Outlook Online - Automatisez le traitement de vos mails grâce aux règles Vidéo
Découvrez comment automatiser le traitement de vos e-mails dans Outlook Online pour optimiser votre communication professionnelle dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des conseils pratiques pour créer des règles pour classer automatiquement vos e-mails en fonction de conditions spécifiques.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos e-mails et communiquer efficacement grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.
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Outlook Online - Créer et gérer ses dossiers
- 2:00
- Vu 1797 fois
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Outlook Online - Répondre à une invitation de réunion
- 1:52
- Vu 1679 fois
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Outlook Online - Personnaliser son Outlook en ligne
- 1:46
- Vu 1679 fois
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Outlook Online - Messages d'absence et réponses automatiques
- 2:33
- Vu 1700 fois
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Outlook Online - Annuler l'envoi d'un courrier
- 1:07
- Vu 1512 fois
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Outlook Online - Se repérer et trier ses emails
- 2:18
- Vu 1588 fois
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Outlook Online - Paramétrer et gérer les partages de calendriers
- 1:31
- Vu 1887 fois
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Outlook Online - Gérer vos tâches grâce à To Do
- 1:59
- Vu 71 fois
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Les tâches Outlook dans To Do
- 2:44
- Vu 6187 fois
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Créer ou modifier un Groupe sur Outlook Online
- 3:47
- Vu 5065 fois
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Les tâches Outlook dans To Do
- 2:51
- Vu 4181 fois
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Utiliser le tableau de bord de réunion
- 3:11
- Vu 3266 fois
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Répondre à un sondage de réunion
- 1:21
- Vu 2793 fois
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Présentation de Outlook Online
- 2:55
- Vu 2764 fois
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Converser dans un Groupe
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- Vu 2518 fois
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Accéder aux applications d'un Groupe
- 2:51
- Vu 2404 fois
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Présentation de l'outil contacts
- 1:31
- Vu 2210 fois
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Créer des listes et groupes de contact
- 2:42
- Vu 2162 fois
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Ajouter des contacts via Outlook Online
- 1:38
- Vu 1922 fois
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Paramétrer et gérer les partages de calendriers
- 1:31
- Vu 1887 fois
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Créer des accès rapides et des favoris
- 1:49
- Vu 1858 fois
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Présentation et utilisation du calendrier
- 2:25
- Vu 1857 fois
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Créer et intégrer une signature
- 1:55
- Vu 1844 fois
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Créer et gérer ses dossiers
- 2:00
- Vu 1797 fois
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Rechercher des mails
- 1:23
- Vu 1770 fois
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Organiser une réunion avec Outlook Online
- 2:15
- Vu 1761 fois
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Gérer ses contacts
- 1:31
- Vu 1730 fois
-
Pièces jointes et options d'envoi
- 2:22
- Vu 1708 fois
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Messages d'absence et réponses automatiques
- 2:33
- Vu 1700 fois
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Classer et se repérer grâce aux catégories
- 2:23
- Vu 1698 fois
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Personnaliser son Outlook en ligne
- 1:46
- Vu 1679 fois
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Répondre à une invitation de réunion
- 1:52
- Vu 1679 fois
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Gagner du temps avec la sélection multiple
- 1:38
- Vu 1669 fois
-
Répondre, répondre à tous ou transférer ?
- 1:55
- Vu 1621 fois
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Se repérer et trier ses emails
- 2:18
- Vu 1588 fois
-
Annuler l'envoi d'un courrier
- 1:07
- Vu 1512 fois
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Partager son calendrier
- 1:48
- Vu 1487 fois
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Le nouveau calendrier
- 03:54
- Vu 125 fois
-
Les sections
- 02:57
- Vu 64 fois
-
Personnalisation des vues
- 03:59
- Vu 52 fois
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Introduction aux nouveautés de Microsoft Teams
- 00:55
- Vu 57 fois
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Fonction d'action
- 04:53
- Vu 23 fois
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Fonction de recherche
- 04:26
- Vu 58 fois
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Fonction date et heure
- 03:21
- Vu 32 fois
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Fonction logique
- 03:41
- Vu 27 fois
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Fonction Texte
- 03:57
- Vu 22 fois
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Fonction de base
- 03:07
- Vu 25 fois
-
Les catégories de fonctions dans Power FX
- 01:42
- Vu 44 fois
-
Introduction à Power FX
- 01:08
- Vu 48 fois
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Activer l'authentification Multi-Facteur dans l'administration
- 02:28
- Vu 80 fois
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Créer un groupe d'appel
- 01:12
- Vu 79 fois
-
Utiliser la délégation des appels
- 02:21
- Vu 102 fois
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Choisir un délégué pour vos appels
- 01:22
- Vu 82 fois
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Faire sonner un autre numéro simultanément sur plusieurs appareils
- 02:04
- Vu 56 fois
-
Recevoir vos appels téléphonique Teams sur l’appli mobile
- 01:45
- Vu 39 fois
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Utiliser la fonction "Ne pas déranger" pour les appels
- 01:37
- Vu 193 fois
-
Gérer les notifications d’appels avancées
- 01:26
- Vu 67 fois
-
Configurer les paramètres audios pour une meilleure qualité sonore
- 02:03
- Vu 151 fois
-
Bloquer des appels indésirables
- 01:21
- Vu 133 fois
-
Désactiver tous les renvois d’appels
- 01:09
- Vu 55 fois
-
Gérer un groupe d'appel dans Teams
- 02:03
- Vu 75 fois
-
Mettre à jour les paramètres de renvoi vers la messagerie vocale
- 01:21
- Vu 96 fois
-
Paramétrer des options de renvoi vers des numéros internes
- 01:03
- Vu 101 fois
-
Choisir des options de renvoi vers des numéros externes
- 00:59
- Vu 76 fois
-
Gérer les messages vocaux
- 02:05
- Vu 65 fois
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Accéder aux messages vocaux via mobile et PC
- 01:28
- Vu 148 fois
-
Modifier le message d’accueil avec des options de personnalisation
- 02:33
- Vu 120 fois
-
Transférer un appel avec ou sans annonce
- 02:00
- Vu 132 fois
-
Gérer les appels multiples simultanément
- 02:15
- Vu 102 fois
-
Prendre en charge des applications tierces lors des appels
- 02:12
- Vu 73 fois
-
Ajouter des participants rapidement et de manière sécurisée
- 01:27
- Vu 90 fois
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Configurer les paramètres de confidentialité et de sécurité pour les appels
- 03:00
- Vu 130 fois
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Gérer des appels en attente
- 01:05
- Vu 157 fois
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Transcrire en direct et générer des résumés d’appels via l'IA
- 02:38
- Vu 255 fois
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Utiliser l'interface pour passer et recevoir des appels
- 01:44
- Vu 113 fois
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Episode 13 - Focus sur Copilot Studio
- 01:38
- Vu 59 fois
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Ajouter une application tierce
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- Vu 113 fois
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Envoyer un sondage ou questionnaire par mail
- 02:32
- Vu 361 fois
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Collaborer directement durant un événement avec Microsoft Loop et Outlook
- 02:32
- Vu 86 fois
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Créer un email collaboratif avec Microsoft Loop et Outlook
- 03:11
- Vu 165 fois
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Faciliter la prise de note avec OneNote et Outlook
- 01:05
- Vu 175 fois
-
Créer votre page de réservation pour la prise de rendez-vous (Bookings)
- 04:04
- Vu 395 fois
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Partager un document de manière sécurisée avec Outlook
- 02:31
- Vu 87 fois
-
Bloquer un expéditeur
- 01:55
- Vu 99 fois
-
Identifier un email frauduleux
- 02:06
- Vu 38 fois
-
Empêcher le transfert pour une réunion
- 01:42
- Vu 89 fois
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Empêcher le transfert d’un mail
- 01:57
- Vu 97 fois
-
Protéger un mail par chiffrement
- 01:15
- Vu 81 fois
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Généralités sur les bonnes pratiques de sécurité dans Outlook
- 01:08
- Vu 51 fois
-
Récupérer des éléments supprimés
- 01:17
- Vu 125 fois
-
Rappeler ou remplacer un message électronique
- 01:48
- Vu 152 fois
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Répondre aux invitations en tant que délégué
- 03:01
- Vu 48 fois
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Utilisation d'une boîte collaborative
- 01:36
- Vu 53 fois
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Créer ou gérer des rdv sur un calendrier en délégation
- 02:32
- Vu 166 fois
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Envoyer un message de la part de quelqu'un d'autre
- 01:37
- Vu 92 fois
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Mise en place d'une délégation de messagerie
- 02:51
- Vu 114 fois
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Déléguer son calendrier
- 01:57
- Vu 63 fois
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Accorder un accès à un délégué dans l'administration de Microsoft 365
- 01:48
- Vu 145 fois
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Utiliser le tableau de bord de sondage de planification
- 03:17
- Vu 180 fois
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Répondre à un sondage de planification de réunion
- 01:44
- Vu 82 fois
-
Créer un sondage de planification de réunion
- 02:39
- Vu 159 fois
-
Afficher trois fuseaux horaires
- 02:11
- Vu 55 fois
-
Afficher d'autres calendriers
- 00:47
- Vu 72 fois
-
Ouvrir un calendrier partagé
- 01:37
- Vu 73 fois
-
Partager le calendrier
- 02:20
- Vu 83 fois
-
Utiliser l'Assistant Planification
- 02:08
- Vu 228 fois
-
Lecture audio de vos mails
- 01:38
- Vu 51 fois
-
Dicter votre mail à Outlook
- 01:36
- Vu 142 fois
-
Traduire vos mails dans Outlook
- 01:40
- Vu 76 fois
-
Rendre votre signature Outlook accessible
- 01:36
- Vu 61 fois
-
Ajouter des tableaux et des listes accessibles
- 02:41
- Vu 74 fois
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Améliorer l’accessibilité de vos images dans les emails
- 01:20
- Vu 66 fois
-
Améliorer l’accessibilité des emails
- 03:15
- Vu 73 fois
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Envoyer des réponses automatiques d'absence du bureau
- 01:47
- Vu 93 fois
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Préparer vos absences avec Viva Insight
- 02:22
- Vu 72 fois
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Respecter les horaires de déconnexion de vos collègues (Viva Insights)
- 01:35
- Vu 105 fois
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Planifier l'envoi de mails dans Outlook
- 01:32
- Vu 100 fois
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Utiliser le mode conversation
- 01:58
- Vu 191 fois
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Nettoyer sa boîte de réception
- 01:25
- Vu 110 fois
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Organiser vos messages à l'aide des règles
- 03:00
- Vu 146 fois
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Utiliser les catégories
- 02:52
- Vu 206 fois
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Triez plus facilement votre courrier
- 01:27
- Vu 115 fois
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Automatiser les actions courantes
- 02:20
- Vu 95 fois
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Créer un modèle de message électronique
- 01:41
- Vu 148 fois
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Créer une tâche à partir d'un message
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- Vu 257 fois
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Partager une liste de tâche
- 03:30
- Vu 279 fois
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Créer une tâche ou un rappel
- 02:15
- Vu 336 fois
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Présentation du module tâche
- 02:37
- Vu 161 fois
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Gérer les options de la réunion Teams
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- Vu 203 fois
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Modifier ou supprimer un rendez-vous, une réunion ou un évènement
- 02:12
- Vu 595 fois
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Créer un rappel pour vous-même
- 02:14
- Vu 359 fois
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Répondre à une réunion
- 01:49
- Vu 228 fois
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Créer un rendez-vous ou réunion
- 01:51
- Vu 224 fois
-
Créer différents types d'évenements
- 02:05
- Vu 238 fois
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Modifier et personnaliser les affichages
- 02:39
- Vu 221 fois
-
Présentation et découverte du calendrier
- 02:07
- Vu 224 fois
-
Les options de recherches
- 02:00
- Vu 122 fois
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Trier et filtrer ses mails
- 03:44
- Vu 250 fois
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Demander un accusé de lecture ou confirmation de remise
- 02:12
- Vu 1144 fois
-
Le champ Cci en détail
- 01:56
- Vu 233 fois
-
Enregistrer, imprimer un message
- 02:21
- Vu 167 fois
-
Insérer des élements dans les mails (tableau, graphique, images)
- 04:52
- Vu 265 fois
-
Gestion des pièces jointes
- 02:49
- Vu 323 fois
-
Traiter un message reçu
- 02:18
- Vu 151 fois
-
Créer un message électronique ou un brouillon
- 03:47
- Vu 286 fois
-
Organiser dans des dossiers
- 03:26
- Vu 253 fois
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Renseigner ses horaires de travail dans Outlook
- 02:21
- Vu 461 fois
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Créer et ajouter une signature à des messages
- 01:51
- Vu 255 fois
-
Gérer les notifications de nouveau message
- 02:02
- Vu 308 fois
-
Modifier la police par défaut de vos emails
- 01:30
- Vu 513 fois
-
Gérer les affichages
- 03:11
- Vu 377 fois
-
Ajouter et gérer plusieurs comptes sur Outlook
- 02:02
- Vu 495 fois
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Découverte de l'interface
- 03:32
- Vu 220 fois
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Présentation de la nouvelle version d'Outlook
- 02:05
- Vu 526 fois
Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à créer des règles dans Outlook Online pour faciliter la gestion quotidienne de votre boîte de réception. Les règles permettent d'automatiser le classement des emails entrants et sortants selon des critères définis par l'utilisateur.
Chapitres :
-
Introduction aux Règles dans Outlook Online
Dans Outlook Online, vous avez la possibilité de créer des règles qui simplifient l'utilisation quotidienne de votre boîte de réception. Une règle est une action effectuée automatiquement sur les messages entrants ou sortants, en fonction de conditions que vous spécifiez. -
Création de Règles Automatiques
Une des règles les plus pratiques est celle qui permet le classement automatique de vos emails. Voici deux méthodes pour créer cette règle : -
Méthode 1 : Création d'une Règle par Clic Droit
1. Effectuez un clic droit sur un message dans votre boîte de réception. 2. Sélectionnez l'option 'Créer une règle'. 3. Choisissez le dossier vers lequel vous souhaitez rediriger les mails du destinataire sélectionné. 4. Validez et sauvegardez votre choix. 5. Vous pouvez appliquer cette règle immédiatement à votre boîte de réception, affectant ainsi les messages antérieurs à sa création. -
Méthode 2 : Création d'une Règle de A à Z
1. Cliquez sur l'icône de la roue crantée en haut à droite de votre écran. 2. Un volet s'ouvre en bas, cliquez sur 'Afficher tous les paramètres d'Outlook'. 3. Dans la section 'Règles', sélectionnez 'Ajouter une nouvelle règle' et donnez-lui un nom. 4. Pour cet exemple, nous allons catégoriser certains mails en fonction d'un mot clé dans l'objet ou le corps du mail. 5. Ajoutez la condition 'Le corps du message contient' et spécifiez le mot clé souhaité. 6. Définissez l'opération à effectuer, par exemple, 'Catégoriser' et choisissez la catégorie souhaitée. -
Options Avancées pour les Règles
Il est possible d'effectuer plusieurs actions à partir d'une même règle, comme classer le message dans un dossier spécifique tout en lui ajoutant une catégorie. Vous pouvez également ajouter des exceptions, par exemple, si le message a été envoyé par un collaborateur spécifique. Assurez-vous de bien définir vos besoins avant de créer vos règles. -
Priorisation des Règles
Cochez la case 'Ne plus traiter de règles' pour que cette règle soit traitée en priorité par Outlook. Cela est utile si vous avez plusieurs règles actives qui pourraient entrer en contradiction. En cochant cette case, la règle s'appliquera uniquement aux messages concernés, même s'ils remplissent des critères pour d'autres règles. -
Validation et Gestion des Règles
Une fois votre règle définie, cliquez sur 'Enregistrer' pour la valider. Vous serez alors redirigé vers la liste des règles où vous pourrez voir que votre règle a été activée. Vous pouvez la modifier à tout moment en cliquant sur l'icône du crayon ou la supprimer. Si vous souhaitez désactiver cette règle sans la supprimer, décochez simplement la case à côté de son nom.
FAQ :
Comment créer une règle dans Outlook Online?
Pour créer une règle dans Outlook Online, vous pouvez faire un clic droit sur un message et sélectionner 'Créer une règle', ou accéder aux paramètres en cliquant sur la roue crantée en haut à droite, puis en choisissant 'Afficher tous les paramètres de Outlook' et en ajoutant une nouvelle règle.
Quelles sont les actions possibles avec une règle dans Outlook?
Avec une règle dans Outlook, vous pouvez rediriger des emails vers des dossiers spécifiques, les catégoriser, ou même appliquer plusieurs actions à partir d'une même règle, comme classer un message et lui ajouter une catégorie.
Comment appliquer une règle à des messages existants?
Lors de la création d'une règle, vous pouvez choisir de l'appliquer immédiatement à votre boîte de réception, ce qui affectera les messages antérieurs à la création de la règle.
Que faire si plusieurs règles entrent en conflit?
Si plusieurs règles sont actives et entrent en conflit, vous pouvez cocher la case 'Ne plus traiter de règles' pour que la règle en cours soit priorisée, même si d'autres critères sont remplis.
Puis-je désactiver une règle sans la supprimer?
Oui, vous pouvez désactiver une règle sans la supprimer en décochant simplement la case à côté de son nom dans la liste des règles.
Quelques cas d'usages :
Gestion des emails professionnels
Dans un environnement de travail, les utilisateurs peuvent créer des règles pour classer automatiquement les emails de clients ou de collègues dans des dossiers spécifiques, ce qui améliore l'organisation et la productivité.
Filtrage des newsletters
Les utilisateurs peuvent créer une règle pour déplacer automatiquement les newsletters dans un dossier dédié, permettant ainsi de garder la boîte de réception principale dégagée et de consulter les newsletters à un moment plus opportun.
Priorisation des messages importants
En utilisant des mots clés dans les règles, les utilisateurs peuvent s'assurer que les messages contenant des termes spécifiques, comme 'urgent' ou 'réunion', sont automatiquement marqués ou déplacés vers un dossier prioritaire.
Gestion des exceptions
Les utilisateurs peuvent définir des exceptions dans leurs règles pour s'assurer que certains messages, comme ceux envoyés par des collaborateurs spécifiques, ne soient pas affectés par des règles de classement, garantissant ainsi qu'aucun message important ne soit manqué.
Glossaire :
Règle
Une action effectuée automatiquement par Outlook sur les messages entrants ou sortants, en fonction de conditions spécifiées par l'utilisateur.
Outlook Online
Une version web de Microsoft Outlook qui permet aux utilisateurs de gérer leurs emails, calendriers et contacts en ligne.
Catégoriser
L'action de classer un message dans une catégorie spécifique pour une meilleure organisation et gestion des emails.
Mot clé
Un terme ou une phrase utilisée pour filtrer ou rechercher des messages dans Outlook, souvent utilisé dans les règles pour automatiser le classement des emails.
Exceptions
Des conditions spéciales qui permettent de modifier le comportement d'une règle, par exemple, en excluant certains messages d'une règle.