Outlook Online - Automatisez le traitement de vos mails grâce aux règles Vidéo

Découvrez comment automatiser le traitement de vos e-mails dans Outlook Online pour optimiser votre communication professionnelle dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des conseils pratiques pour créer des règles pour classer automatiquement vos e-mails en fonction de conditions spécifiques.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos e-mails et communiquer efficacement grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à créer des règles dans Outlook Online pour faciliter la gestion quotidienne de votre boîte de réception. Les règles permettent d'automatiser le classement des emails entrants et sortants selon des critères définis par l'utilisateur.

Chapitres :

Introduction aux Règles dans Outlook Online
Dans Outlook Online, vous avez la possibilité de créer des règles qui simplifient l'utilisation quotidienne de votre boîte de réception. Une règle est une action effectuée automatiquement sur les messages entrants ou sortants, en fonction de conditions que vous spécifiez.
Création de Règles Automatiques
Une des règles les plus pratiques est celle qui permet le classement automatique de vos emails. Voici deux méthodes pour créer cette règle :
Méthode 1 : Création d'une Règle par Clic Droit
1. Effectuez un clic droit sur un message dans votre boîte de réception. 2. Sélectionnez l'option 'Créer une règle'. 3. Choisissez le dossier vers lequel vous souhaitez rediriger les mails du destinataire sélectionné. 4. Validez et sauvegardez votre choix. 5. Vous pouvez appliquer cette règle immédiatement à votre boîte de réception, affectant ainsi les messages antérieurs à sa création.
Méthode 2 : Création d'une Règle de A à Z
1. Cliquez sur l'icône de la roue crantée en haut à droite de votre écran. 2. Un volet s'ouvre en bas, cliquez sur 'Afficher tous les paramètres d'Outlook'. 3. Dans la section 'Règles', sélectionnez 'Ajouter une nouvelle règle' et donnez-lui un nom. 4. Pour cet exemple, nous allons catégoriser certains mails en fonction d'un mot clé dans l'objet ou le corps du mail. 5. Ajoutez la condition 'Le corps du message contient' et spécifiez le mot clé souhaité. 6. Définissez l'opération à effectuer, par exemple, 'Catégoriser' et choisissez la catégorie souhaitée.
Options Avancées pour les Règles
Il est possible d'effectuer plusieurs actions à partir d'une même règle, comme classer le message dans un dossier spécifique tout en lui ajoutant une catégorie. Vous pouvez également ajouter des exceptions, par exemple, si le message a été envoyé par un collaborateur spécifique. Assurez-vous de bien définir vos besoins avant de créer vos règles.
Priorisation des Règles
Cochez la case 'Ne plus traiter de règles' pour que cette règle soit traitée en priorité par Outlook. Cela est utile si vous avez plusieurs règles actives qui pourraient entrer en contradiction. En cochant cette case, la règle s'appliquera uniquement aux messages concernés, même s'ils remplissent des critères pour d'autres règles.
Validation et Gestion des Règles
Une fois votre règle définie, cliquez sur 'Enregistrer' pour la valider. Vous serez alors redirigé vers la liste des règles où vous pourrez voir que votre règle a été activée. Vous pouvez la modifier à tout moment en cliquant sur l'icône du crayon ou la supprimer. Si vous souhaitez désactiver cette règle sans la supprimer, décochez simplement la case à côté de son nom.

FAQ :

Comment créer une règle dans Outlook Online?

Pour créer une règle dans Outlook Online, vous pouvez faire un clic droit sur un message et sélectionner 'Créer une règle', ou accéder aux paramètres en cliquant sur la roue crantée en haut à droite, puis en choisissant 'Afficher tous les paramètres de Outlook' et en ajoutant une nouvelle règle.

Quelles sont les actions possibles avec une règle dans Outlook?

Avec une règle dans Outlook, vous pouvez rediriger des emails vers des dossiers spécifiques, les catégoriser, ou même appliquer plusieurs actions à partir d'une même règle, comme classer un message et lui ajouter une catégorie.

Comment appliquer une règle à des messages existants?

Lors de la création d'une règle, vous pouvez choisir de l'appliquer immédiatement à votre boîte de réception, ce qui affectera les messages antérieurs à la création de la règle.

Que faire si plusieurs règles entrent en conflit?

Si plusieurs règles sont actives et entrent en conflit, vous pouvez cocher la case 'Ne plus traiter de règles' pour que la règle en cours soit priorisée, même si d'autres critères sont remplis.

Puis-je désactiver une règle sans la supprimer?

Oui, vous pouvez désactiver une règle sans la supprimer en décochant simplement la case à côté de son nom dans la liste des règles.

Quelques cas d'usages :

Gestion des emails professionnels

Dans un environnement de travail, les utilisateurs peuvent créer des règles pour classer automatiquement les emails de clients ou de collègues dans des dossiers spécifiques, ce qui améliore l'organisation et la productivité.

Filtrage des newsletters

Les utilisateurs peuvent créer une règle pour déplacer automatiquement les newsletters dans un dossier dédié, permettant ainsi de garder la boîte de réception principale dégagée et de consulter les newsletters à un moment plus opportun.

Priorisation des messages importants

En utilisant des mots clés dans les règles, les utilisateurs peuvent s'assurer que les messages contenant des termes spécifiques, comme 'urgent' ou 'réunion', sont automatiquement marqués ou déplacés vers un dossier prioritaire.

Gestion des exceptions

Les utilisateurs peuvent définir des exceptions dans leurs règles pour s'assurer que certains messages, comme ceux envoyés par des collaborateurs spécifiques, ne soient pas affectés par des règles de classement, garantissant ainsi qu'aucun message important ne soit manqué.

Glossaire :

Règle

Une action effectuée automatiquement par Outlook sur les messages entrants ou sortants, en fonction de conditions spécifiées par l'utilisateur.

Outlook Online

Une version web de Microsoft Outlook qui permet aux utilisateurs de gérer leurs emails, calendriers et contacts en ligne.

Catégoriser

L'action de classer un message dans une catégorie spécifique pour une meilleure organisation et gestion des emails.

Mot clé

Un terme ou une phrase utilisée pour filtrer ou rechercher des messages dans Outlook, souvent utilisé dans les règles pour automatiser le classement des emails.

Exceptions

Des conditions spéciales qui permettent de modifier le comportement d'une règle, par exemple, en excluant certains messages d'une règle.

00:00:03

Vous avez la possibilité de créer des

00:00:05

règles qui vous faciliteront l'utilisation

00:00:07

quotidienne d'un Outlook online ou le

00:00:10

classement de votre boîte de réception.

00:00:12

Une règle est une action.

00:00:13

Coût look online effectue automatiquement sur

00:00:16

les messages entrants ou sortants en fonction

00:00:18

de conditions que vous allez spécifier.

00:00:21

Une des règles les plus pratiques et

00:00:23

les plus utilisées est celle permettant

00:00:25

le classement automatique de vos mails.

00:00:27

Nous allons voir 2 façons

00:00:28

de créer cette règle.

00:00:30

La première est d'effectuer

00:00:31

un clic droit sur un message,

00:00:33

puis d'utiliser l'option créer une règle.

00:00:37

Cette technique permet en quelques

00:00:39

clics de rediriger automatiquement

00:00:41

les mails du destinataire sélectionné

00:00:43

vers le dossier de votre choix.

00:00:45

Une fois choisi,

00:00:46

validez et sauvegardez votre choix.

00:00:48

Votre règle est créée.

00:00:50

Vous pouvez choisir de l'appliquer

00:00:52

immédiatement à votre boîte de réception,

00:00:54

ce qui affectera votre nouvelle

00:00:55

méthode de tri sur les éléments

00:00:57

antérieurs à sa création.

00:01:01

La 2e méthode consiste à

00:01:02

créer une règle de A à Z,

00:01:04

sans paramètre prédéfini.

00:01:07

Pour cela, cliquez sur la roue crantée

00:01:09

en haut à droite de votre écran.

00:01:11

Un volet s'ouvre en bas de celui-ci.

00:01:14

Cliquez sur afficher tous

00:01:16

les paramètres de Outlook.

00:01:18

Dans règles sélectionner ajouter une

00:01:21

nouvelle règle et donnez-lui un nom.

00:01:24

Pour cet exemple,

00:01:25

nous allons catégoriser certains

00:01:27

mails en fonction d'un mot-clé,

00:01:28

contenu dans l'objet ou

00:01:30

dans le corps du mail.

00:01:32

Pour cela, ajoutez en tant que

00:01:35

condition le corps du message contient.

00:01:38

Dans la partie mots clés du menu déroulant.

00:01:44

Dans le champ de texte qui apparaît,

00:01:46

spécifiez le mot-clé souhaité.

00:01:48

Enfin, définissez l'opération

00:01:50

à effectuer par Outlook.

00:01:53

Pour notre exemple, nous allons

00:01:55

choisir catégoriser dans la partie,

00:01:57

marquer le message,

00:01:58

puis choisissez la catégorie souhaitée.

00:02:02

Il est bien sûr possible

00:02:03

d'effectuer plusieurs actions

00:02:04

à partir d'une même règle,

00:02:06

par exemple classer le message

00:02:08

dans un dossier spécifique,

00:02:09

en plus de lui ajouter une catégorie.

00:02:15

Il est également possible d'ajouter

00:02:17

des exceptions à une règle,

00:02:19

par exemple si le message a été envoyé

00:02:21

par un collaborateur spécifique,

00:02:23

il existe donc une multitude de possibilités

00:02:26

dans la composition des règles.

00:02:27

Veillez donc à bien définir

00:02:29

vos besoins avant la création.

00:02:32

Enfin, cochez la case ne plus traiter

00:02:34

de règles pour que cette règle soit

00:02:37

traitée en priorité par Outlook.

00:02:40

En effet, il vous est possible d'avoir

00:02:42

plusieurs règles actives en même temps,

00:02:44

et celles-ci peuvent parfois

00:02:46

entrer en contradiction.

00:02:47

Cocher cette case appliquera donc uniquement

00:02:49

cette règle aux messages concernés,

00:02:51

même lorsqu'ils remplissent des

00:02:52

critères pour d'autres règles.

00:02:56

Une fois votre règle définie,

00:02:58

cliquez sur enregistrer pour la valider.

00:03:01

Vous retournez alors à la liste

00:03:03

des règles ou vous pouvez voir que

00:03:05

votre règle a bien été activée.

00:03:07

Vous pouvez la modifier à tout

00:03:10

moment en cliquant sur l'icône du

00:03:12

crayon ou encore la supprimer.

00:03:14

Enfin, si vous souhaitez désactiver

00:03:16

cette règle sans la supprimer,

00:03:18

décochez simplement cette

00:03:19

case en regard de son nom.

00:00:03

Você tem a opção de criar

00:00:05

Regras que facilitarão a sua utilização

00:00:07

Outlook online ou o

00:00:10

Classificando sua caixa de entrada.

00:00:12

Uma regra é uma ação.

00:00:13

Olhar de custo on-line realizado automaticamente em

00:00:16

Mensagens recebidas ou enviadas com base em

00:00:18

condições que irá especificar.

00:00:21

Um dos mais práticos e

00:00:23

o mais utilizado é o que permite

00:00:25

Arquivamento automático de seus e-mails.

00:00:27

Vejamos 2 maneiras

00:00:28

para criar esta regra.

00:00:30

A primeira é realizar

00:00:31

um clique com o botão direito do rato numa mensagem,

00:00:33

e, em seguida, use a opção Criar regra.

00:00:37

Esta técnica permite

00:00:39

Cliques para redirecionar automaticamente

00:00:41

E-mails do destinatário selecionado

00:00:43

para a pasta de sua escolha.

00:00:45

Uma vez escolhido,

00:00:46

Valide e guarde a sua escolha.

00:00:48

Sua regra é criada.

00:00:50

Você pode optar por aplicá-lo

00:00:52

imediatamente na sua caixa de entrada,

00:00:54

O que afetará o seu novo

00:00:55

Método de classificação em itens

00:00:57

antes da sua criação.

00:01:01

O 2º método é

00:01:02

criar uma regra de A a Z,

00:01:04

sem uma predefinição.

00:01:07

Para fazer isso, clique na roda dentada

00:01:09

no canto superior direito do ecrã.

00:01:11

Um painel é aberto na parte inferior dele.

00:01:14

Clique em Mostrar tudo

00:01:16

Configurações do Outlook.

00:01:18

Em regras, selecione adicionar

00:01:21

nova regra e dê-lhe um nome.

00:01:24

Para este exemplo,

00:01:25

Vamos categorizar alguns dos

00:01:27

e-mails baseados em uma palavra-chave,

00:01:28

contidos no objeto ou

00:01:30

no corpo do e-mail.

00:01:32

Para fazer isso, adicione como

00:01:35

condicionar o corpo da mensagem contém.

00:01:38

Na seção de palavras-chave do menu suspenso.

00:01:44

No campo de texto que aparece,

00:01:46

Especifique a palavra-chave desejada.

00:01:48

Por fim, defina a operação

00:01:50

a ser feito pelo Outlook.

00:01:53

Para o nosso exemplo, vamos

00:01:55

escolha Categorizar no jogo,

00:01:57

marcar a mensagem,

00:01:58

Em seguida, escolha a categoria desejada.

00:02:02

Claro que é possível

00:02:03

Executar várias ações

00:02:04

da mesma regra,

00:02:06

Por exemplo, classifique a mensagem

00:02:08

numa pasta específica,

00:02:09

além de adicionar uma categoria a ele.

00:02:15

Também é possível adicionar

00:02:17

exceções a uma regra,

00:02:19

por exemplo, se a mensagem tiver sido enviada

00:02:21

por um trabalhador específico,

00:02:23

Portanto, há uma infinidade de possibilidades

00:02:26

na composição das regras.

00:02:27

Portanto, certifique-se de acertar

00:02:29

as suas necessidades antes da criação.

00:02:32

Por fim, marque a caixa de seleção Não processar novamente

00:02:34

regras para que esta regra seja

00:02:37

Priorizado pelo Outlook.

00:02:40

De fato, é possível que você tenha

00:02:42

Várias regras ativas ao mesmo tempo

00:02:44

e estes podem, por vezes,

00:02:46

contradizem-se.

00:02:47

Por conseguinte, a verificação desta caixa aplicar-se-á apenas

00:02:49

esta regra para as mensagens afetadas,

00:02:51

mesmo quando estão a preencher

00:02:52

critérios para outras regras.

00:02:56

Depois de definir a regra,

00:02:58

Clique em Salvar para confirmá-lo.

00:03:01

Em seguida, voltará à lista

00:03:03

regras onde você pode ver que

00:03:05

Sua regra foi ativada com êxito.

00:03:07

Você pode alterá-lo a qualquer momento

00:03:10

clicando no botão

00:03:12

lápis ou apague-o.

00:03:14

Finalmente, se você quiser desativar

00:03:16

esta regra sem a eliminar,

00:03:18

Basta desmarcar esta opção

00:03:19

ao lado do nome.

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