my banner by doing a right click.
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I can pin it so anytime I turn off my teams.
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Or launch it again.
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It will always appear here,
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so as you can see,
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this application has also integrated
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to do the application to do is an
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application that helps gather all the
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tasks that exist in Outlook planner
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and also the ones in to do directly.
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So if you want to look at
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your own task you click task.
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All this part here important planned
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anything that is assigned to you
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will appear on the top portion.
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Now if you need to look at what your team.
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Is doing on their shared plans planner.
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Here you will find the name of
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your teams and for instance under
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demo resources English I can locate
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the planner of that team and I can
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see how many tasks are appearing
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on the teams planner.
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The second app you want to add that
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will be very useful for your research or
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your meeting notes would be the OneNote.
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So in the search bar just type in
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OneNote and as you see it appears
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right here when you click here
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in this pop up menu,
00:03:00
this button will let me.
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Add this app to the banner but just by
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clicking here you can see your other
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choices like adding the OneNote to a
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particular team or even to your own chat.
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I'm just gonna go ahead
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and add it to the banner.
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So let's give it a few seconds.
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So when I click on those 3 little dots,
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you can see the one note has been added.
00:03:21
All I got to do now is pin it and the
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other convenient thing is that I can
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put these elements in any order I want.
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I'll just bring it back here.
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I'll just put the OneNote then the taskbar.
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This is how you can personalize
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your Navigation Pane.
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Now let's move on to the team
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section in this section.
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I want to customize my channels.
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So the first thing I can do is
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manage my connectors now what?
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What the differences between tab
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connectors and applications?
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Let's see web hooks and connectors
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are a simple way to connect your
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web services to channels and
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teams inside Microsoft Teams.
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Earlier we saw with the three
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little dots we could add shortcuts
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to apps we like to use.
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The same goes.
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By clicking on any channels
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of a team on the channel,
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announcements on the top
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right you see the plus sign,
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which is another way to add a shortcut
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towards an app you like to use.
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So here again I could have added
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the OneNote and the test by
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planner and to do for my team.
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Instead,
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I'm going to go to a different
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team on the general channel.
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And here I'll go to connectors.
00:04:32
Remember,
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this is a way to connect
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one platform to another,
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so this way you can get updates here.
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I could use different kind of connectors.
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RSS feeds.
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I could use a Yammer like a social
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media shortcuts to updates.
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I could use Trello.
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Let's go ahead with JIRA Cloud.
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I'll add that to the channel.
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So in this window you see the add button.
00:05:01
Or traumatically, I see the
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dialogue in the posts of the team
00:05:06
get started using JIRA in teams
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personal notifications or meeting
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let's go to personal notifications
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and here I have directions.
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Click on the get started button below.
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Choose add for me.
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Now it says add to a team.
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But I could also add it to a chat or add
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it to a meeting which is very convenient.
00:05:30
So now I can create a JIRA ticket for
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any task we need to do straight from the
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meeting so you have those different options.
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So if I say add to a team,
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all I have to do now is type A-Team
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or channel name or I can scroll
00:05:44
right there and I'll say set up.
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Start typing to search here.
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Those are the different categories
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we've created in our JIRA environment
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in my company,
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so I can go ahead and pick trainer
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tasks with a deadline or lateness.
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With five deadlines or lateness.
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So I'll just go ahead and save this.
00:06:05
And here you have it.
00:06:07
The tab has been created.
00:06:10
So now we have direct access to our tickets.
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This is one way to create or I've shown
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you two ways to create your connectors.
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You also have the possibility to go to apps.
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And here you have different categories,
00:06:24
but workflows for instance are
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provided with different all templates
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and then the different categories
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will go into approval shortly.
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But see again social media.
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I could have picked a workflow
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with an RSS feed from here.
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Let me get back to teams.
00:06:42
The part I left out.
00:06:43
Now imagine I want to remove the shortcut.
00:06:46
All I got to do is to right click.
00:06:49
And removed the tab.
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Confirm and another way also
00:06:55
to manage your connectors,
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shortcuts to apps as tabs and so on
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is by going to the apps button again
00:07:03
below and here you want to go to manage
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your apps at the bottom on the right.
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Now you have all these names of
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apps that have added either in my
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channels to tabs or other places.
00:07:14
So now if I look at Jyra cloud on top I open.
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I can see the gyro was installed
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on conception.
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Training team channel and
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also demo resources.
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And if I don't need it anymore,
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I can go over here and click on the
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trash can and I will remove it.
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Simple as that.
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In this section, let's find out
00:07:43
how to focus on the essentials.
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Still under the teams menu, if I were
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to collapse the categories. We have 3.
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Initially you only have one category,
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your teams and with time you'll want
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to pin your favorite channels on top
00:08:00
and you can see I have three channels.
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I like to work with on a regular
00:08:06
basis under my teams.
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Those are the teams I need to
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consult on a regular basis.
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If all of a sudden I'm done with one team,
00:08:14
the project is done with.
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I can hide it.
00:08:17
I'm not leaving the team,
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I'm not archiving it, I'm just hiding it.
00:08:21
From that space.
00:08:22
So this way I can really focus on the
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ones I need to work with as a priority.
00:08:29
Now anything that's under hidden teams.
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You can bring it back to your
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teams just by going on the three
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little dots again and say, show.
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The other thing you should
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know is that the teams that are
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hidden are alphabetized EG NS.
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I don't pick that order and I
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cannot move them around here,
00:08:54
but anything under your teams and pinned
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you have the flexibility to choose
00:09:00
in which order you want to display
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these teams and favorite channels.
00:09:04
So under your teams it's the same thing.
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If I want to bring French
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demo all the way to the top.
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Let me see what I just did.
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Here we go bring it all the way to the top.
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I can also bring it back so this is how
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you can manage your teams in that space.
00:09:23
And remember the waste displayed
00:09:25
is on your own teams interface.
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You're not affecting the other members.
00:09:30
Now. Let's see how we can manage
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the documents in any channels.
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Now let's go to Demo Resources team.
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Here we have two channels.
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Each channel has its own library.
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We can imagine that we would like to access
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our documents from the general channel.
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From the File Explorer.
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In order to do that,
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I would have to launch a synchronization,
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so let me go to the files library.
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This is what I have in my general
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Channel 2 folders, right?
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If I were to open File Explorer
00:10:00
normally you would see this PC and
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the OneDrive from your company and
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possibly your personal OneDrive.
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If I want to have quick access to my
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SharePoint items or my teams libraries items,
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this is the symbol I'm looking for.
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So let me just go.
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In here,
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the building icon is basically
00:10:20
any SharePoint libraries.
00:10:22
I've decided to synchronize to
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my File Explorer so I can access
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these element directly from here
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without having to use my browser.
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And also possibly you would want to work
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with these elements in offline mode.
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This is how you would go about it.
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So right now I only have libraries from 2
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channels in my onboard employees teams.
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So let's go back to scenario one.
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I wish to synchronize only the library
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from the general channel in Demo resources,
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team go to the ribbon and click sync.
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Simple as that.
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I closed that little window and if
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I go now to my File Explorer window
00:10:59
here you see demo resources English.
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The general channel is being
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synchronized scenario #2.
00:11:06
Now if I wish to synchronize all the
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documents from my team regardless
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of the channels.
00:11:12
In this case I would go to that
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ribbon on the far right you see
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here open in SharePoint.
00:11:17
The same ribbon appears in SharePoint and
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I can locate the sync button from there,
00:11:23
but first I have to decide.
00:11:25
As you see,
00:11:26
it took me automatically to the
00:11:27
library documents in SharePoint,
00:11:29
but to the past where I can see
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the general channel,
00:11:32
if I go back to the root part of the library.
00:11:36
Here there's a section that says in channels.
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We're also from SharePoint.
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I could have decided to go into one
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particular channel and then launch the sync,
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which would also just sync the elements
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from general if I want the documents.
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That means all channels will be synced.
00:11:54
In this case I make sure it says document
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up here and I click on the sync button.
00:12:02
Open Microsoft OneDrive.
00:12:06
And they closed this.
00:12:07
Let me go back to my File Explorer and
00:12:10
let's see the results File Explorer.
00:12:17
And here you have it.
00:12:18
Demo resources documents.
00:12:22
So if you were to do it from the teams space,
00:12:25
remember you can only synchronize
00:12:26
1 channel at the time,
00:12:28
but if you open SharePoint and you go
00:12:31
back to the root level under documents,
00:12:34
you will be able to sync the entire
00:12:36
teams library in the event I no
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longer want to synchronize documents,
00:12:41
library or demo resources general channel,
00:12:45
then I'll have to go to my OneDrive
00:12:48
here I right click on the cloud.
00:12:51
I go to settings.
00:12:53
And here I can see the name of my team,
00:12:55
demo resources and documents.
00:12:58
I will say stop synchronizing.
00:13:02
Once it no longer appears
00:13:03
on this pop-up window,
00:13:05
let me click on my shortcut and
00:13:07
here I can finally right click
00:13:10
on English documents delete.
00:13:15
I'll do the same for the general channel.
00:13:20
And this is how you can stop
00:13:22
the synchronization anytime.
00:13:23
So remember you first
00:13:25
stop the sync in OneDrive.
00:13:26
Then you can delete the shortcut
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to those folders in this next
00:13:30
section we're going to find out
00:13:32
how to manage document views.
00:13:39
I'm using demo resources as a team.
00:13:42
We're in the general channel.
00:13:44
Under files I have two folders displayed.
00:13:47
I could go in advance folder and here I
00:13:51
can see I have one folder and one file.
00:13:55
Let me go into accounting, let's say.
00:13:59
Out of all these items,
00:14:01
there are three particular items
00:14:03
I like to use a lot and I want
00:14:07
to make it available to my team.
00:14:09
So all I gotta do is just right click
00:14:12
or click on the three little dots.
00:14:14
And pin to top.
00:14:15
You could also pin any type
00:14:17
of elements like PDF,
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images or folders for that matter.
00:14:21
O let me pin a third one.
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So now that I have these three items,
00:14:27
you also have the option to put
00:14:30
them in a certain order edit pin.
00:14:33
Move to the right.
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And Swan, if you change your mind,
00:14:37
and you want to unpin these items,
00:14:40
you just sorry,
00:14:41
go to the three little dots on the tile.
00:14:44
And here under edit pin you can unpin.
00:14:47
So this is how you can
00:14:49
personalize your space.
00:14:50
That's one way to manage the way
00:14:52
you view your documents in the
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library and know that everything I
00:14:55
do here is going to be synchronized
00:14:57
in our SharePoint as well.
00:14:58
Let's see we're in general advance,
00:15:00
be accounting.
00:15:01
I'm going to go to my SharePoint
00:15:04
and we're going to follow that.
00:15:05
Same path so from here.
00:15:08
I mean in general.
00:15:12
Advanced B then accounting.
00:15:18
And you see, those two items are
00:15:20
pinned on top of the Library 2 format.
00:15:23
The view. You could do it from teams,
00:15:25
but it's actually richer in SharePoint.
00:15:28
So if you want to change the
00:15:30
way you view the items here,
00:15:32
this is showing as a list.
00:15:34
I could change it to tiles.
00:15:38
Let me put it back as list.
00:15:40
You have different options.
00:15:41
You can create a new view or you
00:15:44
can edit the current view and
00:15:45
save the view under a different
00:15:47
name or format current view.
00:15:49
If I were to format current
00:15:51
view I could easily edit row
00:15:53
styles that's feasible as well.
00:15:55
I can simply click here just so you
00:15:57
have an idea of what it looks like
00:16:00
if I were to say edit row styles.
00:16:02
Again, the sample text.
00:16:04
Maybe you want to change the format of those.
00:16:07
So here this is for the odd
00:16:09
roll color I want it to appear.
00:16:12
The colors are kind of pale.
00:16:13
Let's see with this blue kind.
00:16:15
OK, light blue and the sample text.
00:16:19
More styles, what are they offering me?
00:16:21
Maybe in bold do I want small medium?
00:16:25
OK that's what it looks like.
00:16:27
Could be italic text color.
00:16:30
You can change the text color.
00:16:32
Let's see if I were to go
00:16:34
with the bright blue.
00:16:35
Now you see how it's changing
00:16:37
the fill color as well.
00:16:39
I could have gone with red,
00:16:40
it's not pretty,
00:16:41
it's just to show you how I can
00:16:44
manipulate all that so borders.
00:16:46
Do you want any or not?
00:16:48
This is what it looks like if you add the
00:16:51
borders and you can also add a border style.
00:16:54
Do you want it to be a little dots?
00:16:56
I'm going to save it,
00:16:57
so this is to alternate the rules.
00:17:01
OK.
00:17:03
So this is one way, so now I'm
00:17:05
actually doing this to the current view.
00:17:07
So let's go back.
00:17:08
So this is format current view.
00:17:11
If I want to create a new view,
00:17:14
let's say with.
00:17:16
Different columns maybe?
00:17:17
I don't need the type of animal column here,
00:17:20
so I'm going to create a new view.
00:17:22
So let's go ahead.
00:17:25
We'll call this.
00:17:27
Test.
00:17:30
List so you see,
00:17:31
I can create a list like.
00:17:32
I can create a gallery or a calendar.
00:17:35
We'll go with the list.
00:17:36
Let's keep it simple.
00:17:39
And now the list name appears.
00:17:41
Here I'm going to click on it.
00:17:43
I'm going to say edit current view.
00:17:45
It's taking me to sharepoint's backstage.
00:17:49
For the columns.
00:17:49
This is where I'm going to
00:17:51
select which columns I want.
00:17:52
So the type icon I'll keep name
00:17:54
linked to document with edit menu,
00:17:57
fine modified date. Why not modified
00:18:00
by type of animal I don't need.
00:18:03
Can remove edit link to item
00:18:06
name linked to document.
00:18:07
I'll leave that document ID don't want that.
00:18:11
But let's say I want the version.
00:18:14
OK, I choose the columns I wanted.
00:18:18
You can change the orders by
00:18:20
changing the numbers here,
00:18:21
but it's actually easier just
00:18:23
to move them around by dragging
00:18:25
them within the library view,
00:18:27
so I'll keep it like this for now.
00:18:29
And let's see first sort by the column.
00:18:33
OK, so. Let's say we wanted by type first.
00:18:37
So type icon alright and then after
00:18:40
that I want to sort it by name.
00:18:46
Name link to document file.
00:18:48
After this let's see filter.
00:18:52
Don't really need to use one.
00:18:55
We buy total style.
00:18:58
So we can have a preview pane.
00:19:01
Basic table,
00:19:02
you have different styles or shaded.
00:19:04
Let it go with shaded and after that.
00:19:08
What else do I have enabled
00:19:10
this view for mobile access?
00:19:12
OK, that's not what I'm interested in,
00:19:14
so style is done.
00:19:16
Folders folders that can be interesting
00:19:18
so show items inside folders.
00:19:20
Or do I want show all
00:19:21
items without the folders?
00:19:22
Let's go without the folders and
00:19:24
then I'm going to save that view.
00:19:30
So now you see the folders are not appearing,
00:19:32
but I can see all the items,
00:19:34
so if there's any.
00:19:36
Duplicated files I can see straight here.
00:19:40
Another thing I can do is go
00:19:44
back to format current view.
00:19:48
And conditional formatting you can add rules.
00:19:52
So show all values.
00:19:54
OK, let's go with the sample text again.
00:19:56
Let's see here.
00:19:58
I want something like this.
00:20:01
Alright, that looks OK.
00:20:03
I can add a rule list,
00:20:05
let's see choose a column so modified by.
00:20:09
Choose a comparison is equal
00:20:11
to and the name of a person.
00:20:13
For instance, I'm just going to use my name.
00:20:16
I know this library I created
00:20:18
and shared with anybody,
00:20:19
but imagine if I had shared it
00:20:22
with other members of my team.
00:20:23
And they had added stuff in that library.
00:20:26
Then anytime is modified by someone else,
00:20:28
I want to be able to find it fast.
00:20:30
So should list items, sample text.
00:20:32
And here we go.
00:20:34
Maybe here I want it in purple.
00:20:37
So you could imagine before it was blue
00:20:39
and I put that condition in if there
00:20:41
were other names you would see the blue,
00:20:43
purple,
00:20:43
blue,
00:20:44
purple and it would be easy to locate
00:20:47
immediately where it was modified.
00:20:49
So I'm done.
00:20:51
I close this window and so just so you know.
00:20:54
You can make this the default set
00:20:56
current view as default if you're
00:20:57
interested in keeping that view.
00:20:59
So now I got the test list and
00:21:02
the other one was.
00:21:03
Let's see if I remove test list.
00:21:10
And let me go back to all departments again.
00:21:14
The way it was before.
00:21:16
So I know I changed no,
00:21:18
I didn't select it right let me do it again.
00:21:20
Here we go. So this was the initial
00:21:22
view that I also formatted and I
00:21:24
created a different view so I can
00:21:26
switch with different views easily.
00:21:28
That way, so I know it's not pretty
00:21:31
just to show you what you can do to
00:21:33
make it easier to locate modifications,
00:21:36
who did what and so on.
00:21:39
Now that we know how to manage
00:21:41
document views, let's move on.
00:21:43
To creating subsets of contacts
00:21:46
with tags in teams.
00:21:48
This is to be more effective in
00:21:50
communication, so let's move on to teams.
00:21:53
So in teams, if you manage A-Team,
00:21:55
you go to the three little
00:21:57
dots and you go to manage team.
00:21:58
It automatically takes you to the
00:22:00
Members tab where you can see who the
00:22:02
owners are and who are the members.
00:22:04
In this team I can create tags so
00:22:07
tags is to draw specific Members
00:22:10
attention on a particular topic
00:22:13
or attribute of any kind.
00:22:15
I can for instance create a group
00:22:18
where people are conceiving tutorials
00:22:20
and they're the ones that are.
00:22:23
Producing tutorials anyhow.
00:22:25
So let's say first I want to
00:22:29
create A tag where Lisa will be
00:22:32
associated to training.
00:22:34
So I can do it straight from here.
00:22:36
I created A tag Marine is also in training.
00:22:42
And then Allah.
00:22:45
Would be the validator.
00:22:47
Of the conception,
00:22:49
whatever maybe they may be that
00:22:51
Alan does also validates and
00:22:53
he also does training himself.
00:22:55
So you can see I can put two tags.
00:22:58
Here we go. Allocated and I say you apply.
00:23:00
So I've added two tags
00:23:03
training here and Lisa.
00:23:05
I didn't select it right training.
00:23:06
Apply and say Luik.
00:23:09
Same thing,
00:23:10
training.
00:23:12
So this is how you can create your
00:23:14
tags if you need to manage the tags,
00:23:16
you will notice that on top in the
00:23:19
ribbon up here you have tags and this
00:23:22
is how you can add more people to
00:23:25
the associated topic specific topic.
00:23:28
So now imagine it's a team.
00:23:29
There's ten people,
00:23:30
but I want to call out the
00:23:32
attention of these four easily.
00:23:34
I'm gonna do this like the at mention so now.
00:23:39
If you need to add more people you
00:23:41
see takes you back to this window
00:23:43
and in this window you'll be able.
00:23:47
To well,
00:23:47
of course you have to add more
00:23:49
members to the team then you can
00:23:50
associate these tags to the people,
00:23:52
but if you change your mind afterwards,
00:23:54
you see you have the acts to remove
00:23:57
these tags. So let's proceed.
00:23:58
Now, if I were to go to the general channel.
00:24:02
And on the post I want to address something.
00:24:05
To trainers,
00:24:06
I'm going to say at trainer you notice.
00:24:09
The at mention is not just for names,
00:24:11
it's not just for teams or channels.
00:24:14
You can say at and sorry it was training.
00:24:17
And here is suggesting it and automatically
00:24:19
sums up the names of the people that
00:24:21
are related to the training subject.
00:24:23
Alan and Lisa within the team, of course.
00:24:26
So that tag I created
00:24:27
only works for this team.
00:24:29
If I move on to a different team,
00:24:31
it will not recognize this day.
00:24:32
I'll have to redo it again.
00:24:34
You see, it's in different color, all right?
00:24:36
So let's remove that part.
00:24:37
So now we saw how we can create A tag,
00:24:40
how we can assign A tag to a team member and
00:24:43
how we can use those tags in conversations.
00:24:46
Remember, they're used to draw.
00:24:47
Specific members attention
00:24:49
on a particular subject.
00:24:51
If you want to track important
00:24:54
team conversations in teams,
00:24:56
you can save your chat messages or
00:24:59
you can PIN team posts or group chats.
00:25:02
As far as pinning a thread
00:25:05
anywhere in the conversation,
00:25:07
let's say this one is what
00:25:09
I'm interested in pinning.
00:25:10
Here we go, right click pin,
00:25:13
the message will be pinned for
00:25:15
everyone who views the channel.
00:25:17
It will appear on top of
00:25:19
the conversation thread.
00:25:20
Basically the posts on the
00:25:22
very top for the others.
00:25:25
If I want to save another message,
00:25:28
let's say this portion.
00:25:29
Here I added a tab at the top of this
00:25:31
channel, check it out Flash News,
00:25:34
I'll hover over the thread again,
00:25:36
but this time I'll say save this message
00:25:38
and you will see on top it says saved.
00:25:40
So now with time you may have
00:25:42
saved a bunch of threads.
00:25:44
Where do you find them?
00:25:45
You click on your profile
00:25:47
and then you click on saved,
00:25:49
see it appears on top in yellow
00:25:50
for a little bit and it appears
00:25:52
on the left side of the pane.
00:25:54
If you no longer need to save that.
00:25:56
Read message,
00:25:57
you can either click on the
00:25:59
tag the purple tag right there,
00:26:02
or you can hover over that same message
00:26:05
like so and say unsave this message.
00:26:11
If I wish to get her feedback
00:26:13
from team members in a channel,
00:26:15
I can go over here, click on the plus,
00:26:18
and add Microsoft forms.
00:26:22
I click add. Now here I can use
00:26:25
an existing form which would mean
00:26:28
an existing survey I created
00:26:30
in forms platform or I can say
00:26:33
created a shared form that your
00:26:35
team can edit and see results.
00:26:37
So I'm just going to create a new one,
00:26:39
let's call it test again test form,
00:26:42
click on save.
00:26:49
Here I basically have created a
00:26:52
shortcut towards the test forms
00:26:54
that I want to create so I can
00:26:57
add a choice tax rating or date.
00:26:59
Another way would be for
00:27:01
instance in a group chat.
00:27:02
So let me create a group
00:27:04
chat or actually locate 1.
00:27:05
Here we go group alpha.
00:27:09
If I wish to conduct a quick.
00:27:12
A survey I can go here.
00:27:17
At the bottom, locate forms.
00:27:21
What should be? The company.
00:27:27
Logos color. Blue
00:27:33
white. I can add another option red.
00:27:38
And here I can give them multiple
00:27:40
selections or just a single selection.
00:27:42
So I just want them to pick
00:27:43
one out of those three.
00:27:44
And here I can say record names or
00:27:46
respondents only visible to creator.
00:27:48
If I check this only I get to see the
00:27:50
results, but I'll leave it open share
00:27:52
aggregated results with respondents,
00:27:53
that's fine, preview.
00:27:55
And here it is.
00:27:56
So now I can submit my own vote and
00:27:58
I'm going to say blue submit vote, send.
00:28:01
So this will now appear on the
00:28:03
conversation thread and everybody
00:28:04
will be able to take a vote and the
00:28:06
percentages will appear over here.
00:28:08
As everyone submits their vote,
00:28:10
so again,
00:28:11
I'll say blue submit vote and you
00:28:13
see the percentage has changed
00:28:15
and the other tip is to set an
00:28:18
approval process or workflow to
00:28:20
validate documents or decisions.
00:28:22
So for that you can go to the three
00:28:27
little dots and you can type approval.
00:28:31
And you see approvals is an app
00:28:33
that can help you obtain validations
00:28:36
in a quick and efficient way,
00:28:38
and this is an example of what
00:28:40
we set up in our team.
00:28:42
We have finally come to the
00:28:44
end of this session.
00:28:45
Let's review the elements
00:28:47
we've discussed here today.
00:28:49
The one thing I forgot to show
00:28:51
you is that not only you can PIN
00:28:54
team channels for your favorites,
00:28:56
you can do the same thing by
00:28:58
going to the chat tab.
00:28:59
And as you see, I have the.
00:29:01
Two categories, pinned and recent.
00:29:03
So even for a meeting,
00:29:05
if there is a meeting I that is recurring,
00:29:07
for instance, I want to pin it on top.
00:29:10
It will appear here under my pin,
00:29:13
and I can also drag it all
00:29:15
the way to the top that way.
00:29:16
This is the way you can
00:29:18
get yourself organized.
00:29:19
You can collaborate,
00:29:20
communicate more efficiently with all
00:29:21
the features I've shown you today.
00:29:23
So now let's go over the quick
00:29:26
recap of what we've seen here today.
00:29:29
In this presentation,
00:29:30
we saw how to focus on essential tasks.
00:29:33
We saw how to show and hide teams
00:29:35
and channels to optimize our
00:29:37
space and stay organized.
00:29:39
We can also adjust our
00:29:41
notifications in channels.
00:29:42
We can mute them and activate them
00:29:44
anytime and we can even customize
00:29:47
them at the document level as well.
00:29:49
Remember,
00:29:49
we can format the way we view documents
00:29:52
to communicate more effectively.
00:29:55
We can use tags to draw the attention
00:29:57
of specific members on specific topics.
00:29:59
We can also save our chat messages
00:30:01
and we can pin important topics.
00:30:04
On top of conversation threads or posts
00:30:07
and to collaborate efficiently with others,
00:30:09
we can create team polls,
00:30:11
surveys to get feedback with
00:30:13
Microsoft forums and we can
00:30:15
also obtain quick approvals.
00:30:17
And remember these approvals can
00:30:18
be installed either on the banner,
00:30:20
in the menu of the conversation thread
00:30:23
or again as a tab in a channel.
00:30:25
We can also stay in the loop
00:30:27
with activity and
00:30:28
we can track approval progress
00:30:30
directly on the banner.
00:30:31
Remember to refresh on key
00:30:33
points you always have.
00:30:34
Access to our MOOC training platform,
00:30:37
which will show the courses.
00:30:39
The courses we've seen here today,
00:30:41
some of them are recorded and you
00:30:42
can see the replays of these courses.
00:30:44
You can use use cases and tutorials
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which are achromatic videos to
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ajustar as nossas preferências,
00:00:26
E então passaremos à personalização
00:00:28
os nossos canais com as nossas ferramentas favoritas.
00:00:31
Depois veremos como podemos concentrar-nos no essencial
00:00:33
tarefas nesse espaço colaborativo.
00:00:36
Em seguida, passaremos para a seção
00:00:38
onde queremos comunicar mais
00:00:40
de forma eficiente e colaborar também mais
00:00:42
de forma eficiente com os nossos colegas.
00:00:44
Os nossos objetivos são muito simples.
00:00:46
Queremos otimizar a nossa organização
00:00:48
e melhorar a nossa colaboração em equipa.
00:00:50
Então, vamos descobrir como personalizar
00:00:53
a nossa interface.
00:00:54
Primeiro, vou iniciar a área de trabalho do meu teams
00:00:56
e o que eu vou focar
00:00:59
on está no lado esquerdo.
00:01:01
Urbano referido como a dobra do corpo da bandeira.
00:01:04
A maioria de vocês terá esses botões,
00:01:06
atividade, equipes de bate-papo,
00:01:07
calendário de chamadas e arquivos,
00:01:10
ou talvez menos desses itens.
00:01:12
Dependendo do que fez.
00:01:14
Com esse espaço,
00:01:15
eles podem ter adicionado mais ferramentas para
00:01:17
você para ser capaz de acessar facilmente.
00:01:19
Agora você pode escolher os aplicativos que preferir
00:01:22
clicando nesses 3 pontinhos.
00:01:25
Tudo o que tem de fazer é escrever o botão
00:01:27
nome da aplicação na barra de pesquisa,
00:01:28
O primeiro passo que você deseja priorizar.
00:01:31
O que é importante,
00:01:32
Então, o que você pode adicionar nesse espaço
00:01:35
e o que é recomendado na
00:01:37
Painel de Navegação é para adicionar o pessoal
00:01:39
tarefas, bem como as tarefas da equipe.
00:01:41
A maioria de vocês está familiarizada com o planejador.
00:01:44
Bem,
00:01:44
em vez de chamar o planejador em
00:01:46
A China é referida como a tarefa pelo planejador.
00:01:49
E, na verdade, quando você instala
00:01:51
esse aplicativo e já o instalou,
00:01:53
tudo o que fiz foi fazê-lo aparecer em
00:01:55
meu banner fazendo um clique direito.
00:01:58
Eu posso fixá-lo a qualquer momento que eu desligar minhas equipes.
00:02:01
Ou inicie-o novamente.
00:02:03
Aparecerá sempre aqui,
00:02:05
para que você possa ver,
00:02:06
Esta aplicação também integrou
00:02:09
para fazer o aplicativo para fazer é um
00:02:12
aplicação que ajuda a reunir todos os
00:02:14
tarefas que existem no planejador do Outlook
00:02:17
e também os que estão em fazer diretamente.
00:02:19
Então, se você quiser olhar para
00:02:21
sua própria tarefa você clica em tarefa.
00:02:23
Toda essa parte aqui importante planejada
00:02:25
qualquer coisa que lhe seja atribuída
00:02:28
aparecerá na parte superior.
00:02:29
Agora, se você precisa olhar para o que sua equipe.
00:02:32
Está fazendo em seu planejador de planos compartilhados.
00:02:34
Aqui você encontrará o nome de
00:02:36
as suas equipas e, por exemplo, em
00:02:38
recursos de demonstração Inglês que eu posso localizar
00:02:39
o planejador dessa equipe e eu podemos
00:02:41
ver quantas tarefas estão aparecendo
00:02:43
no planejador de equipes.
00:02:45
O segundo aplicativo que você deseja adicionar isso
00:02:47
será muito útil para a sua pesquisa ou
00:02:49
suas anotações de reunião seriam o OneNote.
00:02:52
Então, na barra de pesquisa, basta digitar
00:02:54
OneNote e, tal como o vê, aparece
00:02:56
aqui mesmo quando você clica aqui
00:02:58
Neste menu pop-up,
00:03:00
este botão vai deixar-me.
00:03:02
Adicione este aplicativo ao banner, mas apenas por
00:03:04
clicando aqui você pode ver o seu outro
00:03:07
opções como adicionar o OneNote a um
00:03:09
equipe específica ou até mesmo para o seu próprio bate-papo.
00:03:11
Eu só vou em frente
00:03:12
e adicione-o ao banner.
00:03:14
Então, vamos dar alguns segundos.
00:03:16
Então, quando eu clico nesses 3 pontinhos,
00:03:18
Você pode ver que a única nota foi adicionada.
00:03:21
Tudo o que tenho a fazer agora é fixá-lo e o
00:03:23
outra coisa conveniente é que eu posso
00:03:25
colocar esses elementos na ordem que eu quiser.
00:03:28
Vou trazê-lo de volta aqui.
00:03:29
Vou apenas colocar o OneNote e, em seguida, a barra de tarefas.
00:03:31
É assim que você pode personalizar
00:03:33
o seu Painel de Navegação.
00:03:34
Passemos agora à equipa
00:03:36
nesta secção.
00:03:38
Quero personalizar os meus canais.
00:03:41
Então, a primeira coisa que posso fazer é
00:03:43
gerenciar meus conectores e agora?
00:03:44
Quais as diferenças entre os separadores
00:03:47
conectores e aplicações?
00:03:48
Vamos ver ganchos e conectores da Web
00:03:50
são uma forma simples de ligar o seu
00:03:53
serviços web para canais e
00:03:55
dentro do Microsoft Teams.
00:03:57
Mais cedo vimos com os três
00:03:59
pequenos pontos que poderíamos adicionar atalhos
00:04:01
às aplicações que gostamos de utilizar.
00:04:03
O mesmo acontece.
00:04:04
Ao clicar em qualquer canal
00:04:06
de uma equipa no canal,
00:04:08
anúncios no topo
00:04:10
à direita você vê o sinal de mais,
00:04:12
que é outra maneira de adicionar um atalho
00:04:14
para um aplicativo que você gosta de usar.
00:04:16
Então, aqui novamente eu poderia ter adicionado
00:04:18
o OneNote e o teste por
00:04:21
planner e para fazer pela minha equipa.
00:04:23
Em vez disso,
00:04:23
Vou para um outro
00:04:26
equipe no canal geral.
00:04:29
E aqui eu vou para conectores.
00:04:32
Lembre-se,
00:04:33
Esta é uma maneira de se conectar
00:04:35
de uma plataforma para outra,
00:04:36
Assim, você pode obter atualizações aqui.
00:04:39
Eu poderia usar diferentes tipos de conectores.
00:04:42
Feeds RSS.
00:04:43
Eu poderia usar um Yammer como uma rede social
00:04:46
atalhos de mídia para atualizações.
00:04:48
Eu poderia usar o Trello.
00:04:50
Vamos em frente com o JIRA Cloud.
00:04:52
Vou adicionar isso ao canal.
00:04:54
Então, nesta janela você vê o botão adicionar.
00:05:01
Ou, traumaticamente, vejo o
00:05:03
diálogo nos posts da equipa
00:05:06
comece a usar o JIRA em equipes
00:05:09
Notificações pessoais ou reunião
00:05:11
Vamos às notificações pessoais
00:05:13
e aqui eu tenho instruções.
00:05:15
Clique no botão de introdução abaixo.
00:05:17
Escolha adicionar para mim.
00:05:21
Agora diz adicionar a uma equipe.
00:05:25
Mas eu também poderia adicioná-lo a um bate-papo ou adicionar
00:05:27
a uma reunião que é muito conveniente.
00:05:30
Então agora eu posso criar um ticket JIRA para
00:05:32
qualquer tarefa que precisamos fazer diretamente do
00:05:34
reunião para que você tenha essas diferentes opções.
00:05:37
Então, se eu disser adicionar a uma equipe,
00:05:39
tudo o que tenho de fazer agora é tipo A-Team
00:05:42
ou nome do canal ou eu posso rolar
00:05:44
ali mesmo e eu vou dizer configurar.
00:05:47
Comece a digitar para pesquisar aqui.
00:05:49
Essas são as diferentes categorias
00:05:51
criamos em nosso ambiente JIRA
00:05:54
na minha empresa,
00:05:56
para que eu possa ir em frente e escolher treinador
00:05:59
tarefas com prazo ou atraso.
00:06:01
Com cinco prazos ou atraso.
00:06:03
Então eu vou em frente e salvar isso.
00:06:05
E aqui está.
00:06:07
A guia foi criada.
00:06:10
Então, agora temos acesso direto aos nossos ingressos.
00:06:13
Esta é uma maneira de criar ou eu mostrei
00:06:15
você duas maneiras de criar seus conectores.
00:06:17
Você também tem a possibilidade de ir para aplicativos.
00:06:22
E aqui você tem diferentes categorias,
00:06:24
mas os fluxos de trabalho, por exemplo, são
00:06:26
fornecido com diferentes todos os modelos
00:06:29
e, em seguida, as diferentes categorias
00:06:31
entrará em aprovação em breve.
00:06:34
Mas veja novamente as redes sociais.
00:06:36
Eu poderia ter escolhido um fluxo de trabalho
00:06:38
com um feed RSS daqui.
00:06:40
Permitam-me que volte às equipas.
00:06:42
A parte eu deixei de fora.
00:06:43
Agora imagine que eu quero remover o atalho.
00:06:46
Tudo o que tenho a fazer é clicar com o botão direito.
00:06:49
E removeu a guia.
00:06:52
Confirme e de outra forma também
00:06:55
para gerenciar seus conectores,
00:06:57
atalhos para aplicativos como guias e assim por diante
00:07:00
é indo para o botão de aplicativos novamente
00:07:03
abaixo e aqui você quer ir para gerenciar
00:07:06
as suas aplicações na parte inferior à direita.
00:07:08
Agora você tem todos esses nomes de
00:07:10
aplicativos que adicionaram qualquer um no meu
00:07:13
canais para separadores ou outros locais.
00:07:14
Então, agora, se eu olhar para a nuvem Jyra em cima eu abro.
00:07:18
Eu posso ver o giroscópio foi instalado
00:07:22
na conceção.
00:07:23
Canal da equipa de formação e
00:07:24
também recursos de demonstração.
00:07:26
E se eu não precisar mais,
00:07:27
Eu posso ir aqui e clicar no botão
00:07:30
lata de lixo e eu vou removê-lo.
00:07:33
Simples assim.
00:07:41
Nesta seção, vamos descobrir
00:07:43
como se concentrar no essencial.
00:07:46
Ainda sob o menu de equipes, se eu fosse
00:07:49
para recolher as categorias. Temos 3.
00:07:52
Inicialmente você só tem uma categoria,
00:07:55
suas equipes e com o tempo você vai querer
00:07:57
para fixar seus canais favoritos no topo
00:08:00
e você pode ver que eu tenho três canais.
00:08:03
Eu gosto de trabalhar com um regular
00:08:06
base sob as minhas equipas.
00:08:08
Essas são as equipes que eu preciso
00:08:10
consultar regularmente.
00:08:12
Se de repente eu acabar com uma equipe,
00:08:14
o projeto está feito.
00:08:16
Posso escondê-lo.
00:08:17
Não vou sair da equipa,
00:08:19
Não estou a arquivá-lo, estou apenas a escondê-lo.
00:08:21
A partir desse espaço.
00:08:22
Então, desta forma, eu posso realmente me concentrar no
00:08:26
aqueles com os quais preciso trabalhar como prioridade.
00:08:29
Agora, qualquer coisa que esteja sob equipes ocultas.
00:08:32
Você pode trazê-lo de volta para o seu
00:08:34
equipes apenas indo nos três
00:08:36
pontinhos novamente e dizer, mostrar.
00:08:40
A outra coisa que você deve
00:08:43
saiba é que as equipas que são
00:08:47
ocultos são alfabéticos EG NS.
00:08:49
Eu não escolho essa ordem e eu
00:08:52
não pode movê-los por aqui,
00:08:54
mas qualquer coisa sob suas equipes e fixada
00:08:58
você tem a flexibilidade de escolher
00:09:00
em que ordem você deseja exibir
00:09:02
essas equipes e canais favoritos.
00:09:04
Então, sob suas equipes, é a mesma coisa.
00:09:06
Se eu quiser trazer francês
00:09:07
demo até o topo.
00:09:12
Deixe-me ver o que acabei de fazer.
00:09:14
Aqui vamos trazê-lo até o topo.
00:09:17
Eu também posso trazê-lo de volta, então é assim
00:09:20
Você pode gerenciar suas equipes nesse espaço.
00:09:23
E lembre-se dos resíduos expostos
00:09:25
está na interface das suas próprias equipas.
00:09:27
Você não está afetando os outros membros.
00:09:30
Agora. Vamos ver como podemos gerir
00:09:32
os documentos em todos os canais.
00:09:35
Agora vamos para a equipe de recursos de demonstração.
00:09:37
Aqui temos dois canais.
00:09:39
Cada canal tem a sua própria biblioteca.
00:09:41
Podemos imaginar que gostaríamos de ter acesso
00:09:44
os nossos documentos do canal geral.
00:09:47
A partir do Explorador de Ficheiros.
00:09:48
Para tal,
00:09:49
Eu teria que iniciar uma sincronização,
00:09:52
então deixe-me ir para a biblioteca de arquivos.
00:09:54
Isto é o que eu tenho no meu geral
00:09:56
Pastas do Canal 2, certo?
00:09:58
Se eu fosse abrir o Explorador de Arquivos
00:10:00
normalmente você veria este PC e
00:10:03
o OneDrive da sua empresa e
00:10:05
possivelmente o seu OneDrive pessoal.
00:10:07
Se eu quiser ter acesso rápido ao meu
00:10:11
Itens do SharePoint ou itens das bibliotecas das minhas equipas,
00:10:14
este é o símbolo que procuro.
00:10:16
Então, deixe-me ir.
00:10:17
Aqui dentro
00:10:18
o ícone do edifício é basicamente
00:10:20
qualquer biblioteca do SharePoint.
00:10:22
Decidi sincronizar com
00:10:23
meu Explorador de Arquivos para que eu possa acessar
00:10:26
estes elementos diretamente daqui
00:10:27
sem ter que usar meu navegador.
00:10:29
E também possivelmente você gostaria de trabalhar
00:10:31
com esses elementos no modo offline.
00:10:33
É assim que você faria.
00:10:35
Então, agora eu só tenho bibliotecas de 2
00:10:38
canais nas minhas equipas de colaboradores a bordo.
00:10:41
Então, vamos voltar ao cenário um.
00:10:43
Desejo sincronizar apenas a biblioteca
00:10:46
do canal geral em recursos de demonstração,
00:10:48
Equipa Aceda ao friso e clique em Sincronizar.
00:10:52
Simples assim.
00:10:53
Fechei aquela janelinha e se
00:10:56
Vou agora para a janela do Explorador de Ficheiros
00:10:59
aqui você vê recursos de demonstração Inglês.
00:11:02
O canal geral está sendo
00:11:05
Cenário sincronizado #2.
00:11:06
Agora, se eu quiser sincronizar todos os
00:11:09
documentos da minha equipa, independentemente disso
00:11:11
dos canais.
00:11:12
Neste caso, eu iria para isso
00:11:14
faixa na extrema direita que você vê
00:11:16
aqui aberto no SharePoint.
00:11:17
A mesma faixa de opções aparece no SharePoint e
00:11:20
Eu posso localizar o botão de sincronização a partir daí,
00:11:23
mas primeiro tenho de decidir.
00:11:25
Como vê,
00:11:26
Levou-me automaticamente para o
00:11:27
documentos da biblioteca no SharePoint,
00:11:29
mas para o passado onde eu posso ver
00:11:31
o canal geral,
00:11:32
se eu voltar para a parte raiz da biblioteca.
00:11:36
Aqui há uma seção que diz em canais.
00:11:39
Também somos do SharePoint.
00:11:40
Eu poderia ter decidido entrar em um
00:11:43
canal específico e, em seguida, iniciar a sincronização,
00:11:45
que também apenas sincronizaria os elementos
00:11:48
de geral, se eu quiser os documentos.
00:11:51
Isso significa que todos os canais serão sincronizados.
00:11:54
Neste caso, eu me certifico de que diz documento
00:11:57
aqui em cima e eu clico no botão de sincronização.
00:12:02
Abra o Microsoft OneDrive.
00:12:06
E fecharam isso.
00:12:07
Deixe-me voltar ao meu Explorador de Ficheiros e
00:12:10
vamos ver os resultados do Explorador de Ficheiros.
00:12:17
E aqui está.
00:12:18
Documentos de recursos de demonstração.
00:12:22
Então, se você fosse fazer isso a partir do espaço das equipes,
00:12:25
Lembre-se de que você só pode sincronizar
00:12:26
1 canal no momento,
00:12:28
mas se você abrir o SharePoint e você vai
00:12:31
voltar ao nível raiz em documentos,
00:12:34
você será capaz de sincronizar todo o
00:12:36
biblioteca de equipas no caso de eu não
00:12:39
mais deseja sincronizar documentos,
00:12:41
biblioteca ou canal geral de recursos de demonstração,
00:12:45
então terei que ir para o meu OneDrive
00:12:48
aqui eu clico com o botão direito na nuvem.
00:12:51
Vou para configurações.
00:12:53
E aqui posso ver o nome da minha equipa,
00:12:55
recursos e documentos de demonstração.
00:12:58
Vou dizer para parar de sincronizar.
00:13:02
Uma vez que ele não aparece mais
00:13:03
Nesta janela pop-up,
00:13:05
deixe-me clicar no meu atalho e
00:13:07
aqui eu posso finalmente clicar com o botão direito
00:13:10
em documentos em inglês eliminar.
00:13:15
Vou fazer o mesmo para o canal geral.
00:13:20
E é assim que você pode parar
00:13:22
a sincronização a qualquer momento.
00:13:23
Portanto, lembre-se de você primeiro
00:13:25
parar a sincronização no OneDrive.
00:13:26
Em seguida, você pode excluir o atalho
00:13:28
para as pastas neste próximo
00:13:30
seção que vamos descobrir
00:13:32
Como gerenciar exibições de documentos.
00:13:39
Estou usando recursos de demonstração como uma equipe.
00:13:42
Estamos no canal geral.
00:13:44
Em arquivos, tenho duas pastas exibidas.
00:13:47
Eu poderia ir na pasta antecipada e aqui eu
00:13:51
posso ver que tenho uma pasta e um arquivo.
00:13:55
Deixem-me entrar na contabilidade, digamos.
00:13:59
De todos esses itens,
00:14:01
Há três itens específicos
00:14:03
Gosto muito de usar e quero
00:14:07
para disponibilizá-lo à minha equipa.
00:14:09
Então, tudo o que eu tenho que fazer é apenas clicar com o botão direito
00:14:12
ou clique nos três pontinhos.
00:14:14
E alfinete para cima.
00:14:15
Você também pode fixar qualquer tipo
00:14:17
de elementos como PDF,
00:14:19
imagens ou pastas para esse assunto.
00:14:21
Permitam-me que fixe uma terceira.
00:14:25
Então, agora que eu tenho esses três itens,
00:14:27
Você também tem a opção de colocar
00:14:30
eles, em uma determinada ordem, editam o pino.
00:14:33
Mover para a direita.
00:14:35
E Swan, se você mudar de ideia,
00:14:37
e você deseja desafixar esses itens,
00:14:40
você apenas desculpe,
00:14:41
Vá para os três pontinhos na telha.
00:14:44
E aqui sob o pino de edição você pode desafixar.
00:14:47
Então é assim que você pode
00:14:49
Personalize o seu espaço.
00:14:50
Essa é uma maneira de gerenciar o caminho
00:14:52
visualiza os seus documentos na
00:14:53
biblioteca e sei que tudo o que eu
00:14:55
fazer aqui vai ser sincronizado
00:14:57
no nosso SharePoint também.
00:14:58
Vamos ver que estamos em geral adiantados,
00:15:00
ser contabilístico.
00:15:01
Vou para o meu SharePoint
00:15:04
e nós vamos seguir isso.
00:15:05
Mesmo caminho assim a partir daqui.
00:15:08
Refiro-me em geral.
00:15:12
Avançado B e depois contabilidade.
00:15:18
E veja bem, esses dois itens são
00:15:20
fixado na parte superior do formato Biblioteca 2.
00:15:23
A vista. Você poderia fazê-lo a partir de equipes,
00:15:25
mas na verdade é mais rico em SharePoint.
00:15:28
Então, se você quiser mudar o
00:15:30
maneira como você vê os itens aqui,
00:15:32
isso é mostrado como uma lista.
00:15:34
Eu poderia mudá-lo para azulejos.
00:15:38
Permitam-me que volte a colocá-lo como lista.
00:15:40
Você tem diferentes opções.
00:15:41
Pode criar uma nova vista ou
00:15:44
pode editar a vista atual e
00:15:45
Guardar a vista sob uma vista diferente
00:15:47
nomear ou formatar o modo de exibição atual.
00:15:49
Se eu fosse formatar atual
00:15:51
ver Eu poderia facilmente editar linha
00:15:53
estilos que também são viáveis.
00:15:55
Eu posso simplesmente clicar aqui apenas para que você
00:15:57
ter uma ideia de como é
00:16:00
se eu dissesse editar estilos de linha.
00:16:02
Novamente, o texto de exemplo.
00:16:04
Talvez você queira mudar o formato desses.
00:16:07
Então aqui é para o estranho
00:16:09
cor do rolo eu quero que apareça.
00:16:12
As cores são meio pálidas.
00:16:13
Vamos ver com este tipo azul.
00:16:15
OK, azul claro e o texto de exemplo.
00:16:19
Mais estilos, o que me oferecem?
00:16:21
Talvez em negrito eu quero pequeno médio?
00:16:25
OK, é assim que parece.
00:16:27
Pode ser a cor do texto em itálico.
00:16:30
Você pode alterar a cor do texto.
00:16:32
Vamos ver se eu ia
00:16:34
com o azul brilhante.
00:16:35
Agora você vê como está mudando
00:16:37
a cor de preenchimento também.
00:16:39
Eu poderia ter ido com vermelho,
00:16:40
não é bonito,
00:16:41
é apenas para mostrar como eu posso
00:16:44
manipular tudo isso para que as fronteiras.
00:16:46
Quer algum ou não?
00:16:48
Isto é o que parece se você adicionar o
00:16:51
bordas e você também pode adicionar um estilo de borda.
00:16:54
Quer que sejam uns pontinhos?
00:16:56
Eu vou salvá-lo,
00:16:57
portanto, trata-se de alternar as regras.
00:17:01
OK.
00:17:03
Então isso é uma maneira, então agora eu estou
00:17:05
na verdade, fazendo isso com a visão atual.
00:17:07
Então vamos voltar.
00:17:08
Portanto, esta é a visualização atual do formato.
00:17:11
Se eu quiser criar um novo modo de exibição,
00:17:14
digamos com.
00:17:16
Colunas diferentes, talvez?
00:17:17
Eu não preciso do tipo de coluna animal aqui,
00:17:20
então vou criar uma nova visão.
00:17:22
Então vamos em frente.
00:17:25
Vamos chamar isso.
00:17:27
Teste.
00:17:30
Lista para que você veja,
00:17:31
Eu posso criar uma lista como.
00:17:32
Posso criar uma galeria ou um calendário.
00:17:35
Vamos com a lista.
00:17:36
Vamos simplificar.
00:17:39
E agora o nome da lista aparece.
00:17:41
Aqui eu vou clicar sobre ele.
00:17:43
Vou dizer editar a visualização atual.
00:17:45
Está me levando para os bastidores do sharepoint.
00:17:49
Para as colunas.
00:17:49
É aqui que eu vou
00:17:51
selecione as colunas que pretendo.
00:17:52
Então o ícone de tipo eu vou manter o nome
00:17:54
vinculado ao documento com menu de edição,
00:17:57
data de modificação da multa. Por que não modificado
00:18:00
por tipo de animal eu não preciso.
00:18:03
Pode remover editar link para item
00:18:06
nome vinculado ao documento.
00:18:07
Vou deixar esse documento de identificação não quero isso.
00:18:11
Mas digamos que eu queira a versão.
00:18:14
OK, eu escolho as colunas que eu queria.
00:18:18
Pode alterar as encomendas por
00:18:20
alterando os números aqui,
00:18:21
mas na verdade é mais fácil apenas
00:18:23
para movê-los arrastando
00:18:25
dentro da vista da biblioteca,
00:18:27
então vou mantê-lo assim por enquanto.
00:18:29
E vamos ver primeiro classificar pela coluna.
00:18:33
OK, sim. Digamos que queríamos por tipo primeiro.
00:18:37
Então digite o ícone tudo bem e depois
00:18:40
que eu quero classificá-lo pelo nome.
00:18:46
Link do nome para o arquivo do documento.
00:18:48
Depois disso, vamos ver filtro.
00:18:52
Não precisa realmente usar um.
00:18:55
Nós compramos estilo total.
00:18:58
Assim, podemos ter um painel de visualização.
00:19:01
Tabela básica,
00:19:02
você tem estilos diferentes ou sombreados.
00:19:04
Deixe-o ir com sombreado e depois disso.
00:19:08
O que mais eu habilitei
00:19:10
Esta vista para acesso móvel?
00:19:12
OK, não é isso que me interessa,
00:19:14
assim o estilo é feito.
00:19:16
Pastas que podem ser interessantes
00:19:18
Portanto, mostre itens dentro de pastas.
00:19:20
Ou eu quero mostrar tudo
00:19:21
itens sem as pastas?
00:19:22
Vamos sem as pastas e
00:19:24
então vou salvar essa visão.
00:19:30
Então agora você vê que as pastas não estão aparecendo,
00:19:32
mas eu posso ver todos os itens,
00:19:34
Então, se houver.
00:19:36
Arquivos duplicados eu posso ver diretamente aqui.
00:19:40
Outra coisa que posso fazer é ir
00:19:44
voltar para formatar o modo de exibição atual.
00:19:48
E formatação condicional você pode adicionar regras.
00:19:52
Portanto, mostre todos os valores.
00:19:54
OK, vamos com o texto de exemplo novamente.
00:19:56
Vejamos aqui.
00:19:58
Quero algo assim.
00:20:01
Tudo bem, isso parece OK.
00:20:03
Posso adicionar uma lista de regras,
00:20:05
vamos ver escolher uma coluna tão modificada por.
00:20:09
Escolher uma comparação é igual
00:20:11
e o nome de uma pessoa.
00:20:13
Por exemplo, vou usar apenas o meu nome.
00:20:16
Conheço esta biblioteca que criei
00:20:18
e partilhado com qualquer pessoa,
00:20:19
mas imagine se eu tivesse compartilhado
00:20:22
com outros membros da minha equipa.
00:20:23
E eles tinham adicionado coisas nessa biblioteca.
00:20:26
Então, a qualquer momento é modificado por outra pessoa,
00:20:28
Quero ser capaz de encontrá-lo rapidamente.
00:20:30
Assim deve listar itens, texto de exemplo.
00:20:32
E vamos lá.
00:20:34
Talvez aqui eu queira em roxo.
00:20:37
Então você poderia imaginar antes que fosse azul
00:20:39
e eu coloco essa condição se houver
00:20:41
se outros nomes você veria o azul,
00:20:43
roxo,
00:20:43
azul,
00:20:44
roxo e seria fácil de localizar
00:20:47
imediatamente onde foi modificado.
00:20:49
Então eu estou feito.
00:20:51
Eu fecho esta janela e assim apenas para que você saiba.
00:20:54
Você pode tornar este o conjunto padrão
00:20:56
modo de exibição atual como padrão se você estiver
00:20:57
interessado em manter esse ponto de vista.
00:20:59
Então agora eu tenho a lista de testes e
00:21:02
o outro foi.
00:21:03
Vamos ver se eu remover a lista de teste.
00:21:10
E deixe-me voltar a todos os departamentos novamente.
00:21:14
Do jeito que era antes.
00:21:16
Então eu sei que eu mudei não,
00:21:18
Eu não selecionei direito, deixe-me fazê-lo novamente.
00:21:20
Vamos lá. Portanto, este foi o
00:21:22
ver que eu também formatei e eu
00:21:24
criou uma vista diferente para que eu possa
00:21:26
Mude facilmente com diferentes vistas.
00:21:28
Dessa forma, então eu sei que não é bonito
00:21:31
apenas para lhe mostrar o que você pode fazer para
00:21:33
facilitar a localização de modificações,
00:21:36
quem fez o quê e assim por diante.
00:21:39
Agora que sabemos como gerir
00:21:41
visualizações de documentos, vamos em frente.
00:21:43
Para criar subconjuntos de contatos
00:21:46
com tags em equipes.
00:21:48
Isto é para ser mais eficaz em
00:21:50
comunicação, então vamos passar para as equipes.
00:21:53
Então, em equipes, se você gerencia A-Team,
00:21:55
você vai para os três pequenos
00:21:57
pontos e você vai para gerenciar a equipe.
00:21:58
Leva-o automaticamente para o
00:22:00
Separador Membros onde pode ver quem é o
00:22:02
os proprietários são e quem são os membros.
00:22:04
Nesta equipa posso criar etiquetas para que
00:22:07
é desenhar Membros específicos
00:22:10
atenção a um tópico específico
00:22:13
ou atributo de qualquer tipo.
00:22:15
Posso, por exemplo, criar um grupo
00:22:18
onde as pessoas estão concebendo tutoriais
00:22:20
e são eles que são.
00:22:23
Produzindo tutoriais de qualquer maneira.
00:22:25
Então, digamos que primeiro eu quero
00:22:29
criar uma tag onde Lisa estará
00:22:32
associados à formação.
00:22:34
Então eu posso fazer isso direto daqui.
00:22:36
Eu criei A tag Marine também está em treinamento.
00:22:42
E depois Alá.
00:22:45
Seria o validador.
00:22:47
Da conceção,
00:22:49
sejam quais forem, sejam eles
00:22:51
Alan também valida e
00:22:53
ele também treina sozinho.
00:22:55
Então você pode ver que eu posso colocar duas tags.
00:22:58
Vamos lá. Alocado e eu digo que você se candidata.
00:23:00
Então eu adicionei duas tags
00:23:03
treinando aqui e Lisa.
00:23:05
Eu não selecionei o treinamento certo.
00:23:06
Aplique e diga Luik.
00:23:09
A mesma coisa,
00:23:10
formação.
00:23:12
Então é assim que você pode criar o seu
00:23:14
se você precisar gerenciar as tags,
00:23:16
Você vai notar que no topo na
00:23:19
faixa de opções aqui você tem tags e isso
00:23:22
é como você pode adicionar mais pessoas a
00:23:25
o tópico específico associado.
00:23:28
Então agora imagine que é uma equipe.
00:23:29
Há dez pessoas,
00:23:30
mas eu quero chamar a atenção para o
00:23:32
atenção destes quatro facilmente.
00:23:34
Vou fazer isso como agora.
00:23:39
Se precisar de adicionar mais pessoas,
00:23:41
see leva você de volta a esta janela
00:23:43
e nesta janela você será capaz.
00:23:47
Para bem,
00:23:47
Claro que você tem que adicionar mais
00:23:49
membros da equipe, então você pode
00:23:50
associar estas etiquetas às pessoas,
00:23:52
mas se mudar de ideias depois,
00:23:54
você vê que tem os atos para remover
00:23:57
essas tags. Então vamos prosseguir.
00:23:58
Agora, se eu fosse para o canal geral.
00:24:02
E no post eu quero abordar uma coisa.
00:24:05
Aos formadores,
00:24:06
Eu vou dizer no treinador você percebe.
00:24:09
A menção não é apenas para nomes,
00:24:11
não é apenas para equipes ou canais.
00:24:14
Você pode dizer e desculpe que foi treino.
00:24:17
E aqui está sugerindo e automaticamente
00:24:19
resume os nomes das pessoas que
00:24:21
estão relacionados com o tema da formação.
00:24:23
Alan e Lisa dentro da equipe, claro.
00:24:26
Então essa tag eu criei
00:24:27
só funciona para esta equipa.
00:24:29
Se eu passar para uma equipe diferente,
00:24:31
não reconhecerá este dia.
00:24:32
Vou ter que refazê-lo novamente.
00:24:34
Veja, está em cores diferentes, tudo bem?
00:24:36
Então, vamos remover essa parte.
00:24:37
Então agora vimos como podemos criar uma tag,
00:24:40
como podemos atribuir uma tag a um membro da equipe e
00:24:43
como podemos usar essas tags em conversas.
00:24:46
Lembre-se, eles são usados para desenhar.
00:24:47
Atenção específica dos membros
00:24:49
sobre um determinado assunto.
00:24:51
Se você quiser acompanhar importante
00:24:54
conversas de equipa em equipas,
00:24:56
você pode salvar suas mensagens de bate-papo ou
00:24:59
você pode PIN publicações da equipe ou chats de grupo.
00:25:02
No que diz respeito à fixação de um fio
00:25:05
em qualquer lugar da conversa,
00:25:07
digamos que este é o que
00:25:09
Estou interessado em fixar.
00:25:10
Aqui vamos nós, clique com o botão direito do pino,
00:25:13
a mensagem será fixada para
00:25:15
todos os que visualizam o canal.
00:25:17
Ele aparecerá na parte superior do
00:25:19
o tópico de conversa.
00:25:20
Basicamente os posts sobre o
00:25:22
muito top para os outros.
00:25:25
Se eu quiser salvar outra mensagem,
00:25:28
digamos esta parte.
00:25:29
Aqui eu adicionei uma guia na parte superior deste
00:25:31
canal, confira Flash News,
00:25:34
Vou passar o mouse sobre o fio novamente,
00:25:36
mas desta vez eu vou dizer salvar esta mensagem
00:25:38
e você verá no topo que diz salvo.
00:25:40
Então, agora com o tempo você pode ter
00:25:42
salvou um monte de fios.
00:25:44
Onde os encontra?
00:25:45
Você clica no seu perfil
00:25:47
e, em seguida, você clica em salvo,
00:25:49
veja que aparece no topo em amarelo
00:25:50
por um pouco e aparece
00:25:52
no lado esquerdo do painel.
00:25:54
Se você não precisa mais salvar isso.
00:25:56
Leia a mensagem,
00:25:57
Pode clicar no botão
00:25:59
marque a tag roxa ali mesmo,
00:26:02
ou você pode passar o mouse sobre essa mesma mensagem
00:26:05
como assim e dizer unsave esta mensagem.
00:26:11
Se eu quiser receber o feedback dela
00:26:13
de membros da equipe em um canal,
00:26:15
Eu posso ir aqui, clique no mais,
00:26:18
e adicione formulários da Microsoft.
00:26:22
Clico em adicionar. Agora aqui eu posso usar
00:26:25
uma forma existente que significaria
00:26:28
um inquérito existente que criei
00:26:30
na plataforma de formulários ou posso dizer
00:26:33
criou um formulário partilhado que o seu
00:26:35
A equipa pode editar e ver os resultados.
00:26:37
Então eu vou apenas criar um novo,
00:26:39
vamos chamá-lo de teste novamente forma de teste,
00:26:42
Clique em Salvar.
00:26:49
Aqui eu basicamente criei um
00:26:52
atalho para os formulários de teste
00:26:54
que eu quero criar para que eu possa
00:26:57
Adicione uma classificação ou data de imposto de escolha.
00:26:59
Outra maneira seria para
00:27:01
em um bate-papo em grupo.
00:27:02
Então, deixe-me criar um grupo
00:27:04
conversar ou realmente localizar 1.
00:27:05
Aqui vamos o grupo alfa.
00:27:09
Se eu quiser realizar um rápido.
00:27:12
Uma pesquisa eu posso ir aqui.
00:27:17
Na parte inferior, localize formulários.
00:27:21
O que deve ser? A empresa.
00:27:27
Cores dos logotipos. Azul
00:27:33
Branco. Posso adicionar outra opção vermelha.
00:27:38
E aqui posso dar-lhes vários
00:27:40
seleções ou apenas uma única seleção.
00:27:42
Então eu só quero que eles escolham
00:27:43
um desses três.
00:27:44
E aqui posso dizer nomes de discos ou
00:27:46
respondentes visíveis apenas para o criador.
00:27:48
Se eu verificar isso apenas eu consigo ver o
00:27:50
resultados, mas vou deixá-lo em aberto compartilhar
00:27:52
resultados agregados com os inquiridos,
00:27:53
tudo bem, pré-visualização.
00:27:55
E aqui está.
00:27:56
Assim, agora posso apresentar o meu próprio voto e
00:27:58
Vou dizer azul submeter voto, enviar.
00:28:01
Então, isso agora aparecerá no
00:28:03
Tópico de conversa e todos
00:28:04
poderá proceder a uma votação e o
00:28:06
as percentagens aparecerão aqui.
00:28:08
À medida que todos submetem o seu voto,
00:28:10
Então, novamente,
00:28:11
Vou dizer azul enviar voto e você
00:28:13
ver a percentagem alterada
00:28:15
e a outra dica é definir um
00:28:18
processo de aprovação ou fluxo de trabalho para
00:28:20
validar documentos ou decisões.
00:28:22
Então, para isso você pode ir para os três
00:28:27
pontinhos e você pode digitar aprovação.
00:28:31
E você vê que aprovações é um aplicativo
00:28:33
que podem ajudá-lo a obter validações
00:28:36
de forma rápida e eficiente,
00:28:38
e este é um exemplo do que
00:28:40
montamos em nossa equipe.
00:28:42
Chegámos finalmente ao
00:28:44
Fim desta sessão.
00:28:45
Vamos rever os elementos
00:28:47
nós discutimos aqui hoje.
00:28:49
A única coisa que esqueci de mostrar
00:28:51
você é que não só você pode PIN
00:28:54
Canais de equipa para os seus favoritos,
00:28:56
você pode fazer a mesma coisa por
00:28:58
indo para a guia de bate-papo.
00:28:59
E como você vê, eu tenho o.
00:29:01
Duas categorias, fixas e recentes.
00:29:03
Assim, mesmo para uma reunião,
00:29:05
se houver uma reunião I que seja recorrente,
00:29:07
por exemplo, eu quero fixá-lo em cima.
00:29:10
Ele vai aparecer aqui sob o meu pino,
00:29:13
e eu também posso arrastar tudo
00:29:15
o caminho para o topo dessa forma.
00:29:16
É assim que você pode
00:29:18
organize-se.
00:29:19
Você pode colaborar,
00:29:20
Comunique-se de forma mais eficiente com todos
00:29:21
os recursos que mostrei hoje.
00:29:23
Então, agora vamos analisar o rápido
00:29:26
Recapitulação do que vimos aqui hoje.
00:29:29
Nesta apresentação,
00:29:30
Vimos como nos concentrar em tarefas essenciais.
00:29:33
Vimos como mostrar e esconder equipas
00:29:35
e canais para otimizar a nossa
00:29:37
espaço e mantenha-se organizado.
00:29:39
Também podemos ajustar o nosso
00:29:41
notificações em canais.
00:29:42
Podemos silenciá-los e ativá-los
00:29:44
a qualquer momento e podemos até personalizar
00:29:47
eles também ao nível do documento.
00:29:49
Lembre-se,
00:29:49
Podemos formatar a forma como visualizamos os documentos
00:29:52
comunicar de forma mais eficaz.
00:29:55
Podemos usar tags para chamar a atenção
00:29:57
de membros específicos sobre temas específicos.
00:29:59
Também podemos salvar nossas mensagens de bate-papo
00:30:01
e podemos fixar tópicos importantes.
00:30:04
Além de tópicos de conversa ou publicações
00:30:07
e colaborar eficientemente com os outros,
00:30:09
podemos criar enquetes de equipe,
00:30:11
inquéritos para obter feedback
00:30:13
Fóruns da Microsoft e nós podemos
00:30:15
Obtenha também aprovações rápidas.
00:30:17
E lembre-se que essas aprovações podem
00:30:18
ser instalado no banner,
00:30:20
no menu do tópico de conversa
00:30:23
ou novamente como uma guia em um canal.
00:30:25
Também podemos ficar por dentro
00:30:27
com atividade e
00:30:28
podemos acompanhar o progresso da aprovação
00:30:30
diretamente no banner.
00:30:31
Lembre-se de atualizar na chave
00:30:33
pontos que você sempre tem.
00:30:34
Acesso à nossa plataforma de formação MOOC,
00:30:37
que mostrará os cursos.
00:30:39
Os cursos que vimos aqui hoje,
00:30:41
alguns deles são gravados e você
00:30:42
pode ver os replays desses cursos.
00:30:44
Você pode usar casos de uso e tutoriais
00:30:47
que são vídeos acromáticos para
00:30:49
atualizar em pontos específicos.
00:30:51
Obrigado por participar nesta sessão.

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