Microsoft 365 - Être informé par mail dès la modification d’un document Cas d'usage
Découvrez comment être informé par mail dès la modification d'un document dans Microsoft List grâce à cette ressource en ligne.
Cette vidéo présente les fonctionnalités clés de List pour créer une liste vierge à partir d'un fichier Excel, d'une liste existante ou d'un modèle, et pour ajouter, modifier ou supprimer des colonnes.
Obtenez des conseils pratiques pour définir les paramètres d'alerte et choisir le mode de remise par mail ou SMS, ainsi que la fréquence des alertes.
Avec Microsoft List, vous pouvez facilement suivre l'activité de vos collaborateurs et être alerté en temps réel des modifications apportées à vos documents.
Les tags associés sont Microsoft 365, List, modification de document, ressource en ligne.
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Objectifs :
Comprendre comment configurer des alertes dans SharePoint pour être informé des modifications apportées aux documents et dossiers partagés.
Chapitres :
-
Introduction
Dans un environnement de travail collaboratif, il est essentiel de rester informé des modifications apportées aux documents partagés. Cette vidéo explique comment utiliser les fonctionnalités de SharePoint pour configurer des alertes, permettant ainsi de recevoir des notifications par email ou SMS lors de changements dans un document ou un dossier. -
Configuration des alertes
Pour être informé des modifications, il est possible de configurer des alertes dans SharePoint. Voici les étapes à suivre : - **Sélectionner un élément** : Choisissez le document ou le dossier pour lequel vous souhaitez recevoir des alertes. - **Choisir l'option 'm'avertir'** : Une fenêtre s'ouvre pour affiner les paramètres de l'alerte. - **Modifier le titre de l'alerte** : Par défaut, SharePoint utilise le nom du document comme titre, mais vous pouvez le modifier selon vos préférences. - **Sélectionner le type d'alerte** : Choisissez si vous souhaitez être averti par email ou SMS. - **Définir le type de modification** : Indiquez le type de modifications pour lesquelles vous souhaitez être alerté (ajouts, modifications, suppressions). - **Fréquence des alertes** : Choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir les notifications. -
Options supplémentaires pour les dossiers
Lorsque vous configurez des alertes pour un dossier, des options supplémentaires sont disponibles : - **Alerte pour les éléments ajoutés** : Recevez une notification si de nouveaux éléments sont ajoutés au dossier. - **Alerte pour les éléments modifiés ou supprimés** : Soyez informé des modifications ou suppressions d'éléments existants dans le dossier. -
Gestion des alertes
Une fois les alertes configurées, vous pouvez facilement gérer vos paramètres : - **Modifier les paramètres d'alerte** : Utilisez le lien fourni pour ajuster les paramètres de toutes vos alertes. - **Afficher le document modifié** : Avec le même lien, vous pouvez accéder directement au document qui a été modifié. - **Détails des modifications** : Selon l'application utilisée, vous pouvez voir précisément où la modification a été effectuée et par qui. -
Conclusion
Grâce à la bibliothèque de documents partagés dans SharePoint, il est facile de rester informé des modifications apportées à vos documents et dossiers. En configurant des alertes, vous pouvez améliorer votre collaboration et votre efficacité au sein de votre équipe.
FAQ :
Comment configurer des alertes dans SharePoint?
Pour configurer des alertes dans SharePoint, sélectionnez l'élément souhaité, choisissez l'option 'm'avertir', puis suivez les instructions pour affiner l'alerte, y compris le type de notification et la fréquence.
Quels types de modifications puis-je suivre avec les alertes?
Vous pouvez suivre divers types de modifications, y compris les ajouts, les modifications et les suppressions de documents ou d'éléments dans un dossier.
Puis-je recevoir des alertes par SMS?
Oui, lors de la configuration des alertes, vous pouvez choisir de recevoir des notifications par email ou par SMS.
Comment savoir qui a effectué une modification dans un document?
En fonction de l'application utilisée, vous pouvez voir précisément qui a effectué la modification et à quel endroit dans le document cela a été fait.
Comment modifier les paramètres de mes alertes?
Vous pouvez modifier les paramètres de toutes vos alertes en utilisant le lien fourni dans les notifications d'alerte.
Quelques cas d'usages :
Gestion de projet
Dans un environnement de gestion de projet, les équipes peuvent utiliser les alertes de SharePoint pour être informées des modifications apportées aux documents de projet, garantissant ainsi que tous les membres de l'équipe sont à jour sur les dernières informations.
Collaboration inter-équipes
Les alertes permettent aux membres de différentes équipes de suivre les modifications apportées aux documents partagés, facilitant ainsi la collaboration et la communication entre les départements.
Suivi des documents sensibles
Pour les documents sensibles, les alertes peuvent être configurées pour notifier immédiatement les responsables lorsqu'une modification est apportée, assurant ainsi un contrôle rigoureux des accès et des modifications.
Formation et onboarding
Lors de l'intégration de nouveaux employés, les alertes peuvent être utilisées pour les tenir informés des mises à jour des documents de formation, garantissant qu'ils disposent toujours des informations les plus récentes.
Audit et conformité
Les alertes peuvent aider les équipes de conformité à suivre les modifications apportées aux documents réglementaires, facilitant ainsi les audits et garantissant que les documents sont toujours conformes aux exigences légales.
Glossaire :
SharePoint
Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet le partage de documents et la gestion de contenu au sein d'une organisation.
Alerte
Une notification envoyée par email ou SMS pour informer un utilisateur d'une modification apportée à un document ou un dossier.
Bibliothèque de documents
Un espace de stockage dans SharePoint où les utilisateurs peuvent stocker, partager et gérer des documents.
Modification
Tout changement apporté à un document, y compris l'ajout, la suppression ou la modification de contenu.
Fréquence de l'alerte
La régularité avec laquelle un utilisateur souhaite recevoir des notifications concernant les modifications, par exemple, immédiatement, quotidiennement ou hebdomadairement.