Comment protéger vos documents ? Tutoriels
Découvrez comment protéger vos documents professionnels avec Microsoft 365 grâce à cette ressource pratique.
Cette vidéo vous montre comment utiliser les fonctionnalités de sécurité de Microsoft 365 pour protéger vos documents sensibles contre les fuites de données et les cyberattaques.
Apprenez à utiliser les outils de chiffrement, de protection des informations et de contrôle d'accès pour garantir la confidentialité de vos données.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation optimale de Microsoft 365 et améliorez la sécurité de vos documents professionnels.
Les tags associés sont Microsoft 365, sécurité des données, confidentialité, productivité.
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Objectifs :
Comprendre le fonctionnement des étiquettes de classification dans un document Word et leur impact sur la sécurité des informations.
Chapitres :
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Introduction à l'outil de classification
Dans cette section, nous allons explorer comment fonctionne l'outil de classification dans un document Word. Lorsque vous ouvrez un fichier Word, un nouveau ruban apparaît sous le ruban classique, indiquant la présence de fonctionnalités de classification. -
Types d'étiquettes de classification
Le document est automatiquement classifié comme public s'il ne contient aucune information sensible. Voici les différentes étiquettes de classification disponibles : -
Stratégies de sécurité et classification automatique
Il est possible de paramétrer une stratégie de sécurité qui détecte automatiquement des données sensibles, comme un code de carte bleue, et applique la classification adéquate. Si vous souhaitez changer la classification d'un document, une justification auprès de l'administrateur est nécessaire. -
Exemple pratique de classification
Prenons un exemple : vous souhaitez envoyer un fichier contenant le plan financier d'un projet à une personne externe à votre organisation. Si vous choisissez l'étiquette 'public' pour ce fichier, une alerte apparaîtra à l'écran, indiquant que vous ne pouvez pas l'envoyer tant que vous n'avez pas appliqué une classification plus élevée. Cela signifie que le fichier n'est pas correctement protégé. -
Restrictions d'accès et partage
Une fois le fichier transmis, si votre collaborateur externe souhaite le partager avec un membre de son équipe qui ne fait pas partie du projet, cette action sera impossible. La classification 'hautement confidentiel' n'autorise que les membres identifiés par le propriétaire du document à le partager. Dans ce cas, le collaborateur devra vous faire une demande, et si vous êtes autorisé, vous devrez ajouter le nom de son collaborateur à la liste des personnes ayant accès au document.
FAQ :
Qu'est-ce qu'un ruban dans un document Word?
Le ruban est une interface graphique qui regroupe les outils et fonctionnalités nécessaires pour travailler sur un document. Il se trouve généralement en haut de l'écran.
Comment classifier un document dans Word?
Pour classifier un document, vous devez sélectionner l'étiquette appropriée dans le ruban. Les options incluent 'public', 'confidentiel' et 'hautement confidentiel', chacune ayant des implications différentes sur l'accès et la sécurité.
Que se passe-t-il si je choisis l'étiquette 'public' pour un document sensible?
Si vous choisissez l'étiquette 'public' pour un document contenant des informations sensibles, une alerte apparaîtra vous informant que vous devez appliquer une classification plus élevée avant de pouvoir l'envoyer.
Quelles sont les conséquences de l'utilisation d'une étiquette inappropriée?
Utiliser une étiquette inappropriée peut entraîner des fuites de données sensibles ou des violations de sécurité, ce qui pourrait nuire à l'organisation. Il est donc crucial de bien comprendre les différentes étiquettes.
Comment puis-je ajouter une date d'expiration à un document classifié?
Lors de la classification d'un document, vous pouvez choisir d'ajouter une date d'expiration aux droits d'accès, ce qui limitera la durée pendant laquelle le document peut être consulté.
Quelques cas d'usages :
Gestion de documents financiers
Lors de l'envoi d'un plan financier à un partenaire externe, il est essentiel de classifier le document comme 'hautement confidentiel' pour éviter toute fuite d'informations sensibles. Cela garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder au document.
Partage de données sensibles
Dans un projet collaboratif, un membre de l'équipe doit partager un document classifié. Grâce à la classification, le propriétaire du document peut contrôler qui a accès et peut ajouter des collaborateurs si nécessaire, tout en maintenant la sécurité des données.
Mise en place d'une stratégie de sécurité
Une organisation peut mettre en place une stratégie de sécurité pour détecter automatiquement les données sensibles dans les documents. Par exemple, un code de carte bleue peut être identifié et classifié automatiquement pour éviter les fuites.
Formation des employés sur la classification des documents
Les entreprises peuvent organiser des sessions de formation pour sensibiliser les employés à l'importance de la classification des documents. Cela inclut des exemples pratiques sur comment choisir la bonne étiquette pour différents types de données.
Glossaire :
ruban
Interface graphique dans les applications Microsoft, qui regroupe des outils et fonctionnalités en onglets.
étiquette
Classification appliquée à un document pour déterminer son niveau de sécurité et d'accès.
classification
Processus d'attribution d'un niveau de sécurité à un document, indiquant qui peut y accéder et comment il doit être protégé.
confidentiel
Étiquette qui chiffre un document et limite l'accès à certaines personnes ou groupes.
hautement confidentiel
Étiquette qui offre un niveau de sécurité maximal, permettant de restreindre l'accès et d'ajouter des options de non-transfert.
données sensibles
Informations dont la divulgation pourrait nuire à une organisation, comme des plans financiers ou des données personnelles.
stratégie de sécurité
Plan mis en place pour protéger les données sensibles, incluant des mécanismes de détection et de classification automatique.
justification
Raison ou explication requise pour modifier la classification d'un document, souvent demandée à un administrateur.
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