PowerPoint - Finaliser une présentation commerciale de chez vous Cas d'usage

Vous êtes commercial et devez finaliser une présentation importante depuis chez vous ? Découvrez comment optimiser votre temps et collaborer efficacement avec votre équipe grâce à des outils comme Microsoft 365 et OneDrive. Apprenez à partager, coéditer et approuver votre présentation pour garantir son succès. Ne manquez pas ces astuces essentielles pour impressionner vos clients !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de fournir des conseils pratiques pour préparer efficacement une présentation pour un client important, en optimisant le temps et en collaborant avec une équipe, même à distance.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans le monde professionnel d'aujourd'hui, il est essentiel de savoir comment préparer une présentation efficace, surtout lorsqu'il s'agit d'un client important. Cette vidéo vous guide à travers les étapes nécessaires pour optimiser votre temps et collaborer efficacement avec votre assistant commercial et votre expert technique, même en travaillant depuis chez vous.
  2. Accès aux Outils de Travail
    Pour commencer, connectez-vous à Microsoft 365 depuis votre domicile. Cela vous donne accès à tous vos outils de travail habituels, peu importe où vous vous trouvez. Cette étape est cruciale pour garantir que vous disposez de toutes les ressources nécessaires à portée de main.
  3. Téléchargement et Partage de la Présentation
    Téléchargez la présentation sur OneDrive en apportant votre document dans votre espace personnel pour le rendre accessible en ligne. Partagez le lien du document avec votre assistant commercial et l'expert technique, en leur accordant les permissions d'édition nécessaires pour qu'ils puissent le modifier. Cela permet une collaboration fluide et efficace.
  4. Organisation de Réunions
    Pour une coordination optimale, organisez une réunion improvisée sur Teams. Rassemblez votre équipe dans une conversation de groupe pour faciliter la communication. Lancez une réunion instantanée pour discuter des détails en temps réel. Pendant la réunion, utilisez la fonctionnalité de partage pour montrer la présentation et clarifier vos besoins.
  5. Co-édition et Révisions
    Grâce aux liens partagés, tous les membres peuvent coéditer le document simultanément. Vous verrez les mises à jour en temps réel, ce qui accélère le processus. Une fois les modifications apportées, profitez de la coédition pour relire ensemble chaque section et assurer la cohérence de l'ensemble.
  6. Approbation et Centralisation des Documents
    Une fois satisfait du résultat, partagez la présentation avec votre responsable commercial pour obtenir son approbation avant de l'envoyer au client. Utilisez la fonction de partage directement dans PowerPoint. Une fois approuvé, déposez la présentation sur l'espace SharePoint de l'équipe commerciale. Cela permet de centraliser les documents importants, facilitant ainsi leur accès pour tous les membres de l'équipe actuelle et future.
  7. Accès Mobile et Dernières Modifications
    Sur le trajet du rendez-vous, utilisez votre smartphone pour accéder aux documents depuis votre mobile. Cela vous permet de relire la présentation et d'apporter d'éventuelles modifications de dernière minute. En suivant ces étapes, vous gagnez en efficacité tout en collaborant étroitement avec votre équipe, le tout sans quitter votre domicile.
  8. Conclusion
    En résumé, cette vidéo vous a présenté des méthodes pratiques pour préparer une présentation efficace pour un client important. En utilisant les outils numériques disponibles et en collaborant avec votre équipe, vous pouvez optimiser votre temps et garantir une présentation réussie.

FAQ :

Comment puis-je accéder à Microsoft 365 depuis chez moi ?

Pour accéder à Microsoft 365 depuis chez vous, connectez-vous simplement à votre compte Microsoft via un navigateur web. Cela vous donnera accès à tous vos outils de travail habituels, peu importe où vous vous trouvez.

Comment partager une présentation sur OneDrive ?

Pour partager une présentation sur OneDrive, téléchargez d'abord votre document dans votre espace personnel sur OneDrive. Ensuite, partagez le lien du document avec les personnes concernées en leur accordant les permissions d'édition nécessaires.

Qu'est-ce que la coédition et comment cela fonctionne-t-il ?

La coédition permet à plusieurs utilisateurs de modifier un document en même temps. Grâce à cette fonctionnalité, tous les membres peuvent voir les mises à jour en temps réel, ce qui accélère le processus de collaboration.

Comment puis-je obtenir l'approbation de ma présentation avant de l'envoyer au client ?

Après avoir finalisé votre présentation, partagez-la avec votre responsable commercial pour obtenir son approbation. Vous pouvez utiliser la fonction de partage directement dans PowerPoint pour faciliter ce processus.

Quels outils puis-je utiliser pour collaborer efficacement avec mon équipe à distance ?

Pour collaborer efficacement à distance, vous pouvez utiliser Microsoft Teams pour organiser des réunions et discuter, OneDrive pour partager des fichiers, et PowerPoint pour créer des présentations. Ces outils facilitent la communication et la collaboration en temps réel.

Quelques cas d'usages :

Préparation d'une présentation pour un client

Un commercial peut utiliser Microsoft 365 pour préparer une présentation pour un client important. En téléchargeant le document sur OneDrive et en utilisant Teams pour organiser une réunion avec son équipe, il peut collaborer efficacement, apporter des modifications en temps réel et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde avant le rendez-vous.

Collaboration à distance sur un projet

Dans un environnement de travail à distance, une équipe peut utiliser la coédition sur OneDrive pour travailler simultanément sur un document. Cela permet de gagner du temps et d'améliorer la productivité, car les membres de l'équipe peuvent voir les modifications des autres en temps réel.

Centralisation des documents d'équipe

Une équipe commerciale peut centraliser tous ses documents importants sur SharePoint. Cela facilite l'accès aux informations pour tous les membres de l'équipe, actuels et futurs, et assure que tout le monde dispose des dernières versions des documents.

Accès aux documents en déplacement

Lors d'un rendez-vous avec un client, un commercial peut utiliser son smartphone pour accéder à ses documents stockés sur OneDrive. Cela lui permet de relire la présentation et d'apporter des modifications de dernière minute, garantissant ainsi qu'il est toujours préparé.

Glossaire :

Microsoft 365

Une suite d'outils de productivité en ligne qui inclut des applications comme Word, Excel, PowerPoint, et des services comme OneDrive et Teams, permettant aux utilisateurs de travailler et de collaborer à distance.

OneDrive

Un service de stockage en ligne proposé par Microsoft qui permet aux utilisateurs de sauvegarder, partager et accéder à leurs fichiers depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.

Teams

Une plateforme de collaboration de Microsoft qui permet aux utilisateurs de discuter, de passer des appels vidéo, et de partager des fichiers en temps réel au sein d'une équipe.

Coédition

La capacité de plusieurs utilisateurs à modifier un document simultanément, permettant une collaboration en temps réel et une mise à jour instantanée des modifications.

SharePoint

Une plateforme de gestion de contenu et de collaboration de Microsoft qui permet de stocker, partager et gérer des documents et des informations au sein d'une organisation.

PowerPoint

Un logiciel de présentation développé par Microsoft, utilisé pour créer des diaporamas contenant du texte, des images, des graphiques et d'autres éléments visuels.

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