Copilot (licence) - Analyser un catalogue de fournitures selon le besoin et le budget Vidéo

Découvrez comment j'ai utilisé Microsoft Copilot pour analyser un catalogue de fournitures, sélectionner des produits ergonomiques respectant mon budget et générer des comparatifs utiles. Cela m'a permis de gagner un temps précieux dans la sélection et la budgétisation de mes futurs équipements. #copilot #ia Générative #découverte

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment un assistant administratif peut utiliser Microsoft Copilot pour optimiser la sélection de matériel ergonomique tout en respectant un budget. Cela inclut la commande de souris, tapis, casques et bureaux ergonomiques, ainsi que l'utilisation d'outils numériques pour faciliter le processus d'achat.

Chapitres :

  1. Introduction au rôle de l'assistant administratif
    Dans le cadre de mon métier d'assistant administratif et de direction, je suis chargé de commander du matériel visant à améliorer l'ergonomie du poste de travail de nos collaborateurs. Cela inclut des souris et tapis ergonomiques, ainsi que des micro-casques, pour l'ensemble de nos trente salariés.
  2. Sélection d'un fournisseur
    J'ai sélectionné un fournisseur potentiel qui dispose d'un catalogue de fournitures riche et complet. Étant donné que le temps est précieux, je sollicite Microsoft Copilot pour m'aider dans la sélection de produits qualitatifs, respectant si possible mon budget.
  3. Utilisation de Microsoft Copilot
    À partir de Copy le Chat, je rédige un prompt précis et contextualisé en renseignant mon métier, mes besoins matériels, mon budget et mon souhait d'extraire du document les références les plus intéressantes. Le fichier joint peut être disponible dans la liste des documents récents ou chargé depuis un espace Cloud Microsoft ou un emplacement local de mon ordinateur.
  4. Analyse et extraction des produits
    Après analyse de ma demande et de mon fichier, Copilot m'extrait une liste de produits conforme à mes attentes. Concernant les souris, l'IA me propose des souris filaires premier prix respectant mon budget, ainsi que d'autres plus coûteuses mais ergonomiques.
  5. Affinage des choix de produits
    Je précise à Copilot mon souhait de choisir des souris filaires ergonomiques et d'avoir dix souris typées gaucher. La proposition est ajustée, mais je dépasse mon budget. Je peux sélectionner des prompts suggérés pour faire baisser la facture sans rogner sur la qualité ni la quantité.
  6. Négociation avec le fournisseur
    Je souhaite que Copilot me précise pour l'ensemble des matériels les références produits afin d'éventuellement négocier avec le fournisseur. Toujours dans le cadre de ma mission, j'aimerais connaître le prix pour dix bureaux ergonomiques type assis-debout qui pourraient faire partie d'une prochaine commande.
  7. Comparatif des modèles de bureaux
    Après quelques secondes, j'ai une proposition de Copilot à partir de mon catalogue PDF initial. Je demande à Copilot de me générer un comparatif en mode tableau des deux modèles, tout en exprimant les qualités de ces bureaux avec des indicateurs visuels sous forme d'étoiles.
  8. Conclusion et bénéfices de l'utilisation de Copilot
    Non seulement un tableau conforme m'est proposé, mais également une liste d'avantages et d'inconvénients. Il ne reste plus qu'à contacter le fournisseur. Copilot m'a vraiment secondé en me faisant gagner un temps précieux dans la sélection et la budgétisation de mes futurs équipements.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un assistant administratif et de direction ?

Un assistant administratif et de direction est un professionnel qui gère les tâches administratives et organisationnelles d'une entreprise, facilitant ainsi le bon fonctionnement des opérations.

Comment améliorer l'ergonomie de mon poste de travail ?

Pour améliorer l'ergonomie de votre poste de travail, vous pouvez investir dans des équipements tels que des souris et des claviers ergonomiques, des bureaux réglables en hauteur, et veiller à la bonne disposition de votre espace de travail.

Qu'est-ce que Microsoft Copilot et comment peut-il m'aider ?

Microsoft Copilot est un outil d'intelligence artificielle qui aide les utilisateurs à accomplir des tâches en fournissant des suggestions et des automatisations, ce qui peut faire gagner du temps dans la sélection de produits ou la gestion de projets.

Quels types de produits puis-je commander pour améliorer l'ergonomie ?

Vous pouvez commander des souris ergonomiques, des tapis de souris, des micro casques, et des bureaux ergonomiques pour améliorer le confort et la productivité de vos collaborateurs.

Comment utiliser un prompt avec Microsoft Copilot ?

Pour utiliser un prompt avec Microsoft Copilot, rédigez une instruction claire et précise concernant vos besoins, comme le type de produit que vous recherchez, votre budget, et les spécificités souhaitées.

Quelques cas d'usages :

Amélioration de l'ergonomie au bureau

Un assistant administratif utilise Microsoft Copilot pour sélectionner des équipements ergonomiques pour les employés, comme des souris et des bureaux réglables, afin d'améliorer le confort et la productivité au travail.

Gestion de budget pour l'achat de matériel

Lors de la commande de matériel pour une équipe de 30 personnes, un assistant utilise Copilot pour respecter un budget tout en s'assurant que les produits choisis sont de qualité et adaptés aux besoins des utilisateurs.

Comparaison de produits

Un assistant utilise Microsoft Copilot pour générer un tableau comparatif de différents modèles de bureaux ergonomiques, facilitant ainsi la prise de décision en présentant les avantages et inconvénients de chaque option.

Négociation avec les fournisseurs

Après avoir obtenu des références de produits via Copilot, un assistant prépare une négociation avec un fournisseur pour obtenir de meilleures conditions d'achat, en se basant sur les informations extraites.

Planification d'achats futurs

Un assistant administratif utilise les données fournies par Copilot pour planifier l'achat de bureaux ergonomiques pour une future commande, en tenant compte des besoins de l'équipe et des budgets disponibles.

Glossaire :

Assistant administratif et de direction

Professionnel chargé de la gestion administrative et organisationnelle d'une entreprise, souvent impliqué dans la coordination des activités et la gestion des ressources.

Ergonomie

Science qui étudie la conception des postes de travail afin d'optimiser le confort, la sécurité et l'efficacité des utilisateurs.

Souris ergonomique

Dispositif de pointage conçu pour réduire la fatigue et l'inconfort lors de son utilisation, souvent adapté à la forme de la main.

Micro casque

Équipement audio qui combine un casque d'écoute et un microphone, utilisé pour des communications vocales.

Microsoft Copilot

Outil d'intelligence artificielle développé par Microsoft pour aider les utilisateurs à accomplir des tâches en fournissant des suggestions et des automatisations.

Prompt

Instruction ou question donnée à un système d'intelligence artificielle pour générer une réponse ou une action.

Cloud Microsoft

Service de stockage et de gestion de données en ligne proposé par Microsoft, permettant d'accéder à des fichiers depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.

Bureau ergonomique

Mobilier de bureau conçu pour favoriser une posture saine et réduire les risques de blessures liées au travail de bureau.

Comparatif

Analyse comparative de plusieurs options ou produits, souvent présentée sous forme de tableau pour faciliter la prise de décision.

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Copilot ajoute les tapis ainsi que les casques.
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Je pourrais, comme à chaque interaction avec copilote,
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moi et l'IA pour faire baisser la facture.
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Je souhaite juste ici que Copilot me précise pour l'ensemble des matériels,
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les références produits pour éventuellement négocier avec le fournisseur.
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assis-debout qui feront éventuellement partie d'une prochaine commande.
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j'ai une proposition de copilote à partir de mon catalogue PDF initial.
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