ChatGPT-4 - Rédiger une note de service avec ChatGPT Tutoriels

Découvrez comment rédiger efficacement une note de service avec ChatGPT ! Dans cette vidéo, nous vous montrons étape par étape comment utiliser l'IA pour créer un document informatif engageant pour vos collaborateurs. Apprenez à optimiser votre temps tout en assurant une communication claire. Ne manquez pas cette opportunité d'explorer la puissance de ChatGPT ! #chatgpt-4 #ia_générative #découverte

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Objectifs :

L'objectif de cette note est d'informer tous les salariés de l'arrivée imminente de nouveaux équipements de bureau, tout en soulignant l'importance de la cohésion d'équipe et en facilitant la communication au sein de l'entreprise.

Chapitres :

  1. Introduction
    Cette note de service a pour but d'informer les collaborateurs de l'entreprise sur la commande récente de matériel ergonomique, comprenant des souris, des tapis de souris, des micro-casques, ainsi que des bureaux assis-debout. Ces équipements seront livrés la semaine prochaine.
  2. Détails de la commande
    Après des échanges avec notre fournisseur de matériel de bureau, notre entreprise a validé une commande qui répond à nos besoins. Les détails des achats sont présents dans deux bons de commande distincts, qui seront joints à cette note.
  3. Importance de l'ergonomie
    L'introduction de ces nouveaux équipements vise à améliorer le confort et la productivité des employés. Les bureaux assis-debout remplaceront certains bureaux classiques, favorisant ainsi une meilleure posture de travail.
  4. Rédaction de la note de service
    En tant qu'assistant, j'ai utilisé l'intelligence artificielle pour rédiger une note de service claire et structurée. Cette note sera affichée sur un panneau informatif et envoyée par mail à tous les collaborateurs. Il est important de ne pas mentionner les tarifs ni les références des articles dans cette communication.
  5. Encouragement à la cohésion d'équipe
    Un paragraphe a été ajouté pour encourager la cohésion d'équipe, soulignant l'importance de travailler ensemble dans un environnement de travail amélioré.
  6. Illustration de la note
    Pour rendre la note plus attrayante, une image d'un environnement de travail ergonomique a été générée. Cette image sera intégrée dans le document final.
  7. Finalisation et diffusion
    Le fichier Word contenant la note de service et l'image intégrée a été généré et est prêt à être téléchargé. La mise en forme finale et l'impression de la note de service seront effectuées manuellement. Le document sera ensuite affiché sur le panneau d'information ou diffusé numériquement.
  8. Conclusion
    Ces actions, bien que nécessitant une intervention manuelle, ont permis d'économiser un temps précieux, que je peux désormais consacrer à d'autres tâches. L'arrivée de ces nouveaux équipements est une étape importante pour améliorer notre environnement de travail.

FAQ :

Qu'est-ce qu'une note de service et à quoi sert-elle ?

Une note de service est un document interne utilisé pour communiquer des informations importantes aux employés d'une entreprise. Elle sert à informer, rappeler ou expliquer des changements ou des événements au sein de l'organisation.

Comment puis-je rédiger une note de service efficace ?

Pour rédiger une note de service efficace, commencez par définir clairement l'objet de la note, utilisez un langage simple et direct, et structurez le contenu de manière logique. N'oubliez pas d'inclure des informations pertinentes et de conclure par des actions attendues ou des encouragements.

Quels sont les avantages des bureaux assis debout ?

Les bureaux assis debout offrent plusieurs avantages, notamment la réduction de la fatigue, l'amélioration de la posture, et la possibilité de varier les positions de travail, ce qui peut contribuer à une meilleure santé globale et à une productivité accrue.

Comment l'intelligence artificielle peut-elle aider dans la rédaction de documents ?

L'intelligence artificielle peut aider à générer des documents en fournissant des suggestions de contenu, en structurant les informations de manière cohérente, et en créant des éléments visuels pour rendre le document plus attrayant.

Quels types de matériel ergonomique sont recommandés pour un bureau ?

Il est recommandé d'utiliser des souris ergonomiques, des tapis de souris avec soutien pour le poignet, des bureaux assis debout, et des chaises ajustables pour améliorer le confort et la posture au travail.

Quelques cas d'usages :

Amélioration de l'environnement de travail

Une entreprise peut utiliser les informations sur les équipements ergonomiques pour améliorer l'environnement de travail de ses employés, en remplaçant les bureaux classiques par des bureaux assis debout et en fournissant des souris et tapis ergonomiques. Cela peut réduire les problèmes de santé liés à la sédentarité et améliorer la productivité.

Communication interne efficace

L'utilisation de notes de service pour informer les employés des nouveaux équipements et des changements dans l'environnement de travail peut renforcer la communication interne. Cela permet de s'assurer que tous les employés sont au courant des améliorations et des ressources disponibles.

Utilisation de l'intelligence artificielle pour la rédaction

Les assistants virtuels comme Chad GPT peuvent être utilisés pour générer des documents internes, tels que des notes de service, en fournissant des suggestions et en structurant le contenu. Cela permet de gagner du temps et d'assurer la clarté des communications.

Création de supports visuels

Les outils d'intelligence artificielle comme Dali peuvent être utilisés pour créer des images d'environnements de travail ergonomiques, qui peuvent être intégrées dans des documents pour les rendre plus attrayants et informatifs.

Gestion des commandes de matériel

Les entreprises peuvent utiliser des bons de commande pour suivre les achats de matériel ergonomique. Cela permet de s'assurer que les employés disposent des outils nécessaires pour travailler efficacement et confortablement.

Glossaire :

fournisseur de matériel bureautique

Entreprise ou personne qui fournit des équipements et des fournitures de bureau, tels que des ordinateurs, des imprimantes, des meubles, etc.

souris ergonomiques

Souris conçues pour réduire la fatigue et l'inconfort lors de l'utilisation prolongée, souvent avec une forme qui s'adapte à la main.

tapis ergonomiques

Tapis de souris qui offrent un soutien supplémentaire pour le poignet et améliorent le confort lors de l'utilisation d'une souris.

micro casques

Casques équipés d'un microphone, utilisés pour la communication vocale, souvent dans des environnements de travail ou de téléconférence.

bureaux assis debout

Bureaux réglables en hauteur permettant à l'utilisateur de travailler en position assise ou debout, favorisant une meilleure posture et une réduction des problèmes de santé liés à la sédentarité.

note de service

Document interne utilisé pour communiquer des informations importantes aux employés d'une entreprise.

panneau informatif

Surface d'affichage utilisée pour communiquer des informations aux employés, souvent située dans des lieux communs.

intelligence artificielle

Technologie qui simule l'intelligence humaine pour effectuer des tâches, comme la génération de texte ou d'images.

Dali

Outil d'intelligence artificielle utilisé pour générer des images à partir de descriptions textuelles.

fichier Word

Document créé avec Microsoft Word, un logiciel de traitement de texte, souvent utilisé pour rédiger des notes, des lettres, et d'autres documents.

résultat(s)
00:00:07
bureautique et des conditions tarifaires qui me conviennent,
00:00:10
notre entreprise a validé une commande de souris et tapis ergonomiques
00:00:14
ainsi que de micro-casques qui seront livrés
00:00:17
la semaine prochaine pour tous nos collaborateurs.
00:00:21
En fin d'année,
00:00:22
dix bureaux types assis debout viendront
00:00:24
remplacer certains bureaux dits classiques.
00:00:27
J'aimerais, en tant qu'assistant,
00:00:29
rédiger une note de service à envoyer ou à imprimer,
00:00:32
informant tous les salariés de cet arrivage imminent.
00:00:36
Je vais donc demander à Chad Gpt de m'aider à rédiger ce document informatif.
00:00:41
J'ouvre ch gpt et exprime ma demande dans un prompt complet et détaillé.
00:00:46
Je précise que la note est à afficher sur un panneau informatif,
00:00:50
mais aussi que le comité de direction a pris en compte les remontées sur le matériel.
00:00:55
J'ajoute que la liste des achats présents dans deux bons de
00:00:58
commande distincts servira à détailler ce qui a été commandé.
00:01:02
Les périphériques informatiques comme les bureaux.
00:01:05
Chose importante,
00:01:06
je demande à chaque gpt de ne pas
00:01:08
mentionner les tarifs ni les références des articles.
00:01:11
Enfin, pour terminer cette note,
00:01:13
je souhaite que chaque gpt me génère un
00:01:16
paragraphe destiné à encourager la cohésion d'équipe.
00:01:20
Bien sûr, je n'oublie pas de joindre les deux bons de commande à mon prompt
00:01:26
après envoi de ma demande,
00:01:27
chaque gpt me génère une note de service claire et structurée,
00:01:31
conforme à mes attentes et aux informations issues des bons de commande.
00:01:35
Une fois cette première partie validée,
00:01:37
je souhaite illustrer cette note pour la rendre plus attrayante.
00:01:40
Toujours dans chaque gpt,
00:01:42
j'effectue une nouvelle demande pour générer une image
00:01:45
d'un environnement de travail ergonomique et ses périphériques.
00:01:49
L'intelligence artificielle via Dali me propose une
00:01:52
image réaliste correspondant à ma demande.
00:01:55
Enfin, pour assembler l'ensemble du contenu,
00:01:58
je demande à chaque gpt de générer un fichier
00:02:01
word contenant la note de service et l'image intégrée.
00:02:04
Le fichier est généré prêt à être téléchargé.
00:02:08
La mise en forme reste à ma charge.
00:02:10
Cependant,
00:02:11
tout comme l'impression de la note de service ou la génération du mail
00:02:14
avec le document en pièces jointes à destination de tous les collaborateurs.
00:02:19
Le document finalisé est prêt à être affiché
00:02:22
sur le panneau d'information ou diffusé numériquement.
00:02:26
Malgré ces dernières actions manuelles,
00:02:28
j'ai vraiment économisé un temps précieux que je peux dédier à d'autres tâches

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