Copilot - Rédiger une propostion commerciale avec Copilot Vidéo

Découvrez comment rédiger une proposition commerciale avec Copilot. Analysez les attentes exprimées par la société et proposez une offre détaillée qui répondra à leurs besoins. Apprenez à vous positionner en tant que futur client et maximisez vos chances de réussite commerciale.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser l'assistant IA Copylot pour créer un document de réponse structuré et pertinent en réponse aux attentes d'un client, tout en intégrant des éléments visuels et des informations clés sur les services proposés par l'entreprise.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment rédiger une réponse efficace à un cahier des charges reçu d'un client potentiel, en utilisant l'assistant IA Copylot. Nous aborderons les étapes nécessaires pour analyser les besoins du client et structurer une offre complète.
Analyse des attentes du client
Avant de rédiger une réponse, il est crucial de bien comprendre les attentes exprimées par le client. Cela implique d'examiner le cahier des charges ainsi que d'autres documents internes, tels qu'une présentation PowerPoint de l'entreprise et un document Word décrivant les services d'accompagnement au changement.
Utilisation de Copylot pour la création de documents
Pour générer un document de réponse pertinent, commencez par référencer les documents à exploiter. Ensuite, rédigez un prompt précis pour guider l'assistant IA dans la création d'un contenu conforme aux besoins du client. Il est important d'inclure un plan d'action, une présentation des activités de l'entreprise, et une liste de projets clients.
Validation et ajustements du document
Après la génération du document, il est essentiel de le relire et d'apporter des modifications si nécessaire. L'assistant IA peut être utilisé pour ajouter des sections manquantes, comme le profilage des utilisateurs et l'attribution des licences Microsoft. Assurez-vous que le contenu est exact et pertinent avant de le finaliser.
Mise en forme et personnalisation
Une fois le contenu validé, il est important de s'assurer que le document respecte la charte graphique de l'entreprise. Ajoutez manuellement une table des matières et personnalisez le document pour qu'il reflète votre style tout en restant professionnel.
Conclusion
Le résultat final doit être un document structuré et complet, prêt à être transmis au client. Ce document doit inclure un récapitulatif des enjeux, une mise en avant des atouts de l'entreprise, un plan d'action détaillé, ainsi qu'une section sur le budget et les références. L'utilisation de Copylot facilite la création de documents de qualité tout en permettant une personnalisation selon les besoins spécifiques.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un cahier des charges et pourquoi est-il important ?

Un cahier des charges est un document essentiel qui définit les besoins et attentes d'un client pour un projet. Il permet de s'assurer que toutes les parties prenantes sont alignées sur les objectifs et les spécifications du projet.

Comment utiliser Copylot pour créer un document ?

Pour utiliser Copylot, commencez par référencer les documents nécessaires, comme le cahier des charges et les présentations. Ensuite, rédigez un prompt précis pour guider l'outil dans la création d'un contenu conforme à vos attentes.

Quels éléments doivent être inclus dans une réponse à un cahier des charges ?

Une réponse à un cahier des charges doit inclure un plan d'action, une présentation des services offerts, des références de projets antérieurs, et éventuellement un budget. Il est également important de s'assurer que le contenu est structuré et pertinent.

Comment garantir la pertinence du contenu généré par une IA ?

Pour garantir la pertinence du contenu généré par une IA, il est crucial de relire et d'apporter des modifications si nécessaire. Assurez-vous également que le document respecte votre charte graphique et qu'il répond aux besoins exprimés par le client.

Quels sont les avantages d'utiliser un diaporama dans une présentation ?

Un diaporama permet de présenter des informations de manière visuelle et engageante. Il aide à structurer la présentation et à maintenir l'attention de l'audience grâce à des éléments graphiques et des points clés.

Quelques cas d'usages :

Rédaction d'une réponse à un appel d'offres

Lorsqu'une entreprise reçoit un appel d'offres, elle peut utiliser le cahier des charges pour rédiger une réponse structurée. En utilisant Copylot, elle peut rapidement générer un document qui répond aux attentes du client tout en mettant en avant ses propres services.

Création de présentations commerciales

Les équipes commerciales peuvent utiliser des diaporamas pour présenter leurs offres à des clients potentiels. En intégrant des éléments visuels et des données pertinentes, elles peuvent améliorer l'impact de leur présentation.

Gestion de projet avec un plan d'action

Dans le cadre de la gestion de projet, un plan d'action détaillé est essentiel pour suivre les étapes nécessaires à l'atteinte des objectifs. Les chefs de projet peuvent utiliser des outils comme Copylot pour créer des documents clairs et organisés.

Formation des utilisateurs sur les licences Microsoft

Les entreprises peuvent former leurs employés sur l'attribution et l'utilisation des licences Microsoft. En profilant les utilisateurs, elles peuvent s'assurer que chaque employé dispose des outils nécessaires pour son travail.

Mise en conformité des documents avec la charte graphique

Les équipes de communication doivent s'assurer que tous les documents respectent la charte graphique de l'entreprise. Cela inclut la mise en forme des documents générés par des outils d'IA, garantissant ainsi une image de marque cohérente.

Glossaire :

Cahier des charges

Document qui définit les besoins et les attentes d'un client pour un projet spécifique.

Copylot

Outil d'assistance à la rédaction qui aide à créer des documents structurés et pertinents.

Diaporama

Présentation visuelle, souvent sous forme de diapositives, utilisée pour communiquer des informations.

Plan d'action

Document qui décrit les étapes à suivre pour atteindre un objectif spécifique.

Profilage des utilisateurs

Processus d'identification et de classification des utilisateurs en fonction de leurs besoins et comportements.

Licences Microsoft

Autorisations d'utilisation des logiciels Microsoft, souvent attribuées en fonction des besoins des utilisateurs.

Charte graphique

Document qui définit les règles d'utilisation des éléments visuels d'une marque, comme les couleurs, les polices et les logos.

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J'ai précédemment pris connaissance

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et analysé les attentes exprimées par

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la société exa service dans le cadre

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du cahier des charges que j'ai reçu.

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Il est temps après analyse du besoin de

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rédiger une réponse et de me positionner en

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proposant une offre globale et

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détaillée que je transmettrai

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directement à mon futur client.

00:00:24

J'ai à ma disposition le cahier

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des charges ainsi que 2 documents

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internes à mon entreprise.

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L'un concerne une présentation

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PowerPoint relative à notre

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activité ainsi que nos référents et

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clients nous ayant fait confiance.

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L'autre est un document Word contenant

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un descriptif détaillant nos services

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d'accompagnement au changement.

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Comment générer un document de réponse

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pertinent en rapprochant les besoins de

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la société exa service avec les atouts

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et offres que mon entreprise propose.

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Le tout sachant que je suis potentiellement

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contraint par un timing serré.

00:00:56

Copylot peut-il m'aider à

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créer un document précis,

00:01:00

structuré et pertinent&nbsp;?

00:01:01

Testons sans tarder.

00:01:03

Partons d'un document ****** sous

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Word en cliquant sur l'icône copylot.

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Commençons par référencer

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les 3 documents à exploiter,

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à savoir le cahier des charges,

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le diaporama de présentation de la

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société et pour terminer le document

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contenant mes offres et services.

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Dans un 2nd temps, je rédige un prompt,

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précis et contextualisé afin d'aider

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mon assistant IA à rédiger un

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contenu conforme à ce que j'attends,

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tout en tenant compte des besoins

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exprimés par mon futur client.

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Comme vous le constatez ici,

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je reprends le nom des documents à utiliser.

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Je précise que je souhaite inclure

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dans ma réponse un plan d'action,

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une présentation de notre activité,

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une liste de projets clients sur

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lesquels nous avons travaillé,

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et ce, de manière structurée.

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J'attends un document complet,

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ce qui induit un temps de génération

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plus long que pour un prompt basique,

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évidemment une à 2 Min maximum.

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J'ai ici accéléré le processus tout

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en vous laissant la possibilité de

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visualiser les blocs et chapitres

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générés par copilot.

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À première vue,

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le résultat est vraiment convaincant.

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Cependant,

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il manque une partie importante sur

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laquelle exa service avait insisté,

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c'est le profilage des utilisateurs et

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l'attribution des licences Microsoft.

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À affecter en ce sens.

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Je demande alors à copylot d'ajouter

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une rubrique dédiée à ce sujet.

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Après validation,

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copylot reprend la totalité du

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document en ajoutant ici en 3e

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page le paragraphe demandé.

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La manière dont copylot respecte et

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adapte le modèle est vraiment pertinente.

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Je choisis donc ici de garder la proposition.

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Bien sûr,

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je peux toujours sélectionner

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partiellement certains blocs pour

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demander une reformulation ou comme

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ici une transformation en tableau.

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Pour synthétiser un peu plus le contenu.

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Attention, en tant que commercial,

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je suis garant de l'exactitude

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et de la pertinence du contenu.

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Je me réserve le droit d'apporter

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des modifications si je détecte

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à la relecture des incohérences.

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Utiliser l'i a oui, mais pas aveuglément.

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D'ailleurs,

00:03:08

toute la partie mise en forme et

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conformité du document en accord avec

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ma charte graphique reste à faire.

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Je décide d'ajouter manuellement

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une table des matières basée sur

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les titres générés par copy lot.

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J'ajoute ensuite ma touche personnelle

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pour atteindre en finalité un

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document que je valide tant sur

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le fond que sur la forme.

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Après une relecture finale bien sûr,

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voici le document final contenant un

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récapitulatif de ma compréhension des

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enjeux pour exaservice une mise en avant

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de nos atouts et de notre méthode,

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accompagnée d'un plan d'action détaillé.

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Une partie dédiée au budget ainsi qu'à

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nos références est également présente.

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C'est une vraie réponse structurée

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et complète qu'il me restera ensuite

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à transmettre à mon futur client.

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