Outlook - Organisez des réunions de lancements de projets Cas d'usage

Prêt à mener votre projet vers le succès, même à distance ? Dans "Organisez des réunions de lancements de projets", découvrez comment tirer parti des outils Microsoft pour lancer votre réunion efficacement, même si votre client ne peut pas être présent. Mettez en pratique une planification minutieuse tout en favorisant la collaboration. Ne laissez pas les contraintes d'accès freiner votre avancée !

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Outlook

Disponible dans Microsoft365

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En tant que chef de projet,

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vous devez coordonner une équipe,

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collaborer avec votre client et respecter des délais serrés.

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Mais que faire lorsque votre client ne peut pas se déplacer?

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Pour la réunion de lancement, essentielle au démarrage du projet?

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Pas de panique.

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Avec les bons outils et une planification minutieuse,

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vous pouvez surmonter cet obstacle et assurer le succès de votre projet.

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La gestion de projet ne s'improvise pas.

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Avant de vous lancer, créez un plan détaillé dans Microsoft Planer.

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Cet outil vous permet de visualiser l'ensemble des tâches à accomplir,

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d'organiser ces tâches en étapes claires et structurées,

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de définir les échéances pour chaque action et d'assigner

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les responsabilités à chaque membre de votre équipe.

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Vous pouvez accéder à Microsoft Planeur directement via Microsoft Teams

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ou le portail Microsoft trois six cinq.

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En balisant clairement le projet,

00:01:03

vous évitez les zones d'ombre et les

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imprévus qui peuvent retarder votre progression.

00:01:08

Une fois votre plan établi,

00:01:10

assignez les tâches à vos collaborateurs en tenant compte

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de leurs compétences et de leur charge de travail.

00:01:17

Fixer des délais réalistes pour chaque tâche afin

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de respecter le calendrier global du projet.

00:01:25

Utiliser les fonctionnalités de suivi de Microsoft

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planeur pour surveiller l'avancement en temps réel.

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Cette répartition précise

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permet à chaque membre de l'équipe de savoir exactement ce qui est attendu

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de lui et vous offre une vue d'ensemble pour piloter efficacement le projet.

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L'indisponibilité physique de votre client ne doit

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pas freiner le démarrage du projet.

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Voici comment procéder.

00:01:51

En créant une invitation à une réunion teams,

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vous permettez à tous les participants de rejoindre la réunion en ligne,

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quel que soit leur emplacement.

00:02:00

Envoyez l'invitation à tous les intervenants du projet.

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Ils recevront un lien pour accéder à la réunion virtuelle.

00:02:07

Cette approche vous permet de respecter les délais

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sans attendre des disponibilités qui tardent à venir

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pendant la réunion.

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Utiliser le tableau blanc intégré dans Microsoft Teams pour recueillir les idées,

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les questions et les suggestions de chacun.

00:02:22

Tous les participants peuvent interagir avec ce tableau

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favorisant une collaboration active malgré la distance.

00:02:29

À la fin de la réunion,

00:02:30

exportez le tableau blanc pour conserver une trace des éléments

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discutés et vous assurer qu'aucune information importante n'est perdue.

00:02:39

Pour donner suite à la réunion,

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créez une présentation PowerPoint qui regroupe les informations clés,

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les décisions prises et les prochaines étapes.

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Partagez cette présentation avec votre équipe et votre client pour

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aligner tout le monde sur les objectifs et les responsabilités.

00:02:55

La synthèse des informations facilite la communication et

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évite les malentendus qui pourraient ralentir le projet.

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Piloter un projet avec des contraintes de disponibilité

00:03:05

peut sembler complexe,

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mais en exploitant pleinement les outils de Microsoft trois, six, cinq

00:03:10

vous transformez ces défis en opportunités.

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