Skype Entreprise - Prendre et gérer un appel téléphonique destiné à votre collègue Cas d'usage
Découvrez comment utiliser Microsoft 365 pour gérer efficacement les appels téléphoniques destinés à vos collègues grâce à cette formation vidéo.
Apprenez à trouver rapidement un collaborateur disponible, à consulter les informations de sa fiche d'identité et à transférer l'appel en toute simplicité.
Cette formation présente les fonctionnalités clés de Microsoft 365 pour la gestion des appels entrants, ainsi que des astuces pratiques pour optimiser la communication avec les clients.
Elle est destinée aux professionnels souhaitant comprendre les bases de l'utilisation de Microsoft 365 dans leur domaine.
Les tags associés sont Microsoft 365, gestion d'appels, communication et astuces pratiques.
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Objectifs :
L'objectif de cette présentation est de démontrer comment utiliser efficacement une solution collaborative pour gérer les appels entrants au bureau, en trouvant rapidement un collaborateur disponible pour répondre aux demandes d'un client.
Chapitres :
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Introduction
Bienvenue dans cette présentation sur l'utilisation d'une solution collaborative au bureau. Nous allons explorer comment gérer un appel entrant lorsque le collaborateur concerné est absent et comment répondre aux besoins d'un client. -
Situation de l'appel
Vous êtes au bureau et le téléphone sonne. En décrochant, vous réalisez que l'appel est destiné à un collaborateur actuellement absent. Le client souhaite apporter des modifications à un document de travail. Il est donc crucial de trouver un autre collaborateur travaillant sur le même projet qui pourrait répondre aux demandes du client. -
Recherche de collaborateurs
Pour gérer cet appel, je me connecte à mon intranet. Sur cette plateforme, je peux consulter la liste de mes collaborateurs et membres de l'équipe. En vérifiant, je constate que le collaborateur concerné est hors ligne. Cependant, d'autres personnes sont disponibles. En survolant leurs noms, j'accède à leurs fiches d'identité, qui contiennent des informations telles que leur numéro de téléphone mobile et fixe. -
Communication avec un collaborateur disponible
Étant donné que le collaborateur initial n'est pas joignable, je consulte l'organisation à laquelle il appartient. Je découvre que Vivian est disponible. Je m'adresse rapidement à elle en lui disant : 'Viens un peu, j'ai un appel pour toi.' Je lui communique le numéro de téléphone du client afin qu'elle puisse le rappeler. -
Bénéfices de la solution collaborative
Cette démonstration met en lumière les avantages de l'utilisation du portail Office 365. Grâce à cette solution, vous pouvez retrouver rapidement toutes les informations nécessaires. L'intranet est accessible depuis n'importe quel appareil connecté à Internet, ce qui facilite la recherche de la bonne personne pour répondre à un besoin urgent. -
Conclusion
En conclusion, cette présentation a montré comment une solution collaborative peut améliorer la gestion des appels entrants au bureau. Trouver rapidement un collaborateur disponible n'est plus un problème. Merci pour votre attention et à très bientôt pour une nouvelle situation d'usage.
FAQ :
Comment gérer un appel entrant lorsque mon collaborateur est absent?
Vous pouvez vous connecter à votre intranet pour trouver un autre collaborateur disponible qui peut répondre aux demandes du client.
Qu'est-ce qu'un intranet et comment l'utiliser?
Un intranet est un réseau interne qui permet aux employés d'accéder à des informations et des ressources. Vous pouvez l'utiliser pour consulter la liste de vos collaborateurs et leurs disponibilités.
Comment trouver rapidement un collaborateur disponible?
En consultant l'intranet, vous pouvez voir qui est en ligne et accéder à leurs fiches d'identité pour obtenir leurs coordonnées.
Quels sont les avantages d'utiliser Office 365?
Office 365 permet un accès facile aux outils de collaboration et de communication, facilitant ainsi la gestion des appels entrants et la recherche de collaborateurs.
Que faire si je ne trouve pas de collaborateur disponible?
Si aucun collaborateur n'est disponible, vous pouvez laisser un message ou demander à un autre membre de l'équipe de vous aider.
Quelques cas d'usages :
Gestion des appels entrants au bureau
Lorsqu'un employé reçoit un appel pour un collaborateur absent, il peut rapidement se connecter à l'intranet pour trouver un autre membre de l'équipe disponible, ce qui permet de répondre efficacement aux demandes des clients.
Collaboration sur des projets
Les équipes peuvent utiliser le portail Office 365 pour partager des documents et des informations, facilitant ainsi la collaboration sur des projets communs, même lorsque certains membres sont absents.
Accès aux informations des collaborateurs
En utilisant l'intranet, les employés peuvent consulter les fiches d'identité de leurs collègues pour obtenir des informations de contact et vérifier leur disponibilité, ce qui améliore la communication au sein de l'équipe.
Réponse rapide aux demandes des clients
Grâce à l'accès instantané aux informations des collaborateurs, les employés peuvent rapidement rediriger les demandes des clients vers la bonne personne, améliorant ainsi la satisfaction client.
Utilisation d'outils de communication
Les équipes peuvent tirer parti des outils de communication intégrés dans Office 365 pour organiser des réunions ou des discussions en ligne, même lorsque certains membres de l'équipe ne sont pas physiquement présents.
Glossaire :
Intranet
Un réseau interne à une organisation qui permet aux employés d'accéder à des informations et des ressources partagées.
Collaborateur
Un membre d'une équipe ou d'une organisation qui travaille ensemble sur un projet ou une tâche.
Portail Office 365
Une plateforme de productivité en ligne qui offre des outils de collaboration, de communication et de gestion de documents.
Appel entrant
Un appel téléphonique reçu par un employé ou un service.
Fiche d'identité
Un document ou une page contenant des informations personnelles et professionnelles sur un collaborateur.