Outlook Online - Créer des listes et groupes de contact Vidéo

Découvrez comment créer des listes et des groupes de contacts dans Outlook Online pour mieux gérer votre carnet d'adresses dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des astuces pratiques pour créer des groupes, ajouter des membres, envoyer des messages à un groupe, créer des listes de contacts et ajouter des contacts à une liste.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos contacts et améliorer votre collaboration grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.

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Objectifs :

Comprendre comment créer et gérer des groupes et des listes de contacts dans Outlook Online, ainsi que les différences entre ces deux fonctionnalités.

Chapitres :

  1. Introduction aux Groupes Office 365
    Dans Outlook Online, il est possible de créer des groupes Office 365 qui regroupent un ensemble d'adresses de messagerie sous un même nom. Contrairement aux listes de contacts, les groupes offrent un espace de stockage pour les fichiers du groupe ainsi qu'un calendrier partagé. Cela permet d'envoyer rapidement un message à un groupe de personnes sans avoir à les ajouter une par une en tant que destinataires.
  2. Création d'un Nouveau Groupe
    Pour créer un nouveau groupe, suivez ces étapes : 1. Cliquez sur la petite flèche à côté du bouton 'Nouveau contact'. 2. Sélectionnez 'Nouveau groupe'. 3. Donnez un nom à votre groupe et indiquez une description. 4. Choisissez le type de confidentialité : - **Privé** : seuls les membres approuvés peuvent faire partie du groupe. - **Public** : toutes les personnes de votre entreprise peuvent y accéder. 5. Cliquez sur 'Créer'. Vous pouvez maintenant ajouter des membres au groupe.
  3. Ajout de Membres au Groupe
    Si vous ne souhaitez pas ajouter des membres immédiatement ou si vous devez en ajouter plus tard, effectuez un clic droit sur votre groupe dans la liste des propriétaires, puis cliquez sur 'Ajouter des membres'. Utilisez le champ de recherche pour trouver les membres et cliquez sur 'Ajouter'. Une fois les membres ajoutés, vous pouvez communiquer avec eux, accéder à vos fichiers, à votre bloc-notes, et ajouter des éléments à votre calendrier partagé.
  4. Utilisation des Groupes pour la Messagerie
    Dans la partie messagerie, vous pouvez utiliser les groupes pour envoyer vos messages de la même manière que vous recherchez vos destinataires. Il est possible de rechercher des groupes, et votre message sera envoyé à tous les membres du groupe sélectionné.
  5. Création de Listes de Contacts
    En plus des groupes, vous pouvez créer des listes de contacts. Voici comment procéder : 1. Allez dans 'Nouveaux contacts' puis sélectionnez 'Nouvelle liste de contacts'. 2. Donnez un nom à votre liste et ajoutez-y les contacts souhaités. 3. Vous pouvez également écrire une description pour la liste. La liste s'affichera ensuite dans votre interface. Pour ajouter d'autres contacts, sélectionnez votre liste et cliquez sur 'Modifier'.
  6. Envoi de Messages à une Liste de Contacts
    Lors de la rédaction d'un message, vous pouvez ajouter la liste dans le champ destinataire. Tous les membres de la liste recevront alors votre message sans que vous ayez besoin de les ajouter un à un.

FAQ :

Comment créer un groupe dans Outlook Online?

Pour créer un groupe dans Outlook Online, cliquez sur la flèche à côté du bouton 'Nouveau contact', puis sélectionnez 'Nouveau groupe'. Donnez un nom à votre groupe, indiquez une description, choisissez le type de confidentialité, puis cliquez sur 'Créer'.

Quelle est la différence entre un groupe et une liste de contacts?

Un groupe permet de partager des fichiers et d'utiliser un calendrier commun, tandis qu'une liste de contacts est simplement une collection d'adresses de messagerie pour envoyer des messages à plusieurs destinataires sans fonctionnalités supplémentaires.

Comment ajouter des membres à un groupe existant?

Pour ajouter des membres à un groupe existant, faites un clic droit sur le groupe dans la liste, puis sélectionnez 'Ajouter des membres'. Utilisez le champ de recherche pour trouver les contacts que vous souhaitez ajouter.

Puis-je envoyer un message à tous les membres d'un groupe?

Oui, vous pouvez envoyer un message à tous les membres d'un groupe en recherchant le groupe dans le champ destinataire lors de la rédaction d'un message. Tous les membres recevront le message.

Comment modifier une liste de contacts?

Pour modifier une liste de contacts, sélectionnez la liste que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur 'Modifier'. Vous pourrez ajouter ou supprimer des contacts selon vos besoins.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projets

Dans un environnement de gestion de projets, les groupes Office 365 peuvent être utilisés pour rassembler tous les membres d'une équipe. Cela permet de partager des fichiers de projet, d'organiser des réunions via le calendrier partagé et de communiquer efficacement par email.

Communication d'entreprise

Les groupes peuvent être utilisés pour envoyer des annonces ou des mises à jour à tous les employés d'une entreprise. En utilisant un groupe public, les responsables peuvent facilement atteindre tous les membres sans avoir à ajouter chaque adresse email individuellement.

Événements d'entreprise

Pour organiser des événements d'entreprise, un groupe peut être créé pour inclure tous les participants. Cela permet de partager des informations sur l'événement, d'envoyer des invitations via le calendrier partagé et de stocker des documents pertinents dans le bloc-notes.

Formation et développement

Les groupes peuvent être utilisés pour des sessions de formation, où les formateurs peuvent partager des ressources, des fichiers et des notes avec tous les participants. Cela facilite l'accès à l'information et encourage la collaboration.

Glossaire :

Outlook Online

Une application de messagerie et de gestion d'informations personnelles accessible via un navigateur web, permettant aux utilisateurs de gérer leurs emails, calendriers, contacts et tâches.

Groupes Office 365

Des ensembles d'adresses de messagerie regroupées sous un même nom, permettant de partager des fichiers et d'utiliser un calendrier commun.

Listes de contacts

Une collection d'adresses de messagerie qui permet d'envoyer des messages à plusieurs destinataires, mais sans les fonctionnalités de stockage de fichiers ou de calendrier partagé.

Confidentialité

Le niveau de contrôle sur qui peut accéder à un groupe, avec des options pour rendre un groupe privé (membres approuvés uniquement) ou public (accessible à tous dans l'entreprise).

Ajouter des membres

Le processus d'inclure d'autres utilisateurs dans un groupe ou une liste de contacts, permettant ainsi une communication et un partage d'informations plus larges.

Calendrier partagé

Un calendrier accessible à tous les membres d'un groupe, permettant de planifier des événements et de visualiser les disponibilités des autres membres.

Bloc-notes

Un espace de stockage pour des notes et des informations partagées entre les membres d'un groupe.

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groupe ainsi qu'un calendrier partagé.
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puissent faire partie du groupe.
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entreprise puissent y accéder.
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Vous pouvez à présent ajouter des membres.
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besoin d'en ajouter par la suite,
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Utilisez ensuite le champ de
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recherche et cliquez sur ajouter.
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Vous pouvez dès à présent communiquer avec
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l'ensemble des membres de votre groupe,
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accéder à vos fichiers et à votre bloc-note,
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ou encore ajouter des éléments
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de votre calendrier partagé.
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vous avez la possibilité de créer
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puis sur nouvelle liste de contacts.
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d'écrire une description.
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La liste s'affichera ensuite ici.
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ajoutez la liste dans le champ destinataire.
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Tous les membres de la liste recevront
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alors votre message sans que vous
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ayez besoin de les rajouter un à un.

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Grupos do Office 365 que conterão
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agrupados sob o mesmo nome.
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contactos e grupos,
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Espaço de armazenamento para
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bem como um calendário partilhado.
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Além de permitir que você envie
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Enviar rapidamente uma mensagem para um grupo
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pessoas sem ter que adicioná-las
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um a um como destinatário.
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Para criar um novo grupo,
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ao lado do novo botão de contato,
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e, em seguida, clique em Novo Grupo.
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Dê um nome ao seu grupo,
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fornecer uma descrição, e
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Escolha o tipo de privacidade.
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Privado se você quiser apenas
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Membros aprovados por si
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pode fazer parte do grupo.
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Público, se quiser
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todas as pessoas no seu
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acesso a ele.
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Agora você pode adicionar membros.
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Se você não quiser adicioná-los
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imediatamente ou se tiver
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precisa adicionar mais tarde,
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Clique com o botão direito do rato no seu
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na lista Proprietário.
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Em seguida, clique em adicionar membros.
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Em seguida, utilize a seringa
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e clique em Adicionar.
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Agora você pode entrar em contato
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Todos os membros do seu grupo,
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aceder aos seus ficheiros e bloco de notas,
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ou adicionar elementos
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a partir do seu calendário partilhado.
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Na seção de mensagens,
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Você também pode usar
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grupos para enviar os seus
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mensagens da mesma forma que você
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Procure os seus destinatários.
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Você pode pesquisar grupos.
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A sua mensagem será enviada para
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todos os membros deste.
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Além dos grupos,
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Você tem a opção de criar
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Listas em novos contactos
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e, em seguida, clique em Nova Lista de Contactos.
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Dê-lhe um nome e adicione-o a ele
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os contactos que pretende.
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Você também tem a opção de
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Escreva uma descrição.
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A lista será então exibida aqui.
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Para adicionar mais contatos,
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Selecione a sua lista.
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Depois. Clique em editar.
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Ao compor uma mensagem,
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Adicione a lista no campo Destinatário.
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Todos os membros da lista receberão
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então a sua mensagem sem você
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Precisa adicioná-los um por um.

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