Teams - Comprendre et sécuriser le partage d'information dans les discussions instantanées Vidéo
Protégez vos communications avec les meilleures pratiques pour comprendre et sécuriser le partage d'information dans les discussions instantanées. Découvrez comment Teams, SharePoint et OneDrive s'intègrent pour stocker et partager des fichiers en toute sécurité.
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Objectifs :
Comprendre comment Teams interagit avec SharePoint et OneDrive pour le partage de fichiers et la gestion des accès.
Chapitres :
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Introduction à Teams et son intégration avec SharePoint et OneDrive
Teams est un outil de collaboration qui fonctionne en lien avec SharePoint et OneDrive. Lors de la création d'une nouvelle équipe dans Teams, un site SharePoint associé est automatiquement généré. Ce site est principalement utilisé pour stocker les documents partagés au sein de l'équipe. -
Partage de fichiers dans Teams
Lorsque vous partagez un fichier dans une conversation avec un collaborateur ou un groupe, ce fichier est ajouté à votre OneDrive. Un dossier est créé automatiquement dans votre espace de stockage personnel dès que vous partagez au moins un fichier dans Teams. Tous les fichiers partagés dans vos conversations seront regroupés dans ce dossier, indépendamment du collaborateur avec qui vous les avez partagés. -
Gestion des accès aux fichiers partagés
Pour vérifier qui a accès à un fichier, ouvrez le panneau de gestion des accès aux documents. Vous y trouverez la liste des personnes ayant accès à ce fichier. Vous pouvez également partager à nouveau ce document avec d'autres personnes en créant un lien de partage ou en leur donnant un accès direct, comme pour tout autre document dans votre espace OneDrive. -
Droits d'accès et précautions
Lorsque vous partagez un document dans une conversation instantanée sur Teams, le collaborateur ou le groupe de collaborateurs obtient des droits de modification sur ce document. Il est crucial de noter que tant que vous ne supprimez pas le document de votre OneDrive ou que vous ne modifiez pas ses droits d'accès, ces collaborateurs auront un accès illimité dans le temps. Ils pourront donc modifier le document et le transférer à d'autres personnes. -
Meilleures pratiques pour le partage de documents
Soyez vigilant quant aux informations que vous partagez et assurez-vous de partager les bons documents avec les bonnes personnes. Si vous avez terminé d'échanger sur un document, n'hésitez pas à retirer les accès ou à le supprimer de votre OneDrive, surtout si vous l'avez également conservé ailleurs. Cela permet d'éviter des accès prolongés à des documents et libère de l'espace de stockage. -
Accès et gestion des fichiers partagés
Vous pouvez retrouver la liste de tous les documents partagés dans une conversation instantanée dans l'onglet 'Fichiers' de celle-ci. Cependant, il est important de noter que la gestion des accès à vos fichiers doit se faire via OneDrive, et non directement depuis Teams.
FAQ :
Qu'est-ce que Teams et comment est-il lié à SharePoint et OneDrive?
Teams est un outil de collaboration qui permet aux utilisateurs de travailler ensemble. Lorsqu'une nouvelle équipe est créée dans Teams, un site SharePoint est automatiquement créé pour stocker les documents partagés, et les fichiers partagés dans les conversations sont ajoutés à OneDrive.
Comment puis-je partager un fichier dans Teams?
Pour partager un fichier dans Teams, il suffit de l'ajouter à une conversation avec un collaborateur ou un groupe. Le fichier sera alors automatiquement enregistré dans votre OneDrive.
Que se passe-t-il lorsque je partage un fichier dans Teams?
Lorsque vous partagez un fichier dans Teams, il est ajouté à votre OneDrive et un dossier est créé pour stocker tous les fichiers partagés. Les collaborateurs avec qui vous partagez le fichier auront des droits de modification illimités tant que le fichier reste dans votre OneDrive.
Comment gérer les accès à mes fichiers partagés?
Pour gérer les accès à vos fichiers, vous devez passer par OneDrive. Vous pouvez voir qui a accès à un fichier et retirer les accès si nécessaire.
Pourquoi est-il important de retirer les accès aux documents partagés?
Il est important de retirer les accès pour éviter que des personnes non autorisées ne puissent modifier ou transférer vos documents. Cela aide également à libérer de l'espace dans votre OneDrive.
Quelques cas d'usages :
Collaboration sur des projets d'équipe
Les équipes peuvent utiliser Teams pour partager des fichiers et collaborer sur des projets en temps réel. Par exemple, un groupe de marketing peut partager des documents de campagne et travailler ensemble sur des présentations, tout en ayant un accès facile aux fichiers via OneDrive.
Gestion de documents sensibles
Lors de la gestion de documents sensibles, il est crucial de contrôler les accès. Les utilisateurs peuvent partager des fichiers dans Teams tout en s'assurant de retirer les accès une fois le projet terminé, garantissant ainsi la sécurité des informations.
Formation et partage de connaissances
Les formateurs peuvent utiliser Teams pour partager des ressources et des documents avec les participants. En partageant des fichiers dans une conversation, ils peuvent s'assurer que tous les participants ont accès aux informations nécessaires pour leur formation.
Suivi des modifications de documents
Les équipes peuvent suivre les modifications apportées à des documents partagés dans Teams. En utilisant la gestion des accès, ils peuvent voir qui a modifié quoi et à quel moment, ce qui est essentiel pour maintenir la version correcte des documents.
Glossaire :
Teams
Un outil de collaboration développé par Microsoft, permettant aux utilisateurs de communiquer, de partager des fichiers et de travailler ensemble en temps réel.
SharePoint
Une plateforme de gestion de contenu et de collaboration de Microsoft qui permet de créer des sites web pour le partage d'informations et la gestion de documents.
OneDrive
Un service de stockage en ligne de Microsoft qui permet aux utilisateurs de sauvegarder et de partager des fichiers et des documents dans le cloud.
Dossier
Un emplacement de stockage dans un système de fichiers où des fichiers et d'autres dossiers peuvent être organisés.
Accès
La permission accordée à un utilisateur pour visualiser ou modifier un document ou un fichier.
Lien de partage
Un URL généré qui permet à d'autres utilisateurs d'accéder à un document ou un fichier sans avoir besoin de permissions spécifiques.
Droits de modification
Les permissions qui permettent à un utilisateur de modifier le contenu d'un document.
Gestion des accès
Le processus de contrôle des permissions et des droits d'accès aux documents et fichiers partagés.