Copilot (licence) - Créer un document d'accueil pour un nouveau collaborateur avec Copilot Vidéo

Découvrez comment créer un document d'accueil pour un nouveau collaborateur avec Copilot. Ce tutoriel vous donnera les informations générales sur la structure et l'activité de l'entreprise, ainsi qu'une présentation des différentes ressources disponibles. Préparez-vous à faciliter l'intégration de vos nouveaux employés avec cette vidéo instructive !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment créer une présentation dynamique et visuelle pour faciliter l'onboarding des nouveaux employés, en utilisant des outils comme PowerPoint et Copilot pour transformer un document Word brut en un diaporama synthétique et attrayant.

Chapitres :

  1. Introduction à l'Onboarding
    L'onboarding est un processus essentiel pour accueillir les nouveaux employés dans une entreprise. Dans cette vidéo, nous allons créer un document d'accueil qui regroupe des informations générales sur la structure et l'activité de l'entreprise, ainsi que des présentations des outils internes et des politiques, notamment celles concernant les congés et le télétravail.
  2. Création d'une Présentation Dynamique
    Pour rendre le document d'accueil plus engageant, nous allons partir d'un diaporama aux couleurs de l'entreprise. Nous utiliserons PowerPoint et sélectionnerons un modèle de charte avec le logo de l'entreprise. Ensuite, nous solliciterons l'icône Copilot dans l'onglet d'accueil pour créer une présentation à partir d'un fichier Word brut.
  3. Utilisation de Copilot
    En utilisant Copilot, nous pouvons demander un résumé du document Word. Pendant l'analyse, Copilot nous informe du contenu extrait qui servira de base à notre diaporama. Le temps de génération dépend du volume de contenu dans le document original, ce qui permet d'accélérer le processus de création.
  4. Organisation du Document
    Une fois le contenu généré, nous organiserons le diaporama par thématiques. Nous demanderons à Copilot d'ajouter des diapositives introductives pour chaque section générée automatiquement. Cela nous permet de structurer notre présentation de manière logique et cohérente.
  5. Enrichissement Manuel
    Nous pouvons enrichir le diaporama manuellement en ajoutant des sections cliquables pour créer un sommaire dynamique. De plus, nous pouvons insérer des images et utiliser l'outil de suppression d'arrière-plan pour améliorer l'aspect visuel de notre présentation.
  6. Animation et Finalisation
    Pour dynamiser davantage le document, nous pouvons animer les diapositives. Bien que les animations soient basiques, il est possible de les personnaliser manuellement. Il est important de noter que, même si Copilot facilite le travail, une relecture et des retouches manuelles sont nécessaires pour garantir la qualité finale.
  7. Conclusion
    En combinant la puissance de l'intelligence artificielle avec des ajouts manuels, nous pouvons créer un support complet et dynamique pour l'onboarding des nouveaux employés en un temps record. Ce processus illustre l'importance de l'innovation dans la création de documents d'accueil engageants et informatifs.

FAQ :

Qu'est-ce que l'onboarding et pourquoi est-il important ?

L'onboarding est le processus d'intégration des nouveaux employés. Il est important car il aide à familiariser les nouveaux arrivants avec la culture de l'entreprise, les outils et les politiques, ce qui peut améliorer leur productivité et leur satisfaction au travail.

Comment utiliser Copilot dans PowerPoint ?

Pour utiliser Copilot dans PowerPoint, ouvrez l'application, sélectionnez un modèle, puis cliquez sur l'icône Copilot dans l'onglet d'accueil. Vous pouvez ensuite demander à Copilot de générer une présentation à partir d'un document existant.

Quels types de documents peuvent être utilisés pour créer un diaporama ?

Vous pouvez utiliser des documents Word, des fichiers PDF ou d'autres types de contenu textuel comme base pour créer un diaporama. Copilot peut extraire le contenu de ces documents pour générer des diapositives.

Comment rendre une présentation plus dynamique ?

Pour rendre une présentation plus dynamique, vous pouvez utiliser des animations, des images, des graphiques et des sommaires dynamiques. L'ajout d'éléments visuels et interactifs aide à capter l'attention de l'audience.

Quels sont les avantages d'utiliser des outils d'IA comme Copilot ?

Les outils d'IA comme Copilot permettent de gagner du temps en automatisant la création de contenu et l'organisation des informations. Ils facilitent également la création de présentations visuellement attrayantes avec moins d'efforts.

Quelques cas d'usages :

Intégration de nouveaux employés

Utiliser un diaporama généré avec Copilot pour présenter les informations essentielles aux nouveaux employés lors de leur première journée, facilitant ainsi leur intégration et leur compréhension des politiques de l'entreprise.

Formation interne

Créer des présentations de formation à l'aide de documents Word existants pour former les employés sur des outils internes ou des procédures, en rendant le contenu plus engageant grâce à des animations et des visuels.

Mise à jour des politiques d'entreprise

Utiliser Copilot pour mettre à jour rapidement les présentations sur les politiques d'entreprise, comme le télétravail et les congés, en extrayant les informations pertinentes d'un document Word et en les organisant par thématique.

Présentation de projets

Créer des diaporamas pour présenter des projets à des parties prenantes, en utilisant des résumés dynamiques et des images pour illustrer les points clés, ce qui améliore la clarté et l'impact de la présentation.

Communication interne

Développer des supports de communication interne pour informer les employés des changements dans l'entreprise, en utilisant des outils d'IA pour générer rapidement des documents visuels et informatifs.

Glossaire :

Onboarding

Processus d'intégration des nouveaux employés dans une entreprise, incluant la formation et la présentation des politiques et outils internes.

Document Word brut

Fichier texte non formaté, souvent utilisé comme point de départ pour créer des documents plus élaborés.

Diaporama

Présentation visuelle composée de diapositives, souvent utilisée pour des exposés ou des formations.

Copilot

Outil d'intelligence artificielle intégré dans des logiciels comme PowerPoint, qui aide à générer et organiser du contenu.

Sommaire dynamique

Table des matières interactive qui permet de naviguer facilement entre les sections d'un document ou d'une présentation.

Animation de diapositive

Effets visuels appliqués aux éléments d'une diapositive pour rendre la présentation plus engageante.

Suppression d'arrière-plan

Fonctionnalité permettant de retirer l'arrière-plan d'une image pour ne conserver que le sujet principal.

résultat(s)
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Afin d'accueillir Julie,
00:00:05
notre nouvelle recrue arrivant
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prochainement dans l'effectif,
00:00:08
je souhaite ici créer une présentation
00:00:11
pour faciliter l'onboarding,
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c'est à dire un document d'accueil
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à destination des nouveaux arrivants
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regroupant les informations
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générales liées à la structure
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et à l'activité de l'entreprise,
00:00:22
ainsi qu'une présentation des différents
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outils internes à disposition et des
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différentes politiques liées entre
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autres aux congés et au télétravail.
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J'ai à ma disposition un document Word
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brut qui comme nous le voyons ici est
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assez lourd avec beaucoup de texte.
00:00:39
Je souhaite donc,
00:00:40
en partant d'un diaporama ******
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charter aux couleurs de mon entreprise,
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générer un document plus dynamique,
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plus visuel et surtout plus synthétique.
00:00:49
Une fois dans PowerPoint,
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je sélectionne le modèle charte avec
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mon logo d'entreprise et je sollicite
00:00:57
l'icône copilote dans l'onglet accueil.
00:00:59
J'exprime mon souhait de créer une
00:01:01
présentation à partir d'un fichier.
00:01:03
Je sélectionne mon document Word brut.
00:01:06
J'en profite pour préciser que je
00:01:08
souhaite un résumé et je valide.
00:01:11
Pendant l'analyse du document,
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Copilot me tient informé du contenu extrait
00:01:16
qui servira de base à mon diaporama.
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Le temps de génération est ici
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accéléré et dépend du volume
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contenu dans le document original.
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Le contenu étant généré,
00:01:26
je souhaite à présent organiser
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mon document par thématique.
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Je sollicite à nouveau copilot en
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demandant d'organiser le diaporama.
00:01:36
S'ensuit l'ajout de nouvelles
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diapositives introductives aux différentes
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sections générées automatiquement.
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À partir de là, je peux bien évidemment
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continuer à enrichir mon diaporama
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manuellement en y ajoutant par exemple
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un zoom de sections me permettant de
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créer un sommaire dynamique cliquable
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que j'organise comme je le souhaite.
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J'ajoute également une image web
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que je détoure grâce à l'outil de
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suppression d'arrière plan disponible
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dans l'onglet format de l'image.
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Je vais de ce fait supprimer la
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diapositive de sommaire assez
00:02:09
basique que copilot m'a généré.
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Afin de continuer à dynamiser mon document,
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j'exprime dans mon prompt le
00:02:16
souhait d'animer la diapositive.
00:02:18
Cela reste cependant basique,
00:02:20
à moins d'animer manuellement.
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Attention, copilot vous permet de gagner
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du temps mais nécessitera un contrôle,
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une relecture et des retouches manuelles.
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Malgré tout,
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le gros du travail est effectué
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et c'est bien là l'essentiel.
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En associant la puissance de
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l'IA cumulée aux ajouts manuels,
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j'ai donc un support complet dynamisé,
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et ce en un rien de temps.

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