La situation
Une évolution des pratiques de communication
Le numérique a ouvert de nombreuses possibilités de communication, que ce soit dans le cadre professionnel ou personnel. Cela permet de transférer de l’information quasi-instantanément à n’importe qui, n’importe où et en toute simplicité.
Bien que ces nouveaux outils nous facilitent la vie, nous permettent de communiquer facilement et de réduire l’empreinte de certaines activités (réunion à distance plutôt que de faire le déplacement, par exemple), leur surutilisation fait de ces outils des émetteurs de CO2 à l’échelle mondiale.
On peut parler plus spécifiquement du mail. Il est encore largement utilisé, parfois à mauvais escient et son empreinte carbone n’est pas si neutre.
Le parcours d’un mail
Même si nous avons l'impression que le chemin d’un mail envoyé est très simple, en réalité, un mail traverse un chemin très long et complexe en partant de l'expéditeur, avant d’arriver à son destinataire.
Quelles sont les problématiques ?
Le mail et ses mauvais usages
En moyenne, combien de kilomètres parcours un mail entre son envoi et sa réception ?
Un mail parcourt en moyenne 15 000kms car il doit passer par un nombre très important de nœuds, serveurs, datacenters, etc. Tous étant parfois (souvent) situé à l’étranger.
Combien de mails sont envoyés chaque jour dans le monde ?
Le chiffre officiel paru en 2021 était de 306 milliards HORS SPAM. Ce nombre colossal ne cesse de croître et le mail tend à devenir le moyen de communication le plus utilisé (devant le téléphone).
Le mail et ses mauvais usages
Combien l’envoi d’UN mail émet-il, en moyenne, de CO2 ?
Entre 4g de CO2 à 50g de CO2 pour les mails avec une pièce jointe volumineuse. Pour illustrer cela : pour une entreprise de 100 personnes les échanges de mails annuels représentent environ 14 aller-retours Paris-New York.
La solution
Les bonnes pratiques d’envoi de mails
En ayant conscience de cela, l’empreinte d’un mail peut facilement être réduite si on adopte quelques bonnes pratiques. On peut intervenir sur plusieurs éléments :
- Les destinataires
- La signature
- Les accusés réceptions/lectures
- Les pièces jointes
- La pertinence des mails
Comme vu précédemment, nous pouvons réduire l’impact écologique d’un mail par différents moyens :
- Faire attention à bien cibler ses destinataires. N’envoyez des mails qu’aux personnes étant concerné par celui-ci, sinon il finira à la corbeille et aura été envoyé pour rien. Evitez les « Pour infos », préférer d’autres outils pour annoncer des choses à l’ensemble de vos collaborateurs.
- Eviter les images, logos, etc. dans vos signatures. Surtout en interne. Une image est plus volumineuse que du simple texte et par conséquent plus émettrice de CO2.
- Ne pas activer les accusés de réceptions et/ou de lectures si cela n’est pas pertinent. Ce sont des mails qui vont être envoyés et qui vont prendre de l’espace pour assez peu d’utilité en retour.
- Si vous le pouvez, favorisez le partage de liens par rapport aux pièces jointes. Il vaut mieux donner un accès au document plutôt que d’en créer un doublon.
- Si vous ne pouvez pas partager l’accès, vous pouvez vous tourner vers les plateformes d’hébergement temporaire de fichier. Et si jamais vous devez passer par les mails, n’oubliez pas de compresser vos fichiers afin de gagner de l’espace.
- Vérifiez la pertinence de vos mails ! Est-ce vraiment utile d’envoyer un mail pour un « A tout à l’heure » après avoir fixé un rendez-vous ?
- Garder les mails pour les échanges formels. Pour les communications informelles utilisez d’autres outils de communication avec des fonctionnalités de chat comme Teams. Le chat est moins énergivore qu’un mail.
(On peut également considérer le SMS qui est encore moins émetteur de CO2. Environ 285 fois moins de CO2 émis via SMS pour la même quantité d’information)
Essayez de mettre en place ce qui vous semble pertinent Il est important d’y réfléchir et d’avoir à l’esprit que ce sont les petites choses qui peuvent provoquer de grands changements, surtout dans le numérique !
Les nouveaux outils de communications
Le mail est l’un des moyens de communication les plus importants de nos jours, juste derrière le téléphone.
Toutefois, depuis quelques années on remarque l’émergence de nouveaux outils, répondant à de nouveaux besoin. Des messageries instantanées, des réseaux sociaux, des plateformes de collaborations, etc.
Microsoft 365 nous propose également sa panoplie d’outils mais il est parfois difficile de savoir lequel utiliser dans quelles conditions. Pourtant, une bonne utilisation permet également de réduire son empreinte écologique car moins d’énergie sera utilisée pour arriver à un résultat semblable voir meilleur.
Les bonnes utilisations des nouveaux moyens de communication
Comment peut-on se servir de ses outils pour communiquer ?
- Teams : Chat, communication en petit groupe
- One Drive ou SharePoint : Collaboration entre personnes
- Yammer ou Viva Engage : Communication à grande échelle
- Outlook : Message formel et vers l’extérieur
Nous allons aborder rapidement ces outils afin de découvrir leurs utilités dans la communication. Ils peuvent dans certains cas remplacer les mails ou apporter de nouvelles fonctionnalités afin d’avoir des outils plus pertinents et, par conséquent, avec une empreinte écologique plus faible.
Teams :
Teams est l’un des outils phares de la suite Microsoft 365. Il permet aussi bien de la communication directe via la messagerie instantanée que de la communication asynchrone via les équipes ou même de mettre en place des réunions à distance.
Toutefois il faut prendre les bonnes habitudes avec l’outil afin de limiter sa consommation de ressources et donc son empreinte carbone.
Cela passe par des gestes simples :
- En désactivant les notifications par mail des activités Teams (Screenshot)
- En activant la caméra uniquement si nécessaire (la vidéo consomme 20x que l’audio)
- Ou encore en envoyant un message directement à un groupe plutôt qu’à chaque personne de manière individuelle. Bien viser ses destinataires en somme.
- En enregistrant les réunions que lorsque c’est réellement pertinent. Inviter à des réunions uniquement les personnes concernées et ayant un intérêt afin de limiter l’utilisation de données.
OneDrive et SharePoint :
OneDrive et SharePoint sont des outils utiles pour la communication. Ils peuvent être utiliser pour mettre en avant certains documents, certaines informations, etc. Ils peuvent également permettre d’éviter l’envoi de pièces jointes en passant par du partage de liens.
En effet, il est moins couteux en énergie de “donner un accès” à quelqu’un à un fichier déjà existant plutôt que de dupliquer celui-ci sur une seconde machine, sur un second espace Cloud ou par mail.
« Screenshot du partage de lien OneDrive/SharePoint »
Yammer et Viva Engage :
Yammer est un réseau social d’entreprise faisant également parti de la suite Microsoft 365. Son intérêt par rapport à des outils comme Outlook ou Teams est l’amplitude de la communication. Le principe reste le même pour Viva Engage qui met en avant un système de « communauté » au sein d’une même entreprise afin de pouvoir passer l’information à toute une communauté, en une fois.
En effet, étant des outils destinés à communiquer avec toute l’entreprise, ils permettent de communiquer avec plusieurs personnes simultanément sans avoir à démultiplier les mails ou les messages.
Ils permettent donc de palier à certaines mauvaises pratiques que nous pourrions avoir avec les autres outils à notre disposition.
Synthèse des résolutions
Je dois arrêter de :
- Envoyer des mails à un grand nombre de personnes.
- Envoyer des pièces jointes lorsque cela n’est pas nécessaire.
- Utiliser les mails comme un chat.
Je dois commencer à :
- Faire attention au contenu de mes communications en termes de données/empreintes écologiques (image, GIF, vidéo, etc.)
- M’intéresser aux nouveaux outils à ma disposition et utiliser ceux qui sont pertinents à mon échelle.
- Adopter de nouvelles pratiques sur ces nouveaux outils et les utiliser avec la sobriété à l’esprit.
Entrer dans une démarche de Numérique Responsable c’est entrer dans une démarche de changement, ne craignez pas de changer vos pratiques et vos manières de faire !
Réduire l’impact pour communiquer
Merci ! Vous êtes arrivé à la fin de ce chapitre
Souvenez-vous de 2 choses importantes sur le Numérique Responsable :
- C’est avec les petites actions de chacun que nous pouvons limiter les impacts sur l’environnement
- Parlez-en autour de vous et devenez ambassadeur de cette cause
