Copilot - Rédiger un mail de remerciements personnalisé avec Copilot Vidéo

Découvrez comment rédiger un mail de remerciements personnalisé avec Copilot. Apprenez à créer une réponse authentique qui favorisera un échange de qualité avec vos candidats. Une ressource essentielle pour les professionnels des ressources humaines.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser Microsoft Copilot pour personnaliser les réponses aux candidatures, tout en optimisant le temps de rédaction pour les responsables RH.

Chapitres :

Introduction
Dans le cadre du processus de recrutement, il est essentiel de répondre de manière personnalisée aux candidatures reçues. Cette vidéo présente une méthode efficace pour notifier un candidat de la bonne réception de son mail de réponse, tout en évitant les réponses standardisées.
Importance de la Personnalisation
Répondre de manière personnalisée à un candidat qui a pris le temps de répondre est crucial pour établir un échange de qualité. Cela montre un intérêt réel pour le candidat et peut influencer positivement sa perception de l'entreprise.
Défis de la Rédaction
Pour un responsable RH, la rédaction de réponses personnalisées peut être chronophage, surtout avec un volume élevé de candidatures. Il est donc nécessaire de trouver des solutions pour gagner du temps tout en maintenant la qualité des échanges.
Utilisation de Microsoft Copilot
Dans cette vidéo, nous voyons comment Microsoft Copilot peut aider à la rédaction de réponses. En mode réponse dans Outlook, il suffit de cliquer sur l'icône Copilot et de sélectionner 'brouillon avec Copilot'. Ensuite, il est possible d'exprimer un prompt, c'est-à-dire une demande concernant le contenu souhaité, en précisant le délai de prise de décision et les points clés du courrier du candidat.
Personnalisation du Mail
Il est important de spécifier que le mail doit être nominatif, plutôt long et non formel. Après avoir reçu une proposition de Copilot, il est possible de relire, de compléter manuellement ou de demander à Copilot d'ajouter une touche amicale au message.
Finalisation et Envoi
Une fois satisfait de la proposition, le responsable RH peut finaliser la mise en forme et envoyer la réponse. Cela permet de maintenir une communication fluide et engageante avec le candidat.
Résumé des Échanges
Après avoir reçu des précisions de la candidate, il est crucial de résumer les échanges pour ne pas passer à côté des points essentiels lors de la prise de décision. En cliquant sur le bouton 'résumer avec Copilot' dans le mail, le responsable RH peut obtenir un résumé détaillé de la conversation, ce qui lui permet de gagner du temps et de renforcer la confiance du candidat dans son choix de postuler.
Conclusion
L'utilisation de Microsoft Copilot dans le processus de réponse aux candidatures permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer la qualité des échanges avec les candidats. Cela contribue à une expérience positive pour les candidats et renforce l'image de l'entreprise.

FAQ :

Comment utiliser Copilot pour rédiger un courriel de réponse à un candidat?

Pour utiliser Copilot, ouvrez le courriel reçu dans Outlook, cliquez sur l'icône Copilot, puis sélectionnez 'brouillon avec Copilot'. Exprimez votre demande en précisant le contenu souhaité et les points clés à inclure.

Pourquoi est-il important de personnaliser les réponses aux candidats?

La personnalisation des réponses montre aux candidats que leur candidature est prise au sérieux et favorise un échange de qualité, ce qui peut améliorer l'image de l'entreprise.

Qu'est-ce qu'un mail nominatif et pourquoi est-il recommandé?

Un mail nominatif est un courriel adressé spécifiquement à une personne, ce qui le rend plus personnel et engageant. Il est recommandé car il favorise une meilleure communication et une relation plus positive avec le candidat.

Comment résumer les échanges avec un candidat avant une prise de décision?

Vous pouvez utiliser la fonction 'résumer avec Copilot' dans votre courriel pour obtenir un aperçu des points essentiels de votre conversation, ce qui vous aidera à prendre une décision éclairée.

Quelques cas d'usages :

Rédaction de courriels personnalisés aux candidats

Les responsables RH peuvent utiliser Copilot pour rédiger des courriels personnalisés aux candidats, ce qui leur permet de gagner du temps tout en maintenant une communication de qualité. Cela est particulièrement utile lorsque le volume de candidatures est élevé.

Résumé des échanges pour la prise de décision

Avant de prendre une décision sur une candidature, les recruteurs peuvent utiliser la fonction de résumé de Copilot pour compiler rapidement les points clés des échanges précédents, ce qui facilite le processus de décision.

Amélioration de l'expérience candidat

En utilisant des courriels personnalisés et en résumant les échanges, les entreprises peuvent améliorer l'expérience des candidats, ce qui peut augmenter leur intérêt à postuler et à rejoindre l'entreprise.

Glossaire :

Copilot

Un outil d'assistance basé sur l'intelligence artificielle qui aide à la rédaction de courriels et à la gestion des tâches en fournissant des suggestions et des résumés.

RH

Ressources Humaines, le département d'une entreprise qui gère le recrutement, la formation et le bien-être des employés.

Mail nominatif

Un courriel adressé spécifiquement à une personne, souvent avec un ton personnalisé et amical.

Brouillon

Une version préliminaire d'un courriel ou d'un document qui n'est pas encore finalisée.

Prise de décision

Le processus de choisir une option parmi plusieurs, souvent basé sur des informations et des échanges antérieurs.

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Nous avons précédemment publié

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une offre d'emploi relative à un

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poste de commercial qui a

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généré une candidature.

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Je souhaite ici notifier le

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candidat de la bonne réception

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de son mail de réponse.

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Je souhaite avant tout éviter de

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générer une réponse standardisée en

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proposant un mail personnalisé permettant

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d'engager un échange réel et de qualité avec

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le candidat ayant pris la peine de répondre.

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Cela implique forcément pour un responsable

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RH d'investir du temps de rédaction

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qui peut vite devenir chronophage,

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surtout si le volume des

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candidatures est important.

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Dans notre exemple, copilot va nous

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aider en apportant l'inspiration

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rédactionnelle dont j'ai besoin pour cela,

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depuis le mail reçu dans Outlook.

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En mode réponse,

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je vais cliquer sur l'icône copilote et

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sélectionner brouillon avec copilot.

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J'exprime ensuite mon prompt,

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c'est à dire ma demande relative au

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contenu de ce que je souhaite exprimer,

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en précisant le délai de prise

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de décision ainsi que les points

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clés retenus dans son courrier.

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Je complète en spécifiant que

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le Mail doit être nominatif,

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plutôt long et non formel.

00:01:10

Il ne me restera qu'à relire,

00:01:12

compléter manuellement ou solliciter

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copilot comme ici où je précise que le

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mail devra être un peu plus long et amical.

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Le résultat est plutôt convaincant,

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je conserve donc la proposition,

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je finalise la mise en forme et je

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peux ensuite envoyer ma réponse.

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J'ai eu un retour et un

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remerciement de la part de Julie,

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notre candidate, qui m'a apporté

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quelques précisions sur son profil.

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Afin de ne pas passer à côté

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des points essentiels lors de

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ma prise de décision prochaine,

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je souhaite résumer les

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échanges que nous avons eus,

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sollicitons encore Microsoft

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copilot en cliquant dans le mail

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sur le bouton résumer avec Copilot

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qui me détaillera l'essentiel du

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contenu de notre conversation.

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La rapidité,

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la pertinence de ce que propose

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l'i a me permet donc de gagner

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du temps et conforte Julie dans

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son choix de postuler au

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sein de mon entreprise.

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