Outlook Online - Créer des listes et groupes de contact Vidéo

Découvrez comment créer des listes et des groupes de contacts dans Outlook Online pour mieux gérer votre carnet d'adresses dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des astuces pratiques pour créer des groupes, ajouter des membres, envoyer des messages à un groupe, créer des listes de contacts et ajouter des contacts à une liste.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos contacts et améliorer votre collaboration grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.

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Objectifs :

Comprendre comment créer et gérer des groupes et des listes de contacts dans Outlook Online, ainsi que les différences entre ces deux fonctionnalités.

Chapitres :

Introduction aux Groupes Office 365
Dans Outlook Online, il est possible de créer des groupes Office 365 qui regroupent un ensemble d'adresses de messagerie sous un même nom. Contrairement aux listes de contacts, les groupes offrent un espace de stockage pour les fichiers du groupe ainsi qu'un calendrier partagé. Cela permet d'envoyer rapidement un message à un groupe de personnes sans avoir à les ajouter une par une en tant que destinataires.
Création d'un Nouveau Groupe
Pour créer un nouveau groupe, suivez ces étapes : 1. Cliquez sur la petite flèche à côté du bouton 'Nouveau contact'. 2. Sélectionnez 'Nouveau groupe'. 3. Donnez un nom à votre groupe et indiquez une description. 4. Choisissez le type de confidentialité : - **Privé** : seuls les membres approuvés peuvent faire partie du groupe. - **Public** : toutes les personnes de votre entreprise peuvent y accéder. 5. Cliquez sur 'Créer'. Vous pouvez maintenant ajouter des membres au groupe.
Ajout de Membres au Groupe
Si vous ne souhaitez pas ajouter des membres immédiatement ou si vous devez en ajouter plus tard, effectuez un clic droit sur votre groupe dans la liste des propriétaires, puis cliquez sur 'Ajouter des membres'. Utilisez le champ de recherche pour trouver les membres et cliquez sur 'Ajouter'. Une fois les membres ajoutés, vous pouvez communiquer avec eux, accéder à vos fichiers, à votre bloc-notes, et ajouter des éléments à votre calendrier partagé.
Utilisation des Groupes pour la Messagerie
Dans la partie messagerie, vous pouvez utiliser les groupes pour envoyer vos messages de la même manière que vous recherchez vos destinataires. Il est possible de rechercher des groupes, et votre message sera envoyé à tous les membres du groupe sélectionné.
Création de Listes de Contacts
En plus des groupes, vous pouvez créer des listes de contacts. Voici comment procéder : 1. Allez dans 'Nouveaux contacts' puis sélectionnez 'Nouvelle liste de contacts'. 2. Donnez un nom à votre liste et ajoutez-y les contacts souhaités. 3. Vous pouvez également écrire une description pour la liste. La liste s'affichera ensuite dans votre interface. Pour ajouter d'autres contacts, sélectionnez votre liste et cliquez sur 'Modifier'.
Envoi de Messages à une Liste de Contacts
Lors de la rédaction d'un message, vous pouvez ajouter la liste dans le champ destinataire. Tous les membres de la liste recevront alors votre message sans que vous ayez besoin de les ajouter un à un.

FAQ :

Comment créer un groupe dans Outlook Online?

Pour créer un groupe dans Outlook Online, cliquez sur la flèche à côté du bouton 'Nouveau contact', puis sélectionnez 'Nouveau groupe'. Donnez un nom à votre groupe, indiquez une description, choisissez le type de confidentialité, puis cliquez sur 'Créer'.

Quelle est la différence entre un groupe et une liste de contacts?

Un groupe permet de partager des fichiers et d'utiliser un calendrier commun, tandis qu'une liste de contacts est simplement une collection d'adresses de messagerie pour envoyer des messages à plusieurs destinataires sans fonctionnalités supplémentaires.

Comment ajouter des membres à un groupe existant?

Pour ajouter des membres à un groupe existant, faites un clic droit sur le groupe dans la liste, puis sélectionnez 'Ajouter des membres'. Utilisez le champ de recherche pour trouver les contacts que vous souhaitez ajouter.

Puis-je envoyer un message à tous les membres d'un groupe?

Oui, vous pouvez envoyer un message à tous les membres d'un groupe en recherchant le groupe dans le champ destinataire lors de la rédaction d'un message. Tous les membres recevront le message.

Comment modifier une liste de contacts?

Pour modifier une liste de contacts, sélectionnez la liste que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur 'Modifier'. Vous pourrez ajouter ou supprimer des contacts selon vos besoins.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projets

Dans un environnement de gestion de projets, les groupes Office 365 peuvent être utilisés pour rassembler tous les membres d'une équipe. Cela permet de partager des fichiers de projet, d'organiser des réunions via le calendrier partagé et de communiquer efficacement par email.

Communication d'entreprise

Les groupes peuvent être utilisés pour envoyer des annonces ou des mises à jour à tous les employés d'une entreprise. En utilisant un groupe public, les responsables peuvent facilement atteindre tous les membres sans avoir à ajouter chaque adresse email individuellement.

Événements d'entreprise

Pour organiser des événements d'entreprise, un groupe peut être créé pour inclure tous les participants. Cela permet de partager des informations sur l'événement, d'envoyer des invitations via le calendrier partagé et de stocker des documents pertinents dans le bloc-notes.

Formation et développement

Les groupes peuvent être utilisés pour des sessions de formation, où les formateurs peuvent partager des ressources, des fichiers et des notes avec tous les participants. Cela facilite l'accès à l'information et encourage la collaboration.

Glossaire :

Outlook Online

Une application de messagerie et de gestion d'informations personnelles accessible via un navigateur web, permettant aux utilisateurs de gérer leurs emails, calendriers, contacts et tâches.

Groupes Office 365

Des ensembles d'adresses de messagerie regroupées sous un même nom, permettant de partager des fichiers et d'utiliser un calendrier commun.

Listes de contacts

Une collection d'adresses de messagerie qui permet d'envoyer des messages à plusieurs destinataires, mais sans les fonctionnalités de stockage de fichiers ou de calendrier partagé.

Confidentialité

Le niveau de contrôle sur qui peut accéder à un groupe, avec des options pour rendre un groupe privé (membres approuvés uniquement) ou public (accessible à tous dans l'entreprise).

Ajouter des membres

Le processus d'inclure d'autres utilisateurs dans un groupe ou une liste de contacts, permettant ainsi une communication et un partage d'informations plus larges.

Calendrier partagé

Un calendrier accessible à tous les membres d'un groupe, permettant de planifier des événements et de visualiser les disponibilités des autres membres.

Bloc-notes

Un espace de stockage pour des notes et des informations partagées entre les membres d'un groupe.

00:00:05

À partir d'un Outlook online,

00:00:06

il vous est possible de créer des

00:00:08

groupes Office 365 qui contiendront

00:00:10

un ensemble d'adresses de messagerie

00:00:12

regroupées sous le même nom.

00:00:13

La différence entre les listes

00:00:15

de contacts et les groupes,

00:00:16

et que ces derniers vous offrent un

00:00:18

espace de stockage pour les fichiers du

00:00:21

groupe ainsi qu'un calendrier partagé.

00:00:22

En plus de vous permettre d'envoyer

00:00:24

rapidement un message à un groupe

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de personnes sans devoir les ajouter

00:00:28

une par une en tant que destinataire.

00:00:33

Pour créer un nouveau groupe,

00:00:35

appuyez sur la petite flèche à

00:00:37

côté du bouton nouveau contact,

00:00:39

puis sur nouveau groupe.

00:00:46

Donnez un nom à votre groupe,

00:00:48

indiquez une description et

00:00:50

choisissez le type de confidentialité.

00:00:52

Privé si vous souhaitez que seuls

00:00:54

les membres approuvés par vous

00:00:55

puissent faire partie du groupe.

00:00:57

Public, si vous souhaitez que

00:00:59

toutes les personnes de votre

00:01:00

entreprise puissent y accéder.

00:01:02

Enfin, cliquez sur créer.

00:01:05

Vous pouvez à présent ajouter des membres.

00:01:12

Si vous ne voulez pas les ajouter

00:01:13

tout de suite ou si vous avez

00:01:15

besoin d'en ajouter par la suite,

00:01:17

effectuez un clic droit sur votre

00:01:19

groupe dans la liste propriétaire.

00:01:21

Puis en cliquant sur ajouter des membres.

00:01:24

Utilisez ensuite le champ de

00:01:27

recherche et cliquez sur ajouter.

00:01:29

Vous pouvez dès à présent communiquer avec

00:01:32

l'ensemble des membres de votre groupe,

00:01:33

accéder à vos fichiers et à votre bloc-note,

00:01:36

ou encore ajouter des éléments

00:01:38

de votre calendrier partagé.

00:01:40

Dans la partie messagerie,

00:01:41

vous pouvez également utiliser

00:01:43

les groupes pour envoyer vos

00:01:44

messages de la même façon que vous

00:01:46

recherchez vos destinataires.

00:01:47

Vous pouvez rechercher des groupes.

00:01:50

Votre message sera envoyé à

00:01:52

l'ensemble des membres de celui-ici.

00:01:56

En plus des groupes,

00:01:57

vous avez la possibilité de créer

00:01:59

des listes dans nouveaux contacts,

00:02:01

puis sur nouvelle liste de contacts.

00:02:04

Donnez-lui un nom et ajoutez y

00:02:06

les contacts que vous souhaitez.

00:02:11

Vous avez également la possibilité

00:02:13

d'écrire une description.

00:02:17

La liste s'affichera ensuite ici.

00:02:20

Pour y ajouter d'autres contacts,

00:02:22

sélectionnez votre liste.

00:02:25

Puis. Cliquez sur modifier.

00:02:28

Lors de la rédaction d'un message,

00:02:30

ajoutez la liste dans le champ destinataire.

00:02:32

Tous les membres de la liste recevront

00:02:34

alors votre message sans que vous

00:02:36

ayez besoin de les rajouter un à un.

00:00:05

A partir de um Outlook online,

00:00:06

É possível criar

00:00:08

Grupos do Office 365 que conterão

00:00:10

um conjunto de endereços de e-mail

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agrupados sob o mesmo nome.

00:00:13

A diferença entre listas

00:00:15

contactos e grupos,

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e que lhe ofereçam um

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Espaço de armazenamento para

00:00:21

bem como um calendário partilhado.

00:00:22

Além de permitir que você envie

00:00:24

Enviar rapidamente uma mensagem para um grupo

00:00:26

pessoas sem ter que adicioná-las

00:00:28

um a um como destinatário.

00:00:33

Para criar um novo grupo,

00:00:35

Pressione a pequena seta para

00:00:37

ao lado do novo botão de contato,

00:00:39

e, em seguida, clique em Novo Grupo.

00:00:46

Dê um nome ao seu grupo,

00:00:48

fornecer uma descrição, e

00:00:50

Escolha o tipo de privacidade.

00:00:52

Privado se você quiser apenas

00:00:54

Membros aprovados por si

00:00:55

pode fazer parte do grupo.

00:00:57

Público, se quiser

00:00:59

todas as pessoas no seu

00:01:00

acesso a ele.

00:01:02

Por fim, clique em criar.

00:01:05

Agora você pode adicionar membros.

00:01:12

Se você não quiser adicioná-los

00:01:13

imediatamente ou se tiver

00:01:15

precisa adicionar mais tarde,

00:01:17

Clique com o botão direito do rato no seu

00:01:19

na lista Proprietário.

00:01:21

Em seguida, clique em adicionar membros.

00:01:24

Em seguida, utilize a seringa

00:01:27

e clique em Adicionar.

00:01:29

Agora você pode entrar em contato

00:01:32

Todos os membros do seu grupo,

00:01:33

aceder aos seus ficheiros e bloco de notas,

00:01:36

ou adicionar elementos

00:01:38

a partir do seu calendário partilhado.

00:01:40

Na seção de mensagens,

00:01:41

Você também pode usar

00:01:43

grupos para enviar os seus

00:01:44

mensagens da mesma forma que você

00:01:46

Procure os seus destinatários.

00:01:47

Você pode pesquisar grupos.

00:01:50

A sua mensagem será enviada para

00:01:52

todos os membros deste.

00:01:56

Além dos grupos,

00:01:57

Você tem a opção de criar

00:01:59

Listas em novos contactos

00:02:01

e, em seguida, clique em Nova Lista de Contactos.

00:02:04

Dê-lhe um nome e adicione-o a ele

00:02:06

os contactos que pretende.

00:02:11

Você também tem a opção de

00:02:13

Escreva uma descrição.

00:02:17

A lista será então exibida aqui.

00:02:20

Para adicionar mais contatos,

00:02:22

Selecione a sua lista.

00:02:25

Depois. Clique em editar.

00:02:28

Ao compor uma mensagem,

00:02:30

Adicione a lista no campo Destinatário.

00:02:32

Todos os membros da lista receberão

00:02:34

então a sua mensagem sem você

00:02:36

Precisa adicioná-los um por um.

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