Flow / Power Automate - Flow - Have new files approved prior to moving them to a dedicated folder Use Case

In this video, you will learn about Flow - a tool that allows you to have new files approved before moving them to a dedicated folder.
The video covers how to automate this process using Microsoft Flow in Office 365. It demonstrates how to select a Flow template, create a custom Flow process, and specify the required fields such as the SharePoint site address, source folder, approver's email address, and target folder.
This will help you automate repetitive tasks and save time.
Flow is a collaborative tool that allows you to share your Flow models with other users.
By using Flow, you can easily obtain approval for your documents and store them in a shared folder for others to access.

2:36
1205 views

Flow / Power Automate

Flow / Power Automate

Flow - Automatically save all email attachments sent to your inbox
- 2:29
- Viewed 1512 times

Available in Microsoft365

Objectifs :

This document aims to provide a comprehensive guide on automating document approval processes using Microsoft Flow within Office 365, enhancing efficiency and collaboration.

Chapitres :

Introduction to Document Automation
In today's fast-paced work environment, repetitive tasks can consume valuable time. This guide focuses on automating the document approval process using Microsoft Flow, a powerful tool within Office 365. By streamlining this process, users can enhance productivity and ensure that documents are efficiently managed.
Uploading Documents to SharePoint
The first step in the automation process is to upload your finalized document to SharePoint. This action triggers the approval workflow. Once the document is uploaded, it is essential to seek your manager's approval. After receiving approval, the document can be stored in a shared folder for access by other users.
Understanding Microsoft Flow
Microsoft Flow is a collaborative tool that allows users to automate a wide range of actions. It enables users to create workflows that can be shared with others, enhancing collaboration. To access Flow, navigate to Office Online and click on the Flow tile.
Creating a Flow Model
To create a Flow model, follow these steps: 1. Click on the 'Templates' tab to view available Microsoft templates and other users' Flow models. 2. Under the 'Approval' menu tab, select the template that best fits your needs. 3. Click the 'Continue' button to initiate the custom action creation process. 4. In the custom create Flow dialog box, fill in the required fields: - SharePoint Site Address - Source Folder - Assigned To (approver's email address) - Folder Path (target folder for approved documents) 5. Save the Flow to enable it.
How the Automation Works
Once the Flow is set up, it operates automatically. Here’s how it works: - When a file is uploaded to the source folder, the assigned approver receives an approval request. - Upon approval, a copy of the file is sent to the target folder, while the original file is deleted from the source folder. This automation significantly reduces the time spent on repetitive tasks, allowing users to focus on more critical activities.
Conclusion
In summary, automating the document approval process with Microsoft Flow not only saves time but also enhances collaboration among team members. By following the outlined steps, users can efficiently manage document workflows, ensuring that approvals are handled promptly and effectively.

FAQ :

What is SharePoint used for?

SharePoint is used for collaboration, document management, and storage, allowing teams to work together efficiently by sharing files and information.

How can I automate tasks in SharePoint?

You can automate tasks in SharePoint using Microsoft Flow, which allows you to create workflows that trigger actions based on specific events, such as document uploads.

What is Microsoft Flow?

Microsoft Flow is a service that enables users to automate workflows between applications and services, helping to streamline processes and reduce repetitive tasks.

Can I share my Flow models with other users?

Yes, when you create a Flow model, you have the option to share it with other users, allowing for collaboration and shared automation.

What happens after a document is approved in the Flow?

Once a document is approved, a copy is sent to the target folder, and the original document is deleted from the source folder.

Are there templates available for automating approval processes?

Yes, Microsoft Flow provides various templates specifically designed for approval processes, which can be customized to fit your needs.

Quelques cas d'usages :

Automating Document Approval in a Corporate Environment

In a corporate setting, teams can use Microsoft Flow to automate the document approval process. When a document is uploaded to SharePoint, an approval request is automatically sent to the designated approver. This reduces the time spent on manual follow-ups and ensures that documents are processed efficiently.

Streamlining Project Management Workflows

Project managers can utilize Microsoft Flow to automate task assignments and approvals. For instance, when a project update is uploaded, the relevant stakeholders can receive automatic notifications for review and approval, enhancing communication and project tracking.

Enhancing Team Collaboration

Teams can leverage Microsoft Flow to create collaborative workflows that involve multiple users. By sharing Flow models, team members can contribute to the automation process, ensuring that everyone is aligned and reducing the chances of errors in document handling.

Improving Compliance and Record Keeping

Organizations can implement Microsoft Flow to ensure compliance with document management policies. By automating the approval and storage of documents, companies can maintain accurate records and ensure that all necessary approvals are documented.

Glossaire :

SharePoint

A web-based collaboration platform developed by Microsoft that allows users to store, organize, share, and access information from any device.

Microsoft Flow

A cloud-based service that allows users to create automated workflows between different applications and services to synchronize files, get notifications, and collect data.

Flow model

A predefined workflow template in Microsoft Flow that automates specific tasks or processes.

Approval menu

A section within Microsoft Flow that contains templates specifically designed for approval processes.

Template

A pre-designed workflow in Microsoft Flow that serves as a starting point for creating a custom automation process.

Assigned To field

A field in the Flow creation process where the email address of the person responsible for approving the document is specified.

Target folder

The designated folder where a file is moved after it has been approved in the workflow.

Source folder

The initial folder where files are uploaded and from which they are processed in the workflow.

00:00:10

Once your manager approves your document, you may store it in another shared folder; This way other users can have access to it.

00:00:18

Repetitive tasks can be time-consuming!

00:00:22

How to automate this process once the document is uploaded in SharePoint.

00:00:26

Are you the only Office 365 user to have access to this feature?

00:00:33

Automate a wide number of actions with Microsoft Flow.

00:00:37

In addition, this is a collaborative tool; When a Flow model is created, the author has options to share it with other users.

00:00:44

To consult this list, I go to Office Online and click on the Flow tile.

00:00:51

I then click on the Templates tab.

00:00:55

This page displays all Microsoft templates as well as other users’ Flow models.

00:01:00

Under the Approval menu tab,

00:01:03

I first select the template that best fits my needs. Select the appropriate template

00:01:09

then press the Continue button to create a custom action.

00:01:15

Next, in the custom create Flow process dialog box, I complete the required fields, such as:

00:01:22

- The Sharepoint Site Address and source folder

00:01:34

- The Assigned To field specifying the approver’s email address

00:01:45

- The Folder Path once the document is approved (Target folder)

00:01:58

I just have to save the Flow. It is now enabled and working.

00:02:03

Now, as intended, as soon as a file is uploaded to the source folder, the assigned approver obtains an approval request.

00:02:10

When this file is approved, another copy of this file is sent to the target folder;

00:02:15

the original one is then deleted from the source folder.

00:02:19

We just saw how to select a Flow template and custom create a Flow process.

00:02:25

Flow enables me to automate processes to avoid time-consuming repetitive tasks.

00:02:30

Flow is now fully handling this task on its own!

00:00:04

Una vez que finalice el documento, cárguelo en su SharePoint para obtener la aprobación del administrador.

00:00:10

Una vez que el administrador apruebe el documento, puede almacenarlo en otra carpeta compartida; De esta manera otros usuarios pueden tener acceso a ella.

00:00:18

Las tareas repetitivas pueden llevar mucho tiempo!

00:00:22

Cómo automatizar este proceso una vez que el documento se carga en SharePoint.

00:00:26

¿Es usted el único usuario de Office 365 que tiene acceso a esta característica?

00:00:33

Automatice un gran número de acciones con Microsoft Flow.

00:00:37

Además, se trata de una herramienta colaborativa; Cuando se crea un modelo de Flow, el autor tiene opciones para compartirlo con otros usuarios.

00:00:44

Para consultar esta lista, voy a Office Online y hago clic en el mosaico Flow.

00:00:51

A continuación, hago clic en la pestaña plantillas.

00:00:55

Esta página muestra todas las plantillas de Microsoft, así como los modelos de Flow de otros usuarios.

00:01:00

En la ficha del menú aprobación,

00:01:03

Primero selecciono la plantilla que mejor se adapte a mis necesidades. Seleccione la plantilla adecuada

00:01:09

a continuación, pulse el botón continuar para crear una acción personalizada.

00:01:15

A continuación, en el cuadro de diálogo Crear proceso de flujo personalizado, completo los campos obligatorios, como:

00:01:22

-La dirección del sitio de SharePoint y la carpeta de origen

00:01:34

-El campo asignado a que especifica la dirección de correo electrónico del aprobador

00:01:45

-La ruta de la carpeta una vez aprobado el documento (carpeta de destino)

00:01:58

Sólo tengo que salvar a Flow. Ahora está habilitado y funcionando.

00:02:03

Ahora, según lo previsto, en cuanto se cargue un archivo en la carpeta de origen, el aprobador asignado obtiene una solicitud de aprobación.

00:02:10

Cuando se aprueba este archivo, se envía otra copia de este archivo a la carpeta de destino;

00:02:15

el original se eliminará de la carpeta de origen.

00:02:19

Acabamos de ver cómo seleccionar una plantilla de Flow y crear un proceso de Flow personalizado.

00:02:25

Flow me permite automatizar procesos para evitar tareas repetitivas que consumen mucho tiempo.

00:02:30

¡ Flow ahora está manejando completamente esta tarea por su cuenta!

00:00:04

Depois de finalizar o upload do documento para o SharePoint para obter a aprovação do seu gerente.

00:00:10

Uma vez que seu gerente aprova seu documento, você pode armazená-lo em outra pasta compartilhada; Desta forma, outros usuários podem ter acesso a ele.

00:00:18

Tarefas repetitivas podem ser demoradas!

00:00:22

Como automatizar esse processo depois que o documento é carregado no SharePoint.

00:00:26

Você é o único usuário do Office 365 a ter acesso a esse recurso?

00:00:33

Automatize um grande número de ações com o Microsoft Flow.

00:00:37

Além disso, esta é uma ferramenta colaborativa; Quando um modelo de fluxo é criado, o autor tem opções para compartilhá-lo com outros usuários.

00:00:44

Para consultar esta lista, vou para o Office Online e clique no mosaico de fluxo.

00:00:51

Eu, em seguida, clique na guia templates.

00:00:55

Esta página exibe todos os modelos da Microsoft, bem como os modelos de fluxo de outros usuários.

00:01:00

Na guia do menu aprovação,

00:01:03

Eu primeiro selecionar o modelo que melhor se adapta às minhas necessidades. Selecione o modelo apropriado

00:01:09

em seguida, pressione o botão continuar para criar uma ação personalizada.

00:01:15

Em seguida, na caixa de diálogo Criar processo de fluxo personalizado, concluo os campos obrigatórios, como:

00:01:22

-O endereço do site do SharePoint e a pasta de origem

00:01:34

-O campo atribuído a especificando o endereço de e-mail do aprovador

00:01:45

-O caminho da pasta uma vez que o documento é aprovado (pasta de destino)

00:01:58

Só tenho que salvar o Flow. Ele está agora habilitado e funcionando.

00:02:03

Agora, como pretendido, assim que um arquivo é carregado para a pasta de origem, o aprovador atribuído Obtém uma solicitação de aprovação.

00:02:10

Quando esse arquivo é aprovado, outra cópia desse arquivo é enviada para a pasta de destino;

00:02:15

o original é então excluído da pasta de origem.

00:02:19

Acabamos de ver como selecionar um modelo de fluxo e personalizar criar um processo de fluxo.

00:02:25

O Flow permite automatizar processos para evitar tarefas repetitivas demoradas.

00:02:30

O Flow agora está totalmente lidando com essa tarefa por conta própria!

00:00:04

Sobald Sie Ihr Dokument fertig gestellt haben, laden Sie es auf Ihren SharePoint hoch, um die Zustimmung Ihres Managers zu erhalten.

00:00:10

Sobald Ihr Manager Ihr Dokument genehmigt hat, können Sie es in einem anderen geteilten Ordner speichern; So können andere Nutzer darauf zugreifen.

00:00:18

Wiederholte Aufgaben können zeitaufwendig sein!

00:00:22

Wie man diesen Prozess automatisiert, sobald das Dokument in SharePoint hochgeladen wurde.

00:00:26

Sind Sie der einzige Office 365-Nutzer, der Zugriff auf diese Funktion hat?

00:00:33

Automatisieren Sie eine Vielzahl von Aktionen mit Microsoft Flow.

00:00:37

Darüber hinaus handelt es sich um ein kooperatives Werkzeug; Wenn ein Flow-Modell erstellt wird, hat der Autor die Möglichkeit, es mit anderen Nutzern zu teilen.

00:00:44

Um diese Liste zu lesen, gehe ich zu Office Online und klicke auf die Flow-Fliese.

00:00:51

Ich klicke dann auf die Registerkarte Vorlagen.

00:00:55

Auf dieser Seite werden alle Microsoft-Vorlagen sowie die Flow-Modelle anderer Nutzer angezeigt.

00:01:00

Unter dem Menü "Bewilligung",

00:01:03

Ich wähle zuerst die Vorlage aus, die am besten zu meinen Bedürfnissen passt. Wählen Sie die passende Vorlage

00:01:09

Klicken Sie dann auf den Knopf Weiter, um eine eigene Aktion zu erstellen.

00:01:15

Als nächstes vervollständige ich im Dialogfeld "Flow-Datei" die erforderlichen Felder, wie:

00:01:22

-Die Sharepoint-Website-Adresse und Quellordner

00:01:34

-Das zugewiesene Feld zur Angabe der E-Mail-Adresse des Antragsteller

00:01:45

-Der Ordnerweg, sobald das Dokument genehmigt ist (Zielordner)

00:01:58

Ich muss nur den Flow retten. Es ist jetzt aktiviert und funktioniert.

00:02:03

Nun erhält der zugewiesene Genehmigungsbescheide, sobald eine Datei in den Quellordner hochgeladen wird.

00:02:10

Wenn diese Datei genehmigt ist, wird eine weitere Kopie dieser Datei an den Zielordner gesendet.

00:02:15

Das Original wird dann aus dem Quellordner gelöscht.

00:02:19

Wir haben gerade gesehen, wie man eine Flow-Vorlage auswählt und einen Flow-Prozess anfertigt.

00:02:25

Flow ermöglicht es mir, Prozesse zu automatisieren, um zeitraubende Wiederholungsaufgaben zu vermeiden.

00:02:30

Flow ist nun voll im Umgang mit dieser Aufgabe!

00:00:04

Zodra u uw document af te ronden uploaden naar uw SharePoint om uw manager goedkeuring te verkrijgen.

00:00:10

Zodra uw manager uw document goedkeurt, u het in een andere gedeelde omslag opslaan; Op deze manier kunnen andere gebruikers er toegang toe hebben.

00:00:18

Terugkerende taken kunnen tijdrovend zijn!

00:00:22

Hoe dit proces te automatiseren zodra het document is geüpload in SharePoint.

00:00:26

Bent u de enige Office 365 gebruiker om toegang te hebben tot deze functie?

00:00:33

Automatiseer een groot aantal acties met Microsoft flow.

00:00:37

Daarnaast is dit een Collaboratief instrument; Wanneer een stroommodel wordt gemaakt, heeft de auteur opties om deze te delen met andere gebruikers.

00:00:44

Om deze lijst te raadplegen, ga ik naar Office Online en klik op de flow tile.

00:00:51

Ik klik vervolgens op het tabblad Sjablonen.

00:00:55

Op deze pagina worden alle Microsoft-sjablonen en de stroom modellen van andere gebruikers weergegeven.

00:01:00

Onder het tabblad Goedkeuring menu,

00:01:03

Ik selecteer eerst de sjabloon die het beste past bij mijn behoeften. Selecteer de juiste sjabloon

00:01:09

Druk vervolgens op de knop Doorgaan om een aangepaste actie te maken.

00:01:15

Vervolgens vult u in het dialoogvenster aangepaste Maak stroom proces de vereiste velden in, zoals:

00:01:22

-Het adres en de bronmap van de SharePoint-site

00:01:34

-Het veld toegewezen aan dat het e-mail adres van de fiatteur aangeeft

00:01:45

-Het pad van de map zodra het document is goedgekeurd (doelmap)

00:01:58

Ik moet gewoon de stroom op te slaan. Het is nu ingeschakeld en werkt.

00:02:03

Nu, zoals bedoeld, zodra een bestand is geüpload naar de bronmap, de toegewezen fiatteur krijgt een goedkeuring verzoek.

00:02:10

Wanneer dit bestand is goedgekeurd, wordt een andere kopie van dit bestand naar de doelmap verzonden.

00:02:15

het origineel wordt vervolgens uit de bronmap verwijderd.

00:02:19

We hebben net gezien hoe een flow template te selecteren en op maat maken van een stroom proces.

00:02:25

Flow stelt mij in staat processen te automatiseren om tijdrovende repetitieve taken te voorkomen.

00:02:30

Flow is nu volledig omgaan met deze taak op zijn eigen!

00:00:04

Dopo aver finalizzato il documento, caricarlo in SharePoint per ottenere l'approvazione del responsabile.

00:00:10

Una volta che il tuo manager approva il tuo documento, puoi archiviarlo in un'altra cartella condivisa; In questo modo altri utenti possono avere accesso ad esso.

00:00:18

Le attività ripetitive possono richiedere molto tempo!

00:00:22

Come automatizzare questo processo dopo il caricamento del documento in SharePoint.

00:00:26

Sei l'unico utente di Office 365 ad avere accesso a questa funzionalità?

00:00:33

Automatizza un gran numero di azioni con Microsoft Flow.

00:00:37

Inoltre, si tratta di uno strumento collaborativo; Quando viene creato un modello di flusso, l'autore ha opzioni per condividerlo con altri utenti.

00:00:44

Per consultare questo elenco, passare a Office Online e fare clic sul riquadro Flusso.

00:00:51

Quindi clic cui fare clic sulla scheda Modelli.

00:00:55

In questa pagina vengono visualizzati tutti i modelli Microsoft e i modelli di Flusso di altri utenti.

00:01:00

Nella scheda del menu Approvazione,

00:01:03

Prima seleziono il modello che meglio si adatta alle mie esigenze. Selezionare il modello appropriato

00:01:09

quindi premere il pulsante Continua per creare un'azione personalizzata.

00:01:15

Successivamente, nella finestra di dialogo processo di creazione personalizzata del flusso, completare i campi obbligatori, ad esempio:Next, in the custom create Flow process dialog box, I complete the required fields, such as:

00:01:22

- L'indirizzo del sito di Sharepoint e la cartella di origine

00:01:34

- Il campo Assegnato a che specifica l'indirizzo di posta elettronica dell'approvatore

00:01:45

- Il percorso della cartella una volta approvato il documento (cartella di destinazione)

00:01:58

Devo solo salvare il Flusso. Ora è abilitato e funzionante.

00:02:03

Ora, come previsto, non appena un file viene caricato nella cartella di origine, l'approvatore assegnato ottiene una richiesta di approvazione.

00:02:10

Quando questo file viene approvato, un'altra copia di questo file viene inviata alla cartella di destinazione;

00:02:15

quello originale viene quindi eliminato dalla cartella di origine.

00:02:19

Abbiamo appena visto come selezionare un modello di flusso e creare personalizzato un processo di flusso.

00:02:25

Flow mi consente di automatizzare i processi per evitare attività ripetitive dispendiose in termini di tempo.

00:02:30

Flow sta ora gestendo completamente questo compito da solo!

00:00:04

完成文檔後，將其上傳到 SharePoint 以獲得經理的批准。

00:00:10

經理批准文檔後，可以將其存儲在另一個共用資料夾中;例如，可以將其存儲在其他共用資料夾中。這樣，其他使用者就可以訪問它。

00:00:18

重複性任務可能非常耗時！

00:00:22

如何在 SharePoint 中上載文檔後自動執行此過程。

00:00:26

您是唯一有權訪問此功能的 Office 365 使用者嗎？

00:00:33

使用 Microsoft 流自動執行大量操作。

00:00:37

此外，這是一個協作工具;創建 Flow 模型時，作者可以選擇與其他使用者共用該模型。

00:00:44

要查閱此清單，我轉到 Office Online 並按一下"流"磁貼。

00:00:51

然後，按一下"範本"選項卡。

00:00:55

此頁顯示所有 Microsoft 範本以及其他使用者的流模型。

00:01:00

在"批准"功能表選項卡下，

00:01:03

我首先選擇最適合我需求的範本。選擇適當的範本

00:01:09

然後按"繼續"按鈕創建自訂操作。

00:01:15

接下來，在自訂創建流流程對話方塊中，我完成必要欄位，例如：

00:01:22

- 共用點網站位址和源資料夾

00:01:34

- 指定審批人電子郵件地址的"分配給"欄位

00:01:45

- 文檔獲得批准後資料夾路徑（目的檔案夾）

00:01:58

我只需要保存流。它現已啟用並正常工作。

00:02:03

現在，如預期的那樣，一旦檔上載到源資料夾，分配的審批人就會獲得核准請求。

00:02:10

批准此檔後，此檔的另一個副本將發送到目的檔案夾;如果此檔獲得批准，則此檔的另一個副本將發送到目的檔案夾。

00:02:15

然後從源資料夾中刪除原始檔案夾。

00:02:19

我們剛剛瞭解如何選擇流範本並自訂創建流流程。

00:02:25

流使我能夠自動執行流程，以避免耗時的重複性任務。

00:02:30

流現在完全處理這個任務本身！

00:00:04

ドキュメントを完了したら、管理者の承認を得るために SharePoint にドキュメントをアップロードします。

00:00:10

上司がドキュメントを承認したら、別の共有フォルダに保存できます。これにより、他のユーザーがアクセスできるようになります。

00:00:18

繰り返しのタスクは時間がかかる場合があります。

00:00:22

ドキュメントが SharePoint にアップロードされたら、このプロセスを自動化する方法。

00:00:26

この機能にアクセスできるのは、Office 365 ユーザーだけですか。

00:00:33

Microsoft Flow を使用して、多数のアクションを自動化します。

00:00:37

さらに、これは共同作業ツールです。Flow モデルを作成すると、作成者は他のユーザーと共有するオプションを持っています。

00:00:44

この一覧を参照するには、Office Online に移動し、フロータイルをクリックします。

00:00:51

次に、[テンプレート] タブをクリックします。

00:00:55

このページには、すべての Microsoft テンプレートと他のユーザーのフローモデルが表示されます。

00:01:00

[承認] メニュータブの下で、

00:01:03

まず、自分のニーズに最も適したテンプレートを選択します。適切なテンプレートを選択する

00:01:09

次に、[続行] ボタンを押してカスタムアクションを作成します。

00:01:15

次に、[カスタム作成フロープロセス] ダイアログボックスで、次のような必要なフィールドを入力します。

00:01:22

- 共有ポイントサイトのアドレスとソースフォルダ

00:01:34

- 承認者の電子メールアドレスを指定する [割り当て先] フィールド

00:01:45

- ドキュメントが承認された後のフォルダパス (ターゲットフォルダ)

00:01:58

流れを救わなくこれで有効になり、動作します。

00:02:03

これで、意図したとおり、ファイルがソースフォルダにアップロードされるとすぐに、割り当てられた承認者が承認要求を取得します。

00:02:10

このファイルが承認されると、このファイルの別のコピーがターゲットフォルダに送信されます。

00:02:15

元のフォルダはソースフォルダから削除されます。

00:02:19

Flow テンプレートを選択し、Flow プロセスをカスタムで作成する方法について説明しました。

00:02:25

フローを使用すると、プロセスを自動化して、時間のかかる反復作業を回避できます。

00:02:30

フローは現在、このタスクを単独で完全に処理しています!

00:00:04

Khi bạn hoàn tất tài liệu của mình, hãy đăng tải lên SharePoint để có được sự chấp thuận của người quản lý của bạn.

00:00:10

Khi người quản lý của bạn chấp thuận tài liệu của bạn, bạn có thể lưu nó trong một thư mục được chia sẻ khác; Bằng cách này người dùng khác có thể truy cập vào nó.

00:00:18

Các nhiệm vụ lặp lại có thể tốn nhiều thời gian!

00:00:22

Làm thế nào để tự động hoá quá trình này khi tài liệu được tải lên trong SharePoint.

00:00:26

Bạn là người dùng Office 365 duy chỉ có quyền truy cập vào tính năng này?

00:00:33

Tự động hóa nhiều thao tác với Microsoft Flow.

00:00:37

Ngoài ra, đây là một công cụ hợp tác; Khi một mô hình Flow được tạo ra, tác giả có các tùy chọn để chia sẻ nó với những người dùng khác.

00:00:44

Để tham khảo danh sách này, tôi đi đến văn phòng trực tuyến và nhấp vào gạch Flow.

00:00:51

Sau đó tôi bấm vào tab Templates.

00:00:55

Trang này hiển thị tất cả các mẫu Microsoft cũng như các mô hình dòng chảy của người dùng khác.

00:01:00

Trong tab menu phê duyệt,

00:01:03

Lần đầu tiên tôi chọn mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của tôi. Chọn mẫu thích hợp

00:01:09

sau đó nhấn nút tiếp tục để tạo một hành động tùy chỉnh.

00:01:15

Tiếp theo, trong hộp thoại quy trình tạo dòng tùy chỉnh, tôi hoàn thành các trường bắt buộc, chẳng hạn như:

00:01:22

-Thư mục địa chỉ trang web SharePoint và nguồn

00:01:34

-Trường được gán cho xác định địa chỉ email của người phê chuẩn

00:01:45

-Đường dẫn thư mục một khi tài liệu được chấp thuận (mục tiêu thư mục)

00:01:58

Tôi chỉ cần lưu Flow. Nó bây giờ đã được kích hoạt và làm việc.

00:02:03

Bây giờ, như dự định, ngay sau khi một tập tin được tải lên thư mục nguồn, người phê chuẩn đã chỉ định có yêu cầu phê duyệt.

00:02:10

Khi tệp này được chấp thuận, một bản sao của tệp này được gửi đến thư mục đích;

00:02:15

một bản gốc sau đó sẽ bị xóa khỏi thư mục nguồn.

00:02:19

Chúng tôi chỉ nhìn thấy làm thế nào để chọn một dòng mẫu và tùy chỉnh tạo ra một quá trình Flow.

00:02:25

Flow cho phép tôi tự động hóa các quy trình để tránh các tác vụ lặp lại tốn thời gian.

00:02:30

Flow bây giờ là hoàn toàn xử lý nhiệm vụ này ngày của riêng mình!

00:00:04

Setelah Anda menyelesaikan dokumen Anda meng-upload ke SharePoint Anda untuk mendapatkan persetujuan manajer Anda.

00:00:10

Setelah manajer Anda menyetujui dokumen Anda, Anda dapat menyimpannya di folder bersama lainnya; Dengan cara ini pengguna lain dapat memiliki akses ke sana.

00:00:18

Tugas berulang bisa memakan waktu!

00:00:22

Cara mengotomatisasi proses ini setelah dokumen diunggah di SharePoint.

00:00:26

Apakah Anda satu-satunya Office 365 pengguna untuk memiliki akses ke fitur ini?

00:00:33

Mengotomatisasi banyak tindakan dengan Microsoft Flow.

00:00:37

Selain itu, ini adalah alat kolaboratif; Saat model Flow dibuat, penulis memiliki opsi untuk membagikannya dengan pengguna lain.

00:00:44

Untuk berkonsultasi daftar ini, saya pergi ke Office Online dan klik pada Flow Tile.

00:00:51

Saya kemudian klik pada tab Templates.

00:00:55

Halaman ini menampilkan semua template Microsoft dan juga model alur pengguna lainnya.

00:01:00

Di bawah tab menu persetujuan,

00:01:03

Saya pertama kali memilih template yang paling sesuai dengan kebutuhan saya. Pilih template yang sesuai

00:01:09

kemudian tekan tombol Lanjutkan untuk membuat tindakan kustom.

00:01:15

Selanjutnya, di kotak dialog buat alur proses kustom, saya menyelesaikan bidang yang diperlukan, seperti:

00:01:22

-Alamat situs SharePoint dan folder sumber

00:01:34

-Kolom ditugaskan untuk menentukan alamat email Approver

00:01:45

-Path folder setelah dokumen disetujui (folder target)

00:01:58

Aku hanya harus menyimpan Flow. Sekarang diaktifkan dan bekerja.

00:02:03

Sekarang, seperti yang dimaksudkan, segera setelah file diunggah ke folder sumber, pemberi izin yang ditugaskan memperoleh permintaan persetujuan.

00:02:10

Ketika file ini disetujui, salinan lain dari file ini dikirim ke folder target;

00:02:15

yang asli kemudian dihapus dari folder sumber.

00:02:19

Kami hanya melihat bagaimana untuk memilih Flow template dan Custom membuat proses Flow.

00:02:25

Flow memungkinkan saya untuk mengotomatisasi proses untuk menghindari tugas berulang yang memakan waktu.

00:02:30

Arus sekarang sepenuhnya menangani tugas ini sendiri!

00:00:04

После завершения работы над документом загрузите его в SharePoint, чтобы получить одобрение менеджера.

00:00:10

Как только ваш менеджер утвердит ваш документ, вы можете хранить его в другой общей папке; Таким образом, другие пользователи могут иметь к нему доступ.

00:00:18

Повторяющиеся задачи могут ототь много времени!

00:00:22

Как автоматизировать этот процесс после загрузки документа в SharePoint.

00:00:26

Вы единственный пользователь Office 365, который имеет доступ к этой функции?

00:00:33

Автоматизация широкого спектра действий с помощью Microsoft Flow.

00:00:37

Кроме того, это инструмент сотрудничества; При создании модели Flow у автора есть опции, чтобы поделиться ею с другими пользователями.

00:00:44

Чтобы ознакомиться с этим списком, я иду в Office Online и нажмите на плитку потока.

00:00:51

Затем я нажимаю на вкладку Шаблоны.

00:00:55

На этой странице отображаются все шаблоны Майкрософт, а также модели потока других пользователей.

00:01:00

Под вкладкой меню Утверждения

00:01:03

Сначала я выбираю шаблон, который наилучшим образом соответствует моим потребностям. Выберите подходящий шаблон

00:01:09

Затем нажмите кнопку Продолжить, чтобы создать пользовательское действие.

00:01:15

Далее, в пользовательском диалоговом поле процесса Потока, я заверполу необходимые поля, такие как:

00:01:22

- Адрес сайта Sharepoint и папка источника

00:01:34

- Назначен поле с указанием адреса электронной почты утвердители

00:01:45

- Путь Фолдера после утверждения документа (Целевая папка)

00:01:58

Я просто должен спасти Поток. Теперь он включен и работает.

00:02:03

Теперь, как и предполагалось, как только файл загружается в папку источника, назначенный утвердитетель получает запрос на утверждение.

00:02:10

Когда этот файл утвержден, другая копия этого файла отправляется в целевую папку;

00:02:15

оригинал удаляется из исходной папки.

00:02:19

Мы только что видели, как выбрать шаблон Flow и пользовательские создать процесс потока.

00:02:25

Flow позволяет автоматизировать процессы, чтобы избежать трудоемких повторяющихся задач.

00:02:30

Поток теперь полностью справляется с этой задачей самостоятельно!

00:00:04

След като финализирате документа си, качете го във вашия SharePoint, за да получите одобрение от вашия мениджър.

00:00:10

След като мениджърът одобри вашия документ, можете да го съхраните в друга споделена папка; По този начин другите потребители могат да имат достъп до него.

00:00:18

Повтарящите се задачи могат да отнемат време!

00:00:22

Как да автоматизирате този процес, след като документът се качи в SharePoint.

00:00:26

Вие сте единственият потребител на Office 365, който има достъп до тази функция?

00:00:33

Автоматизирайте голям брой действия с Microsoft Flow.

00:00:37

Освен това това е инструмент за сътрудничество; Когато се създава модел на потока, авторът има опции да го сподели с други потребители.

00:00:44

За да се консултирате с този списък, отивам в Office Online и щракнете върху плочката Flow.

00:00:51

След това кликнете върху раздела Шаблони.

00:00:55

Тази страница показва всички шаблони на Microsoft, както и други модели на flow на потребителите.

00:01:00

Под раздел Одобрение меню

00:01:03

Първо избирам шаблона, който най-добре отговаря на моите нужди. Изберете подходящия шаблон

00:01:09

след това натиснете бутона Продължи за да създадете персонализирано действие.

00:01:15

След това в диалоговия прозорец персонализирано създаване на процес на процес на потока, аз завършвам необходимите полета, като например:

00:01:22

-Адрес на сайта на Sharepoint и папката източник

00:01:34

- Полето "Присвоен към", указващо имейл адреса на одобряващия

00:01:45

- Пътят на папката, след като документът е одобрен (Целева папка)

00:01:58

Трябва да спася потока. Сега е активирана и работи.

00:02:03

Сега, както е предвидено, веднага след като даден файл се качи в папката източник, назначеният одобряващ получава заявка за одобрение.

00:02:10

Когато този файл бъде одобрен, друго копие на този файл се изпраща в целевата папка;

00:02:15

оригиналната след това се изтрива от папката източник.

00:02:19

Току-що видяхме как да изберете шаблон на Flow и да създадете процес на поток.

00:02:25

Поток ми позволява да автоматизирам процесите, за да се избегнат отнемащи време повтарящи се задачи.

00:02:30

Потокът вече напълно се справя с тази задача сама!

00:00:04

După ce finalizați documentul încărcați-l în SharePoint pentru a obține aprobarea managerului.

00:00:10

După ce managerul aprobă documentul, îl puteți stoca într-un alt folder partajat; În acest fel, alți utilizatori pot avea acces la ea.

00:00:18

Sarcinile repetitive pot fi consumatoare de timp!

00:00:22

se automatizează acest proces după încărcarea documentului în SharePoint.

00:00:26

Sunteți singurul utilizator Office 365 care are acces la această caracteristică?

00:00:33

Automatizați un număr mare de acțiuni cu Microsoft Flow.

00:00:37

În plus, acesta este un instrument de colaborare; Când se creează un model Flow, autorul are opțiuni pentru a-l partaja cu alți utilizatori.

00:00:44

Pentru a consulta această listă, merg la Office Online și fac clic pe dala Flux.

00:00:51

Apoi fac clic pe fila Șabloane.

00:00:55

Această pagină afișează toate șabloanele Microsoft, precum și modelele Flow ale altor utilizatori.

00:01:00

Sub fila meniu Aprobare,

00:01:03

Am selectați mai întâi șablonul care se potrivește cel mai bine nevoilor mele. Selectarea șablonului corespunzător

00:01:09

apoi apăsați butonul Continuare pentru a crea o acțiune particularizată.

00:01:15

Apoi, în caseta de dialog creare proces flux particularizat, completez câmpurile necesare, ar fi:

00:01:22

- Adresa site-ului Sharepoint și folderul sursă

00:01:34

- Câmpul Atribuit la specificând adresa de e-mail a aprobatorului

00:01:45

- Calea folderului odată ce documentul este aprobat (folderul Țintă)

00:01:58

Trebuie doar să salvez Fluxul. Acesta este acum activat și de lucru.

00:02:03

Acum, conform destinației, de îndată ce un fișier este încărcat în folderul sursă, aprobatorul atribuit obține o solicitare de aprobare.

00:02:10

Când acest fișier este aprobat, o altă copie a acestui fișier este trimisă în folderul țintă;

00:02:15

cea originală este apoi ștearsă din folderul sursă.

00:02:19

Tocmai am văzut să selectați un șablon Flow și să creați un proces Flow personalizat.

00:02:25

Flow îmi permite să automatizăm procesele pentru a evita sarcinile repetitive consumatoare de timp.

00:02:30

Flow este acum pe deplin de manipulare această sarcină pe cont propriu!

00:00:04

Після завершення передавання документа на SharePoint, щоб отримати схвалення керівника.

00:00:10

Після затвердження вашого документа менеджер може зберігати його в іншій спільній папці; Таким чином, інші користувачі можуть мати до нього доступ.

00:00:18

Повторювані завдання можуть бути трудомістким!

00:00:22

Як автоматизувати цей процес після завантаження документа в SharePoint.

00:00:26

Ви єдиний користувач служби Office 365, який має доступ до цієї функції?

00:00:33

Автоматизація широкого спектру дій за допомогою Microsoft Flow.

00:00:37

Крім того, це спільний інструмент; Під час створення моделі Flow автор має параметри для спільного доступу до неї з іншими користувачами.

00:00:44

Щоб проконсультуватися з цим списком, я перейду до Office Online і натисніть плитку Flow.

00:00:51

Потім я натискаю на вкладку Шаблони.

00:00:55

На цій сторінці відображаються всі шаблони Microsoft, а також моделі Потоку інших користувачів.

00:01:00

На вкладці Меню затвердження

00:01:03

Я спочатку вибрати шаблон, який найкраще відповідає моїм потребам. Виберіть відповідний шаблон

00:01:09

потім натисніть кнопку Продовжити, щоб створити додаткову дію.

00:01:15

Далі в діалоговому вікні настроюваний процес створення Потоку я заповнюю обов'язкові поля, наприклад:

00:01:22

- Адреса сайту SharePoint і вихідна папка

00:01:34

- Поле Призначено для, що вказує адресу електронної пошти затверджувача

00:01:45

- Шлях до папки після затвердження документа (цільова папка)

00:01:58

Я просто повинен врятувати потік. Тепер він включений і працює.

00:02:03

Тепер, як було призначено, як тільки файл буде завантажено до вихідної папки, призначений затверджувач отримує запит на затвердження.

00:02:10

Після затвердження цього файлу до кінцевої папки надсилається інша копія цього файлу.

00:02:15

початковий потім видаляється з вихідної папки.

00:02:19

Ми тільки що побачили, як вибрати шаблон Flow і користувальницький створити процес потоку.

00:02:25

Flow дозволяє мені автоматизувати процеси, щоб уникнути трудомістких повторюваних завдань.

00:02:30

Потік тепер повністю обробляє це завдання самостійно!

00:00:04

Belgenizi sonuçlandırdıktan sonra yöneticinizin onayını almak için belgenizi SharePoint'inize yükleyin.

00:00:10

Yöneticiniz belgenizi onayladıktan sonra, belgeyi başka bir paylaşılan klasörde depolayabilirsiniz; Bu şekilde diğer kullanıcılar erişebilir.

00:00:18

Yinelenen görevler zaman alabilir!

00:00:22

Belge SharePoint'e yüklendikten sonra bu işlemi otomatikleştirme.

00:00:26

Bu özelliğe erişimi olan tek Office 365 kullanıcısı siz misiniz?

00:00:33

Microsoft Flow ile çok sayıda eylemi otomatikleştirin.

00:00:37

Buna ek olarak, bu işbirlikçi bir araçtır; Akış modeli oluşturulduğunda, yazarın diğer kullanıcılarla paylaşma seçenekleri vardır.

00:00:44

Bu listeye danışmak için Office Online'a gidip Akış döşemesine tıklayın.

00:00:51

Daha sonra Şablonlar sekmesine tıklayın.

00:00:55

Bu sayfa, tüm Microsoft şablonlarının yanı sıra diğer kullanıcıların Akış modellerini görüntüler.

00:01:00

Onay menüsü sekmesi altında,

00:01:03

Öncelikle gereksinimlerime en uygun şablonu seçiyorum. Uygun şablonu seçin

00:01:09

ardından özel bir eylem oluşturmak için Continue düğmesine basın.

00:01:15

Sonra, özel oluşturma Akış işlemi iletişim kutusunda, aşağıdakiler gibi gerekli alanları tamamlıyorum:

00:01:22

- Sharepoint Site Adresi ve kaynak klasörü

00:01:34

- Onaylayanın e-posta adresini belirten Atanan Alan

00:01:45

- Belge onaylandıktan sonra Klasör Yolu (Hedef klasör)

00:01:58

Sadece Akışı kurtarmam gerek. Şimdi etkin ve çalışıyor.

00:02:03

Şimdi, amaçlandığı gibi, bir dosya kaynak klasöre yüklenir yüklenmez, atanan onaylayıcı bir onay isteği alır.

00:02:10

Bu dosya onaylandığında, bu dosyanın başka bir kopyası hedef klasöre gönderilir;

00:02:15

orijinali daha sonra kaynak klasörden silinir.

00:02:19

Biz sadece nasıl bir Akış şablonu seçmek ve özel bir Akış işlemi oluşturmak gördüm.

00:02:25

Akış, zaman alan yinelenen görevlerden kaçınmak için işlemleri otomatikleştirmemi sağlar.

00:02:30

Akış şimdi tamamen kendi başına bu görevi ele!

00:00:04

Assim que finalizar o seu documento, faça o upload para o Seu SharePoint para obter a aprovação do seu gestor.

00:00:10

Assim que o seu gestor aprovar o seu documento, poderá armazená-lo noutra pasta partilhada; Desta forma, outros utilizadores podem ter acesso ao mesmo.

00:00:18

Tarefas repetitivas podem ser morosas!

00:00:22

Como automatizar este processo uma vez que o documento é carregado no SharePoint.

00:00:26

É o único utilizador do Office 365 a ter acesso a esta funcionalidade?

00:00:33

Automatizar um grande número de ações com o Microsoft Flow.

00:00:37

Além disso, esta é uma ferramenta colaborativa; Quando um modelo Flow é criado, o autor tem opções para partilhá-lo com outros utilizadores.

00:00:44

Para consultar esta lista, vou ao Office Online e clico no azulejo Flow.

00:00:51

Em seguida, clico no separador Modelos.

00:00:55

Esta página apresenta todos os modelos da Microsoft, bem como os modelos Flow de outros utilizadores.

00:01:00

No separador menu de aprovação,

00:01:03

Primeiro seleciono o modelo que melhor se adequa às minhas necessidades. Selecione o modelo apropriado

00:01:09

em seguida, prima o botão Continuar para criar uma ação personalizada.

00:01:15

Em seguida, na caixa de diálogo de processo de fluxo de criação personalizada, eu preenchai os campos necessários, tais como:

00:01:22

- O Endereço do Site sharepoint e a pasta de origem

00:01:34

- O campo designado para especificar o endereço de e-mail do aprovador

00:01:45

- O Caminho da Pasta uma vez aprovado o documento (Pasta-alvo)

00:01:58

Só tenho de salvar o Flow. Está agora ativado e a funcionar.

00:02:03

Agora, como pretendido, assim que um ficheiro é enviado para a pasta de origem, o aprovador designado obtém um pedido de aprovação.

00:02:10

Quando este ficheiro é aprovado, outra cópia deste ficheiro é enviada para a pasta alvo;

00:02:15

o original é então eliminado da pasta de origem.

00:02:19

Acabamos de ver como selecionar um modelo de fluxo e personalizado criar um processo Flow.

00:02:25

O fluxo permite-me automatizar processos para evitar tarefas repetitivas demoradas.

00:02:30

A Flow está agora a lidar plenamente com esta tarefa por si só!

00:00:04

Kada do konačne datoteke dokument otpremite u SharePoint da biste dobili odobrenje menadžera.

00:00:10

Kada vaš menadžer odobri vaš dokument, možete ga uskladištiti u drugu deljenu fasciklu; Na ovaj način drugi korisnici mogu da imaju pristup njemu.

00:00:18

Zadaci koji se ponavljaju mogu oduzimati vreme!

00:00:22

Automatizacija ovog procesa kada se dokument otpremi u ud.

00:00:26

Da li ste jedini korisnik sistema Office 365 koji ima pristup ovoj funkciji?

00:00:33

Automatizacija širokog broja radnji pomoću programa Microsoft Flow.

00:00:37

Pored toga, ovo je alatka za saradnju; Kada se kreira flow model, autor ima opcije da ga podeli sa drugim korisnicima.

00:00:44

Da bih konsultovao ovu listu, odlazim na Office Online i kliknem na pločicu "Protok".

00:00:51

Zatim kliknem na karticu "Predlošci".

00:00:55

Ova stranica prikazuje sve Microsoft predloške, kao i modele protoka drugih korisnika.

00:01:00

U okviru kartice "Odobrenje"

00:01:03

Prvo biram predložak koji najbolje odgovara mojim potrebama. Izbor odgovarajućeg predloška

00:01:09

zatim pritisnite dugme Nastavi da biste kreirali prilagođenu radnju.

00:01:15

Zatim, u dijalogu "Prilagođeno kreiranje procesa protoka" dovršim potrebna polja, kao što su:

00:01:22

- Adresa Sharepoint lokacije i izvorna fascikla

00:01:34

- Polje "Dodeljeno" koje navodi e-adresu osobe koja vrši odobravanje

00:01:45

- Putanja fascikle kada dokument bude odobren (ciljna fascikla)

00:01:58

Samo moram da spasim Tok. Sada je omogućena i radi.

00:02:03

Sada, kao što je predviđeno, čim se datoteka otpremi u izvornu fasciklu, dodeljena vršenja odobravanja dobija zahtev za odobravanje.

00:02:10

Kada ova datoteka bude odobrena, u ciljnu fasciklu se šalje još jedna kopija ove datoteke;

00:02:15

original se zatim briše iz izvorne fascikle.

00:02:19

Upravo smo videli kako da izaberete predložak toka i prilagođeno kreirate proces protoka.

00:02:25

Tok mi omogućava da automatiram procese da bih izbegao zadatke koji oduzimaju vreme.

00:02:30

Protok sada u potpunosti rešava ovaj zadatak sam!

00:00:10

بمجرد موافقة المدير على المستند، يمكنك تخزينه في مجلد مشترك آخر؛ بهذه الطريقة يمكن للمستخدمين الآخرين الوصول إليها.

00:00:18

يمكن أن تكون المهام المتكررة مضيعة للوقت!

00:00:22

كيفية أتمتة هذه العملية بمجرد تحميل المستند في SharePoint.

00:00:26

هل أنت مستخدم Office 365 الوحيد الذي لديه حق الوصول إلى هذه الميزة؟

00:00:33

أتمتة عدد كبير من الإجراءات مع تدفق مايكروسوفت.

00:00:37

وبالإضافة إلى ذلك، فإن هذه أداة تعاونية؛ عند إنشاء نموذج Flow، يكون لدى المؤلف خيارات لمشاركته مع مستخدمين آخرين.

00:00:44

للاطلاع على هذه القائمة، أذهب إلى Office Online وانقر على لوحة التدفق.

00:00:51

ثم انقر فوق علامة التبويب قوالب.

00:00:55

تعرض هذه الصفحة كافة قوالب Microsoft بالإضافة إلى نماذج تدفق المستخدمين الآخرين.

00:01:00

ضمن علامة التبويب القائمة الموافقة،

00:01:03

أنا أول اختيار القالب الذي يناسب احتياجاتي. تحديد القالب المناسب

00:01:09

ثم اضغط الزر متابعة لإنشاء إجراء مخصص.

00:01:15

بعد ذلك، في مربع الحوار إنشاء عملية تدفق مخصصة، أكمل الحقول المطلوبة، مثل:

00:01:22

- عنوان موقع Sharepoint والمجلد المصدر

00:01:34

- الحقل المعين إلى الذي يحدد عنوان البريد الإلكتروني للمعتمد

00:01:45

- مسار المجلد بمجرد الموافقة على المستند (المجلد الهدف)

00:01:58

أنا فقط يجب أن أنقذ التدفق. وهو الآن ممكن ويعمل.

00:02:03

الآن، كما هو مقصود، بمجرد تحميل ملف إلى المجلد المصدر، يحصل الموافق المعين على طلب موافقة.

00:02:10

عند الموافقة على هذا الملف، يتم إرسال نسخة أخرى من هذا الملف إلى المجلد الهدف;

00:02:15

ثم يتم حذف الأصلي من المجلد المصدر.

00:02:19

لقد رأينا للتو كيفية تحديد قالب Flow وإنشاء عملية تدفق مخصصة.

00:02:25

التدفق يتيح لي أتمتة العمليات لتجنب المهام المتكررة التي تستغرق وقتا طويلا.

00:02:30

تدفق الآن التعامل الكامل مع هذه المهمة من تلقاء نفسها!

00:00:10

관리자가 문서를 승인하면 다른 공유 폴더에 저장할 수 있습니다. 이렇게 하면 다른 사용자가 액세스할 수 있습니다.

00:00:18

반복적인 작업은 시간이 많이 걸릴 수 있습니다!

00:00:22

문서가 SharePoint에 업로드되면 이 프로세스를 자동화하는 방법.

00:00:26

이 기능에 액세스할 수 있는 유일한 Office 365 사용자입니까?

00:00:33

Microsoft Flow를 통해 다양한 작업을 자동화합니다.

00:00:37

또한, 이것은 공동 작업 도구입니다. Flow 모델이 만들어지면 작성자가 다른 사용자와 공유할 수 있는 옵션이 있습니다.

00:00:44

이 목록을 참조하려면 Office Online으로 이동하여 플로우 타일을 클릭합니다.

00:00:51

그런 다음 템플릿 탭을 클릭합니다.

00:00:55

이 페이지에는 모든 Microsoft 템플릿과 다른 사용자의 흐름 모델이 표시됩니다.

00:01:00

승인 메뉴 탭에서

00:01:03

먼저 내 요구에 가장 적합한 템플릿을 선택합니다. 적절한 템플릿 선택

00:01:09

그런 다음 계속 버튼을 눌러 사용자 지정 작업을 만듭니다.

00:01:15

다음으로 사용자 지정 흐름 프로세스 대화 상자에서 다음과 같은 필수 필드를 완료합니다.

00:01:22

- 공유 지점 사이트 주소 및 소스 폴더

00:01:34

- 승인자의 이메일 주소를 지정하는 필드에 할당된

00:01:45

- 문서가 승인되면 폴더 경로(대상 폴더)

00:01:58

난 그냥 흐름을 저장해야합니다. 이제 활성화되고 작동합니다.

00:02:03

이제 의도한 대로 파일이 원본 폴더에 업로드되는 즉시 할당된 승인자가 승인 요청을 가져옵니다.

00:02:10

이 파일이 승인되면 이 파일의 다른 복사본이 대상 폴더로 전송됩니다.

00:02:15

그런 다음 원본 폴더에서 원본 폴더가 삭제됩니다.

00:02:19

흐름 템플릿을 선택하고 흐름 프로세스를 사용자 지정하는 방법을 방금 보았습니다.

00:02:25

Flow를 사용하면 시간이 많이 소요되는 반복 작업을 피하기 위해 프로세스를 자동화할 수 있습니다.

00:02:30

흐름은 이제 완전히 자체적으로이 작업을 처리!

00:00:10

一旦您的经理批准了您的文档，您就可以将其存储在另一个共享文件夹中。这样，其他用户就可以访问它。

00:00:18

重复性任务可能非常耗时！

00:00:22

如何在 SharePoint 中上载文档后自动执行此过程。

00:00:26

您是唯一有权访问此功能的 Office 365 用户吗？

00:00:33

使用 Microsoft Flow 自动执行大量操作。

00:00:37

此外，这是一个协作工具;创建 Flow 模型后，作者可以选择与其他用户共享该模型。

00:00:44

若要查阅此列表，请转到 Office Online 并单击"流"磁贴。

00:00:51

然后，我单击"模板"选项卡。

00:00:55

此页显示所有 Microsoft 模板以及其他用户的流模型。

00:01:00

在"审批"菜单选项卡下，

00:01:03

我首先选择最适合我需求的模板。选择适当的模板

00:01:09

，然后按"继续"按钮以创建自定义操作。

00:01:15

接下来，在自定义创建流流程对话框中，我填写必填字段，例如：

00:01:22

- SharePoint 网站地址和源文件夹

00:01:34

- 指定审批者电子邮件地址的"分配到"字段

00:01:45

- 文档获得批准后的文件夹路径（目标文件夹）

00:01:58

我只需要保存流量。它现在已启用并正常工作。

00:02:03

现在，按照预期，只要将文件上载到源文件夹，分配的审批者就会获得审批请求。

00:02:10

当此文件获得批准时，此文件的另一个副本将发送到目标文件夹;

00:02:15

然后，从源文件夹中删除原始文件夹。

00:02:19

我们刚刚看到了如何选择流模板并自定义创建流流程。

00:02:25

Flow 使我能够自动执行流程，以避免耗时的重复性任务。

00:02:30

Flow 现在完全可以自行处理此任务！

00:00:10

เมื่อผู้จัดการของคุณอนุมัติเอกสารของคุณแล้ว คุณอาจเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันอีกโฟลเดอร์หนึ่ง วิธีนี้ทําให้ผู้ใช้รายอื่นสามารถเข้าถึงได้

00:00:18

งานซ้ํา ๆ อาจใช้เวลานาน!

00:00:22

วิธีการทําให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติเมื่ออัปโหลดเอกสารใน SharePoint

00:00:26

คุณเป็นผู้ใช้ Office 365 เพียงรายเดียวที่สามารถเข้าถึงฟีเจอร์นี้ได้ใช่หรือไม่

00:00:33

ทําให้การกระทําจํานวนมากเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วย Microsoft Flow

00:00:37

นอกจากนี้นี่เป็นเครื่องมือการทํางานร่วมกัน เมื่อสร้างแบบจําลองโฟลว์ผู้เขียนมีตัวเลือกในการแชร์กับผู้ใช้รายอื่น

00:00:44

เมื่อต้องการดูรายการนี้ ฉันไปที่ Office Online และคลิกที่ไทล์ โฟลว์

00:00:51

จากนั้นฉันคลิกที่แท็บเทมเพลต

00:00:55

หน้านี้แสดงแม่แบบ Microsoft ทั้งหมดรวมทั้งรูปแบบโฟลว์ของผู้ใช้รายอื่น

00:01:00

ภายใต้แท็บเมนู การอนุมัติ

00:01:03

ก่อนอื่นฉันเลือกเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการของฉันมากที่สุด เลือกเท็มเพลตที่เหมาะสม

00:01:09

จากนั้นกดปุ่ม ดําเนินการต่อ เพื่อสร้างการกระทําแบบกําหนดเอง

00:01:15

ถัดไป ในกล่องโต้ตอบ กระบวนการสร้างโฟลว์ แบบกําหนดเอง

00:01:22

- ที่อยู่ไซต์ Sharepoint และโฟลเดอร์ต้นทาง

00:01:34

- เขตข้อมูล มอบหมายให้ ที่ระบุที่อยู่อีเมลของผู้อนุมัติ

00:01:45

- เส้นทางโฟลเดอร์เมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติ (โฟลเดอร์เป้าหมาย)

00:01:58

ฉันแค่ต้องช่วยโฟลว์ ขณะนี้เปิดใช้งานและทํางานแล้ว

00:02:03

ตอนนี้ตามที่ตั้งใจไว้ทันทีที่อัปโหลดไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ต้นทางผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมายจะได้รับคําขออนุมัติ

00:02:10

เมื่อแฟ้มนี้ได้รับการอนุมัติ สําเนาอื่นของแฟ้มนี้จะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์เป้าหมาย

00:02:15

แฟ้มต้นฉบับจะถูกลบออกจากโฟลเดอร์ต้นฉบับ

00:02:19

เราเพิ่งเห็นวิธีการเลือกเทมเพลตโฟลว์และสร้างกระบวนการโฟลว์แบบกําหนดเอง

00:02:25

โฟลว์ช่วยให้ฉันทําให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อหลีกเลี่ยงงานซ้ํา ๆ ที่ใช้เวลานาน

00:02:30

ตอนนี้โฟลว์กําลังจัดการงานนี้อย่างเต็มที่ด้วยตัวเอง!