Outlook - Comment partager un document de manière sécurisée avec Outlook ? Vidéo
Découvrez comment partager un document de manière sécurisée avec Outlook grâce à cette ressource pratique.
Cette vidéo explique comment éviter de donner tous les droits d'accès à votre document en l'ajoutant en tant que pièce jointe, et comment plutôt l'ajouter sur votre OneDrive ou dans une bibliothèque SharePoint pour paramétrer les options de partage.
Obtenez des conseils pratiques pour vérifier les autorisations de partage de votre document et assurer sa sécurité.
Les tags associés sont Microsoft 365, sécurité des données, confidentialité, productivité.
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Objectifs :
Comprendre comment partager un document de manière sécurisée via Outlook en utilisant OneDrive ou SharePoint pour contrôler les permissions d'accès.
Chapitres :
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Introduction
Dans le monde professionnel, il est fréquent d'envoyer des documents à des collaborateurs via des plateformes de messagerie comme Outlook. Cependant, il est crucial de s'assurer que ce partage se fait de manière sécurisée et contrôlée. Cette section aborde les meilleures pratiques pour partager des documents tout en préservant leur sécurité. -
Problèmes liés à l'envoi de pièces jointes
Lorsque vous envoyez un document en tant que pièce jointe dans un e-mail, vous accordez automatiquement tous les droits d'accès au destinataire. Cela signifie qu'il peut copier, modifier ou renvoyer votre fichier sans que vous ayez la possibilité de contrôler ces actions. Cette méthode présente donc des risques en matière de sécurité. -
Utilisation de OneDrive ou SharePoint
Pour une approche plus sécurisée, il est recommandé de télécharger votre document sur OneDrive ou dans une bibliothèque SharePoint avant de le partager. Cela vous permet de paramétrer les options de partage, telles que qui peut consulter ou modifier le document. En utilisant cette méthode, vous conservez le contrôle sur votre fichier même après l'envoi. -
Processus de partage via Outlook
Pour partager un document depuis Outlook, suivez ces étapes : - Ajoutez votre document sur OneDrive ou SharePoint. - Dans Outlook, lors de la rédaction de votre e-mail, choisissez 'Parcourir les emplacements web' pour sélectionner le document. - Dans le panneau qui s'affiche, choisissez 'Partager un lien'. - Le lien vers votre document apparaîtra dans la section des pièces jointes, avec les autorisations de partage définies. - Vous pouvez modifier ces autorisations si nécessaire. -
Vérification des autorisations de partage
Il est important de vérifier régulièrement les autorisations de partage de votre document. Vous pouvez le faire directement depuis votre bibliothèque OneDrive ou SharePoint. Cela vous permet de vous assurer que seules les personnes autorisées ont accès à votre document, renforçant ainsi la sécurité de vos informations. -
Conclusion
En résumé, pour partager des documents de manière sécurisée via Outlook, il est préférable d'utiliser OneDrive ou SharePoint. Cela vous permet de contrôler les permissions d'accès et de garantir la sécurité de vos fichiers. N'oubliez pas de vérifier régulièrement les autorisations de partage pour maintenir un niveau de sécurité optimal.
FAQ :
Comment partager un document de manière sécurisée via Outlook?
Pour partager un document de manière sécurisée via Outlook, il est recommandé de le télécharger sur OneDrive ou SharePoint avant de le partager. Cela vous permet de configurer les permissions d'accès et de contrôle sur qui peut voir ou modifier le document.
Quelles sont les différences entre envoyer un document en pièce jointe et partager un lien?
Envoyer un document en pièce jointe donne tous les droits d'accès au destinataire, ce qui lui permet de modifier ou de renvoyer le fichier sans votre contrôle. En revanche, partager un lien depuis OneDrive ou SharePoint vous permet de définir des permissions spécifiques, limitant ainsi l'accès et les modifications.
Comment vérifier les permissions de partage d'un document?
Vous pouvez vérifier les permissions de partage d'un document depuis votre bibliothèque OneDrive ou SharePoint. Il est conseillé de le faire régulièrement pour assurer la sécurité de vos fichiers.
Que faire si je veux modifier les permissions d'un document déjà partagé?
Pour modifier les permissions d'un document déjà partagé, accédez à l'emplacement du document sur OneDrive ou SharePoint, puis utilisez le menu pour ajuster les options de partage selon vos besoins.
Quelques cas d'usages :
Partage de documents sensibles
Dans un environnement professionnel, le partage de documents sensibles comme des contrats ou des informations financières nécessite un contrôle strict. En utilisant OneDrive ou SharePoint, les utilisateurs peuvent partager des fichiers tout en définissant des permissions spécifiques, garantissant ainsi que seules les personnes autorisées peuvent accéder ou modifier ces documents.
Collaboration sur des projets
Lors de la collaboration sur des projets, les équipes peuvent utiliser SharePoint pour partager des documents de travail. Cela permet à plusieurs membres de l'équipe de travailler sur le même fichier tout en ayant des permissions adaptées, ce qui améliore l'efficacité et la productivité.
Gestion des accès aux fichiers
Les responsables de la sécurité des données peuvent utiliser les fonctionnalités de partage de OneDrive pour gérer qui a accès à des fichiers critiques. En vérifiant régulièrement les permissions de partage, ils peuvent s'assurer que seules les personnes nécessaires ont accès aux informations sensibles.
Glossaire :
Outlook
Un client de messagerie développé par Microsoft, utilisé pour envoyer, recevoir et gérer des courriels, ainsi que pour organiser des calendriers et des contacts.
OneDrive
Un service de stockage en nuage proposé par Microsoft, permettant aux utilisateurs de stocker des fichiers en ligne et d'y accéder depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.
SharePoint
Une plateforme de collaboration développée par Microsoft, utilisée pour la gestion de contenu, le partage de documents et la création de sites intranet.
Permissions de partage
Les réglages qui déterminent qui peut voir ou modifier un document partagé. Ces permissions peuvent être configurées pour restreindre ou autoriser l'accès à différents utilisateurs.
Lien de partage
Un URL généré pour permettre à d'autres utilisateurs d'accéder à un document ou à un fichier, avec des permissions spécifiques définies par l'expéditeur.