Copilot (licence) - Copilot au service des comptes rendus de projet Vidéo

Découvrez comment le Copilot améliore la gestion des comptes rendus de projet ! Dans cette vidéo, suivez un chef de projet qui partage son expérience sur l'utilisation efficace de l'IA pour transformer des transcriptions en documents structurés. Que vous soyez chargé(e) de coordination ou intermédiaire, apprenez à gagner du temps et à optimiser votre workflow grâce à des outils innovants. Ne manquez pas cette occasion de booster votre productivité !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser Copilot pour créer un compte rendu structuré à partir d'une réunion de cadrage, en respectant des consignes précises et en intégrant des éléments visuels et textuels.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans cette vidéo, nous allons explorer le processus d'organisation d'un salon du numérique, en mettant l'accent sur l'utilisation de Copilot pour générer un compte rendu efficace. Ce projet implique plusieurs parties prenantes et nécessite une planification minutieuse.
  2. Réunion de cadrage
    Lors de la première réunion de cadrage, j'ai eu l'occasion d'échanger pendant quarante-cinq minutes avec trois interlocuteurs. Cette réunion a permis d'identifier les enjeux, les éléments à mettre en place et les contraintes du projet.
  3. Éléments clés à prendre en compte
    Il est essentiel de considérer plusieurs éléments pour la réussite du projet : - Les ressources à mobiliser - Les partenaires et exposants - Les actions à mettre en œuvre dès aujourd'hui - Le développement d'une application mobile - Le budget
  4. Transcription et compte rendu
    Tous les échanges de la réunion ont été tracés dans une transcription brute. Je vais devoir investir un temps conséquent pour produire un compte rendu complet et structuré. Pour cela, j'ai préparé un document Word avec un récapitulatif structurel de ce que j'attends.
  5. Utilisation de Copilot
    Copilot est un outil précieux qui m'assiste dans la création de mon compte rendu. Je vais rédiger un prompt en indiquant mes besoins, en tenant compte de la structure souhaitée et de la transcription de la réunion.
  6. Structure du document
    Le document de structure contient treize points correspondant aux sections de mon futur compte rendu. Chaque point est détaillé pour exprimer ce qu'il doit contenir, que ce soit sous forme de liste, de paragraphe ou de tableau.
  7. Génération du compte rendu
    Après avoir sollicité l'icône Copilot et soumis mon prompt, Copilot génère le compte rendu en respectant mes consignes. Chaque thématique est générée conformément à mes attentes, incluant du texte, des listes et des tableaux.
  8. Finalisation du document
    Avant de finaliser le document, je demande à Copilot de générer un en-tête incluant le nom de l'auteur et la pagination. Je peux ensuite ajouter manuellement mon logo d'entreprise avant d'enregistrer et d'envoyer le récapitulatif.
  9. Conclusion
    Copilot prouve une fois de plus son efficacité en facilitant la création de documents, ce qui représente un gain de temps considérable dans des tâches habituellement chronophages. L'utilisation de l'IA dans ce contexte montre clairement sa valeur ajoutée.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un chef de projet ?

Un chef de projet est un professionnel qui supervise la planification, l'exécution et la clôture d'un projet, en s'assurant que les objectifs sont atteints dans les délais et le budget impartis.

Comment organiser un salon du numérique ?

Pour organiser un salon du numérique, il est essentiel de définir les objectifs, de mobiliser les ressources nécessaires, de sélectionner les partenaires et exposants, et de planifier les actions à mettre en œuvre.

Qu'est-ce qu'une réunion de cadrage ?

Une réunion de cadrage est une rencontre initiale qui permet de définir les objectifs, les enjeux et les contraintes d'un projet, ainsi que d'établir un plan d'action.

Comment utiliser Copilot pour rédiger un compte rendu ?

Pour utiliser Copilot, il faut fournir un document structuré avec des instructions claires sur le contenu souhaité, puis demander à l'outil de générer le compte rendu en respectant ces consignes.

Quels sont les avantages de l'utilisation de l'IA dans la rédaction de documents ?

L'utilisation de l'IA, comme Copilot, permet de gagner du temps, d'améliorer l'efficacité et de réduire la charge de travail liée à des tâches chronophages telles que la rédaction de comptes rendus.

Quelques cas d'usages :

Organisation d'un salon professionnel

Un chef de projet utilise les compétences acquises dans la vidéo pour planifier et organiser un salon du numérique, en mobilisant les ressources nécessaires et en coordonnant les partenaires et exposants.

Rédaction de comptes rendus de réunion

Un professionnel utilise Copilot pour générer des comptes rendus de réunion structurés, en intégrant des transcriptions brutes et en respectant un format prédéfini, ce qui lui permet de gagner du temps.

Amélioration de la communication d'équipe

Un chef de projet met en place des réunions de cadrage régulières pour s'assurer que tous les membres de l'équipe sont alignés sur les objectifs et les attentes, facilitant ainsi la collaboration.

Création de documents de projet

Un chef de projet utilise un modèle de document pour créer des rapports de projet, en s'assurant que chaque section est bien structurée et répond aux besoins des parties prenantes.

Gestion du temps et des ressources

Un professionnel applique les techniques de gestion de projet apprises dans la vidéo pour optimiser l'utilisation des ressources et améliorer l'efficacité des équipes dans un environnement de travail dynamique.

Glossaire :

Chef de projet

Un professionnel responsable de la planification, de l'exécution et de la clôture d'un projet. Il coordonne les équipes et les ressources pour atteindre les objectifs du projet.

Salon du numérique

Un événement où des entreprises et des professionnels se réunissent pour présenter et discuter des innovations et des technologies numériques.

Réunion de cadrage

Une réunion initiale pour définir les objectifs, les enjeux et les contraintes d'un projet, ainsi que pour établir un plan d'action.

Transcription brute

Un document qui contient une reproduction textuelle intégrale d'une réunion ou d'une conversation, sans modifications ni résumés.

Compte rendu

Un document qui résume les discussions et les décisions prises lors d'une réunion, souvent structuré en sections pour faciliter la lecture.

Copilot

Un outil d'intelligence artificielle qui aide à la rédaction et à l'organisation de documents en générant du contenu basé sur des instructions fournies par l'utilisateur.

Prompt structuré

Un ensemble d'instructions détaillées fournies à un outil d'IA pour guider la génération de contenu, en spécifiant la structure et le format souhaités.

Modèle

Un document ou un format préétabli utilisé comme référence pour créer d'autres documents, garantissant une cohérence dans la présentation.

Numérotation finale

Le processus d'ajout de numéros de page à un document finalisé pour faciliter la navigation et la référence.

résultat(s)
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mon client dans l'organisation d'un salon du numérique ayant lieu fin mars.
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Lors de notre première réunion de cadrage,
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j'ai pu échanger pendant quarante-cinq minutes
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avec trois interlocuteurs sur le projet.
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En détail
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ces enjeux, les éléments à mettre en place ainsi que les contraintes.
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Il en est ressorti un tas d'éléments à prendre en compte comme
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les ressources à mobiliser, les partenaires et exposants,
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les actions à mettre en oeuvre dès aujourd'hui,
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le développement d'une appli mobile et bien évidemment le budget.
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Tous ces échanges ont été tracés dans une transcription brute.
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Lors de notre réunion teams,
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je vais devoir investir un temps conséquent pour
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produire un compte rendu complet et structuré.
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Heureusement, Copilot est là pour moi.
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Cependant, je souhaite que le document final soit organisé
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comme j'ai l'habitude de le faire en respectant un formalisme imposé.
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J'ai dans ce document Word un récapitulatif structurel de ce que j'attends
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avec treize points correspondants aux sections de mon futur compte rendu.
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Chaque point est détaillé et exprime ce qu'il doit contenir
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sur le fond et sur la forme. Dans certaines rubriques, je souhaite une liste
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dans d'autres un paragraphe ou encore un tableau.
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On peut considérer ce document comme un prompt structuré. En somme,
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l'objectif est de demander à Copilot de créer mon
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compte rendu en tenant compte de ce document structuré
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à partir d'un document Word vierge,
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je sollicite l'icône copilot et je rédige un prompt
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indiquant mon besoin de mettre en relation le modèle
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ainsi que la transcription de la réunion tout
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en respectant les consignes de ce document.
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Je précise que le document ne doit pas excéder deux ou trois pages.
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Je joins à mon prompt le document de
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transcription et le fichier contenant la structure souhaitée
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copilot s'exécute
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et plutôt correctement.
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Chaque thématique est générée, basée sur mon document modèle.
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Conformément à mon souhait,
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j'ai du texte, des listes, des tableaux,
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tout y est,
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même si je vais devoir relire, compléter ou corriger
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au besoin. Évidemment,
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à présent et avant de finaliser,
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je demande dans le volet copilot de me générer un en
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tête qui doit inclure le nom de l'auteur et la pagination
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parfait.
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Même si ici je finalise en raccourcissant et en insérant la numérotation finale.
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Je peux également ensuite ajouter manuellement mon logo
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d'entreprise avant d'enregistrer et d'envoyer ce récapitulatif.
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Copilot me prouve encore une fois par son efficacité,
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la plus-value et le gain de temps
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que procure l'IA dans une tâche habituellement chronophage

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