Comment votre entreprise pourrait-elle bénéficier de l'intégration de Microsoft 365 Copilot dans la gestion de vos réunions d'équipe ? Quels défis actuels rencontrez-vous dans la planification et le suivi de vos réunions qui pourraient être résolus par l'intelligence artificielle ?

Les réunions d'équipe sont essentielles à la collaboration et à la prise de décision en entreprise. Cependant, elles peuvent aussi être chronophages, mal organisées et aboutir à peu d'actions concrètes.

L'intégration de Microsoft 365 Copilot, un assistant intelligent basé sur l'intelligence artificielle, permet d'optimiser la planification, la prise de notes et le suivi des décisions. Cet article explore comment optimiser les réunions avec Microsoft 365 Copilot et présente l'expertise de Mandarine Learn dans la formation à ces outils.

 

Planification efficace des réunions avec Copilot

1. Automatisation de la planification

La coordination des réunions implique de jongler entre les disponibilités des participants, la création d'un ordre du jour pertinent et l'envoi des invitations. Copilot simplifie ces étapes en :

  • Proposant automatiquement des créneaux horaires en fonction des calendriers des participants.

  • Générant un agenda pré-défini basé sur les sujets récurrents et les priorités de l'équipe.

  • Envoyant les invitations et gérant les réponses des participants.

Exemple concret : Selon une analyse publiée par Claranet, Microsoft 365 Copilot a démontré sa capacité à réduire considérablement le temps consacré aux tâches routinières, y compris l'organisation des réunions. En automatisant les suggestions de créneaux et la gestion des ordres du jour, les entreprises peuvent économiser jusqu'à 30 % de temps sur la planification.
 

2. Optimisation des invitations et des rappels avec l'IA

Copilot analyse les disponibilités et envoie automatiquement des rappels personnalisés pour garantir un taux de participation élevé.

Selon une étude de Microsoft, les réunions avec rappels intelligents ont un taux de participation supérieur de 25% à celles sans rappels.

De plus, Copilot peut identifier les participants dont la présence est essentielle à la réunion et les prioriser dans l'organisation des disponibilités. Il peut aussi envoyer des notifications adaptées, comme des résumés en amont pour les personnes les plus concernées.
 

3. Préparation collaborative grâce à l'IA

Copilot permet aussi une préparation plus efficace en :

  • Analysant les échanges précédents pour suggérer des sujets de discussion pertinents.

  • Résumant les éléments clés des documents partagés avant la réunion.

  • Identifiant les actions en attente et en proposant une mise à jour du statut des discussions passées.

L'intégration de Microsoft Loop permet également d'enrichir les réunions en ajoutant des espaces collaboratifs interactifs où les participants peuvent préparer ensemble les points à aborder avant la réunion.
 

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Suivi et exploitation des réunions avec Copilot

1. Prise de notes et compte-rendu automatisés

Fini les notes griffonnées ou les discussions oubliées ! Copilot prend en charge la transcription des réunions en temps réel et génère automatiquement un résumé structurant les points discutés.

Il peut aussi distinguer les interventions clés des participants et identifier les décisions prises, les objections soulevées et les questions en suspens. Ces informations peuvent être partagées sous forme de résumé adapté à chaque interlocuteur.
 

2. Attribution des tâches et suivi des actions

Une fois la réunion terminée, Copilot :

  • Assigne les tâches aux participants en fonction des décisions prises.

  • Fixe des délais et envoie des rappels automatisés via Microsoft Planner.

  • Suggère des points de suivi pour la prochaine réunion afin de garder un fil rouge cohérent dans les discussions.

Exemple : Selon un article du Monde, l’entreprise Forvis Mazars a intégré Microsoft 365 Copilot dans ses processus internes afin d’optimiser la gestion des réunions et des tâches. Avec plus de 3000 collaborateurs, l’enjeu était d’améliorer l’efficacité des réunions tout en réduisant le temps perdu en tâches administratives. En formant ses employés à Copilot, l’entreprise a pu réduire de 30 minutes par mois et par employé le temps consacré à la planification et au suivi des actions post-réunion.

Grâce à Copilot et Microsoft Planner, les tâches sont assignées automatiquement après chaque réunion, avec des rappels personnalisés pour s'assurer que chaque action décidée est bien suivie. Cette automatisation a permis une hausse de 20 % de l’efficacité des réunions, selon les retours des managers.

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3. Analyse des réunions et reporting

Copilot peut fournir des statistiques d'engagement, analyser les interactions et proposer des recommandations pour améliorer l'efficacité des futures réunions.

Les rapports automatiques permettent aux managers d'évaluer la productivité des réunions et d'ajuster leur fréquence, leur durée ou leur format en fonction des besoins de l'équipe. En identifiant les discussions redondantes ou inefficaces, il est possible de mieux structurer les futures réunions et de réduire le temps perdu en discussions inutiles.

 

 

L'expertise de Mandarine Learn dans la formation aux outils Microsoft

Un catalogue de formations spécialisées

Mandarine Learn propose un large éventail de formations adaptées aux entreprises, avec des modules dédiés à :

  • Microsoft 365 et Teams : Maîtriser les outils collaboratifs et optimiser l’organisation des réunions.

  • Microsoft Copilot : Comprendre et utiliser l’IA pour automatiser la gestion des réunions et optimiser le travail quotidien.

  • Intelligence Artificielle : Explorer les opportunités de l’IA en entreprise et améliorer la productivité grâce aux outils d’automatisation.

  • Cybersécurité et RSE : Apprendre les bonnes pratiques pour protéger les données et intégrer des principes de responsabilité sociétale dans l’environnement numérique.

  • Gestion du changement et transformation digitale : Accompagner les entreprises dans l’adoption des nouvelles technologies pour maximiser leur impact.

 

Des formations dédiées à Copilot et l’IA

Avec l’essor de l’intelligence artificielle et des outils comme Copilot, Mandarine Learn y propose des parcours spécifiques pour aider les entreprises à comprendre et maîtriser ces nouvelles technologies. Nos formations dédiées à Copilot et l’IA permettent d’adopter ces outils efficacement et de les intégrer dans les processus de travail quotidiens.

 

Une approche d’apprentissage innovante

Avec des formations en ligne interactives, des sessions en direct avec des experts, et des ressources pratiques, Mandarine Learn accompagne les professionnels à chaque étape de leur montée en compétences.


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Transformez vos réunions avec Copilot et Mandarine Learn

L'automatisation des réunions grâce à Microsoft 365 Copilot révolutionne la productivité des entreprises en simplifiant la planification, en facilitant la prise de notes et en optimisant le suivi des actions.

Cependant, pour tirer pleinement parti de ces innovations, une formation adaptée est essentielle. C’est là qu’intervient Mandarine Learn, spécialiste de la formation aux outils Microsoft et à l’intelligence artificielle.

Ne laissez plus vos réunions devenir une perte de temps : formez vos équipes aux outils de demain et adoptez Copilot efficacement !

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FAQ : Réponses aux questions fréquentes

  1. Qu'est-ce que Microsoft 365 Copilot et comment peut-il améliorer les réunions d'équipe ?
    Microsoft 365 Copilot est une IA intégrée aux applications Microsoft qui automatise la planification, la prise de notes et le suivi des réunions, améliorant ainsi la productivité et la collaboration.

  2. Comment Copilot simplifie-t-il la planification des réunions ?
    Copilot propose automatiquement des créneaux disponibles, envoie des invitations et génère un agenda intelligent basé sur les priorités de l'équipe.

  3. Quels sont les avantages de la prise de notes automatisée avec Copilot ?
    Il transcrit en temps réel les discussions, identifie les décisions clés et génère un compte-rendu structuré pour éviter toute perte d’information.

  4. Pourquoi se former à Copilot avec Mandarine Learn?
    Mandarine Learn propose des formations dédiées pour aider les entreprises à exploiter pleinement Copilot et l'IA, garantissant une adoption efficace et un gain de productivité.

  5. Où puis-je trouver des formations sur Microsoft 365 Copilot et l’IA ?
    Les formations sont disponibles sur la plateforme Mandarine Learn : Découvrir nos formations